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Apostila de Redação Empresarial

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Estão descritos nesta apostila os conteúdos programáticos de como podemos exercer as diversas funções através da escrita, a comunicação eficaz e eficiente para nosso dia a dia.

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Apostila de Redação Empresarial

  1. 1. Curso: Redação Empresarial 1. Introdução 1. Coerência e Coesão 2. Atividade 2. Redação Empresarial 1. Conceitos 2. Modalidades de textos 1. Ata 2. Circular 3. Memorando 4. Comunicado 5. Mensagens eletrônicas (e-mails) 6. Ofício 7. Carta
  2. 2. Introdução 1. Coerência e Coesão Antes de iniciar o curso e falar de redação empresarial, é necessário que se compreenda um pouco sobre coerência e coesão textual. A redação empresarial se organiza por meio de textos, por isso, constrói- se a partir destas duas estratégias: coerência e coesão. Essas estratégias ajudam a deixar o texto mais claro e conciso. Primeiramente, vamos definir a noção de texto: Texto: é um conjunto de ideias interdependentes que se organizam de modo a produzir um sentido. Textos são largamente utilizados para nossa comunicação e diversos são os tipos existentes. Uma propaganda, um filme, uma novela... todos se organizam a partir de textos. As ideias apresentadas em um texto devem ser conectadas de modo que cada parte dele forme um conjunto que faça sentido. Para organizá-las, devemos nos valer dos recursos de coerência e coesão. Afinal, o que é coerência? Pode-se defini-la como a relação que se estabelece entre as partes do texto, o que faz com que se crie uma unidade de sentido. Cada parte do texto deve estar em seu devido lugar para que se conecte com as demais partes e o conjunto seja compreendido. E o que é a coesão? É a ligação entre as palavras e as frases dos parágrafos. São elementos, tais como conjunções, pronomes, os quais “ligam” as frases uma a uma, os parágrafos um a um, fazendo com que o texto tenha sentido. A coesão são as relações linguísticas presentes no texto, as quais fazem com que cada frase e cada parágrafo se conectem uns com os outros.
  3. 3. Assim como diversos tipos de texto, aqueles mais usados no meio empresarial também exigem essas duas estratégias para que o texto apresente clareza, objetividade e concisão. 2. Atividade Através desta atividade, pode-se perceber como é de fundamental importância observar os elementos de coerência e coesão. Ordene o texto a seguir de forma que haja coerência entre as partes: Empreendedorismo no Brasil acontece por necessidade, revela estudo. A) A pesquisa é feita desde 1999 pelo Global Entrepreneurship Monitor (GEM), instituição criada pela London Business School e pelo Babson College de Boston (EUA). O Brasil participa desde 2000, via Instituto Brasileiro de Qualidade e Produtividade no Paraná (IBQP). Na primeira vez em que foi avaliado, junto com 21 países, o Brasil foi classificado como a primeira nação em iniciativa empreendedora. No ano seguinte, já com 28 países participando da pesquisa, ficou em quinto lugar. B) De acordo com o levantamento do GEM, os grandes entraves para as micro e pequenas empresas estão no acesso e no custo do capital necessário, na elevada carga de tributos e exigências fiscais e legais, na capacitação para a gestão do negócio e no fato de políticas e programas dedicados ao setor não serem adequados à realidade do empreendedor. C) O Brasil está caindo no ranking internacional do empreendedorismo. No entanto, o país sobe algumas posições quando a avaliação é feita a partir do motivo que leva as pessoas a abrir um negócio: necessidade e não por oportunidade. A dificuldade em encontrar trabalho é a motivação de 55,4% dos empreendedores, o que dá ao Brasil a maior taxa de atividade por necessidade (7,5%) dos 37 países pesquisados.
  4. 4. D) Segundo o estudo, o empreendedorismo por necessidade tende a ser maior entre os países em desenvolvimento, "onde as dificuldades de inserção no mercado de trabalho levam as pessoas a buscar alternativas de ocupação". "Este índice (do empreendedorismo movido pela necessidade) deve servir de alerta para nossa sociedade", disse o presidente do IBQP-PR, Sérgio Prosdócimo, ressaltando que o Brasil precisa mudar, e rapidamente, suas políticas de apoio às micro e pequenas empresas.” http://www1.folha.uol.com.br/folha 14-10-2010 Marque a sequência correta: a) A – B – C – D b) C – A – D – B c) C – D – A – B d) A – B – D – C Através dessa atividade, pode-se perceber como é de fundamental importância observar os elementos de coerência e coesão. Nesse exercício, a resposta correta é a letra B.
