Successfully reported this slideshow.
We use your LinkedIn profile and activity data to personalize ads and to show you more relevant ads. You can change your ad preferences anytime.

Metodologia para simplificacion administrativa sgdis grppat

2,503 views

Published on

  • Be the first to comment

Metodologia para simplificacion administrativa sgdis grppat

  1. 1. “Juntos por un Huánuco Productivo, Competitivo y Exportador”“Juntos por un Huánuco Productivo, Competitivo y Exportador” Gerencia Regional de Planeamiento, Presupuesto y Acondicionamiento Territorial UNIDAD DE DESARROLLO INSTITUCIONAL
  2. 2. “Juntos por un Huánuco Productivo, Competitivo y Exportador” Agenda de Trabajo Marco Normativo Objetivos de la Simplificación Administrativa Recomendaciones Finales Anexos Etapas de la Simplificación Administrativa
  3. 3. “Juntos por un Huánuco Productivo, Competitivo y Exportador” Objetivos de la Metodología de Simplificación Administrativa • Brindar pautas a las entidades públicas para la eliminación y simplificación de trámites utilizando un modelo estandarizado bajo un enfoque integral. • Orientar a las entidades públicas en la eliminación y simplificación de trámites desde un enfoque integral (procesos, legal, costos, infraestructura, equipamiento, etc.). • Generar modelos estandarizados de simplificación, para intercambio de iniciativas y buenas prácticas en la región. • Optimizar Costos, de los trámites actuales en beneficio de la ciudadanía. • Contribuir, a la implantación de una gestión pública por procesos, con énfasis en gestión horizontal y no funcional. • Facilitar, la eficiencia y eficacia en la gestión administrativa de las entidades públicas, para una mejor relación Estado/Sociedad.
  4. 4. “Juntos por un Huánuco Productivo, Competitivo y Exportador” Agenda de Trabajo Marco Normativo Objetivos de la Simplificación Administrativa Recomendaciones Finales Anexos Etapas de la Simplificación Administrativa
  5. 5. “Juntos por un Huánuco Productivo, Competitivo y Exportador” Marco Normativo Marco normativo de soporte: • Ley Nº 27444 - Ley del Procedimiento Administrativo General. • Ley Nº 29158 - Ley del Poder Ejecutivo (LOPE). • Ley Nº 29060 - Ley del Silencio Administrativo. • Ley Nº 29091 – Ley de Publicación de Documentos de Gestión en el Portal del Estado. • Ley Nº 28335 - Ley que crea el Índice de Barreras Burocráticas de Acceso al Mercado impuestas a nivel local.
  6. 6. “Juntos por un Huánuco Productivo, Competitivo y Exportador” Agenda de Trabajo Marco Normativo Objetivos de la Simplificación Administrativa Recomendaciones Finales Anexos Etapas de la Simplificación Administrativa
  7. 7. “Juntos por un Huánuco Productivo, Competitivo y Exportador” Etapas de la Simplificación AdministrativaEtapas del Proceso de Simplificación Administrativa Preparatoria Plan de trabajo del proyecto de simplificaciónPlan de trabajo del proyecto de simplificación Identificación de los actores involucradosIdentificación de los actores involucrados Identificación y priorización de los trámites a simplificarIdentificación y priorización de los trámites a simplificar Caracterización del procedimiento y herramientas a utilizarCaracterización del procedimiento y herramientas a utilizar Diagnóstico legalDiagnóstico legal Diagnóstico de equipamiento e infraestructuraDiagnóstico de equipamiento e infraestructura Diagnóstico de CostosDiagnóstico de Costos Mapeo de las capacidades de los Recursos HumanosMapeo de las capacidades de los Recursos Humanos Diagnóstico Análisis del procedimientoAnálisis del procedimiento Rediseño Modificación o Elaboración del marco normativo que regule el procedimiento rediseñadoModificación o Elaboración del marco normativo que regule el procedimiento rediseñado RediseñoRediseño Presentación al Comité de Dirección del Proyecto de SimplificaciónPresentación al Comité de Dirección del Proyecto de Simplificación Elaboración de la propuesta finalElaboración de la propuesta final Capacitación y sensibilización a las áreas InvolucradasCapacitación y sensibilización a las áreas Involucradas Implementación Mejora continua y Sostenibilidad Aprobación del marco normativo del proceso rediseñadoAprobación del marco normativo del proceso rediseñado Adecuación de ambientes y difusión de característicasAdecuación de ambientes y difusión de características Difusión masiva de la reforma emprendidaDifusión masiva de la reforma emprendida Capacitación y sensibilización de