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  1. 1. República de Colombia Departamento de Cundinamarca Municipio La Palma Alcaldía Municipal NIT. 899.999.369-1 DECRETO N° _______ (________________) Página 1 de 76 “POR MEDIO DEL CUAL SE EXPIDE EL REGLAMENTO GENERAL DE ARCHIVOS DEL MUNICIPIO DE LA PALMA CUNDINAMARCA” INTRODUCCIÓNEl Reglamento General de Archivos, se establece instituido en la Ley 594 de 2000 (Ley General deArchivos) y el Decreto N° 4124 de 2004 (Sistema Nacional de Archivos), de igual modo constituidoen los estatutos y ordenanzas emanadas por el Estado y respondiendo a las necesidades de laciudadanía, entidades públicas y privadas del país.El objetivo de este reglamento es facilitar a la Administración Municipal y ciudadanía en general, elacceso y consulta de los archivos. En el ámbito público, es deber de las entidades públicascomprometerse con la organización archivista del municipio, así mismo la investigación yaplicabilidad de la normatividad de tareas archivísticas, teniendo la posibilidad de un mismoconcebir y percibir de los procedimientos de la administración de documentos, la cual se vereflejada en el Programa de Gestión Documental (PGD).El Archivo General del Municipio esta obligado a implementar proposiciones relacionadas con lalegislación emanada por el Estado, que promulga dentro de un Programa de Gestión Documental(PGD), que establece parámetros que permitan fijar lineamientos específicos en el manejo de losarchivos en los entes territoriales, de esta manera se diagnosticó, preparó y proyectó estedocumento que regirá como estatuto universal del Archivo General del Municipio de La PalmaCundinamarca.Quizas lo más importante, es buscar que los ciudadanos, conozcan los servicios archivisticos delArchivo General, es decir, dar a conocer que existe una área facultada y legalizada, regida porprincipios legales para salvaguardar el patrimonio cultural e historíco del Municipio, y que es deberde sus funcionarios cautivar la atención y generar la misma, en desarrollo de los procesos yprocedimientos adelantados. “Volver a Creer paa Crecer” Edificio Municipal Carrera 4ª No. 4-45 Parque Principal Piso 2 Telefax: (091) 8505 348 Web: www.lapalma-cundinamarca.gov.co Email: alcaldia@lapalma-cundinamarca.gov.co contactenos@lapalma-cundinamarca.gov.co
  2. 2. República de Colombia Departamento de Cundinamarca Municipio La Palma Alcaldía Municipal NIT. 899.999.369-1 OBJETIVOSOBJETIVO GENERAL  Promover, implementar y aplicar los parámetros de la Ley General del Archivos (Ley 594 de 2000), acuerdos y decretos relacionados con procesos archivísticos en el municipio de La Palma Cundinamarca.OBJETIVOS ESPECIFICOS  Generar parámetros y lineamientos en busca de controlar los procesos archivísticos del Municipio.  Crear, implementar, promover las Unidades de Correspondencia, dando alcance al Programa de Gestión Documental (PGD).  Promover y salvaguardar el patrimonio historico y cultural del Municipio. “Volver a Creer paa Crecer” Edificio Municipal Carrera 4ª No. 4-45 Parque Principal Piso 2 Telefax: (091) 8505 348 Web: www.lapalma-cundinamarca.gov.co Email: alcaldia@lapalma-cundinamarca.gov.co contactenos@lapalma-cundinamarca.gov.co
  3. 3. República de Colombia Departamento de Cundinamarca Municipio La Palma Alcaldía Municipal NIT. 899.999.369-1 ANTECEDENTESFundamentado en la Ley y con asesoría de entidades territoriales, igualmente una vez realizado unanálisis del estudio del déficit del municipio frente al Programa de Gestión Documental (PGD) y laOrganización de Archivos; podemos estimar la importancia de salvaguardar documentos públicosteniendo en cuenta la prioridad establecida por la Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos), através de organismos de control que determinan la obligatoriedad, conformación y aplicabilidad delArchivo General del Municipio.Es contraproducente, el estado en el que fue entregado el Archivo General, pero no se puedeestimar la falta de profesionalismo y el sentido de pertenencia de parte de anterioresadministraciones; de igual manera, no se logró identificar documentación al respecto deelaboración, aprobación, conceptos técnicos de las Tablas de Retención Documental, Tablas deValoración Documental o la conformación de los orgános asesores. Se determino mediantecomunicación de la Dirección de Atención al Ciudadano y Gestión Documental de la Gobernación deCundinamarca, dando inicio a los trámites en la elaboración y aprobación de las Tablas deRetención Documental, sin embargo, se tiene conocimiento, que existen conceptos técnicos de lasTRD. En términos generales, el Archivo General desde su creación ha carecido de proyecciónpresupuestal por parte de sus administradores, de igual manera la Nación y el Departamento, nohan generado mayor intéres por los Archivos Centrales de los municipios.Hasta el momento ninguna de las Administraciones se ha motivado en preservar el patrimoniocultural, se tiene conocimiento de procesos de eliminación no autorizados, de los cuales ni elConsejo Municipal de Archivos ni el Comité Evaluador de Archivos, tuvieron conocimientos, ya queno habian sido creados, así mismo el Archivo General de la Nación, no autorizó dichos procesos deeliminación. El Archivo General del Municipio, se creo el 25 de enero de 2003 mediante el AcuerdoMunicipal N° 006, sólo hasta el trece (13) de Diciembre de Dos Mil Nueve (2009), se creó elConsejo Municipal de Archivos, que precisa la creación y funciones basados en la Ley General deArchivos (Ley 594 de 2000) y el Decreto Nacional N° 4124 de 2004 Servicio Nacional de Archivos.La Escuela de Capacitación de la Contraloría de Cundinamarca, asistió como coagente en elPrograma de Gestión Documental, brindando las herramientas necesarias para difundir laimportancia en la implementación, adecuación y fortalecimiento a las entidades territoriales, deigual manera dicho acompañamiento, es una fase básica en la elaboración de los procesos yprocedimientos en prevención de salvaguardar los archivos. Cabe agregar, que el presentedocumento se basa en información análizada en documentación proveniente en su mayoría delArchivo General de la Nación. “Volver a Creer paa Crecer” Edificio Municipal Carrera 4ª No. 4-45 Parque Principal Piso 2 Telefax: (091) 8505 348 Web: www.lapalma-cundinamarca.gov.co Email: alcaldia@lapalma-cundinamarca.gov.co contactenos@lapalma-cundinamarca.gov.co
  4. 4. República de Colombia Departamento de Cundinamarca Municipio La Palma Alcaldía Municipal NIT. 899.999.369-1 ORGANIZACIÓN DEL DOCUMENTOEl presente Reglamento se encuentra organizado de la siguiente manera:Se divide en capítulos y éstos a su vez en artículos. El presente documento, profundiza en lasdisposiciones generales emitidas por el estado y reflejadas en el Archivo General de la Nación y ensu orden territorial.Asimismo, se especifican las fases de formación de los archivos y categorización de los oficiales,precisando que éstos dependerán de las entidades en cuya estructura se encuentran ubicados y esobligación de aquellas la aplicación y cumplimiento del Reglamento, a través de una coordinación anivel directivo o al más alto nivel ejecutivo, sin perjuicio de las funciones asignadas por la Ley alArchivo General de la Nación.Se establece que el campo de aplicación de este reglamento, que abarca todas las institucionesarchivísticas oficiales de los órdenes nacional, departamental, municipal, distrital, los territoriosindígenas, las entidades territoriales que se creen por ley, las divisiones administrativas y losarchivos históricos especiales.Es de esta manera que el presente Reglamento esta divido en capítulos y sus respectivos artículosde la posterior forma:Capítulo I: PRINCIPIOS GENERALES.Capítulo II: ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS.Capítulo III: ORGANIZACIÓN, FUNCIONAMIENTO Y SERVICIOS ARCHIVISTICOS.Capítulo IV: CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS.Capítulo V: ACCESO Y CONSULTA DE ARCHIVOS.Capítulo VI: REPROGRAFIA DE LOS DOCUMENTOS.Capítulo VII: GLOSARIO.Capítulo VIII: DISPOSICIONES VARIAS. “Volver a Creer paa Crecer” Edificio Municipal Carrera 4ª No. 4-45 Parque Principal Piso 2 Telefax: (091) 8505 348 Web: www.lapalma-cundinamarca.gov.co Email: alcaldia@lapalma-cundinamarca.gov.co contactenos@lapalma-cundinamarca.gov.co
  5. 5. República de Colombia Departamento de Cundinamarca Municipio La Palma Alcaldía Municipal NIT. 899.999.369-1 CONSULTAPara la Consulta se recomienda leer la presentación y el contenido. En caso de duda sobrecualquier concepto de tipo archivístico, se sugiere remitirse al Glosario. Para la preparación delglosario se seleccionaron los términos del texto central del Reglamento y se relacionaron en ordenalfabético.El Archivo General del Municipio, dispondrá de copias del presente reglamento, las cuales reposaranen cada dependencia, entidades territoriales y descentralizadas en el municipio de La PalmaCundinamarca, previa verificación de las mismas. Es decir, que cada una de las mencionadasadoptará los parámetros establecidos por el Estado; llevando a cabo el Programa de GestiónDocumental, implementada por el Archivo General del Municipio. “Volver a Creer paa Crecer” Edificio Municipal Carrera 4ª No. 4-45 Parque Principal Piso 2 Telefax: (091) 8505 348 Web: www.lapalma-cundinamarca.gov.co Email: alcaldia@lapalma-cundinamarca.gov.co contactenos@lapalma-cundinamarca.gov.co
