1.
Documentação de
Património Cultural
Seminário Interno EXPOMUS
Maio de 2016
_______________________________________
Alexandre Matos
Sistemas do Futuro

2.
Documentar é o processo através do qual registamos um conjunto de
informações de caracter histórico, contextual, administrativo, etc. sobre os
objetos que compõem as coleções dos museus.O principal objetivo da
documentação é potenciar a reflexão e a contínua construção de
conhecimento sobre as coleções e facilitar a interação com o Público.

3.
Alguns factos...
(sem querer assustar ninguém)

4.
Digitalização - EU
• 11% de coleções digitalizadas
nos arquivos, museus,
bibliotecas, emissoras (TV e
Rádio) e outras instituições;
• 58% aguardam digitalização
• 31% não têm a necessidade
de ser digitalizadas
(duplicados)
• 25% das coleções já estão
digitalizadas
• 3% das coleções não
necessitam de digitalização
(ou não podem ser
digitalizadas)
• 72% das coleções aguardam
digitalização
The Cost of Digitising Europe’s Cultural Heritage (Nick Poole, 2010)
Disponível em: http://ec.europa.eu/information_society/activities/digital_libraries/doc/refgroup/annexes/digiti_report.pdf

5.
no entanto...
• 83% das instituições estão no
processo;
• 34% têm uma estratégia para a
digitalização;
• 31% têm política de utilização do
resultado da digitalização;
• 87% dos fundos utilizados nos
processos são internos;
• 3.3% do pessoal afeto a esta
tarefa específica.
Dados recolhidos do projeto ENUMERATE – www.enumerate.eu.

6.
Digitalização - PT
Matriznet Bens Culturais Igreja Ministério da Educação
89.530 Registos 21.075 registos 35.741 Registos
http://www.matriznet.imc-ip.pt http://bensculturais.inwebonline.net http://edumuseu.sg.min-edu.pt
34 Museus/Palácios 6 Dioceses 144 Escolas
Dados obtidos através da consulta aos respetivos repositórios em Julho de 2013. Referem-se apenas a registos de inventário de bens culturais

7.
Museu da Ciência
Total de Objectos
(Estimativa)
Objectos em BD Objectos Online
233.000 23.588 20.058
http://museudaciencia.inwebonline.net
10% das colecções digitalizadas
Dados obtidos através da consulta ao Museu Digital do Museu da Ciência (09-2012). Referem-se apenas a registos de objectos e espécimes
A estimativa é da responsabilidade de Pedro Casaleiro e exclui a colecção do Herbário e as colecções de Medicina e Farmácia.

8.
Museu da Ciência
• 333 eventos documentados
• 1.329 entidades documentadas
• 8.190 referências documentais
• 9.618 ficheiros multimédia
• 537.891 registos de informação
específica
• 127.317 registos de relações entre
tarefas

9.
no entanto...
• Não conhecemos uma
estratégia nacional para este
sector;
• O esforço é assumido por
cada instituição;
• Não há gestão integrada de
recursos;
• Financiamento público;
• Futuro?

10.
Custo estimado - EU
Estimativa mais baixa Estimativa mais alta Estimativa média
13.75 Biliões € 63.7 Biliões € 38.73 Biliões €

11.
Desafios

12.
Gestão DivulgaçãoInvestigação ...

13.
Conservação
Inventário Conservação Gestão ...

14.
Gestão
Inventário
Conservação
Divulgação
Investigação
...
Coleções e Públicos

15.
Desenvolvimento Documentação Acessibilidade Conservação
Política de gestão de coleções
Missão do Museu
NORMALIZAÇÂO
Documentar
Plano e estratégia de documentação
Fonte: BSI PAS197 - Code of practice for cultural collections management

16.
Política de gestão
• Sustentada pela Missão do Museu;
• Parte de um diagnóstico da coleção
do museu;
• Deve abordar as questões relativas a:
– Desenvolvimento;
– Documentação;
– Acessibilidade;
– Conservação;
• Deve ser um único documento;
• Deve ser um documento público.

