Successfully reported this slideshow.
We use your LinkedIn profile and activity data to personalize ads and to show you more relevant ads. You can change your ad preferences anytime.

Ois lc2 2

341 views

Published on

  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

Ois lc2 2

  1. 1. 1 บ ท ที่ 2 อ ง ค์ก า ร ก า ร สื่อ ส า ร ภ า ย ใ น อ ง ค์ก า ร แ ล ะ โครงสร้างระบบสารสนเทศสำานักงาน ตอนที่ 2 การสื่อสารภายในองค์การ II. การสื่อสารภายในองค์การ การติดต่อสื่อสาร หมายถึง การส่งข่าวสารจากบุคคลหนึ่งไปยังอีกบุคคลหนึ่งหรือหลาย คน เพื่อให้สามารถเข้าใจถึงข้อมูลหรือความหมายที่ผู้ส่งข่าวได้ส่งไป การส่ง ข่าว อาจจะอยู่ในรูปของการพูด การเขียน การใช้กิริยาท่าทาง และ สัญลักษณ์ก็ได้ การติดต่อและการสื่อสารในสำานักงาน การปฏิบัติงานร่วมกันภายในสำานักงาน จำาเป็นต้องติดต่อสื่อสารกับผู้ อื่นโดยอาศัยประเภทของการติดต่อสื่อสารหลักๆ ทั่วไป 4 ประเภท คือ การ อ่าน การเขียน การพูด และ การฟัง เพื่อให้ผู้อื่นได้ทราบถึงความรู้สึก ความ นึกคิด และ ความต้องการที่ตนมีอยู่ ในสิ่งที่แต่ละบุคคลต้องการติดต่อหรือ สื่อสาร รวมทั้งเป็นการแลกเปลี่ยนความรู้ อันก่อให้เกิดความเข้าใจซึ่งกันและ กัน ดังนั้นการติดต่อสื่อสารจึงมีบทบาทสำาคัญต่อการบริหารสำานักงานเป็น อย่างมาก การติดต่อสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพเป็นส่วนสำาคัญแห่งความสำาเร็จ ” ”ของ การจัดการบริหารสำานักงาน ขบวนการติดต่อสื่อสารนั้นได้รับผลกระ ทบจากตัวแปรต่างๆ ได้แก่ ธรรมชาติของข้อมูลหรือข่าวสาร ภูมิหลังของ ผู้รับและผู้ส่ง สิ่งแวดล้อมในระหว่างที่มีการติดต่อสื่อสาร ความสัมพันธ์ ระหว่างผู้รับและผู้ส่ง ช่วงเวลาของวัน คำาพูดหรือท่าทางที่เป็นอุปนิสัยส่วนตัว ทั้งของผู้รับและผู้ส่ง ผู้จัดการงานบริหารสำานักงานส่วนใหญ่ได้ใช้ทั้งความ พยายามและเวลาในการปรับปรุงประสิทธิภาพในการติดต่อสื่อสาร โดยการ พยายามกำาจัดอิทธิพลในด้านลบของตัวแปรต่างๆ ดังกล่าว องค์ประกอบของขบวนการสื่อสาร องค์ประกอบของขบวนการสื่อสารประกอบด้วยองค์ประกอบย่อยๆ ต่างๆ ดังนี้ ผู้ส่ง ผู้รับ ข้อความ ช่องทาง ผลตอบกลับ และ สิ่งรบกวน ดังมี ขบวนการโดยทั่วไปดังนี้ เริ่มต้นจากการตัดสินใจของผู้ส่งที่จะติดต่อกับผู้รับ ณ จุดนี้ ผู้ส่งได้ รวบรวมข้อความซึ่งอาจจะเป็นแนวความคิดที่ผู้ส่งต้องการจะสื่อสารหรืออาจ จะเป็นชุดอักขระของสารสนเทศที่ต้องการจะส่งต่อให้ผู้รับ ก่อนที่ข้อความจะ ถูกส่งได้นั้นต้องถูกใส่รหัส นั้นหมายถึง ขบวนการที่เกี่ยวข้องกับการ ถ่ายทอดแนวความคิดหรือสารสนเทศให้อยู่ในรูปของคำาพูด เครื่องหมาย หรือ สัญลักษณ์ต่างๆ ขั้นตอนนี้ทำาให้ข้อความสามารถถูกถ่ายทอดไปยังผู้รับ โดยผ่านทางช่องทางในการส่งข้อความ ซึ่งอาจจะใช้สื่อที่เป็นภาษาพูดหรือ ภาษาเขียน OffOrgStruc oisLC2
