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Guía de aprendizaje de Access 2007

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Guía de aprendizaje de Access 2007

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  1. 1. Access 2007C/ Miguel de Unamuno, 1_47008_ValladolidTel. 983249455 / 625569162_Fax 983243547alfredovela@revistaformacion.com_www.ticsyformacion.comPlaza Iturrilun nº5 bajo_20800 Zarautz_GipuzkoaTel. 943830230_Fax 943830233comercial@lombokdesign.com_www.lombokdesign.com1ÍndiceINTRODUCCIÓN......................................................................................................................................41. CONCEPTOS BÁSICOS ..................................................................................................................... 42. NOVEDADES DE ACCESS 2007 ........................................................................................................ 52.1. Cambio en la interfaz ............................................................................................................ 52.2. Nuevo tipo de datos adjuntos................................................................................................ 52.3. Más fácil el uso de macros.................................................................................................... 52.4. Páginas de acceso a datos ................................................................................................... 52.5. Diseñar una base de datos ................................................................................................... 53. INICIAR ACCESS.............................................................................................................................. 74. ABRIR UNA BASE DE DATOS EXISTENTE............................................................................................. 7TABLA....................................................................................................................................................101. ELEMENTOS QUE INTEGRAN UNA TABLA.......................................................................................... 102. CREAR UNA TABLA EN VISTA DISEÑO .............................................................................................. 112.1. Propiedades del campo....................................................................................................... 122.2. Establecer clave principal.................................................................................................... 132.3. Modificar diseño de tabla .................................................................................................... 132.4. Añadir un campo ................................................................................................................. 142.5. Eliminar un campo............................................................................................................... 142.6. Copiar un campo ................................................................................................................. 142.7. Cambiar el formato del campo ............................................................................................ 142.8. Cambiar la máscara del campo........................................................................................... 162.9. Cambiar el valor predeterminado........................................................................................ 172.10. Cambiar la regla de validación ........................................................................................ 172.11. Editar índices de una tabla .............................................................................................. 192.12. Propiedades de una tabla................................................................................................ 193. TRABAJO CON HOJA DE DATOS....................................................................................................... 213.1. Movimientos e introducción de datos.................................................................................. 213.2. Editar dato de un registro .................................................................................................... 223.3. Filtro / orden avanzado........................................................................................................ 223.4. Imprimir registros de una tabla............................................................................................ 244. COPIAR ESTRUCTURA, ESTRUCTURA Y DATOS, SÓLO DATOS............................................................ 245. CAMBIAR EL NOMBRE DE UNA TABLA............................................................................................... 246. ELIMINAR UNA TABLA..................................................................................................................... 257. IMPRIMIR ESTRUCTURA DE UNA TABLA ............................................................................................ 25FORMULARIOS.....................................................................................................................................261. TIPOS DE FORMULARIOS................................................................................................................ 261.1. Subformularios .................................................................................................................... 261.2. Formularios emergentes ..................................................................................................... 271.3. Formularios modales........................................................................................................... 272. CREAR UN FORMULARIO ................................................................................................................ 272.1. Formulario en columna........................................................................................................ 272.2. Formularios divididos .......................................................................................................... 272.3. Formularios continuos (....................................................................................................... 282.4. Formulario con asistente ..................................................................................................... 292.5. Formulario con la herramienta Formulario en blanco ......................................................... 293. PARTES DE LOS FORMULARIOS ...................................................................................................... 293.1. Secciones de un formulario................................................................................................. 383.2. Controles de un formulario.................................................................................................. 403.3. Diseños de controles........................................................................................................... 403.4. Uso de la lista de campos . Agregar controles.................................................................... 413.5. Herramientas del cuadro controles ..................................................................................... 423.6. Eliminar un control............................................................................................................... 48
  2. 2. Access 2007C/ Miguel de Unamuno, 1_47008_ValladolidTel. 983249455 / 625569162_Fax 983243547alfredovela@revistaformacion.com_www.ticsyformacion.comPlaza Iturrilun nº5 bajo_20800 Zarautz_GipuzkoaTel. 943830230_Fax 943830233comercial@lombokdesign.com_www.lombokdesign.com23.7. Alinear varios controles ....................................................................................................... 483.8. Igualar / aumentar / reducir espaciado entre controles....................................................... 483.9. Ajustar el tamaño de varios controles ................................................................................. 493.10. Introducir el número de página........................................................................................ 493.11. Introducir logotipo ............................................................................................................ 493.12. Introducir logotipo en el encabezado............................................................................... 503.13. Introducir Fecha y hora.................................................................................................... 503.14. Formato condicional ........................................................................................................ 504. PROPIEDADES DE LOS CONTROLES ................................................................................................ 515. REFERENCIAS EN UN FORMULARIO................................................................................................. 556. CAMBIAR EL NOMBRE A UN FORMULARIO ........................................................................................ 567. ELIMINAR UN FORMULARIO............................................................................................................. 568. COPIAR UN FORMULARIO ............................................................................................................... 569. MODIFICAR EL DISEÑO DE UN FORMULARIO..................................................................................... 56CONSULTAS .........................................................................................................................................571. CREAR UNA CONSULTA DE SELECCIÓN EN VISTA DISEÑO ................................................................. 571.1. Agregar una tabla o consulta a la consulta ......................................................................... 601.2. Combinar varias tablas en una consulta ............................................................................. 601.3. Insertar / Eliminar criterios................................................................................................... 601.4. Funciones de uso frecuente................................................................................................ 612. CONSULTA DE ACTUALIZACIÓN....................................................................................................... 663. CONSULTA DE ELIMINACIÓN ........................................................................................................... 674. CONSULTA DE DATOS ANEXADOS ................................................................................................... 685. CONSULTA DE CREACIÓN DE TABLA................................................................................................ 696. CREAR CONSULTAS UTILIZANDO EL ASISTENTE ............................................................................... 696.1. Consulta sencilla ................................................................................................................. 707. CONSULTA DE BUSCAR DUPLICADOS .............................................................................................. 718. CONSULTA DE BÚSQUEDA DE NO COINCIDENTES ............................................................................. 739. CONSULTA DE TABLA DE REFERENCIAS CRUZADAS.......................................................................... 7410. CONSULTA DE UNIÓN ................................................................................................................. 76INFORMES.............................................................................................................................................781. CREAR UN INFORME CON LA HERRAMIENTA INFORMES .................................................................... 781.1. Secciones del informe ......................................................................................................... 781.2. Más secciones del informe. Grupos.................................................................................... 801.3. Propiedades del informe ..................................................................................................... 811.4. Realizar cálculos en un informe .......................................................................................... 871.5. Configurar página................................................................................................................ 881.6. Propiedad Forzar nueva página.......................................................................................... 901.7. Agregar saltos de página .................................................................................................... 902. CREAR UN INFORME DE ETIQUETAS ................................................................................................ 903. IMPRIMIR ...................................................................................................................................... 92RELACIONES ........................................................................................................................................931. TIPOS DE RELACIONES .................................................................................................................. 931.1. Uno a uno............................................................................................................................ 931.2. Relación uno es a varios ..................................................................................................... 931.3. Relación varios a varios ...................................................................................................... 932. DEFINIR RELACIONES .................................................................................................................... 943. MODIFICAR UNA RELACIÓN EXISTENTE............................................................................................ 974. ELIMINAR UNA RELACIÓN EXISTENTE .............................................................................................. 975. IMPRIMIR LA VENTANA DE RELACIONES ........................................................................................... 97MACROS. DISEÑO DE APLICACIONES .............................................................................................991. CREAR UNA MACRO....................................................................................................................... 991.1. Columnas de la ventana macro........................................................................................... 99
  3. 3. Access 2007C/ Miguel de Unamuno, 1_47008_ValladolidTel. 983249455 / 625569162_Fax 983243547alfredovela@revistaformacion.com_www.ticsyformacion.comPlaza Iturrilun nº5 bajo_20800 Zarautz_GipuzkoaTel. 943830230_Fax 943830233comercial@lombokdesign.com_www.lombokdesign.com31.2. Secuencia de acciones de la macro ................................................................................. 1002. EJECUTAR UNA MACRO................................................................................................................ 1003. MODIFICAR MACRO ..................................................................................................................... 1004. GRUPO DE MACROS .................................................................................................................... 1005. TABLA DE MACROS...................................................................................................................... 1016. EVENTOS Y PROCEDIMIENTOS...................................................................................................... 1057. ASIGNAR MACROS Y PROCEDIMIENTOS DE EVENTOS ..................................................................... 1068. CREAR MACRO AUTOEXEC ........................................................................................................... 1069. MENÚ PERSONALIZADO ............................................................................................................... 106UTILIDADES ........................................................................................................................................1081. COMPACTAR Y REPARAR BASE DE DATOS ..................................................................................... 1082. EXPORTAR DATOS A OTROS FORMATOS........................................................................................ 1093. IMPORTAR DATOS DE OTRAS APLICACIONES.................................................................................. 1104. VINCULAR TABLAS....................................................................................................................... 1104.1. Actualizar vínculos ............................................................................................................ 1115. OPCIONES DE INICIO.................................................................................................................... 111
  4. 4. Access 2007C/ Miguel de Unamuno, 1_47008_ValladolidTel. 983249455 / 625569162_Fax 983243547alfredovela@revistaformacion.com_www.ticsyformacion.comPlaza Iturrilun nº5 bajo_20800 Zarautz_GipuzkoaTel. 943830230_Fax 943830233comercial@lombokdesign.com_www.lombokdesign.com4IntroducciónMicrosoft ACCESS es un Sistema Gestor de Bases de Datos Relacionales bajo entornoWINDOWS. Con esta aplicación crearemos tablas de datos, formularios, consultas yelaboraremos listados a partir de la información almacenada en las tablas de datos. Todo ello deuna forma sencilla por la gran variedad de herramientas de trabajo que ofrece.1. Conceptos básicosPara trabajar con Microsoft Access, debe conocer los siguientes conceptos.Base de datosColección de datos y objetos organizados con un propósito específico. Una base de datos deMicrosoft Access puede contener tablas, consultas, formularios, informes, macros y módulos.Los archivos de base de datos de Access 2007 tienen extensión accdb y no mdb como enversiones anteriores. Desde 2007 puede abrir y manipular archivos de versiones anteriores.TablaEstructura fundamental de un sistema de administración de bases de datos. En MicrosoftAccess, una tabla es un objeto que almacena información sobre un determinado tema yorganizada en registros (filas) y campos (columnas).RegistroColección de datos acerca de un miembro de una entidad. Un registro se representa como unafila en la vista Hoja de datos de una tabla, consulta o formulario.CampoElemento de una tabla que contiene un fragmento de información específico sobre un tema,como un apellido. Un campo se representa como una columna o celda en una hoja de datos. Enun formulario, informe o página de acceso a datos se puede utilizar un control como, porejemplo, un cuadro de texto, para presentar los datos de un campo. En algunas bases de datos,como por ejemplo Microsoft SQL Server, se utiliza el término "columna" en lugar de "campo".Existen diferentes tipos de campos.Base de datos relacionalSe dice que una base de datos es relacional cuando la información está almacenada en tablasque se relacionan entre sí. Clientes, artículos, pedidos de los clientesConsultaEs un objeto de la base de datos que puede utilizarse para mostrar información de una o variastablas (selección, referencias cruzadas, ...) o para modificar la información existente en una ovarias tablas (eliminación, actualización, ...)FormularioObjeto de la base de datos donde se almacena el diseño de pantalla con el que mostrar losdatos de una tabla o consulta. Desde un formulario además de poder ver información tambiénpodrá modificarla.
