Successfully reported this slideshow.
We use your LinkedIn profile and activity data to personalize ads and to show you more relevant ads. You can change your ad preferences anytime.

Учебное пособие по Ms Excel

12,731 views

Published on

  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

Учебное пособие по Ms Excel

  1. 1. Электронное пособие «Табличные процессоры» Пособие включает 6 занятий, каждое из которых содержит ряд упражнений. В конце каждого занятии приводятся вопросы для самоконтроля и практические задания. Пособие предназначено для студентов изучающих электронные таблицы. 2
  2. 2. СОДЕРЖАНИЕ Занятие № 1. Работа с листами и книгами.............................................................................5 1.1. Назначение табличного процессора Microsoft Excel.......................................................5 1.2. Элементы окна Ms Excel....................................................................................................5 1.3. Структура листа книги Excel ............................................................................................6 1.4. Работа со справочной информацией.................................................................................7 1.5. Создание, сохранение книги Excel..................................................................................10 1.6. Работа с листами книги Excel..........................................................................................10 1.7. Открытие книги Excel......................................................................................................12 1.8. Ввод, редактирование данных.........................................................................................12 1.9. Выделение текста, ячеек, диапазонов, строк и столбцов..............................................13 Вопросы для самоконтроля:...................................................................................................13 Практическое задание.........................................................................................................14 Занятие № 2. Форматирование, вычисления, печать........................................................15 2.1. Форматирование ячеек.....................................................................................................15 2.2. Автозаполнение................................................................................................................19 2.3. Вычисления с помощью формул.....................................................................................20 2.4. Автосуммирование...........................................................................................................21 2.5. Печать................................................................................................................................22 Вопросы для самоконтроля:...................................................................................................25 Практическое задание.............................................................................................................25 Сноски.......................................................................................................................................28 Занятие № 3. ...............................................................................................................................28 Использование функций для вычисления значений. ........................................................28 Статистические функции. Создание формул, .....................................................................28 использующих значения другого листа или книги............................................................28 3.1.Функции в Excel.................................................................................................................28 3.2. Ввод и изменение формул, содержащих функции........................................................29 3.3. Статистические функции.................................................................................................31 3.4. Создание формул, использующих значения другого листа или книги.......................32 Вопросы для самоконтроля:...................................................................................................33 Практическое задание.........................................................................................................33 Занятие № 4. ...............................................................................................................................36 Ссылки. Массивы. Фильтрация и сортировка данных.....................................................36 4.1. Ссылки на ячейки и диапазоны ячеек.............................................................................36 4.2. Относительные и абсолютные ссылки...........................................................................37 Переключение между относительными и абсолютными ссылками...............................39 4.3. Массивы.............................................................................................................................40 Создание формулы массива................................................................................................40 4.4. Списки (базы данных). Фильтрация, сортировка данных............................................40 Рекомендации по созданию списка....................................................................................41 Сортировка данных.............................................................................................................42 Фильтрация данных.............................................................................................................43 Вопросы для самоконтроля:...............................................................................................45 Практическое задание.........................................................................................................45 Занятие № 5. Функции "ЕСЛИ", "И"...................................................................................48 5.1. Функция "ЕСЛИ"..............................................................................................................49 2. Функция "И".........................................................................................................................51 Вопросы для самоконтроля:...............................................................................................52 Практическое задание.........................................................................................................52 3
  3. 3. Занятие № 6. Работа с диаграммами и рисунками ............................................................55 6.1. Общие сведения о диаграммах........................................................................................55 6.2. Использование некоторых типов диаграмм...................................................................57 6.3. Построение диаграмм.......................................................................................................58 6.4. Редактирование диаграмм................................................................................................63 6.5. Вставка графических объектов........................................................................................66 Вставка рисунков из коллекции картинок Microsoft Office............................................66 Вопросы для самоконтроля:...............................................................................................70 Практическое задание.........................................................................................................71 4