los equiposCapacitación y sensibilización de los equipos Identificación y Conformación del EquipoIdentificación y Conformación del Equipo Presentación de resultados al Comité de dirección del proyecto de simplificaciónPresentación de resultados al Comité de dirección del proyecto de simplificación Propuesta de acondicionamiento de la infraestructura y el equipamientoPropuesta de acondicionamiento de la infraestructura y el equipamiento Propuesta de rediseño de costosPropuesta de rediseño de costos Propuesta de fortalecimiento de capacidadesPropuesta de fortalecimiento de capacidades (i) Preparatoria, (ii) Diagnóstico, (iii) Rediseño, (iv) Implementación; (v) Monitoreo y Evaluación; y, (vi) Mejoramiento continuo y sostenibilidad
  8. 8. “Juntos por un Huánuco Productivo, Competitivo y Exportador” Etapas de la Simplificación Administrativa Etapa de Preparatoria – Planificando el Proyecto i) identificar y conformar el equipo a cargo de la simplificación; ii) identificar y priorizar los trámites a simplificar; iii) mapear a los actores involucrados en los trámites a simplificar; y, iv) planificar el proceso en general a efectos de determinar responsables, actividades, plazos, recursos, entre otros. Fase: Identificación y Conformación del Equipo
  9. 9. “Juntos por un Huánuco Productivo, Competitivo y Exportador” Etapas de la Simplificación Administrativa Etapa de Preparatoria – Planificando el Proyecto Conformar un equipo especializado para las capacitaciones: • Facilitador de talleres • Especialista en Sistemas / Programador • Especialista en rediseño de infraestructura • Especialista en comunicaciones Fase: Capacitación y Sensibilización de los Equipos Costos Legal Comunicaciones Equipo básicoEquipo básico Equipo ampliado Sistemas Programación Facilitación de Talleres Rediseño de Infraestructura Procesos
  10. 10. “Juntos por un Huánuco Productivo, Competitivo y Exportador” Etapas de la Simplificación Administrativa Etapa de Preparatoria – Planificando el Proyecto Fase: Identificación y Priorización de los Trámites a Simplificar 1) Identificar el universo de trámites 2) Eliminar trámites innecesarios o que no añaden valor 3) Alineamiento del trámite con los objetivos y procesos esenciales de la entidad 4) Marco jurídico del trámite 5) Demanda/queja del trámite 6) Impacto en actividades económicas 7) Tiempos de respuesta elevados 8) Elevado costo
  11. 11. “Juntos por un Huánuco Productivo, Competitivo y Exportador” Etapas de la Simplificación Administrativa Etapa de Preparatoria – Planificando el Proyecto Fase: Identificación de los Actores Involucrados 1) Actores Externos 2) Actores Internos GRUPO DE ACTORES ACTOR ROL EN EL PROYECTO RELACION PREDOMINANTE JERARQUIZACIÓN DE SU PODER Clasificación de los diferentes actores Conjunto de personas con intereses homogéneos que participan en un proyecto NOMBRE Funciones que desempeña cada actor y el objetivo que persigue con sus accionar Se define como las relaciones de afinidad (confianza) frente a los opuestos (conflicto) 1. A FAVOR 2. INDIFERENTE 3. EN CONTRA Capacidad del actor de limitar o facilitar las acciones 1. ALTO 2. MEDIO 3. BAJO Solicitud y requisitos Procesos esenciales Subprocesos Procedimientos Resultados (Servicios) Escucha al usuario Usuario se traslada a Salón Usuario espera Usuario espera Se traslada a zona Defensa Civil Usuario indaga donde debe dirigirse Asesora digita en pantalla Entrega ticket al usuario Verifica requisitos, si tiene dudas llama o va a tercer piso ¿ Es conforme ? Llama según sistema ordenador de colas Escucha al usuario Indica que realice pago Verifica requisitos ¿ Es conforme ? Llama según sistema ordenador de colas Escucha al usuario Verifica requisitos ¿ Es conforme ? Llama según sistema ordenador de colas Realiza el pago de Licencia de Funcionamiento y Defensa Civil Usuario espera Actividades Recursos Humanos y Materiales Eficacia (lograr resultados) – Eficiencia (con recursos óptimos)
  12. 12. “Juntos por un Huánuco Productivo, Competitivo y Exportador” Etapas de la Simplificación Administrativa Etapa de Preparatoria – Planificando el Proyecto Fase: Plan de Trabajo del Proyecto de Simplificación 1) Establecer Etapas y asociarlas con actividades específicas. 2) Establecer plazos por cada actividad. 3) Identificar los recursos (humanos, financieros, tecnológicos) para realizar estas actividades. 4) Elaborar plan de monitoreo, evaluación y contingencia.