  5. 5. Access 2007C/ Miguel de Unamuno, 1_47008_ValladolidTel. 983249455 / 625569162_Fax 983243547alfredovela@revistaformacion.com_www.ticsyformacion.comPlaza Iturrilun nº5 bajo_20800 Zarautz_GipuzkoaTel. 943830230_Fax 943830233comercial@lombokdesign.com_www.lombokdesign.com5InformeObjeto de la base de datos donde se almacena el diseño de listados con el que mostrar los datosde una tabla o consulta. Su objetivo final será imprimir en papel los listados.MacroObjeto de la base de datos donde se almacena la automatización de acciones específicas (quese repiten con cierta frecuencia) sin programar.MóduloObjeto de la base de datos donde utilizará programación para gestionar el funcionamiento de labase de datos.2. Novedades de Access 2007A continuación se describen algunas de las novedades de Access. 2007 respecto a versionesanteriores.2.1. Cambio en la interfazEl modo de acceder a los comandos de Access es totalmente diferente. Como ocurre con todaslas aplicaciones de Office 2007 presentan paneles en sustitución de la barra de menú fija y lasbarras de herramientas. Las ventanas de trabajo son muy diferentes de aspecto, aunque siguenteniendo validez la gran mayoría de las teclas de función que se utilizaban.2.2. Nuevo tipo de datos adjuntosEn este tipo de datos puede almacenar imágenes y otros tipos de archivos dentro del registro,mediante el uso de un concepto denominado “datos complejos”, que lo que hace es comprimirestos archivos para minimizar el tamaño global.2.3. Más fácil el uso de macrosAccess 2007 presenta una utilidad de definición de macros, para facilitar la respuesta a loseventos.2.4. Páginas de acceso a datosAccess 2007 no soporta el diseño de páginas de acceso de datos (DAP). Utiliza WindowsSharePoint Services para compartir datos en entornos corporativos. Por mantener lacompatibilidad, es posible abrir archivos .mdb que contengan estas páginas de acceso a datos,pero desde 2007 no podrá crear nuevas páginas.2.5. Diseñar una base de datosAntes de crear una base de datos, es conveniente que invierta algún tiempo en diseñarla. Paraello, debe tener en cuenta los siguientes puntos:Determinar la finalidad de la base de datosDebe saber qué información desea obtener de la base de datos, y a partir de ahí, podrádeterminar sobre qué asuntos necesita almacenar hechos (las tablas) y qué hechos necesitaalmacenar sobre cada asunto (los campos de las tablas).Es conveniente que hable con los usuarios que utilizarán la base de datos y que tenga en cuentalas preguntas que desean que responda la base de datos. Realice bocetos de los informes que
  6. 6. Access 2007C/ Miguel de Unamuno, 1_47008_ValladolidTel. 983249455 / 625569162_Fax 983243547alfredovela@revistaformacion.com_www.ticsyformacion.comPlaza Iturrilun nº5 bajo_20800 Zarautz_GipuzkoaTel. 943830230_Fax 943830233comercial@lombokdesign.com_www.lombokdesign.com6desea que produzca. Reúna los formularios que utilizan actualmente para registrar los datos. Sies posible, examine bases de datos bien diseñadas similares a la que va a diseñar.Determinar las tablas que se necesitan en la base de datosHaga un boceto en papel, manteniendo estos principios:Una tabla no debe contener información duplicada.Cada tabla debe contener información sobre un asunto.Determinar los campos que se necesitan en las tablasAl realizar el boceto de los campos de cada tabla siga estos principios:Relacione cada campo con el asunto de la tabla.No incluya datos ni derivados ni calculados.Incluya toda la información que necesite.Almacene información en sus partes lógicas más pequeñas. Por ejemplo, almacene Nombre,Apellidos en lugar de un único campo con el Nombre completo.Identificar los campos con valores exclusivos en cada registroPara que Microsoft Access conecte información almacenada en tablas independientes, cadatabla de la base de datos debe incluir un campo o conjunto de campos que identifiquen de formaexclusiva cada registro individual de la tabla. A este campo o conjunto de campos se ledenomina Clave principal (Primary Key).En Access se pueden definir tres tipos de claves principales:Claves principales de Autonumérico.Claves principales de un solo campo.Claves principales de varios campos.Determinar las relaciones entre las tablasUna vez que tiene la información clasificada en tablas, debe indicarle a Access cómo volver areunir toda la información relacionada de un modo significativo. Para ello debe definir relacionesentre las tablas. Las relaciones pueden ser:Uno a varios.Uno a uno.Varios a varios.Perfeccionar el diseño.Utilice Microsoft Access para crear las tablas, especificar relaciones entre las tablas e introducirsuficientes datos de ejemplo en las tablas para poder comprobar el diseño. Para probar lasrelaciones de la base de datos, compruebe si puede crear consultas para obtener las respuestasque desee. Cree bocetos de los formularios e informes y compruebe si muestran los datos quedesea. Busque duplicaciones de datos innecesarias y elimínelas. Si encuentra problemas,perfeccione el diseño.
  7. 7. Access 2007C/ Miguel de Unamuno, 1_47008_ValladolidTel. 983249455 / 625569162_Fax 983243547alfredovela@revistaformacion.com_www.ticsyformacion.comPlaza Iturrilun nº5 bajo_20800 Zarautz_GipuzkoaTel. 943830230_Fax 943830233comercial@lombokdesign.com_www.lombokdesign.com7Introducir datos y crear otros objetos de la base de datosCuando considere que la estructura de las tablas cumple los principios de diseño descritosanteriormente, es el momento de comenzar a agregar los datos existentes a las tablas. Acontinuación, puede crear las consultas, formularios, informes, páginas de acceso a datos,macros y módulos que desee.Utilizar las herramientas de análisis de Microsoft Access.El Asistente para analizar tablas puede analizar el diseño de una tabla, proponer nuevasestructuras de tablas y relaciones si es conveniente y dividir una tabla en nuevas tablasrelacionadas si es necesario.El Analizador de rendimiento puede analizar la base de datos completa y realizarrecomendaciones y sugerencias para mejorarla. El asistente también puede implantar estasrecomendaciones y sugerencias.3. Iniciar AccessAl entrar le mostrará la ventana siguienteLe presenta diferentes opciones, crear una nueva base de datos (en el panel central), abrir unaexistente (en el panel de la derecha) y utilizar diferentes plantillas (en el panel de la izquierda).4. Abrir una base de datos existenteHaga clic sobre Más… en el panel de la derecha
  8. 8. Access 2007C/ Miguel de Unamuno, 1_47008_ValladolidTel. 983249455 / 625569162_Fax 983243547alfredovela@revistaformacion.com_www.ticsyformacion.comPlaza Iturrilun nº5 bajo_20800 Zarautz_GipuzkoaTel. 943830230_Fax 943830233comercial@lombokdesign.com_www.lombokdesign.com8En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione el archivo y pulse el botón Abrir.Botón de OfficeCinta de opcionesFormulario AlumnosPanel de exploraciónBarra de herramientas de acceso rápido
  9. 9. Access 2007C/ Miguel de Unamuno, 1_47008_ValladolidTel. 983249455 / 625569162_Fax 983243547alfredovela@revistaformacion.com_www.ticsyformacion.comPlaza Iturrilun nº5 bajo_20800 Zarautz_GipuzkoaTel. 943830230_Fax 943830233comercial@lombokdesign.com_www.lombokdesign.com9El botón de Office reemplaza al menú Archivo de versiones anteriores.A su derecha aparecen unos botones más pequeños, lo que se conoce como barra deherramientas de acceso rápido, con comandos como guardar, deshacer, rehacer. Esta barra sepuede personalizar, de modo que permite añadir otros comandos y/o eliminar los que aparecende forma predeterminada.Utilice para ello el botón que se muestra a la derecha de esta barra.Por debajo verá cuatro fichas (Inicio, Crear, Datos externos y Herramientas de base de datos),que contienen muchos comandos, opciones, cuadros de listas desplegables. Estas fichas seconocen como cinta de opciones y reemplaza a las barras de menú y barras de herramientas deversiones anteriores.Bajo la cinta de opciones aparece un mensaje de Advertencia de seguridad, que le informa queAccess ha desactivado contenido posiblemente nocivo en la base de datos.En la parte izquierda de la pantalla está el panel de exploración, que reemplaza a la ventana dela base de datos de versiones anteriores. En ese panel encontrará los diferentes objetos de labase de datos (tablas, formularios, …). A la derecha (ventana principal) se abren los objetos, enla imagen está abierto el formulario Alumnos.En la parte inferior está la barra de estado que muestra las posibles descripciones de loscontroles de campo y los distintos ajustes de teclado (Bloq Mayús, Bloq Num y Bloq Despl).
  10. 10. Access 2007C/ Miguel de Unamuno, 1_47008_ValladolidTel. 983249455 / 625569162_Fax 983243547alfredovela@revistaformacion.com_www.ticsyformacion.comPlaza Iturrilun nº5 bajo_20800 Zarautz_GipuzkoaTel. 943830230_Fax 943830233comercial@lombokdesign.com_www.lombokdesign.com10TablaRecuerde que una tabla es la estructura fundamental de un sistema de administración de basesde datos. En Microsoft Access, una tabla es un objeto que almacena datos en registros (filas) ycampos (columnas), por lo que se considera que es un contenedor.1. Elementos que integran una tablaLa información en la tabla se presenta estructurada en columnas - campos -, y en filas - registros-. En el caso de una tabla de estudiantes, cada fila contiene todos los datos de un estudiante.Una determinada columna presenta un dato específico, por ejemplo ciudad.Los campos -parte fundamental en el diseño de la tabla- se clasifican, de acuerdo al tipo dedatos que pueden almacenar:Texto Admite datos alfanuméricos (números, letras, símbolos). Máximo 255 caracteres.Memo Se utiliza para almacenar gran cantidad de texto, hasta 1 Gb aproximadamente, pero loscontroles para mostrarle están limitados a los primeros 64.000 caracteres.Número Byte: Entero de 1 byte que contiene valores a 0 a 255.Entero: Entero de 2 bytes que contiene valores entre -32768 y 32768.Entero largo: Entero de 4 bytes que contiene valores entre -2.147.483.648 y 2.147.483.647.Simple: Número de 4 bytes en punto flotante1, capaz de almacenar valores muy altos y unmáximo de siete dígitos significativos.Doble: Número de 8 bytes en punto flotante, capaz de almacenar valores muy altos y unmáximo de 15 dígitos significativos.Id. de réplica: Identificador de 16 bytes único a nivel global. Este tipo de campo se utiliza enbases de datos de Access 2003 y anteriores gestionadas por el administrador de replicaciones.Decimal: Entero de 12 bytes con una gran precisión decimal.Fecha/hora Fechas y horas (8 bytes).Moneda Valores de moneda y datos numéricos utilizados en cálculos matemáticos en los que esténimplicados datos que contengan entre uno y cuatro decimales. Permite hasta 15 dígitos a laizquierda del separador decimal y 4 cifras decimales (8 bytes). Siempre mostrará 2 decimales,por lo que Access redondeará los decimales a 2.Autonumérico Se utiliza para números secuenciales exclusivos (con incremento de una unidad) o númerosaleatorios que se insertan automáticamente cuando se agrega un registro.1Los números con formato de almacenamiento interno punto flotante son un poco imprecisos. Si el número que necesitaalmacenar contiene más de 7 dígitos significativos en un campo tamaño simple, o más de 15 en uno de tamaño doble, elnúmero se redondeará. Para mayor precisión se recomienda campo Decimal o campo Moneda.
