Informe Final Consejo De La Cultura

CONTRALORíA GENERAL DE LA REPÚBLICA
REGIONAL DE VALPARAíso

Informe Final
Consejo Nacional de la Cultura y las Artes

Fecha 27 de Agosto de 2009

N° Informe: 20 de 2009

CONTRALORíA GENERAL DE LA REPÚBLICA
CONTRALORfA REGIONAL DE VALPARAíSo
UNIDAD DE AUDITORíA E INSPECCiÓN

Al N° 336/2009 INFORME FINAL N° 20 DE 2009
AT N° 49/2009 SOBRE AUDITORíA (EXAMEN DE
PREG 5026 CUENTAS) EN EL CONSEJO
XFS./ NACIONAL DE LA CULTURA y LAS
ARTES.

VALPARAíso,

En cumplimiento del Plan Anual de
Fiscalización de este Organismo Superior de Control, se efectuó una
auditoría en el Consejo Nacional de la Cultura y las Artes (CNCA).

OBJETIVO

Fiscalizar los procesos asociados a
la gestión operativa del Servicio, verificando el correcto uso de los
recursos, a través de un examen de cuentas de los gastos de
representación, de viáticos y transferencias, ejecutados en el año
2008.

METODOLOGíA

Las labores se llevaron a cabo sobre
la base de normas y procedimientos de control aceptados por la
Contraloría General de la República, incluyendo tanto el análisis de
los registros y documentos, como la aplicación de otros medios que
se estimaron necesarios en las circunstancias, con el propósito de
verificar el cumplimiento de la normativa vigente y la procedencia de
los actos administrativos emitidos sobre la materia.

UNIVERSO

Se consideraron los gastos por los
conceptos de representación, rendiciones de cajas, transferencias por
viáticos, reembolso de gastos ocasionados en comisiones de
servicio y otros asociados a las actividades de Extensión Cultural,
del período comprendido entre el 1 de julio al 31 de diciembre de
2008, los que totalizan la suma de $1.826.757.671.-.

MUESTRA

La auditoría se efectuó sobre una
muestra de $469.862.194.-, equivalente al 26% de los recursos
aprobados, conforme al siguiente detalle:

A LA SEÑORA
CONTRALOR REGIONAL
CONTRALORíA REGIONAL DE VAL PARAíso
PRESENTE I

CONTRALORíA GENERAL DE LA REPÚBLICA 2
CONTRALORíA REGIONAL DE VALPARAíso

Monto
GASTOS AL 31 DE OCTUBRE DE 2008 Universo Porcentaje
examinado

Gastos de Representación, Protocolo y Ceremonial 25.532.685 24.254.125 94%
Transferencias por cajas chicas y fondos fijos 7.107.802 2.230.823 31%
Gastos en viáticos del personal de planta y a contrata 52.855.062 5.771.960 11%
Gastos en actividades de Extensión Cultural 1.741.882.835 437.605.286 25%
TOTALES 1.827.378.384 469.862.194 26%

Del resultado de la fiscalización
realizada, esta Contraloría Regional emitió un Preinforme de
Observaciones, el que fue remitido al Consejo de la Cultura mediante
oficio N°1097, de 18 de marzo de 2009, siendo respondido por oficio
Ord. Reservado N°01/01 de 2009.

Al respecto, y teniendo en cuenta la
respuesta que el Consejo de la Cultura ha dado al Preinforme de
Observaciones emitido por esta Entidad Fiscalizadora, corresponde
emitir el Informe Final de la auditoría, conforme se expone a
continuación:

l.-EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO.

El análisis realizado permitió concluir
que el Sistema de Control Interno presentaba numerosas debilidades,
tanto en su estructuración como en su operatividad.

En efecto, en materia de organización
y procedimientos administrativos, cabe señalar que al momento de la
auditoría, si bien el Consejo de la Cultura había actualizado y
reorganizado el organigrama general de su estructura y tenía
definidas las funciones, éste no había sido sancionado formalmente
por la autoridad, ni se encontraba complementado mediante un
Manual de Organización y Funciones que permitiera definir
claramente las líneas de autoridad y responsabilidad en el desarrollo
de las operaciones y las actividades que debe ejecutar cada Unidad.

Tampoco contaba con Manuales de
Procedimientos, los cuales resultan indispensables para el adecuado
entendimiento y debido control de los principales procesos
administrativos desarrollados por la Institución, particularmente los
referidos al movimiento financiero.

Cabe mencionar que sólo existían
algunas minutas con instrucciones sobre viáticos, adquisiciones,
numeración y tramitación de resoluciones, entre otros, pero éstas no
se encontraban sancionadas por la autoridad.

En otro orden, se comprobó que el
Consejo no aplica el principio del devengado, tanto en las
erogaciones de ingresos como de gastos, al no registrar todos los
recursos obtenidos y obligaciones contraídas en el momento en que
éstos se generan, independiente de que éstos hayan sido o no
percibidos o pagados, transgrediendo lo dispuesto en el Oficio N°
60.820 de 2005 y sus modificaciones, de la Contraloría General de la

CONTRALORíA REGIONAL DE VALPARAíSO

República, sobre Normativa del Sistema de Contabilidad General de
la Nación.

En relación con el cumplimiento de las
normas que regulan las adquisiciones de bienes y servicios,
establecidas en la ley 19.886, de Bases sobre Contratos
Administrativos de Suministros y Prestación de Servicios, se
advirtieron múltiples compras que no se realizaron a través del
sistema de información que contempla dicha normativa legal, y que, a
pesar de haber sido materia de varios procesos sumariales, a la
fecha de la visita, persistía el incumplimiento.

En su respuesta, el Consejo de la
Cultura señaló que con fecha 15 de abril de 2009, se emitieron las
resoluciones exentas N°s. 1623, que dicta instrucciones de
procedimientos en materias que indica, y 1624, que crea secciones y
fija roles y funciones al interior del Consejo de la Cultura. Agrega que
por memorando interno N° 02/087, del 16 de abril de 2009, se
reiteraron las instrucciones para dar cumplimiento a las normas sobre
contabilización de los ingresos y gastos devengados.

Sobre la respuesta y el contenido de
tales instrucciones, corresponde manifestar que no se remitió el
organigrama institucional debidamente sancionado por resolución y
que además sea congruente con las modificaciones realizadas a
través de la aludida resolución N° 1624 de 2009, que ordena la
creación de oficinas en un plazo de noventa días contados desde la
entrada en vigencia de dicha resolución.

Respecto de la resolución N° 1623 de
2009, cabe precisar que sólo se analizó lo atingente a las materias
examinadas en la auditoría realizada, de cuyo análisis se desprenden
las siguientes observaciones:

- De acuerdo con la resolución N° 1624
deja de existir la Oficina de Partes, ya que se crea un Departamento
de Gestión Documental, por lo que la resolución N° 1623 debería ser
modificada en lo que dice relación con el departamento extinto.

- En el capítulo 11, Gestión documental
de archivos públicos, en cuanto a la eliminación de documentos, se
debe tener presente e incluir expresamente que la documentación
operacional debe mantenerse un mínimo de cinco años y que la
necesidad de mantenerla dependerá del tiempo transcurrido,
naturaleza, importancia y necesidad de la documentación, entre otros
aspectos a considerar, como son los artículos 14° y 21 ° inciso
segundo de la ley 10.336, Orgánica de la Contraloría General de la
República. (Aplica dictamen N° 1333 de 2009)

- En el capítulo IV, Instrucciones para
el pago de viáticos, no queda claramente establecido que el
Formulario N° 1 - que no se remite - sea de aplicación única en cada
sede Institucional, de manera que se lleve un registro único,
cronológico y correlativo, para facilitar su control y pago por parte de
las unidades correspondientes.

UNIDAD DE AUDITORIA E INSPECCiÓN

- Respecto del plazo de entrega del
informe de comisión o cometido de funcionario, con la
correspondiente planilla de reembolso, no señala el plazo para
entregarlo, lo cual debía realizarse inmediatamente después del
regreso al lugar de desempeño habitual del funcionario y además,
tampoco indica la información mínima que debe contener ni quién
debe aprobarla previamente; lo mismo sucede con la planilla de
reembolso. Ambos documentos deben tener formularios únicos de uso
común para las unidades operativas, los cuales, antes de su
presentación deben ser aprobados por las correspondientes jefaturas.

Cabe señalar que en cuanto a la
devolución de viáticos se instruyen plazos para su cumplimiento, los
cuales deberían ser los mismos para el caso del informe de comisión,
como de reembolso de gastos de cometido funcionario.

- El instructivo hace mención a que
"en ningún caso podrán disponerse comisiones paralelas con derecho
a viático y de producirse tal situación, el personal deberá restituir la
cantidad pagada en exceso, sin perjuicio de las sanciones
administrativas que pudieren corresponderles". Al respecto, cabe
señalar que el riesgo que dicha situación involucra debiera ser
mínimo si se lleva un registro único de formularios N°1.

En el punto 11 S, sobre las
inversiones en el mercado de capitales, cabe hacer hincapié en que,
estando dichas inversiones autorizadas, deben estar expresamente
contempladas en los correspondientes convenios de transferencias
firmados por el Consejo de la Cultura.

- En el capítulo XI, Instrucciones para
uso de gastos de representación, es importante señalar que falta
incluir en su fundamento las diferencias existentes entre una
actividad de difusión propia del Consejo de la Cultura, como parte de
su quehacer, respecto de una actividad protocolar. Asimismo, es
menester diferenciar claramente los gastos originados por el
Directorio Nacional así como por los demás Órganos Colegiados que
conforman el Consejo de la Cultura.

