Manual de contratacion heliconia (1)

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Manual de contratacion heliconia (1)

  1. 1. MUNICIPIO HELICONIA MANUAL DE CONTRATACION MUNICIPAL 1 MANUAL DE CONTRATACIÓN ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL HELICONIA ELABORÓ: REVISÓ: APROBÓ: FIRMA: FIRMA: FIRMA:
  2. 2. MUNICIPIO HELICONIA MANUAL DE CONTRATACION MUNICIPAL 2 DECRETO N° 112 DE 17 DE DICIEMBRE DE 2012 POR MEDIO DE LA CUAL SE DEROGA EL DECRETO 040 DE 13 DE MAYO DE 2009, SE ADOPTA Y SE AJUSTA EL DECRETO 734 DE 2012 AL MANUAL DE CONTRATACION El Suscrito Alcalde Municipal en uso de sus atribuciones Constitucionales y Legales, en especial las conferidas en los artículos 209, 269, y 315 del Constitución Política , la Ley 136 de 1994, la Ley 1150 de 2007, el Decreto 734 de 2012, y, CONSIDERANDO: 1. Que el Municipio de Heliconia, es una entidad territorial que se rige por las Leyes 80 de 1993 y 1150 de 2007, mediante las cuales se regula la Contratación Estatal. 2. Que mediante el Decreto 734 de 2012, que reglamenta las leyes antedichas, se establecieron los procedimientos para la elaboración del Manual de Contratación de las Entidades Estatales. 3. Que de acuerdo con el Artículo 8.1.11° del Decreto 734 de 2012 las entidades estatales sometidas al Estatuto General de Contratación deberán contar con un manual de contratación, en el que se señalen las funciones internas en materia contractual, las tareas que deban acometerse por virtud de la delegación o desconcentración de funciones, así como las que se derivan de la vigencia y control de la ejecución contractual. Que en mérito de lo expuesto, RESUELVE ARTICULO PRIMERO.- Adoptar el Decreto 734 de 2012 y aprobar el Manual de Contratación Interno para el Municipio de Heliconia cuyo texto es:
  3. 3. MUNICIPIO HELICONIA MANUAL DE CONTRATACION MUNICIPAL 3 CAPITULO I GENERALIDADES OBJETIVO El presente manual de contratación tiene por objeto establecer los principios, políticas, procedimientos, lineamientos, facultades, normas generales y establecer las etapas necesarias en el proceso de contratación, con el fin de ser una herramienta y guía de aplicación que facilite la adquisición de bienes, insumos, servicios y la ejecución de obras públicas de conformidad con las disposiciones legales para los procesos contractuales que se adelanten en el Municipio de Heliconia. El nuevo modelo de contratación, constituido básicamente por un nuevo criterio en materia de responsabilidad para contratar, pretende que los usuarios del mismo: ejecutores del gasto, servidores de apoyo, organismos de control y la ciudadanía en general, cuenten con un instrumento ágil y sencillo que ilustre de manera clara el proceder de la contratación estatal. ALCANCE. Este procedimiento comprende desde la identificación de necesidades de adquisición de bienes, insumos, servicios y ejecución de obras, la etapa precontractual, la contractual y la etapa de liquidación del contrato. Es importante que el usuario de este Manual de Contratación tenga en cuenta que esta es una herramienta jurídica y pedagógica, la cual podrá consultar en el sitio www.heliconia-antioquia.gov.co , el cual constituye la página electrónica del Municipio de Heliconia, sobre el cual podrá realizar los comentarios, plantear las dudas e inquietudes que estime pertinentes. CAMPO DE APLICACIÓN. Este procedimiento aplica para todas las contrataciones de bienes, insumos, servicios y ejecución de obras públicas que requiera la Administración Municipal de Heliconia, de cualquier cuantía salvo aquellos que por ley estén reglamentados de manera especial.
  4. 4. MUNICIPIO HELICONIA MANUAL DE CONTRATACION MUNICIPAL 4 REGIMEN JURIDICO Todo proceso de contratación debe ceñirse a los requisitos legales exigidos por el Estatuto General de la Contratación, la Ley 1150 de 2007 y sus normas reglamentarias y complementarias. Igualmente, es importante anotar que todo proceso de contratación está comprendido por tres etapas: preparatoria, precontractual, y contractual, las cuales se describen a continuación. ETAPAS DEL PROCESO CONTRACTUAL
  5. 5. MUNICIPIO HELICONIA MANUAL DE CONTRATACION MUNICIPAL 5 RESPONSABLE. Es responsable directo de la aplicación de este documento el ordenador del gasto del Municipio de Heliconia. Sucesivamente la responsabilidad de la aplicación de los procedimientos de este manual, es de los Secretarios de Despacho y los funcionarios encargados de los procesos de adquisición de bienes, insumos, servicios y ejecución de obra pública. COMPETENCIA. El Alcalde de Heliconia, en su calidad de Representante Legal de la entidad y ordenador del gasto, tiene la competencia para adelantar toda la Contratación en el Municipio de Heliconia (Artículo 2 numeral 1 literal a y numeral 3, artículo 3 y artículo 11 numeral 1, literal b de la Ley 80 de 1993). TERMINOS Y DEFINICIONES. En este acápite se relacionan las definiciones de algunos términos utilizados en este Manual, con el propósito de dar claridad y precisión al momento de su estudio. Actas: Documentos de carácter técnicos y jurídicos que establecen acuerdos entre las partes según su tipología específica. Acta de iniciación: Documento en el cual consta el inicio de la ejecución del objeto contractual o convenio, previo cumplimiento de los requisitos de legalización que permiten la iniciación formal de actividades, suscrito entre el contratista y el interventor o supervisor. Acta de liquidación: Es el documento suscrito por el Municipio de Heliconia y el contratista, con el visto bueno del supervisor o interventor, en el que se refleja el balance de ejecución del contrato, constan los acuerdos y demás transacciones necesarias para que las partes puedan declararse a paz y salvo, después de la ejecución de un contrato. Acto modificatorio o compensatorio: Documento técnico-jurídico que establece el acuerdo entre las partes contratantes, previo concepto del interventor o supervisor, si fuere necesario realizar cambios o variaciones en el contrato o convenio, sea por ampliación del plazo o adición del valor contractual.
  6. 6. MUNICIPIO HELICONIA MANUAL DE CONTRATACION MUNICIPAL 6 Acta de suspensión: Es el documento suscrito por las partes contratantes del convenio o contrato, mediante el cual se acuerda la interrupción temporal del mismo, cuando se presenta una circunstancia especial que lo amerite, previo visto bueno de la interventoría o del supervisor según el caso. En la misma deberá incluirse las razones que sustentan la suspensión del contrato o convenio así como la fecha exacta de la reiniciación del mismo. Acuerdos marco: Estos acuerdos permiten a las partes cerrar ulteriormente acuerdos particulares para realizar la adquisición de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización en sectores determinados teniendo como marco el acuerdo general. Adenda: Es el instrumento mediante el cual la administración puede explicar, aclarar, modificar los pliegos de condiciones integrando con estos la Ley General del contrato. Tiene el mismo valor del pliego de condiciones, para los oferentes. Adición: Añadir, sumar, agregar más cantidad o tiempo. Implica ampliar el plazo y adicionar el valor del contrato. Adjudicar: Se llega a esta etapa porque los factores de ponderación determinan que sí hubo una propuesta que cumplió a cabalidad con los requisitos necesarios para seleccionar un contratista idóneo para la ejecución del contrato. El acto administrativo de adjudicación se motiva y se constituye en un acto definitivo. Este acto carece de recursos en la vía gubernativa; de manera que quienes estén inconformes con su expedición y contenido sólo pueden acudir a la Jurisdicción Contenciosa Administrativa. Ampliación: Extender en el tiempo, implica solo una prolongación en el tiempo. Análisis Técnico y Comparativo: Es el estudio comparativo que realiza el Municipio, a nivel técnico, financiero, administrativo y jurídico de las propuestas presentadas en una convocatoria, para seleccionar imparcial y objetivamente la propuesta más favorable cumpliendo los principios de la administración pública. Debe de ser previa y preparatoria a la adjudicación. Anexos del Contrato: Es la información documental que identifican y acreditan al contratista, a la entidad estatal, al objeto contractual y en general todo documento soporte del contrato, desde su nacimiento hasta su finalización.
  7. 7. MUNICIPIO HELICONIA MANUAL DE CONTRATACION MUNICIPAL 7 Audiencia Pública: Sesión pública de una Entidad, Juzgado o Tribunal, de ordinario dedicada a debates, a la presentación de alegatos, así como a pronunciar decisiones. (Auditorio, conciliación, sala de deliberación). Autonomía de la voluntad contractual: Es la capacidad o facultad que tiene una entidad o una persona natural o jurídica para ejercer derechos adquirir obligaciones la cual es derivada de la ley. Bienes de Características Técnicas Uniformes y de Común Utilización: Son aquellos que poseen las mismas especificaciones técnicas, con independencia de su diseño o de sus características descriptivas, y comparten patrones de desempeño y calidad objetivamente definidos. (Art. 3.2.1.1° Decreto 734 de 2012). Por bienes y servicios de común utilización entiéndanse aquellos requeridos por el Municipio de Heliconia y ofrecidos en el mercado en condiciones equivalentes para quien los solicite en términos de prestaciones mínimas y suficientes para la satisfacción de sus necesidades. Certificado de Disponibilidad Presupuestal .CDP-: Es el certificado de disponibilidad presupuestal, cuya función o propósito es el reservar recursos presupuestales para la celebración de un contrato orientado a la ejecución de un proyecto o un programa específico, sin el cual dicho proyecto o programa no se puede llevar a cabo. Certificado de Disponibilidad: Documento que expide el técnico de presupuesto o quien haga sus veces, para garantizar la existencia de apropiaciones suficientes para atender los gastos. Certificado de no existencia de Personal: Es el certificado que demuestra que no existe en la planta de personal un cargo o una persona que pueda realizar el desarrollo de un servicio que es necesario contratar. Cláusula de exorbitancia: Se les conoce como estipulaciones contractuales que tienen por objeto conferir a la entidad pública contratante prerrogativas particulares y excepcionales, diferentes a las que normalmente se pactan en los contratos entre comunes, cuya finalidad corresponde a la satisfacción del interés general. En todos los casos, estas cláusulas buscan evitar la paralización o la afectación grave de los servicios públicos que se esperan proveer con la ejecución de un contrato, por lo cual el Estado tiene el derecho de actuar unilateralmente. Esta es la condición esencial para que el ente público pueda interponerlas.
  8. 8. MUNICIPIO HELICONIA MANUAL DE CONTRATACION MUNICIPAL 8 COMFIS: Es el Consejo Municipal de Política Fiscal; es la máxima autoridad en materia fiscal del Municipio de Heliconia. Organismo técnico, adscrito al Despacho del Alcalde. Comité Orientación y Seguimiento a la Contratación: Grupo de funcionarios de la Administración Municipal, conformado mediante el Decreto Municipal 113 del 17 de diciembre de 2012, para evaluar las solicitudes presentadas para la contratación municipal; es un organismo asesor que conocerá y emitirá recomendaciones sobre asuntos administrativos que provengan de la actividad contractual y, que por su naturaleza involucra labores desarrolladas por las distintas áreas y dependencias de la Administración, en especial en los procedimientos licitatorios, selección abreviada y concurso de méritos. Comodato: El comodato es un contrato a través del cual, una parte llamada comodante, da en préstamo un bien mueble o inmueble, no consumible a otra parte llamada comodatario, con el fin de ser usado y posteriormente restituido a quien facilito su utilización. Se caracteriza por ser eminentemente gratuito. Concomitantes: Circunstancias concurrentes de tiempo, modo y lugar. Concurso de Méritos: Corresponde a la modalidad prevista para la selección de: consultores o proyectos en la que se utilizan sistemas de concurso abierto o de precalificación de acuerdo con lo dispuesto en la Ley 80 de 1993, 1150 de 2007 y en especial lo establecido en el Capítulo III Sección I del Decreto 734 de 2012. Condición de pago: Modo que corresponde a las políticas establecidas por el Municipio de Heliconia a través del COMFIS. En este caso se tiene establecido el pago de la factura a los treinta (30) días y para los contratos de prestación de servicios personales serán cinco (5) días, ambos casos después de recibida la factura en la taquilla única del Municipio de Heliconia. Los requisitos que se deberán anexar con las órdenes de pago o facturas presentadas por el contratista deben ser contempladas en el contrato y por consiguiente ninguna dependencia podrá exigir otros por fuera de los allí pactados. Contratante: Persona natural o jurídica, de derecho privado o de derecho público que requiere un bien o servicio o la ejecución de una obra pública. Contratista: Persona natural o jurídica de derecho privado o público, unión temporal, consorcio o cualquier otra forma de asociación permitida por la Ley, que está en capacidad económica técnica y jurídica de proveer el bien, servicio o de ejecutar la obra pública.