  11. 11. Access 2007C/ Miguel de Unamuno, 1_47008_ValladolidTel. 983249455 / 625569162_Fax 983243547alfredovela@revistaformacion.com_www.ticsyformacion.comPlaza Iturrilun nº5 bajo_20800 Zarautz_GipuzkoaTel. 943830230_Fax 943830233comercial@lombokdesign.com_www.lombokdesign.com11Sí/No Admite sólo valores lógicos del tipo Sí / No. No admite indexaciones (ordenar los datos por sucontenido. (1 bit). Almacena el valor numérico 0 para Falso y -1 para Verdadero.Objeto OLÉ Almacena imágenes digitalizadas, objetos procedentes de otras aplicaciones (gráfico, ...)vinculados o incrustados y objetos ActiveX de otra aplicación de Windoows. No admiteindexaciones. Máximo 2GbHipervínculo Una dirección de enlace con un documento o archivo en la WWW, en una intranet, en una redde área local o en el propio ordenador local. Hasta 8.192 caracteres.DatosadjuntosPuede adjuntar archivos como imágenes, documentos, hojas de cálculo o gráficos. Máximo 2GbAsistente parabúsquedasRealmente no es un campo. Puede crear un campo que muestre uno de dos tipos de listas parafacilitar la introducción de datos: Una lista de búsqueda que muestra valores buscados en unatabla o consulta existente o una lista de valores que muestra un conjunto fijo de valoresintroducidos al crear el campo.En las tablas se utilizarán índices para ordenar los datos por algún campo. Su finalidad esacelerar el proceso de búsqueda en ese campo o evitar duplicados en ese campo.2. Crear una tabla en vista diseñoSeleccione Crear en la Cinta de opciones, y haga clic en el botón Diseño de tabla. Muestratres columnas:Nombre: indique el nombre del campo. Puede utilizar 64 caracteres como máximo. Estánpermitidos todos los caracteres especiales, excepto: el punto (.), el signo de admiración (!),Tipo de datos: seleccione el tipo de campo: texto, numérico, ….Descripción: escriba una descripción del campo. Este texto se mostrará en la barra de estadocuando seleccione el campo en un formulario. Es opcional. (255 caracteres máximo).
  12. 12. Access 2007C/ Miguel de Unamuno, 1_47008_ValladolidTel. 983249455 / 625569162_Fax 983243547alfredovela@revistaformacion.com_www.ticsyformacion.comPlaza Iturrilun nº5 bajo_20800 Zarautz_GipuzkoaTel. 943830230_Fax 943830233comercial@lombokdesign.com_www.lombokdesign.com12Rellene el cuadro correspondiente a las Propiedades del campo, en las fichas General yBúsqueda. Para cambiar de panel utilice el ratón o pulse la tecla de función F6. Para cambiar deficha utilice el ratón o las teclas CONTROL + TABULADOR.Puede solicitar ayuda sobre cualquier punto pulsando la tecla F1.Mientras trabaja en la vista diseño, dispone de la ficha Diseño:Nº Descripción1 Ver: muestra las vistas disponibles para la ventana actual (hoja de datos, diseño, tabla dinámica ygráfico dinámico).2 Clave principal: alterna entre establecer y eliminar un campo de clave principal.3 Generador: Permite acceder al generador de máscaras, o al generador de expresiones.4 Probar reglas de validación: Verifca si se cumplen o no las reglas de validación con la informacióncontenida en la tabla.5 Insertar filas: crea una fila en blanco antes de la fila seleccionada.6 Eliminar filas: elimina la fila/s seleccionada/s.7 Columna de búsqueda: Genera un nuevo campo que tomará los datos de una lista existente o de unalista de valores fijos.8 Hoja de propiedades: presenta la hoja de propiedades de la tabla, en la parte derecha.9 Índices: presenta la ventana índices para ver, modificar o crear índices. Los índices aceleran lasbúsquedas y las consultas cuando se manejan grandes volúmenes de datos. También pueden hacermás lenta la introducción de datos, ya que tienen que actualizarse cada vez que se agrega o modificaun registro.Una vez definida la estructura completa de campos, guarde los cambios y utilice el botón decerrar.2.1. Propiedades del campoAparece en la parte inferior de la pantalla de diseño de tabla, aparece la ficha General con laspropiedades: que se describen a continuación. Dependiendo del tipo de datos del campo,mostrará más o menos.Tamaño del campo, número máximo de caracteres que podrá introducir en este campo, si elcampo es de tipo texto. En el caso de los campos numéricos el tamaño determina el tipo denúmero que se puede almacenar. (Vea los tipos de campos numéricos, en la pág. 10)
  13. 13. Access 2007C/ Miguel de Unamuno, 1_47008_ValladolidTel. 983249455 / 625569162_Fax 983243547alfredovela@revistaformacion.com_www.ticsyformacion.comPlaza Iturrilun nº5 bajo_20800 Zarautz_GipuzkoaTel. 943830230_Fax 943830233comercial@lombokdesign.com_www.lombokdesign.com13Formato, diseño de presentación para el campo.Título, etiqueta para el campo que se utiliza en un formulario. Si no escribe título, la etiqueta queempleará será el nombre del campo.Valor predeterminado, valor que se introduce automáticamente en el campo para nuevosregistros.Máscara de entrada, modelo para todos los datos introducidos en este campo.Regla de validación, expresión que debe ser verdadera , cuando introduzca o cambie datos enel campo..Texto de validación, mensaje de error que aparece cuando introduce un valor prohibido por laregla de validación.Indexado, crea o no un índice para ese campo, de forma que las búsquedas por ese camposean más rápidas.Lugares decimales, número de lugares decimales que aparecerán. Sólo con camposnuméricos o monetarios.Requerido, establece si es obligatoria o no la entrada de datos en este campo.Permitir longitud cero, establece si permite o no cadenas de longitud cero (“”) en este campo.Compresión Unicode. A partir de la versión 2000 Access utiliza el esquema de codificación decaracteres Unicode, que utiliza 2 bytes para cada carácter, en lugar de uno por cada caráctercomo hacía el sistem anterior. Si la propiedad Compresión Unicode tiene el valor Sí, significa quecualquier carácter cuyo primer byte sea 0 se comprime al almacenarse y se descomprime alabrirse. Suele ocurrir para todos los caracteres latinos.Modo IME, controla la conversión de los caracteres en los juegos de caracteres kanji (japonés),haragana (japonés), katakana (japonés) y hangul (coreano).Etiquetas inteligentes, indica el nombre y la acción de la etiqueta inteligente registrada quedesea asociar a este campo.2.2. Establecer clave principalClave principal es uno o más campos (columnas) cuyo valor o valores identifican de maneraúnica cada registro de una tabla. Una clave principal no puede permitir valores Nulo y debe tenersiempre un índice único. Una clave principal se utiliza para relacionar una tabla con clavesexternas de otras tablas.- Seleccione el campo/s que desee definir como clave principal y pulse el botón derecho delratón. En el menú contextual seleccione Clave principal.O también utilizando la herramienta del panel Diseño.2.3. Modificar diseño de tablaPara cambiar el diseño de una tabla, seleccione la tabla en el panel de exploración y en el menúcontextual seleccione Vista Diseño.
  14. 14. Access 2007C/ Miguel de Unamuno, 1_47008_ValladolidTel. 983249455 / 625569162_Fax 983243547alfredovela@revistaformacion.com_www.ticsyformacion.comPlaza Iturrilun nº5 bajo_20800 Zarautz_GipuzkoaTel. 943830230_Fax 943830233comercial@lombokdesign.com_www.lombokdesign.com142.4. Añadir un campoDesde la Vista Diseño sitúe el punto de inserción en la posición en la que desee el nuevo campo,seleccione Insertar filas (en la ficha Diseño).2.5. Eliminar un campoDesde la Vista Diseño, sitúe el punto de inserción en la fila completa del campo que deseeeliminar y pulse la tecla SUPR.2.6. Copiar un campoEn Vista Diseño seleccione la fila del campo que desee copiar y seleccione Copiar en el menúcontextual. Seleccione la fila donde desee que aparezca la copia y elija Pegar en el menúcontextual.Cambie el nombre al campo. Este campo será del mismo tipo que el original y con las mismaspropiedades. Los datos contenidos en el campo original no se copian.Para copiar un campo con los datos utilice la vista Hoja de datos seleccione la columna delcampo que desee copiar y utilice el comando Copiar del menú contextual. Seleccione lacolumna Agregar nuevo campo y utilice el comando Pegar del menú contextual.2.7. Cambiar el formato del campoEl formato de un campo tiene que ver con el aspecto que tendrán los datos de ese campo. Sitúeel cursor en el campo a editar (Nombre). Pase a la tabla de propiedades con F6. En el apartadoFormato dependiendo del tipo de campo muestra una lista de formatos incorporados o no. Encualquier caso es posible crear formatos propios para campos numéricos, texto...FORMATOS INCORPORADOS PARA CAMPOS NUMÉRICOSFormato SIGNIFICADONúmero General Muestra el número como se ha introducido.Moneda Muestra el separador de millar, los números negativos entre paréntesis, con dosdecimales por defecto.Euro Utiliza el formato Moneda con el símbolo del euro €Fijo Presenta como mínimo un dígito con dos decimales.Estándar Muestra el separador de millar y dos cifras decimales.Porcentaje Multiplica el valor por 100, añade el símbolo % y presenta dos cifras decimales.Científico Muestra los números con la notación científica estándar.Los formatos numéricos personalizados pueden tener entre una y cuatro secciones con signosde punto y coma (;) como separador de lista. Cada sección contiene la especificación de formatopara un tipo de número diferente, donde:La primera representa el formato de los números positivos.La segunda representa el formato de los números negativos.La tercera representa el formato de los valores cero.La cuarta representa el formato de los valores nulo.