  4. 4. Занятие № 1. Работа с листами и книгами СОДЕРЖАНИЕ: 1.1. Назначение табличного процессора Microsoft Excel. 1.2. Элементы окна Ms Excel. 1.3. Структура листа книги Excel. 1.4. Работа со справочной информацией. 1.5. Создание, сохранение книги Excel. 1.6. Работа с листами книги Excel. 1.7. Открытие книги Excel. 1.8. Ввод, редактирование данных. 1.9. Выделение текста, ячеек, диапазонов, строк и столбцов. Вопросы для самоконтроля. Практическое задание. 1.1. Назначение табличного процессора Microsoft Excel. Табличный процессор (электронные таблицы) Microsoft Excel предназначен для ввода и обработки табличных данных. Он может выполнять роль текстового редактора, производить расчеты по формулам и с использованием многочисленных встроенных функций. С помощью Excel можно наглядно представить данные в графическом виде - построить диаграмму (график). Excel полностью интегрирован с другими приложения из пакет Microsoft Office. Например, в Excel можно обрабатывать данные из Microsoft Word, а диаграммы Excel вставлять в презентации Power Point. 1.2. Элементы окна Ms Excel. Запустите Excel и внимательно изучите окно программы. Назначение большинства элементов должно быть знакомо всем пользователям, работающими в Windows. Панель (строка) заголовка, панель меню, панели инструментов, строка состояния - все они унифицированны для большинства Windows - приложений. 5
  5. 5. Панель (строка) заголовка. Это горизонтальная полоса в верхней части окна, в которой отображается название документа и программы. В правой части - кнопки "Свернуть", "Развернуть" "Восстановить", "Закрыть". Назначение панели заголовка: - Отображать название документа и приограммы; - Изменять размеры окна; - Перемещать окно по рабочему столу; - Свидетльстовать об активности окна ярким цветом. Панель (строка) меню. Горизонтальная полоса под строкой заголовка, содержащая имена меню. Меню. Список команд, отображаемый по щелчку имени меню в строке меню или на панели инструментов. Назначение панели меню: - В командах панели меню представлены основные функции программы. Панель инструментов. Панель с кнопками и параметрами, которые используются для выполнения команд. Располагаются обычно под панелью меню. Для отображения панелей инструментов используется команда меню ВИД → ПАНЕЛИ ИНСТРУМЕНТОВ. Чтобы добавить нужную панель, необходимо щелкнуть не ее имени. Назначение панелей инструментов: - Дублирование оснновных команд панели меню. Например, панель инструментов "Форматирование" дублирует команды меню "Формат". 1.3. Структура листа книги Excel . Лист книги Excel состоит из пересекающихся столбцов и строк: Заголовки столбцов - обозначаются буквами латинского алфавита. Заголовки строк - обозначаются арабскими цифрами. Назначение заголовков столбцов и строк: - С их помощью определяется адрес ячейки, который состоит из имени столбца и номера строки. Диапазон ячеек обозначается через двоеточие, например - A1:I4. Когда необходимо объединить несколько выделенных диапазонов в одну ссылку, между диапазонами ставят запятую - (B5:B15,D5:D15). Поле имени Назначение поля имени: отображать - адрес активной ячейки; - имя выбранной ячейки; - элемент диаграммы или объект. На рисунке ниже, в поле имени Вы видите адрес активной ячейки F2 (она обведена жирной рамкой). СТРОКА ФОРМУЛ. В ней отображается постоянное значение или формула в активной ячейке. В правой и нижней части рабочей области - горизонтальная и вертикальная полоса прокрутки. В нижней правой части окна слева располагаются КНОПКИ ПРОКРУТКИ 6
  6. 6. ЛИСТОВ. С помощью ЯРЛЫКОВ ЛИСТОВ можно переходить с одного листа на другой. Цвет ярлыка листа, отображаемого на экране монитора, белого цвета. 1.4. Работа со справочной информацией. Для вызова справки нажатие клавишу F1. Если Вы используете Помощника, то у Вас появится подобная картинка: В окне Помощника нажмите на кнопку "Параметры". В появившемся диалоговом окне уберите галочку напротив пункта "Использовать Помощника": 7
  7. 7. Теперь при нажатии клавиши F1 Вы увидите окно справочной системы. Окно состоит из двух частей. В левой части - три вкладки: «Содержание», «Мастер ответов», «Указатель»: При вызове справочной системы может появиться окно без вкладок. Тогда необходимо щелкнуть кнопку меню ПАРАМЕТРЫ и выбрать команду ПОКАЗЫВАТЬ ВКЛАДКИ: 8
  8. 8. Если в оглавлении справочной системы Вы не нашли необходимую информацию, то на вкладке «Мастер ответов» Вы можете ввести вопрос и нажать на кнопку «Найти». В нижней части окна появится список разделов, в которых можно найти ответ на заданный вопрос. Щелчком мыши выбираем нужный раздел и в правой части окна читаем справочную информацию. Аналогично на вкладке «Указатель» можно получить справку по ключевому слову. Щелкните на пункте «Справка» панели меню. Вы должны увидеть следующую картинку: Первый пункт меню идентичен нажатию клавиши F1. Пользоваться помощником пока не стоит. А вот если щелкнуть левой кнопкой мыши на третьем пункте меню: то к указателю мыши добавляется знак вопроса. Если таким указателем мыши щелкнуть на элементе, назначение которого Вам не известно, то появится окно, в котором будет выведена справка о нужном элементе. На рисунке Вы 9
  9. 9. видите результат щелчка левой кнопки мыши со знаком вопроса на кнопке панели инструментов СТАНДАРТНАЯ «ДЕНЕЖНЫЙ ФОРМАТ»: 1.5. Создание, сохранение книги Excel. Файлы Excel называют книгами. При запуске программы автоматические создается новая книга и в строке заголовка отображается ее имя: "Книга 1". При запущенном табличном процессоре создать новую книгу можно щелком на кнопке СОЗДАТЬ панели инструментов СТАНДАРТНАЯ. Сохранить файл Excel можно командой ФАЙЛ → СОХРАНИТЬ или щелчком на кнопке СОХРАНИТЬ панели инструментов СТАНДАРТНАЯ. При первом сохранении файла задается диск и папка, в которой будет сохранен файл, а также имя файла (если "Книга 1", "Книга 2" и т.д. Вас не устраивают). Как правило, по умолчанию (то есть без каких-либо предварительных условий), файлы Excel сохраняются в папке "Мои документы". Во время работы с книгой Вы можете сохранить ее на другом диске или в другой папке командой ФАЙЛ → СОХРАНИТЬ КАК. Этой же командой можно задать другое имя открытой книге. Фактически, командой ФАЙЛ → СОХРАНИТЬ КАК можно скопировать и (или) переименовать открытую книгу. 1.6. Работа с листами книги Excel. По умолчанию в новой книге Excel содержится 3 листа: Лист1, Лист2, Лист3. Названия листов видны на ярлычках листов; ярлык активного листа выделяется белым цветом. Переименование листа выполняется командой ФОРМАТ → ЛИСТ → ПЕРЕИМЕНОВАТЬ. Ярлычок листа выделится черным цветом. Затем вводим с клавиатуры новое имя листа и нажимаем клавишу Enter. (Тот же результат получим при двойном щелчке левой кнопки мыши на ярлыке листа). 10