En consecuencia, deberá tenerse
presente las observaciones señaladas precedentemente, a objeto de
subsanar las falencias observadas, materia que verificará esta
Contraloría Regional en la próxima visita de fiscalización que efectúe
a ese Organismo.

1.- Libro de sumarios

El Consejo de la Cultura no contaba
con un libro de sumarios actualizado y tampoco llevaba un control
adecuado de los procesos disciplinarios en curso y de los terminados.
Cabe señalar que a la fecha de emisión del preinforme, no se
presentó información clara y concreta acerca de los procesos
efectuados desde el año 2006 a la fecha, con los resultados,
sanciones aplicadas, funcionarios involucrados y resoluciones que
disponen la aplicación de las medidas respectivas, su sobreseimiento
o absolución.

UNIDAD DE AUDITORíA E INSPECCIÓN

Cultura informó que se habilitó un registro de control y que además,
se implementará un sistema informático especialmente diseñado para
estos efectos.

De acuerdo con lo anterior, se
subsana la observación relativa al registro de control de los procesos
disciplinarios, sin perjuicio de que, en futuras visitas de fiscalización
sobre la materia, se verifique su efectiva implementación y
cumplimiento.

En otro orden de consideraciones, de
acuerdo con la información parcial proporcionada por el Consejo de la
Cultura para la elaboración del Preinforme de Observaciones,
existían procesos sumariales de larga data, sin información acerca de
las resoluciones asociadas a éstos, etapas del proceso, medidas
disciplinarias aplicadas, notificaciones, remisión de antecedentes a
esta Contraloría Regional, entre otras. Asimismo, se verificó que la
mayoría de los procesos sumariales habían sido efectuados por don
Cristian Díaz Vargas, lo cual podría incidir en el desarrollo del
proceso y su oportuna tramitación.

Sobre este punto, el Consejo de la
Cultura informó que en la actualidad sólo el proceso disciplinario
ordenado por resolución N° 579 del 17 de abril de 2007, se encuentra
en tramitación, toda vez que mediante resolución N° 911 del 25 de
febrero de 2009, se dispuso continuarlo como sumario administrativo,
lo cual no sería del todo efectivo, según se desprende del anexo
N° 5, de su respuesta.

En efecto, cabe destacar que el
mencionado anexo N°5, adjunto a la respuesta de esa Entidad, es el
mismo archivo presentado en la fiscalización, sólo que en esta
oportunidad se encuentra actualizado, respecto de la etapa en que
se encuentran los procesos sumariales y las resoluciones que le dan
término. En este sentido, se observa que un alto número de procesos
sumariales informados son de larga data y aún se mantienen en etapa
indagatoria (investigación); según se verifica a continuación:
Rex./ Maleria Observación Fiscal
Fecha

117 No formalización del contrato licitación 1725- Eduardo
20-01-06 6061eo05 distribución revista Pausa N°4 y 5 Oyarzún
Fiaueroa
52
Supuesto robo en el inmueble I Región CNCA Patricia Eugenia
26-12-06
Henríauez Roias
777 Supuesto robo de notebook al sr. Antil
Cristian Díaz
10-03-06 Camacho
Vareas
778
Hurto de computador I Región CNCA Patricia Eugenia
26-04-06
Henríquez Roias
Proceso de compra y contratación Carpas Dispone reapertura de investigación
579 Rocha S.A., por arriendo de cortinas e sumaria que indica y ordena que Cristian Dfaz
17-04-07 implementos de calefacción, para actividades prosiga como sumario administrativo Vargas
realizadas nor el Fondart año 2006. según REX 911/25-02-09
Rex. 1567/06-06-2008 designa nuevo
2713 fiscal.
Prestación de servicios Rex. xxxl09-04-09 pone término a Cristian Díaz
31-10-07
investigación sumaria y lo eleva a Vargas
sumario administrativo.
123 Accidente ocurrido el 24-10-06, en entrada de Rex. 723/24-03-08 dispone reapertura
acceso a las dependencias de la Galería de investigación sumaria y la eleva a Cristian Díaz
29-01-07
Gabriela Mistral sumario administrativo. Vargas
3868 Contratación Gavina Hotel no fue sometida a Marco L1erena
15-10-08 licitación pública.
Rodríeuez


Sin No existe autorización por escrito del
Subdirector para trabajos extraordinarios de Cristian Diaz
número
remodelación Edificio CNCA. Vargas
2837 Contratación empresa La Nación (Diario La Pedro
29-08-08 Hora) no fue sometida a licitación pública. Henriquez
Guaiardo
Varias empresas contratadas para diversos
servicios para la organización de actividades
1676 artisticas culturales del CNCA en Región de Luis Adasme
18-06-08 Los Ríos, no fueron sometidas a licitación Padilla
pública.

1566 Contratación empresa Marticorena Comercial
Ltda. no fue sometida a licitación pública en su Cristian Diaz
06-06-08
totalidad. Vargas

Al respecto, conforme lo dispuesto en
artículo 143° del DFL 29 de 2004, del Ministerio de Hacienda, sobre
Estatuto Administrativo, la autoridad deberá adoptar las medidas
tendientes a agilizar dichos procesos sumariales, dado que la función
de velar porque los procesos disciplinarios se instruyan en los plazos
fijados, atendida la complejidad de los hechos y cantidad de
inculpados, corresponde a la autoridad que ordenó instruirlo. Lo
anterior, sin perjuicio de la responsabilidad que le cabe al fiscal
respectivo en estos atrasos. (Aplica dictámenes N°s 50606 de 2004,
21369 de 1993 y 28387 de 1993, de la Contraloría General de la
República)

En otro orden, cabe advertir que gran
parte de los procesos informados en la auditoría se terminaron sólo
una vez que se fiscalizó esta materia, constatándose, sin embargo,
que en numerosos procesos, los funcionarios involucrados fueron
sobreseídos.

El incumplimiento, tanto de los plazos
legales de tramitación, como del control y registro de los
antecedentes de estos procedimientos disciplinarios, ha incidido en la
contratación a través de honorarios, de ex funcionarios que
mantenían procesos disciplinarios pendientes, respecto de algunas
de las mismas materias que luego le fueron encargadas en su
contrato a honorarios, lo que si bien no configura una infracción legal
explícita, pudiera constituirse en un riesgo potencial que es necesario
precaver.

En esta situación se encuentra don
Andrés Felipe Alberto García Hidalgo, quien, de acuerdo a la
información proporcionada por el Servicio, se encontraría involucrado
en tres procesos sumariales, conforme al siguiente detalle:

Por resolución N° 579 del 17 de
abril de 2007, se ordenó una investigación sumaria por la "compras
públicas realizadas fuera del Portal (dos facturas Carpas Rocha),
Departamento de Creación Artística y por arriendo piso de madera y
cortinas e implementos de calefacción". De acuerdo a lo informado en
su respuesta al Preinforme, a la fecha de la visita, el procedimiento
se encuentra aún en tramitación, toda vez que mediante resolución
N° 911 del 25 de febrero de 2009, es decir, casi dos años después,
se dispuso continuarlo como sumario administrativo.

Por resolución N° 970 del 5 de junio
de 2007, se ordenó una investigación sumaria por "compras públicas


realizadas fuera del Portal (una factura BPI Ministorage de Chile
S.A.), Departamento de Creación Artística. Arriendo de bodegas". A
la fecha de emisión del Preinforme de Observaciones, el sumario se
encontraba en el Departamento Jurídico para su estudio y
preparación de la resolución de término.

- En el preinforme se señaló que
debía tenerse especial consideración en el análisis que se efectúe, la
circunstancia agravante que podría afectar al inculpado; sin embargo,
el Consejo de la Cultura, en su respuesta señala que por resolución
N° 303 del 6 de febrero de 2009 absolvió al inculpado de la última
investigación sumaria ordenada por Resolución N° 970 de 2007. Al
respecto, el Consejo de la Cultura deberá remitir el proceso
disciplinario para su pronunciamiento por parte de este Organismo
Superior de Control.

Por resolución N° 197, del 28 de
enero de 2008, se ordenó una investigación sumaria para determinar
la eventual responsabilidad de los funcionarios del Consejo de la
Cultura, en la contratación de servicios de la señora Karem Valeska
Jorquera Apablaza, por el diseño de piezas gráficas, sin ser
sometidos a la ley N° 19.886 Y su reglamento. De acuerdo a lo
informado, no se formularon cargos por cuanto don Andrés Felipe
García Hidalgo ya no pertenecía a la Institución. En consecuencia,
se emitió la resolución N° 2176 de 29 de julio de 2008, donde se
sobreseyó la investigación. No se adjunta dicha información al Anexo
N° 5, remitido por el Consejo de la Cultura, por lo que se puede
deducir que el registro enviado no contiene todos los procesos
sumariales efectuados por la citada Entidad desde el año 2006 a la
fecha.

Cabe señalar que de acuerdo con la
información contenida en el registro de personal que mantiene este
Organismo de Control, don Andrés Felipe García Hidalgo fue Jefe de
la Unidad de Creación Artística del Consejo de la Cultura durante el
período 1 de abril de 2006 y 25 de julio de 2007, posteriormente, por
el período 1 de julio al 31 de diciembre de 2008, se le contrataron sus
servicios a honorarios, por un monto de $ 2.287.037.- mensuales,
para desempeñarse en la Dirección y Coordinación del equipo para la
realización de eventos artísticos culturales en las distintas regiones,
del programa Centro de Extensión, del Gabinete de la Ministra.