  15. 15. Access 2007C/ Miguel de Unamuno, 1_47008_ValladolidTel. 983249455 / 625569162_Fax 983243547alfredovela@revistaformacion.com_www.ticsyformacion.comPlaza Iturrilun nº5 bajo_20800 Zarautz_GipuzkoaTel. 943830230_Fax 943830233comercial@lombokdesign.com_www.lombokdesign.com15Puede crear formatos personalizados mediante los símbolos siguientes:CÓDIGOS DE FORMATO PARA CAMPOS NUMERICOSSímbolo SIGNIFICADO, Separador decimal. Separador de miles0 Representa un dígito. Muestra el 0 para valores 0 o si no se dio valor.# Representa un dígito. No muestra el 0 si el valor es 0 o si no se dio valor.% Porcentual. Multiplica el valor por 100 y muestra el símbolo %ejemplos #.##0 Aparece el separador de millar y el 0 cuando no se dio valor“Socio nº “ #.##0 Como el anterior, pero aparecerá precedido del texto Socio nº.#.### Aparece el separador de millar pero no muestra el 0FORMATOS INCORPORADOS PARA CAMPOS FECHA/HORAFormato SIGNIFICADOGeneral Configuración predeterminadaFecha Larga Muestra la fecha larga con el formato del panel de control de Windows.Fecha Mediana 14-Ene-95Fecha Corta Muestra la fecha corta con el formato del panel de control de Windows.Hora largaHora medianaHora cortaCÓDIGOS DE FORMATO PARA CAMPOS DE TIPO FECHASímbolo SIGNIFICADO: Separador de hora/ Separador de fechad / dd ddd / dddd Día del mes 1 – 31 / 01 – 31 . Día de la semana lun – dom / Lunes - Domingom / mm Mes del año 1 – 12 / 01 – 12a aa / aaaa Día del año 1 – 366. Año con dos dígitos 0 – 99. Año con cuatro dígitos 0100 – 9999h / hh Horasn / nn Minutoss /ss SegundosEjemplos dd/mm/aaaa Mostrará día/mes/año con cuatro dígitosmmmm Muestra el nombre completo del mesCÓDIGOS DE FORMATO PARA CAMPOS DE TIPO TEXTOSímbolo SIGNIFICADOEspacio Presenta un espacioTexto entre comillas Muestra siempre el texto que hay entre comillas@ Muestra el contenido del campo Todos los caracteres en mayúsculas
  16. 16. Access 2007C/ Miguel de Unamuno, 1_47008_ValladolidTel. 983249455 / 625569162_Fax 983243547alfredovela@revistaformacion.com_www.ticsyformacion.comPlaza Iturrilun nº5 bajo_20800 Zarautz_GipuzkoaTel. 943830230_Fax 943830233comercial@lombokdesign.com_www.lombokdesign.com16CÓDIGOS DE FORMATO PARA CAMPOS DE TIPO TEXTOSímbolo SIGNIFICADO Todos los caracteres en minúsculas& No se necesita un carácter de textoEjemplos “Sr. “@ Aparecerá el tratamiento Sr. Delante del campoFORMATOS INCORPORADOS PARA CAMPOS SÍ / NOFormato SIGNIFICADOSí/No Configuración predeterminada. Sí = -1 y No = 0Verdadero/Falso Verdadero = -1 y Falso = 0Activado/Desactivado Activado = -1 y Desactivado = 0Para los campos de tipo Sí/No, puede definir formatos personalizados que contengan hasta tressecciones:La primera requiere el signo de punto y coma.La segunda indica el texto a mostrar en los valores síLa tercera indica el texto a mostrar en los valores no.;”Aprobado”;”Suspenso” Si el valor es Sí mostrará el texto Aprobado, si el valor es No, mostrará el textoSuspenso.2.8. Cambiar la máscara del campoFacilita la introducción de datos en un campo y controla los valores que introducen los usuariosen ese campo. Puede contener hasta tres secciones separadas por signos de punto y coma:La primera especifica la máscara, propiamente dicha.La segunda especifica si Access debe almacenar los caracteres de visualización literales o no. 0almacena; 1 no almacena.La tercera indica el símbolo que muestra Access para indicar al usuario que debe introducir uncarácter por la máscara.Símbolo SIGNIFICADO Convierte en mayúsculas los caracteres de la derecha Convierte a minúsculas los caracteres de la derecha! El campo se rellena de derecha a izquierda. Precede a un carácter, para que lo tome como normal.# Dígitos, +, - y espacios en blanco, incluso valor vacío.0 Dígitos. Entrada obligatoria.9 Dígitos y espacios. Entrada no obligatoria.L Letras. Entrada obligatoria.? Letras. Entrada no obligatoria.A Letras o dígitos. Entrada obligatoria.
  17. 17. Access 2007C/ Miguel de Unamuno, 1_47008_ValladolidTel. 983249455 / 625569162_Fax 983243547alfredovela@revistaformacion.com_www.ticsyformacion.comPlaza Iturrilun nº5 bajo_20800 Zarautz_GipuzkoaTel. 943830230_Fax 943830233comercial@lombokdesign.com_www.lombokdesign.com17Símbolo SIGNIFICADOa Letras o dígitos. Entrada no obligatoria.& Cualquier carácter, espacio en blanco. Entrada obligatoriaC Cualquier carácter, espacio en blanco. Entrada no obligatoria., . / : Separadores: decimal, millar, fecha y horaEJEMPLOS99-99-99;0;_ Para introducir números de 6 dígitos separado con guiones sin necesidad de incorporar elguión.>L<???? Para escribir texto, con la primera letra en mayúsculas y el resto en minúsculas.2.9. Cambiar el valor predeterminadoEl valor predeterminado especifica un valor que se introduce automáticamente en un campocuando se crea un nuevo registro.EJEMPLOSC. Numéricos 45 Para que aparezca siempre 45 por defecto al introducir un nuevo registro.C. Texto “LEÓN” Para que aparezca por defecto LEÓN como provincia.C. Fecha/hora #10/05/95# Para que aparezca la fecha 10/05/95C. Sí/No Sí Aparecerá por defecto Sí.2.10. Cambiar la regla de validaciónEspecifica requisitos para la introducción de datos en el campo. (Máximo 2.048 caracteres).Si se cumplen los requisitos, el valor introducido lo valida Access, pero si no, mostrará unmensaje de alerta predeterminado o uno personalizado si escribe el texto de validación (máximo255 caracteres).Puede introducir cualquier expresión - combinación de operadores, constantes, valores literales,funciones, nombres de campos (columnas), controles y propiedades que se evalúa como unúnico valor -.En la siguiente tabla se indica cómo se escriben expresiones, dependiendo de que su contenidosea texto, fecha, ...En la máscara de un campo no se puede hacer referencia a otro campo de la tabla.Expresiones SINTAXIStexto “TEXTO”fecha #dd/mm/aa#número Númerofunción Nombrefunción(argumento1;argumento2;…)campo [campo
  18. 18. Access 2007C/ Miguel de Unamuno, 1_47008_ValladolidTel. 983249455 / 625569162_Fax 983243547alfredovela@revistaformacion.com_www.ticsyformacion.comPlaza Iturrilun nº5 bajo_20800 Zarautz_GipuzkoaTel. 943830230_Fax 943830233comercial@lombokdesign.com_www.lombokdesign.com18OPERADORESARITMÉTICOSDESCRIPCIÓN Producto+ Suma Resta Divide dos números de coma flotante. Divide dos números enteros^ Eleva un número a un exponente.Mod Devuelve el resto de dividir dos númerosOPERADORESCOMPARACIONDESCRIPCIÓN EJEMPLOS Menor que < 65 = Menor o igual que < = 45000  Distinto que < > “PALENCIA” Mayor que. > 30= Mayor o igual que > = #01/05/95#Entre Valor comprendido entre dos expresiones Entre #01/01/95# Y #31/12/95#Como Prueba de un campo Texto o Memo para coincidircon una cadena de patrón. Deberá incluir unacadena de texto como valor de comparación quedefina qué caracteres son válidos y en quéposiciones. Para ello Access le permite el uso deciertos caracteres comodín.Como "Lewis*"NO ES NULO Requiere que el usuario introduzca un valor en elcampo.ES NULO Requiere que el campo esté vacío.NO Se utiliza antes de cualquier operador decomparación para realizar la prueba deconversión, excepto para "NO ES NULO".Caracteres comodínCOMODESCRIPCIÓN? Cualquier carácter individual* Cualquier número de caracteres; se utiliza para definir cadenas al principio, al final oen medio, que no tienen que coincidir con ningún modelo de caracteres específico.# Cualquier dígito individualOPERADORESLÓGICOSDESCRIPCIÓNEqv Realiza una equivalencia lógica entre dos expresiones.Imp Realiza una implicación lógica entre dos expresiones.Negado (Not) Niega una expresión numéricaO Disyunción. Permite elegir entre una expresión u otra.OEx Realiza una exclusión entre dos expresiones.Y Realiza una intersección entre dos expresiones.
  19. 19. Access 2007C/ Miguel de Unamuno, 1_47008_ValladolidTel. 983249455 / 625569162_Fax 983243547alfredovela@revistaformacion.com_www.ticsyformacion.comPlaza Iturrilun nº5 bajo_20800 Zarautz_GipuzkoaTel. 943830230_Fax 943830233comercial@lombokdesign.com_www.lombokdesign.com19Ejemplos de reglas devalidaciónDESCRIPCIÓNCOMO "?####X" Una cadena de 6 caracteres, que el primero es cualquier carácter, seguido de 4dígitos y termina en una XCOMO "[!0-3RT]###" Una cadena de 4 dígitos, cuyo primer carácter es cualquiera distinto de un númeroentre 0 y 3 y las letras R y T, seguido de cuatro dígitos.2.11. Editar índices de una tablaPulse el botón derecho del ratón sobre el nombre de la tabla que se encuentra en el Panel deexploración y seleccione Vista diseño en el menú contextual.Pulse el botón Índices del Panel dediseño.En la columna Nombre del índiceescriba el nombre del índice.En la columna Nombre del camposeleccione el campo para el quedesee establecer el índice.En la columna Criterio deordenación defina el sentido de laordenación del índice (Ascendente / descendente).En la parte inferior muestra las propiedades de ese índice:- Principal (Sí/No): Si especifica Sí este índice es clave principal.- Única (Sí/No): Si especifica Sí este índice ha de ser único (no admite duplicados).- Ignorar Nulos (Sí/No): Si especifica Sí los registros con valor Nulo serán excluidos del índice.2.12. Propiedades de una tablaEn la vista diseño, pulse el botón Hoja de propiedades del panel de diseño.
  20. 20. Access 2007C/ Miguel de Unamuno, 1_47008_ValladolidTel. 983249455 / 625569162_Fax 983243547alfredovela@revistaformacion.com_www.ticsyformacion.comPlaza Iturrilun nº5 bajo_20800 Zarautz_GipuzkoaTel. 943830230_Fax 943830233comercial@lombokdesign.com_www.lombokdesign.com20PROPIEDAD OPCIONES DESCRIPCIÓNMostrar vistas en el sitiode SharePointNO mostrar Los datos de la tabla no están disponibles en un sitio deWindows SharePOint Service 3.0Seguirconfiguración debase de datosLos datos de la tabla estarán o no disponibles en un sitiode Windows SharePoint Service 3.0 si lo activa o no parala base de datos en generalHoja secundaria de datosexpandidaSí o No Todas las hojas secundarias aparecen expandidas al abriresta tabla si indica Sí.Alto de hoja secundaria dedatosMedida en cm. La hoja secundaria de datos se abre con la alturaespecificada. Si el valor es 0, la hoja secundaria seexpande para mostrar todas las filas disponibles.Regla de validación Expresión decomparación,que permiteincluir funcionesde AccessEsta regla se comprobará cuando guarde el registro o alcambiar de registro.Texto de validación Cadena de texto Es el mensaje que mostrará al usuario si infringe la reglade validación.Filtro Le permite almacenar un filtro que limita los registros avisualizar al abrir la hoja de datos.Ordenar por Le permite almacenar un criterio de orden, para que al abrirla hoja de datos siempre visualice a información ordenadade ese modo.Hoja secundaria de datos [Automático] Crea una hoja secundaria de datos con la primera tablaque tenga una relación de varios definida con esta tabla.[Ninguno] Desactiva la funciónTabla.nombreConsulta.nombreUtiliza la tabla o consultas indicadasVincular campossecundariosCampo ocampos de latablarelacionada,separados porpunto y comaDefine que campos de la tabla secundaria estánrelacionados con los campos clave principal de la tablaactual.Vincular camposprincipalesCampo ocampos que sonclave principalen esta tabla,separado porpunto y comaDefine los campos de clave principal de la tabla actual, queAccess utilizará para relacionar con la tabla secundaria.