  9. 9. MUNICIPIO HELICONIA MANUAL DE CONTRATACION MUNICIPAL 9 Contrato: Acuerdo de voluntades donde se crean obligaciones. Cuando una de las partes es una persona de derecho público, estaremos frente a un contrato estatal, si las partes son todas personas jurídicas de derecho público tendremos un contrato interadministrativo. Contrato adicional: Documento jurídico que concreta el acuerdo entre las partes relacionado con modificaciones al contrato principal o inicial, en cuanto a variación de precios o de plazos. En algunas ocasiones pueden contener variaciones o adiciones al clausulado del contrato inicialmente suscrito y que para dichas aplicaciones, también ha sido denominado como otrosí. Contratación Directa: Es una modalidad de selección del contratista que se caracteriza porque el contratista se selecciona sin sujeción a la previa obtención de varias ofertas, los cuales se encuentran expresamente reglados en la ley 1150 de 2007 y su Decreto 734 de 2012. Contrato Estatal: Son todos los actos jurídicos generadores de obligaciones que celebran las entidades estatales a que se refiere la Ley 80 de 1993, (Art. 2), previsto en el Derecho Privado o en disposiciones especiales, o derivados del ejercicio de la autonomía de la voluntad, los cuales tienen como objeto general o específico la satisfacción de las necesidades colectivas y la prestación del servicio público, para la realización de los fines del Estado. Contrato de servicios Profesionales: Corresponde a aquellos de naturaleza intelectual diferentes a los de consultoría que se derivan del cumplimiento de las funciones de la entidad (Art.3.4.2.5.1 Decreto 734 de 2012). Para la prestación de servicios profesionales la entidad estatal podrá contratar directamente con la persona natural o jurídica que esté en capacidad de ejecutar el objeto del contrato y que haya demostrado la idoneidad y experiencia directamente relacionada con el área de que se trate, sin que sea necesario que haya obtenido previamente varias ofertas, de lo cual el ordenador del gasto deberá dejar constancia escrita. Contrato de apoyo a la gestión: Serán aquellos en los que la persona contratada realiza labores predominantemente materiales y no calificadas, para la atención de necesidades de la entidad, sin que sea posible entender comprendida dentro de los mismos, la contratación de actividades que supongan la intermediación de la relación laboral, ni la contratación de empresas de servicios temporales (Art.3.4.2.5.1 Decreto 734 de 2012). Contrato de Consultoría: Los que celebren las entidades estatales referidas a los estudios necesarios para la ejecución de proyectos de inversión, estudios de
  10. 10. MUNICIPIO HELICONIA MANUAL DE CONTRATACION MUNICIPAL 10 diagnóstico, prefactibilidad o factibilidad para programas o proyectos específicos, así como a las asesorías técnicas de coordinación, control y supervisión. También lo son, los que tienen por objeto la interventoría, asesoría, gerencias de obra o de proyectos, dirección, programación y la ejecución de diseños, planos, anteproyectos y proyectos (Articulo 32 numeral 2 de la ley 80 de 1993) Cronograma de la contratación: Formato en el cual se encuentran las actividades y plazos estipulados para llevar a cabo todo el proceso de contratación, desde la fase preparatoria hasta la contractual. Cuantía: Factor para determinar la forma de contratación, bien sea por licitación pública, selección abreviada y contratación directa, la cual se determinará atendiendo la categoría del presupuesto del Municipio y los rangos establecidos en la Ley. Convocatoria: Mecanismo establecido en la Ley para procurar la concurrencia en la contratación directa de las personas interesadas en presentar propuestas y su consiguiente selección, propendiendo a garantizar los sitios de publicidad, libre concurrencia e igualdad, a través del portal único de contratación del SECOP, en periódicos de alta circulación o en medios radiales. Declaración desierta de una licitación o concurso pública: Tal declaración solo procede por motivos o causas que impidan la escogencia objetiva. Se declara por acto que exprese clara y detalladamente las razones o motivos de su ocurrencia. La declaración desierta procede cuando no se presente oferta alguna o ninguna oferta se ajuste al pliego de condiciones o, en general, cuando falte voluntad de participación, la entidad estatal, si persiste la necesidad de contratar deberá adelantar un proceso de selección abreviada. Delegación: Es el acto administrativo mediante el cual el ordenador del gasto y encargado de dirigir la contratación del Municipio transfiriere el ejercicio de funciones a sus colaboradores con funciones afines o complementarias el ejercicio de dicha función. Derogar: Quitar, suprimir, dejar sin vida una norma. Excepción hecha en una determinada materia o en un caso particular, a una norma general que sigue vigente.
  11. 11. MUNICIPIO HELICONIA MANUAL DE CONTRATACION MUNICIPAL 11 Ejecutar el contrato: Es cuando se realiza dicho contrato; en el inicio de la ejecución es precisa la aprobación de la garantía por parte de la entidad, siempre que esta ampare el cumplimiento oportuno e idóneo del respectivo contrato de conformidad con lo dispuesto en el Decreto 734 de 2012, y la existencia de disponibilidad presupuestal, salvo si se trata de recursos de vigencias futuras. Elemento PEP: Es el código del proyecto de inversión asignado por Planeación Municipal. Estudios y documentos Previos: Documentos previos estarán conformados por los documentos definitivos que sirven de soporte para la elaboración del proyecto de pliego de condiciones de manera que los oferentes puedan valorar adecuadamente el alcance de lo requerido por la entidad, así como el de la distribución de riesgos que la entidad propone de igual forma en la contratación de mínima cuantía se entenderá que los estudios previos o justificaciones para contratos de ejecución instantánea, tal y como ocurre en la adquisición de bienes, serán las consignadas en el plan de compras del Municipio. Ficha EBI: Esta ficha es un documento, el cual contiene el resumen de todos los elementos necesarios o elementos que sustentan un proyecto de inversión, el cual debe tener viabilidad a nivel económico, financiero, social entre otros. Fondos: Código que identifica el tipo de recurso o fuente de financiación. Grupo de artículos: Cada uno de los bienes o servicios tiene asociado su correspondiente grupo de artículos con propiedades similares, los cuales fueron tomados del Sistema de Información para la Contratación Estatal (S.I.C.E.), discriminados así: 1000 Bienes, 2000 Servicios y 3000 Obra Pública. Impuesto de timbre: Se genera sobre contratos y títulos valores otorgados en el país o fuera de él, pero que se ejecuten en el territorio nacional, en los que intervenga una persona jurídica, una entidad pública o una persona natural comerciante que el año inmediatamente anterior tuviera unos ingresos brutos o un patrimonio bruto superior señalados anualmente por el Gobierno Nacional. Este deberá ser consignado en la declaración de retención en la fuente correspondiente al periodo de su causación. Las entidades de derecho público están exentas de pago del impuesto de timbre nacional. Interventor: Se entiende como agente que controla, vigila, supervisa o coordina la ejecución del contrato con el ánimo de que este se cumpla a cabalidad o por el
  12. 12. MUNICIPIO HELICONIA MANUAL DE CONTRATACION MUNICIPAL 12 contrario, cuando hay dificultades, se tomen las medidas que sean pertinentes para requerir y sancionar a los contratistas incumplidos. Como regla general para lograr una adecuada supervisión o Interventoría en los contratos, quien ejerza esta actividad deberá tener en cuenta que es necesario llevar a cabo controles desde el punto de vista administrativo, financiero, técnico y jurídico. Informes. El interventor o supervisor deber presentar, de conformidad con los establecido en el pliego de condiciones, en el contrato o en su defecto mensualmente al ordenador del gasto, el informe de actividades, detallando el desarrollo del proyecto, obra, servicio o recepción de bienes, hasta la liquidación del contrato sobre el cual se realiza la Interventoría. Interventoría: Herramienta que permite conocer, analizar, controlar, seguir y evaluar las realizaciones gubernamentales, así como a los profesionales que participan en los procesos de planeación, diseño y construcción de proyectos. Interventor: Persona natural o jurídica que ejecuta la labor de interventoría representando al Municipio de Heliconia el contrato o convenio ejerciendo la inspección y vigilancia de la correcta ejecución del objeto contractual o convenio. Interventoría administrativa: Es el control, seguimiento y evaluación de las condiciones procesos y procedimientos administrativos que deban cumplirse durante la marcha y la realización del compromiso contractual suscrito a partir de la adjudicación del contrato hasta la terminación y liquidación del contrato. Interventoría Técnica: Abarca el control, seguimiento y evaluación de las condiciones, procesos y procedimientos técnicos que deban ser aplicados dentro de la ejecución contrato. Interventoría Contable - Financiera-Control, seguimiento y evaluación de las condiciones, procesos y procedimientos contables y financieros que deban ser aplicados dentro de la ejecución del contrato, con el fin de controlar el buen manejo e inversión de los recursos asignados al contrato. Interventoría Legal: Es el control del cumplimiento de las condiciones legales contractuales y el seguimiento de todos los procesos y procedimientos legales y jurídicos correspondientes la realización del contrato. Legalización y ejecución: El contrato se legaliza de conformidad con lo establecido en el artículo 41 de la Ley 80 de 1993, con el registro presupuestal,
  13. 13. MUNICIPIO HELICONIA MANUAL DE CONTRATACION MUNICIPAL 13 aprobación por parte del Municipio de Heliconia de la garantía única, la consignación de pago correspondiente de la publicación del contrato y el impuesto de timbre cuando a ello hubiere lugar. Los convenios deben reunir los requisitos exigidos en la Constitución y la Ley según sea su modalidad. Licitación: Según la ley 80 de1993 y la ley 1150 de 2007, éste es el proceso que debe regir la contratación del Estado, con el fin de garantizar una elección imparcial del contratista que sea la mejor opción para proteger los intereses del Estado, cumpliendo con los principios y deberes que deben regir la contratación administrativa. Liquidación: es el procedimiento mediante el cual una vez concluido el contrato, las partes verifican en qué medida y de qué manera se cumplieron las obligaciones de él derivadas con el fin de establecer si se encuentran o no en paz y salvo por todo concepto relacionado con su ejecución. Manejo de Anticipo: La ley establece que el anticipo en los contratos no puede ser superior al 50% y ese anticipo que generalmente se refiere a la inversión de los recursos que se entregan anticipadamente debe ser vigilado por el interventor del respectivo contrato. El anticipo debe ser destinado para la ejecución del objeto contractual. El anticipo es un préstamo que realiza el Municipio al Contratista para que este destine dicho recurso a la ejecución del objeto contractual. Mínima cuantía: Son todos los contratos celebrados por la entidad estatal cuyo valor sea igual o inferior al 10% de la menor cuantía, según lo establecido en el decreto 734 de 2012, excepción hecha, de los contratos especiales de la contratación directa. Minuta: Requisitos esenciales de forma donde mediante el cual se perfecciona el negocio jurídico. Es la forma escrita o documental, para que el contrato exista como tal y produzca la plenitud de los efectos jurídicos, que contiene el acuerdo de voluntades, condiciones de contratación, obligaciones y deberes y demás estipulaciones que regularan la vida legal del contrato, de acuerdo con lo establecido en la Ley 80 de 1993, la ley 1150 de 2007 y sus decretos Reglamentarios, la Legislación Civil y comercial que él sea aplicable. Multa: Es por regla general la manera de apremiar al Contratista para el cumplimiento de una o varias obligaciones contractuales cuando estas han sido incumplidas.