  10. 10. Добавление листа в книгу Excel выполняется командой ВСТАВКА → ЛИСТ. Новый лист вставляется перед активным листом. Ему присваивается имя "Лист4", "Лист5" и т.д. Удалить лист из книги можно лишь в том случае, когда открытая книга содержит 2 листа и более . Выполняется команда ПРАВКА → УДАЛИТЬ ЛИСТ. Excel напомнит Вам, что отменить удаление листов будет невозможно, и предложит альтернативу из двух кнопок. Если Вы хорошо обдумали последствия удаления листа, можете нажать "ОК". В противном случае жмите кнопку "Отмена". Переместить и скопировать лист как из одной книги в другую, так и в пределах одной книги можно командой ПРАВКА → ПЕРЕМЕСТИТЬ/СКОПИРОВАТЬ ЛИСТ... Появится следующее диалоговое окно: Внимание!!! Если Вы хотите скопировать лист, то обязательно поставьте галочку в нижней левой части этого окна рядом с надписью "Создавать копию". В верхней части диалогового окна "Переместить или скопировать" имеется выпадающее меню, в котором можно выбрать ту открытую книгу, в которую необходимо переместить или скопировать лист: Если выбрать "(новая книга)" то будет создана новая книга, в которую будет перемещен (скопирован) выбранный лист (листы). В нижней части окна (под заголовком "Перед листом") определяем, перед каким из листов будет размещен перемещаемый (копируемый) лист. 11
  11. 11. Также перемещать и копировать листы можно перетаскиванием их ярлычков (для копирования – с нажатой клавишей Shift). 1.7. Открытие книги Excel Открыть существующую книгу Excel можно несколькими способами.Выберите для себя наиболее удобный. 1. Перейдите в папку, в которой хранится книга Excel и сделайте двойной щелчок на открываемой книге (или выделите файл книги и выполните команду ФАЙЛ → ОТКЫТЬ). 2. Запустите Excel и выполните команду меню ФАЙЛ → ОТКЫТЬ (или щелкните кнопку «Открыть» панели инструментов «Стандартная»). Появится диалоговое окно, в котором необходимо перейти в папку, где хранится файл книги Excel и сделать на нем двойной щелчок. 3. Если Вы открыли несколько книг, то переключиться между ними можно командой Окно панели меню - щелчком на имени книги: 1.8. Ввод, редактирование данных. Для ввода данных укажите ячейку, в которую необходимо ввести данные (щелкните на ней левой кнопкой мыши), или перейдите к ней, используя клавиши перемещения курсора. Затем введите данные с клавиатуры и нажмите клавишу ENTER (или клавишу TAB); можно просто щелкнуть мышкой на другой ячейке. Внимание!!! Вводить числа и арифметические операторы (знаки арифметических действий) лучше с дополнительной (серой) клавиатуры, которая располагается в правой части клавиатуры. Для редактирования введенных данных (например, для исправления ошибки), нужно сделать активной ячейку и нажать клавишу F2 (или сделать двойной щелчок в выделенной ячейке). В ячейке появится курсор. Измените данные и нажмите ENTER. Если данные не вмещаются в ячейку, то размеры ячейки можно изменить. Для этого необходимо поместить указатель мыши на границе заголовка столбца (между буквами латинского алфавита). При этом указатель мыши примет вид двунаправленной стрелки, разделенной полосой: Затем нажимаете левую кнопку мыши и перемещаете указатель вправо до тех пор, пока ширина ячейки не достигнет необходимого размера. 12
  12. 12. Аналогично, подведя указатель мыши к границе заголовков строк, можно изменить высоту строки. Если данные в ячейке необходимо расположить в несколько строк, нажмите в конце строки левый Alt + Enter и продолжайте ввод данных в следующую строку. Комбинацией левый Alt + Enter вы переводите строку внутри ячейки. 1.9. Выделение текста, ячеек, диапазонов, строк и столбцов. Чтобы выделить Действия Текст в ячейке Выделите ячейку, дважды щелкните ее и выделите текст в ячейке. Отдельную ячейку Щелкните ячейку или перейдите к ней, используя клавиши перемещения. Диапазон ячеек Протащите указатель мыши, нажав левую кнопку, от первой ячейки диапазона к последней. Все ячейки листа Щелкните кнопку Выделить все. На маломощных компьютерах пользоваться этой кнопкой нежелательно. Несмежные ячейки или диапазоны ячеек Выделите первую ячейку или первый диапазон ячеек, затем, удерживая нажатой клавишу CTRL,выделите остальные ячейки или диапазоны. Большой диапазон ячеек Указать первую ячейку, затем,удерживая нажатой клавишу SHIFT, укажите последнюю ячейку диапазона. Для перемещения к последней ячейке можно использовать полосы прокрутки. Всю строку Щелкните заголовок строки. Весь столбец Щелкните заголовок столбца. Смежные строки или столбцы Протащите указатель мыши по заголовкам строк или столбцов. Другой способ: выделите первую строку или первый столбец, затем, удерживая нажатой клавишу SHIFT, выделите последнюю строку или последний столбец. Отдельный лист Щелкните ярлычок листа. Два или более смежных листа Щелкните ярлычок первого листа, затем, удерживая клавишу SHIFT, щелкните ярлычок последнего листа. Два или более несмежных листа Щелкните ярлычок первого листа, затем, удерживая клавишу CTRL, щелкните ярлычки остальных листов. Все листы книги Установите указатель на произвольный ярлычок листа и нажмите правую кнопку мыши. Затем выберите команду Выбрать все листы в контекстном меню. Вопросы для самоконтроля: 13
  13. 13. 1. Каково назначение программы Excel? 2. Какими способами можно получить справочную информацию в программе Excel? 3. Какой командой можно включить/выключить режим отображения вкладок в кне справочной системы? 4. Перечислите элементы окна Excel. Для чего они предназначены? 5. Какие элементы рабочей области листа Вы знаете? Каково их назначение? 6. Как обозначается адрес ячейки? Диапазон ячеек? Несколько диапазонов? 7. Как можно переименовать/переместить/скопировать лист Excel? 8. Что необходимо сделать для добавления/удаления листа Excel? 9. Найдите в справочной системе, как можно скопировать/переместить сразу несколько листов из одной книги в другую? 10. Как можно выделить несколько листов или все листы в открытой книге? 11. Как можно открыть книгу Excel? Какие еще способы открытия Вы можете предложить? 12. Как можно переключится между несколькими открытыми книгами? 13. Найдете в справочной системе, как можно изменять высоту и ширину столбцов с помощью команд меню ФОРМАТ → СТРОКА и ФОРМАТ → СТОЛБЕЦ. 14. Как можно ввести данные в ячейку? 15. Как можно отредактировать (изменить) данные в ячейке? 16. Каким образом можно изменить высоту и ширину ячейки? 17. Комбинацией каких клавиш можно перевести строку в ячейке? 18. Перечислите способы выделения ячеек, столбцов, строк и листов, известные Вам. Практическое задание. 1. В своей папке создайте папку "Excel", а в ней – папку "Задание_1". Создайте документ Word, сохраните его в папке "Задание_1" под именем "answers1.doc". В нем дайте ответы на вопросы для самоконтроля. Отметьте те вопросы, ответ на которые вы не смогли найти. Какие еще вопросы у Вас возникли при изучении материала занятия? 2. В каталоге "Задание_1" создайте книгу Excel и присвойте ей имя "год_2000.xls" 3. В книге "год_2000.xls" переименуйте Лист 1 в Январь, Лист 2 в Февраль, Лист 3 – в Март. 4. Добавьте в книгу "год_2000.xls" 9 листов и переименуйте их в соответствии с названиями месяцев. В результате в книге "год_2000.xls" у Вас должно быть 12 листов с названиями месяцев года в порядке возрастания от «Январь» до «Декабрь». 5. Перейдите на лист "Январь" и создайте на нем "шапку" таблицы по следующему образцу: 6. Выделите на листе "Январь" диапазон ячеек A1:I2 и выполните команду ПРАВКА → КОПИРОВАТЬ. Затем перейдите в ячейку А1 листа "Февраль" и выполните команду ПРАВКА → ВСТАВИТЬ. Аналогично скопируйте «шапку» таблицы на остальные листы. 14
