Optimizacija projekata

523 views

Published on

Published in: Business
0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total views
523
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
3
Actions
Shares
0
Downloads
4
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Optimizacija projekata

  1. 1. UGODAN BORAVAK U SRBIJI (ili OPTIMIZACIJA EVROPSKIH PROJEKATA) ALEŠ ZUPAN, ROMBOLL MANAGEMENTProject is financed Ministry of Finance ofby EU Republic of Serbia 1
  2. 2. STRUKTURA PREZENTACIJEIZAZOVI U IMPLEMENTACIJIPROJEKATAORGANIZACIONA STRUKTURA ZAPODRŠKU PROJEKTIMAPRIPREMNE AKTIVNOSTI UPROJEKTIMA, KAO INSTRUMENTOPTIMIZACIJEMONITORING AKTIVNOSTIKOREKTIVNE MERE 2
  3. 3. VAŽNO!!!PRIMERI I SUGESTIJE IZ PREZENTACIJESU URAðENI NA PRINCIPUVEROVATNOĆE – NE ZNAČI, DA SU SVEFIRME I KONSULTANTI KRIVI ZAOVAKVE SITUACIJE 3
  4. 4. OSNOVNI PRINCIPIJEDNAKE MOGUĆNOSTI- Uslovi konkursa ne smeju da budu suvišerestriktivniNEZAVISNOST U IZBORU- Svi povezani s projektom treba da su nezavisniPRECIZNA PRAVILA ZAIMPLEMENTACIJU - U skladu sa PRAG priručnikom - Obaveze i prava sa strane ponuñača i klijenta 4
  5. 5. OSNOVNI PRINCIPINEFORMALNI ASPEKTI- Mogućnost neformalnog pritiska na ponuñačaVAŽNO!!!CENTRALIZIOVAN SISTEM MOŽE DAZNAČI KONFLIKT IZMEðU EK IKORISNIKA UVEK ZADRŽITE KONTROLU! 5
  6. 6. OPŠTI IZAZOVI U IMPLEMENTACIJIPROJEKAT JE DINAMIČNI MEHANIZAM- Promene situacije od pripreme dokumentacijedo implementacije- Promene situacije za vreme implementacijeZAKAŠNJENJAREALNI SPOLJNI FAKTORI NA KOJE VIILI PONUðAČ NEMATE UTICAJ 6
  7. 7. ORGANIZACIJSKA STRUKTURADOBRO POZNAVANJE SISTEMAODGOVORNOSTI U SKLADU SAPROCEDURAMA- Formalna odgovornost je na strani EK- Vi ste direktni korisnik usluga, nabavke iliradova- U principu obe organizacije slede isti cilj –NUŽNA STALNA KOMUNIKACIJA 7
  8. 8. ORGANIZACIONA STRUKTURA – PODELA ODGOVORNOSTIFORMALNO JE ODGOVORNOST NASTRANI EKPRAKTIČNO SE RADI O PODELIODGOVORNOSTI - EK nadležna za procedure i pravila (javnenabavke, izveštavanje, finansije) –KOMUNIKACIJA!!!- Korisnik je nadležan za tehničke aspekte 8
  9. 9. ORGANIZACIONA STRUKTURA UNUTAR INSTITUCIJESKALA ODGOVORNOSTI- Koordinator nadležan za implementacijuprojekta finansiranih od strane EK- Tehničko osoblje, korisnici projekta- Nivo pomoćnik ministra – primanje odlukaUNUTRAŠNJA KOMUNIKACIJA- U svakom momentu treba da znamo šta sedešava sa projektom 9
  10. 10. SPECIFIČNI IZAZOVI – USLUGE (SERVICES) NA STRANI KONSULTANTSKIH FIRMIPROFITNA ORIJENTACIJA- Jeftini konsultanti na račun kvalitetaPRIMERI KRŠENJA PROCEDURA - “Lobiranje”, kontakti sa evaluatorimaPODUGOVARANJE - Konsultantske firme postaju samo “head-hunters” - Ne znaju konsultante sa kojima rade - Negativan primer Framework Contracts 10
  11. 11. SPECIFIČNI IZAZOVI – USLUGE (SERVICES) NA STRANI KONSULTANATALOŠA TEHNIČKA SPREMA:- Ogromno iskustvo ali ne u specifičnoj oblasti- Učenje od klijentaLOŠA MOTIVACIJA- 57 godina radnog iskustva u konsultantstvu- Loši uslovi u okolini ili organizaciji u kojojrade (frustracija zbog bezizlazne situacije) - Velika fluktuacija zaposlenih - Distanciranost od problema u zemlji 11
  12. 12. SPECIFIČNI IZAZOVI – USLUGE (SERVICES) NA STRANI KONSULTANATADODATNI IZAZOVI- Odnosi sa saradnici(a)ma- Personalne preferencije i izazovi (otkazivanjeugovora 2 meseca posle izbora) 12
  13. 13. SPECIFIČNI IZAZOVI – NABAVKE (SUPPLY) NA STRANI FIRMITIPIČNO SE NA VELIKE SUPPLYKONKURSE JAVLJAJU STRANE FIRMEPO DEFINICIJI DOBAVLJAJU MINIMUMONOGA STO JE TRAŽENOPRIMERI LOŠE ROBEPRIMERI ZAKAŠNJENJA NABAVKEPRIMERI LOŠEG SERVISA 13
  14. 14. SPECIFIČNI IZAZOVI – NABAVKE (SUPPLY) NA STRANI FIRMIPROBLEMI U KOMBINIRANIMPROJEKTIMA- Podugovaranje grañevinskih firmi 14
  15. 15. SPECIFIČNI IZAZOVI – RADOVI (WORKS)PO DEFINICIJI SE NA WORKS UGOVOREJAVLJAJU DOMAĆE FIRMEURADE MINIMUM TRAŽENOG/OPISANOG (contingency rezerva!)PRIMERI UGRADNJE LOŠIH MATERIJALAPRIMERI LAŽNOG PRIKAZIVANJARADOVA 15
  16. 16. SPECIFIČNI IZAZOVI – NA STANI KORISNIKALOŠA MOTIVACIJA ZAPOSLENIH UORGANIZACIJI - pre svega zbog finansijskih razlogaZAUZETOST OSTALIM AKTIVNOSTIMA - dugo vreme reagovanjaNEPOZNAVANJE PROJEKTA- zbog loše tehničke spreme- zbog menjanja ljudi odnosno odgovornosti 16
  17. 17. PRIPREMNE AKTIVNOSTI - OPŠTEFAZA PLANIRANJA PROJEKTA- Dobro isplaniran projekat je pola uspeha- Planiramo u skladu sa potrebama- REALNO!!!- Uvek imamo pred očima implementaciju- Posebna pažnja se posvećuje tehničkimaspektima- Rezervni scenariji za slučaj promene situacije 17
  18. 18. PRIPREMA SERVICES – TERMS OF REFERENCE DOKUMENT KOJI DEFINIŠE SERVICE PROJEKAT SPECIFIČNOSTI - Sve što želim da bude urañeno - Važna je dobra procena bužeta u odnosu na zahteve EKSPERTI - Tanka linija izmeñu suviše restriktivnih i suviše opštih zahteva 18
  19. 19. TERMS OF REFERENCE – KONKRETNE SUGESTIJEEKSPERTI- 5-10 godina profesionalnog iskustva- Obavezno tehničko iskustvo u slučajuspecifičnih aktivnosti- Iskustvo na projektima EU ili drugih donatora- Iskustvo sa procedurama PRAG (??) 19
  20. 20. TERMS OF REFERENCE – KONKRETNE SUGESTIJEAKTIVNOSTI- Razbijeno na dosta male zadatke - orijentacija.OSTALO- Kancelarija. Najbolje u organizaciji.- Klauzula ‘’Svi materijalni i ostali troškovi,uključujući kancelariju i putne troškove iz sedištaprojekta se pokrivaju iz incidential troškova’’- Izveštavanje – kratki neformalni izveštaji 20
  21. 21. OCENJIVANJE SERVICESDOSTA RESTRIKTIVNO U FAZI‘’EXPRESS OF INTEREST’’ – 1. KORAKINTERVJU!!!ODLUKA IZMEDJU PONIŠTENJAPROJEKTA I LOŠEG PROJEKTA (VIŠEPROBLEMA NEGO KORISTI) 21