  5. 5. Redação Empresarial 1. Conceitos Após aprender esses conceitos, vamos falar de redação empresarial. O que é redação empresarial? São textos produzidos no ambiente das empresas com objetivo de proporcionar uma comunicação entre colaboradores inseridos nas mesmas. Por isso, é tão importante que aqueles que redigem esse tipo de texto estejam familiarizados com estratégias como as da coerência e da coesão, bem como com as regras da língua portuguesa. No ambiente profissional, a escrita é coletiva, ou seja, a pessoa que está redigindo não escreve em seu próprio nome, mas, sim, em nome da empresa em que trabalha. Até mesmo numa comunicação interna, deve-se considerar a empresa interagindo verbalmente com seus colaboradores. Escrever bem é reunir as ideias que devem ser passadas e os argumentos necessários para justificá-las e organizá-los em frases bem ordenadas e concisas, que podem ser facilmente compreendidas. Antes de definir o tipo de documento empresarial que você deve redigir, pergunte-se:  O que você quer de fato dizer com texto?  Qual é a mensagem principal?  Quem é o leitor (receptor, destinatário)? Além disso, é necessário definir e organizar as ideias:  Definir a mensagem principal: verificar como deve ser a linguagem do receptor e o conteúdo.  Organizar o texto em tópicos: ideias e argumentos em escala de importância.
  6. 6. Deve-se sempre atentar também para pontos, como:  Não escrever um texto cheio de travessões, aspas, exclamações, interrogações.  Evitar frases-clichês como: Ir de vento em popa.  Atentar-se ao tamanho das frases, para que não fiquem tão extensas, ultrapassando três linhas, ou curtas demais, separando ideias afins. Essas dicas são extremamente importantes, pois trata-se da imagem da empresa que está sendo passada através dos textos empresariais. A partir daí, o redator poderá começar a redigir seu texto.
  7. 7. Modalidades de textos 1. ATA Essa modalidade é utilizada para relatar o que foi dito em uma reunião, assembleia ou convenção, tendo valor jurídico. Normas a serem observadas:  Lavrar em livro próprio ou em folhas soltas, de tal modo que impossibilite a introdução de modificações;  Sintetizar de maneira clara e precisa as ocorrências verificadas;  Texto digitado ou manuscrito, mas sem rasuras;  O texto será compacto, sem parágrafos ou com parágrafos numerados, mas não se fará uso de alíneas;  Na ata do dia, são consignadas as retificações feitas à anterior;  Nos casos de erros constatados no momento de redigi-la, emprega- se a partícula corretiva "digo";  Quando o erro for notado após a redação de toda a ata, recorre- se à expressão: "em tempo", que é colocada após todo o escrito, seguindo-se então o texto emendado: Em tempo: na linha onde se lê "bata", leia-se ''pata'';  Os números são grafados por extenso.
  8. 8. Observe o modelo de ata: Modelo de Ata de Reunião Às 19 horas, do dia 27, do mês de Junho, do ano de 2015, reuniu-se o Diretor Geral, Alberto Gonçalves, da empresa Co Alimentos, com os seus funcionários. Na pauta de reunião, foram discutidos o aumento de salários e o incremento da cesta básica, sendo aprovadas as seguintes propostas a serem encaminhadas: Aumento gradativo do salário dos colaboradores e a concessão da cesta básica de maior porte. A reunião foi presidida por Alberto Gonçalves, diretor geral da Co Alimentos e por mim, Rodrigo da Silva, funcionário e representante dos trabalhadores da Co Alimentos, que a secretariei. Assinaturas: ___________________________________________ ___________________________________________ ___________________________________________ ___________________________________________ ___________________________________________
  9. 9. 2. Circular A circular é uma carta destinada a funcionários de um determinado setor, remetida pelo chefe da repartição ou do departamento. Tem o objetivo de transmitir normas, ordens, avisos, pedidos, ou seja, de delimitar comportamentos e homogeneizar condutas de um grupo de pessoas. Tem o nome de circular porque indica a função de divulgar as informações entre todos os destinatários. Este documento oficial deve ter: 1. Timbre (logotipo do órgão, brasão, símbolo do departamento); 2. Título e número (circular nº 02/2009); 3. Data (sem a localidade, nome da cidade); 4. Ementa (síntese do assunto que será abordado no texto); 5. Vocativo ou invocação com o pronome de tratamento adequado; 6. Texto (bem explicado e claro); 7. Despedida breve; 8. Assinatura (sem linha e sobre o nome datilografado, com o cargo de quem assina).
