Document Management: mythes en mogelijkheden door Edwin Stegeman (AllSolutions)

1. Document Management
Mythes en mogelijkheden
Edwin Stegeman

2. Document Management
• Opslag van documenten
• Soorten documenten
• Documenten genereren met sjablonen
• Versiebeheer
• Vindbaarheid
• Delen met anderen
• Opnemen in een workflow
• Voorbeelden
Mythes en mogelijkheden
28-05-2015

3. Opslag van documenten
Een evolutie van mogelijkheden
28-05-2015

4. Opslag van documenten
Van eigen harde schijf tot…
28-05-2015
… AllSolutions

5. Opslag van documenten
Je betaalt per per Gb..
28-05-2015
?

6. Opslag van documenten
Je betaalt per per Gb..
28-05-2015
Ja

7. Opslag van documenten
Je betaalt per per Gb..
28-05-2015
Nee

8. Opslag van documenten
Veilig en zeker..
28-05-2015

9. Opslag van documenten
Hoe kan ik opslaan?
28-05-2015

10. Opslag van documenten
Hoe kan ik opslaan?
28-05-2015

11. Opslag van documenten
Hoe kan ik opslaan?
28-05-2015

12. Opslag van documenten
Hoe kan ik opslaan?
28-05-2015

13. Opslag van documenten
Hoe kan ik opslaan?
28-05-2015

14. Soorten documenten
Alle bestandsformaten opslaan
28-05-2015
*.*

15. Soorten documenten
Meest voorkomende formaten met preview
28-05-2015

16. Soorten documenten
Anders lokaal te bekijken met geïnstalleerde app
28-05-2015

17. Documenten genereren met sjablonen
Uiteraard allerlei zakelijke formulieren..
28-05-2015

18. Documenten genereren met sjablonen
En oneindig veel meer!
28-05-2015

19. Documenten genereren met sjablonen
Samenvoegen van databasevelden
28-05-2015

20. Documenten genereren met sjablonen
En zelf toegevoegde eigen velden!
28-05-2015

21. Documenten genereren met sjablonen
Overzicht van alle velden
28-05-2015

22. Documenten genereren met sjablonen
Met de af te drukken inhoud
28-05-2015

23. Documenten genereren met sjablonen
Overal waar deze opties zichtbaar zijn
28-05-2015

24. Versiebeheer
Een nieuwe versie aanmaken..
28-05-2015

25. Vindbaarheid
Hangt af van waar en hoe je opslaat
28-05-2015

26. Vindbaarheid
Structuur met mappen en submappen
28-05-2015

27. Vindbaarheid
Gekoppeld aan entiteiten
28-05-2015

28. Vindbaarheid
Zoeken op naam
28-05-2015

29. Vindbaarheid
Zoekresultaten verfijnen met tags
28-05-2015

30. Vindbaarheid
Zoeken in inhoud van documenten
28-05-2015

31. Delen met anderen (of niet)
Autorisatie van mappen per gebruikersgroep
28-05-2015

32. Delen met anderen (of niet)
Publiceren van documenten
28-05-2015

33. Delen met anderen (of niet)
Publiceren naar beveiligingszones
28-05-2015

34. Delen met anderen (of niet)
Autorisatieniveau binnen de zone
28-05-2015

35. Delen met anderen (of niet)
Of gewoon mailen
28-05-2015

36. Delen met anderen (of niet)
Direct als Pdf
28-05-2015

37. Delen met anderen (of niet)
Of nog even voor jezelf houden
28-05-2015

38. Opnemen in een workflow
Acties koppelen aan documenten
28-05-2015
• Opvolging van belacties bij offertes
• Actie voor vervaldata bij contractenbeheer
• Proces bij beoordeling en controle van documenten

39. Opnemen in een workflow
Digitaal laten tekenen van documenten
28-05-2015

40. Opnemen in een workflow
Digitaal laten tekenen van documenten
28-05-2015

41. Opnemen in een workflow
Verloop blijft altijd zichtbaar
28-05-2015

42. Voorbeelden
• Verwerkingsverslagen opslaan in een standaard map
• Bijlagen bij boekstukken opslaan (vjp’s, loonjournaalposten etc)
• Statuten, Uittreksels KvK en andere bedrijfsgegevens
• Jaarverslag genereren met de financieel verslaggenerator
• Ontwerpen aan klant ter goedkeuring aanbieden
• Arbeidsovereenkomsten als sjablonen
• Formulierenbeheer (ISO) met functie MSJABL (sjablonen)
• Uw situatie voorleggen aan uw consultant?
Al eens gedacht aan:
28-05-2015

43. Afsluiting
Save the date AllUser:
donderdagmiddag 19 november 2015
28-05-2015