  2. 2. 2 ในการแสดงข้อความแทนการแสดงออกของตนนั้น ผู้ส่งอาจใช้รูป แบบต่างๆ ในการดังกล่าวมากกว่าหนึ่งรูปแบบ ซึ่งรูปแบบต่างๆ ได้แก่ การ เขียนบรรยายคำาพูด การใช้ e-mail การใช้คำาพูด การแสดงออกทาง สีหน้าหรือท่าทาง รูปภาพ และ สื่ออื่นๆ ในการพูดแบบเผชิญหน้า องค์ ประกอบที่ไม่ใช่คำาพูดมีส่วนสำาคัญในการถ่ายทอดข้อความหรือบางครั้งสื่อ ความหมายมากกว่าคำาพูดเสมอๆ ส่วนในการใช้ภาษาเขียนในการสื่อสาร ข้อความนั้น คำาต่างๆ ที่ใช้มีผลกระทบโดยตรงต่อผลรับ ข้อความถูกถ่ายทอดถึงผู้รับโดยผ่านสื่อที่แตกต่างกัน ผู้ส่งสามารถ เลือกใช้สื่อกลางที่หลากหลาย ซึ่งหมายรวมถึง การติดต่อสื่อสารแบบเผชิญ หน้า เอกสารที่เขียนขึ้น การสื่อสารอิเล็กทรอนิกส์ การพูดคุยทางโทรศัพท์ วิทยุ โทรทัศน์ และ หนังสือพิมพ์ ผู้รับทำาการถอดรหัสข้อความเมื่อได้รับข้อความ ในขบวนการนี้ซึ่งตรง กันข้ามกับการเข้ารหัส เกิดขึ้นเมื่อผู้รับแปลข้อความโดยให้ความหมายกับ ข้อความนั้นตามควมเข้าใจของตน ข้อมูลย้อนกลับทำาให้ผู้ส่งสามารถตัดสินใจได้ว่าข้อความได้ถูกรับจริง และผู้รับได้รับข้อความตามที่ผู้ส่งต้องการติดต่อสื่อสารด้วยถูกต้องมากน้อย เพียงใด ผู้ส่งจะมั่นใจได้ว่าข้อความที่ต้องการส่งได้ถูกส่งถึงผู้รับอย่างถูกต้อง และมีประสิทธิภาพก็ต่อเมื่อข้อมูลย้อนกลับที่ต้องการเกิดขึ้น การสื่อสารเพิ่ม เติมอาจเกิดขึ้นเมื่อข้อมูลย้อนกลับแสดงว่าผู้รับแปลหรือเข้าใจข้อความที่ผู้ส่ง ต้องการจะสื่อสารด้วยผิด ข้อมูลย้อนกลับสามารถอยู่ในรูปของท่าทางการ แสดงออกทางร่างกาย หรือ คำาพูดแสดงความเข้าใจในข้อความ การขอให้ ส่งข้อมูลเพิ่มเติม การขอให้อธิบายเพิ่มเติม การแสดงออกทางสีหน้า หรือ แม้ กระทั่งการไม่สามารถทำาตามที่ผู้ส่งร้องขอของผู้รับ ก็เป็นข้อมูลย้อนกลับได้ เช่นกัน สิ่งรบกวน ซึ่งสามารถเกิดขึ้นได้ในแต่ละขั้นตอนของขบวนการสื่อสาร ซึ่งคือ สิ่งที่มาดึงความสนใจระหว่างการติดต่อสื่อสาร สิ่งที่มาขัดจังหวะการ ติดต่อสื่อสาร หรือ สิ่งที่เกิดขึ้นแทรกระหว่างการติดต่อสื่อสาร ตัวอย่างได้แก่ สิ่งรบกวนทางกายภาพ ความไม่ลงรอยกันระหว่างคำาพูดกับการแสดงออก ทางสีหน้าของผู้พูด ข้อความที่ถูกบิดเบือนหรือข้อความที่ไม่สมบูรณ์ ความ หมายของคำา องค์ประกอบทางจิตวิทยา หรือ ความผิดพลาดทางเทคนิค เช่น การใช้ไวยากรณ์หรือเครื่องหมายวรรคตอนต่างๆ ผิด OffOrgStruc oisLC2