  6. 6. República de Colombia Departamento de Cundinamarca Municipio La Palma Alcaldía Municipal NIT. 899.999.369-1 DECRETO N° _______ (________________) “POR MEDIO DEL CUAL SE EXPIDE EL REGLAMENTO GENERAL DE ARCHIVOS DEL MUNICIPIO DE LA PALMA CUNDINAMARCA”El Alcalde Municipal en uso de sus facultades legales, en especial las que le confiere el numeral 11ºdel artículo 189º de la Constitución Política, el artículo 3º de la Ley 80 de 1989 el numeral 11º delartículo 189º de la Constitución Política, el artículo 3º de la Ley 80 de 1989 y el artículo 5º y elTítulo IX de la Ley 594 de 2000, y el Acuerdo N° 024 de 2008 y demás normas que refieren lamateria y… CONSIDERANDO  Que el Acuerdo Municipal No. 006 de febrero veinticinco (25) de Dos Mil Tres (2003), mediante el cual se creó el Archivo General en el Municipio de La Palma Cundinamarca.  Que mediante el Acuerdo Municipal N° 024 de diciembre trece (13) de Dos Mil Ocho (2008), se creó el Consejo Municipal de Archivos del Municipio de La Palma Cundinamarca, y en su artículo 2º precisa la expedición del Reglamento.  Que el artículo segundo de la Ley 80 de 1989, señala las funciones del Archivo General de la Nación y en su literal b) preceptúa: “fijar políticas y expedir reglamentos necesarios para organizar la conservación y el uso adecuado del patrimonio documental de la Nación, de conformidad con los planes y programas que sobre la materia adopte la Junta Directiva ”.  Que el numeral d) del citado artículo estipula que es función del ARCHIVO GENERAL DE LA NACION: “Formular, orientar, coordinar y controlar la política nacional de archivos...”.  Que el artículo 3º del Decreto 1777 de 1990, señala los objetivos del ARCHIVO GENERAL DE LA NACION y en su numeral a) manifiesta: “Velar por la conservación, incremento y difusión del patrimonio documental de la Nación mediante la planeación y la formulación de la política archivística a nivel Nacional...”.  Que el artículo cuarto del Decreto Ibídem, precisa las funciones del ARCHIVO GENERAL DE LA NACION y en su numeral h) indica: “Regular y racionalizar la producción, gestión y administración de los archivos de la Administración Pública”.  Que el artículo 8º del Decreto 1777 de 1990, establece las funciones de la Junta Directiva, y en su numeral a) dispone: “Adoptar y evaluar periódicamente la política archivística a “Volver a Creer paa Crecer” Edificio Municipal Carrera 4ª No. 4-45 Parque Principal Piso 2 Telefax: (091) 8505 348 Web: www.lapalma-cundinamarca.gov.co Email: alcaldia@lapalma-cundinamarca.gov.co contactenos@lapalma-cundinamarca.gov.co
  7. 7. República de Colombia Departamento de Cundinamarca Municipio La Palma Alcaldía Municipal NIT. 899.999.369-1 nivel nacional, y que en su literal c) taxativamente manifiesta: Expedir normas y reglamentos generales sobre organización de los archivos, administración y gestión de documentos, descripción, investigación, consulta, reprografía, certificación, transferencias, retención, selección y conservación de documentos y en general sobre aquellos aspectos que exija la racionalización y normalización del trabajo archivístico a nivel nacional”.  Que en desarrollo de lo dispuesto en la Ley 80 de 1989 y en el Decreto 1777 de 1990 se plantea la elaboración e implementación de un documento que riga los principios archivisticos en el municipio de La Palma Cundinamarca.  Que por lo anteriormente expuesto, el Alcalde Municipal… DECRETA CAPITULO I PRINCIPIOS GENERALESEn el evento y en conformidad al actuar bajo las leyes de nuestro país, estás se utilizaron para eldesarrollo del presente Reglamento, en las mismas se incluyen Acuerdos, Decretos, Resoluciones yleyes del ámbito nacional, departamental y municipal referentes a lo concerniente a los procesosarchivisticos.ARTÍCULO 1º. Expedir el Reglamento General de Archivos, como norma reguladora del quehacerarchivístico de la Administración Municipal.ARTÍCULO 2º. Objeto. El presente Reglamento tiene por objeto suministrar, implementar yaplicar las pautas y principios que regulan la función archivística en el Municipio de La PalmaCundinamarca.ARTÍCULO 3º. Conceptos fundamentales. Para efectos de este Reglamento y con miras aobtener unidad en la definición de critérios y alcances de los términos más generales empleados enmateria de archivos, se adopta el glosario como parte integral del mismo. ( Ver Glosario).ARTÍCULO 4º. Importancia de los archivos. Los archivos son importantes para laAdministración Municipal, en esencia la Cultura, Historia y patrimonio, ya que los documentos quelos conforman son imprescindibles para la toma de decisiones basadas en antecedentes. Pasada suvigencia, estos documentos hacen parte potencial del patrimonio cultural y de la identidadmunicipal.ARTÍCULO 5º. Institucionalidad e instrumentalidad. Los documentos institucionalizan lasdecisiones administrativas y los archivos constituyen una herramienta indispensable para la gestión “Volver a Creer paa Crecer” Edificio Municipal Carrera 4ª No. 4-45 Parque Principal Piso 2 Telefax: (091) 8505 348 Web: www.lapalma-cundinamarca.gov.co Email: alcaldia@lapalma-cundinamarca.gov.co contactenos@lapalma-cundinamarca.gov.co
  8. 8. República de Colombia Departamento de Cundinamarca Municipio La Palma Alcaldía Municipal NIT. 899.999.369-1administrativa, económica, política y cultural del Estado y la administración de justicia; sontestimonio de los hechos y de las obras; documentan las personas, los derechos y las instituciones.Como centros de información institucional contribuyen a la eficacia, eficiencia y secuencia de lasentidades y agencias del Estado en servicio al ciudadano.ARTÍCULO 6º. Fases de formación del archivo. Teniendo en cuenta el ciclo vital de losdocumentos, los archivos se forman a través de las siguientes fases: a) Archivos de gestión o de las oficinas productoras de documentos , en los que se reúne la documentación en trámite en busca de solución a los asuntos iniciados, sometida a continua utilización y consulta administrativa por las mismas oficinas u otras que la soliciten. b) Archivos centrales o intermedios, en los que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, una vez finalizado su trámite, que siguen siendo urgentes y objeto de consulta por las propias oficinas y los particulares en general. c) Archivos permanentes o históricos, a los que se transfiere desde el archivo intermedio la documentación que, por decisión del respectivo Comité de Archivo, debe conservarse permanentemente, dado el valor que cobra para la investigación, la ciencia y la cultura.ARTÍCULO 7º. Categorización de archivos oficiales. Los archivos de carácter oficial, deacuerdo con la documentación que conservan, se tipifican en las siguientes categorías: a) Archivo General de la Nación. Está integrado por los fondos documentales procedentes de entidades oficiales del sector central y aquellos que por su especial valor reciban en custodia. b) Archivos del Orden Nacional. Están integrados por los fondos documentales procedentes de organismos del orden nacional y aquellos que reciban en custodia. c) Archivos del Orden Departamental. Están integrados por fondos documentales procedentes de los organismos del orden departamental y aquellos que reciban en custodia. d) Archivos del Orden Municipal. Están integrados por fondos documentales producidos por los organismos del orden municipal y aquellos que reciban en custodia. e) Archivos del Orden Distrital. Están integrados por fondos documentales de los organismos de la Administración Distrital y aquellos que reciban en custodia.ARTÍCULO 8º. Campo de aplicación. El presente reglamento se aplicará en todos los archivosoficiales del orden municipal, incluyendo entidades territoriales y descentralizadas, sí existen dentrode la jurisdicción del Municipio. “Volver a Creer paa Crecer” Edificio Municipal Carrera 4ª No. 4-45 Parque Principal Piso 2 Telefax: (091) 8505 348 Web: www.lapalma-cundinamarca.gov.co Email: alcaldia@lapalma-cundinamarca.gov.co contactenos@lapalma-cundinamarca.gov.co
  9. 9. República de Colombia Departamento de Cundinamarca Municipio La Palma Alcaldía Municipal NIT. 899.999.369-1ARTÍCULO 9º. Subordinación y dependencia. Los archivos del sector público, para todos losefectos, dependeran del Archivo General del Municipio, de acuerdo a la estructura orgánica, la cuales la responsable del desarrollo institucional de sus archivos, de la aplicación y cumplimiento delreglamento, a través de la coordinación con la dependencia de la cual haga parte, sin perjuicio delas funciones, procesos y procedimientos asignados.ARTÍCULO 10º. Dirección y coordinación de la función archivística. El Archivo General dela Nación es la entidad del Estado encargada de orientar y coordinar la función archivística paracoadyuvar a la eficacia de la gestión del Estado y salvaguardar el patrimonio documental comoparte integral de la riqueza cultural de la Nación, cuya protección es obligación del Estado, según lodispone el Título I de los Principios Fundamentales de la Constitución Política de Colombia.ARTÍCULO 11º. Administración y acceso. Es obligación del Estado, la administración de losarchivos públicos y un derecho de los ciudadanos, el acceso a los mismo; salvo las excepciones queestablezca la Ley, de acuerdo al artículo 13º, 15º y 74º de la Constitución Política de Colombia.ARTÍCULO 12º. Racionalidad. Los archivos actúan como elementos fundamentales de laracionalidad de la administración pública y como agentes dinamizadores de la acción estatal. Asímismo, constituyen el referente natural de los procesos informativos de aquélla.ARTÍCULO 13º. Modernización y Adecuación. La Administración Municipal adoptará elfortalecimiento de la infraestructura y la organización de sus sistemas de información ya seanmanuales, mecánicos o automátizados, estableciendo programas eficientes y actualizados deadministración de documentos y archivos.Así mismo, entenderá y proyectará la reserva presupuestal de acuerdo a sus necesidadesapropiando los recursos imperiosos para su modernización, sostenimiento y adecuación del ArchivoGeneral del Municipio.ARTÍCULO 14º. Manejo y aprovechamiento de los archivos. El manejo y aprovechamientode los recursos informativos de archivo responden a la naturaleza de la administración pública y alos fines del Estado y de la sociedad, siendo contraria cualquier otra práctica sustitutiva.ARTÍCULO 15º. Interpretación. Las disposiciones de la Ley 594 de 2000 (Ley General deArchivos) y sus decretos reglamentarios se interpretarán de conformidad con la Constitución Políticade Colombia y los tratados o convenios del orden nacional, departamental y municipal, que sobre lamateria celebre el Municipio. “Volver a Creer paa Crecer” Edificio Municipal Carrera 4ª No. 4-45 Parque Principal Piso 2 Telefax: (091) 8505 348 Web: www.lapalma-cundinamarca.gov.co Email: alcaldia@lapalma-cundinamarca.gov.co contactenos@lapalma-cundinamarca.gov.co