  22. 22. PRIPREMA SUPPLY – TEHNIČKE SPECIFIKACIJEDOKUMENT KOJI DEFINIŠE SUPPLYUGOVORSPECIFIČNOSTI - Sve što želim da bude dobavljeno, uključujućitrening, post-prodajne usluge- Važna dobra procena budžet vs. zahtevi- Tanka linija izmeñu restriktivnog i opšteg 22
  23. 23. TEHNIČKE SPECIFIKACIJE – KONKRETNE SUGESTIJEUKLJUČENJE TEHNIČKIH EKSPERATAPERSPEKTIVA PLANIRANJA + 6 MESECIBOLJE KONZERVATIVNO PLANIRANJE(MOGUĆNOST DODATNE NABAVKEAKO IMA PARA)GARANCIJSKI PERIOD!! + DODATNIREZERVNI DELOVI ZA DO 5 GODINA –DELOVI RAZPOLOŽIVI NAJMANJE 5GODINA OD DOSTAVEUSLOVI DOSTAVE I MONTAŽE!! 23
  24. 24. OCENJIVANJE SUPPLYUČEŠĆE TEHNIČKIH EKSPERATANAJMANJE TO ŠTO SMO TRAŽILI 24
  25. 25. PRIPREMA WORKS PROJEKTA I KONKRETNE SUGESTIJESLIČNA LOGIKA KAO U SUPPLYPROJEKTIMADOKUMENT JE ‘’BILL OF QUANTITIES’’ IOPIS RADOVA 25
  26. 26. PRAĆENJE PROJEKTA - SERVICESDNEVNO PRAĆENJE - Zaposleni rade sa konsultantima na dnevnojosnovi – zajednički radIZVEŠTAVANJE - Obavezni izveštaji: inception, interim, final report - KRATKI neformalni: na svake 2 nedelje, kratakizveštaj o radu i izazovimaKOREKCIJE - Odmah posle nastanka devijacije 26
  27. 27. PRAČENJE PROJEKTA - SUPPLYPRAČENJE U KLJUČNIM MOMENTIMA- (Kod pripremnih radova)- Kod dostave opreme – tehnički prijem opreme- (Kod usposobljavanja)- Za vreme garancijskog perioda – stalna kontrolauz puno opterečenje opreme!! 27
  28. 28. PRAČENJE PROJEKTA - WORKSSTALNO PRAČENJE U IMPLEMENTACIJI - Pračenje izvodenja radova – nezavisnakontrola ‘’supervisory inženjera’’ - Vanredne kontrole zaposlenih u organizaciji –tehničkih eksperataPRAČENJE U KLJUČNIM TAČKAMA- Tehnički prijem 28
  29. 29. KOREKCIJE – OPŠTEFORMALNE METODE- Mogučnosti za korekcije, predpisane PRAGpriručnikom- Organičena sprema EK da rešava takvesituacije- Skala reakcije (prvo upozorenje)NEFORMALNE METODE- Neformalna ‘’sugestija” ugovornoj strani 29
  30. 30. KOREKCIJE - SERVICESNEFORMALNI NIVO- Razgovor sa ekspertom- Razgovor sa voñom projekta- Izbegavanje nepouzdanih ponuñačaFORMALIZACIJA(važno da postoji registrovani dokazi!!) - Pisana intervencija EK i ugovornoj strani 30
  31. 31. KOREKCIJE SERVICE- Adendum ka ugovoru (npr. promena eksperata, produžetak ugovora, promena aktivnosti) PONIŠTENJE UGOVORA NIJE OPCIJA - U ugovoru postoji opcija o sudskom rešavanju sporova, ali to nije opcija 31
  32. 32. KOREKCIJE – SUPPLY / WORKSNEFORMALNI NIVO- Razgovor sa ugovaračemFORMALNI NIVO- Adendum ka ugovoru- Penali – UNAPRED PLANIRANI!!OTKAZIVANJE UGOVORA NIJE OPCIJA 32
  33. 33. PRAKTIČNA UPUTSTVA - SERVICEODREDITI STANDARDE ZA RAD- Po aktivnostima koje izvode- Pažnja kod odobravanja time-sheetovaKORISTNO UPOTREBITI INCEPTIONPERIOD- Od početka tražiti od njih aktivan angažma- Zajedno pripremanje izveštaja, pažnja naeventuelne korekcije 33
  34. 34. PRAKTIČNA UPUTSTVA – SUPPLY I WORKSSTALNO KONTROLISATI KVALITETNABAVLJENE ROBE I KVALITETMONTAŽEUKLJUČENOST STRUČNIH LJUDI UPROCESDOBITI TAČNO ŠTO STE TRAŽILI 34

×