Cultura señala que en la oportunidad en que se dispuso la
contratación a honorarios del señor García Hidalgo, no le afectaba
ninguna inhabilidad de carácter legal, como podría haber sido aquella
a que se refiere el artículo 12° letra e) de la ley 18.834.

Sobre esta materia cabe señalar que
tal como se dijo previamente, si bien es cierto, dicha persona, a la
fecha de la contratación a honorarios por el Consejo de la Cultura,
cumplía con las condiciones para prestar servicios en Administración
del Estado, conforme a las disposiciones del artículo 12° del DFL 29
de 2004, del Ministerio de Hacienda, no es un hecho irrelevante que
a esa misma data, esta persona estuviera involucrada en hechos
materia de investigación sumarial, por procedimientos que él debió


aprobar, y por otro procedimiento, del mismo tenor, en que fue
sobreseído porque ya no pertenecía a la Institución, máxime cuando
la falta de resolución de tales sumarios se ha debido exclusivamente
al retardo por parte de ese Consejo.

2.- Reserva de números de resoluciones

Se comprobó que las resoluciones,
tanto exentas como afectas a toma de razón, eran numeradas en la
Oficina de Partes del Consejo de la Cultura, la que llevaba un registro
manual para los números que han sido ocupados, y otro
computacional, el que sólo se anota una vez que las resoluciones
regresaban para su distribución, ocasión en que además se les
timbraba con la leyenda "DOCUMENTO TOTALMENTE TRAMITADO",
con lo que se advierte que los números de resoluciones se dejaban
reservados sólo para cumplir con la legalidad de los actos
administrativos que se llevan a cabo.

La Oficina de Partes cuenta con un
instructivo para estos efectos, que señala que luego de numerar las
resoluciones, las Unidades deben completar, si fuera necesario, con
los documentos faltantes para su remisión definitiva. Una vez
entregados los antecedentes que la respaldan y con la totalidad de
las firmas de responsabilidad, se les estampa el timbre "Totalmente
Tramitado" y se ingresan al sistema computacional Filemaker, lo que
en la práctica, demora un lapso de tiempo prolongado. En este punto
cabe anotar, que si se trata de resoluciones afectas a toma de razón
por parte de esta Contraloría, este timbre se le estampa una vez que
vuelve con el trámite realizado y se le incluye la fecha de recepción
por la Oficina de Partes del Consejo. A modo de ejemplo, se
presentaron los siguientes casos de resoluciones del mes de enero
de 2008:
Fecha de
Fecha de la timbre Total de días en Total de meses en
Resolución
Resolución Totalmente tramitación tramitación
Tramitado
2 02-01-2008 02-12-2008 330 11
53 09-01-2008 04-12-2008 330 11
172 24-01-2008 17-10-2008 267 9
229 31-01-2008 13-10-2008 256 9
174 24-01-2008 24-06-2008 152 5
3 afecta 11-01-2008 04-06-2008 147 5
1 afecta 09-01-2008 02-06-2008 145 5

Por otra parte, el correlativo de
resoluciones del sistema computacional Filmaker, registra campos en
blanco, correspondientes a la fecha de "Totalmente Tramitado", lo
que significa que dichas resoluciones aún se mantienen pendientes
de ese trámite interno. En efecto, las resoluciones que durante la
visita se encontraban en esta situación, correspondientes al mes de
enero de 2008,es decir, con más de un año de retraso, fueron las
siguientes:
Fecha de la
Resolución
Resolución

1 02-01-2008

115 17-01-2008

160 23-01-2008

210 29-01-2008


Cabe mencionar que se verificó la
existencia de la resolución N° 2, del 2 de enero de 2008, que deja sin
efecto números correspondientes a resoluciones exentas del año
2007; lo que ratifica la situación antes descrita de reserva de
números para las resoluciones de la Institución.

Por otra parte, con fecha 7 de enero
de 2009 se realizó un chequeo o corte documental de las
resoluciones en la Oficina de Partes, constatándose que aún se
encontraban timbrándolas con fecha 31 de diciembre de 2008; es así
que como a esa fecha el correlativo estaba en el 6.177 y tres días
mas tarde, el 9 de enero de 2009, éste llegó hasta el 6.212, fecha en
que se hizo el corte documental para esta emisión.

Del mismo modo, se verificó que las
resoluciones se encuentran sin la totalidad de los antecedentes,
vistos buenos y firmas de responsabilidad correspondientes para su
despacho. Efectuado un seguimiento a las resoluciones, el 7 de enero
de 2009, en el Departamento de Personal, se constató que se
encontraban siete resoluciones que autorizan la contratación de
personas a honorarios que, aún cuando se encuentran numeradas y
fechadas por la Oficina de Partes, no se encuentran firmadas por la
autoridad a quien le compete disponer la contratación, como tampoco
los convenios de prestación de servicios correspondientes, por lo que
se encuentran pendientes en su tramitación final e ingreso al sistema
computacional.

Cabe mencionar que los honorarios
correspondientes a las resoluciones Nos. 1534 de 03 de Mayo de
2008, que autoriza la contratación de doña Macarena Silva Sánchez
por la suma de $166.666.- y 1.782, de 26 de Junio de 2008, que
autoriza la contratación de don José Calvelo Ríos, por la suma
$277.778.-, fueron pagados sin contar con las firmas de
responsabilidad correspondientes.

En su respuesta, el Consejo señaló
que la falta de media firma en la línea de responsabilidad no invalida
el acto administrativo, agregando que remitiría copia de dichas
resoluciones, las que en definitiva no envió.

En cuanto a las siguientes
resoluciones, se encontraban pendientes de la firma de la Jefa del
Departamento de Administración General, quien permanecía con
licencia médica desde el 5 de septiembre de 2008. Tampoco estaban
firmadas por su subrogante, sin que a la fecha del término de la visita
hayan sido pagadas, según lo informado por el CNCA.
Resolución Contrato
Fecha Observación al 07-01-2009
N° Fecha
2.145 El Contrato sin firma de Jefa del Departamento de
28-07-08 28-07-08
Administración General
2.878 01-09-08 La Resol., y Contrato sin firma de Jefa del
30-06-08
Deoartamento de Administración General
29-10-08
Departamento de Administración General
14-10-08
15-10-08

En otro orden de consideraciones y
como se pudo apreciar además, las resoluciones Nos. 1.534 y 3.753


son anteriores a la fecha de suscripción de los convenios que
aprueban.

Cultura señaló que las referidas resoluciones no fueron cursadas
oportunamente por falta de firma del contratado y/o por falta de algún
antecedente esencial, pero que posteriormente, una vez recabada la
totalidad de la información, la Jefa Titular de Administración General,
se encontraba con licencia médica, y que los subrogantes no las
rubricaron, ya que el pie de firma y fecha de emisión de las
resoluciones indicaba el nombre de la jefatura titular del mencionado
Departamento.

Agrega, que con fecha 12 de
febrero 2009, dicha Jefatura Titular se reincorporó a sus funciones,
ocasión en que se completó el trámite para cursar los pagos.

En lo que se refiere a las
resoluciones con fecha anterior a la suscripción de los convenios,
señaló que se debió a un error de numeración de la Oficina de
Partes, lo cual está dentro de los márgenes previsibles considerando
las funciones y volumen de trabajo de la citada Oficina.

En otro ámbito, se verificó que la
resolución exenta N° 1, de 02 de Enero de 2008, que ordena la
contratación de la señora Claudia Sandoval San Martín, en la Región
de Los Lagos, a la fecha del preinforme de observaciones, no
contaba con el timbre "Totalmente tramitado". Dicha resolución
ingresó a la Oficina de Partes de esta Contraloría Regional de
Valparaíso, con fecha 27 de noviembre de 2008, es decir, 11 meses
después de su emisión. Lo anterior evidencia el notorio retraso y
deficiencias en el proceso de emisión y despacho de estos
antecedentes.

Por otra parte, la Oficina de Partes
del Servicio no efectúa un seguimiento posterior, ni requiere a los
Departamentos la entrega de las resoluciones con la totalidad de los
antecedentes que las respaldan, para su tramitación final.

Todo lo anteriormente señalado,
involucra debilidades de control interno que permiten la existencia de
números reservados, documentación incompleta e inconsistente
cronológicamente y posibilitan erogaciones contables sin la
documentación de respaldo adecuada.

En este sentido, las resoluciones
deben ser enviadas a la Oficina de Partes para su numeración y
fecha, sólo una vez que han cumplido con todas las etapas
administrativas internas, como son los vistos buenos, firmas de
responsabilidad, contratos, convenios de prestación de servicios,
bases administrativas y cualquier otro documento que sirva de
fundamento al acto administrativo, el cual debe quedar listo para su
distribución, archivo e ingreso a la base de datos computacional
Filmaker.


Al respecto, la jurisprudencia de
este Organismo de Control señala que no procede reservar números
en el registro correlativo de resoluciones y decretos, toda vez que los
Órganos del Estado para actuar válidamente deben hacerlo dentro de
su competencia y como la ley señale, la que no autoriza, en general,
el uso de mecanismos tendientes a la simulación formal o sustancial
de un acto administrativo, al hacer uso de las potestades públicas
que confiere el orden jurídico. Asimismo, la numeración de las
resoluciones y decretos debe guardar el orden correlativo y
cronológico en que se dicten, para que esta Entidad pueda
determinar exactamente la oportunidad en que la Autoridad adoptó la
respectiva medida, dado que debe existir concordancia entre la fecha
anotada en el documento y la oportunidad en que fue
efectivamente emitido. (Aplica Dictamen N° 6.624 de 1997, de la
Contraloría General de la República).