  14. 14. MUNICIPIO HELICONIA MANUAL DE CONTRATACION MUNICIPAL 14 Nomograma: Conjunto de normas, políticas y reglamentos que especifica la base legal. Oferta o Propuesta: Es el conjunto de requisitos que contiene la respuesta al llamado que la administración pública formula en proceso contractual. Debe ajustarse a las prescripciones éticas, financieras, administrativas, morales, formales y legales contenidas en el orden jurídico y en el pliego de condiciones. Otrosí: Es una modificación o una forma de interpretación sin alteración sustancial al objeto contractual. Opera para todo tipo de obligaciones. PAC: Es el plan anualizado de caja; es decir es la planeación de los flujos de fondos a través de un periodo de tiempo anual que se deben tener para cumplir unos compromisos adquiridos o presupuesto para llevar a cabo determinada actividad. Perfeccionamiento y ejecución del contrato: Los contratos se perfeccionan cuando este se eleve a escrito, se suscriba por la partes contratantes, se procederá a su ejecución una vez se efectúe el respectivo registro presupuestal y se apruebe la garantía, salvo en los casos de urgencia manifiesta y no sea posible recurrir en forma inmediata a éste requisito. Plazo: Tiempo específico en el que han de realizarse cuantos trámites sean necesarios y exigidos para una actividad en concreto, fuera del cual ello ya no será posible. Plazo de ejecución: Es el período o término que se fija para el cumplimiento de las obligaciones de las partes derivadas del contrato o convenio. Plazo de vigencia del convenio o contrato: Es el período comprendido entre el perfeccionamiento hasta la liquidación del convenio o contrato. Pliegos de Condiciones o sus equivalentes: Es el documento mediante el cual la entidad estatal suministra toda la información necesaria para que en igualdad de oportunidades y basados en este, los interesados presenten sus ofertas, y seleccionar entre ellas, la más favorable. Es la Ley del procedimiento de selección, de suscripción, legalización, ejecución y liquidación del contrato. Póliza de Garantía: Es un instrumento jurídico mediante el cual se asegura la ejecución oportuna y perfecta del objeto del contrato y las demás condiciones en él pactadas y se protege patrimonialmente el interés público del daño o detrimento
  15. 15. MUNICIPIO HELICONIA MANUAL DE CONTRATACION MUNICIPAL 15 derivado de un cumplimiento tardío o defectuoso o de un incumplimiento definitivo de las obligaciones del contratista. Póliza del Contrato: Es un documento justificativo que se utiliza debido a que los contratos estatales tienen unos riesgos en los cuales podría incurrir el contratista, por esta razón las compañías aseguradoras venden una póliza de carácter general que cubren todos los riesgos que pueden ocurrir en el desarrollo del contrato. Posición presupuestaria: Es el código que identifica el objeto del gasto, corresponde a cada una de las partidas que contienen los recursos apropiados a cada Centro Gestor y que en el Municipio Heliconia está acorde con el Plan General de Contabilidad Pública (PGCP). Proceso de Selección: Es el proceso usado para seleccionar al contratista y está regido de acuerdo a las necesidades del bien o servicio se pueden enmarcar en Licitación Pública, Contratación Directa, Selección Abreviada y Concurso de Méritos. Productos de origen o destinación Agropecuaria: A efecto de hacer uso de la causal de selección abreviada contenida en el literal f) del numeral 2 del Artículo de la ley 1150 de 2007, se consideran productos de origen agropecuario, los bienes y servicios de carácter homogéneo provenientes de recursos agrícolas, pecuarios, forestales y pesqueros, que no hayan sufrido procesos ulteriores que modifiquen sustancialmente sus características físicas y/o químicas, o que , no obstante haberlos sufrido, conservan su homogeneidad así como aquellos cuya finalidad es la de ser utilizados en las actividades propias del sector agropecuario. También se consideran productos de origen o destinación agropecuaria los documentos representativos de los mismos. (Art. 3.7.5.1.1° Decreto 734 de 2012). Productos homogéneos: Aquellos respecto de los cuales existe más de un proveedor y que tienen patrones de calidad y desempeño objetivamente definidos por especificaciones usuales del mercado, de tal manera que el único factor diferenciador entre ellos lo constituye el precio por el cual se transan. Propuesta Técnica Detallada (PTD): Se entiende como propuesta técnica detallada (PTD) aquella que se exige cuando los bienes y servicios descritos en los requerimientos técnicos son complejos y tienen impacto magnitud y extensión importante, y/o cuando los mismos pueden desarrollarse con diferentes enfoques o metodologías.
  16. 16. MUNICIPIO HELICONIA MANUAL DE CONTRATACION MUNICIPAL 16 Propuesta Técnica simplificada (PTS): aquella que se exige cuando los bienes y servicios requeridos son rutinarios, simples y definidos con precisión o cuando el presupuesto estimado de los servicios de consultaría es inferior al 10% del valor correspondiente a la menor cuantía. En este último caso los requerimientos técnicos incluirán la metodología y el plazo máximo que tendrán los oferentes para desarrollar el plan de trabajo. (Art. 3.3.1.2 Decreto 734 de 2012). Prórroga: Plazo por el cual se continua o se prolonga en el tiempo; renovar una relación jurídica implicando a todas las partes obligadas. Implica adicionar más valor y más tiempo para que se desarrolle el mismo objeto contractual. Proyecto P: Si la compra del bien mueble o inmueble va dirigida a un proyecto. Debe estar creada previamente la estructura de proyectos en el módulo de proyecto con todos los elementos. Proyecto de pliego: El pliego de condiciones o invitación contiene los requisitos objetivos de participación, reglas de evaluación, condiciones de costo y calidad, cronograma, aspectos a regular, liquidación, garantías. Registro Presupuestal: Documento que expide el jefe de presupuesto o quien haga sus veces, para garantizar que los recursos asignados no sean desviados a ningún otro fin. Resolución de adjudicación: Acto administrativo por medio del cual se adjudica un contrato a una persona determinada, bien sea natural o jurídica. Resolución de apertura: Es un acto administrativo de trámite proferido por el Ordenador del Gasto, en este caso el Alcalde Municipal; señala el término de la licitación pública. En los considerandos se deben incluir las exigencias previas por ser un acto de tramite no tiene recursos se puede demandar en acción de nulidad simple. Rubro o posición presupuestal: Es aquella parte del presupuesto a la cual afecta específicamente el desarrollo de un contrato o el valor del mismo. Selección abreviada: Modalidad de Selección objetiva prevista para aquellos casos en que por las características del objeto a contratar, las circunstancias de la contratación o la cuantía o destinación del bien, obra o servicio, puedan adelantarse procesos simplificados para garantizar la eficiencia de la gestión contractual. Serán causales de selección abreviada las reglamentadas por el
  17. 17. MUNICIPIO HELICONIA MANUAL DE CONTRATACION MUNICIPAL 17 Gobierno Nacional y las expresamente contempladas en la ley 80 de 1993 y Ley 1150 de 2007. SICE: Es un sistema de información que integra todos los datos relevantes de proceso de contratación estatal, permitiendo su autorregulación, control institucional y publicidad de las operaciones. S.M.M.L.V.: Salario Mínimo Mensual Legal Vigente. Solemnidad: Formalidad particular (recepción hecha por un funcionario público, redacción de un documento autentico, ceremonial, gesto o palabra), a cuyo cumplimiento está subordinada la validez de un acta Autenticidad, formalismo, solemne. Solicitante: Cualquier dependencia que pertenece a una Secretaría del Municipio de Heliconia que tiene la necesidad de incorporar un bien o servicio. Solicitud de Adquisición: Es la intención escrita con todos los soportes de la necesidad de contratar un bien o servicio enmarcado en el cumplimiento del plan de desarrollo. Subasta Inversa Para la adquisición de Bienes y Servicios de características Técnicas uniformes y de común utilización. Una subasta inversa en una puja dinámica efectuada presencial o electrónicamente, mediante la resolución sucesiva de precios durante un tiempo determinado, de conformidad con las reglas previstas en el Decreto 734 de 2012 y en los pliegos de condiciones. MODALIDADES DE SUBASTA INVERSA: La subasta inversa podrá tener una de las siguientes modalidades: a) Subasta Inversa Eléctrica. Caso en el cual la misma tendrá lugar en línea a través del uso de recursos tecnológicos. b) Subasta Inversa Presencial. Caso en el cual los lances de presentación de las propuestas durante esta se harán con la presencia física de los lances de presentación de las propuestas durante esta se harán con la presencia física de los oferentes y por escrito. Tipo de imputación: Indica la manera como debe contabilizarse la compra del bien o servicio.
  18. 18. MUNICIPIO HELICONIA MANUAL DE CONTRATACION MUNICIPAL 18 Tratamiento tributario: Seguimiento que se le debe hacer al contrato frente a las obligaciones relativas con las autoridades de carácter tributario. Urgencia manifiesta: Existe urgencia manifiesta cuando la continuidad del servicio exige el suministro de bienes, o la prestación de servicios, o la ejecución de obras en el inmediato futuro; cuando se presenten situaciones relacionadas con los estados de excepción; cuando se trate de conjurar situaciones excepcionales relacionadas con hechos de calamidad o constitutivos de fuerza mayor o desastre que demanden actuaciones inmediatas y, en general, cuando se trate de situaciones similares que imposibiliten acudir a los procedimientos de selección. La urgencia manifiesta se declarará mediante acto administrativo motivado. Con el fin de atender las necesidades y los gastos propios de la urgencia manifiesta, se podrán hacer los traslados presupuéstales internos que se requieran dentro del Municipio. Inmediatamente después de celebrados los contratos originados en la urgencia manifiesta, éstos y el acto administrativo que la declaró, junto con el expediente contentivo de los antecedentes administrativos, de la actuación y de las pruebas de los hechos, se enviará al funcionario u organismo que ejerza el control fiscal en la respectiva entidad, el cual deberá pronunciarse dentro de los dos (2) meses siguientes sobre los hechos y circunstancias que determinaron tal declaración. Si fuere procedente, dicho funcionario u organismo solicitará al jefe inmediato del servidor público que celebró los referidos contratos o a la autoridad competente, según el caso, la iniciación de la correspondiente investigación disciplinaria y dispondrá el envío del asunto a los funcionarios competentes para el conocimiento de las otras acciones. El uso indebido de la contratación de urgencia será causal de mala conducta. Lo previsto en este artículo se entenderá sin perjuicio de otros mecanismos de control que señale el reglamento para garantizar la adecuada y correcta utilización de la contratación de urgencia. Veedurías Ciudadanas en la Contratación Estatal: Establecidas de conformidad con la ley, pueden adelantar la vigilancia y el control en las etapas preparatoria, precontractual y contractual del proceso de contratación. Es obligación de las entidades estatales de convocarlas para adelantar el control social a cualquier proceso de contratación, para lo cual la entidad debe suministrar toda la información y la documentación pertinente que no esté publicada en la página Web de la entidad.
