La administración de la información de los estudiantes, pagos de colegiatura e inventarios en una escuela se realiza de manera rudimentaria, lo que hace lentos los procesos. Para mejorar la eficiencia, la escuela planea desarrollar una base de datos en Access y contratar el servicio de pagos bancarios Referencias Bancomer, con el objetivo de agilizar los procesos, aumentar los ingresos y ahorrar tiempo y errores. Esto beneficiaría a padres, maestros y la escuela, aunque existen riesgos como

1. CASO ADMINISTRACIÓN DE LA
INFORMACIÓN

2. PROBLEMÁTICA
• La administración de la información
correspondiente a los alumnos, los
inventarios y al pago colegiaturas, se
llevara de manera rudimentaria, lo que
ha hecho que los procesos sean
tardados e impliquen más trabajo de
horas hombre.
CASO ADMINISTRACIÓN DE LA INFORMACIÓN

3. OBJETIVOS
• Desarrollar una base de datos en Microsoft Office Access y contratar
el servicio de Referencias Bancomer, con la finalidad de mejorar la
administración de la Información relacionada a alumnos, seguimiento
a pagos de colegiatura y el control de inventarios, lo cual permitirá:
• Contar con una base de datos con información general de los
alumnos
• Hacer más rápida la administración del control de pagos de
colegiaturas
• Incrementar el ingreso de flujo de efectivo de los pagos
pendientes
• Ahorro de tiempos en actividades de control escolar
CASO ADMINISTRACIÓN DE LA INFORMACIÓN

4. BENEFICIOS ESPERADOS
• Detectar a los padres de familia deudores más rápido y le de seguimiento
al proceso de recuperación de pagos vencidos más rápidamente
• Evitar que los padres de familia se muestren molestos cuando realizan su
pago a tiempo, pero no llevan el comprobante de pago a la Institución, por lo
que su pago no es registrado y la Institución coloca a sus hijos dentro del
listado de deudores y se les manda recordatorios de pagos
• Que los profesores ahorren tiempo en la elaboración de listas y llenado
de boletas bimestralmente
• Aprovechar los tiempos en actividades más relevantes, como el proceso
de enseñanza.
• Disminución de errores en documentación oficial de control escolar y
mejor presentación
• Búsqueda de información de alumnos y padres de familia más rápida y
fácilmente en una base de datos, Evitando tener que ir a los expedientes
impresos de los alumnos
CASO ADMINISTRACIÓN DE LA INFORMACIÓN

5. RIESGOS
• Al hacer los pagos referenciados, todo se haría
a través del banco, ya no se recibiría el pago de
la colegiatura en efectivo directamente en la
institución, lo cual puede ser perjudicial pues
muchas veces a los padres de familia no les gusta
ir al banco o simplemente sus horarios laborales
no se los permiten.
• La solución propuesta no prevé la mejora de los
inventarios de papelería e insumos de comedor
CASO ADMINISTRACIÓN DE LA INFORMACIÓN

6. COSTOS
• Los costos totales para el desarrollo e
implementación están calculados en
aproximadamente $3000
• Con respecto al servicio de referencias, a
pesar de que tiene un costo de $15 por
usuario, el costo se cargará directamente
a la colegiatura, el padre de familia asuma
el costo y no la Institución
CASO ADMINISTRACIÓN DE LA INFORMACIÓN