UNIVERSITY OF JYVÄSKYLÄ
Ongelmia ja kehityskohteita
Aleksi Koski, projektitutkija, FM
TIETOPYYNNÖT
KUNNALLISHALLINNOSTA

UNIVERSITY OF JYVÄSKYLÄ
Lähtökohta
 Perustuslaki 12§, 2. momentti:
”Viranomaisen hallussa olevat asiakirjat ja muut tallenteet ovat
julkisia, jollei niiden julkisuutta ole välttämättömien syiden
vuoksi lailla erikseen rajoitettu. Jokaisella on oikeus saada
tieto julkisesta asiakirjasta ja tallenteesta.”
 Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta
= Kansalaisten viranomaisia kohtaan
suorittaman valvonnan sekä
kansalaiskeskustelun mahdollistaminen

UNIVERSITY OF JYVÄSKYLÄ
Tutkijoiden näkökulma
1. Eettinen(/laillinen); julkisuusperiaate &
lainsäädäntö
2. Tiedonhankintatutkimus; erityisesti sense-
making metodologia
3. Yhteisöviestintä; kustannustehokas,
koordinoitu toiminta

UNIVERSITY OF JYVÄSKYLÄ
Toimintatutkimuksellinen interventio
 301 tietopyyntöä sähköpostitse,
 > 120 puhelinkeskustelua,
 9 teemahaastattelua
 sosiaalisen median ym. keskustelu
11 December 2015

UNIVERSITY OF JYVÄSKYLÄ
Tuloksia tietopyyntöön
 Kolmen päivän sisällä vastasi 41 kuntaa
 128 kuntaa vastasi 4–12 päivän sisällä (24
vastausta 14pv kohdalla)
 36 vastasi myöhässä
 96 ei vastannut lainkaan
- Sähköpostit ja liitetiedostot, yht. 1050 kpl (tähän
mennessä)
Laadullinen analyysi menossa, kvantifiointia tukena (tilastoja)

UNIVERSITY OF JYVÄSKYLÄ
Valtaisa monimuotoisuus
 Erilainen organisointi
 Erilaiset asianhallintajärjestelmät
 Erilaiset hinnoittelut
 Erilaiset ohjeistukset
 Erilainen asiakaspalvelu
 Isot ja pienet
– Isoilla enemmän väkeä, tietotekniikkaa (ison organisaation
edut)
– Pienillä joustavampaa ja ketterämpää toimintaa (pienen
organisaation edut)

UNIVERSITY OF JYVÄSKYLÄ
1. Digitalisaation puute
 On edelleen kuntia, joissa kaikki asiakirjat on vain
paperilla, ei sähköistä asianhallintajärjestelmää
 Asianhallintajärjestelmässä ei ole juuri
automatisointia (kirjaukset ja käsittely käsin vaihe
vaiheelta)
 Asianhallinnan avoimuus internetiin puuttuu (ollut
teknisesti ja laillisesti mahdollista internetin
alkuajoista lähtien)
 Sähköpostin kanssa (edelleen) ongelmia

UNIVERSITY OF JYVÄSKYLÄ
2. Organisoinnin puute
 Lain mukaan viranomaisen pitäisi vastata.
Tavallisesti vain siirretään asiankäsittelijälle, jolloin:
– Kaikki kunnanjohtajalle tai toimielimen päällikölle
ym.
– Lomat, henkilöstövaihdokset (työpaikkavaihdos,
eläköityminen, kuolema) johtavat asian
käsittelemättömyyteen (kesäsulut!)
– Asianhallinnan metatietojen ja muiden
merkintöjen puute

UNIVERSITY OF JYVÄSKYLÄ
= Läpinäkyvyyspainajainen
Julkinen tieto on johtavan
asiankäsittelijän oman
työn takana

UNIVERSITY OF JYVÄSKYLÄ
”Helpot” ratkaisut
 Sähköinen asianhallintajärjestelmä:
– Mahdollisimman suuri automatisointi ja
asiankäsittelynseuranta
– Metatiedot ja merkinnät kohdilleen kirjaamisvaiheessa
(Hyödyntäkää SÄHKE2)
– Diaarin/asianhallintajärjestelmän avoimuus internetin
kautta (Myös kevytversio
arkistonmuodostussuunnitelmasta verkkoon!)
 Alueellinen päätearkisto/tietopalvelu, esim. SOTE-
alueet
– Asiantuntemus, tehokkuus
– Asiakirjaa ei pyydetä asiankäsittelijältä
– Tietojohtaminen mahdollistuu!

UNIVERSITY OF JYVÄSKYLÄ
Paljon ongelmia! Paljon kehitettävää!
 MM. tietopyyntöterroristit, tekniset mokat,
vuorovaikutuksen sudenkuopat,
tietopyyntöjen kaamea perusasetelma,
julkisuuslain ongelmakohdat…
 Raportissa keväällä 2016
 Siihen asti…

UNIVERSITY OF JYVÄSKYLÄ UNIVERSITY OF JYVÄSKYLÄ
Yhteystiedot
 http://tietopyyntoongelmat.net
 @tietopyynto
Aleksi Koski, FM
projektitutkija
@aksukoski
aleksi.koski@jyu.fi
+358 40 8054 146
Heikki Kuutti, FT
tutkimuskoordinaattori
heikki.kuutti@jyu.fi
+358 40 5767 865