Sobre el particular, en el
Preinforme de Observaciones se solicitó al Consejo de la Cultura
informar pormenorizadamente acerca de las medidas administrativas
adoptadas para subsanar las observaciones formuladas sobre esta
materia.

Cultura señala que las observaciones consignadas han sido recogidas
y que su solución se verifica en la emisión de la resolución exenta N°
1623 de 2009, que entre otras materias instruye sobre la numeración
y tramitación de resoluciones exentas y afectas a toma de razón, pero
sin considerar todas las observaciones planteadas. En efecto, el
Consejo de la Cultura no se pronunció respecto de las medidas
administrativas, ni seguimiento de las resoluciones 1, 115, 160 Y 210,
que se encontraban pendientes del trámite interno del timbraje
"Totalmente Tramitado".

Sin perjurcro de lo anterior, la
regularización de las observaciones planteadas y las medidas
adoptadas para su regularización se verificará en una próxima
fiscalización.

3.- Valores descontados de los viáticos por pagar.

A la fecha de la auditoría, los
funcionarios no confeccionaban un informe con las actividades
realizadas durante el cometido y con la cantidad de días de viáticos
efectivos, por lo que no existía la instancia en que los funcionarios
hicieran devolución de los anticipos de viáticos percibidos en exceso.
Por otra parte, tampoco se rendían los pasajes y peajes o gastos
asociados en forma oportuna, por lo que la Sección de Ejecución
Presupuestaria, una vez que tenía las rendiciones de pasajes y
peajes correspondientes al cometido funcionario ya pagado, validaba
la información contenida en los gastos relacionados, constatando
casos en los que los funcionarios debían reintegrar, por lo que
posteriormente, en el pago de otros cometidos funcionarios, se les
descontaban los valores percibidos en exceso, por este concepto.

Esta situación se detectó en los
cometidos funcionarios de don Moisés Troncoso Rodríguez, a quien

CONTRALORíA REGIONAL DE VALPARAfso

se le descontaron numerosos valores en pago de viáticos, conforme
al siguiente detalle:
Monto Petición de
Egreso Fecha descontado Viáticos Petición de Viáticos que descuenta
($) pagada

3786 26-06-08 50.271 02/271 02/259
3978 07-07-08 22.342 02/278 Por reembolso y viático 02/271
4086 10-07-08 22.342 02/289 02/278
4358 22-07-08 22.342 02/318 02/289
4857 08-08-08 55.856 02/349 02/318
4857 08-08-08 33.513 02/349 02/331
5148 19-08-08 44.684 02/380 Por reembolsos: 02/373 y 02/379
5346 27-08-08 94.955 02/410 Por reembolsos 02/392
6156 26-09-08 111.710 02/409 Por reembolsos: 02/440 02/441 Y 02/442
6960 24-10-08 11.171 02/444 02/315
6960 24-10-08 8378 02/458 Por reembolso 02/488
Total 477.564

En consecuencia, en el preinforme se
requirió al Consejo de la Cultura que implementara los mecanismos
de control adecuados tendientes a verificar el pago exacto de los
viáticos conforme a los cometidos cumplidos en cada caso.

Del mismo modo y en relación con la
misma materia, se observaron las siguientes fallas de control interno:

No se había implementado un
sistema de control de los números correlativos de peticiones de
viático único para la Dirección Nacional, dado que éstas tienen un
número de Memo que es distinto según sea la Unidad a la que
pertenece el funcionario. Se trata de una hoja de cálculo de planilla
Excel que es completada por las secretarias o por los interesados,
donde el número del correlativo es ingresado manualmente. Si no se
cambia el número, no es percibido por la Unidad emisora ni por la
Sección de Ejecución Presupuestaria, dado que no se lleva el control
adecuado del correlativo de las peticiones de viáticos emitidas.
Como consecuencia de esto, se comprobó la existencia de
duplicidades tanto de números de peticiones de viáticos, como de
comisiones pagadas.

Los viáticos del personal eran
contabilizados inmediatamente a la cuenta de gastos 531010406
"comisiones de servicios en el país", en circunstancias que como
medida de control, debían contabilizase en la cuenta 11403 "anticipos
a rendir cuenta", la que luego de la liquidación de viáticos, que debe
realizar el funcionario inmediatamente después de terminar el
cometido, debe ser contabilizado en las cuentas respectivas,
reconociendo en ese momento las diferencias a favor de la Institución
o del funcionario. (Aplica Dictamen N° 54.900 de 2006, de la
Contraloría General de la República)

- No existía un sistema de liquidación
de viáticos que permitiera controlar la efectividad de los cometidos
ordenados para proceder al pago correspondiente. En cuanto a la
rendición de cuentas para el reembolso de gastos asociados a los


cometidos funcionarios, éstas son efectuadas en forma extemporánea
y sólo contienen información parcial del cometido que la originó.

- No constaba que las peticiones de
viáticos se respaldaran con antecedentes que permitieran comprobar
la necesidad de realizar el cometido funcionario. Se hizo presente
que necesariamente debe dictarse una resolución u orden de trabajo
que señale las tareas a desarrollar por el funcionario mientras se
encuentre en cometido y éste, ya de regreso a sus labores
habituales, debe informar a su superior directo acerca de los
resultados de dicha encomendación de tareas, lo que no se aprecia
en el examen realizado.

Sobre los puntos anteriores, el
Consejo de la Cultura debía adoptar las medidas administrativas
pertinentes para subsanar las deficiencias de control detectadas
sobre esta materia, de lo cual debía informar pormenorizadamente a
esta Contraloría Regional de Valparaíso.

Cultura informó que junto con las instrucciones impartidas para
solucionar de inmediato los mencionados errores de procedimiento y
contabilización, se emitió el documento sobre normas de control
interno, aprobadas por la mencionada resolución exenta N° 1623 de
2009, cuyo cumplimiento se verificará en la próxima fiscalización.

4.- Minuta de instrucciones de viáticos

Para validar los pagos de viáticos al
personal, la Sección de Ejecución Presupuestaria se ceñía a un
Instructivo redactado para estos efectos, el cual se encuentra con
visto bueno de la señora Paula Quintana Meléndez, quien al 14 de
agosto de 2007, fecha de redacción del documento, se desempeñaba
como Subdirectora Nacional del Consejo de la Cultura.

Dicho Instructivo no fue aprobado por
resolución alguna, por lo que carecía de validez, por cuanto el
artículo 3° de la ley 19.880, señala que los actos administrativos son
decisiones escritas que adopta la Administración, las cuales, en este
caso, deben tomar forma de resolución. Estas resoluciones gozan de
una presunción de legalidad, de imperio y exigibilidad frente a sus
destinatarios, desde su entrada en vigencia, autorizando su ejecución
de oficio por la autoridad administrativa, prerrogativas que no se
cumplen en la especie.

No obstante lo anterior, es menester
señalar algunas precisiones referidas a la citada Minuta de
Instrucciones de Viáticos, que transgreden tanto lo dispuesto por el
Decreto con Fuerza de Ley N° 262 de 1977, del Ministerio de
Hacienda, Reglamento de viáticos para el personal de la
Administración Pública, como la jurisprudencia emitida por la
Contraloría General.

En efecto, dicho documento señala
que los viáticos se pagarán al 100% Y al 40% cuando el funcionario


comience su cometido antes de las 13:30 horas, y al 60%, por salidas
con pernoctación cuando éste comienza después de las 18:00 horas.

Al respecto, se hizo presente en el
preinforme, que conforme al artículo 10 del citado Decreto con
Fuerza de Ley N° 262 de 1977, del Ministerio de Hacienda, el
beneficio del viático tiene por objeto subsidiar los gastos de
alimentación y alojamiento en que deban incurrir los beneficiarios del
mismo, cuando por razones de servicio, deban ausentarse del lugar
de su desempeño habitual.

Corresponde el pago de viático
completo, previsto en el artículo 4 o, si se debe incurrir en gastos de
alojamiento y alimentación, en tanto que el viático parcial del 40%,
contemplado en el artículo 50, se debe cancelar por los cometidos sin
pernoctada, si se recibe alojamiento por cuenta del Servicio, o si
pernocta en trenes, buques o aeronaves; vale decir, este último tiene
por finalidad cubrir sólo los gastos de alimentación.

Procede agregar que el dictamen N°
34.108 de 2001, de la Contraloría General, concluyó que en el evento
que se proporcione alimentación y el beneficiario deba efectuar
gastos de alojamiento, corresponde el pago de un viático de 60%.
Del mismo modo, el legislador estableció el pago del 60% del
beneficio como compensación por los mayores gastos en que incurra
un empleado cuando deba pasar la noche en alguna parte, fuera de
su domicilio y sin que se le proporcione alojamiento. (Aplica
criterio contenido en el dictamen N° 20.802 de 2008).