  21. 21. Access 2007C/ Miguel de Unamuno, 1_47008_ValladolidTel. 983249455 / 625569162_Fax 983243547alfredovela@revistaformacion.com_www.ticsyformacion.comPlaza Iturrilun nº5 bajo_20800 Zarautz_GipuzkoaTel. 943830230_Fax 943830233comercial@lombokdesign.com_www.lombokdesign.com213. Trabajo con hoja de datosCuando se trabaja con una tabla en la forma de hoja de datos, dispone de la ficha Inicio:Grupo VistasSi pulsa en el triángulo que muestra bajo Ver tendrá opción acambiar a otra vista:Grupo PortapapelesCon herramientas para cortar, copiar, copiar formato y pegar. En eldeplegable de Pegar hallará diferentes opciones de pegado.Grupo FuenteCon herramientas para cambiar la fuente, tamaño, negrita, cursiva,subrayado, alineación, color de fuente, color de relleno, cuadrícula ycolores de tema.Grupo RegistrosCon herramientas para: actualizar el registro actual o toda la tabla,añadir nuevo registro, eliminar registro/s seleccionado/s, realizaruna revisión ortográfica, guardar.Muestra una novedad que es la posibilidad de activar una fila detotales, en la que para los campos numéricos podrá elegir el cálculototal a realizar (suma, cuenta, promedio, …)En el botón Más, encuentra las opciones de alto de fila, ancho decolumna, inmovilizar columna, liberar, mostrar y ocultar columna.Grupo Ordenar y filtrarCon herramientas para ordenar de forma ascendente odescendente, diferentes opciones de filtro por selección, desplegarla ventana de filtro en la posición del cursor, o la posibilidad de ir ala ventana de filtro u orden avanzado.Grupo VentanaCon las opciones que permiten cambiar de ventana en la base dedatos.Grupo BuscarCon herramientas para buscar, reemplazar, desplazarse por losregistros y seleccionar registros.3.1. Movimientos e introducción de datosPara avanzar al siguiente campo utilice la tecla TABULADOR o INTRO. Para retroceder alcampo anterior pulse MAYÚSCULAS + TABULADOR.
  22. 22. Access 2007C/ Miguel de Unamuno, 1_47008_ValladolidTel. 983249455 / 625569162_Fax 983243547alfredovela@revistaformacion.com_www.ticsyformacion.comPlaza Iturrilun nº5 bajo_20800 Zarautz_GipuzkoaTel. 943830230_Fax 943830233comercial@lombokdesign.com_www.lombokdesign.com22Si al pasar de registro desea escribir en uno de los campos la misma información que en elregistro anterior, basta con pulsar las teclas CONTROL + ‘.Cuando hay varios registros ofrece la posibilidad de situar el cursor en cualquiera de ellos, conlas flechas arriba / abajo o con la barra inferior (botones de desplazamiento).Ir al primer registro. Ir al registro siguiente.Ir al registro anterior Ir al último registro.Indica el nº de registro activo y eltotal de registrosNuevo registro, desplaza alfinal de la hoja de datospara introducir un nuevoregistro.3.2. Editar dato de un registroSi se trata de reemplazar un dato por otro seleccione el dato y escriba el nuevo valor (no seráposible con los campos autonuméricos).Si sólo desea cambiar parte de un dato, una vez seleccionado pulse la tecla F2, le permitirámoverse por el texto de la celda al utilizar las flechas de desplazamiento.3.3. Filtro / orden avanzadoFiltro es el conjunto de criterios que se aplican a los datos para mostrar un subconjunto de losdatos o para ordenarlos. Como se veía en el panel de Inicio en la ficha Ordenar y filtrar, utilice laherramienta . En el desplegable seleccione Filtro avanzado / Ordenar.Mostrará la siguiente ventana, para permitir la creación de un filtro que se aplicará a la hoja dedatos.Agregue los campos sobre los que quiera incluir criterios a la cuadrícula de diseño. Para ello,haga doble clic sobre el campo en la lista de campos, o arrastre el campo desde la lista decampos a la cuadrícula de diseño a una celda de la fila Campo, o en una celda de la fila Campo,seleccione el campo.
  23. 23. Access 2007C/ Miguel de Unamuno, 1_47008_ValladolidTel. 983249455 / 625569162_Fax 983243547alfredovela@revistaformacion.com_www.ticsyformacion.comPlaza Iturrilun nº5 bajo_20800 Zarautz_GipuzkoaTel. 943830230_Fax 943830233comercial@lombokdesign.com_www.lombokdesign.com23Puede establecer el orden ascendente o descendente en la fila de Orden.Especifique los criterios para ese campo en la cuadrícula de diseño: escriba una expresión en lafila Criterios de ese campo - columna -.Puede escribir criterios en la fila de criterios, de manera que los que estén en la misma fila hande cumplirse todos (ligados por operador Y), si utiliza diferentes filas los criterios quedan ligadoscon el operador O.Para escribir los criterios podrá hacer uso de los operadores vistos anteriormente (Pág. 17). Leresultará más fácil si utiliza el generador de expresiones: Pulse el botón derecho del ratón sobrela celda en la que quiera incluir la expresión, y en el menú contextual, seleccione –Generar.El cuadro de expresiones, es donde escribirá la expresión.El cuadro situado en la zona inferior izquierda contiene carpetas que muestran los objetos -tablas, consultas, formularios e informes - de la base de datos, las funciones incorporadas y lasdefinidas por el usuario, las constantes, los operadores y las expresiones comunes.El cuadro inferior intermedio muestra los elementos específicos o las categorías de elementosque corresponden a la carpeta seleccionada en el cuadro de la izquierda. Así por ejemplo, si a laizquierda seleccionó funciones incorporadas, en el intermedio visualizara las diferentescategorías de funciones.El cuadro inferior derecho muestra los valores que corresponden a los elementos seleccionadosen los cuadros izquierdo e intermedio. Siguiendo con el ejemplo anterior, mostrará la lista defunciones incorporadas correspondientes a la categoría seleccionada en el cuadro intermedio.Utilice el botón Pegar para subir al cuadro de expresiones el elemento seleccionado en loscuadros inferiores. Para obtener un operador pulse el botón de operador correspondiente.También puede escribir libremente en el cuadro de expresiones. Una vez finalizada pulse elbotón Aceptar.Access copiará la expresión en el lugar donde inició el Generador de Expresiones.Una vez que se ha establecido el filtro, haga clic sobre la herramienta Avanzadas y seleccioneen el desplegable Aplicar filtro u ordenar.Mostrará la hoja de datos de la tabla con los registros que pasan el filtro. Para desactivarle utilicela herramienta Alternar filtro.Cuadro de expresionesBotones de operadoresElementos de expresiones
  24. 24. Access 2007C/ Miguel de Unamuno, 1_47008_ValladolidTel. 983249455 / 625569162_Fax 983243547alfredovela@revistaformacion.com_www.ticsyformacion.comPlaza Iturrilun nº5 bajo_20800 Zarautz_GipuzkoaTel. 943830230_Fax 943830233comercial@lombokdesign.com_www.lombokdesign.com243.4. Imprimir registros de una tablaSeleccione en el botón de Office Imprimir. Encontrará diferentes opciones: Vista preliminar,Imprimir, Impresión rápida.4. Copiar estructura, estructura y datos, sólo datosSi desea tener una copia de la tabla creada. en otra tabla, desde el panel de exploración pulseel botón derecho del ratón sobre la tabla a copiar: En el menú contextual seleccione Copiar.Pulse el botón derecho del ratón sobre el fondo del panel de Exploración y en el menú contextualseleccione Pegar. Elija en Opciones de pegado lo que quiere copiar.5. Cambiar el nombre de una tablaPulse el botón derecho del ratón sobre el nombre de la tabla - en el panel de exploración- y en elmenú contextual seleccione Cambiar nombre.Teclee el nuevo nombre y pulse la tecla Intro.
  25. 25. Access 2007C/ Miguel de Unamuno, 1_47008_ValladolidTel. 983249455 / 625569162_Fax 983243547alfredovela@revistaformacion.com_www.ticsyformacion.comPlaza Iturrilun nº5 bajo_20800 Zarautz_GipuzkoaTel. 943830230_Fax 943830233comercial@lombokdesign.com_www.lombokdesign.com256. Eliminar una tablaPulse el botón derecho del ratón sobre la tabla a eliminar, en el panel de exploración yseleccione Eliminar.7. Imprimir estructura de una tablaEn el panel Herramientas de base de datos, utilice la herramienta, que se encuentra en el panel Herramientas de la base dedatos, en la ficha Analizar.Marque los objetos que desee documentar y pulse el botón Aceptar.
  26. 26. Access 2007C/ Miguel de Unamuno, 1_47008_ValladolidTel. 983249455 / 625569162_Fax 983243547alfredovela@revistaformacion.com_www.ticsyformacion.comPlaza Iturrilun nº5 bajo_20800 Zarautz_GipuzkoaTel. 943830230_Fax 943830233comercial@lombokdesign.com_www.lombokdesign.com26FormulariosLos formularios son la interfaz entre usuarios y aplicación. Tienen diferentes finalidades:Presentar y editar datosPuede presentar la información contenida en una/varias tabla/s por pantalla, y le permite añadir,eliminar y modificar registros de una tabla.Mostrar mensajesLos formularios permiten proporcionar información acerca de errores cometidos, o sobre el modode actuar en una aplicación.Cuadros de diálogoPueden utilizarse para controlar el flujo de la aplicación, asignando macros o procedimientos deVisual Basic a eventos de sus controles.1. Tipos de formularios1.1. SubformulariosUn subformulario es un formulario que se inserta en otro. El formulario primario se denominaformulario principal, y el formulario dentro del formulario se denomina subformulario. Unacombinación formulario/subformulario se llama a menudo formulario jerárquico, formularioprincipal/detalle o formulario principal/secundario.Los subformularios son muy eficaces cuando se desea mostrar datos de tablas o consultas conuna relación uno a varios:El formulario principal muestra los datos de la parte "uno" de la relación..El subformulario muestra los datos de la parte "varios" de la relación.Un formulario principal puede tener cualquier número de subformularios, si coloca cadasubformulario en el formulario principal.Puede anidar hasta siete niveles de subformularios. Esto significa que puede tener unsubformulario dentro de un formulario principal y que puede tener otro subformulario dentro deese subformulario, y así sucesivamente.