17.
Estratégia
• Define as prioridades do Museu
em relação à documentação das
coleções;
• Sustentada pela políticas de
gestão;
• Contém os objetivos a alcançar
no processo;
• Estabelece os critérios a observar
para cumprir o definido na
política de gestão da coleção.

18.
Planeamento
• Define as ferramentas;
• Define os recursos
humanos;
• Define prazos;
• Atribui responsabilidades;
• Define a forma e
momentos de avaliação.

19.
The role of Standards is
not to standardise, but
to enable!
Nick Poole, CollectionsTrust CEO

20.
Estrutura de
dados
Procedimentos
NormasTécnicas (Genéricas)
NormasTécnicas (Específicas)
Terminologia

21.
Procedimentos

22.
• Pré-entrada
• Entrada
• Empréstimos (Entrada e saída)
• Incorporação
• Controlo de inventário
• Controlo de localização e movimentos
• Transporte
• Catalogação
• Estado e verificação técnica
• Conservação e cuidado de colecções
• Gestão de riscos
• Seguro e indemnizações
• Controlo de Avaliações
• Auditoria
• Gestão de direitos
• Utilização das colecções
• Saída de objectos
• Perda e danos
• Desincorporação e abate
• Documentação retrospetiva
21 procedimentos – 8 primários que são utilizados no sistema de acreditação de museus no Reino Unido

23.
Estrutura de dados

24.
Dimensões
“Object Measurement information supports Security,
Accountability, and Access in that it may be the only way
of establishing whether or not an object is really that
which is described in the documentation. It can be of
particular research importance for natural science
collections. Measurements can also indicate how easy it
is to access and move an object.”

25.
Dimensões
• Dimension
– Tipo de Medida
• Measurement
– Valor
• Measurement unit
– Unidade de Medida
• Measurement part
– Parte medida

26.
Terminologia

27.
Terminologia
• O controlo da terminologia
é essencial para
documentar as coleções;
• A precisão da informação
potencia a criação do
conhecimento;
• A terminologia é essencial
para a pesquisa da
informação.

28.
OAI-PHM
ISO 5964:1985
EAD
ISAD(G)
ISAD (CPF)
MARC
FRBR
museumdat
MODS
ISO 2788:1986
MIDAS
VRA
Dublin Core
NISO Z3919:2005
CDWA
JPG
XML
DOC SIG
CIDOC - CRM
Darwin Core
SPECTRUM
AAT
EDM
LIDOTIFF
XLS
Z39.50

29.
Museus
Arquivos
Bibliotecas
ISO 21127:2006

30.
Normalização
Ou para outros fins já existentes ou a ser criados para os quais a informação
resultante dos processos de documentação é crucial...

31.
Vantagens
• Gestão e utilização da informação
mais eficiente;
• Informação relacionada e tratada
(“curated”);
• Construção do conhecimento
facilitada:
– Investigação
– Educação
– Etc.;
• Colaboração e partilha de
informação e serviços.

32.
Problemas
• Investimento no sector;
• Não há pessoal dedicado a esta
tarefa de forma exclusiva nos
museus;
• Formação centrada nos
instrumentos e não nos processos ou
conceitos;
• Desconhecimento das normas
existentes;
• Continuidade das equipas/projetos
no médio e longo prazo;

33.
Avaliação
• Melhorar os processos utilizados;
• Permitir e consolidar cultura de
responsabilização;
• Criar ferramentas que permitam a
captação de fundos específicos para
esta área;
• Investir nos pontos mais fracos e
consolidar os mais fortes;
• Suporte do desenvolvimento e
planeamento estratégico a longo
prazo da documentação.

34.
Documentation, the management of
information about collections, is the key to
unlocking the potential of our museums. It is
more than simply a means of managing an
object in a collection. It is a way of turning that
object into a working artifact, a vital part of the
creative process which transforms
recognition into inspiration for our users.
Mike Houlihan (AntigoChairman da MDA)

35.
alexandre@sistemasfuturo.pt