En otro orden de consideraciones, el
aludido cuerpo legal no distingue sobre la hora en que se toman los
alimentos y no puede reducirse proporcionalmente el beneficio según
las comidas que los funcionarios deban pagar. (Aplica criterio
contenido en el dictamen N° 45.344 de 2008, de la Contraloría
General de la República)

El propósito del beneficio es, por una
parte, eximir al funcionario de la necesidad de probar los gastos,
estableciéndose una presunción de que las expensas se produjeron y,
por otra parte, se ha determinado el monto en que el Estado concurre
al financiamiento de los gastos, determinándose previamente, la
cuantía de los mismos. (Aplica criterio contenido en el dictamen
34.108 de 2001, de la Contraloría General de la República)

Por lo tanto, la procedencia de emitir
un instructivo que determine la aplicabilidad de los porcentajes a
percibir como subsidio por los alimentos y el alojamiento a que tienen
derecho los funcionarios, según la hora en la que éste comienza,
deberá ceñirse estrictamente a la normativa ya señalada, en
concordancia con la amplia jurisprudencia que este Organismo
Superior de Control ha emitido sobre la materia.

Al respecto, cabe reiterar que el
Consejo de la Cultura emitió la resolución exenta N° 1623 de 2009,
para subsanar las materias tratadas en este punto, sobre las cuales
se verificará su efectiva implementación en futuras fiscalizaciones.


5.- Otras observaciones de control verificadas en el examen de
cuentas

La Unidad de Auditoría Interna del
Consejo de la Cultura no considera entre sus labores el examen de
los comprobantes de egreso, de manera de establecer un control de
la pertinencia del gasto y su imputación, en su lugar, esa labor la
hace un Encargado de Control Interno, perteneciente a la Sección de
Ejecución Presupuestaria, que es la encargada de cursar los pagos
de la Entidad.

En el preinforme se hizo presente que
se verificó la existencia de erogaciones con cargo a gastos de
representación, en las que se emitió resolución para autorizar una
contratación directa, pero en otras, del mismo tenor, no se emitió
este documento, incumpliendo así lo previsto en la ley N° 19.886, de
compras y contratación pública, lo cual deberá ser observado con
detenimiento para todas las adquisiciones en que se utilice
justificadamente este procedimiento excepcional.

Finalmente, las rendiciones de gastos
de representación no son firmadas (o autorizadas) por los
funcionarios a nombre de los cuales aparecen dichas erogaciones.

Cultura señala que no se pu'ede pretender exigirle a la Unidad de
Auditoría Interna un examen exhaustivo de todos los comprobantes
de egreso que emite el Servicio con el propósito de verificar la
pertinencia del gasto y su imputación; que se dieron instrucciones
para que las funciones de la Sección de Contabilidad y Tesorería (ex
Sección de Ejecución Presupuestaria) se estructuren en base a dos
dependencias distintas, una encargada de cursar los pagos y otra,
encargada del control interno del gasto.

Agrega, que se dispuso que todas
aquellas contrataciones financiadas con gastos de representación,
que conforme a lo dispuesto en el artículo 10°, número 7, letra b), del
Decreto Supremo N° 250 de 2004, Reglamento de la citada ley, se
efectúan mediante trato directo, sean autorizadas a través de la
respectiva resolución fundada y la rendición de cuentas
correspondiente suscrita por el funcionario responsable.

Sobre el particular, corresponde
manifestar que la aludida resolución exenta N° 1624 de 2009, dentro
de las funciones de la Sección de Contabilidad y Tesorería, no
contempla que dicha sección será la encargada del control interno
del gasto, debiendo, el Consejo de la Cultura, adoptar las medidas
administrativas pertinentes para agregar dicha función a la citada
resolución, las cuales necesariamente deben ser revisadas por la
Unidad de Auditoría Interna, lo cual verificará esta Contraloría
Regional en futuras fiscalizaciones.

Por otra parte, es importante hacer
presente que entre los antecedentes remitidos por el Consejo, se
encuentran la resolución exenta N° 5705 del 18 de Diciembre de 2008
(con timbre totalmente tramitado el 22 de Enero de 2009), que


aprueba el estatuto de la Unidad de Auditoría Interna del Consejo de
la Cultura y la resolución exenta N° 5335 del 09 de Diciembre de
2008 (totalmente tramitada el 22 de Enero de 2009), que reformula
las funciones de la citada Unidad, que las señalan reiteradamente al
Consejo de Auditoría Interna General de Gobierno como organismo
técnico superior, en circunstancias que quien tiene esa potestad
constitucional y legal, tal como ind ica el artículo 18 de la ley 10.336,
orgánica de esta entidad de control, es la Contraloría General de la
República.

Finalmente, la Unidad de Auditoría
Interna deberá incluir dentro de su gestión las funciones de control
interno del Consejo de la Cultura, programando las auditorías a los
diferentes procesos.

11.EXAMEN DE CUENTAS

1.- Gastos de representación, protocolo y ceremonial

De acuerdo con el Clasificador
Presupuestario contenido en el Decreto N° 854 de 2004, del
Ministerio de Hacienda, y la jurisprudencia de este Organismo
Fiscalizador, los Gastos de Representación corresponden a aquellos
efectuados por concepto de inauguraciones, aniversarios, presentes,
atención a autoridades, delegaciones, huéspedes ilustres y otros
análogos, en representación del organismo; mientras que los gastos
relacionados con manifestaciones, inauguraciones, ágapes y fiestas
de aniversario, incluidos los presentes recordatorios otorgados en
esa oportunidad, sólo podrán realizarse con motivo de celebraciones
relacionadas con las funciones del organismo respectivo y a los
cuales asistan autoridades superiores del Gobierno o Ministerio
correspondiente. Asimismo, dicha asignación comprende otros gastos
por causas institucionales y excepcionales, que respondan a la
necesidad de exteriorización de la presencia del Organismo. Así,
aquellos fondos sólo pueden solventar los desembolsos generados
por eventos especiales que la norma prevé y siempre que las
actividades se relacionen con las funciones del Servicio y que asistan
las predichas autoridades, circunstancias que deben establecerse en
cada caso.

Cabe señalar que no tienen la calidad
de gastos de representación aquellos egresos en que se incurre para
actividades propias de la gestión del Consejo, toda vez que éstas en
atención a su naturaleza, corresponden al desarrollo de sus labores
normales.

De acuerdo a lo informado por el
Consejo de la Cultura, el presupuesto anual del año 2008, de la
cuenta 22.12.003, Gastos de Representación y Protocolo, ascendió a
$35.921.918.-, de los cuales, para el Gabinete de la Ministra y la
Subdirección, se contempló el monto de $32.817.918.-, que al 31 de
octubre de 2008 tenía una ejecución total de $26.138.925.-, de los
cuales $25.532.685.- corresponden a las citadas jefaturas.

CONTRALORfA REGIONAL DE VALPARAíso

Ahora bien, del examen realizado a los
gastos imputados en esta cuenta, se dedujeron las observaciones que
se detallan a continuación:

1.1.- Modificación de nóminas de asistentes a reuniones, de fechas y
horarios de comidas cargadas a gastos de representación y de
rendiciones por gastos en actividades ajenas a la labor del Consejo,
las cuales fueron reiteradamente representadas por jefaturas
intermedias, pese a lo cual se ordenó su pago.

Sobre el particular, cabe indicar que a
raíz de la detección y gravedad de tales situaciones, esta Contraloría
Regional, durante el curso mismo de la visita en terreno, por
resolución exenta N° 243 de 4 de diciembre de 2008, ordenó de
inmediato la instrucción de un sumario administrativo para investigar
tales situaciones en dicho Consejo, razón por la cual no se incluye en
el presente Informe Final el detalle de las mismas ni la
individualización de las personas involucradas, en cumplimiento de
las normas sobre secreto sumarial.

1.2.- Erogaciones cuya naturaleza no corresponde a gastos de
representación.

Dentro de las compras imputadas
indebidamente como gastos de representación, se encuentran la
ornamentación de sala de sesiones del Directorio Nacional, coronas
por fallecimientos; adquisiciones menores como alargadores, vasos y
azucareros, donaciones por concepto de coronas de caridad, entre
otros, por la suma de $471.640.-, las cuales se detallaron en el anexo
N° 1 del Preinforme de Observaciones.

Sobre este punto, el Consejo de la
Cultura señala que, excluyendo los arreglos florales adquiridos para
ornamentar el salón del Directorio Nacional, respecto de los artículos
de menaje y el alargador eléctrico, existió un error de contabilización,
ya que debieron ser imputados a la cuenta "Gastos Menores",
procediéndose a restituir al presupuesto institucional la suma
correspondiente. Adjunta fotocopia del comprobante de depósito por
la suma en cuenta 23909231191, del Banco Estado, realizado el 15
de abril de 2009; sin embargo, no remite el correspondiente
comprobante de ingreso contable en arcas del Servicio.

Agrega, que respecto de los gastos
del Directorio Nacional, éstos se imputarán en lo sucesivo, según lo
establece el Clasificador Presupuestario, al subtítulo Bienes y
Servicios de Consumo, Pasajes, Alimentación y Alojamiento.

En cuanto a las ofrendas florales,
señala que éstas fueron enviadas con motivo de las exequias del
Gral. Director de Carabineros de Chile, don José Bernales Ramírez y
de la actriz, doña Mares González y que los demás arreglos florales
adquiridos se realizaron con motivo de la ornamentación de las
dependencias donde se realizó la Quinta Convención Nacional de
Cultura, que contó con la asistencia de S.E. la Presidenta de la
República, S.E. el Presidente de la Cámara de Diputados, el
Presidente de la Comisión de Cultura de dicha Cámara, así como el


Intendente Regional y las más altas autoridades del Servicio a nivel
nacional y regional, evento del cual remite una impresión de la página
web de la Presidencia de la República, que da cuenta del hecho.