  19. 19. MUNICIPIO HELICONIA MANUAL DE CONTRATACION MUNICIPAL 19 ASPECTOS JURIDICOS Y GENERALES. Se especifican los principios jurídicos que regulan la actividad contractual de la Administración Municipal, tanto los exigidos por disposición legal (normatividad externa) como los que la Administración (normatividad interna) ha adoptado como pilar de su política en materia contractual. Así mismo expone y delimita el campo de aplicación de las normas contractuales que sustentan el Manual de Contratación y definen con exactitud las competencias para la contratación en la Administración Municipal. ASPECTOS LOGÍSTICOS. Delimita el diseño y la documentación del proceso de contratación de bienes, servicios y obra pública, el cual describe en detalle, las actividades, procedimientos y tareas que se deben acoger, respetar y seguir en toda la actividad contractual que se adelante en las diferentes Secretarías y en el Departamento Administrativo de Planeación; adicionalmente se definen los funcionarios responsables de cada actividad, procedimiento y tareas. En él se detallan los procedimientos de selección de contratistas que por mandato legal deben ser adoptados por las entidades públicas y se presentan las directrices de la Administración en temas como las diferentes instancias de Control y apoyo de cada proceso de contratación y sus roles, los tiempos de los distintos procesos de contratación, la elaboración de pliegos, entre otros. Así mismo, determina y documenta las interrelaciones entre las distintas dependencias que interactúan en cada proceso, y el Pacto por la Transparencia y el Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal (SICE). NORMOGRAMA. Se define el conjunto de normas, políticas y directrices, tanto nacionales como locales, que soportan la base legal de los procesos contractuales en la Administración Municipal. GESTIÓN DE DOCUMENTOS. En esta sección se recopilan los diferentes formatos con los cuales se pretende agilizar, estandarizar la operación de los funcionarios responsables del proceso de contratación, utilizar en las etapas preparatoria, precontractual y contractual de los
  20. 20. MUNICIPIO HELICONIA MANUAL DE CONTRATACION MUNICIPAL 20 procesos que se adelanten en las diferentes Secretarías para la adquisición de bienes, servicios y obra pública, disminuir el margen de error en el diligenciamiento de los documentos, buscar la unicidad de criterios en los formatos que serán utilizados en cada uno de los procesos de contratación. Control que se efectúa de conformidad con el artículo 23 la Ley General de Archivo 594 de 2000 y la Norma ISO 9000, Ley 872 de 2003. Estos formatos fueron diseñados tipo plantilla para agilizar su diligenciamiento, numerados de acuerdo a la secuencia del proceso y por versiones para tener control de las diferentes modificaciones que se realizan, éstos se encuentran clasificados para bienes, servicios y obra pública, los cuales no podrán ser modificados indistintamente por los usuarios de la contratación, en razón a que esta responsabilidad estará a cargo del sistema de gestión de la calidad, previo análisis de las solicitudes de mejoras recibidas de las distintas dependencias. En este capítulo también se detallan, a manera de flujo grama, todos, los documentos que soportan las diferentes etapas de los procesos contractuales, buscando con ello disponer la información en los expedientes, de tal manera que sea de fácil consulta por los diferentes usuarios que la requieran. FLUJOGRAMA En este capítulo se detallan a manera de flujograma, todos los documentos que soportan las diferentes etapas de los procesos contractuales, buscando con ello disponer de la información en los expedientes, de tal manera que sea de fácil consulta por los diferentes usuarios que la requieran. DOCUMENTOS DE REFERENCIA. En este numeral, se incluye la bibliografía base para la elaboración del presente documento.  Juriscol - Normas-Consultas por datos identificadores http://juriscol.banrep.gov.co:8080/basisjurid_docs/legislacion/normas_bu scar_conthtml  Página Web del Senado de la República www.senado.gov.co  Página Web de contratación www.contratos.gov.co  Página Web de la Contraloría general de la Nación www.contraloriagen.gov.co  Constitución Política de Colombia, artículo 209.  Ley 80 de 1993, por la cual se expide el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública.
  21. 21. MUNICIPIO HELICONIA MANUAL DE CONTRATACION MUNICIPAL 21  Ley 418 de 1997, por la cual se consagran unos instrumentos para la búsqueda de la convivencia, la eficacia de la justicia y se dictan otras disposiciones, prorrogada por las Leyes 548 de 1999, 782 de 2003, 1106 de 2006 y 1421 de 2010.  Ley 489 de 1998 Organización y Funcionamiento de la Administración Pública.  Ley 816 de 2003 Apoyo a la industria Nacional.  Ley 1150 de 2007 Reforma a la Ley 80 de 1993.  Ley 1474 de 2011, por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública.  Ley 1437 de 2011, por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.  Decreto 1372 de 1992, reglamentario del Estatuto Tributario y se dictan otras disposiciones.  Decreto 777 del 16 de mayo de 1992, por el cual se reglamentan la celebración de los contratos a que refiere el inciso segundo del artículo 355 de la Constitución Política.  Decreto 2150 de 1995, Por el cual se suprimen y reforman regulaciones, procedimientos o trámites innecesarios existentes en la Administración Pública.  Decreto 111 de 1996, compilación de normas que conforman el Estatuto Orgánico del Presupuesto.  Decreto 522 de 2003, Hacienda y Crédito Público.  Decreto 0019 de 2012, por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública.  Decreto Reglamentario 734 de 2012, por el cual se reglamenta el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública y se dictan otras disposiciones.  Decreto 1397 del 29 de junio de 2012, por el cual se modifica el numeral 1 del Artículo 6.1.1.2 del Decreto 734 de 2012.  Acuerdo Municipal vigente de facultades para contratar. 1. PRESENTACIÓN. El presente Manual de contratación tiene como propósito fijar directrices y estándares para simplificar y homogenizar las acciones que se desarrollan en las diferentes etapas del proceso contractual y en la celebración de los contratos que
  22. 22. MUNICIPIO HELICONIA MANUAL DE CONTRATACION MUNICIPAL 22 requiera la Administración Municipal de Heliconia para el cumplimiento de sus funciones enmarcado en los requisitos de ley establecidos. Las directrices aquí establecidas, tiene como objetivo dar pleno cumplimiento a los principios de la función pública previstas en la Constitución Política y en la Ley. En todos los procesos de contratación que adelante la Administración Municipal, deberá darse estricto cumplimiento a los principios y procedimientos establecidos en la normatividad vigente. Particularmente, es importante la planeación del Proceso de Contratación con el fin de eliminar, en lo posible o mitigar y controlar los riesgos que la contratación pueda generar frente a contratistas o a terceros. El Manual se complementa con procedimientos que trazan las rutas a seguir en los procesos de contratación a través de licitación pública, selección abreviada, concurso de méritos y contratación directa, así como procedimientos para modificar y liquidar los contratos. Todo lo anterior de acuerdo a la legislación de contratación estatal vigente. El contenido del presente Manual de Contratación se dividirá en cuatro capítulos así: Generalidades, Etapa Previa Etapa precontractual, Etapa contractual, Etapa de liquidación y Modificación del Contrato, las minutas guías, así como también se tomará cada una de estas etapas en los procesos de Licitación, Selección Abreviada, Concurso de Méritos y Contratación Directa. 2. PRINCIPIOS DE LA CONTRATACIÓN. Como sabemos, las entidades públicas, en nuestro caso el Municipio de Heliconia, se involucran contractualmente, siempre teniendo como fin el debido cumplimiento de la prestación de los servicios públicos que por disposición constitucional y legal se les han confiado. Para esto, el Municipio de Heliconia ha diseñado sus propias reglas de contratación, las cuales, sin desconocer la normativa nacional, pretenden fortalecer los procedimientos contractuales de la administración para una mayor eficacia en el cumplimiento de los objetivos de toda contratación estatal y alejar las prácticas ilegales de la respectiva gestión pública. En aplicación de los mandatos propios de los artículos 209 y 267 la Constitución Política, 13 de la Ley 1150 de 2007 y demás normatividad aplicable, los principios que regirán la contratación del Municipio de Heliconia serán los siguientes: a) Igualdad. En virtud del principio de igualdad, los interesados, oferentes y contratistas tendrán los mismos derechos y recibirán igual trato por parte de la Entidad.
  23. 23. MUNICIPIO HELICONIA MANUAL DE CONTRATACION MUNICIPAL 23 b) Moralidad. En todas las actuaciones contractuales los servidores, funcionarios o trabajadores de la Entidad, obrarán con transparencia y en el marco de la buena fe y buscarán el cumplimiento de los fines propios de su objeto social, la plena satisfacción del interés general y el acatamiento de las normas a las cuales se encuentran sometidas. c) Eficacia. Los servidores, funcionarios o trabajadores de la Entidad deberán actuar con miras a la obtención de las metas y objetivos propuestos, sin dejar de lado la oportunidad, utilidad y efectividad de la actividad de la misma. d) Economía y celeridad. En virtud de este principio, los servidores, funcionarios o trabajadores de la Entidad, actuarán de forma que los trámites contractuales sean lo menos onerosos posible, de tal manera que sólo se realicen las etapas y procedimientos estrictamente indispensables. e) Eficiencia. La Sociedad buscará el máximo rendimiento en la adecuada gestión de los asuntos propios de su objeto social, con los menores costos. f) Imparcialidad. Los servidores, funcionarios o trabajadores de la Entidad, deberán dar igual trato y oportunidades a todos los interesados, oferentes y contratistas, y las decisiones que se adopten sólo deberán favorecer el cumplimiento de los fines propios de su objeto social, así como la plena satisfacción del interés general y no de un interesado, oferente o contratista en particular. g) Transparencia y publicidad. Las actuaciones de los servidores, funcionarios o trabajadores de la Entidad, serán de público conocimiento y cualquier interesado podrá obtener a su costa copia de las mismas, salvo que exista norma de rango legal que imponga reserva sobre alguna actuación en particular. La publicidad se garantizará a través de medios electrónicos y los demás idóneos para el cumplimiento del fin propuesto. h) Responsabilidad. En cumplimiento de este principio los servidores, funcionarios o trabajadores de la Entidad, están obligados a buscar el cumplimiento de los fines de la contratación, a vigilar la correcta ejecución del objeto contratado y a proteger los derechos de la Entidad, del contratista y de los terceros que puedan verse afectados por la ejecución del contrato. Los contratistas responderán por haber ocultado al contratar inhabilidades,
  24. 24. MUNICIPIO HELICONIA MANUAL DE CONTRATACION MUNICIPAL 24 incompatibilidades o prohibiciones o por haber suministrado información falsa. i) Buena fe. Los contratos deberán ser ejecutados de buena fe y ella operará en toda la actuación contractual con la creencia de que se obra de manera correcta y con el ánimo de cooperación recíproca entre las partes. De esta manera, las partes estarán obligadas no sólo a lo que se expresa en los documentos contractuales, sino a todas las prestaciones que emanan precisamente de la naturaleza de las obligaciones contraídas, o que por ley pertenecen a ellas. j) Planeación. Las actuaciones contractuales de la Entidad, obedecerán a una rigurosa planeación de los procedimientos y recursos. k) Autonomía de la voluntad. Las actuaciones contractuales de la Entidad se regirán por la autonomía de la voluntad, de tal manera que en la determinación del tipo negocial a celebrar y del contenido del contrato, la misma tendrá la libertad que otorga esta autonomía. l) Interés General Punto de partida de los demás principios, el cual se contrapone al principio de la autonomía de la voluntad. Este principio se refiere a la protección de bienes jurídicos imputables a la colectividad, cuya protección corresponde a los entes públicos como gestores de los mismos y no a la esfera de los funcionarios. El artículo 3 de la ley 80 de 1993 lo establece en el sentido de que los servidores públicos tendrán en consideración que al celebrar contratos y con la ejecución de los mismos, las entidades buscan el cumplimiento de los fines estatales, la continua y eficiente prestación de los servicios públicos y la efectividad de los derechos e intereses de los administrados que colaboran con ellos en la consecución de dichos fines. m) Legalidad: Tiene su fundamento en el artículo 13 de la ley 80 de 1993 que establece que los contratos que celebren las entidades estatales se regirán por las disposiciones comerciales y civiles pertinentes, salvo en las materias reguladas por la ley 80/93, respetando siempre el interés general. n) Selección Objetiva: Este principio consiste en que se debe escoger a quien mejor pueda cumplir con la prestación, el que otorga mayor garantía, es decir, el mejor contratista. La ley 80 en su artículo 29 establece para
  25. 25. MUNICIPIO HELICONIA MANUAL DE CONTRATACION MUNICIPAL 25 garantizar la selección objetiva en primer lugar, la obligación de comparar ofertas entre sí teniendo en cuenta el pliego de condiciones o término de referencia; en segundo lugar, la comparación de propuestas con los estudios previos y finalmente comparar las ofertas con los precios del mercado. En el evento de presentarse una sola oferta, esta debe ser comparada con los estudios previos y los precios del mercado. o) Transparencia: Es un principio que invita a que se pueda ver al interior de la administración. Tiene relación con el proceso de escogencia del contratista en donde hay pluralidad de procedimientos. Es de carácter general porque debe aplicarse a todo proceso contractual. Debe así mismo, ser aplicado cuando no existen procedimientos especiales para escoger contratistas. p) Conmutatividad: Los contratos deben desarrollarse, con base en la conmutatividad, es decir, que lo que se da sea igual a lo que se recibe especialmente en el precio del contrato. En la ley 80 encuentra su fundamento en el equilibrio económico del contrato. q) Autonomía de la Voluntad: Consiste en la posibilidad de negociar cláusulas de forma discrecional. Tiene su fundamento en el artículo 40 de la ley 80 de 1993, en el sentido de que las entidades podrán celebrar los contratos y acuerdos que permitan la autonomía de la voluntad y requieran el cumplimiento de los fines estatales. Este principio encuentra su límite en el interés general. r) Principios Generales del Derecho Administrativo: Los postulados del interés general, la eficacia, la economía y celeridad se incorporan como normas rectoras de los procesos contractuales. s) Consecuencias Del Desconocimiento De Principios Cuando se desconocen principios que son innegociables y que impidan adoptar correctivos, tales como la transparencia y la selección objetiva, generan como efecto la nulidad absoluta. Cuando se desconocen otros principios tales como el de planeación se está frente a nulidad relativa, por ser objeto de corrección.