  14. 14. 7. Не выходя из Excel, создайте новую книгу; сохраните ее папке "Задание_1" под именем "год_2001.xls". 8. Скопируйте все листы из книги "год_2000.xls" в книгу "год_2001.xls" Внимание! Во время копирования обе книги должны быть открыты. 9. Листы книги "год_2001.xls" переименуйте: "Январь" в "Январь2001", "Февраль" в "Февраль2001", "Март" в "Март2001" и т.д. до "Декабрь2001". Оставшиеся 3 лишних листа: "Лист 1", "Лист 2" и "Лист 3" удалите. Сохраните книгу. 10. Закройте книгу "год_2000.xls". У Вас должна остаться открытой книга "год_2001.xls". Командой ФАЙЛ → СОХРАНИТЬ КАК сохраните ее в папке "Задание_1" под именем "год_2002.xls". 11. Листы книги "год_2002.xls" переименуйте: "Январь2001" в "Январь2002", "Февраль2001" в "Февраль2002", "Март2001" в "Март2002" и т.д. до "Декабрь2002". 12. Закройте табличный процессор Excel. Откройте файл Word "answers_1.doc" и напечатайте, какие трудности Вы испытали при выполнении практического задания. 13. Заархивируйте папку "Задание_1" и вышлите ее в виде прикрепленного файла. Занятие № 2. Форматирование, вычисления, печать СОДЕРЖАНИЕ: 2.1. Форматирование ячеек. 2.2. Автозаполнение. 2.3. Вычисления с помощью формул. 2.4. Автосуммирование. 2.5. Печать. 2.5. Вопросы для самоконтроля. 2.5. Практическое задание. 2.1. Форматирование ячеек Отформатировать (изменить внешний вид) ячейки или диапазона ячеек можно с помощью команды панели меню ФОРМАТ → ЯЧЕЙКИ. Внимание!!! Ячейка при этом должна быть активной, а диапазон ячеек – выделенным. Большинство команд этого меню дублируются кнопками на панели инструментов ФОРМАТИРОВАНИЕ. Название любой кнопки Вы можете узнать, подведя к ней указатель мыши и подождав несколько секунд: Итак, выделив диапазон ячеек, Вы выполняете команду ФОРМАТ → ЯЧЕЙКИ. Появляется диалоговое окно: 15
  15. 15. Обратите внимание, что при этом Вам станет недоступна команда меню СПРАВКА → ЧТО ЭТО ТАКОЕ? Но получить справочную информацию об интересующем элементе все равно можно. Для этого щелкаем мышкой на знаке вопроса, который расположен рядом со знаком «Закрыть». К указателю мышки "прилипает" вопросительный знак; щелкните им на непонятном элементе и прочтите краткую справку. Первая вкладка ЧИСЛО позволяет изменить формат числа в ячейке. Там же дана краткая справка о выбранном формате. Нас будут интересовать первые семь форматов. Чтобы применить выбранный формат к ячейке, надо щелкнуть его название в поле "Числовые форматы", а затем нажать кнопку ОК. Следующая вкладка, ВЫРАВНИВАНИЕ, позволяет изменить положение данных в ячейке. Особое внимание обратите на Объединение ячеек. Если выделить несколько ячеек и поставить галочку рядом с этим пунктом, то получим большой заголовок в «шапке» таблицы, объединяющий несколько подзаголовков. Аналогично действует кнопка Объединить и поместить в центре панели инструментов ФОРМАТИРОВАНИЕ. А если применить к выделенным ячейкам опцию Переносить по словам, то слова в этих ячейках автоматически расположатся в "несколько этажей": 16
  16. 16. На третьей вкладке ШРИФТ, доступны к изменению параметры шрифта. Внимание! Если вы находитесь в режиме редактирования данных в ячейке (то есть внутри ячейки "моргает" курсор), при выполнении команды меню ФОРМАТ → ЯЧЕЙКИ будет доступна лишь вкладка ШРИФТ. Чтобы остальные вкладки стали активными, надо выйти из режима редактирования (нажать клавишу Enter или щелкнуть на другой ячейке), а затем вновь сделать активной форматируемую ячейку (выделить диапазон ячееек). Вкладка ГРАНИЦА позволяет выбрать соответствующие границы для выделенных ячеек. Необходимо действовать именно в такой последовательности: сначала выбрать тип линии, затем – ее цвет, в последнюю очередь – соответствующие границы: 17
  17. 17. Вкладка ВИД позволяет определить цвет фона для выбранных ячеек. Обратите внимание на меню УЗОР, в котором можно выбрать вид узора для заливки ячеек: В случае, у Вас нет времени или желания работать над оформлением таблицы, можете выполнить команду ФОРМАТ → АВТОФОРМАТ. При этом должна быть активна ячейка 18
  18. 18. внутри таблицы с данными. Выберите из предложенных образцов нужный вариант оформления и щелкните ОК. 2.2. Автозаполнение. Табличный процессор Excel позволяет автоматизировать большое количество действий. Если несколько первых символов, вводимых в ячейку, совпадают с символами записи, ранее введенной в этом столбце, то недостающая часть набора будет произведена автоматически. Для подтверждения предлагаемого варианта, нажмите клавишу ENTER. Для замены автоматически введенных символов продолжите ввод самостоятельно. Для удаления автоматически введенных символов нажмите клавишу BACKSPACE. Автозаполнение позволяет копировать данные внутри строки или столбца. Для этого необходимо: - Выделить ячейку (ячейки) с данными, которые необходимо скопировать. - Подвести указатель мыши к правому нижнему углу выделенной ячейки и указать им на маленький черный квадратик на пересечении горизонтальной и вертикальной границ ячейки. Это маркер заполнения. При наведении на него указатель мыши примет вид маленького черного крестика. - Нажмите левую кнопку мыши и протащите маркер заполнения по заполняемым ячейкам. Направление протаскивания не имеет значения, можно протаскивать в любую, нужную Вам сторону.При этом, все существовавшие ранее значения, формулы и форматы, в заполняемых ячейках будут замещены. Функция автозаполнения работает и в случае приращения (уменьшения) данных. Если выделить ячейки, содержащие ряд последовательных значений, например 1,2,3 (понедельник, вторник, среда и т.д.), и воспользоваться функцией автозаполнения, то список значений будет продолжен до тех пор, пока Вы не отпустите левую кнопку мыши. В случае, если вместо приращения данных вам необходимо их копирование, то заново выделите исходные значения и перетащите маркер заполнения, удерживая клавишу CTRL. То есть клавиша CTRL переключает режимы приращения/копирования при использовании автозаполнения. 19
  19. 19. 2.3. Вычисления с помощью формул С помощью формул в ячейках табличного процессора Excel можно производить разнообразные вычисления, сравнивать данные, а также объединять значения. Формулы могут ссылаться на ячейки текущего листа, листов той же книги или других книг. Формулой называется выражение, в соответствии с которым вычисляется значение в ячейке. В формулу могут входить математические операции, например, сложение и умножение. Внимание!!! Ввод формулы начинается со знака равно (=) и заканчивается нажатием клавиши Enter. Формулы в Microsoft Excel подчиняются определенному синтаксису, или порядку, согласно которому в формулу включается знак равенства (=), за которым идут вычисляемые элементы (операнды), разделенные операторами. В качестве операндов могут выступать: - постоянные значения (константы); - ссылки на ячейки; - диапазоны ячеек; - заголовки; - имена; - формулы; - функции. Операторами обозначаются операции, которые следует выполнить над операндами. Арифметический оператор Значение Пример + (знак плюс) Сложение 3+3 – (знак минус) Вычитание Унитарный минус 3–1 –1 * (звездочка) Умножение 3*3 / (косая черта) Деление 3/3 % (знак процента) Процент 20% ^ (крышка) Возведение в степень 3^2 (аналогично 3*3) Операторы сравнения Используются для сравнения двух значений. Результатом сравнения является логическое значение: либо ИСТИНА, либо ЛОЖЬ. Оператор Значение Пример = (знак равенства) Равно A1=B1 > (знак больше) Больше A1 > B1 < (знак меньше) Меньше A1 < B1 >= (знак больше и знак равенства) Больше или равно A1 >= B1 <= (знак меньше и знак равенства) Меньше или равно A1 <= B1 <> (знак «не равно») Не равно A1 <> B1 20