  3. 3. 3 ประเภทของการสื่อสาร การติดต่อสื่อสารในสำานักงานแบ่งออกเป็น 2 ประเภท ดังนี้ 1) การติดต่อสื่อสารภายใน (Internal Communication) หมายถึง การ ติดต่อกันระหว่างบุคคลภายในสำานักงานเดียวกัน เช่น พนักงานกับ พนักงาน พนักงานกับผู้บริหาร และ ผู้บริหารกับผู้บริหาร โดยมีจุด ประสงค์จะให้บุคคลในสำานักงานได้ทราบข่าวความเคลื่อนไหว เพื่อชี้แจง นโยบาย กฎ ระเบียบ ที่กำาหนดขึ้นให้เข้าใจตรงกัน หรือเพื่อเป็นการแลก เปลี่ยนความคิดเห็น ระดมความคิด ในกิจกรรมใดๆ ของสำานักงาน ความ ใกล้ชิดและการพบปะพูดจากันมีผลสำาคัญต่อความสำาเร็จของงาน ใน ทำานองเดียวกันถ้าการติดต่อสื่อสารภายในล้มเหลวหรือไม่ยอมติดต่อ สื่อสารกัน ก็จะทำาให้การดำาเนินกิจกรรมของธุรกิจล้มเหลวตามไปด้วย 2) การติดต่อสื่อสารภายนอก (External Communication) เป็นการ ติดต่อสื่อสารกันระหว่างสำานักงานกับบุคคลภายนอกสำานักงาน เพื่อเผย แพร่ข่าวสารให้เกิดความเข้าใจเกี่ยวกับกิจการ ซึ่งถ้ามีความล้มเหลวใน การติดต่อสื่อสารภายนอกสำานักงาน ก็จะมีผลต่อภาพลักษณ์ของบริษัท และ ทำาให้ไม่ได้รับความเชื่อถือจากบุคคลภายนอกได้เช่นกัน ประสิทธิภาพในการติดต่อสื่อสาร การติดต่อสื่อสารจะมีประสิทธิภาพหรือไม่ จะต้องพิจารณาสิ่งต่อไปนี้ 1) ผู้ส่งต้องเข้าใจถึงจุดมุ่งหมายหรือความต้องการของตนในการส่ง ข่าวสารเสียก่อน ว่าต้องการให้ผู้รับทราบอะไร 2) เมื่อทราบถึงจุดมุ่งหมายนั้นแล้ว ก็ควรจะพิจารณาหาวิธีการที่จะใช้ส่ง ข่าวสารของตน ว่าจะใช้ช่องทางใดจึงจะเหมาะกับผู้รับมากที่สุด OffOrgStruc oisLC2
  4. 4. 4 3) ต้องเข้าใจหรือทราบระดับความสามารถในการติดต่อสื่อสารของผู้รับ 4) รู้จักใช้เทคนิคในการถ่ายทอดข่าวสารไปยังผู้รับ เพื่อป้องกันการตีความ หมายผิดพลาด และเลือกการติดต่อสื่อสาร ซึ่งจะขึ้นอยู่กับสถานการณ์ ต่าง ๆ ดังนี้ - ต้องการความชัดเจน ความละเอียดของข่าวสาร ควรจะใช้วิธีการพบ ด้วยตนเอง จะได้ผลดีกว่าวิธีอื่น - ต้องการความเร่งด่วน ควรจะใช้วิธีโทรศัพท์ ซึ่งได้ผลดีกว่าการใช้ จดหมาย - เรื่องที่ต้องการให้คนจำานวนมากทราบ ควรจะใช้การประกาศ - เรื่องสำาคัญควรจะใช้การประชุมเพื่อชี้แจง ไม่ควรใช่วิธีส่งบันทึกหรือ จดหมาย - ถ้าต้องการเอกสารหรือหลักฐาน เพื่อพิสูจน์ในระยะต่อมา ใช้โทรสาร ดีกว่าโทรศัพท์ หรือ ถ้าต้องการการอ้างอิงข้อมูลในอนาคต ควรเขียน เป็นลายลักษณ์อักษร อุปสรรคในการติดต่อสื่อสาร อุปสรรคในการติดต่อสื่อสารสรุปได้โดยสังเขปดังนี้ 1) โครงสร้างขององค์การ ลักษณะ และ ขนาดของหน่วยงานทำาให้ช่องทาง และโอกาสในการติดต่อสื่อสารทำาได้แตกต่างกัน กล่าวคือ จะยากยิ่งขึ้น ถ้าองค์การมีขนาดใหญ่ 2) ระดับชั้นและตำาแหน่งทำาให้เกิดความคิดที่แตกต่างกัน รวมถึงระดับความรู้ ความสามารถ พื้นการศึกษา ชุมชนวัฒนธรรม และ จารีตประเพณี 3) ระยะเวลา กล่าวคือ ต้องมีการจัดแบ่งเวลาหรือเลือกเวลาอย่างเหมาะสม เพื่อใช้ในการติดต่อโดยไม่ให้มีผลกระทบต่อเวลาในการปฏิบัติงาน 4) การไม่ยอมเปลี่ยนแปลง ส่งผลให้เกิดเป็นความไม่สนใจที่จะติดต่อสื่อสาร กับผู้อื่น ไม่เห็นความสำาคัญของการติดต่อสื่อสาร 5) การใช้ภาษาหรือถ้อยคำาไม่ชัดเจน หรือ อาจเกิดจากช่องว่างระหว่างวัย หรือในกลุ่มอาชีพที่ใช้ศัพท์เทคนิคเป็นการเฉพาะของตน ชนิดของการติดต่อสื่อสาร ชนิดต่างๆ ของการติดต่อสื่อสารภายในและการติดต่อสื่อสารภายนอก ได้แก่ ชนิดของการติดต่อสื่อสารภายใน 1. การออกคำาสั่ง การให้คำาแนะนำา การรายงานผลการดำาเนินงาน 2. แผ่นป้ายติดประกาศ หนังสือเวียน 3. การติดต่อแบบเผชิญหน้า 4. การใช้เสียงตามสาย ภายในสำานักงาน OffOrgStruc oisLC2
  5. 5. 5 5. โทรศัพท์ภายใน 6. การออกวารสาร การแถลงนโยบาย 7. การต้อนรับและการนัดหมาย 8. การบันทึกข้อความ 9. คู่มือของบริษัท รายงานประจำาปีของบริษัท สมุดโทรศัพท์ภายใน 10. การประชุม การสัมภาษณ์ 11. การประชาสัมพันธ์ ชนิดของการติดต่อสื่อสารภายนอก 1. จดหมายออก จดหมายเข้า 2. การประชาสัมพันธ์ 3. ระบบไปรษณีย์ (บริการต่าง ๆ) 4. การใช้สื่อมวลชนต่าง ๆ 5. สิ่งตีพิมพ์ของบริษัท 6. โทรศัพท์ 7. คำาปราศรัย ข้อความโฆษณา ความสำาคัญของการสื่อสารในองค์การ การสื่อสารในองค์การมีความสำาคัญสำาหรับผู้บริหารและผู้ปฏิบัติงานหลาย ประการคือ 1. เป็นเครื่องมือสำาคัญของฝ่ายบริหารในการบริหารงาน เพราะการสื่อสาร จะช่วยให้การทำางานลุล่วงไปได้โดยตลอด เป็นเครื่องช่วยตรวจสอบความ เข้าใจในเนื้องานและผลงาน ฯลฯ 2. เป็นเครื่องช่วยสร้างความสัมพันธ์อันดีแก่ทั้งสองฝ่าย การสื่อสารช่วยให้ เกิดความเข้าใจตรงกัน นำามาซึ่งความสนิทสนม ความไว้วางใจ นำาไปสู่ สัมพันธภาพที่ดีระหว่างผู้บริหารในระดับต่าง ๆ และพนักงานโดยรวม 3. ช่วยให้เกิดความเข้าใจระหว่างกันดีขึ้น การสื่อสารนำามาซึ่งความไว้ วางใจ หากมีปริมาณที่เหมาะสมแล้ว จะช่วยให้เกิดความกล้าที่จะสื่อสาร กล้าที่จะถามกล้าที่จะออกความคิดเห็น