  10. 10. Observe o modelo de circular: Fundação Terceiridade CNPJ: 33.004.005/0001-10 Rua Pedro Paulo, 200. 640012-100 – Bahia – BA CIRCULAR Nº 02/15. Em 29 de junho de 2015 Emenda: Feriado Carnaval Senhores funcionários: Comunicamos que no dia 21 deste mês teremos expediente normal. Porém, nos dias 23 e 25, que, respectivamente, antecede e precede a data do feriado (24), não haverá expediente. Em relação a esse fato, estimo bom descanso a todos. Atenciosamente, João Pedro Henrique Gerente Administrativo
  11. 11. 3. Memorando O memorando representa um gênero textual que se constitui de características específicas. É um aviso, ou carta ligeira, de caráter administrativo, usado para comunicar alguma questão entre departamentos ou setores, ou seja, é usado para comunicação interna de uma empresa, instituição ou órgão. Como essa modalidade apresenta uma finalidade discursiva específica, é representado pela objetividade, ou seja, deve ser marcado por uma linguagem breve, precisa e direta, por se tratar de uma comunicação veiculada no meio comercial. Pelo fato de esse tipo de documento ser endereçado a funcionários, e não a autoridades, um memorando deve conter: timbre, endereço (quando se trata de empresa privada), código (iniciais do departamento), número do memorando, localidade, assunto (ementa), receptor (destinatário), texto, assinatura, anexos, conforme a seguir.
  12. 12. Exemplo de memorando: Memorando nº 00015/2015 De: Diretor da Divisão de Comunicação Social Para: Chefe de Departamento de Informática Data: 15-03-2015 Assunto: Instalação de computadores Nos termos do Plano Geral de Informatização, solicitamos a Vossa Senhoria a instalação de mais três computadores neste Departamento, bem como manutenção mensal de todo o equipamento do setor. Tal solicitação deve-se ao aumento da demanda na divisão de Comunicação, no último mês. Atenciosamente, Fernanda Souza Diretora da Divisão de Comunicação Social
  13. 13. 4. Comunicado Essa modalidade é usada para tornar público um determinado fato. Observe um exemplo de comunicado: COMUNICADO Comunicamos a quem possa interessar que a Associação dos Pescadores Profissionais de Alfenas - com sede na Rua Wanderley Eustáquio, 153, Eldorado, Alfenas, MG, assinou, em dezembro de 2014, um Convênio com a União, para a criação de peixes em tanque rede, conforme publicado no Diário Oficial da União no dia 30 de dezembro de 2014, seção 4, que tem como objetivo contribuir para a implantação do Programa Alimentos para Todos. O prazo de vigência do presente convênio será de 12 (doze) meses, contados a partir da data da assinatura. Belo Horizonte, 22 de janeiro de 2015 _____________________________________ Camila Santos de Oliveira Gestora Executiva de Projetos
  14. 14. 5. Mensagens eletrônicas (e-mails) São mensagens que devem ser claras, objetivas, concisas e gramaticalmente corretas, contendo assunto, nas quais não se usam abreviaturas nem se enviam piadas ou brincadeiras. Quando se redige um texto para colegas de trabalho, deve-se ter a certeza de que todos irão interpretar a sua mensagem da mesma forma. Por isso, é tão importante o conhecimento e a organização de quem o redigiu. O e-mail é um documento. Por isso, é tão importante verificar se a mensagem está clara, precisa e se não há margem para um mal-entendido, já que o redator pode ficar em “apuros” caso haja algum caso desses. Redija sempre saudação inicial e final, com grau de formalidade adequado. “Senhor Fulano”, Senhores, Senhora”, “Atenciosamente,” são maneiras bem formais de iniciar e terminar um e-mail. Desenvolva o assunto abordado de forma bem clara e, se preciso, retome-o ao fim da mensagem, de modo que os receptores o compreendam melhor. Lembre-se sempre de usar sua assinatura. Nome, e-mail, empresa, cargo e telefone para contato são fundamentais. Outro ponto fundamental é o assunto. Sempre preencha esse campo e de forma clara. Procure um assunto conciso que diga sobre o que se trata o e-mail. Exemplos: Envio de Relatório de Produção Anual – Agendamento de reunião (da equipe de vendas, da diretoria administrativa…). Aborde o tema principal do e-mail logo na frase de abertura. Dificilmente um leitor vai chegar até o final para descobrir qual é a surpresa no seu e-mail. Os prazos de respostas para e-mails deverão ser de até 24 horas, respeitando o calendário de dias úteis. Não se esqueça do fuso horário ao enviar e receber mensagens fora do território nacional e coloque-se no horário do seu interlocutor.