  10. 10. República de Colombia Departamento de Cundinamarca Municipio La Palma Alcaldía Municipal NIT. 899.999.369-1ARTÍCULO 16º. Función de los archivos. Los archivos están declarados patrimonio cultural ehistorico, cumplen una función probatoria, garantizadora y perpetuadora en un Estado de Derecho.ARTÍCULO 17º. Creación del Archivo General del Municipio. Basados en la ConstituciónNacional, la Ley 4 de 1913, la Ley 200 de 1995, la Ley 190 del mismo año y las disposiciones delDecreto Nacional N° 4124 de 2004 (Sistema Nacional de Archivos) es obligación de los municipiosestablecer el Archivo General del Municipio, para que sirva de fuente de información para laadministración municipal y facilite la participación ciudadana en los asuntos públicos, mediante laconsulta de los documentos que lo integran de una parte y de otra, para conservar el patrimoniodocumental como parte esencial del usufructo cultural del País.PARÁGRAFO: La Administración Municipal, mediante Acuerdo Municipal N° 006 de febreroveinticinco (25) de Dos Mil Tres (2003), creó el Archivo General en el Municipio. De igual forma, laAdministración tomará parte en la creación y las medidas pertinentes, junto con el ConsejoMunicipal de Archivos para la creación o consolidación y organización del Archivo, siguiendo loslineamientos y sugerencias del Archivo General de la Nación.ARTÍCULO 18º. Funciones del Archivo General del Municipio. Las funciones del ArchivoGeneral del Municipio serán las fijadas por la Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos).ARTÍCULO 19º. Responsabilidad especial. Los documentos de los archivos de gestión eintermedios son potencialmente parte integral del patrimonio documental de la Nación, lo quegenera la obligación de los funcionarios responsables de su manejo, de recibir y entregar losdocumentos debidamente inventariados y clasificados de acuerdo a los lineamientos planteados porel Consejo Municipal de Archivos.ARTÍCULO 20º. Responsabilidad general de los funcionarios de Archivo General delMunicipio. Los funcionarios del Archivo General trabajarán sujetos a los más rigurosos principiosde la ética profesional, a las leyes y disposiciones que regulan su labor y actuarán siempre guiadospor los valores de una sociedad democrática, que les confía la misión de organizar, conservar yservir la documentación que hace o hará parte del patrimonio documental del Municipio.ARTÍCULO 21º. Obligaciones de los funcionarios de archivo. Los funcionarios tienen laobligación de velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información de losdocumentos de archivo y son responsables de su organización y conservación, así como de laprestación de los servicios archivísticos.ARTÍCULO 22º. Selección del personal de archivo. El personal de archivo deberá cumplir losrequisitos exigidos de acuerdo con la naturaleza del cargo, funciones, procesos y procedimientos “Volver a Creer paa Crecer” Edificio Municipal Carrera 4ª No. 4-45 Parque Principal Piso 2 Telefax: (091) 8505 348 Web: www.lapalma-cundinamarca.gov.co Email: alcaldia@lapalma-cundinamarca.gov.co contactenos@lapalma-cundinamarca.gov.co
  11. 11. República de Colombia Departamento de Cundinamarca Municipio La Palma Alcaldía Municipal NIT. 899.999.369-1propios del trabajo en los archivos y las dispuestas en el orden Municipal, así como lo ordenado porla Ley 909 de 2004.PARÁGRAFO: Funciones del Personal de Archivo. Como dependencia adscrita a la Secretariade Gobierno Municipal, dentro de la Organígrama, mediante el Acuerdo Municipal N° 006 de 2003se establecieron la funciones del Archivo General, desde su creación, de tal manera se establecenlas siguientes de acuerdo a las necesidades de la Administración Municipal: a) Organizar el Archivo General del Municipio, de acuerdo con la legislación y las normas que al respecto ha dictado el Gobierno Nacional y el Archivo General de la Nación. b) Seleccionar, Clasificar, y ubicar los fondos documentales de acuerdo a la categorización y clasificación de los Archivos que se establece en la Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos) y las disposiciones generales emitidas por el Estado. c) Coordinar las reuniones del Consejo Municipal de Archivo y Comité Evaluador de Documentos y ejercer como Secretario de los mismos. d) Realizar y actualizar las Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental. e) Realizar las Transferencias anuales de las series documentales de cada una de las dependencias de acuerdo al Programa de Gestión Documental. f) Facilitar el acceso de los funcionarios de la Administración Municipal y comunidad en general al Archivo General del Municipio. g) Realizar, diligenciar y tramitar el préstamo de los documentos que reposan en el Archivo General del Municipio teniendo en cuenta lo establecido en el Reglamento General emitido por él mismo. h) Participar en el diseño, adaptación de métodos y procedimientos para la modernización del trabajo archivístico y la preparación ágil de los correspondientes servicios. i) Asistir y participar de las capacitaciones que se adelanten en relación a las labores archivísticas. j) Planear y dirigir, de acuerdo con la normatividad vigente, las labores de organización, manejo y conservación de los archivos. k) Controlar la recepción, radicación, distribución y envío de correspondencia que genere la actividad administrativa del municipio y ejercer vigilancia para que estas funciones se cumplan con la debida reserva, oportunidad y orden consecutivo. l) Atender la prestación de servicios archivísticos y velar por la integridad, autenticidad, veracidad, fidelidad y reserva de la información contenida en los documentos de archivo en los casos señalados por la Ley, y por la adecuada utilización de los mismos. m) Adelantar estudios sobre temas relacionados con el área de su especialidad y preparar material didáctico para su difusión y publicación. n) Asistir y participar de las capacitaciones que se adelanten en relación a las labores archivísticas. “Volver a Creer paa Crecer” Edificio Municipal Carrera 4ª No. 4-45 Parque Principal Piso 2 Telefax: (091) 8505 348 Web: www.lapalma-cundinamarca.gov.co Email: alcaldia@lapalma-cundinamarca.gov.co contactenos@lapalma-cundinamarca.gov.co
  12. 12. República de Colombia Departamento de Cundinamarca Municipio La Palma Alcaldía Municipal NIT. 899.999.369-1 o) Formular propuestas y colaborar en el desarrollo de programas de capacitación archivística dirigidas a los funcionarios de la Administración Municipal y a la comunidad en general. p) Elaborar, aprobar e implementar las Tablas de Retención Documental en la Administración Central, colaborando en la elaboración de las mismas en la Personería y Concejo Municipal. q) Presentar semestralmente informe de gestión a las entidades del Orden Municipal, Departamental, Nacional y organismos de control, de acuerdo a las políticas establecidas por el Estado. r) Administrar y dirigir la Ventanilla Única, en desarrollo del Programa de Gestión Documental. s) Las que El Archivo General la Nación, El Consejo Municipal de Archivos y El Alcalde Municipal, le asignen y estén conferidas dentro de los parámetros establecidos para el empleo.ARTÍCULO 23º. Capacitación para los funcionarios de archivo. El Municipio tiene laobligación de capacitar y actualizar a los funcionarios de archivo. Deberán facilitar su participaciónen los eventos programados por el Archivo General de la Nación y otras instituciones que propiciendichas actividades, con el fin de que puedan realizar un trabajo óptimo a nivel archivístico.ARTÍCULO 24º. Capacitación para los funcionarios de la Administración Municipal. Através del Programa de Gestión Documental, se creará y aplicará un Programa de Capacitación enlos siguientes temas:  Gestión Documental.  Organización de Archivos de Gestión.  Unidades de Correspondencia.  Producción de Documentos.  Tablas de Retención Documental.Los cuales generarán compromiso y disposición en el desarrollo de las labores archivísticas en elMunicipio de La Palma Cundinamarca. CAPITULO II ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOSARTÍCULO 25º. Obligatoriedad de la conformación de los archivos públicos. El Estadoestá obligado a la creación, organización, preservación y control de los archivos, teniendo encuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y lanormatividad archivística. “Volver a Creer paa Crecer” Edificio Municipal Carrera 4ª No. 4-45 Parque Principal Piso 2 Telefax: (091) 8505 348 Web: www.lapalma-cundinamarca.gov.co Email: alcaldia@lapalma-cundinamarca.gov.co contactenos@lapalma-cundinamarca.gov.co
  13. 13. República de Colombia Departamento de Cundinamarca Municipio La Palma Alcaldía Municipal NIT. 899.999.369-1ARTÍCULO 26º. Responsabilidad. El Municipio será responsable de la gestión de documentos yde la administración de sus archivos.ARTÍCULO 27º. Instalaciones para los Archivos. El Municipio deberá garantizar los espacios ylas instalaciones necesarias para el correcto funcionamiento de sus archivos. En los casos deconstrucción de edificios públicos, adecuación de espacios, adquisición o arriendo, deberán tenerseen cuenta las especificaciones técnicas existentes sobre áreas de archivos.ARTÍCULO 28º. Propiedad, manejo y aprovechamiento de los archivos públicos. Ladocumentación del Municipio es producto y propiedad del Estado y éste ejercerá el pleno control desus recursos informativos. Los archivos públicos, por ser un bien de uso público, no sonsusceptibles de enajenación.PARÁGRAFO PRIMERO: El Municipio podrá contratar con personas naturales o jurídicas losservicios de custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo. Sepodrá concertar la administración de archivos históricos con instituciones de reconocida solvenciaacadémica e idoneidad.PARÁGRAFO SEGUNDO: El Archivo General del Municipio, establecerá los requisitos ycondiciones que deberán cumplir las personas naturales o jurídicas que presten servicios dedepósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo oadministración de archivos históricos.ARTÍCULO 29º. Responsabilidad especial y obligaciones de los servidores públicos. Losservidores públicos, al desvincularse de las funciones titulares, entregarán los documentos yarchivos a su cargo debidamente inventariados, conforme a las normas y procedimientos queestablezca el Archivo General del Municipio, sin que ello implique exoneración de la responsabilidada que haya lugar en caso de irregularidades, una vez terminada la vigencia se presentará el informecorrespondiente al empalme, fundamentandose en los formatos establecidos por la ContraloríaGeneral de la República (Ley 951 de 2005).ARTÍCULO 30º. Obligaciones de los funcionarios a cuyo cargo estén los archivos. LosSecretarios Generales o los funcionarios administrativos de igual o superior jerarquía,pertenecientes a la Administración Municipal, a cuyo cargo estén los archivos públicos, tendrán laobligación de velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información de losdocumentos de archivo y serán responsables de su organización y conservación, así como de laprestación de los servicios archivísticos.ARTÍCULO 31º. Responsabilidad general de los funcionarios del archivo general delMunicipio. Los funcionarios de Archivo General del Municipio trabajarán sujetos a los más “Volver a Creer paa Crecer” Edificio Municipal Carrera 4ª No. 4-45 Parque Principal Piso 2 Telefax: (091) 8505 348 Web: www.lapalma-cundinamarca.gov.co Email: alcaldia@lapalma-cundinamarca.gov.co contactenos@lapalma-cundinamarca.gov.co