Respecto de los demás arreglos
florales adquiridos con estos recursos, señala que se trata de gastos
netamente institucionales, de carácter excepcional, no programables,
que buscan exteriorizar la presencia del Consejo de la Cultura en los
principales estrenos teatrales que se realizan en el país, lo que
constituye una práctica tradicional del sector artístico - cultural, que
se vincula directamente con el objeto esencial del Servicio de apoyar
las artes y la difusión de la cultura.

Sobre el particular, esta Contraloría
RE!gional acepta las argumentaciones dadas respecto de los gastos
observados, sin perjuicio de señalar que no procede efectuar
modiñcactonas respecto de un presupuesto fenecido, en este caso,
del año 2008.

Además, se verificaron otras
erogaciones improcedentes imputadas a esta cuenta, que totalizan
$10.930.086.-, conforme se detalla a continuación:

- Celebración de Aniversario del
Consejo de la Cultura, para 220 funcionarios, por la suma de
$8.272.533.-, pagada a la Productora Sandra Loreto Caviedes
Guglielmuc, según comprobante contable N° 53792-101019 de 15 de
Septiembre de 2008, respaldado con la factura electrónica N°9 de 09
de Septiembre de 2008. Este evento se realizó el 5 de septiembre de
2008, en el Sporting Club de Viña del Mar, donde asistieron los
funcionarios del Consejo que se desempeñan en los edificios
institucionales de Santiago y Valparaíso. Dicho pago contempló el
arriendo del salón donde se llevó a efecto el almuerzo y el evento, la
amplificación de sonido, un DJ que ambientaría la actividad con
música ad-hoc, alimentación y bebestibles, más la producción
artiística asociada. Cabe indicar que el memorandum N°001/3444 de
12 de septiembre de 2008, dirigido al Departamento de
Administración General, que describe la actividad realizada y remite
la factura y los compromisos presupuestarios, es posterior a la fecha
del evento, como también la correspondiente resolución exenta N°
3186, fechada 15 de septiembre de 2008, que autoriza la contratación
directa del proveedor, en atención a los artículos 8°, letra g), de la
ley 19.886 y 10°, número 7), letra b), del Decreto Supremo 250 de
2004, del Ministerio de Hacienda.

Al respecto, el Consejo de la Cultura
señala que dicha actividad se encuadra dentro de los Gastos de
Representación, por cuanto contó con la presencia de la máxima
autoridad del Servicio, que ostenta el rango de Ministro de Estado,
del Subdirector Nacional y de los Directivos Superiores del Servicio,
con lo que, en su opinión, se ajusta plenamente al criterio
jurisprudencial establecido en el dictamen N° 9503 de 2009, de la
Contraloría General de la República.

Sobre el particular, corresponde
manifestar que a dicho aniversario, según se desprende de la propia

CONTRALORíA REGIONAL DE VALPARAiso

respuesta, no acudió ni se encontraban invitadas otras autoridades,
ajenas al Consejo de la Cultura, con lo cual se podría haber
manifestado la intención de proyectar la presencia de esa Entidad,
sino mas bien se trató de una celebración de carácter interno, por lo
que se enmarca en atenciones a personal del respectivo Servicio, lo
que conforme al propio dictamen invocado por ese Consejo "no sería
posible realizar con estos recursos", "aún cuando asistan autoridades
superiores del rango que se indica en calidad de invitados". En
consecuencia, y conforme a los artículos 98 y 101 de la ley 10.336, 0 0

se mantiene el monto observado de $8.272.533.-, respecto del cual
se efectuará el Juicio de Cuentas pertinente.

Por otra parte, se reitera que dicha
adquisición debió efectuarse a través del sistema de información
previsto en la ley 19.886 y su Reglamento, y tampoco aparecen
acreditadas las circunstancias especiales que se requieren para
recurrir al trato directo, el que además se aprobó con posterioridad a
su ocurrencia.

Realización de un video de
entrevistas y testimonios, arriendo de artículos para su proyección
en evento de promulgación del proyecto de Ley de Reconocimiento de
Derechos de Artistas Audiovisuales en el Palacio La Moneda,
realizado el 16 de enero de 2008, por $1.106.700.- pagados a la
empresa TV Cable Acovisión, según comprobante contable
40512-76056 de 24 de Marzo de 2008.

Respecto de la realización del video,
el Consejo de la Cultura señaló que también se trata de gastos
derivados de causas netamente institucionales, de carácter
excepcional, que responden al imperativo de exteriorizar la presencia
del Organismo ante las más altas autoridades del país, encabezadas
por S.E. la Presidenta de la República, miembros de su Gabinete, del
Parlamento y destacadas personalidades del mundo de la creación e
interpretación artística, ya que se trataba además de la promulgación
de la primera ley originada en ese Consejo y, para acreditarlo,
adjunta impresión de página web de la Presidencia de la República,
donde se informa la actividad.

Actividades artísticas que
corresponden al Centro Cultural Gabriela Mistral, por $720.000.-,
conforme al siguiente detalle:
Comp. S.Honorario I
Fecha Fecha Monto Entidad Detalle
Contable Factura
40616- Sylvia Surgos Cantante lírica que actuó en Centro
25-03-08 1 07-02-08 120.000 Cultural Gabriela Mistral en visita de la
76228 Montoya
Presidenta de la República.
Ballet flamenco Embrujo, que actuó en
40615- Cristian Fernández Centro Cultural Gabriela Mistral en
25-03-08 16 01-02-08 150.000
76225 Reumay visita de la Presidenta de la
Reoúbüca.

40612- Teatro aéreo que actuó en Centro
25-03-08 228 01-02-08 450.000 Gyorgy Cerda Vitanyi Cultural Gabriela Mistral en visita de la
76223
Presidenta de la República.

Cultura señaló que dichos gastos se relacionan con la visita a las
obras del Centro Cultural Gabriela Mistral, el día 1 de febrero de 0

2008, donde asistió S,E. la Presidenta de la República junto a la
Presidenta del Consejo y otros Secretarios de Estado. Señala que

CONTRALORíA REGIONAL DE VALPARA(SO

esta actividad se vincula a la segunda de las categorías que
contempla el Clasificador Presupuestario, por cuanto corresponde a
causas netamente institucionales y excepcionales para responder a
una necesidad de exteriorizar la presencia del Servicio, que por
disposición de su ley orgánica, debe impulsar la construcción,
ampliación y habilitación de infraestructura y equipamiento para el
desarrollo de las actividades culturales, artísticas y patrimoniales del
país. Agrega, que en dicha ocasión se pretendió demostrar a las
autoridades y demás asistentes, las diversas expresiones artísticas
que podrá albergar en el mencionado Centro Cultural, y para
acreditarlo, adjunta impresión de página web de la Presidencia de la
República, donde se informa la actividad.

Sobre estos dos últimos puntos, se
levantan las observaciones formuladas en el preinforme, dado que el
Consejo de la Cultura aportó nuevos antecedentes, los cuales se
estimaron suficientes para acreditar la imputación a la cuenta Gastos
de Representación, Ceremonial y Protocolo.

- Gastos de traslado por la suma de
$617.853.-, pagados a la empresa Transporte LSH Ltda., según
comprobante contable 40619-76233 de 25 de marzo de 2008, por una
gira efectuada por el elenco Reciclacirco, a la ciudad de Coyhaique y
alrededores, entre los días 23 y 27 de febrero de 2008.

- Gastos por sobrecarga aérea, por
$213.000.-, pagados a la empresa Lan Airlines S.A., según
comprobante contable 40618-76230 de 25 de Marzo de 2008, por una
gira efectuada por el elenco Reciclacirco, a la ciudad de Coyhaique y
alrededores, entre los días 23 y 27 de febrero de 2008.

En cuanto a estas materias, relativas
a traslados y carga, el Consejo de la Cultura señaló que obedecen a
una actividad excepcional, cuyo propósito se relaciona directamente
con la gestión institucional, destinada a exteriorizar la presencia del
Servicio en una de las regiones australes con mayores dificultades
para el desarrollo y acceso a las actividades artísticas y culturales,
en cumplimiento de lo previsto en el inciso segundo del artículo 2° de
la ley orgánica del Consejo, enmarcándose por tanto, en la segunda
de las categorías que contempla el Clasificador Presupuestario.

Al respecto, no cabe sino reiterar que
las actividades de difusión artística organizadas por el Consejo de la
Cultura forman parte de su gestión propia, las cuales se encuentran
contempladas, tal como lo señala en su respuesta, en su ley
orgánica, así como en la misión y objetivos institucionales, por lo que
no pueden considerarse en la cuenta Gastos de Representación y
Protocolo, dado que corresponden plenamente a gastos generados en
el ejercicio de su cometido institucional, debiendo en lo sucesivo
cargarse a la cuenta presupuestaria correspondiente, de acuerdo con
su naturaleza.

1.3.- Cenas y almuerzos. cargadas a gastos de representación. por
parte de personas que no poseen el rango de autoridades. en algunas
de las cuales se detectó además la eventual adulteración de boletas.


Sobre el particular, cabe indicar que a
raíz de la detección de tales situaciones y de su gravedad, esta
Contraloría Regional, durante el curso mismo de la auditoría en
terreno, por resolución exenta N° 243 del 4 de diciembre de 2008,
ordenó la instrucción de un sumario administrativo en dicho Consejo,
razón por la cual no se incluye en el presente Informe Final el detalle
de las mismas ni la individualización de personas, en cumplimiento de
las normas sobre secreto sumarial.