  20. 20. В Excel действия выполняются слева направо, с учетом приоритета операторов — начиная от знака равенства (=). Порядком вычисления можно управлять с помощью скобок, группируя действия, которые должны выполняться в первую очередь. Например, результатом следующей формулы: =5+2*3 будет число 11, поскольку Excel выполняет умножение до сложения. В данной формуле число 2 умножается на 3, а затем к результату добавляется число 5. Если же с помощью скобок изменить синтаксис: =(5+2)*3 Excel сложит 5 и 2, а затем умножит результат на 3; результатом этих действий будет число 21. В примере по формуле вычисляется сумма покупки: Ввод адресов ячеек (или диапазонов ячеек) в формулу осуществляется двояко: - с клавиатуры (обязательно переключитесь на английскую раскладку); - мышью, щелчком на нужной ячейке, или выделением диапазона ячеек. В следующем примере складывается значение ячейки B4 с числом 25 а затем делится на сумму значений диапазона ячеек: 2.4. Автосуммирование Очень часто возникает необходимость получить сумму данных в столбце или строке. Можно, конечно, ввести в ячейку длинную формулу наподобие: =F2+F3+F4+…F32 Но гораздо удобнее воспользоваться автосуммированием. Для этого переходим к ячейке, в которой необходимо получить сумму. Затем щелкаем кнопку «Автосумма». Если Excel правильно Вас понял и выделил нужный Вам диапазон ячеек, смело жмите клавишу Enter. В противном случае измените выделенный диапазон: 21
  21. 21. Суммирование – одно из любимых занятий табличного процессора. Если выделить любой диапазон ячеек, то Excel автоматически просуммирует все значения в этом диапазоне и сумму покажет в строке состояния: 2.5. Печать Печать лучше начинать с предварительного просмотра. Щелкните мышкой на кнопке панели инструментов "Стандартная". Откроется окно предварительного просмотра: 22
  22. 22. В окне предварительного просмотра можно уменьшить(увеличить) масштаб изображения, щелкнув кнопку "Масштаб". Большой документ можно просмотреть по - частям, нажимая кнопки "Далее" и "Назад". Если результат Вас устраивает, щелкните кнопку "Печать". Появится диалоговое окно, в котором можно настроить параметры печати. Это же окно появляется при выполнении команды ФАЙЛ → ПЕЧАТЬ: Щелчок мышкой на кнопке Свойства даст возможность настроить следующие параметры принтера: - ориентация страниц; - порядок страниц; - количество страниц на листе; - качество печати; - источник бумаги; - цветное или черно-белое изображение. 23
  23. 23. При необходимости вывода не печать фрагмента таблицы можно задать область печати. Для этого надо выделить диапазон ячеек и выполнить команду ФАЙЛ → ОБЛАСТЬ ПЕЧАТИ → ЗАДАТЬ. После этого на печать будет выведен диапазон ячеек из заданной области печати. Если затем выделить второй диапазон ячеек и установить флажок Выделенный диапазон, будут распечатаны ячейки из этого диапазона, а определенные на листе Excel области печати будут игнорироваться. Так же, установив флажок в нужном месте, можно вывести на печать выделенные листы и книгу целиком. Настроив принтер, можно позаботится и о настройке параметров страницы. Для это щелкните на кнопке Страница. Такой же результат можно получить, выполнив команд меню ФАЙЛ → ПАРАМЕТРЫ СТРАНИЦЫ: На первой вкладке "Страница" можно установить: - ориентацию страницы - книжную (портретную) или альбомную (ландшафтную); - масштаб изображения таблицы на печатном листе;1 - размер бумаги; - качество печати; - номер первой страницы. Вторая вкладка окна "Параметры страницы" Поля. На ней можно задать: - поля;2 - расстояние между колонтитулами и краями бумаги; - центрирование таблицы на странице. Третья вкладка окна "Параметры страницы" Колонтитулы;3 позволяет создать верхний и нижний колонтитул. 24
  24. 24. Четвертая вкладка окна "Параметры страницы" Лист позволяет настроить следующие параметры печати: - выводить на печать определенный диапазон; - печатать на каждой странице: а) сквозные строки; б) сквозные столбцы; - выводить на печать сетку таблицы; - установить черно-белую печать; - установить черновую печать; - печатать заголовки строк и столбцов; - установить последовательность вывода страниц на печать. Вопросы для самоконтроля: 1. Чем редактирование данных отличается от форматирования? 2. Какие кнопки есть на панели инструментов ФОРМАТИРОВАНИЕ? Каково их назначение? 3. Какие пункты меню ФОМАТ → ЯЧЕЙКИ не продублированы на панели инструментов ФОРМАТИРОВАНИЕ? 4. Как можно получить справку о любом элементе открытого окна? 5. Каким образом можно добавить к числу обозначение денежной единицы? Добавить/убрать знаки после запятой? 6. С помощью каких пунктов меню можно объединить ячейки? Изменить их внешний вид? 7. Для чего нужно Автозаполнение? В каких случаях можно применять его? 8. Как можно скопировать данные из одной ячейки в несколько других? 9. Как можно изменить режимы приращения/копирования при использовании автозаполнения? 10. С какого символа начинается формула? Нажатием какой клавиши заканчивается ввод формулы? 11. Что такое операнд? Приведите пример. 12. Для чего нужны операторы? Какие операторы Вы запомнили? 13. Как можно изменить порядок вычислений в формулах? 14. Для чего нужно Автосуммирование? 15. Как можно воспользоваться автосуммированием? 16. Какие кнопки есть на панели ниструментов предварительного просмотра документа? 17. Как можно вывести на печать фрагмент таблицы? Несколько листов книги? 18. Каким образом можно настроить качество печати? 19. Какими способами можно задать размеры полей? 20. Что такое колонтитул? Как в него можно вставить необходимые сведения? Практическое задание 1. В папке «Мои документы» откройте папку "Excel" и создайте подкаталог "Задание_2". Создайте документ Word, сохраните его в папке "Задание_2" под именем "answers2.doc". В нем дайте ответы на вопросы для самоконтроля. Отметьте те вопросы, ответ на которые вы не смогли найти. Какие еще вопросы у Вас возникли при изучении лекции? 2. В каталоге "Задание_2" создайте книгу Excel и присвойте ей имя "гроссбух.xls". 3. Скопируйте в книгу "гроссбух.xls" лист "Январь" из книги "год_2000.xls". В книге "гроссбух.xls" откройте лист Январь. 4. Выделите столбец А и выполните команду ФОРМАТ → ЯЧЕЙКИ. Выберите вкладку ЧИСЛО и установите параметры как на рисунке: 25
  25. 25. Теперь все числа, вводимые в ячейки этого столбца, будут восприниматься как дата, и отображаться в нужном нам виде. 5. Выделите столбцы E, F, G, H, I и командой ФОРМАТ a ЯЧЕЙКИ… присвойте им денежный формат, определите число десятичных знаков (2) и обозначение (р.). 6. Сделайте записи о денежных операциях за январь, как в примере: 7. Теперь мы «научим» Excel рассчитывать сумму покупки. Перейдите в ячейку F2, введите формулу: =D2*E2 и нажмите клавишу Enter. Затем вернитесь в ячейку F2, подведите указатель мыши к маркеру заполнения, нажмите левую кнопку мыши; указатель мыши примет вид маленького черного крестика; протащите его вниз до последней заполненной строки. 8. Так как сумма покупки и есть расход денег, уравниваем значения в этих столбцах. Для этого переходим в ячейку H2 и вводим формулу, очень простую: =F2, а затем автозаполнением копируем эту формулу до последней записи. 9. Затем переходим в ячейку I3 и «учим» Excel рассчитывать остаток. Для этого вводим формулу: =I2-H3+G3. И копируем ее до последней заполненной строки. Вы должны увидеть подобную картину: 26