  14. 14. República de Colombia Departamento de Cundinamarca Municipio La Palma Alcaldía Municipal NIT. 899.999.369-1rigurosos principios de ética profesional, a lo dispuesto en la Constitución Política de Colombia,especialmente en lo previsto en su artículo 74º, a las leyes y disposiciones que regulen su labor.Actuarán siempre guiados por los valores de una sociedad democrática que les confía la misión deorganizar, conservar y poner al servicio de la comunidad la documentación de la administración delEstado y aquélla que forme parte del patrimonio documental de la Nación. El Municipio propiciará yapoyará programas de formación profesional y de especialización en archivística, así comoprogramas de capacitación formal y no formal, desarrollados por instituciones educativas.PÁRAGRAFO: Las solicitudes que realice la comunidad, entidades públicas y descentralizadas, seregiran por los principios establecidos en los artículo 15º, 23º y 74º de la Constitución Política deColombia, y las normas que para este apliquen, sin obstaculizar la autenticidad, integridad einalterabilidad de la información que repose en documentos como: Hojas de Vida, Historias clínicasy los que para el caso lo ameriten. CAPITULO III ORGANIZACIÓN, FUNCIONAMIENTO Y SERVICIOS ARCHIVÍSTICOSARTÍCULO 32º. Soporte Documental. Las entidades del Estado podrán incorporar tecnologíasde avanzada en la administración y conservación de sus archivos, empleando cualquier mediotécnico, electrónico, informático, óptico o telemático, siempre y cuando cumplan con los requisitosdispuestos en los artículos provistos en este reglamento.ARTÍCULO 33º. Organización archivística de los documentos. Realización de estudiostécnicos para la adecuada decisión, teniendo en cuenta aspectos como la conservación física, lascondiciones ambientales y operacionales, la seguridad, perdurabilidad y reproducción de lainformación contenida en estos soportes, así como el funcionamiento razonable del sistema.PARÁGRAFO: Los documentos reproducidos por los citados medios, gozarán de la validez yeficacia del documento original, siempre que se cumplan los requisitos exigidos por las leyesprocesales y se garantice la autenticidad, integridad e inalterabilidad de la información. Losdocumentos originales que posean valores históricos no podrán ser destruidos, aún cuando hayansido reproducidos y/o almacenados mediante cualquier otro medio.ARTÍCULO 34º. Gestión Documental. El Municipio tendrá la obligación de implementar laGestión de Documentos, teniendo en cuenta los parámetros establecidos en la Ley 594 de 2000(Ley General de Archivos). “Volver a Creer paa Crecer” Edificio Municipal Carrera 4ª No. 4-45 Parque Principal Piso 2 Telefax: (091) 8505 348 Web: www.lapalma-cundinamarca.gov.co Email: alcaldia@lapalma-cundinamarca.gov.co contactenos@lapalma-cundinamarca.gov.co
  15. 15. República de Colombia Departamento de Cundinamarca Municipio La Palma Alcaldía Municipal NIT. 899.999.369-1ARTÍCULO 35º. Compromiso. La Administración Municipal será responsable de la gestión dedocumentos y de la administración de sus archivos y ejercerán el control de la documentacióndurante todo su ciclo vital.ARTÍCULO 36º. Organización de los archivos administrativos. La organización de losarchivos administrativos del Municipio, estará fundamentada en las normas y reglamentacionesdadas por la unidad de coordinación del nivel directivo o ejecutivo del más alto nivel jerárquico dequien dependa de forma mediata el Archivo del Municipio, asimismo, la Administración Municipaldebe establecer que cargos están autorizados para firmar la documentación externa e interna, através del Manual de Funciones.ARTÍCULO 37º. Procesos y Procedimientos. Un Manual de Procesos y Procedimientos, es laforma más útil al momento de la elaboración de oficios, cartas, memorandos y otros, teniendo encuenta las normas existentes para el efecto, involucrando el concepto de imagen corporativa, lacual incluye, entre otros, la leyenda de pie de página que debe contener, la dirección, el númerodel conmutador, el número de fax institucional, la dirección de la página web y la dirección decorreo electrónico institucional de cada dependencia productora, tanto así que el Consejo Municipalde Archivos emitirá un Acuerdo donde específique y establezca los procesos y procedimientos delArchivo General del Municipo, que tenga congruencia con lo precisado mediante el Control Interno.ARTÍCULO 38º. Sistemas empleados para la gestión de documentos. Los sistemasempleados para la gestión de documentos deberán incluir planes de organización de los diferentestipos documentales que se manejan en cada dependencia, así como su normalización y control,pueden ser manuales, mecánicos y/o sistematizados.ARTÍCULO 39º. Valoración documental. El Archivo General del Municipio, elaborará larespectiva Tabla de Retención Documental a partir de su valoración, será aprobada y adoptada porel Comité de Archivo.ARTÍCULO 40º. Transferencia de documentos con valor permanente. Los documentos quehan cumplido su primera y segunda edad, y que cumplido su proceso de selección y valoración queameriten su conservación permanente, deberán incluirse en un plan de transferencias al ArchivoGeneral, con su tipología documental y series perfectamente identificadas. (Concordancia: Decretos1382 de 1995 y 998 de 1997).PARÁRAFO: Para el orden municipal se implementará por parte del Archivo General del Municipio,planes integrados a las políticas generales del mismo, se procederá por parte de cada dependenciaa realizar la transferencias correspondientes a los años anteriores de los archivos de gestión. Estastransferencias, estarán sujetas y coordinadas en función de los lineamientos presentados en elpresente reglamento, y las disposiciones por parte del Consejo Municipal de Archivos. “Volver a Creer paa Crecer” Edificio Municipal Carrera 4ª No. 4-45 Parque Principal Piso 2 Telefax: (091) 8505 348 Web: www.lapalma-cundinamarca.gov.co Email: alcaldia@lapalma-cundinamarca.gov.co contactenos@lapalma-cundinamarca.gov.co
  16. 16. República de Colombia Departamento de Cundinamarca Municipio La Palma Alcaldía Municipal NIT. 899.999.369-1ARTÍCULO 41º. Eliminación de documentos. Para la aplicación del presente reglamento, seentiende por eliminación la destrucción de los documentos que hayan perdido su valoradministrativo, legal o fiscal y que no tengan valor histórico o que carezcan de relevancia para laciencia y la tecnología.ARTÍCULO 42º. Proceso de eliminación. El proceso de eliminación se ajustará en su realizacióna las pautas establecidas por la Consejo Municipal de Archivos, previo pronunciamiento del ComitéEvaluador de Documentos y se respetará el resultado de la valoración documental, que estaráexpresado en las Tablas de Retención adoptadas por el correspondiente Comité de Archivo.ARTÍCULO 43º. Autorización para eliminación. La autorización para eliminación dedocumentos será de responsabilidad del Comité de Archivo de la Administración Central, el cualdeberá levantar en cada caso un acta de eliminación que contenga las firmas autorizadas.PARÁGRAFO: El Archivo General del Municipio aprobará o improbará, previo estudio del ComitéEvaluador de Documentos, las solicitudes de eliminación presentadas por los diferentes archivos delas dependencias o de los sectores del orden municipal.El Archivo General del Municipio se reserva el derecho de ordenar que se efectúen los muestreosque considere oportunos y convenientes, a fin de garantizar la conservación de la información quejuzgue pertinente.ARTÍCULO 44º. Clasificación de los fondos documentales. La clasificación de los fondos serealiza mediante un proceso de identificación y organización de los mismos en secciones y series.Los fondos de los archivos oficiales deberán ser clasificados con un criterio orgánico funcional,teniendo como base la estructura orgánica de la Administración Municipal y respetando el principiode su procedencia.ARTÍCULO 45º. Ubicación de los documentos. Los documentos se colocarán en las unidadesde conservación adecuadas, que se identificarán por la correspondiente signatura topográfica.(Reglamentado por el Acuerdo N° 011 de 1996 del Archivo General de la Nación). El materialgráfico que se encuentra entre las unidades de conservación deben extraerse dejando en su lugarun testigo y llevarse aquella sección del archivo que se haya dispuesto para conservar documentosen distintos formatos.Entiéndase por material gráfico todos aquellos dibujos, croquis, mapas, planos, fotografías,ilustraciones, pictografías, prensa entre otros. El testigo que ha de colocarse en el lugar queocupaba el documento gráfico, debe indicar las características del mismo, nombre de la unidadarchivística a que pertenece, nombre del documento, fecha, autor, número del folio y señalar la “Volver a Creer paa Crecer” Edificio Municipal Carrera 4ª No. 4-45 Parque Principal Piso 2 Telefax: (091) 8505 348 Web: www.lapalma-cundinamarca.gov.co Email: alcaldia@lapalma-cundinamarca.gov.co contactenos@lapalma-cundinamarca.gov.co