1.4.- Obsequios otorgados sin la nómina de las personas que los
recibieron.

Se comprobó que entre los gastos de
representación rendidos por la señora Ministra, existen una serie de
erogaciones correspondientes a presentes, premios y obsequios, sin
detallarse las personas que recibieron dichos presentes. Además, se
comprobó la adquisición de 13 carpetas de cuero natural con logotipo
del Consejo de la Cultura, por la suma de $696.150.-, de
responsabilidad del Subdirector, donde tampoco se identificó a las
personas receptoras de dichos presentes.

De acuerdo a lo anterior, en el
Preinforme de Observaciones se requirió al Consejo de la Cultura que
informara los nombres de todas las personas que recibieron los
presentes aludidos en este punto, además de acreditar el motivo que
los originó o, en su defecto, deberían restituirse las sumas en
cuestión. El detalle de lo observado es el siguiente:
Comp. Boleta I Monto
Fecha Fecha Entidad Detalle
Contable Factura ($)

Edith Oñate Artesanias obsequiadas en celebración
37914- de la Navidad a autoridades y miembros
08-02-08 11 27-12-07 599.760 Cifuentes "La
71521 que forman los Consejos de la
Ramada" Institución
Flores, chupallas, sombreros con rejilla,
50510- Fundación Artesanías mariposas, marcador de libro, como
06-08-08 1001 30-06-08 188.600 regalos institucionales a embajadores y
94670 de Chile
agregados culturales por actividad
realizada el 08 de iulio de 2008.
50074- Comercial Pazos Presentes en cena de homenaje al
31-07-08 59503 18-06-08 232.764 Consejo de la Música y al Comité
93863 Hermanos S.A.
Consultivo
93863 Hermanos S.A.
Consultivo
93863 Hermanos S.A.
Consultivo
93863 Hermanos S.A.
Consultivo
Flores, mariposas, chupallas,
46018- Fundación Artesanías sombreros, marcador de libros, en crin,
11-06-08 972 12-05-08 42.500
86008 de Chile para la VI Reunión Intermedia Mercosur
Cultural 2008
23 acrllicos diamantes chicos, grabados,
43308- Comercial Pazos para reunión cena realizada el
02-05-08 595129 18-04-08 390.903 18/abril/08, para integrantes que
81299 Hermanos S.A.
formaron el Directorio Nacional desde el
2004 -2008
7 juegos "Encuentro con Neruda" en
43307- Encuentro, Diseño y bolsita para reunión cena realizada el
02-05-08 25 14-04-08 158.270 18/abril/08, para integrantes que
81298 Comunicación Ltda.
formaron el Directorio Nacional desde el
2004- 2008
Fundación Familia Punzón acucha, una caja roja y una
43543- Larraín Echeñique manta de alpaca negra, para visita
07-05-08 2631 09-04-08 267.000
81393 Museo de Arte protocolar a Beijing - China, el 14 de
Precolombino abril de 2008
51664- Comercial Pazos
20-08-08 59700 18-07-08 47.392 Bandeja de plaqué, estuche y grabado
96880 Hermanos S.A.
Total 2.326.969


Al respecto, el Consejo de la Cultura
acompano a su informe el detalle de los actos protocolares, así como
de las personalidades chilenas y extranjeras destinatarias de los
presentes y obsequios que fueron rendidos; agregando de la
adquisición de las carpetas de cuero con el logotipo institucional
fueron entregadas para su uso como presentes recordatorios a los
miembros del Directorio Nacional, en su calidad de autoridades
superiores del Servicio, durante la ceremonia de inauguración del
período de sesiones 2008 - 2010, adjunta nómina. (Anexo N° 1)

Sobre el particular, este Organismo
Superior de Control da por subsanada la observación, no obstante las
verificaciones que se efectúen en futuras fiscalizaciones.

1.5. Reuniones con jefaturas y autoridades, en las que se rinden
gastos por concepto de almuerzos y cenas

Se observó la existencia de facturas y
boletas correspondientes a desayunos, almuerzos y cenas, no
programadas con anticipación dado que no se encontraban
agendadas, respecto de las cuales esa Institución no acreditó que
guarden relación con causas netamente Institucionales y respondan a
una necesidad de exteriorizar la presencia del Servicio, hecho que se
encuentra investigando esta Contraloría Regional mediante el aludido
proceso sumarial ordenado mediante resolución exenta N° 243 del 4
de diciembre de 2008.

1.6.- Gastos en alimentos con ocaslon de reuniones de Directorio
Nacional. Consejo Nacional, Comisiones Trienales y otros

Se verificó la existencia de este tipo
de erogaciones para la realización de sesiones del Directorio
Nacional, Comité Consultivo y otros estamentos anexos al Consejo de
la Cultura, los cuales resultan improcedentes conforme lo previsto en
el Clasificador Presupuestario y Jurisprudencia de este Organismo.
Dichos gastos alcanzan la suma de $5.516.145.-, cuyo detalle se
encuentra contenido en el Anexo N° 2.

Lo anterior, por cuanto se trata de
reuniones habituales, generalmente con los mismos integrantes, no
asisten autoridades superiores externas al Servicio y éstas no
obedecen a la necesidad de proyectar o exteriorizar la presencia del
Consejo de la Cultura. (Aplica criterio contenido en el dictamen
N° 18.619 de 1988, de la Contraloría General de la República).

En su respuesta, el Consejo señaló
que conforme con lo dispuesto en el apartado final del subtítulo 22,
ítem 12 asignación 003, del Clasificador Presupuestario vigente,
aprobado por el decreto N° 854 de 2004, del Ministerio de Hacienda,
bajo el concepto de gasto de representación se incluyen aquellos
desembolsos que demande la realización de reuniones con
representantes o integrantes de entidades u organizaciones públicas,
de otros Poderes del Estado y/o con expertos y autoridades
nacionales o extranjeras, que se efectúen en las Secretarías de
Estado, con concurrencia de funcionarios y asesores cuando así lo
determine la autoridad superior; circunstancia que se cumple

CONTRALORíA REGIONAL DE VALPARA(SO

estrictamente por tratarse de reuniones del Directorio Nacional, del
Comité Consultivo Nacional y del Consejo Nacional del Libro y la
Lectura, todos cuerpos colegiados creados por ley e integrados por
representantes de entidades públicas o privadas, que realizan sus
labores de manera ad honorem y cuyas reuniones se verifican en las
dependencias del Servicio, en las cuales participaban además
funcionarios y asesores, conforme la determinación de la autoridad.

Agrega que en esta situación se
encuentran los egresos N°s 41352-77480, 37640-70996, 37638-
70994, 40797 -76584, 49440-92625, 47810-89431, 45692-85515,
43535-81383, 56317-105921, 54488-102510, 52514-98577,
56380-106027 Y 52265-98046, todos relacionados con almuerzos,
cócteles, banquetes y cenas ofrecidas al Directorio Nacional, Comité
Consultivo, Consejo de la Música, Directorio Regional Metropolitano,
Comisión Bicentenario, Directorio y Comisión Trienal, Unidad
Internacional y Directorio Centro Cultural Palacio de la Moneda.

Fundamenta su informe en que,
conforme lo dispone el artículo 5° de la Ley Orgánica del Consejo de
la Cultura, los miembros del Directorio Nacional del Consejo invisten
la calidad de autoridades superiores del Servicio. Asimismo, informa
que para efectos de optimizar la asignación de recursos
institucionales, conforme lo dispuesto en el artículo 11 0, número 4),
de la citada ley, en el subtítulo 22 del presupuesto del Servicio se ha
habilitado la cuenta "gastos del Directorio".

De acuerdo con lo anterior, se da por
subsanada la observación respecto los egresos mencionados
precedentemente, sin perjuicio de las verificaciones que efectúe este
Organismo en futuras fiscalizaciones.

En cuanto a los gastos
correspondientes a los comprobantes contables N°s. 38301-72092,
38819-73057 Y 56380-106027, mencionados en el anexo N° 2 del
Preinforme, el Consejo de la Cultura informó que se trata de gastos
que demandó la realización de reuniones con los miembros y
representantes de la Fundación de Artes Visuales de Santiago, que
se efectuaron en las dependencias del Servicio en la que participaron
funcionarios y asesores por determinación de la autoridad superior,
enmarcándose por tanto, en la tercera de las categorías que
contempla el Clasificador Presupuestario vigente. Respalda las
erogaciones con las actas de sesiones de directorios mencionados.