  26. 26. Не пугайтесь символов решетки в столбце H (или в другом месте). Просто сделайте этот столбец шире и увидите, что символы решетки стали числами. Для этого можно сделать двойной щелчок на границе столбцов H и I. 10. Следующий этап создания Вашей домашней бухгалтерской книги – подведение итогов за месяц. Попытаемся ответить на вопрос: сколько потрачено за месяц? Заработано? Для того, чтобы заголовки столбцов не «убегали», закрепляем их положение: щелчком на заголовки строки 2 выделяем всю строку и выполняем команду ОКНО a ЗАКРЕПИТЬ ОБЛАСТИ. Теперь «шапка» нашей таблицы будет постоянно на месте. Аналогично, выделив столбец, можно такой же командой закрепить область слева от выделенного столбца. Затем переходим к ячейке, в которой необходимо получить сумму (в примере это ячейка G36) и нажимаем кнопку «Автосумма». Компьютер выделит диапазон значений над ячейкой G36. Согласитесь с компьютером и нажмите Enter. Аналогично подсчитайте расход за месяц. У Вас должен получиться такой результат: 11. Отформатируйте полученную таблицу с использованием команды ФОРМАТ → ЯЧЕЙКИ... Сохраните полученный результат. 12. Закройте табличный процессор Excel. Откройте файл Word answers2.doc и напечатайте, какие трудности Вы испытали при выполнении практического задания. Какие задачи из своей практики Вы хотели бы решить с использованием Excel? 13. Заархивируйте папку Задание_2 и вышлите ее в виде прикрепленного файла. 27
  27. 27. Сноски 1 Если при 100% таблица не размещается на нужном количестве листов, можно "подогнать" ее под нужный размер, уменьшая масштаб. Можно определить, на скольких страницах в ширину и высоту надо разместить таблицу, тогда масштаб будет установлен автоматически; 2 Для изменения полей в окне предварительного просмотра достаточно нажать кнопку ПОЛЯ и перетащить соответствующие маркеры. 3 КОЛОНТИТУЛ - надпись на каждой странице между краем страницы и основным текстом, заключающая в себе фамилию автора, заглавие книги или какой-то ее части (главы, параграфа, статьи), начальные буквы слов, помещаемых на данной странице (в словарях). Различают верхний и нижний К. Занятие № 3. Использование функций для вычисления значений. Статистические функции. Создание формул, использующих значения другого листа или книги СОДЕРЖАНИЕ: 3.1. Функции в Excel. 3.2. Ввод и изменение формул, содержащих функции. 3.3. Статистические функции. 3.4. Создание формул, использующих значения другого листа или книги. Вопросы для самоконтроля. Практическое задание. 3.1.Функции в Excel Функции — заранее определенные формулы, которые выполняют вычисления по заданным величинам, называемым аргументами, и в указанном порядке. Список аргументов может состоять из чисел, текста, логических величин (например ИСТИНА или ЛОЖЬ), массивов, значений ошибок (например #Н/Д) или ссылок. Необходимо следить за соответствием типов аргументов. Кроме того, аргументы могут быть как константами, так и формулами. Структура функции начинается с указания имени функции, затем вводится открывающая скобка, указываются аргументы, отделяющиеся точками с запятыми, а затем — закрывающая скобка. Если написание формулы начинается с функции, перед именем функции вводится знак равенства, смотрите рисунок: 28
  28. 28. Кстати, выполняя предыдущее задание, Вы пользовались функцией СУММ для расчетов: 3.2. Ввод и изменение формул, содержащих функции. Хорошо зная синтаксис формул и функций, можно вводить их с клавиатуры в нужную ячейку. Но рациональней воспользоваться мастером функций. Выполните команду ВСТАВКА → ФУНКЦИЯ или щелкните кнопку ВСТАВКА ФУНКЦИИ панели инструментов СТАНДАРТНАЯ. Появится окна мастера функций, которое состоит из 2х частей: В левой части щелчком мыши выбираем категорию, к которой относится функция. В нашем случае - "Статистические". Если не известно, к какой категории относится нужная функция, можете выбрать "Полный алфавитный перечень". Затем в правой части окна щелкаем на нужной функции, в нашем случае это СРЗНАЧ и нажимаем ОК. Обратите внимание, что в нижней части окна дана краткая характеристика выбранной функции. Для тех, кто далек от математики: вместо «возвращает» можно читать «вычисляет». В следующем диалоговом окне необходимо выделить ячейки, или диапазоны ячеек, для которых вычисляется среднее значение: 29
  29. 29. щелчок на кнопке минимизации окна "заставит" сократится окно до маленькой панельки под панелью формул: Затем нужно выделить диапазон ячеек и щелкнуть кнопку . Окно мастера функций развернется и можно будет выделить еще одни диапазон и т.д. Когда выделение диапазонов закончено, щелкаем кнопку ОК и смотрим, какой получился результат. Для ввода и изменения формул можно использовать панель формул. Она облегчает ввод функций при создании формул, содержащих функции. При вводе функции в формулу панель формул отображает имя функции, все ее аргументы, описание функции и каждого аргумента, текущий результат функции и всей формулы. Для отображения панели формул нажмите кнопку ИЗМЕНИТЬ ФОРМУЛУ в строке формул. Внимание! Ячейка с формулой в этот момент должна быть активной! В приведенном ниже примере с помощью панели формул редактируется вложенная функция СУММ. Диапазон K10:K19 является единственным аргументом функции и отображается в поле ввода Число1. Справа от поля ввода отображаются значения всех ячеек диапазона. Результат функции СУММ (935) отображается под списком аргументов. Результат всей формулы отображается в нижней части окна; поскольку сумма значений диапазона K10:K19 меньше или равна 5 000, результат равен 0,05, или 5%: 30
  30. 30. Панель формул также можно использовать для изменения функций в формулах. Для этого следует выделить ячейку, содержащую формулу, а затем нажать кнопку ИЗМЕНИТЬ ФОРМУЛУ для отображения панели формул. На панели будут отображены первая функция формулы и все ее аргументы. Можно изменить либо первую функцию, либо другую функцию той же формулы, щелкнув ее в строке формул. 3.3. Статистические функции. Функция СРЗНАЧ возвращает среднее (арифметическое) своих аргументов. Синтаксис: СРЗНАЧ(число1; число2; ...) Число1, число2, ... - это от 1 до 30 аргументов, для которых вычисляется среднее. Вычисляя средние значения ячеек, следует учитывать различие между пустыми ячейками и ячейками, содержащими нулевые значения, особенно если не установлен флажок Нулевые значения на вкладке Вид (команда СЕРВИС → ПАРАМЕТРЫ). Пустые ячейки не учитываются, но нулевые ячейки учитываются. Функция МИН возвращает наименьшее значение в списке аргументов. Синтаксис: МИН(число1;число2; ...) Число1, число2, ... — это от 1 до 30 чисел, среди которых ищется минимальное значение. Можно задавать аргументы, которые являются числами, пустыми ячейками, логическими значениями или текстовыми представлениями чисел. Аргументы, которые являются значениями ошибки или текстами, не преобразуемыми в числа, вызывают значения ошибок. Если аргумент является массивом или ссылкой, то учитываются только числа. Пустые ячейки, логические значения или тексты в массиве или ссылке игнорируются. Если аргументы не содержат чисел, то функция МИН возвращает 0. Функция МАКС возвращает наибольшее значение из набора значений. Синтаксис: МАКС(число1;число2; ...) Число1, число2, ... - это от 1 до 30 чисел, среди которых ищется максимальное значение. Можно задавать аргументы, которые являются числами, пустыми ячейками, логическими значениями или текстовыми представлениями чисел. Аргументы, которые являются значениями ошибки или текстами, не преобразуемыми в числа, вызывают значения ошибок. Если аргумент является массивом или ссылкой, то в нем учитываются только числа. Пустые ячейки, логические значения или текст в массиве или ссылке игнорируются. Если аргументы не содержат чисел, то функция МАКС возвращает 0 (ноль). 31