  27. 27. Access 2007C/ Miguel de Unamuno, 1_47008_ValladolidTel. 983249455 / 625569162_Fax 983243547alfredovela@revistaformacion.com_www.ticsyformacion.comPlaza Iturrilun nº5 bajo_20800 Zarautz_GipuzkoaTel. 943830230_Fax 943830233comercial@lombokdesign.com_www.lombokdesign.com271.2. Formularios emergentesSon formularios que cuando se abren se mantienen siempre a la vista y permiten trabajar con lasventanas que quedan detrás. Un ejemplo de este tipo es la ventana de propiedades de losformularios.1.3. Formularios modalesSon formularios que requieren una respuesta antes de que el usuario pueda seguir trabajandoen la aplicación. Mientras está abierto no permite llevar el cursor a un lugar fuera del mismo.2. Crear un formulario2.1. Formulario en columnaEn el panel de exploración, haga clic en la tabla o consulta que contiene los datos que desee veren el formulario. Haga clic en el grupo Formularios de la ficha Crear, en FormularioAccess crea el formulario incluyendo todos los campos y lo muestra en la vista Presentación, quees la vista que permite hacer cambios en el diseño, al mismo tiempo que muestra el aspecto finalen la pantalla.Si la tabla estuviese relacionada con una sola tabla de la forma uno a varios, mostrará en elformulario la hoja de datos de la tabla secundaria.Si la tabla estuviese relacionada con varias tablas, Access no muestra ninguna hoja de datos.2.2. Formularios divididosEs una novedad en Access 2007. Muestra simultáneamente un registro en una vista deformulario normal y ver una lista de registros en la vista hoja de datos de la misma tabla.
  28. 28. Access 2007C/ Miguel de Unamuno, 1_47008_ValladolidTel. 983249455 / 625569162_Fax 983243547alfredovela@revistaformacion.com_www.ticsyformacion.comPlaza Iturrilun nº5 bajo_20800 Zarautz_GipuzkoaTel. 943830230_Fax 943830233comercial@lombokdesign.com_www.lombokdesign.com28En el grupo Formularios de la ficha Crear, haga clic en Formulario dividido .Las dos vistas están conectadas al mismo origen de datos y están en todo momentosincronizadas entre ellas. Si selecciona un campo en una vista, se selecciona el mismo campoen la otra. Se pueden agregar, editar o eliminar datos de ambas partes (siempre y cuando elorigen de registros sea actualizable y el formulario no esté configurado para evitar estasacciones).Los formularios divididos aportan las ventajas de ambos tipos: Puede usar la hoja de datos paralocalizar rápidamente un registro y, a continuación, usar la otra vista para ver o editar el registro.El registro que se muestra arriba, aparece remarcado en la parte inferior.2.3. Formularios continuos (En el panel de exploración, haga clic en la tabla o consulta que contiene los datos que desee veren el formulario. En el grupo Formularios de la ficha Crear, haga clic en Varios elementos .Le mostrará el formulario en la vista Presentación. El formulario creado por Access se parece auna hoja de datos. Los datos vienen organizados en filas y columnas y se ve más de un registroa la vez. Sin embargo, un formulario de varios elementos proporciona más opciones depersonalización que una hoja de datos, como la posibilidad de agregar elementos gráficos,botones y otros controles.
  29. 29. Access 2007C/ Miguel de Unamuno, 1_47008_ValladolidTel. 983249455 / 625569162_Fax 983243547alfredovela@revistaformacion.com_www.ticsyformacion.comPlaza Iturrilun nº5 bajo_20800 Zarautz_GipuzkoaTel. 943830230_Fax 943830233comercial@lombokdesign.com_www.lombokdesign.com292.4. Formulario con asistenteEn el panel de exploración, haga clic en la tabla o consulta que contiene los datos que desee veren el formulario. En el grupo Formularios de la ficha Crear, haga clic en Más formularios, y en el desplegable seleccione Asistente para formularios. A continuaciónsiga las instrucciones que figuran en las páginas del Asistente. Si desea incluir campos de más euna tabla no haga clic en Siguiente ni en Finalizar. Ddespués de seleccionar los campos de laprimera tabla o consulta en la primera página del Asistente repita los pasos para seleccionar unatabla o consulta y haga clic en los demás campos que desee incluir en el formulario. Luego hagaclic en Siguiente o Finalizar.2.5. Formulario con la herramienta Formulario en blancoEn el grupo Formularios de la ficha Crear, haga clic en En blancoLe muestra la lista de campos el siguiente modo:Haga clic en Mostrar todas las tablas y después haga clic en el signo más (+) situado junto a latabla o las tablas que contienen los campos que desee ver en el formulario.3. Partes de los formulariosEn un formulario hay secciones, áreas diferentes del formulario y controles que se colocan en lassecciones. Cada uno de estos elementos tiene un conjunto de propiedades que se describenmás adelante. Dependiendo del elemento que tenga seleccionado al visualizar la hoja depropiedades mostrará la ventana de propiedades de ese elemento en particular.Para seleccionar el formulario en la vista presentación, deberá hacer clic en el selector deregistro.Para seleccionar el formulario en la vista diseño, deberá hacer clic en el cuadro que seencuentra a la izquierda de la regla horizontal y por encima de la regla vertical.Si las reglas no estuviesen visibles, puede mostrarlas utilizando la herramienta,que seencuentra en el grupo Mostrar u ocultar, de la página 38.Utilice la herramienta , que encontrará en el grupo Herramientas, de la ficha Diseño deformulario.
  30. 30. Access 2007C/ Miguel de Unamuno, 1_47008_ValladolidTel. 983249455 / 625569162_Fax 983243547alfredovela@revistaformacion.com_www.ticsyformacion.comPlaza Iturrilun nº5 bajo_20800 Zarautz_GipuzkoaTel. 943830230_Fax 943830233comercial@lombokdesign.com_www.lombokdesign.com30Propiedad Descripción Referencia VisualBasicOrigen del registro Tabla, consulta o instrucción SQL en la queestá basado el formulario.RecordSourceTítulo Título del formulario CaptionEmergente Si permanece encima de otras ventanas o no PopupModal Si mantiene el enfoque hasta que se cierre ModalMostrar en el sitio deSharePointIndica si este formulario estará o no endisponible en un sitio de Windows SharePointService 3.0DisplayOnSharePointSiteVista predeterminada Vista en la que se abre el formulario DefaultViewPermitir vista Formulario Indica si el formulario especificado se puede veren la vista FormularioAllowFormViewPermitir vista Hoja de datos Indica si el formulario especificado se puede veren la vista Hoja de datosAllowDatasheetViewPermitir vista Tabla dinámica Indica si el formulario especificado se puede veren la vista Tabla dinámicaAllowPivotTableViewPermitir vista Gráfico dinámico Indica si el formulario especificado se puede veren la vista Gráfico dinámicoAllowPivotChartViewPermitir vista Presentación Indica si el formulario especificado se puede veren la vista PresentaciónAllowLayoutViewImagen Nombre de archivo gráfico utilizado para elfondo del formularioPictureMosaico de imágenes Si desea presentar la imagen en formato demosaico en la ventana del formulario.PictureTilingDistribución de la imagen Alineación de la imagen dentro del formulario PictureAlignmentTipo de imagen Indicar si debe vincularse o incrustarse laimagen. Si está incrustada (0) pasa a formarparte del archivo de la base de datos. En casocontrario, la imagen se guarda en el disco duroy en el archivo de la base de datos solo guardaun puntero hasta su ubicación.PictureTypeModo de tamaño de la imagen Controla la forma en que se cambia el tamañode la imagen en el formulario: recortar (0), laimagen se recorta si es mayor en tamaño queel formulario. Extender (1) se extiendehorizontal y verticalmente para rellenar elformulario completo, incluso si la relaciónoriginal alto-ancho se distorsiona. Zoom (3), laimagen se alarga hasta su máxima extensiónmanteniendo su relación original alto-anchoPictureSizeModeAncho Ancho del formulario Width
  31. 31. Access 2007C/ Miguel de Unamuno, 1_47008_ValladolidTel. 983249455 / 625569162_Fax 983243547alfredovela@revistaformacion.com_www.ticsyformacion.comPlaza Iturrilun nº5 bajo_20800 Zarautz_GipuzkoaTel. 943830230_Fax 943830233comercial@lombokdesign.com_www.lombokdesign.com31Propiedad Descripción Referencia VisualBasicCentrado automático Indica si se centra o no el formularioautomáticamente en la ventana de la aplicaciónAutoCenterAjuste de tamaño automático Si se ajusta el tamaño automáticamente paramostrar un registro completo.AutoResizeAjustar a la pantalla Establece si se reduce el ancho del formulariopara ajustarse al ancho de la pantallaFitToScreenEstilo de los bordes Especifica el tipo de borde y elementos deborde (barra de título (barra de título: barrahorizontal en la parte superior de una ventana,cuadro de diálogo o barra de herramientas quemuestra el nombre del documento, programa obarra de herramientas.), menú Control, botonesMinimizar y Maximizar o botón Cerrar) que sevan a utilizar con el formulario.BorderStyleSelectores de registro Si se presentan o no los selectores de registro. RecordSelectorsBotones de desplazamiento Si se muestran o no los botones dedesplazamiento.NavigationButtonsTítulo de exploración Establece el texto que aparece a la izquierdade los botones de desplazamiento (botones deexploración: botones que puede utilizar paradesplazarse por los registros. Se encuentran enla esquina inferior izquierda de la ventana delas vistas Hoja de datos y Formulario. Estándisponibles también en el modo de vista previa,de manera que puede desplazarse por laspáginas del documento.) del formulario.NavigationCaptionSeparadores de registros Si se muestran o no las líneas entre registros DividingLinesBarras de desplazamiento Si aparecen o no las barras de desplazamiento. ScrollBarsCuadro de control Mostrar o no el menú control en el formulario. ControlBoxBoton Cerrar Mostrar o no el botón cerrar CloseButtonBotones Minimizar y Maximizar Mostrar o no los botones de minimizar ymaximizarMinMaxButtonsMovible Establece si el usuario puede mover elformulario especificado.MoveableTamaño del formulario dividido Para ajustar el tamaño del formulario y la hojade datos. Cuanto más grandes sean los valoresde la propiedad SplitFormSize, se mostrarámás parte del formulario y menos de la hoja dedatosSplitFormSize