ท้วงติง และช่วยให้เกิดความ เข้าใจที่ถูกต้องตรงกันมากยิ่งขึ้น 4. การสื่อสารมีส่วนอย่างมากในการประสานงาน ทำาให้ทุกๆ หน่วยงาน ทำางานในหน้าที่ของตนไปอย่างสอคล้องกับการทำางานของหน่วยงานอื่น ๆ 5. ช่วยให้เกิดการพัฒนาและการทำางานที่มีประสิทธิภาพ การที่บุคลากร ขององค์การทุกระดับสามารถสื่อสารได้อย่างเสรี มีความไว้วางใจซึ่งกัน และกัน มีความกล้าที่จะสื่อสาร ย่อมนำาไปสู่การเสนอความคิดสร้างสรรค์ คิดที่จะทำาให้เกิดผลงานที่ดีทีสุด นำาองค์การไปสู่ความเจริญก้าวหน้า การสื่อสารในองค์การ ในองค์การใดๆ การสื่อสารภายในองค์การดำาเนินไปใน 3 ทิศทาง ตัวอย่าง เช่น ผู้จัดการงานบริหารสำานักงานสื่อสารแบบล่างไปบนกับผู้บังคับบัญชา สื่อสารแบบบนลงล่างกับผู้ใต้บังคับบัญชา และ สื่อสารแบบระนาบกับผู้ OffOrgStruc oisLC2
  6. 6. 6 จัดการในหน่วยงานอื่นๆ ในองค์การส่วนมากพบว่า มีการใช้การสื่อสารโดย วิธีการพูดและฟัง มากกว่าวิธีการเขียนและอ่าน 1. การสื่อสารจากบนลงล่าง (Downward Communication) เป็นการสื่อสารจากผู้บังคับบัญชาไปยังพนักงานหรือผู้ใต้บังคับบัญชา การสื่อสารในลักษณะนี้เป็นการสื่อสารเพื่อให้ผู้ใต้บังคับบัญชาทราบถึง ข้อมูลต่างๆ ขององค์การทั้งในด้านนโยบาย ขบวนการต่างๆ กฎและ ระเบียบหรือสวัสดิการต่างขององค์การ รายละเอียดของข้อมูลหรือคำาสั่ง ในการทำางาน รวมทั้งข้อมูลย้อนกลับเกี่ยวกับผลการดำาเนินงานที่เกิดขึ้น ต่องานใดๆ ที่ผู้ใต้บังคับบัญชาได้ปฏิบัติ ซึ่งการสื่อสารเช่นนี้ทำาให้เกิด ความมั่นใจในการทำางานของผู้ใต้บังคับัญชาซึ่งส่งผลให้ได้ผลิตผลจาก การทำางานนั้นสูงขึ้น อีกทั้งเป็นการทำาให้เกิดความพึงพอใจในการทำางาน เนื่องจากมีความเข้าใจในงานและรู้สึกมีความมั่นคงในการทำางาน พฤติกรรมการสื่อสารของผู้บังคับบัญชากับผู้ใต้บังคับบัญชา ผู้บังคับบัญชาต้องรู้จักยอมรับความสามารถของผู้อื่น เข้าใจความรู้สึก หรืออารมณ์ ในการสื่อสารกับผู้ใต้บังคับบัญชา ผู้บังคับบัญชาต้องรู้จักสร้าง บรรยากาศความเป็นกันเองที่เหมาะสม เปลี่ยนพฤติกรรมการสื่อสารจากบน ลงล่างอย่างเดียวเป็นการสื่อสารแบบ 2 ทาง เปิดโอกาสให้ผู้ใต้บังคับบัญชา แสดงความเห็นหรือความรู้สึกได้ 2. การสื่อสารจากล่างไปบน (Upward Communication) เป็นการสื่อสารจากผู้ใต้บังคับบัญชาไปยังผู้บังคับบัญชา ในยุคแรกๆ ของการใช้หลักทางวิทยาศาสตร์ในการบริหารจัดการ (Scientific Management Movement) นั้น ไม่เห็นคุณค่าของการสื่อสารใน ทิศทางนี้ ต่อมาในยุคของความสัมพันธ์ระหว่างบุคคล (Human Relations Movement) ผู้บริหารเริ่มมองเห็นคุณค่าของการสื่อสารใน ทิศทางนี้ ในยุคปัจจุบันคุณค่าของการสื่อสารในทิศทางเป็นที่ประจักษ์ อย่างดี กล่าวคือ ผู้ใต้บังคับบัญชาในยุคปัจจุบันมีความต้องการอย่างมาก ที่จะสื่อสารกับผู้บังคับบัญชาของพวกเขา ไม่ว่าจะเป็นในด้านความรู้สึก แนวความคิด ความปรารถนา และ ทัศนคติต่างๆ เพราะพวกเขาเชื่อว่า พวกเขาทราบดีกว่าผู้บังคับบัญชาของพวกเขาว่าอะไรคือสิ่งที่ดีที่สุด สำาหรับพวกเขา อย่างไรก็ตามในบางองค์การทัศนคติของผู้บริหารทำาให้ การสื่อสารในทิศทางนี้เป็นที่อึดอัดเพราะผู้ส่งสารเช่นนั้นกลัวการแก้แค้น ข้อมูลข่าวสารที่มีการสื่อสารในแบบนี้มีหลากหลายประเภท ซึ่งบาง ประเภทอาจเป็นเพียงตัวเลือกจะปฏิบัติหรือไม่ก็ได้ ในขณะที่บางประเภท เป็นสิ่งที่ต้องปฏิบัติ เช่น การรายงานถึงปัญหาที่เกิดขึ้นในด้านการทำางาน ด้านนโยบายและขบวนการต่างๆ หรือ คำาแนะนำาในการปรับปรุงปฏิบัติ การใดๆ การเลือกใช้สื่อและช่องทางก็ขึ้นอยู่กับความเหมาะสมขององค์ ประกอบและสถานการณ์ ความสำาเร็จของการสื่อสารประเภทนี้มีอิทธิพล มาจากองค์ประกอบต่างๆ เช่น ความสัมพันธ์ระหว่างผู้ใต้บังคับบัญชากับผู้ บังคับบัญชา วิธีการนำาเสนอข้อมูลของผู้ใต้บังคับบัญชา เนื้อหาของ ข้อความเป็นไปในด้านลบหรือด้านบวก ความเหมาะสมในเวลาและโอกาส OffOrgStruc oisLC2
  7. 7. 7 ของข้อความนั้นๆ และ เนื้อหาสาระของข้อความ วิธีการที่องค์การ สามารถส่งเสริมให้มีการสื่อสารในทิศทางนี้ก็คือ การพบปะสังสรรค์ การ ใช้สื่อเช่นวารสารภายใน การประชุม การประเมินผล การสำารวจทัศนคติ และ การใช้ระบบคำาแนะนำา พฤติกรรมการสื่อสารกับผู้บังคับบัญชาโดยตรง การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพกับผู้บังคับบัญชาในฐานะผู้ใต้บังคับบัญชา 1. ความพร้อม เช่น พูดให้ชัดว่า ต้องการอะไร บอกวัตถุประสงค์ เรื่องเดิม สิ่งที่ต้องการอย่างชัดเจน 2. ความคิด เช่น ตนเองคิดอย่างไรในเรื่องนั้น ๆ เตรียมตัวคิดไว้ก่อน 3. ความสามารถในการกรองเรื่อง 4. ความสามารถในการใช้คำาถาม เช่น ผู้บังคับบัญชาคิดว่าจะช่วยได้ อย่างไร ใช้คำาถามเปิดอย่างสุภาพ ขอความเห็น 5. ความสำาคัญในการตอบ เช่น สรุปประเด็นและขอบคุณ พฤติกรรมการสื่อสารกับผู้บังคับบัญชาที่ไม่ใช่ผู้บังคับบัญชาขึ้นตรง 1. อธิบายความต้องการ ความเป็นมาของเหตุที่ต้องมาพบ และ สอบถามความเข้าใจที่ถูกต้องตรงกันอย่างสุภาพ 2. ให้เหตุผล ต้องการอะไร ทำาไม ปัญหาอยู่ที่ไหน 3. ถามความเห็นหรือข้อเสนอแนะ 