  26. 26. MUNICIPIO HELICONIA MANUAL DE CONTRATACION MUNICIPAL 26 3. RÉGIMEN APLICABLE. El marco legal aplicable a los procesos contractuales del Municipio de Heliconia se obtiene a partir de la definición del ámbito de regulación, es decir, aquello que debe ser reglado: el ente y su actividad objeto de regulación. El ente municipal hace parte de los elementos básicos de la organización territorial que define la Constitución Política al ser considerado taxativamente como entidad territorial constitutiva de aquella. Tenemos entonces que el Municipio es una entidad pública fundamental de la división político-administrativa del Estado. Sumado a lo anterior el Estatuto Contractual, la Ley 80 de 1993, contempla como objeto del mismo a las entidades estatales, dentro de las cuales se comprende, según su artículo 2º, a los municipios. Así, el Municipio de Heliconia debe someter su actuación contractual a la Ley 80 de 1993; sin embargo, vale aclarar que la particularidad de dicho estatuto está en que él mismo se considera norma excepcional, pues el contrato estatal, es decir, aquel que suscribe toda entidad pública, es regido por las normas del derecho común (civil y comercial), salvo en las materias reguladas por la Ley 80 de 1993. En principio podemos concluir que el régimen aplicable a la contratación del Municipio de Heliconia está constituido por el derecho civil y comercial, salvo en las materias reguladas por el Estatuto General de la Contratación de la Administración Pública o Ley 80 de 1993 y sus normas reglamentarias. Recordemos que, aunque el reglamento está subordinado jerárquicamente a las normas con rango y fuerza de ley, es aquel que facilita la aplicación de la norma que está reglamentando y por ende su respeto es imperativo, pues en ocasiones complementa la norma o la desarrolla como es su primaria función. Como guía, podemos describir en forma genérica las normas reglamentarias del Manual de Contratación las normas contenidas en el Normograma del Proceso de Contratación. Todo este universo normativo regula los procesos contractuales que la Administración Municipal adelanta para la adecuada y debida prestación de los servicios públicos confiados a ella. Es, entonces, la diversidad técnica que ofrecen las diferentes Secretarías del Despacho, la actividad regulada, el objeto central regido por este Manual de Contratación. Es decir, la contratación que adelanta cada una de las dependencias, para el cumplimiento de sus Fines, Objetivos y Misiones Corporativas, comprende el ámbito de aplicación de este manual. En conclusión, tenemos que el marco legal de la actividad contractual de la Administración Central Municipal está comprendido por:
  27. 27. MUNICIPIO HELICONIA MANUAL DE CONTRATACION MUNICIPAL 27 1. El Derecho Civil y Comercial, salvo en las materias reguladas por el Estatuto General de la Contratación de la Administración Pública o Ley 80 de 1993 y sus normas reglamentarias. 2. Las normas especiales de orden nacional relativas a ciertos temas relacionados con las misiones y objetivos corporativos de algunas Secretarías de la Administración Municipal, como es el caso de las Secretarías de Hacienda (Contratos de deuda pública regulados por los Decretos del orden nacional 1333 de 1986, 2681 de 1993 y la Ley 358 de 1997), y Educación (Ley 715 de 2001 que regula contratos de establecimientos educativos). De igual manera, como norma especial para la contratación en el Municipio de Heliconia, debemos incluir el Decreto 777 de 1992 (modificado parcialmente por el Decreto 1403 de 1992) por medio del cual se faculta al representante legal de las entidades públicas, en nuestro caso al Alcalde o su delegado, para celebrar directamente contratos con entidades sin ánimo de lucro. 3. Las normas de orden Municipal que definen los procedimientos administrativos por los cuales debe transitar cada proceso contractual, más los Decretos de otras materia que para los efectos de la contratación complementan aquellos. CAPITULO II ETAPA PREPARATORIA El proceso de contratación estatal comprende cuatro (4) etapas a saber: (i) La preparatoria, (ii) La precontractual, (iii) La contractual y (iv) La de liquidación; las cuales serán desarrolladas a o largo del presente Manual. En este capítulo se analizará la primera etapa, la cual estará compuesta de los siguientes elementos: 1. PLANEACIÓN Este elemento implica todo el trabajo de concepción y creación del contrato o definición de los requerimientos de una contratación. Todo trámite contractual deberá corresponder a una disciplinada planeación para facilitar en forma eficiente al logro de los objetivos institucionales, estableciendo previamente las necesidades de la entidad para el cumplimiento del servicio público que le ha sido
  28. 28. MUNICIPIO HELICONIA MANUAL DE CONTRATACION MUNICIPAL 28 encomendado, la disponibilidad de los recursos suficientes para respaldar la contratación, las condiciones, los riesgos, plazo, valor, y el esquema que implementará para establecer el seguimiento y control a la actividad, servicios o bienes contratados. Los procesos de selección deben responder a los planes, proyectos y programas que desarrollan las Secretarías, en relación con la Misión, Visión, Funciones y los Objetivos Corporativos, ajustarse al Plan de Compras del Municipio de Heliconia, la programación presupuestal, así como al efectivo y permanente mejoramiento de la actividad estatal. 1.1. PRINCIPALES CONSIDERACIONES En la etapa de planeación deben tenerse en cuenta los siguientes aspectos:  Está constituida por una serie de actos o actuaciones que son elaborados unilateralmente por la administración.  Se concentra en la planificación y el análisis de conveniencia y oportunidad.  Debe efectuarse con previa antelación al inicio del contrato calculando los términos de duración del proceso de selección.  Se constituye en la base fundamental del proceso para adquirir oportunamente el bien o servicio, en forma adecuada, planificada y articulada, por lo cual es esencial para la satisfacción oportuna de los requerimientos de la entidad, en cumplimiento del régimen contractual que es propio de las entidades públicas. 1.2. DURACIÓN La etapa preparatoria o de planeación se entiende inicia desde la definición de la necesidad, que debe estar establecida en el Plan de Compras, Banco de Proyectos y en el Plan de Desarrollo, hasta el inicio del proceso en el Comité Interno de Contratación, con los estudios previos como base de tal etapa. 2. ESTUDIOS PREVIOS Y SU CONTENIDO El resultado de la planeación en materia de contratación, debe plasmarse en los estudios y documentos previos que servirán de soporte para adelantar el proceso de selección y la ejecución adecuada del contrato. De los estudios previos efectuados adecuadamente depende el éxito de la contratación, tanto de la fluidez y agilidad del proceso, como en la correcta formulación del objeto, adecuada escogencia del tipo de contrato y la celebración del mismo.
  29. 29. MUNICIPIO HELICONIA MANUAL DE CONTRATACION MUNICIPAL 29 La Ley 1150 de 2007 dio gran importancia a la etapa de planeación en el proceso de la contratación estatal, la que se refleja en los estudios previos adecuados. Así mismo, en los términos de los numerales 7 y 12 del artículo 25, numeral 1 del artículo 30 de la Ley 80 de 1993 y del artículo 2.1.1° del Decreto 734 de 2012, con los estudios previos se reflejará el análisis que el Municipio ha realizado sobre la necesidad del bien o servicio que requiera de acuerdo con el Plan de Desarrollo, el Presupuesto y el Plan de Compras, así como la conveniencia y oportunidad de realizar la contratación. Los estudios y documentos previos estarán conformados por todo documento final que haya servido de soporte para la elaboración del proyecto de Pliego de Condiciones, incluyendo diseños y proyectos cuando ellos sean necesarios según el objeto de que se trate, así como toda la información indispensable para permitir la presentación de las ofertas, de manera que los proponentes puedan valorar adecuadamente el alcance de lo requerido por el Municipio, así como el de la distribución de riesgos que se propone. Los estudios previos deben estar proyectados por el funcionario técnico, revisados y corregidos jurídica y financieramente por la Secretaría respectiva, firmados por los funcionarios responsables. Dichos estudios deberán contener los siguientes elementos mínimos: 2.1. LA DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD QUE EL MUNICIPIO DE HELICONIA PRETENDE SATISFACER CON LA CONTRATACIÓN. Debe contener los motivos de hecho y las razones de derecho que sustentan la celebración del contrato. Para ello es necesario tener en cuenta que toda la actividad de la administración es reglada, es decir, la celebración de un contrato implica la habilitación legal para celebrarlo y competencia para suscribirlo, de acuerdo con las funciones asignadas a los Municipios contenidas en la Constitución Política, las leyes, decretos, Plan de Desarrollo, de Inversiones y de Compras, entre otros. 2.2. LA FORMA DE SATISFACER TAL NECESIDAD Descripción de cómo se puede dar cumplimiento a la necesidad planteada y por qué se solicita específicamente el contrato, esto es, relatar la conveniencia del tipo de contrato recomendado (mediante la ejecución de un proyecto, la realización de un estudio, diseño o pre diseño, la contratación de un servicio).