  17. 17. República de Colombia Departamento de Cundinamarca Municipio La Palma Alcaldía Municipal NIT. 899.999.369-1referencia de su actual ubicación en la sección de gráficos. Cuando se requiera la reproducción porcualquier medio técnico o electrónico del documento que contenía originalmente algún materialgráfico, debe traerse a la sección correspondiente dejando allí el respectivo testigo y una vez sehaya efectuado este procedimiento, se debe devolver el documento a la sección de materialgráfico.El procedimiento mencionado debe seguirse para todo material gráfico que se encuentre en losarchivos, bien sea que este mezclado con la documentación textual o que se halle de maneraindependiente. Igual tratamiento debe darse al material gráfico que se encuentre en los protocolosnotariales, siempre y cuando tenga una antigüedad de cincuenta a/o más años.ARTÍCULO 46º. Programa de Gestión Documental. En la vitalidad de la aplicación eimplementación de programas, los cuales garanticen de forma unánime el patrimonio cultural delMunicipio, se debe implementar un Programa de Gestión Documental que fundamente lossiguientes aspectos: a) Todos los actos administrativos a través de los cuales se exprese la Administración Municipal por escrito, deberán adelantarse en original y un máximo de dos copias. Una de éstas deberá ser enviada para su conservación y consulta al Archivo Central de la entidad. b) Ningún acto administrativo cuya competencia esté atribuida al Alcalde Municipal requerirá, para su expedición la firma del Secretario General de la entidad. Todos los actos de funcionario público competente se presumen auténticos. c) Establézcase los lineamientos y procedimientos que permitan a las unidades de correspondencia del Archivo General del Municipio, cumpliendo con lo estipulado en la Ley 594 de 2000, fundamentados en cumplir con los Programas de Gestión Documental, para la producción, recepción, distribución, seguimiento, conservación y consulta de los documentos. d) De igual modo, los documentos producidos por sistemas de información distintos al Programa de Gestión Documental, tendrán control por parte de las oficinas o dependencias productoras de los mismos.PARÁGRAFO: El Archivo General del Municipio implementará el Programa de Gestión Documentalde acuerdo al orden territorial y basado en los parámetros establecidos por el Archivo General de laNación y la reglamentación del caso.ARTÍCULO 47º. Enunciaciones. Para los efectos del presente Reglamento, se definen lossiguientes conceptos así: a) Archivo electrónico: Es el conjunto de documentos electrónicos, producidos y tratados archivísticamente, siguiendo la estructura orgánico-funcional del productor, acumulados en “Volver a Creer paa Crecer” Edificio Municipal Carrera 4ª No. 4-45 Parque Principal Piso 2 Telefax: (091) 8505 348 Web: www.lapalma-cundinamarca.gov.co Email: alcaldia@lapalma-cundinamarca.gov.co contactenos@lapalma-cundinamarca.gov.co
  18. 18. República de Colombia Departamento de Cundinamarca Municipio La Palma Alcaldía Municipal NIT. 899.999.369-1 un proceso natural por una persona o institución pública o privada, en el transcurso de su gestión.b) Comunicaciones Oficiales: Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado, las cuales se someteran a un registro, análisis y distribución de las mismas.c) Correspondencia: Son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a la Administración Municipal, a título personal o general, citando o no el cargo del funcionario, las cuales se registran, analizan y distribuyen según sea el caso.d) Documento electrónico de archivo: Es el registro de información generada, recibida, almacenada y comunicada por medios electrónicos (correo electrónico y/o medios magnéticos), que permanece en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos.e) Documento Original: Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad.f) Documento Público: Es el producido o tramitado por el funcionario público en ejercicio de su cargo o con su intervención.g) Hoja de Vida o Currículum vitae: Currículum vitae, texto en el que se expone de manera breve y exacta los datos biográficos, estudios y experiencia profesional, honores o cargos de una persona. Es normal que lo presente un candidato cuando solicita un trabajo, una beca, quiere participar en un concurso u oposición laboral u otra circunstancia similar. Un currículum se compone, pues, de datos personales y datos profesionales, y éstos se suelen redactar y presentar de la siguiente manera:  Datos personales: Nombre y apellidos; lugar y fecha de nacimiento; estado civil; domicilio y teléfono y documento de identificación personal.  Historial profesional: Estudios cursados, grado académico, titulaciones y cursos de posgrado, de actualización o perfeccionamiento. Idiomas conocidos, marcando el nivel de fluidez de comprensión, expresión y escritura. Experiencia laboral desde el último trabajo realizado hasta el primero, es decir, desde el presente al pasado. Publicaciones. Títulos y honores.  Dependiendo de las circunstancias, es conveniente incluir otro apartado en el que se indiquen aficiones personales, viajes realizados, disponibilidad de tiempo, si se posee automóvil y carné de conducir y otras informaciones que se consideren de interés con el fin de que resulte más claro el perfil personal.h) Radicación de comunicaciones oficiales: Es el procedimiento por medio del cual, las entidades asignan un número consecutivo, a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar “Volver a Creer paa Crecer” Edificio Municipal Carrera 4ª No. 4-45 Parque Principal Piso 2 Telefax: (091) 8505 348 Web: www.lapalma-cundinamarca.gov.co Email: alcaldia@lapalma-cundinamarca.gov.co contactenos@lapalma-cundinamarca.gov.co
  19. 19. República de Colombia Departamento de Cundinamarca Municipio La Palma Alcaldía Municipal NIT. 899.999.369-1 su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la Ley. Estos términos, se empiezan a contar a partir del día siguiente de radicado el documento. i) Registro de Comunicaciones oficiales: Es el procedimiento por medio del cual, las entidades ingresan en sus sistemas manuales o automatizados de correspondencia, todas las comunicaciones producidas o recibidas, registrando datos tales como: Nombre de la persona y / o Entidad Remitente o destinataria, Nombre o código de la(s) Dependencia(s) competente(s), Número de radicación, Nombre del funcionario responsable del trámite, Anexos y Tiempo de respuesta, sí lo amerita, entre otros. j) Serie Documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. k) Tabla de Retención Documental: Listado de series y sus correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones, a los cuales se asigna el tiempo o permanencia en cada fase del archivo. Las tablas de retención pueden ser generales o específicas de acuerdo con la cobertura de las mismas. Las generales se refieren a documentos administrativos, comunes a cualquier administración; las específicas hacen referencia a documentos característicos de cada organismo.ARTÍCULO 48º. Unidades de Correspondencia. Establézcanse las Unidades deCorrespondencia gestionando de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción,radicación y distribución de sus comunicaciones, de tal manera, que estos procedimientoscontribuyan al desarrollo del Programa de Gestión Documental y los programas de conservación,integrándose a los procesos que se llevarán en los archivos de gestión, centrales e históricos.Las unidades de correspondencia, deberán contar con personal suficiente y debidamentecapacitado y de los medios necesarios, que permitan recibir, enviar y controlar oportunamente eltrámite de las comunicaciones de carácter oficial, mediante servicios de mensajería interna yexterna, fax, correo electrónico u otros, que faciliten la atención de las solicitudes presentadas porlos ciudadanos y que contribuyan a la observancia plena de los principios que rigen laadministración pública.Las unidades de correspondencia procederán en la elaboración de planillas de control, con el fin degarantizar el debido control de la correspondencia. Asimismo, cada dependencia será laresponsable de la correspondencia, ésta será distribuida de la siguiente manera: a) Registro Correspondencia Comunicaciones Oficiales: Será registrada única y exclusivamente por funcionarios del Archivo General del Municipio o quién delegue el Alcalde Municipal. “Volver a Creer paa Crecer” Edificio Municipal Carrera 4ª No. 4-45 Parque Principal Piso 2 Telefax: (091) 8505 348 Web: www.lapalma-cundinamarca.gov.co Email: alcaldia@lapalma-cundinamarca.gov.co contactenos@lapalma-cundinamarca.gov.co
  20. 20. República de Colombia Departamento de Cundinamarca Municipio La Palma Alcaldía Municipal NIT. 899.999.369-1 b) Distribución de Correspondencia Externa Recibida: Una vez revisada la correspondencia por el funcionario con el cargo de mayor jerarquia dentro del orden municipal, se procederá a registrar, analizar y distribuir copias y/o originales a su correspondiente destinatario, para su respectivo trámite. c) Control de Correspondencia Enviada: Se refiere a la emitida por cada dependencia de la Administración Municipal, la cual se registrará y enviará por el personal del Archivo General medio físico, magnético y electrónico, o en su defecto mensajería institucional o mensajería certificada. d) Control de Correspondencia Recibida: Cada dependencia u oficina productora de documentos deberá registrar N° Documento, Fecha, Asunto, Contenido, Destino y Dirección y responsable del mismo, a la cual se debe dar respuesta de acuerdo a los tiempos establecidos por el Consejo Municipal de Archivos. e) Control de Correspondencia Emitida: Cada dependencia que sea productora de documentos (actas, circulares, cartas y otros), emitira un número consecutivo diligenciandolo al igual que la fecha, Asunto, Contenido, Destino y responsable del documento.PARÁGRAFO PRIMERO: En el caso de los documentos registrados en la planilla de Distribuciónde Correspondencia Externa Recibida, la cual esta clasifica como URGENTE; se sobrentiende queel funcionario responsable deberá en el menor tiempo posible dar respuesta y generar su debidodocumento. Cada dependencia de la Administración Municipal, rendirá un informe sobre lasUnidades de Correspondencia, al Archivo General semestralmente con el fin de garantizar laviabilidad y del programa de gestión documental.ARTÍCULO 49º. Firmas responsables. La Administración Municipal, establecerá dentro delManual de Funciones para los cargos de los funcionarios autorizados para firmar la documentacióncon destino interno y externo que genere la entidad.Las unidades de correspondencia velarán por el estricto cumplimiento de estas disposiciones,radicando solamente los documentos que cumplan con lo establecido en el Reglamento deArchivos.ARTÍCULO 50º. Procedimientos para la radicación de comunicaciones oficiales. Losprocedimientos para la radicación de comunicaciones oficiales, velarán por la transparencia de laactuación administrativa, razón por la cual, no se podrán reservar números de radicación, ni habránúmeros repetidos, enmendados, corregidos o tachados, la numeración será asignada en estrictoorden de recepción de los documentos; cuando el usuario o peticionario presente personalmente lacorrespondencia, se le entregará de inmediato su copia debidamente radicada. “Volver a Creer paa Crecer” Edificio Municipal Carrera 4ª No. 4-45 Parque Principal Piso 2 Telefax: (091) 8505 348 Web: www.lapalma-cundinamarca.gov.co Email: alcaldia@lapalma-cundinamarca.gov.co contactenos@lapalma-cundinamarca.gov.co