4. ความสำาคัญในสิ่งที่จะได้รับ 5. สรุปประเด็นของการสนทนาและขอบคุณ ต้องรักษามารยาทไม่ว่า ผลการสนทนาจะเป็นอย่างไร 6. การสื่อสารแบบระนาบ (Horizontal Communication) เป็นการสื่อสารระหว่างพนักงานในระดับเดียวกันในการจัดการและ การบริหาร กล่าวคือ จะไม่มีความสัมพันธ์ในเชิงอำานาจหน้าที่เข้ามา เกี่ยวข้อง การสื่อสารในทิศทางแบบระนาบนี้ค่อนข้างจะไม่เป็นทางการเมื่อ เปรียบเทียบกับสองลักษณะที่กล่าวถึงข้างต้น การสื่อสารในลักษณะนี้เป็นกลไกที่มีประโยชน์ต่อองค์การ คือ นอกจากเป็นการทำาให้บุคลากรสามารถได้บรรลุความต้องการทางด้านสังคม แล้ว ยังเป็นการช่วยสื่อสารของกิจกรรมในหน่วยงานหนึ่งๆ ไปยังหน่วยงา นอื่นๆ ได้ดีอีกด้วย ทำาให้แต่ละหน่วยงานทราบถึงธรรมชาติของงานและ ความรับผิดชอบต่างๆ ในหน่วยงานอื่นๆ ได้ดีขึ้น การสื่อสารในระดับนี้ได้ อย่างมีประสิทธิภาพต้องการทักษะในการติดต่อสัมพันธ์กับบุคคลทั้งของผู้ส่ง และผู้รับการติดต่อสื่อสาร ตัวอย่างของการสื่อสารแบบนี้ได้แก่ การสนทนา แบบเผชิญหน้า การประชุมกลุ่มย่อย และ การสื่อสารผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ พฤติกรรมการสื่อสารกับผู้ร่วมงาน การสื่อสารกับเพื่อนร่วมงานเป็นการสื่อสารในระดับแนวนอน คือการ สื่อสารระหว่างบุคลากรที่ทำางานในตำาแหน่งเดียวกัน เช่น ผู้จัดการระดับ แผนกด้วยกัน หรือ การสื่อสารระหว่างพนักงานด้วยกันในวัตถุประสงค์อย่าง OffOrgStruc oisLC2
  8. 8. 8 ใดอย่างหนึ่ง เป็นการสื่อสารแบบ 2 ทาง ซึ่งปกติมักจะเป็นการสื่อสารเพื่อ ขอความร่วมมือ หรือ การประสานงานกันในเรื่องใดเรื่องหนึ่ง ควรยึด แนวทางบางประการดังต่อไปนี้ 1. วัตถุประสงค์ในการสื่อสาร ว่าตนต้องการอะไร อย่าด่วนสรุปว่าอีก ฝ่ายหนึ่งน่าจะเข้าใจได้ง่าย ๆ เห็นใจ มองเห็นปัญหาและความ ต้องการอย่างที่ตนเห็น พยายามให้รายละเอียดและตรวจสอบความ เข้าใจ 2. เปิดโอกาสให้ผู้รับข่าวสารได้แสดงความคิดเห็น 3. สอบถามความพร้อมในการให้ความร่วมมือ 4. ควรมีนำ้าใจตอบ เมื่อเพื่อนร่วมงานมีนำ้าใจให้ความช่วยเหลื่อร่วม มือด้วยดี ก็ควรมีนำ้าใจตอบ เปิดโอกาสให้เขาได้ใช้เราบ้าง ตาม หน้าที่และกำาลังความสามารถ การสื่อสารอย่างไม่เป็นทางการ ในการสนทนาพูดคุยกับเพื่อนร่วมงานอย่างไม่เป็นทางการ มักไม่มีผู้กล่าวถึง โดยเห็นว่าไม่ใช่สาระสำาคัญ อย่างไรก็ตามหากขาดความระมัดระวัง การพูด เล่น สนุกสนาน ของฝ่ายหนึ่งอาจเป็นเรื่องจริงจังสำาหรับอีกฝ่ายหนึ่ง และอาจ จะทำาลายสัมพันธภาพระหว่างบุคคลทั้งสองได้ OffOrgStruc oisLC2

×