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Alfresco Day Vienna 2016: Elektronische Geschäftsprozesse auf Basis von Alfresco Activiti und One bei der FFG

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Alfresco Day Vienna 2016: Elektronische Geschäftsprozesse auf Basis von Alfresco Activiti und One bei der FFG - Ralph Feichtinger

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Alfresco Day Vienna 2016: Elektronische Geschäftsprozesse auf Basis von Alfresco Activiti und One bei der FFG

  1. 1. 07.12.2016 www.ffg.at 1 Ralph Feichtinger Wien, 06.12.2016 Elektronische Geschäftsprozesse auf Basis von Alfresco Activiti und One bei der FFG DIE ÖSTERR. FORSCHUNGS- FÖRDERUNGSGESELLSCHAFT 1Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft | Sensengasse 1 | 1090 Wien | www.ffg.at • Nationale Förderstelle für wirtschaftsnahe Forschung in Österreich • Agentur zur Vertretung Österreichs auf europäischer und internationaler Ebene und bei der ESA • Abwicklung nationaler und internationaler Förderprogramme • Beratungs- und Agenturleistungen • Begutachtungen für Forschungsprämie • Bereitstellung statistischer Daten
  2. 2. 07.12.2016 www.ffg.at 2 DIE ÖSTERR. FORSCHUNGS- FÖRDERUNGSGESELLSCHAFT 2Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft | Sensengasse 1 | 1090 Wien | www.ffg.at • Jährliches Gesamtförderbudget: 578 Mio. EUR (2015) • 2.600 Gutachten für die Forschungsprämie 2015 • Horizon 2020: 578 Projekte mit österr. Beteiligung • Über 75 Förderprogramme • 265 MitarbeiterInnen • 2004 gegründet, aus mehreren Vorgängerorganisationen AUSGANGSSITUATION 3Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft | Sensengasse 1 | 1090 Wien | www.ffg.at • Gewachsene IT-Struktur
  3. 3. 07.12.2016 www.ffg.at 3 AUSGANGSSITUATION 4Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft | Sensengasse 1 | 1090 Wien | www.ffg.at • Sehr frühzeitige Einführung eines elektronischen Einreichportals für Förderanträge (eCall)  vollständige Kommunikation mit FördernehmerInnen auf diesem Weg. AUSGANGSSITUATION 5Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft | Sensengasse 1 | 1090 Wien | www.ffg.at • Interne Abwicklung von Geschäftsprozessen teilweise elektronisch unterstützt, teilweise manuell • Basis: > 30 Geschäftsprozessbeschreibungen • Physische Akten und Geschäftsfallunterlagen • Präzise interne und externe Kontrollsysteme
  4. 4. 07.12.2016 www.ffg.at 4 ZIELSETZUNG 6Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft | Sensengasse 1 | 1090 Wien | www.ffg.at • Rein elektronische Abwicklung der wichtigsten Geschäftsprozesse der FFG Beispiel Förderprozess: • Entlastung der MitarbeiterInnen von administrativen Tätigkeiten • Elektronische Archivierung • Sukzessiver, stabiler Übergang Einreichung Bewertung Vertrag Monitoring Projektabschluss RAHMENBEDINGUNGEN 7Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft | Sensengasse 1 | 1090 Wien | www.ffg.at • Kompatibilität mit und Eingliederungsfähigkeit in die Bestandssysteme • Offenes, zukunftssicheres System • Möglicher Parallelbetrieb mit sukzessiven Übergang von Bestands- zu neuen Systemen • Hohe Stabilität und Sicherheit • Individuelle Anpassbarkeit • Enge Integrierbarkeit zwischen DMS und Workflowmanagementsystem
  5. 5. 07.12.2016 www.ffg.at 5 DIE LÖSUNG 8Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft | Sensengasse 1 | 1090 Wien | www.ffg.at • Serviceorientierte Architektur mit ESB „Service Mix“ • DMS: Alfresco One • WFMS: Alfresco Activiti • Verschiedenste Services • Enge Integration DMS und WFMS, aber stets über ESB STAND DER UMSETZUNG 9Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft | Sensengasse 1 | 1090 Wien | www.ffg.at • 1. Umsetzungsprojekt: Eingangsrechnungen, Beschaffungswesen, inkl. Aufsetzen neues System und einrichten DMS (05-12/2016) • Produktivbetrieb ab Jänner 2017 (geplant) • Danach: Start der Umstellung der Kernprozesse der FFG (Beginn mit Förderprozess)
  6. 6. 07.12.2016 www.ffg.at 6 EINIGE HIGHLIGHTS 10Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft | Sensengasse 1 | 1090 Wien | www.ffg.at • Arbeitsoberfläche – Arbeitskorb  Integration in Alfresco One EINIGE HIGHLIGHTS 11Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft | Sensengasse 1 | 1090 Wien | www.ffg.at • Anbindung Bestandssysteme: Syska und BZM • Individuelle Widgets, z.B. Bewertungsmatrixen • Elektronische Signatur • Integration DMS und WFMS • Externe Zustellung von Dokumenten mit Zustellnachweis
  7. 7. 07.12.2016 www.ffg.at 7 Ralph Feichtinger Wien, 06.12.2016 Elektronische Geschäftsprozesse auf Basis von Alfresco Activiti und One bei der FFG

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