  21. 21. República de Colombia Departamento de Cundinamarca Municipio La Palma Alcaldía Municipal NIT. 899.999.369-1Al comenzar cada vigencia, se iniciará la radicación consecutiva a partir de uno (01), utilizandosistemas manuales, mecánicos o automatizados.PARÁGRAFO: Cuando existan errores en la radicación y se anulen los números, se debe dejarconstancia por escrito, con la respectiva justificación y firma del Jefe de Archivo.ARTÍCULO 51º. Numeración de actos administrativos. La numeración de los actosadministrativos debe ser consecutiva y las dependencias encargadas de dicha actividad, deberanllevar los controles pertinentes a cada caso, atender las consultas y los reportes necesarios y seránresponsables de que no se reserven, tachen o enmienden números, no se numeren los actosadministrativos que no estén debidamente firmados y se cumplan todas las disposicionesestablecidas para el efecto, según lo establecido por el Estado y sus normas reglamentarias.PARÁGRAFO PRIMERO: Si se presentan errores en la numeración, se dejará constancia porescrito, con la firma del Jefe de la dependencia a la cual está asignada la función de numerar losactos administrativos, entiéndase por actos administrativos: Resoluciones, Decretos y Acuerdos.PARÁGRAFO SEGUNDO: Todo acto administrativo deberá ser publicado en el sitio web municipal,así mismo en su articulado se proyectará la afirmación de la publicación.ARTÍCULO 52º. Comunicaciones internas. Para las comunicaciones internas de carácter oficial,la Administración Municipal deberá establecer controles y procedimientos que permitan realizar unadecuado seguimiento a las mismas, utilizando los códigos de dependencias, la numeraciónconsecutiva y sistemas que permitan la consulta oportunamente, ya sean éstos, manuales oautomatizados.ARTÍCULO 53º. Control de comunicaciones oficiales. Las unidades de correspondencia,crearán e implementaran elaborarán planillas, formatos y controles manuales, mecánicos oautomatizados que permitan certificar la recepción de los documentos, por parte de los funcionarioscompetentes y dispondrán de servicios de alerta para el seguimiento a los tiempos de respuesta delas comunicaciones recibidas.PARÁGRAFO: La Administración Municipal establecerá medios de recepción para lascomunicaciones oficiales, de manera centralizada, es decir se realizará exclusivamente en el ArchivoGeneral del Municipio, o en su defecto el personal a cargo de las Unidades de Correspondencia,según lo establezca el Consejo Municipal de Archivos.De esta manera, se ejercerá por parte de los funcionarios del Archivo General, los siguientesprocesos: “Volver a Creer paa Crecer” Edificio Municipal Carrera 4ª No. 4-45 Parque Principal Piso 2 Telefax: (091) 8505 348 Web: www.lapalma-cundinamarca.gov.co Email: alcaldia@lapalma-cundinamarca.gov.co contactenos@lapalma-cundinamarca.gov.co
  22. 22. República de Colombia Departamento de Cundinamarca Municipio La Palma Alcaldía Municipal NIT. 899.999.369-1 a) Mensajería y Correo tradicional: Recepeción centralizada, firma de planilla o constancia de recibido y/o copia del documento recibido. b) Fax: Recepción centralizada, se recepciona, se radica y se procederá a fotocopiar en papel bond entre 75 y 90 g/m2. c) Correo electrónico: Recepción descentralizada, para la recepción se imprime según lo amerite el caso o importancia de la comunicación, excepto anexos, se registra y se dispone a su respectiva revisón por parte del funcionario encargado del área respectiva. d) Página Web: Recepción centralizada para trámites en línea y envío centralizado, para la recepción se imprime y se radica.ARTÍCULO 54º. Conservación documental. El Archivo General del Municipio es el responsablepor la adecuada conservación de su documentación, para ello deben incluir en sus programas degestión documental y en su manual de procedimientos, pautas que aseguren la integridad de losdocumentos desde el momento de su producción. Así, se requieren adoptar las normas relativas ala permanencia y la durabilidad de los soportes, tales como la NTC 4436 para papel y la NTC 2676aplicable a los soportes digitales. "Cartuchos de disco flexible de 90 mm. (3.5 pulgadas),características dimensionales, físicas y magnéticas".PARÁGRAFO: Es recomendable la utilización de papelería con gramaje entre 75 y 90 g/m 2, librede ácido y exento de lignina cuyo valor de pH esté en rango de 7.0 a 8.5 de acuerdo con losaspectos contemplados en la NTC 4436 " Papel para documentos de archivo: requisitos para lapermanencia y durabilidad". Las tintas de impresión deben poseer estabilidad química, serinsolubles en contacto con la humedad, no presentar modificación de color y no transmitir acidez alsoporte.Para la información generada o guardada en medios magnéticos, deben seguirse las instruccionesde sus fabricantes en relación con su preservación y debe producirse en formatos compatibles,cuidando la posibilidad de recuperación, copiado y reproducción libre de virus informáticos. Lamanipulación, las prácticas de migración de la información y la producción de backups, seránadaptadas para asegurar la reproducción y recuperación hasta tanto se estandaricen los sistemasde almacenamiento y formatos de grabación de la información.ARTÍCULO 55º. Comunicaciones oficiales recibidas. Las comunicaciones oficiales queingresen a la Administración Municipal deberán ser registradas, revisadas, para verificar lacompetencia, los anexos, el destino y los datos de origen del ciudadano o entidad que las remite,dirección donde se deba enviar respuesta y asunto correspondiente, si es competencia de laAdministración Municipal, se procederá a la radicación del mismo. “Volver a Creer paa Crecer” Edificio Municipal Carrera 4ª No. 4-45 Parque Principal Piso 2 Telefax: (091) 8505 348 Web: www.lapalma-cundinamarca.gov.co Email: alcaldia@lapalma-cundinamarca.gov.co contactenos@lapalma-cundinamarca.gov.co
  23. 23. República de Colombia Departamento de Cundinamarca Municipio La Palma Alcaldía Municipal NIT. 899.999.369-1PARÁGRAFO: Cuando una comunicación no esté firmada ni presente el nombre del responsable oresponsables de su contenido, se considerará anónima y deberá ser remitida sin radicar, a la oficinade su competencia, donde se determinarán las acciones a seguir.ARTÍCULO 56º. Comunicaciones oficiales enviadas. Las comunicaciones oficiales enviadas ensoporte papel gramaje de 75 y/o 90 gms/m2, se elaborarán en original y máximo dos (02) copias,remitiéndose el original al destinatario, la primera copia a la serie respectiva de la oficina quegenera o produce el documento, teniendo en cuenta los anexos correspondientes y la segundacopia reposará en el consecutivo de la unidad de correspondencia, en los casos en los cuales hayavarios destinatarios, se elaborarán igual cantidad de copias adicionales.ARTÍCULO 57º. Comunicaciones oficiales vía fax. Las comunicaciones recibidas y enviadaspor este medio, se tramitarán, teniendo en cuenta la información que forma parte integral de lasseries establecidas en las Tablas de Retención Documental.Las entidades que utilizan para la impresión de los fax, papel químico, deberán reproducir estedocumento, sobre de papel gramaje 75 y/o 90 gms/m2 que garantice su permanencia ydurabilidad. Asimismo debe ser registrada en la planilla utilizada para el control de correspondencia.ARTÍCULO 58º. Comunicaciones oficiales por correo electrónico. El Decreto Nacional N°1151 de 2008, por el cual se establecen los lineamientos generales de la Estrategia de Gobierno enLínea de la República de Colombia, se reglamenta parcialmente la Ley 962 de 2005, y se dictanotras disposiciones, en su artículo 2°. Objetivo de la Estrategia de Gobierno en Línea, que precisa“El objetivo es contribuir con la construcción de un Estado más eficiente, más transparente yparticipativo, y que preste mejores servicios a los ciudadanos y a las empresas, a través delaprovechamiento de las Tecnologías de la Información y la Comunicación”.La estrategia del Programa Gobierno En Línea Territorial ha asignado el sitio web municipal,denominado www.lapalma-cundinamarca.gov.co. En todo caso, cada dependencia u oficina será ladirecta responsable de las comunicaciones oficiales internas o externas emitidas y realizadas através de correo electrónico institucional, garantizando el seguimiento de las comunicacionesoficiales recibidas y enviadas, ejerciendo control sobre las mismas. Las dependencias u oficinasque dispongan de servicio de Internet y correo electrónico, estarán sujetas a las disposicionesestablecidas en el Manual de Funciones vigente, de igual modo, harán uso de las cuentas de correoinstitucional hábilitadas y autorizadas en el orden municipal.PARÁGRAFO: Para el envío de comunicaciones oficiales por correo eletrónico, en ningún caso sehará uso de cuentas de correo electrónico diferentes a las autorizadas; para los efectos de acceso yuso de los mensajes de datos del comercio electrónico y de las firmas digitales se deben atenderlas disposiciones de la Ley 527 de 1999 y demás normas relacionadas. “Volver a Creer paa Crecer” Edificio Municipal Carrera 4ª No. 4-45 Parque Principal Piso 2 Telefax: (091) 8505 348 Web: www.lapalma-cundinamarca.gov.co Email: alcaldia@lapalma-cundinamarca.gov.co contactenos@lapalma-cundinamarca.gov.co
  24. 24. República de Colombia Departamento de Cundinamarca Municipio La Palma Alcaldía Municipal NIT. 899.999.369-1Para este caso, la recepción del mensaje a través de cualquiera de las cuentas de correoinstitucionales, se imprimirá la respectiva comunicación y se ejercerá control sobre las mismas, deacuerdo a lo establecido en las Unidades de Correspondencia.ARTÍCULO 59º. Imagen corporativa. Con el propósito de reflejar una adecuada imagencorporativa de la Administración Municipal, el Consejo Municipal de Archivos, establecerá dentro delPrograma de Gestión Documental, la forma de elaborar cartas, memorandos y otros, teniendo encuenta las normas existentes para el efecto.La leyenda de pie de página debe contener, la dirección, el número del conmutador, PBX, líneagrauita o teléfono, fax institucional, la dirección de la página web y la dirección del correoelectrónico de la oficina o dependencia. La leyenda del encabezado de página debe contener elescudo de la entidad y su respectiva área de acuerdo al orden municipal.ARTÍCULO 60º. Horarios de Atención al Público. El horario de atención de las unidades decorrespondencia será el mismo al horario de trabajo establecido por la Administración Municipalmediante acto administrativo. Asimismo, deberá informar a las entidades del orden municipal,departamental y nacional.ARTÍCULO 61º. Inventario Documental. Es obligación de cada una de las dependencias uoficinas productoras de documentos, elaborar inventarios de los documentos que produzcan enejercicio de sus funciones, de manera que se asegure el control de los documentos en susdiferentes fases. Asimismo, adoptarán el Formato Único de Inventario Documental, junto con suinstructivo, según lo dispuesto y ordenado por el Consejo Municipal de Archivo.ARTÍCULO 62º. Formato Único de Inventario Documental. El formato único de inventariodocumental se utiliza para ejecutar los procesos archivísticos de la Administración, teniendo encuenta el siguiente instructivo:ENTIDAD REMITENTE. Debe colocarse el nombre de la entidad responsable de la documentaciónque se va a transferir.ENTIDAD PRODUCTORA. Debe colocarse el nombre completo o Razón Social de la entidad queprodujo o produce los documentos.UNIDAD ADMINISTRATIVA. Debe consignarse el nombre de la dependencia o unidad administrativade mayor jerarquía de la cual dependa la oficina productora. “Volver a Creer paa Crecer” Edificio Municipal Carrera 4ª No. 4-45 Parque Principal Piso 2 Telefax: (091) 8505 348 Web: www.lapalma-cundinamarca.gov.co Email: alcaldia@lapalma-cundinamarca.gov.co contactenos@lapalma-cundinamarca.gov.co