  30. 30. MUNICIPIO HELICONIA MANUAL DE CONTRATACION MUNICIPAL 30 2.3. LA DESCRIPCIÓN DE LOS ELEMENTOS ESENCIALES DEL CONTRATO. Los elementos esenciales del contrato que deben definirse son: 2.3.1. Objeto. Obedece a la pregunta qué se va a contratar. 2.3.2. Partes. En todo contrato estatal una de las partes es una entidad estatal, de las comprendidas en el artículo 2, numeral 1 de la Ley 80 de 1993. Por su parte el contratista puede ser una persona natural o jurídica .de derecho público o privado-, nacional o extranjera, consorcio, unión temporal. También existe la posibilidad de que la oferta sea presentada por una promesa de sociedad, de modo que una vez adjudicado el contrato, suscriban el respectivo contrato para constituir la sociedad. (Artículos 6 y 7 de la Ley 80 de 1993, parágrafo 2, inciso final del Artículo 32 de la Ley 80 de 1993), artículos 99 y 110 numeral 4 del Código de Comercio). En dicho entendido, no puede la administración municipal limitar la participación de las personas en los pliegos o estudios previos, ni en cuanto a naturaleza, ni en el número de proponentes sino que deberá permitir la pluralidad de propuestas, salvo cuando la selección del contratista se realice en consideración a aquél (Contratación Directa), se trate de selección abreviada de menor cuantía (se podrá limitar el número de participantes hasta diez proponentes) o se justifiquen acciones afirmativas (caso en el cual deberá justificarse por que se celebra el contrato con esa persona en particular o grupo poblacional vulnerado). 2.3.3. Valor. Otro aspecto importante para la planeación de la contratación es una correcta elaboración y análisis técnico que soporta el valor estimado del contrato, para lo cual deben realizarse los estudios de mercado adecuados que permitan reconocer la realidad del valor comercial del bien, obra o servicio requerido. Un estudio de mercado es la recolección de información relevante (precio, requerimientos técnicos, garantías, forma de pago, bienes nacionales o importados, la clase de moneda en que se distribuye, entre otras) de los posibles proveedores, con el fin de establecer presupuestos más reales para la adquisición de bienes y servicios en las diferentes contrataciones que se adelantan en el Municipio.
  31. 31. MUNICIPIO HELICONIA MANUAL DE CONTRATACION MUNICIPAL 31 Los factores mínimos a tener en cuenta para efectuar un adecuado estudio de costos y mercado son los siguientes: 2.3.3.1. SICE. La consulta de precios o condiciones del mercado en los procesos de selección, se surtirá a través del Registro Único de Precios de Referencia (RUPR-SICE), verificación que es obligatoria en los términos a que se refiere la Ley 598 de 2000, reglamentada mediante Decreto 3512 de 2003, con algunas excepciones. Si el bien o servicio requerido están registrados con precios de referencia en el SICE, el valor de la contratación no podrá ser superior al que allí esté indicado. Tal consulta no es obligatoria en tratándose de procesos cuyo valor sea inferior al diez por ciento (10%) de la menor cuantía, pero se recomienda efectuarla como lineamiento de mercado aceptable para el estudio de costos 2.3.3.2. Cotizaciones. El estudio de costos puede efectuarse además mediante la solicitud de cotizaciones, verificación de precios o condiciones de mercado en Internet o telefónicamente (dejando constancia escrita por parte del técnico encargado del proceso de las llamadas, personas, empresas contactadas y resultados obtenidos), las experiencias anteriores efectuadas por la administración, y en general cualquier mecanismo que permita precisar el valor comercial del bien o servicio a contratar. En todas las contrataciones que celebre la administración municipal deberá efectuarse el estudio de costos respectivo, teniendo en cuenta por lo menos dos (2) precios de referencia, surgidos de acuerdo con los parámetros anteriores. 2.3.3.3. Especificaciones técnicas a tener en cuenta. En el análisis técnico y económico que soporta el valor estimado del contrato, se indica con precisión las variables consideradas para calcular el presupuesto de la respectiva contratación, así como su monto y el de posibles costos asociados al mismo. En el evento en que la contratación sea a precios unitarios, el Municipio deberá soportar sus cálculos de presupuesto en la estimación de aquellos. En caso de que se obtengan ofertas en una moneda diferente y que se contemple la posibilidad de aceptar las variaciones en la moneda; para proyectar el presupuesto oficial, siendo el pago posterior, pueden surgir cambios que afecten
  32. 32. MUNICIPIO HELICONIA MANUAL DE CONTRATACION MUNICIPAL 32 dicha proyección y por consiguiente habría que darle un margen para tales variaciones. 2.3.3.4. Condiciones Comerciales. Se debe anotar la forma de pago, el tiempo de entrega, la validez de la oferta, el porcentaje de descuentos por pronto pago en caso de ofrecerse y la garantía en meses del producto ofrecido. Además si es necesario se deben especificar todas las observaciones que los proveedores crean o tengan a cada requerimiento, como por ejemplo obras adicionales para la instalación de los bienes. 2.3.3.5. Impuestos y otros costos. Los principales impuestos o costos que deben tenerse en cuenta para la elaboración del estudio, aunque no siempre son descontables del costo del bien, obra o servicios porque debe ser asumido por el contratista-, son: a. Impuesto de Timbre. El Municipio es agente de retención por impuesto de timbre; por lo tanto debe exigir a los contratistas consignar en la fecha de suscripción, prórroga ó adiciones del contrato, el 0.50% del valor de éste, descontado el IVA, siempre y cuando el valor del contrato supere la cuantía que prevista en el Estatuto Tributario Cuando el contrato es de .Cuantía Indeterminada. la retención se deduce de cada uno de los pagos durante el tiempo que dure vigente, para su control se requiere la colaboración de los interventores. b. Impuesto a las ventas (IVA). La tarifa general del IVA es del 16%, se aplica a todos los bienes y servicios que no se encuentren expresamente excluidos o sometidos a otras tarifas. El IVA constituye mayor valor del bien o servicio por lo tanto debe considerarse al calcular el valor total del contrato. A los contratos celebrados con personas naturales para la adquisición de bienes o prestación de servicios gravados con IVA, que demuestren pertenecer al régimen simplificado, se aplica la normatividad sobre IVA asumido. c. Contribución Especial. Creada por la ley 418 de 1997, prorrogada por las leyes 548 de 1999, 782 de 2003 y más recientemente modificada por la Ley 1106 de diciembre 22 de 2006, la cual consiste en una contribución equivalente al 5% del valor total de los contratos de obra pública y de sus adiciones, descontada de cada pago realizado al contratista de obra pública.
  33. 33. MUNICIPIO HELICONIA MANUAL DE CONTRATACION MUNICIPAL 33 d. Publicación en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública. De conformidad con lo previsto en el Artículo 2.2.5° del Decreto 734 de 2012, deberán publicarse en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública (SECOP), o en su defecto en la Gaceta Oficial de la respectiva entidad territorial o por algún mecanismo determinado en forma general por la autoridad administrativa territorial, que permita a los habitantes conocer su contenido, todos los contratos que celebre la Administración Municipal cuya cuantía sea superior o igual al diez por ciento (10%) de la menor cuantía. e. Estampilla Universidad de Antioquia. Sobre todos los contratos que celebre el Municipio en su administración central se debe retener, al momento del pago, el 1%. No procede esta deducción en los siguientes casos: Adquisiciones realizadas a través de fondos fijos y cajas menores. Contratos con entidades públicas, juntas de acción comunal y las ligas deportivas. Los contratos celebrados con prestatarios del fondo de vivienda del Municipio, Concejo, Personería y Contraloría Municipal. Los contratos de prestación de servicios con personas naturales con el fin de desarrollar actividades relacionadas con el funcionamiento del municipio. Los contratos para la prestación de los servicios públicos domiciliarios. f. Retención por Industria y Comercio. El Municipio debe retener de los pagos que efectúe el seis por mil (6 x 1.000) por concepto de Impuesto de Industria y Comercio. La tarifa es del 5 por mil (5x1.000) para los contratos de construcción. No se efectúa esta retención en los siguientes casos:  Cuando se trate de adquisición de bienes o servicios por intermedio de cajas menores o fondos fijos, siempre que el valor no supere el equivalente a tres SMMLV.  Contratos de prestación de servicios realizados por personas naturales en forma individual.  Contribuyentes con tratamiento especial o exención, en este caso el contratista debe adjuntar copia de la resolución que le reconoce el beneficio.  Pagos a entidades prestadoras de servicios públicos por facturación de estos servicios.  Pagos a personas naturales, jurídicas y sociedades de hecho por actividades de prohibido gravamen.
  34. 34. MUNICIPIO HELICONIA MANUAL DE CONTRATACION MUNICIPAL 34 La retención en la fuente no se puede tener en cuenta como elemento estructural de los costos porque no se entiende como un impuesto sino un pago anticipado de la renta. Si se trata de concurso de méritos no se publicará el detalle del análisis de costos que se haya realizado en desarrollo de lo establecido en este numeral. Si se trata de contrato de concesión, no se publicará, ni revelará el modelo financiero utilizado en su estructuración. 2.3.4. Plazo. Responde a la pregunta cuándo se va a ejecutar el contrato. El plazo debe obedecer a un estudio técnico en el cual se precisa la duración del contrato. Para la determinación del plazo debe tenerse en cuenta que en los términos de la ley 819 de 2003, la programación, elaboración, aprobación y ejecución del presupuesto de cada vigencia fiscal, debe hacerse de tal manera que solo se programen compromisos que se puedan recibir a satisfacción antes del 31 de diciembre de cada anualidad. No obstante lo anterior, los plazos podrán superar la respectiva vigencia fiscal, si los recursos fueron autorizados con vigencias futuras o se encuentran expresamente consagrados con las excepciones previstas cada año por el Consejo Municipal de Política Fiscal (COMFIS). 2.3.5. Obligaciones de las Partes. En el respectivo estudio deberán analizarse las obligaciones y compromisos de las partes, lo que es esencial para el adecuado desarrollo y ejecución del objeto contractual. Para precisar tales obligaciones debe conocerse el medio y las características como se comporta el mercado del objeto a contratar. 2.3.6. Forma de Pago Debe precisarse si se hará o no entrega de anticipo, pago anticipado, definir los porcentajes y determinar cómo se efectuarán los pagos al contratista.
  35. 35. MUNICIPIO HELICONIA MANUAL DE CONTRATACION MUNICIPAL 35 2.3.6.1. Anticipo: Es una suma de dinero que entrega la entidad contratante al contratista, a título de préstamo que habrá de destinarse al cubrimiento de los costos iniciales, es decir, la finalidad del anticipo es financiar el objeto contractual. Para que proceda debe efectuarse un estudio técnico del contrato que justifique tal entrega. Debido a que el anticipo es la financiación de la entidad estatal de los bienes y servicios correspondientes a la prestación a ejecutar, se exige que el mismo sea amparado con una garantía correspondiente al cien por ciento (100%) de su valor. El contratista recibe el anticipo en calidad de préstamo, lo cual significa que las sumas entregadas como anticipo son de la entidad pública que financia el contrato y es esta la razón por la cual se solicita al contratista que garantice su inversión y manejo y que lo amortice (descuente) con los pagos posteriores que se facturen durante la ejecución del contrato. En todos los contratos que estipulen el pago del anticipo contemplarán también la forma como éste deberá amortizarse. Teniendo en cuenta que los anticipos constituyen dineros públicos vinculados a la ejecución del contrato, los rendimientos que generen pertenecen al tesoro de la entidad estatal que contrata y por tanto no podrán reinvertirse. 2.3.6.2. Pago anticipado: Es la retribución parcial e inicial que el contratista recibe. La finalidad de este pago es extinguir parcialmente y en forma anticipada la obligación a cargo del ente que contrata, mediante la entrega de parte del precio total o como un primer contado. No hay lugar al reintegro de los recursos recibidos como pago anticipado, debido a que el contratista es el dueño de la suma que le ha sido entregada. Dichos dineros no generan intereses para la entidad que contrata, debido a que entran al patrimonio del contratista y no tienen destinación diferente a la que éste de manera libre y autónoma quiera darles. En el Municipio, no se pactarán pagos anticipados, salvo para convenios de ejecución instantánea suscritos con entidades públicas de cualquier orden.