  31. 31. 3.4. Создание формул, использующих значения другого листа или книги. Часто возникает необходимость производить расчеты, используя данные с других страниц книги или из другой книги. Предположим, мы ведем помесячный учет продажи товаров. Для каждого месяца мы заводим учет на отдельном листе. А в конце книги создаем сводный лист, на котором будем суммировать данные по кварталам: Перед связыванием данных, расположенных на разных листах одной книги, желательно сохранить ее. Если связываемые данные расположены в разных книгах, обе книги должны быть открыты. Последовательность действий почти такая же, как и при вводе обычной формулы: - сначала делаем активной ячейку, которая будет содержать формулу с внешней ссылкой и вводим знак равенства (=); - вводим оператор или функцию; - если связываются листы рабочей книги, указываем лист, содержащий связываемые ячейки; - в случае, когда листы связываются с другой книгой, перейдите в эту книгу и укажите лист, содержащий связываемые ячейки; - выделите связываемые ячейки; - для завершения ввода формулы нажмите клавишу ENTER. В результате в строке формул Вы сможете увидеть следующее: 32
  32. 32. Вопросы для самоконтроля: 1. Что такое функция? 2. Какие функции Вы знаете? Перечислите их. 3. Какова структура функции? 4. Что такое «Аргумент функции»? 5. Каким образом разделяются аргументы? 6. Как можно вставить функцию в формулу? 7. Как можно изменить функцию? 8. Для чего можно использовать функцию СРЗНАЧ? МИН? МАКС? 9. Каков синтаксис известных Вам функций? 10. Как можно сделать ссылку на другой лист? На другую книгу? 11. Чем отличается ввод формулы со ссылкой на ячейки одного листа от ввода формулы со ссылкой на ячейки другого листа? Другой книги? Практическое задание. 1. В папке «Мои документы» откройте каталог Excel и создайте подкаталог Zadanie_3. Создайте документ Word, сохраните его в папке Zadanie_3 под именем answers3.doc. В нем дайте ответы на вопросы для самоконтроля. Отметьте те вопросы, ответ на которые вы не смогли найти. Какие еще вопросы у Вас возникли при изучении лекции? 2. Вызовите справку по работе с Excel. Изучите раздел: Работа со справкой. Использование помощника. Кратко законспектируйте содержание этого раздела в файле answers3.doc. 3. В каталог Zadanie_3 скопируйте книгу Excel гроссбух.xls 4. На листе Январь подсчитайте среднюю, максимальную и минимальную сумму покупки: 33
  33. 33. 5. Три раза скопируйте лист Январь. У Вас должна получиться такая вот картина: 6. Переименовываем: Январь(2) в Февраль; Январь(3) в Март, Январь(4) в Итоги. 7. Переходим на лист Февраль и изменяем записи. В столбец А вводим даты Февраля, меняем наименование покупок и т.д. 8. В первой строке оставляем запись «Остаток с прошлого месяца» и в ячейку с остатком (у меня это I2) вводим формулу: =Январь!I37 (у Вас адрес ячейки может быть другой). Для этого: - делаем активной ячейку I2 (щелкнем в ней мышкой) и ставим (=); - переходим на лист Январь (щелкнем его ярлык) и делаем активной ячейку, в которой у Вас зафиксирован остаток на конец января; - нажимаем клавишу Enter. Результат должен быть такой: 34
  34. 34. 9. В конце списка на листе Февраль подводим итоги за месяц, то есть «подбиваем» расход и приход денег. То же самое делаем на листе Март. 10. На листе Итоги подводим результаты финансово-хозяйственной деятельности. В ячейку B2 вставляем формулу: Последовательность действий: - Делаем активной ячейку В2 и нажимаем клавишу (=); - Переходим на лист Январь в ячейку G38 и вводим оператор сложения (+); - Щелчком мыши на ярлыке Февраль переходим на одноименный лист. Делаем активной ячейку G31 и вновь жмем на (+); - На листе Март щелкнем ячейку G38 и заканчиваем ввод формулы клавишей Enter. 11. Таким же образом рассчитываем приход денег за 1 квартал. 12. Добавляем листы Апрель, Май, Июнь, заполняем их данными и рассчитываем итоги для 2 квартала. 13. Проведите анализ проделанной работы. Что Вы достигли при изучении выполнении практического задания? Вы усвоили материал полностью? Какие не решенные проблемы остались? Как на практике Вы сможете применить полученные знания? Дайте ответ на эти вопросы в файле answers3.doc 14. Заархивируйте папку Zadanie_3 и отправьте ее в виде прикрепленного файла. 35
  35. 35. Занятие № 4. Ссылки. Массивы. Фильтрация и сортировка данных СОДЕРЖАНИЕ: 4.1. Ссылки на ячейки и диапазоны ячеек. 4.2. Относительные и абсолютные ссылки. 4.3. Массивы. 4.4. Списки (базы данных). Фильтрация, сортировка данных. Вопросы для самоконтроля. Практическое задание. 4.1. Ссылки на ячейки и диапазоны ячеек. В предыдущих лекциях Вы узнали, что такое ссылки. В этой лекции мы изучим их подробнее, рассмотрим различие между ссылками абсолютными и относительными. Ссылка указывает на ячейку или диапазон ячеек листа и передает в Microsoft Excel сведения о расположении значений или данных, которые требуется использовать в формуле. При помощи ссылок можно использовать в одной формуле данные, находящиеся в разных частях листа, а также использовать в нескольких формулах значение одной ячейки. Можно задавать ссылки на ячейки других листов той же книги, и на другие книги. Ссылки на ячейки других книг называются внешними. В Excel принято обозначать столбцы буквами (от A до IV, всего не более 256 столбцов), а строки номерами (от 1 до 65536). Эти буквы и номера называются заголовками строк и столбцов. Если вместо букв в обозначении столбцов стоят цифры, то выполните команду СЕРВИС → ПАРАМЕТРЫ, вкладка ОБЩИЕ. В параметрах уберите флажок напротив «Стиль ссылок R1C1»: 36
  36. 36. Для ссылки на ячейку вводим букву столбца, а следом номер строки. Например, ссылка D50 указывает на ячейку, расположенную на пересечении столбца D и строки 50. Для ссылки на диапазон ячеек введите адрес ячейки, находящейся в левом верхнем углу диапазона, двоеточие (:), а затем адрес ячейки, находящейся в правом нижнем углу диапазона. Несколько диапазонов в ссылке разделяются запятой. Ниже приведены примеры ссылок. Для указания ссылки на Введите Ячейку в столбце A и строке 10 A10 Диапазон ячеек в столбце А и строках с 10 по 20 A10:A20 Диапазон ячеек в строке 15 и столбцах с B по E B15:E15 Все ячейки в строке 5 5:5 Все ячейки в строках с 5 по 10 5:10 Все ячейки в столбце H H:H Все ячейки в столбцах с H по J H:J Диапазон ячеек в столбцах с А по E и строках с 10 по 20 A10:E20 Диапазоны ячеек в столбце B с 5 по 15 строку, в столбце D с 10 по 25 строку B5:B15,D10:D25 4.2. Относительные и абсолютные ссылки. Относительные ссылки определяют положение ячейки относительно положения ячейки формулы. При создании формулы ссылки обычно учитывают расположение относительно ячейки, содержащей формулу. В гроссбухе в ячейку F3 вставлена формула: =D3*E3. Ссылки в этой формуле относительные, так как перед обозначением строк и столбцов нет знака $. Когда Вы копировали эту формулу, используя автозаполнение, Excel 37