Los asistentes a la 1° sesión de
Directorio de la Fundación de Artes Visuales de Santiago, de fecha
18 de enero de 2008, efectuada en calle Fray Camilo Henríquez
N°262, 7° piso, de Santiago (edificio institucional del Consejo de la
Cultura), fueron los siguientes:
Paulina Urrutia Fernández, presidenta
- Yasna Provoste Campillay, director provisorio
- Alejandro Foxley Rioseco, director provisorio
Ricardo Brodsky Baudet, director provisorio
Ernesto Ottone Ramírez, director provisorio
Regina Rodríguez Covarrubias, director provisorio
- Justo Pastor Mellado Suazo, director provisorio

CONTRALORiA REGIONAL DE VALPARAíso

- Carlos Altamirano Valenzuela, director provisorio
- Juan Pablo Langlois Vicuña, director provisorio
Fernando Enrique Correa Ríos, director provisorio
Rosa Velasco Ringeling, secretaria
Pedro Aníbal Celedón Bañados, invitado
- Álvaro Saieh Bendeck, invitado.
Los asistentes a la 20 sesión de fecha
30 de enero de 2008, de la Fundación Trienal de Arte de Santiago,
efectuada en dependencias de la sala de reuniones del Gabinete de
la Ministra Presidente del Consejo Nacional de la Cultura y de las
Artes, fueron los siguientes:
Paulina Urrutia Fernández, presidenta
- Carolina Rivas, representante de la Ministra de Educación.
Regina Rodríguez, director
- Carlos Altamirano, director
Pedro Celedón, director
Enrique Correa, director
- Álvaro Saieh, director
- Juan Pablo Langlois, director
Al respecto, cabe indicar que la
Fundación de Artes Visuales es una entidad de derecho privado que,
no forma parte del Consejo de la Cultura, por lo tanto, no procede
que las erogaciones efectuadas con ocasión de sesiones organizadas
por dicha entidad, sean solventadas por el Consejo de la Cultura. No
obstante lo anterior, dada la baja cuantía de los gastos, por esta
única vez no se efectuará el reparo respectivo.

Respecto de los comprobantes
contables 53265-99950 por $789.089.-, 38146-71848 por $234.300.-,
41349-77476 por $162.030.-, 49110-91944 $ 339.558.-, 48541-90831
por $344.693.- y 41791-78247 por $471.240.-, mencionados en el
anexo 2 del Preinforme de Observaciones, el Consejo de la Cultura
señala que corresponden a gastos de atención a autoridades,
delegaciones, huéspedes ilustres y otros análogos, en representación
del Organismo, a las cuales han asistido autoridades superiores del
Ministerio. Adjunta antecedentes señalando lo siguiente:

1) Comprobante N° 53265-99950 por
$789.089.-, por la factura 31536, del 27de Agosto de 2008, del Hotel
Plaza San Francisco - Santiago. Señala que se trata de una reunión
para 20 personas; aunque no adjunta mayores antecedentes sobre el
particular, el comprobante señala que los asistentes a las jornadas,
fueron los siguientes: día 20 de agosto, Equipo FONDART,
conformado por Jorge Morales, Gloria Cadican, Carol Celis, Tamara
Poblete, Isabel Santelices, Claudia Chamorro y Claudia Toro, y Áreas
artísticas Alexo Domingues, Rodolfo Cepeda, Marcela Latorre, Maite
Gallego, Germán Rocca, Pilar Romero, Michele Malle e Ivón
Espinoza. El día 26 de agosto asistieron los evaluadores Alejandra
Wolff, María Alemparte, Claudio Correa, Luz Lorca, Mabel Farías
Muñoz, Max Donoso, Patricio Vogel y Mabel Diana; los jurados
Eduardo Osorio y Elizabeth Rodríguez; los miembros del equipo
FONDART Carol Celis, Tamara Poblete y Claudia Toro; también
asistió Patricia Toro del área Estudios; Cristian Ruiz del área Artes
Visuales; del área Teatro, Tomás Espinoza, Bárbara Vera, Sally

CONTRALORíA REGIONAL DE VALPARAíSo

Campusano y Muriel Miranda; y de Bicentenario, Andrea Pérez de
Castro.

2) Comprobante N o 38146-71848 por
$234.300.-, por la factura 11571, del 23 de Enero de 2008, del
Restaurant Mercantil Moscua - Santiago, que adjunta una nómina de
personas distinta a la que fue acompañada en el comprobante
contable. El Consejo de la Cultura señaló en su respuesta al
preinforme que los asistentes eran los señores Paulina Urrutia, Ana
Montiglio R., Claudia Camacho, Elizabeth Ríos Hoyos, Carolina
Armenakis, Pablo Nicolai Vera, Rossana Espoz Garay, Ximena
Noguera, Mariana Deisler, Luis Aguirre, René Inostroza, Adolfo
Herrera, Nelson Bahamonde, Magdalena Rosas y Fernando Haro.

$162.030.-, por la factura 27947 del 14 de Diciembre de 2007, del
Hotel Plaza San Francisco - Santiago. Señala que se trató de una
reunión de trabajo del V Congreso de la Lengua Española y Unidad
de Asuntos Internacionales, cuyos asistentes fueron Jorge Urrutia,
Director Académico del Instituto Cervantes, Raquel Galán, Directora
de Patrocinio y de Proyectos del mismo Instituto, Humberto López
Morales, Secretario General de la Asociación, Pilar L1uil, Jefa de
Gabinete de la Dirección de la Real Academia Española y de la
Presidencia de la Asociación de Academias.

$339.558.-, por la factura 4092 del 14 de Julio de 2008, del
Restaurant El Mesón Nerudiano - Santiago. Señala que se trata de
un almuerzo de la Ministra con la Comisión de la Trienal de Artes
Visuales, cuyos asistentes fueron: Álvaro Saieh, Enrique Correa,
Ricardo Brodsky, Juan Pablo Langlois, Emilio Lamarca, Pedro
Celedón, María José Fontecilla, Ticio Escobar, Osvaldo Salerno,
Adriana Almada, Ernesto Ottone, Justo Pastor Mellado, Christian
Torres y la Ministra Paulina Urrutia. No hace una descripción de
cargos detentados por los asistentes a la cena.

5) Comprobante N° 48541 - 90831 por
$344.693.-, por la factura 24498 del 03 de Julio de 2008, del
Restaurant Casa Vieja S.A. - Santiago. Señala que se trata de una
cena de la Ministra y parte de su Gabinete junto al Consejo de la
Música; los asistentes fueron: Paulina Urrutia, Ministra; Javiera
Prieto, Javier Chamas, Alejandro Lazo, Mónica Díaz, Elena Zeiss,
Nadia Parra, María Teresa Saldías, Bernardita Nazar, Juan Alfonso
Cortés, Juan Aeschlimann, Cecilia Echenique Celis, Pamela Fuentes
Saldaña, Luis Merino, Karina Ruiz, Mario Rojas, Francisco Vargas,
Elida Moreira, Enrique Baeza, David Dahma, Pamela Olavarria. No
hace una descripción de cargos detentados por los asistentes a la
cena.

$471.240.-, factura 1626 del 04 de Diciembre de 2007, emitida por el
Bar Restaurant Confitería Torres - Santiago. Señala que se trata de
una cena de la Ministra subrogante con la Comisión Bicentenario.
Los asistentes fueron los siguientes:
- Pedro Enríquez, Director OEI, Chile
- Verónica Pérez, OEI


- Omer Novoa, Secretario Ejecutivo DEOB
- Daniel Errázuriz, Periodista DEOB
- Fernando García Casas, Director adjunto gabinete SEGIB
- José Luis Dicenta, Embajador Comisión Española
- Pedro Buttazzoni, Secretario Ejecutivo Comisión Bicentenario
- Felipe Mella, Asesor Comisión Bicentenario
- Guillermo Herrera, Jefe de Gabinete Comisión Bicentenario
- Cristian Solf s, Productor Comisión Bicentenario
- Victoria Martín, Jefa de comunicaciones, Comisión Bicentenario
- Bárbara Negrón, Asesora en cultura, Comisión Bicentenario
- Susan Sesnich, Periodista Comisión Bicentenario
- Cristian Tolosa, Asesor Comisión Bicentenario
- Alejandro Grinson, Asesor Ministra de Cultura
- Paula Santamaría, Asesora Ministra de Cultura
- José Luis Martínez, Coordinador de asuntos internacionales para
la Comisión Celebración 2010
- Alex Aillon, Director Ejecutivo Nacional Comité Nacional del
Bicentenario del Primer Grito Libertario
- Fabián Bedón, Secretario Ejecutivo
- Luis Pellicier, Delegado de Venezuela
- Antonio Tenorio, Delegado de México
- Gerónimo Ocampo, Delegado de Paraguay
- James Sinclair, Embajador, contraparte Comisión Bicentenario en
el Ministerio de Relaciones Exteriores
Al respecto, se subsana la
observación, por cuanto el Consejo de la Cultura aportó antecedentes
que permitieron justificar las erogaciones con cargo a la cuenta
Gastos de Representación y Protocolo.

1.7.- Adquisición de alimentos y propinas

Se observó la compra de alimentos
para ser destinados a las diferentes reuniones que sostienen las
autoridades del Consejo, cuyos montos si bien son menores, no
corresponde que sean imputados a la cuenta de gastos de
representación. Entre estas adquisiciones figuran la compra de
limones, aceite de oliva, agua mineral, jugos, frutas, jamón, quesos,
queques, sal y churrascos, entre otros.

Asimismo, se verificó el pago de
propinas que no procede que sean consideradas gastos de
representación. Este es el caso de la factura 29313, del 9 de abril de
2008, del Hotel Plaza San Francisco. No obstante lo anterior, cabe
hacer presente que el Consejo de la Cultura regularmente procedió a
rebajar el monto correspondiente a este estipendio, de las facturas
que fueron examinadas.

Cultura informó que con el propósito de solucionar las observaciones
relativas a las compras de agua mineral, jugos y otros alimentos que
por escaso monto son consumidas en las reuniones de trabajo que
celebran las autoridades del Consejo, dispuso que sean imputadas a
la cuenta Gastos Menores. Agrega, que se procedió al reintegro de
la suma correspondiente a una propina, que fue agregada errónea y

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