  36. 36. MUNICIPIO HELICONIA MANUAL DE CONTRATACION MUNICIPAL 36 2.3.6.3. Monto del anticipo y del pago anticipado. Acorde con el Estatuto de Contratación y siempre y cuando la Tesorería del Municipio, cuente con los recursos líquidos disponibles, en los contratos o convenios que celebre el Municipio se podrá pactar la entrega de anticipos y pagos anticipados (teniendo en cuenta las restricciones establecidas por el COMFIS), pero su monto no podrá exceder del cincuenta por ciento (50%) del valor del respectivo contrato o convenio (Artículo 40 de la Ley 80 de 1993). 2.3.6.4. Rendimientos financieros. El Municipio, no pactará reinversión de los rendimientos financieros generados por los establecimientos públicos o por la Empresas industriales y Comerciales del Estado y las sociedades de Economía mixta del Orden Municipal con los recursos transferidos por el Municipio de Medellín, en la celebración de contratos interadministrativos. 2.3.7. Lugar de ejecución el contrato. Responde a la pregunta dónde se va a ejecutar el contrato. 2.4. LA IDENTIFICACIÓN DEL TIPO DE CONTRATO A CELEBRAR. Sea lo primero advertir que el contrato estatal es todo acto jurídico generador de obligaciones que celebren las entidades públicas, previstos en el derecho privado o en disposiciones especiales o derivados del ejercicio de la autonomía de la voluntad. En este orden de ideas el contrato puede ser típico si se trata de una de las clases de contratos a que se refiere el artículo 32 de la Ley 80 de 1993, del Código de Comercio, Código Civil, Estatuto Financiero o en general si está nominado por cualquier rama del ordenamiento jurídico, debiendo entonces indicarse en los estudios previos por que se determina dicha naturaleza contractual. El contrato puede ser atípico si no está expresamente descrito en el ordenamiento jurídico. La identificación de la clase de contrato a celebrar se determina con las condiciones esenciales del contrato antes analizadas, las que darán la connotación jurídica de aquél.
  37. 37. MUNICIPIO HELICONIA MANUAL DE CONTRATACION MUNICIPAL 37 2.5. LOS FUNDAMENTOS JURÍDICOS QUE SOPORTAN LA MODALIDAD DE SELECCIÓN. En todo proceso contractual debe precisarse, en los términos del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007, la modalidad de selección de contratistas, las que pueden ser licitación pública, selección abreviada, contratación directa o concurso de méritos. Es esencial la determinación de la naturaleza contractual para poder precisar la modalidad de selección, pues el objeto del contrato, y ocasionalmente su cuantía, determinará la manera en que deba seleccionarse al contratista. 2.6. LA JUSTIFICACIÓN DE LOS FACTORES DE SELECCIÓN QUE PERMITAN IDENTIFICAR LA OFERTA MÁS FAVORABLE PARA LA ENTIDAD. Cuando la modalidad de selección no sea de contratación directa, deberá precisarse en los estudios previos cuales son los criterios habilitantes y de evaluación que se tendrán en cuenta para escoger al contratista. Dichos criterios han de estar justificados técnicamente pues no podrá determinarse al arbitrio o capricho de un funcionario público, sino acorde con los principios y criterios previstos en la ley. 2.7. EL SOPORTE QUE PERMITA LA ESTIMACIÓN, TIPIFICACIÓN Y ASIGNACIÓN DE LOS RIESGOS PREVISIBLES QUE PUEDAN AFECTAR EL EQUILIBRIO ECONÓMICO DEL CONTRATO. En la ejecución del contrato pueden llegar a presentarse causas previsibles que afectan la carga económica o financiera de las partes que, en virtud del artículo 4 de la Ley 1150 de 2007, deben ser reconocidas y asumidas con el objeto de salvaguardar la adecuada marcha de la gestión contractual y la finalidad de las partes en la contratación. Para efectos de efectuar un adecuado análisis de riesgos debe tenerse en cuenta las siguientes definiciones: 2.7.1 Riesgo Previsible: Son los posibles hechos o circunstancias que por la naturaleza del contrato y de la actividad a ejecutar es factible su ocurrencia, esta corresponde a la estimación y asignación de los riesgos previsibles, así como su tipificación.
  38. 38. MUNICIPIO HELICONIA MANUAL DE CONTRATACION MUNICIPAL 38 2.7.2 Riesgo Imprevisible: Son aquellos hechos o circunstancias donde no es factible su previsión, es decir el acontecimiento de su ocurrencia, estos riesgos deberán estar considerados como costo del contrato en el ítem de gastos contingentes. 2.7.3 Tipificación del Riesgo: Es la enunciación que la entidad hace de aquellos hechos previsibles constitutivos de riesgo que en su criterio pueden presentarse durante y con ocasión de la ejecución del contrato. 2.7.4 Estimación del Riesgo: Es la valoración, en términos monetarios o porcentuales respecto del valor del contrato, que hace la entidad de ellos, de acuerdo con la tipificación que ha establecido. Analiza además la forma en que se recobrará el equilibrio contractual cuando se vea afectado por la ocurrencia del riesgo. 2.7.5 Asignación del Riesgo: Es el señalamiento que hace la entidad de la parte contractual que deberá soportar total o parcialmente la ocurrencia de la circunstancia tipificada, asumiendo su costo. Se entienden como riegos involucrados en la contratación todas aquellas circunstancias que de presentarse durante el desarrollo y ejecución del contrato, pueden alterar el equilibrio financiero del mismo (Artículo 2.1.1° del Decreto 734 de 2012). 2.8. EL ANÁLISIS QUE SUSTENTA LA EXIGENCIA DE GARANTÍAS DESTINADAS A AMPARAR LOS PERJUICIOS DE NATURALEZA CONTRACTUAL O EXTRACONTRACTUAL, DERIVADOS DEL INCUMPLIMIENTO DEL OFRECIMIENTO O DEL CONTRATO SEGÚN EL CASO, ASÍ COMO LA PERTINENCIA DE LA DIVISIÓN DE AQUELLAS, DE ACUERDO CON LA REGLAMENTACIÓN SOBRE EL PARTICULAR. Una vez estimados los riesgos de la contratación en los estudios previos deberá preverse como mitigar tales riesgos, de acuerdo con los términos previstos en el Decreto 734 de 2012. 2.8.4. Vigencia, cobertura y cuantía de los amparos La vigencia de las Garantías exigidas por el Municipio se realizará de conformidad con el Decreto 734 de 2012, con las normas que los sustituyan o modifiquen. De conformidad con el artículo 7 de la Ley 1150 de 2007, cuando la garantía se otorgue a través de póliza de seguro, no expirará por falta de pago de la prima o por revocatoria unilateral.
  39. 39. MUNICIPIO HELICONIA MANUAL DE CONTRATACION MUNICIPAL 39 2.8.5. Excepciones. Tratándose de contratos interadministrativos, empréstitos, seguro y contratos cuyo valor sea igual o inferior al diez por ciento (10%) de la menor cuantía, no serán obligatorias las garantías, casos en los cuales corresponderá a la entidad determinar la necesidad de exigirla atendiendo a la naturaleza del objeto del contrato y la forma de pago y cualquier otro que señale el reglamento. Para estimar, asignar y tipificar los riesgos, el Municipio ha estructurado lo siguiente matriz de riesgos que servirá de referente para el análisis de riesgos en cada caso contrato a celebrar. 2.8.6. Otras garantías inherentes al contrato  Las pólizas de responsabilidad civil extracontractual que se contraten, deberán ser bajo la modalidad de ocurrencia. En ellas tendrán la calidad de asegurados la entidad contratante y el contratista, y serán beneficiarios tanto la entidad contratante como los terceros que puedan resultar afectados por la responsabilidad extracontractual del contratista o sus subcontratistas. Como mínimo, deberá contener los siguientes amparos: cobertura expresa de perjuicio patrimonial tanto en la modalidad de daño emergente como en la modalidad de lucro cesante, cobertura expresa del perjuicio extra patrimonial, cobertura expresa de la responsabilidad surgida por actos de contratistas y subcontratistas, cobertura expresa de amparo patronal, cobertura expresa de vehículos propios y no propios.  Tener en cuenta para la cobertura de salarios y prestaciones sociales que cuando se vaya a realizar un pago y a la terminación del contrato, debe exigírsele al Contratista la constancia del último pago a las EPS, ARP, Fondo de Pensiones y Cesantías, Cajas de Compensación, recibos de pago de nómina u honorarios.  La cláusula Penal Pecuniaria tiene como objetivo, determinar anticipadamente el valor de los perjuicios que se deben pagar en caso de declaratoria de caducidad o de incumplimiento parcial en la ejecución de la obligación. La cuantía de ella es directamente proporcional al valor del contrato y a los perjuicios que sufra la entidad. Esta garantía se encuentra cubierta dentro del amparo básico de la póliza de Cumplimiento.
  40. 40. MUNICIPIO HELICONIA MANUAL DE CONTRATACION MUNICIPAL 40  Cuando el contratista es el distribuidor o comercializador, pero no el fabricante se le deberá exigir al contratista la garantía comercial de los bienes que suministre al Municipio.  Para los contratos de suministro de combustible, se debe tener en cuenta que los agentes de la cadena de distribución de combustibles líquidos derivados del petróleo, deberán mantener vigente una póliza de seguro de responsabilidad civil extracontractual, que tenga como beneficiarios a terceros por daños causados en sus bienes o personas con ocasión de las actividades desarrolladas, asociadas al transporte, almacenamiento, manejo y distribución de combustibles líquidos derivados del petróleo; expedida por una compañía de seguros establecida legalmente en el país, de acuerdo con los reglamentos y normas de la Superintendencia Financiera, sin perjuicio de otras pólizas que deba tomar el asegurado. De conformidad con el Decreto 4299 de 2005, estas pólizas de seguro deben incluir expresamente las siguientes cláusulas: Revocación de la póliza a sesenta (60) días para el previo aviso al Ministerio de Minas y Energía, Contaminación accidental súbita e imprevista. Deben ser tomadas individualmente por cada instalación o vehículo que maneje, distribuya o transporte combustible, independientemente de que estas pertenezcan a un mismo propietario. En el caso en que el asegurado tome una póliza agrupada bajo la cual se amparan varias instalaciones o vehículos, cada una de ellas debe contar con la cobertura, en los términos exigidos; en consecuencia, se debe expresar que el valor asegurado es en cada caso .por riesgo y evento.; lo anterior para efectos de garantizar efectiva cobertura para todas y cada una de las instalaciones o vehículos respecto de las cuales se otorga el amparo.  Para contratos como la prestación del servicio de alimentación, suministro de botas térmicas, prótesis y aquellos en los cuales el contratista fabrique y suministre el bien que eventualmente puede causar perjuicios patrimoniales a terceros, se debe solicitar póliza de Responsabilidad Civil Extracontractual que, además de las coberturas básicas, cubra expresamente RC Productos. Esta póliza debe contener la cláusula de revocación o no renovación a 30 días.  Para contratos de prestación del servicio de vigilancia y seguridad privada, en sus diferentes modalidades; se debe solicitar póliza de Responsabilidad
  41. 41. MUNICIPIO HELICONIA MANUAL DE CONTRATACION MUNICIPAL 41 Civil Extracontractual que, además de las coberturas básicas, cubra expresamente el uso indebido de armas de fuego, de conformidad con el Decreto 356 de 1994. Esta póliza debe contener la cláusula de revocación o no renovación a 30 días.  Para contratos de prestación del servicio médico, de enfermería y afines; se debe solicitar póliza de Responsabilidad Civil Extracontractual Profesional para los perjuicios causados a los pacientes y/o terceras personas que resulten afectadas como consecuencia de cualquier acto en la prestación de sus servicios profesionales. Esta póliza debe contener la cláusula de revocación o no renovación a 30 días.  Para contratos de prestación del servicio de transportes, se deben tener en cuenta que, de conformidad con los Artículos 994 y 1003 del Código de Comercio, modificados por el artículo 2° del Decreto 01 de 1990, las empresas de Transporte Público Terrestre Automotor Especial deberán tomar por cuenta propia, con una compañía de seguros autorizada para operar en Colombia, las pólizas de seguros de responsabilidad civil contractual y extracontractual que las ampare contra los riesgos inherentes a la actividad transportadora.  La póliza de responsabilidad civil contractual deberá cubrir, al menos, los siguientes riesgos: a) Muerte b) Incapacidad permanente c) Incapacidad temporal d) Gastos médicos, quirúrgicos, farmacéuticos y hospitalarios El monto asegurable por cada riesgo no podrá ser inferior a 60 Salarios mínimos mensuales legales vigentes por persona. La póliza de responsabilidad civil extracontractual que deberá cubrir, al menos, los siguientes riesgos: a) Muerte o lesiones a una persona. b) Daños a bienes de terceros. c) Muerte o lesiones a dos o más personas. El monto asegurable por cada riesgo no podrá ser inferior a 60 Salarios mínimos mensuales legales vigentes por persona.