  32. 32. Access 2007C/ Miguel de Unamuno, 1_47008_ValladolidTel. 983249455 / 625569162_Fax 983243547alfredovela@revistaformacion.com_www.ticsyformacion.comPlaza Iturrilun nº5 bajo_20800 Zarautz_GipuzkoaTel. 943830230_Fax 943830233comercial@lombokdesign.com_www.lombokdesign.com32Propiedad Descripción Referencia VisualBasicOrientación del formulariodivididoEstablece la posición de la hoja de datos conrespecto al formulario cuando este se muestraen la vista Formulario divididoSplitFormOrientationBarra divisora del formulariodivididoestablece si la barra divisora está disponiblecuando el formulario se muestra en modoFormulario dividido.SplitFormSplitterBarHoja de datos del formulariodivididoEstablece si el usuario puede editar registrosen la hoja de datos cuando un formulario semuestra en la vista Formulario divididoSplitFormDatasheetImpresión del formulariodivididoEstablece si el contenido del formulario o lahoja de datos se imprime al imprimir unformulario presentado en la vista Formulariodividido.SplitFormPrintingGuardar posición de la barradivisoraEstablece si la posición de la barra divisora seguarda cuando se cierra un formulario que semuestra en modo Formulario divididoSplitFormSplitterBarSaveHoja secundaria de datosexpandidaDetermina el estado en que están guardadastodas las hojas secundarias de datos (hojasecundaria de datos: hoja de datos que estáanidada en otra hoja de datos y que contienedatos relacionados o combinados con laprimera hoja de datos.)SubdatasheetExpandedAlto de hoja de datosexpandidaDeterminar el alto predeterminado con que semuestra una hoja secundaria de datos cuandose expande.SubdatasheetHeightLinea X Nº de subdivisiones por unidad de medidahorizontal en la cuadrículaGridXLinea Y Nº de subdivisiones por unidad de medidavertical en la cuadrículaGridYDiseño a imprimir Inidcar si se usan fuentes de pantalla o deimpresora.LayoutForPrintOrientación Para especificar o determinar la orientación de lavista.Orientation
  33. 33. Access 2007C/ Miguel de Unamuno, 1_47008_ValladolidTel. 983249455 / 625569162_Fax 983243547alfredovela@revistaformacion.com_www.ticsyformacion.comPlaza Iturrilun nº5 bajo_20800 Zarautz_GipuzkoaTel. 943830230_Fax 943830233comercial@lombokdesign.com_www.lombokdesign.com33Propiedad Descripción Referencia VisualBasicTipo recordset Dependiendo del tipo que establezca podrámodificar o no un conjunto de registros: (0 òDynaset) Puede modificar controlesdependientes basados en una única tabla o entablas con una relación uno a uno. Paracontroles dependientes de campos basados entablas con una relación uno a varios, no sepueden modificar datos del campo decombinación del componente "uno" de larelación, a menos que se active unaactualización en cascada entre las tablas. (1 óDynaset Actualizaciones no coherentes) Sepueden editar todas las tablas y los controlesvinculados a sus campos. (2 ó Snapshot) No sepuede editar las tablas o sus controlesdependientes.RecordsetTypeValores predeterminados debúsquedaIndica si muestra los valores predeterminadospara las nuevas filas en el formularioespecificado antes de guardar la fila.FetchDefaultsFiltro Filtro que se carga automáticamente con elformulario. es una expresión de cadena queconsiste en una cláusula WHERE sin la palabraclave WHEREFilterFiltrar al cargar Establece si el filtro especificado por lapropiedad Filter se aplica cuando se carga elformularioFilterOnLoadOrdenar por Para especificar cómo desea ordenar losregistros del formulario.OrderByOrdenar por al cargar Establece si la ordenación especificada por lapropiedad OrderBy se aplica cuando se cargael formulario.OrderByOnLoadEntrada de datos Indicar si sólo se permite agregar nuevosregistros desde el formulario.DataEntryPermitir agregar Indicar si es posible o no agregar registrosdesde el formularioAllowAdditionsPermitir eliminación Inidcar si es posible o no eliminar registrosdesde el formularioAllowDeletionsPermitir ediciones Indicar si se pueden modificar o no los registrosdesde el formularioAllowEditsPermitir filtros Indicar si se permite o no el filtrado de registros AllowFilters
  34. 34. Access 2007C/ Miguel de Unamuno, 1_47008_ValladolidTel. 983249455 / 625569162_Fax 983243547alfredovela@revistaformacion.com_www.ticsyformacion.comPlaza Iturrilun nº5 bajo_20800 Zarautz_GipuzkoaTel. 943830230_Fax 943830233comercial@lombokdesign.com_www.lombokdesign.com34Propiedad Descripción Referencia VisualBasicAl activar registro (Current) Macro o función que se ejecuta cuando elenfoque se desplaza a un registro, haciendoque sea el registro actual, o cuando elformulario se actualiza o se somete a unanueva consulta.OnCurrentAl cargar Macro o función que se ejecuta cuando secarga el formulario, es decir cuando se abre yse muestran sus registros.OnloadAl hacer clic Macro o función que se ejecuta cuando se haceclic con el ratón sobre un objeto.OnClickDespués de actualizar Macro o función que se ejecuta después deque el registro sea actualizadoAfterUpdateAntes de actualizar Macro o función que se ejecuta antes de que elregistro sea actualizadoBeforeUpdateAntes de insertar Macro o función que se ejecuta cuando seteclea el primer carácter en un nuevo registroBeforeInsertAntes de confirmar laeliminaciónMacro o función que se ejecuta antes deconfirmar una eliminaciónBeforeDelConfirmAl eliminar Macro o función que se ejecuta cuando unregistro es eliminadoOnDeleteDespués de confirmar laeliminaciónMacro o función que se ejecuta después deconfirmar una eliminaciónAfterDelConfirmEn datos no guardados Macro o procedimiento que se ejecuta cuandocambia el contenido de un formulario o la partede texto de un cuadro combinado. Tambiénocurre al moverse de una página a otra en uncontrol de ficha.OnDirtyAl recibir el enfoque Macro o función que se ejecuta cuando unformulario recibe el enfoqueOnGotFocusAl perder el enfoque Macro o función que se ejecuta cuando unformulario pierde el enfoqueOnLostFocusAl hacer doble clic Macro o función que se ejecuta cuando se hacedoble clic con el ratón sobre un objeto.OnDblClickAl bajar el mouse Macro o función que se ejecuta cuando sepresione el botón del ratón mientras el punteropermanece sobre el objeto.OnMouseDownAl subir el mouse Macro o procedimiento que se ejecuta cuandoel usuario suelta un botón del mouse (ratón).OnMouseUpAl mover el mouse Macro o función que se ejecuta cuando semueve el ratón sobre el objeto.OnMouseMove
  35. 35. Access 2007C/ Miguel de Unamuno, 1_47008_ValladolidTel. 983249455 / 625569162_Fax 983243547alfredovela@revistaformacion.com_www.ticsyformacion.comPlaza Iturrilun nº5 bajo_20800 Zarautz_GipuzkoaTel. 943830230_Fax 943830233comercial@lombokdesign.com_www.lombokdesign.com35Propiedad Descripción Referencia VisualBasicAl subir una tecla Macro o función que se ejecuta cuando se hapresionado una tecla mientras un formulario ocontrol tiene el enfoque y se suelta.OnKeyUpAl bajar una tecla Macro o función que se ejecuta durante laacción de presionar una teclaOnKeyDownAl presionar una tecla Macro o función que se ejecuta cuando se hapresionado una tecla.OnKeyPressAl deshacer Macro o función que se ejecuta cuando se hallevado a cabo una acción de deshacer.OnUndoAl abrir Macro o función que se ejecuta cuando se abreun formulario, pero antes de que se muestre elprimer registro.OnOpenAl cerrar Macro o función que se ejecuta cuando unformulario se cierra y se quita de la pantalla.OnCloseAl cambiar de tamaño Macro o función que se ejecuta al abrir unformulario y siempre que cambia su tamaño.OnResizeAl activar Macro o función que se ejecuta cuando elformulario recibe el enfoque y se convierte enla ventana activa.OnActivateAl desactivar Macro o función que se ejecuta cuando elformulario o informe pierde el enfoque en favorde una ventana Tabla, Consulta, Formulario,Informe, Macro o Módulo, o de la ventana Basede datos.OnDeactivateAl descargar Macro o función que se ejecuta después decerrar un formulario, pero antes de quedesaparezca de la pantalla.OnUnloadAl ocurrir un error Macro o función que se ejecuta al producirseun error en tiempo de ejecución en MicrosoftAccess cuando un formulario tiene el enfoque.OnErrorAl mover rueda del mouse Macro o función que se ejecuta al mover larueda del ratón cuando un formulario tiene elenfoque.MouseWheelAl filtrar Macro o función que se ejecuta al modificar unfiltroOnFilterAl aplicar el filtro Macro o función que se ejecuta cuando un filtroes aplicado o eliminadoOnApplyFilterAl cronómetro Macro o función que se ejecuta cuando elintervalo de tiempo del cronómetro llega a ceroOnTimerIntervalo de cronómetro Especificar el intervalo del cronómetro enmilisegundosTimerInterval
  36. 36. Access 2007C/ Miguel de Unamuno, 1_47008_ValladolidTel. 983249455 / 625569162_Fax 983243547alfredovela@revistaformacion.com_www.ticsyformacion.comPlaza Iturrilun nº5 bajo_20800 Zarautz_GipuzkoaTel. 943830230_Fax 943830233comercial@lombokdesign.com_www.lombokdesign.com36Propiedad Descripción Referencia VisualBasicAl cambiar la selección Macro o función que se ejecuta cuandoselecciona otro elemento en el formularioSelectionChangeAntes de reproducción BeforeRenderDespués de reproducción final AfterFinalRenderDespués de reproducción AfterRenderDespués del diseño AfterLayoutAl conectar OnConnectAl desconectar OnDisconnectAntes de la consulta BeforeQueryAl ejecutar la consulta QueryAl cambiar los datos DataChangeAl cambiar el conjunto de datos DataSetChangeAl ejecutar el comando CommandExecuteOn Cmd Before Execute CommandBeforeExecuteAl habilitar el comando CommandEnabledAl activar el comando CommandCheckedAl cambiar la vista ViewChangeAl cambiar la tabla dinámica PivotTableChangeAntes de la sugerencia BeforeScreenTipCiclo Para especificar qué sucede cuando sepresiona la tecla TAB y el enfoque seencuentra en el último control de un formulariodependiente: 0 al primer control del registrosiguiente. 1 al primer control de tabulación delmismo registro. 2, si está en el último control deuna página, pasa al primer control de la página.CycleBloqueo de registros Para determinar cómo se bloquean losregistros y qué sucede cuando dos usuariosintentan editar el mismo registro a la vez: 0todos pueden cambiar, al segundo que lointenta el sistema le pregunta. (bloqueooptimista). 1 mientras está abierto el formularioo la hoja de datos por un usuario todos losregistros están bloquedados, nadie puedemodificar, agregar o eliminar registros, sóloleer. 2, permanece bloqueado hasta que elusuario cambia de rgistro (bloqueo pesimista).RecordLocks
  37. 37. Access 2007C/ Miguel de Unamuno, 1_47008_ValladolidTel. 983249455 / 625569162_Fax 983243547alfredovela@revistaformacion.com_www.ticsyformacion.comPlaza Iturrilun nº5 bajo_20800 Zarautz_GipuzkoaTel. 943830230_Fax 943830233comercial@lombokdesign.com_www.lombokdesign.com37Propiedad Descripción Referencia VisualBasicNombre de banda de opciones Establece el nombre de la Cinta de opcionespersonalizada que debe mostrarse cuando secarga el formulario especificado.RibbonNameBarra de herramientas Especifica una barra de herramientaspersonalizada que mostrar para un formulario.ToolbarMenú contextual Para especificar si se muestra o no un menúcontextual, cuando haga clic con el botónsecundario del ratón en un objeto delformulario.ShortcutMenuBarra de menús Especifica un menú personalizado que mostrarpara un formularioMenuBarBarra de menús contextuales Para especificar el menú contextual queaparecerá al hacer clic con el botón secundariodel ratón en el objeto especificado.ShortcutMenuBarArchivo de ayuda Nombre de un archivo de Ayuda asociado conun formulario.HelpFileId. del contexto de ayuda Especifica el identificador de contexto de untema del archivo de Ayuda personalizado.HelpContextIdTiene un módulo asociado Para especificar o determinar si un formulariotiene un módulo de clase.HasModuleUsar tamaño de papelpredeterminadoImpresión laser rápida Para especificar si las líneas y rectángulos sereemplazan por líneas de caracteres de texto,similares a los caracteres de subrayado (_) ybarra vertical (|), al imprimir un formulario en lamayoría de las impresoras láser.FastLaserPrintingInformación Adicional Cadena de texto que almacena informaciónadicional del formulario.Tag