  25. 25. República de Colombia Departamento de Cundinamarca Municipio La Palma Alcaldía Municipal NIT. 899.999.369-1OFICINA PRODUCTORA. Debe colocarse el nombre de la unidad administrativa que produce yconserva la documentación tramitada en ejercicio de sus funciones.OBJETO. Se debe consignar la finalidad del inventario, que puede ser: Transferencias Primarias,Transferencias Secundarias, Valoración de Fondos Acumulados, Fusión y Supresión de entidadesy/o dependencias, Inventarios individuales por vinculación, traslado, desvinculación.HOJA No. Se numerará cada hoja del inventario consecutivamente. Se registrara el total de hojasdel inventario.REGISTRO DE ENTRADA. Se diligencia sólo para transferencias primarias y transferenciassecundarias. Debe consignarse en las tres primeras casillas los dígitos correspondientes a la fechade la entrada de la transferencia ( año, mes día). En NT se anotará el número de la transferencia.No. DE ORDEN. Debe anotarse en forma consecutiva el número correspondiente a cada uno de losasientos descritos, que generalmente corresponde a una unidad de conservación.CODIGO. Sistema convencional establecido por la entidad que identifica las oficinas productoras ycada una de las series, subseries o asuntos relacionados.NOMBRE DE LAS SERIES, SUBSERIES O ASUNTOS. Debe anotarse el nombre asignado al conjuntode unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órganoo sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas.Para las transferencias primarias, secundarias y las ocasionadas por fusión y / o supresión deentidades o dependencias, el asiento corresponderá a cada una de las unidades de conservación.En los inventarios individuales, el asiento corresponderá a los asuntos tramitados en ejercicio de lasfunciones asignadas. Cuando no se puedan identificar series, se debe reunir bajo un solo asuntoaquellos documentos que guarden relación con la misma función de la oficina productora. Cuandose realiza el inventario de Fondos Acumulados, las series o asuntos deben registrarse, en lo posible,en orden alfabético.FECHAS EXTREMAS. Debe consignarse la fecha inicial y final de cada unidad descrita. (asiento).Deben colocarse los cuatro (4) dígitos correspondientes al año. Ejemplo: 1950-1960. En el caso deuna sola fecha se anotará ésta. Cuando la documentación no tenga fecha se anotará s.f.UNIDAD DE CONSERVACION. Se consignará el número asignado a cada unidad dealmacenamiento. En la columna ¨ otro ¨ se registrarán las unidades de conservación diferentesescribiendo el nombre en la parte de arriba y debajo la cantidad o el número correspondiente. “Volver a Creer paa Crecer” Edificio Municipal Carrera 4ª No. 4-45 Parque Principal Piso 2 Telefax: (091) 8505 348 Web: www.lapalma-cundinamarca.gov.co Email: alcaldia@lapalma-cundinamarca.gov.co contactenos@lapalma-cundinamarca.gov.co
  26. 26. República de Colombia Departamento de Cundinamarca Municipio La Palma Alcaldía Municipal NIT. 899.999.369-1NÚMERO DE FOLIOS. Se anotará el número total de folios contenido en cada unidad deconservación descrita.SOPORTE. Se utilizará esta columna para anotar los soportes diferentes al papel: Microfilmes (M),Videos (V), Casetes (C), soportes electrónicos (CD, DK, DVD), etc.FRECUENCIA DE CONSULTA. Se debe consignar si la documentación registra un índice de consultaalto, medio, bajo o ninguno; para tal efecto, se tendrán en cuenta los controles y registros depréstamo y consulta de la oficina responsable de dicha documentación. Esta columna sediligenciará especialmente para el inventario de fondos acumulados.NOTAS. Se consignarán los datos que sean relevantes y no se hayan registrado en las columnasanteriores.Para la documentación ordenada numéricamente, como actas, resoluciones, memorandos,circulares, entre otros, se anotarán los siguientes datos: faltantes, saltos por error en la numeracióny / o repetición del número consecutivo en diferentes documentos.Para los expedientes deberá registrarse la existencia de anexos: circulares, actas, memorandos,resoluciones, informes, impresos, planos, facturas, disquetes, fotografías, o cualquier objeto delcual se hable en el documento principal; de éstos debe señalarse, en primer lugar, el número deunidades anexas de cada tipo, ejemplo una hoja con 5 fotografías o 5 fotografías sueltas; luego, elnúmero consecutivo (sí lo tiene), ciudad, fecha, asunto o tema de cada anexo.Para los anexos legibles por máquina deberán registrarse las características físicas y requerimientostécnicos para la visualización y/o consulta de la información. Especificar programas desistematización de la información. A los impresos se les asignará un número de folio y se registraráel número de páginas que lo componen. Asimismo, se anotará información sobre el estado deconservación de la documentación, especificando el tipo de deterioro: físico (rasgaduras,mutilaciones, perforaciones, dobleces y faltantes), químico (oxidación de tinta y soporte débil) ybiológico (ataque de hongos, insectos, roedores, etc.).ELABORADO POR. Se escribirá el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable deelaborar el inventario, así como el lugar y la fecha en que se realiza.ENTREGADO POR. Se registrará el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable deentregar el inventario, así como el lugar y la fecha en que se realiza.RECIBIDO POR. Se registrará el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable derecibir el inventario, así como el lugar y la fecha en que se recibió. “Volver a Creer paa Crecer” Edificio Municipal Carrera 4ª No. 4-45 Parque Principal Piso 2 Telefax: (091) 8505 348 Web: www.lapalma-cundinamarca.gov.co Email: alcaldia@lapalma-cundinamarca.gov.co contactenos@lapalma-cundinamarca.gov.co
  27. 27. República de Colombia Departamento de Cundinamarca Municipio La Palma Alcaldía Municipal NIT. 899.999.369-1ARTÍCULO 63º. Obligatoriedad de las Tablas de Retención Documental. El Municipiotendrá la obligación de elaborar, adoptar y aprobar las respectivas Tablas de RetenciónDocumental.PARÁGRAFO: Las Tablas de Retención Documental se ajustan y priorizan de acuerdo al Manual deFunciones aprobado y vigente.ARTÍCULO 64º. De los documentos contables, notariales y otros. El Ministerio de la Cultura,a través del Archivo General de la Nación y el del sector correspondiente, de conformidad con lasnormas aplicables, reglamentarán lo relacionado con los tiempos de retención documental,organización y conservación de las historias clínicas, historias laborales, documentos contables ydocumentos notariales. Así mismo, se reglamentará lo atinente a los documentos producidos porlas entidades privadas que presten servicios públicos.ARTÍCULO 65º. Regulación. Regular el procedimiento que debe seguir la AdministraciónMunicipal en sus diferentes niveles de la organización administrativa, y por servicios, para laelaboración y aplicación de las Tablas de Retención Documental, el que comprenderá las etapasrelacionadas a continuación:PRIMERA ETAPA. Investigación preliminar sobre la institución y fuentes documentales.Compilar la información institucional contenida en disposiciones legales relativas a la creación ycambios de la estructura organizacional, organigrama vigente, resoluciones y/o actosadministrativos de creación de grupos de trabajo, funciones y manuales de procedimientos.Aplicar la encuesta a los productores de los documentos con el fin de identificar las unidadesdocumentales que producen y/o tramitan.SEGUNDA ETAPA. Análisis e interpretación de la información recolectada. Analizar laproducción y trámite documental teniendo en cuenta las funciones asignadas a las dependencias ylos manuales de procedimientos; Identificar los valores primarios de la documentación o sea losadministrativos, legales, jurídicos, contables y/o fiscales; Conformar las series y subseries con susrespectivos tipos documentales. Establecer los tiempos de retención o permanencia de las series ysubseries documentales en cada fase de archivo: gestión, central e histórico con el fin deracionalizar la producción y garantizar la protección del patrimonio documental de la Entidad, desdeel momento en que se produce el documento hasta su disposición final.Adelantar la valoración documental, teniendo en cuenta el uso, la frecuencia en la consulta y lasnormas internas y externas que regulan su producción; Determinar el destino final de ladocumentación ya sea para su conservación total, selección o eliminación; La selección puede “Volver a Creer paa Crecer” Edificio Municipal Carrera 4ª No. 4-45 Parque Principal Piso 2 Telefax: (091) 8505 348 Web: www.lapalma-cundinamarca.gov.co Email: alcaldia@lapalma-cundinamarca.gov.co contactenos@lapalma-cundinamarca.gov.co