  42. 42. MUNICIPIO HELICONIA MANUAL DE CONTRATACION MUNICIPAL 42 Estas pólizas deben estar vigentes durante la ejecución del contrato deben contener la cláusula de revocación o no renovación a 30 días. 2.8.7. Cómo minimizar el riesgo  Estableciendo una forma de pago de tal manera que sólo se efectúe el mismo, una vez se produzca la entrega a entera satisfacción del bien o servicio.  Consignando las cláusulas de multas y penal pecuniaria en el contrato. Estricto y permanente acompañamiento y seguimiento por parte de la Interventoría asignada.  Para los contratos de obra de gran valor e impacto en la comunidad, se debe incluir un capítulo relacionado con la gestión ambiental, de riesgos, salud ocupacional, higiene y seguridad industrial y seguridad social.  La elaboración de estos estudios es un requisito previo y obligatorio a todo proceso contractual, con las excepciones antes planteadas. El incumplimiento de esta obligación o su elaboración defectuosa, incompleta, ambigua o confusa genera responsabilidades disciplinarias, de conformidad con lo previsto en el artículo 48 numeral 30 de la ley 734 de 2002. 2.8.8 La indicación de si la contratación respectiva esta cobijada por un acuerdo internacional o tratado de libre comercio vigente para el Estado Colombiano en los Términos del artículo 8.1.17 del Decreto 734 de 2012. En el marco de la globalización e internacionalización de mercados, el Decreto 734 de 2012 exige a las entidades territoriales la indicación sobre que la contratación respectiva se encuentre cobijada por un Acuerdo Internacional o un Tratado de Libre Comercio suscrito por el Estado Colombiano ya que se deben observar las condiciones en ellas establecidas. Para el efecto, el Comité Evaluador deberá verificar: a) Si la cuantía del proceso lo somete al capítulo de compras públicas; b) Si la entidad estatal se encuentra incluida en la cobertura del capítulo de compras públicas; c) Si los bienes y servicios a contratar no se encuentran excluidos de la cobertura del capítulo de compras públicas.
  43. 43. MUNICIPIO HELICONIA MANUAL DE CONTRATACION MUNICIPAL 43 El Ministerio de Comercio, Industria y Turismo en coordinación con la Agencia Nacional de Contratación Pública, Colombia Compra Eficiente mantendrá publicada en su página web y en el SECOP la información actualizada relativa a los Tratados vigentes en materia de contratación pública, que permita realizar la verificación a que se refiere el presente artículo. Cuando la entidad identifique que debe aplicar las reglas especiales incluidas en los Acuerdos Internacionales y Tratados de Libre Comercio, deberá tener en cuenta las previsiones que sobre los plazos se haga en el o los Acuerdos o Tratados aplicables al respectivo proceso. Si una contratación se encuentra cobijada por varios Acuerdos Internacionales o Tratados de Libre Comercio, la entidad deberá adoptar los plazos que permitan cumplir con la totalidad de cada uno de ellos para el respectivo proceso. 3. OTROS DOCUMENTOS NECESARIOS PARA LA CONTRATACIÓN 3.1. AUTORIZACIÓN PARA CONTRATAR En los términos del artículo 313, numeral 3 de la Constitución Política de Colombia, corresponde al Concejo del Municipio de Heliconia autorizar al Alcalde del Municipio para celebrar contratos y ejercer pro tempore precisas funciones de las que corresponden al Concejo. 3.2. CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL (C.D.P.) En los términos del artículo 25, numerales 6 y 13 de la Ley 80 de 1993, existe la obligación por parte de las entidades estatales, de garantizar previo al inicio de cualquier proceso de contratación las respectivas disponibilidades presupuestales, tomando como base el valor del presupuesto oficial determinado en el estudio de costos, previamente analizado en los estudios previos. 3.2. ESTUDIOS TÉCNICOS Y DISEÑOS Comprende la elaboración de planos, diseños, estudio de impacto ambiental, socioeconómico, suelos, factibilidad o prefactibilidad, licencias urbanísticas, adquisición de predios, entre otros. Tales estudios o permisos solo se requieren para contratos que por su impacto, naturaleza y condiciones técnicas sean necesarios, antes de la iniciación del respectivo proceso contractual, a fin de evitar reprocesos, gastos inoficiosos o inadecuados, encarecimiento de productos, perjuicios a terceros, entre otras razones.
  44. 44. MUNICIPIO HELICONIA MANUAL DE CONTRATACION MUNICIPAL 44 Tal es el caso de los contratos de obra pública que requieren además de los estudios previos esta clase de documentos adicionales. El requerimiento o no de estos estudios, planos o permisos dependerá de las normas especiales que reglamenten cada materia a contratar y deberá ser analizada minuciosamente por el técnico encargado del proceso. CAPITULO III ETAPA PRECONTRACTUAL Esta etapa comprende el periodo entre el ingreso del proceso al Comité Interno de Contratación y el Acto Administrativo de Adjudicación, en tratándose de convocatorias públicas, o los actos inmediatamente preliminares a la celebración del contrato, cuando se trate de Contratación Directa. Durante esta etapa se adelanta el proceso de selección del contratista a través de una cualquiera de las siguientes modalidades: Licitación Pública, Selección Abreviada, Concurso de Méritos, Contratación Directa; sin perjuicio de los contratos no sometidos al Régimen General de Contratación Pública. 1. CONSIDERACIONES COMUNES A LOS PROCESOS DE SELECCIÓN 1.1. SOBRE LA GARANTÍA DE SERIEDAD DE LA OFERTA De conformidad con el numeral 7.1 del artículo 5 del Decreto 734 de 2012, la no presentación de la garantía de seriedad de forma simultánea con la oferta, es causal de rechazo del ofrecimiento. En consecuencia, la omisión de la citada garantía al momento de presentación de la oferta es insubsanable. En los casos en que se presente la garantía de seriedad de forma simultánea con la oferta, pero adolezca de alguna imprecisión, por ejemplo, en la carátula de la póliza, en cuanto al valor asegurado o la vigencia, si se hubiese omitido alguna firma, o, en general, por cualquier circunstancia distinta a su no presentación, se entenderá que se trata de un requisito subsanable. El valor base para calcular el monto asegurado en la garantía de seriedad deberá ser el valor de la respectiva oferta, y no el del presupuesto oficial. No obstante, aplicará este último en los eventos en que el valor del futuro contrato coincida con el del presupuesto oficial, por ejemplo, en los denominados .contratos marco., en los contratos de suministro, en aquellos relativos a la adquisición de bienes y servicios de características uniformes y de común utilización, y en los que se aplique el mecanismo de la subasta inversa, entre otros.
  45. 45. MUNICIPIO HELICONIA MANUAL DE CONTRATACION MUNICIPAL 45 1.2. RETIRO DE LAS OFERTAS De conformidad con el artículo 5.1.4.1.4 del Decreto 734 de 20012, se puede válidamente retirar la oferta antes del término fijado para la presentación de las propuestas sin que se origine por ello responsabilidad alguna para el proponente. 1.3 COMITÉ ORIENTACION Y SEGUIMIENTO A LA CONTRATACION Mediante el Decreto Municipal 113 del 17 de Diciembre de 2012, se conformó el Comité Evaluador de la Administración Municipal de las licitaciones, selección abreviada y concurso de méritos, encargado de realizar el estudio técnico, económico y jurídico necesario para la evaluación de las respectivas propuestas y para solicitar a los proponentes las aclaraciones y explicaciones que se estimen indispensables. 2. LICITACIÓN PÚBLICA La regla general para la escogencia de contratistas es la Licitación Pública, salvo que el contrato a celebrar se encuentre entre las excepciones previstas para la selección a través de las otras modalidades. En este orden de ideas, si el contrato a celebrar no se encuentra entre las causales de selección abreviada, concurso de méritos y contratación directa, el contratista será seleccionado a través del procedimiento previsto para la Licitación pública y que a continuación procedemos a sintetizar. 2.1. PROCEDIMIENTO PARA LA LICITACIÓN PÚBLICA La Licitación Pública constituye la regla general de los procedimientos de selección de los contratistas de conformidad con la Ley 80 de 1993. Es a través de éste proceso que se pretende que todos los sujetos que ofrezcan en el mercado bienes, servicios y demás objetos puedan ofrecerlos en condiciones de igualdad y bajo criterios de objetividad, con el fin que se seleccione al que mejores condiciones ofrezca, con sujeción a los precios del mercado. De ahí que la licitación debe ser abierta y debe brindar las garantías necesarias para que todo aquel que tenga la posibilidad de ofrecer a la administración pueda hacerlos sin discriminación, sujetándose a reglas objetivas, claras, imparciales, justas y completas fijados en los pliegos de condiciones. Esta modalidad de selección se adelantara de conformidad con la Lista de Chequeo de Licitación Pública.
  46. 46. MUNICIPIO HELICONIA MANUAL DE CONTRATACION MUNICIPAL 46 2.2. CONSIDERACIONES Cuando la dependencia encargada de adelantar el proceso de selección lo determine viable y conveniente en la realización de los estudios previos, la oferta en el proceso de licitación pública podrá ser presentada total o parcialmente de manera dinámica mediante subasta inversa. 3. SELECCIÓN ABREVIADA Corresponde a la modalidad de selección objetiva prevista para aquellos casos en que por las características del objeto a contratar, las circunstancias de la contratación o la cuantía o destinación del bien, obra o servicio, puedan adelantarse procesos simplificados para garantizar la eficiencia de la gestión contractual. Las causales de selección abreviada de contratistas son: a. La adquisición o suministro de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización. b. La contratación de menor cuantía. c. La celebración de contratos para la prestación de servicios de salud. d. La contratación cuyo proceso de licitación pública haya sido declarado desierto. e. La enajenación de bienes del Estado. f. Productos de origen o destinación agropecuarios que se ofrezcan en las bolsas de productos legalmente constituidas. g. Los actos y contratos que tengan por objeto directo las actividades comerciales e industriales propias de las Empresas Industriales y Comerciales Estatales y de las Sociedades de Economía Mixta. h. Los contratos de las entidades, a cuyo cargo se encuentre la ejecución de los programas de protección de personas amenazadas, programas de desmovilización y reincorporación a la vida civil de personas y grupos al margen de la ley, incluida la atención de los respectivos grupos familiares, programas de atención a población desplazada por la violencia, programas de protección de derechos humanos de grupos de personas habitantes de la calle, niños y niñas o jóvenes involucrados en grupos juveniles que hayan incurrido en conductas contra el patrimonio económico y sostengan enfrentamientos violentos de diferente tipo, y población en alto grado de vulnerabilidad con reconocido estado de exclusión que requieran capacitación, resocialización y preparación para el trabajo, incluidos los contratos fiduciarios que demanden. i. La contratación de bienes y servicios que se requieran para la defensa y seguridad nacional. Cada causal de selección abreviada tiene un procedimiento

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