  15. 15. Exemplo de e-mail: Para: Paula Fernandes De: Douglas Santos Assunto: Ótimo tema para desenvolvimento profissional da área comercial Olá, Paula, Deparei-me com o seu excelente livro sobre Comunicação Empresarial, que tem dicas sobre a racionalização das comunicações profissionais. Alguém já se ofereceu para apresentar-se no seminário, no próximo mês? Gostaria de saber se podemos fazer uma pequena apresentação de 30 minutos sobre o uso do e- mail de forma eficaz. Qual a melhor forma de enviar-lhe um arquivo de 50 MB? At., Douglas Santos
  16. 16. 6. Ofício Um ofício é uma correspondência oficial, enviada normalmente a funcionários ou autoridades públicas. O ofício é o tipo mais comum de correspondência oficial expedida por órgãos públicos, em objeto de serviço. Seu destinatário, no entanto, além de outro órgão público, pode ser também um particular. Observe o modelo de ofício: Ofício nº 00250/2015 À Secretaria de Trânsito Município de Santa Bárbara - SC Pedro Junior Tavares, brasileiro, solteiro, mecânico, inscrito no CPF sob o nº (informar), residente e domiciliado à Rua dos Caetés, nº 105 - Alvorada, nesta cidade, vem respeitosamente à presença de Vossa Senhoria solicitar a colocação de iluminação em meu bairro, em frente ao Colégio Municipal Marcone, tendo em vista a grande escuridão na região, colocando em risco a integridade física e a segurança dos pedestres, especialmente os adolescentes que frequentam aquele estabelecimento de ensino. Certo de que a solicitação será atendida, fique com meus votos de estima e consideração. Belo horizonte, 21 de Julho de 2015. (assinatura) Pedro Junior Tavares
  17. 17. 6. Carta Uma carta comercial é um documento escrito, trocado por empresas entre si ou com seus clientes, com o objetivo de iniciar, manter ou encerrar transações. Como fazer uma carta comercial? Vejamos a estrutura que deve ser seguida: 1º passo: O papel deve ter o timbre e/ou cabeçalho, com as informações necessárias (nome, endereço, logotipo da empresa). Normalmente, já vem impresso. 2º passo: Coloque o nome da localidade e data à esquerda e abaixo do timbre. Coloque vírgula depois do nome da cidade! O mês deve vir em letra minúscula, o ano dever vir junto (2008), sem ponto ou espaço. Use ponto final após a data. 3º passo: Escreva o nome e o endereço do destinatário à esquerda e abaixo da localidade e data. 4º passo: Coloque um vocativo impessoal: Prezado(s) Senhor(Senhores), Caro cliente, Senhor diretor, Senhor Gerente etc. 5º passo: Inicie o texto fazendo referência ao assunto, tal como: “Com relação a...”, “Em atenção à carta enviada..”, “Em atenção ao anúncio publicado...”, “Atendendo à solicitação...”, “Em cumprimento a...”, “Com relação ao pedido...”, “Solicito que...”, “Confirmamos o recebimento”, dentre outras. Observação: Evite iniciar com “Através desta”, “Solicito através desta”, “Pela presente” e similares, pois são expressões pleonásticas, uma vez que está claro que o meio de comunicação adotado é a carta.
  18. 18. 6º passo: Exponha o texto, como dito anteriormente, de forma clara e objetiva. Pode-se fazer abreviações do pronome de tratamento ao referir-se ao destinatário: V.Sª.; V. Exa.; Exmo.; Sr.; etc. 7º passo: Corresponde ao fecho da carta, o qual é o encerramento da mesma. Despeça-se em tom amigável: Cordialmente, Atenciosamente, Respeitosamente, Com elevado apreço, Saudações cordiais etc. Observação: Evite terminar a carta anunciando tal fato (Termino esta) ou de forma muito direta (Sem mais para o momento, despeço-me).
  19. 19. Belo Horizonte, 27 de junho de 2015. Ilm° Sr. João Pedro Alves, Você tem à sua disposição duas linhas de crédito adequadas às suas necessidades, com taxas e prazos diferenciados, para utilizar sempre que precisar. Com o CRÉDITO 10, você soluciona imprevistos no seu dia a dia com até 10 dias sem juros por mês. E, com o CRÉDITO PARCELADO, o cliente pode fazer uso de um crédito rápido e sem burocracia, pois ele mesmo libera em sua casa conta corrente e pode parcelar de 4 a 12 vezes. Atenciosamente, Diretoria de Segmentos – Pessoas Físicas

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