  28. 28. República de Colombia Departamento de Cundinamarca Municipio La Palma Alcaldía Municipal NIT. 899.999.369-1aplicarse a documentación no vigente administrativamente, a series documentales cuyo contenidose repite o se encuentra registrado en otras series; a series documentales cuyo valor informativo noexige su conservación total.En todos los casos, la selección se aplicará bajo la modalidad de muestreo y será el Comité deArchivo el encargado de decidir el tipo de muestreo a aplicar, así como el porcentaje (%) aconservar, teniendo en cuenta el contenido cualitativo de los documentos.TERCERA ETAPA. Elaboración y presentación de las Tablas de Retención Documentalpara su aprobación. El Jefe de Archivo preparará la propuesta de Tablas de RetenciónDocumental de la Entidad con las series y subseries documentales que tramita y administra cadadependencia, acompañada de una introducción y de los anexos que sustenten el proceso y loscriterios empleados en su elaboración. El Comité de Archivo hará el estudio correspondiente yproducirá un Acta avalando la propuesta.Las Secretarías Generales de las Entidades Oficiales o quienes hagan sus veces, o los funcionariosde la más alta jerarquía de quienes dependan los archivos, remitirán a la instancia evaluadoracorrespondiente, el proyecto de Tablas de Retención Documental para su evaluación y aprobación.CUARTA ETAPA. Aplicación. Aprobadas las Tablas de Retención Documental por la instanciacompetente, el representante legal expedirá el acto administrativo correspondiente, que ordenesu difusión ante los servidores públicos de la Administración, para garantizar su aplicación.El Archivo General del Municipio capacitará a todos los servidores públicos de la Administración,para la aplicación de las TRD, así mismo, elaborará los instructivos que refuercen y normalicen laorganización de los documentos y archivos de gestión y la preparación de las transferenciasdocumentales.La organización de los documentos en las diferentes fases de archivo: gestión, central e históricose hará con fundamento en las Tablas de Retención Documental.Las transferencias documentales primarias y secundarias se adelantarán teniendo en cuenta losplazos establecidos en la correspondiente Tabla de Retención Documental, siguiendo, losprocedimientos de limpieza de la documentación, eliminación del material metálico, identificaciónde material afectado por biodeterioro.Los documentos a eliminar de acuerdo con las Tablas de Retención Documental se destruirán y sedejará constancia en Acta que será suscrita por el Presidente del Comité de Archivo, el Jefe deArchivo y el de la dependencia respectiva. “Volver a Creer paa Crecer” Edificio Municipal Carrera 4ª No. 4-45 Parque Principal Piso 2 Telefax: (091) 8505 348 Web: www.lapalma-cundinamarca.gov.co Email: alcaldia@lapalma-cundinamarca.gov.co contactenos@lapalma-cundinamarca.gov.co
  29. 29. República de Colombia Departamento de Cundinamarca Municipio La Palma Alcaldía Municipal NIT. 899.999.369-1ETAPA QUINTA. Seguimiento y actualización de las Tablas de retención Documental. Launidad de Archivo de cada entidad establecerá un cronograma de seguimiento para la verificaciónde la aplicación de La Tabla de Retención Documental en las dependencias y un plan demejoramiento en el corto plazo, para atender las modificaciones suscitadas por cambios en losprocedimientos, reformas organizacionales y funciones.Las modificaciones a las Tablas de Retención documental que surjan del seguimiento o de lasolicitud de la dependencia, deberán ser evaluadas por la Unidad de Archivo de la Entidad yaprobadas por el Comité de Archivo de la misma.La Tabla de Retención Documental se aplicará a partir de su aprobación y servirá de referente parala organización y conformación de series y subseries de los documentos producidos conanterioridad a la aprobación , siempre y cuando correspondan a la misma estructuraorganizacional sobre la cual se basó la elaboración de las TRD.El Archivo General del Municipio en cumplimiento de la función de inspección y vigilancia, verificarála aplicación de las Tablas de Retención Documental, en el momento que lo considere pertinente.ARTÍCULO 66º. Organización de Fondos Documentales. Establecer los lineamientos básicosque deben seguir la Administración Municipal en sus diferentes niveles, para la organización de susfondos acumulados y la elaboración y aplicación de las Tablas de Valoración Documental.PARÁGRAFO: PRIMERA ETAPA. Compilación de Información Institucional. 1. Búsqueda preliminar de documentos del ente o entes productores, con el objeto de identificar y conocer las unidades administrativas que produjeron la documentación. 2. Búsqueda y recuperación de Manuales de Funciones y Procedimientos, Estatutos y organigramas (en el evento de no encontrar los organigramas es preciso reconstruir la evolución de la estructura orgánica de la institución, a partir de los materiales obtenidos en la búsqueda preliminar y de la misma documentación, objeto de organización). 3. Adicionalmente, se deben buscar otras fuentes como, testimonios, bases de datos, informes estadísticos y entrevistas a funcionarios de entidades con las que se haya relacionado. 4. Datos del Archivo: nombre del archivo, ubicación física, fecha de creación, ubicación en la estructura Administrativa. “Volver a Creer paa Crecer” Edificio Municipal Carrera 4ª No. 4-45 Parque Principal Piso 2 Telefax: (091) 8505 348 Web: www.lapalma-cundinamarca.gov.co Email: alcaldia@lapalma-cundinamarca.gov.co contactenos@lapalma-cundinamarca.gov.co
  30. 30. República de Colombia Departamento de Cundinamarca Municipio La Palma Alcaldía Municipal NIT. 899.999.369-1 5. Planta física: Verificar en las áreas de depósito y de trabajo, las condiciones ambientales, locativas y materiales del mobiliario. 6. Conservación de la documentación: Se debe constatar si se presenta deterioro biológico, químico o físico; también se requiere determinar en qué unidades de conservación (Carpetas, AZ, legajos, tomos, libros, paquetes, entre otros) se encuentra la documentación.SEGUNDA ETAPA. Diagnóstico. Una vez adelantadas las tareas anteriores, se procederá aelaborar un diagnóstico que refleje la situación real del fondo acumulado, explicando en él, todaslas circunstancias observadas; tales como, el estado de organización documental, instrumentos derecuperación de la información (inventarios, relaciones, libros de control y de registro, entre otros),tipos de soporte (papel, audiovisuales, fotográficos, fílmicos e informáticos), fechas extremasteniendo en cuenta desde la más antigua hasta la más reciente y el volumen de la documentacióndado en metros lineales, entre otros.TERCERA ETAPA. Elaboración y Ejecución del Plan de Trabajo Archivistico Integral. Parala preparación del plan de trabajo es importante tener en cuenta los datos obtenidos en la primeraetapa, consignados en el diagnóstico, con el fin de establecer las necesidades de personal,materiales, insumos, equipos e instalaciones y proceder a la elaboración del cronograma quepermita determinar los tiempos de duración del trabajo a desarrollar y el presupuestocorrespondiente.En la organización documental se observarán los principios y procesos archivísticos relacionados acontinuación:  Clasificación. Este proceso se desarrolla atendiendo a la estructura orgánica del organismo u organismos productores.  Ordenación. Los documentos previamente clasificados se ordenarán teniendo en cuenta las unidades documentales al interior de cada asunto o serie y también los documentos al interior de cada unidad de conservación (carpetas, legajos, tomos, libros, entre otros), correspondientes a las diferentes unidades administrativas.  Descripción. Para la descripción, se diligenciará el formato único de inventario documental adoptado por el Archivo General del Municipio, incluyendo además, la documentación afectada biológicamente.En la aplicación de los anteriores procesos archivísticos se desarrollarán las siguientes actividades: a) Depuración (retiro de copias, duplicados y documentos que no son de archivo). Separación de la documentación afectada biológicamente, dejando el respectivo testigo. “Volver a Creer paa Crecer” Edificio Municipal Carrera 4ª No. 4-45 Parque Principal Piso 2 Telefax: (091) 8505 348 Web: www.lapalma-cundinamarca.gov.co Email: alcaldia@lapalma-cundinamarca.gov.co contactenos@lapalma-cundinamarca.gov.co
  31. 31. República de Colombia Departamento de Cundinamarca Municipio La Palma Alcaldía Municipal NIT. 899.999.369-1 b) Foliación y retiro del material abrasivo. c) Almacenamiento de la documentación en buen estado, dentro de carpetas y Cajas. d) Elaboración de un Cuadro de Clasificación sobre el cual debe basarse el inventario.CUARTA ETAPA. Valoración. Se debe proceder a identificar los valores primarios(administrativos, contables, fiscales, legales y técnicos) e identificar los valores secundarios(Históricos, científicos y culturales), que posea la documentación. Esta valoración dará comoresultado, el establecimiento de los tiempos de retención y su disposición final los cuales quedaránplasmados en la Tabla de Valoración Documental.ARTÍCULO 67º. Tabla de Valoración Documental. La Administración Municipal adoptará eimplementará el formato de Tabla de Valoración Documental. Las Tablas de Valoración seelaborarán teniendo en cuenta el Cuadro de Clasificación con el fin de registrar correctamente lasoficinas productoras (tanto administrativas como misionales) y la documentación por ellasproducida. Además se tendrán en cuenta otros datos tales como la retención de la documentacióny la disposición final (conservación total, eliminación, selección), producto de la valoración.Estas Tablas de Valoración Documental, se someterán a consideración y evaluación del Comité deArchivo. La aprobación será dada por el Comité Evaluador de Documentos respectivo y serán deaplicación inmediata.ARTÍCULO 68º. Organización de las Historias Laborales. Para el efecto, dentro de loscriterios técnicos establecidos por el Archivo General de la Nación, la Administración Municipaltendrá la obligación de organizar cada expediente de Historia Laboral, siguiendo parámetros de laCircular No. 004 de 2003 emitida por el Departamento Administrativo de la Función Pública y elArchivo General de la Nación sobre la Organización de las Historias Laborales establece que, dentrode los criterios técnicos establecidos por el Archivo General de la Nación, cada expediente deHistoria Laboral debe contener como mínimo los siguientes documentos, respondiendo a la formade vinculación laboral de la Administración Municipal: a) Acto(s) administrativo(s) de nombramiento(s) o contrato(s) de trabajo(s). b) Oficio de notificación del nombramiento o contrato de trabajo. c) Oficio de aceptación del nombramiento en el cargo o contrato de trabajo. d) Documentos de identificación. e) Hoja de Vida (Formato Único Función Pública) DE COLOMBIA. f) Soportes documentales de estudios y experiencia que acrediten los requisitos del cargo. g) Acta de posesión. h) Pasado Judicial – Certificado de Antecedentes Penales. “Volver a Creer paa Crecer” Edificio Municipal Carrera 4ª No. 4-45 Parque Principal Piso 2 Telefax: (091) 8505 348 Web: www.lapalma-cundinamarca.gov.co Email: alcaldia@lapalma-cundinamarca.gov.co contactenos@lapalma-cundinamarca.gov.co

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