  38. 38. Access 2007C/ Miguel de Unamuno, 1_47008_ValladolidTel. 983249455 / 625569162_Fax 983243547alfredovela@revistaformacion.com_www.ticsyformacion.comPlaza Iturrilun nº5 bajo_20800 Zarautz_GipuzkoaTel. 943830230_Fax 943830233comercial@lombokdesign.com_www.lombokdesign.com38Propiedad Descripción Referencia VisualBasicOrigen de la paleta Ruta y nombre del archivo para especificar lapaleta de un formulario. Será de uno de estosformatos:.dib (archivo de mapa de bits (mapa de bits:imagen creada con una serie de puntospequeños, como un trozo de papel milimetradodonde se han rellenado algunos cuadradospara crear formas y líneas. Cuando sealmacenan como archivos, los mapas de bitssuelen tener la extensión .bmp.) independientedel dispositivo).pal (archivo de paleta de Windows).ico (archivo de icono de Windows).bmp (archivo de mapa de bits de Windows).wmf o .emf, u otros archivos de gráficos paralos que dispone de un filtro de gráficos.PaletteSourceTecla de vista previa Para especificar si se llama a losprocedimientos de evento del teclado en elnivel de formulario antes de llamar a losprocedimientos de evento del teclado de uncontrol.KeyPreview3.1. Secciones de un formularioEncabezado y pie de formularioPara mostrar u ocultar estas secciones utilice la herramienta Encabezado y pie de formularioque encontrará en el grupo Mostrar u ocultar de la ficha Organizar, en la vista diseño deformulario.Los controles y objetos que se introducen en esta sección aparecen en la parte superior de lapantalla cuando se visualiza el formulario (para todos los registros), en el caso del encabezado oen la parte inferior de la pantalla, en el caso del pie..Estas son las propiedades del Encabezado y del pie del formulario y se describen a continuaciónPropiedad Descripción Referencia VisualBasicNombre Indicar el nombre de la sección NameVisible Indicar si los elementos que contiene la sección son ono visiblesVisible
  39. 39. Access 2007C/ Miguel de Unamuno, 1_47008_ValladolidTel. 983249455 / 625569162_Fax 983243547alfredovela@revistaformacion.com_www.ticsyformacion.comPlaza Iturrilun nº5 bajo_20800 Zarautz_GipuzkoaTel. 943830230_Fax 943830233comercial@lombokdesign.com_www.lombokdesign.com39Propiedad Descripción Referencia VisualBasicAlto Altura de la sección HeightColor de fondo Color de fondo de la sección BackColorEfecto especial Apariencia de la sección SpecialEffectAlto automático Indicar si el alto se ajustará al alto de los elementos dela sección.AutoHeightAutoextensible Indicar si debe expandirse verticalmente la secciónpara ajustarse al texto.CanGrowAutocomprimible Indicar si la sección se comprimirá verticalmente demodo que los datos que contiene puedan imprimirse overse en una vista previa sin dejar líneas en blanco.CanShrinkMostrar cuando Determina cuando se muestra la sección DisplayWhenMantener juntos Indicar si se mantiene la sección en la misma página KeepTogetherForzar nuevapáginaPara indicar dónde se iniciará la impresión. ForceNewPageNueva fila ocolumnaDónde comienza a imprimirse la sección. NewRowOrColAl hacer clic Macro o función que se ejecuta cuando se hace clicsobre la sección.OnClickAl hacer doble clic Macro o función que se ejecuta cuando se hace dobleclic sobre la sección.OnDblClickAl bajar el mouse Macro o función que se ejecuta cuando se presiona elbotón del ratón.OnMouseDownAl subir el mouse Macro o función que se ejecuta cuando se suelta elbotón del ratón.OnMouseUpAl mover el mouse Macro o función que se ejecuta cuando se mueve elratón.OnMouseMoveAl pintar Macro o función que se ejecuta cuando se vuelve apintar la sección.OnPaintInformaciónadicionalDatos adicionales que deben guardarse con el objeto.Puede escribir una cadena de texto de 2048 caracteresmáximo.TagDetalleEn esta sección se introducen los controles que muestren información de campos, cálculos, …Para seleccionar una sección del formulario haga clic en el selector de secciones, que seencuentra en la regla vertical, o en cualquier parte de la barra de sección, que es donde apareceel nombre de la sección, o en cualquier punto del fondo de la sección.El detalle presenta las mismas propiedades descritas en la sección anterior. Tiene una propiedadmás:
  40. 40. Access 2007C/ Miguel de Unamuno, 1_47008_ValladolidTel. 983249455 / 625569162_Fax 983243547alfredovela@revistaformacion.com_www.ticsyformacion.comPlaza Iturrilun nº5 bajo_20800 Zarautz_GipuzkoaTel. 943830230_Fax 943830233comercial@lombokdesign.com_www.lombokdesign.com40Propiedad Descripción Referencia VisualBasicColor de fondo alternativo Establece el color de fondo que se debe mostraren las filas alternas de la sección especificada.AlternateBackColor3.2. Controles de un formularioLos controles son objetos que muestran datos, realizan acciones y permiten ver y trabajar coninformación que mejora la interfaz de usuario, como etiquetas e imágenes. El control más comúnes el cuadro de texto, pero también hay otros controles como etiquetas, casillas de verificación ycontroles de subformulario y subinforme.Los controles se clasifican en: dependientes, independientes y calculados.Control dependiente.Los controles cuyo origen de datos son campos de una tabla o una consulta se denominan controlesdependientes. Los controles dependientes se usan para mostrar valores procedentes de los camposde las bases de datos. Los valores pueden ser texto, fechas, números, valores Sí/No, imágenes ográficos. El panel Lista de campos es la mejor forma de crear un control dependiente.Control independienteLos controles que no tienen orígenes de datos son controles independientes. Los controlesindependientes se usan para mostrar información, líneas, rectángulos e imágenes.Control calculadoUn control cuyo origen de datos es una expresión en vez de un campo se denomina controlcalculado. Para especificar el valor que se va a usar como origen de los datos del control, se defineuna expresión. Una expresión puede ser una combinación de operadores, nombres de controles,nombres de campos, funciones que devuelven un único valor y valores constantes.3.3. Diseños de controlesSon guías que permiten alinear los controles horizontal y verticalmente para proporcionar unaspecto uniforme. Es similar a una tabla donde cada celda contiene un control. Muestra un signoigual al selector de tabla que se conoce de Word.Los diseños de controles pueden ser de dos tipos:Diseños de controles tabulares.Los controles están organizados en filas y columnas, al igual que en una hoja de cálculo, conetiquetas en la parte superior. Los diseños de controles tabulares siempre se expanden en dossecciones de un formulario; en cualquier sección que haya controles, las etiquetas estarán en lasección de arriba.
  41. 41. Access 2007C/ Miguel de Unamuno, 1_47008_ValladolidTel. 983249455 / 625569162_Fax 983243547alfredovela@revistaformacion.com_www.ticsyformacion.comPlaza Iturrilun nº5 bajo_20800 Zarautz_GipuzkoaTel. 943830230_Fax 943830233comercial@lombokdesign.com_www.lombokdesign.com41Diseños de controles apilados.Los controles se organizan verticalmente, al igual que se puede ver en un formulario en papel, conuna etiqueta a la izquierda de cada control. Los diseños apilados están siempre incluidos en unasección de formulario simple.Si desea agregar otros controles al mismo diseño, selecciónelos manteniendo pulsada la teclaMAYÚS,A continuación puede optar por uno de estos métodos:Haga clic en la herramienta Tabular o en Apilado En la ficha Organizar, en el grupoDiseño de controles.En el menú contextual de los controles seleccionados, elija Diseño  Tabular o Diseño Apilado.Para eliminar un control de un diseño de controles, seleccione el control y a continuación hagaclic en la herramienta Quitar de la ficha Organizar, en el grupo Diseño de controles. Outilice el menú contextual.3.4. Uso de la lista de campos . Agregar controlesPara tener a la vista la lista de campos de la tabla activar la herramienta ‘Agregarcampos existentes’ de la ficha Herramientas, del panel Diseño de la cintaHerramientas de formularios.La lista de campos puede mostrar dos aspectos, que se alternan pulsando en laparte inferior:Todos los campos de la base de datosMuestra la relación de Campos disponibles en esta vista, Campos disponibles en otras tablasrelacionadas y Campos en otras tablas (si existiesen). (Ver Imagen 1)Sólo campos del origen de registrosMuestra únicamente los campos disponibles para esta vista. (Ver imagen 2)
  42. 42. Access 2007C/ Miguel de Unamuno, 1_47008_ValladolidTel. 983249455 / 625569162_Fax 983243547alfredovela@revistaformacion.com_www.ticsyformacion.comPlaza Iturrilun nº5 bajo_20800 Zarautz_GipuzkoaTel. 943830230_Fax 943830233comercial@lombokdesign.com_www.lombokdesign.com42Imagen 1 Imagen 2Así si desea presentar un campo en el formulario, seleccione dicho campo en la lista y con elratón, arrastre hasta situarlo en el lugar deseado. El resultado será un control del tipo adecuadoal campo (como esté establecido en el diseño de la tabla); también incorpora una etiquetaadjunta al control.Si desea cambiar el control que ha incorporado para un campo pulse el botón derecho del ratónsobre el control y en el menú contextual seleccione Cambiar a. Si esta opción no aparece, esque no es posible cambiar el tipo de control.También es posible presentar un campo, utilizando otro tipo de control distinto: cuadrocombinado, cuadro de lista, casilla de selección... . La forma más sencilla de incorporar cualquiercontrol es activar el asistente de controles , que se encuentra en la misma cinta deHerramientas de diseño de formulario, en el panel de Diseño, grupo de Controles, dondetambién encontrará las herramientas que le permitirán elegir cualquier otro control. El modo deincluir un control será haciendo clic sobre la herramienta del control y luego un clic sobre laposición de la cuadrícula donde estará la esquina superior izquierda del control, o en lugar deeste clic, puede arrastrar, indicando con ello posición y tamaño final del control.3.5. Herramientas del cuadro controles

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