  37. 37. автоматически изменял ссылки во вставляемой формуле для указания на другие ячейки в соответствии с положением формулы. В ячейку F4 скопирована формула =D4*E4, в ячейку F5 формула =D5*E5. И так далее, до самой последней ячейки, в которую была скопирована формула. Абсолютные ссылки всегда указывают на конкретные ячейки. Если перед буквой или номером стоит знак доллара, например, $A$1, то ссылка на столбец или строку является абсолютной. Относительные ссылки автоматически корректируются при их копировании, а абсолютные ссылки — нет. Абсолютные ссылки используются в тех случаях, когда необходимо, чтобы ссылки не изменялись при копировании формулы в другую ячейку. Например, нам необходимо в прайс-листе иметь стоимость товаров в долларах и рублях. Причем необходимо, чтобы при изменении курса доллара автоматически менялась бы и стоимость в рублях. Как видно из рисунка при использовании относительных ссылок в один столбец помещается курс рубля. При изменении курса рубля надо будет в этом столбце изменить значение. Это сделать не трудно, если у Вас немного записей. А если несколько тысяч наименований? В таком случае целесообразно использовать абсолютную ссылку: 38
  38. 38. При копировании формулы с абсолютной ссылкой адрес ячейки $C$2 не будет меняться: В результате, при изменении курса доллара, новый курс надо ввести лишь в одну ячейку, в нашем случае в ячейку C2. И во всех записях в столбце D автоматически пересчитается цена в рублях. Переключение между относительными и абсолютными ссылками Если формула записана, но необходимо поменять относительные ссылки на абсолютные (и наоборот), выберите ячейку с формулой. В строке формул выделите ссылку, которую необходимо изменить, и нажмите F4. Каждое нажатие F4 переключает тип ссылки в следующей последовательности: 39
  39. 39. абсолютный столбец и абсолютная строка (например, $C$1); относительный столбец и абсолютная строка (C$1); абсолютный столбец и относительная строка ($C1); относительный столбец и относительная строка (C1). Например, если в формуле выбран адрес $A$1 и нажата F4, ссылка становится A$1. Нажав F4 еще раз, получаем $A1 и т. п. 4.3. Массивы. Массивы – очень удобное средство выполнения большого количества вычислений с помощью одной компактной формулы. Можно, конечно, использовать копирование формул с помощью маркера заполнения. И это прекрасно работает при небольшом количестве записей. А вот если количество строк – под тысячу, да еще в формуле заложено много значений, то компьютер может «зависнуть». Одна формула массивов может выполнить работу многих сотен обычных формул. Это экономит время и память компьютера при выполнении больших вычислений. Создание формулы массива Следует отметить три основных момента, касающихся массивов: - Форма и размер диапазона результатов, которые предполагается получить, должны строго соответствовать форме и размеру тех диапазонов, которые лежат в основе этих результатов. - Формула массивов заключается в фигурные скобки ( { } ), но вводить их явно не следует, поскольку Excel делает это самостоятельно. - Нажатие клавиши Enter не обеспечивает ввода формулы массивов. Необходимо нажать Shift+Ctrl+Enter. Последовательность действий: 1. Выделите диапазон ячеек, в котором будет размещен результаты вычислений: 2. Как обычно при вводе формулы введите (=), затем выделите диапазон первого аргумента (D2:D37), оператор (*) и диапазон второго аргумента (E2:E37). Напоминаю, что диапазон ячеек можно вводить с клавиатуры или выделять мышкой. 3. Нажмите комбинацию клавиш CTRL+SHIFT+ENTER. Формула массива автоматически заключается в фигурные скобки. Внимание!!! Excel считает массив одним элементом. Поэтому: o формулу массивов можно редактировать как любую другую формулу, но нельзя редактировать формулы в отдельных ячейках в массиве. Выбирается только весь диапазон; o нельзя удалять или вставлять строки массив формул без повторного ввода формулы. 4.4. Списки (базы данных). Фильтрация, сортировка данных. В Excel базы данных принято называть списком. Список – это набор строк таблицы, содержащий связанные данные, например база данных счетов или набор адресов и 40
  40. 40. телефонов клиентов. Список может использоваться как база данных, в которой строки выступают в качестве записей, а столбцы являются полями. Первая строка списка при этом содержит названия столбцов. Рекомендации по созданию списка. Организация списка: - Желательно использование только одного списка на листе. Некоторые возможности управления списком, например, фильтрация, могут быть использованы только для одного списка. - Помещайте подобные объекты в один столбец. Список необходимо проектировать таким образом, чтобы все строки содержали подобные объекты в одном столбце. - Держите список отдельно. Между списком и другими данными листа необходимо оставить, по меньшей мере, одну пустую строку и один пустой столбец. Это позволяет Excel быстрее обнаружить и выделить список при выполнении сортировки, наложении фильтра или вставке вычисляемых автоматически итоговых значений. Формат списка Соблюдение простых правил форматирования списка позволит Вам эффективно работать со списками, облегчит фильтрацию и сортировку данных. - Использование форматированных подписей столбцов. Подписи столбцов (шапку таблицы) необходимо создавать в первой строке списка. Excel использует подписи при создании отчетов, поиске и оформлении данных. Шрифт, выравнивание, формат, шаблон, граница и формат прописных и строчных букв, присвоенные заголовкам столбцов списка, должны отличаться от формата, присвоенного строкам данных. Перед вводом подписей столбцов ячейкам должен быть присвоен текстовый формат. - Использование границ ячеек. Для отделения подписей от данных следует использоват границы ячеек, а не пустые строки или прерывистые линии. - Отсутствие пустых строк и столбцов. В самом списке не должно быть пустых строк и столбцов. Это упрощает идентификацию и выделение списка. - Отсутствие начальных и конечных пробелов. Дополнительные пробелы в начале и конце ячейки влияют на поиск и сортировку. Вместо ввода пробелов рекомендуется использовать сдвиг текста внутри ячейки. Сделать это очень просто: · Выделите ячейки, содержащие текст, который необходимо сдвинуть. · На панели инструментов Форматирование щелкните кнопку Увеличить отступ. · Для уменьшения сдвига или его отмены нажмите кнопку Уменьшить отступ: 41
  41. 41. Сортировка данных Сортировка данных является базовой операцией любой таблицы. Целью сортировки является упорядочивание данных по возрастанию или убыванию значений отдельных полей (напоминаю, что поле в списке это столбец). Данные в массивах сортировать нельзя! Для выполнения сортировки необходимо: 1. Выделить любую ячейку в списке и выполнить команду меню ДАННЫЕ → СОРТИРОВКА; появится окно: 2. Щелкнуть на кнопке со стрелкой в группе Сортировать по, и вызывать список полей (то есть список заголовков таблицы): 42

×