  13. 13. “Juntos por un Huánuco Productivo, Competitivo y Exportador” Etapas de la Simplificación Administrativa Etapa de Diagnóstico Fase: Caracterización del Procedimiento y Herramientas a Utilizar 1) Tabla ASME – Versión Mejorada. 1) Recorrido Físico 2) Construcción de la Tabla ASME-VM 2) Diagrama de Bloques. 1) Construcción del Diagrama de Bloques. TABLA ASME DIAGRAMA DE BLOQUES
  14. 14. “Juntos por un Huánuco Productivo, Competitivo y Exportador” Etapas de la Simplificación Administrativa Etapa de Diagnóstico Fase: Caracterización del Procedimiento y Herramientas a Utilizar Recorrido Físico (TUPA/MAPRO) ¿Qué objetivo tiene este procedimiento? ¿En qué área se inició? ¿Porqué área ha pasado? ¿Hacia qué área se dirige? ¿Cuánto tiempo ha pasado desde que se inició, hasta que llegó a este punto? ¿Qué requisitos se solicitaron en el área de inicio? ¿Se solicita en esta área un requisito adicional? ¿Para qué sirve cada uno de los requisitos de este procedimiento? ¿Cuál es la norma que los establece? ¿Qué formatos, útiles de oficina, equipos, recursos humanos participan para atender este procedimiento en esta área? ¿Cuándo calcula que terminará este procedimiento? ¿Dónde y cuándo termina este procedimiento?
  15. 15. “Juntos por un Huánuco Productivo, Competitivo y Exportador” Etapas de la Simplificación Administrativa Etapa de Diagnóstico Fase: Caracterización del Procedimiento y Herramientas a Utilizar Construcción de la Tabla ASME Área Tiempo Operación Revisión Traslado Espera Archivo VA Control SVA R1 R2 R3 R4 R5 R6 R7 1 Llamaralsiguienteusuarioencola Informes 1 0 0 1 0 0 0 0 1 2 Preguntaralusuariosobretrámitequedesea Informes 2 0 0 1 0 0 0 0 1 3 Escucharalusuario Informes 5 0 0 1 0 0 0 0 1 4 Verificarlos requisitos quetrae Informes 10 0 0 1 0 0 0 1 1 5 Indicaralusuarioquepasea Orientación Informes 1 0 0 1 0 0 0 0 1 6 Llamaral usuario Orientación 1 0 1 0 0 0 0 0 1 7 Verificarrequisitos quetrae Orientación 10 0 1 0 0 0 1 1 1 8 Llenarformularios conelusuario Orientación 15 0 1 0 0 1 1 1 1 9 Archivarexpediente Orientación 3 0 1 0 0 0 1 0 1 10 Firmarcargoa usuario Orientación 1 0 1 0 0 0 1 0 1 49 0 5 5 0 1 4 3 7 2 1 Tipo de valorContadordeRecursos Recursos Humanos Otros Recursos Paso Actividad Tipo de actividad
  16. 16. “Juntos por un Huánuco Productivo, Competitivo y Exportador” Etapas de la Simplificación Administrativa Etapa de Diagnóstico Fase: Caracterización del Procedimiento y Herramientas a Utilizar Nomenclatura de la Tabla ASME Uso del símbolo Símbolo Operación: identifica las actividades más relevantes del procedimiento. Ejemplo: orientar a un administrado, consultar una base de datos o firmar un documento. Revisión: identifica actividades que son dedicadas a verificar la “calidad” de algo. Ejemplo: verificar que los requisitos sean completos y correctos. Traslado: identifica actividades en la que documentos o personas deben trasladarse. Es útil diferenciarlas, pues permite analizar, si este traslado es realmente inevitable. Espera: identifica actividades que no revisten acción y que detienen temporalmente el flujo del procedimiento. Ayuda a detectar cuellos de botella, pues las actividades de “espera” debieran ser idealmente pocas o de corta duración. Archivo: identifica acciones orientada a archivar documentos o expedientes; el detectar que se archivan demasiados documentos o expedientes, sugiere analizar si realmente es necesario solicitarlos. Valor Descripción VA = valor añadido. Cuando su realización contribuye al resultado final del procedimiento. Por ejemplo, el firmar un expediente, confirmar que los documentos requeridos están completos, orientar a un administrado respecto de los pasos a seguir para su trámite, genera valor añadido, pues está dando información necesaria al interesado. Control = si es una actividad de control. Actividad que permite garantizar la calidad del procedimiento. Por ejemplo, revisar un expediente para garantizar que está completo antes que se produzca la siguiente actividad. Se debe estar atento, pues en general, en muchas entidades, se detectan actividades de control repetidas. SVA = sin valor añadido. Actividad que se realiza y no genera valor al procedimiento. Por ejemplo el poner el VºBº sobre un expediente, que ya tiene un VºBº de otro funcionario autorizado, es una actividad SVA (sin valor añadido).
  17. 17. “Juntos por un Huánuco Productivo, Competitivo y Exportador” Etapas de la Simplificación Administrativa Etapa de Diagnóstico Fase: Caracterización del Procedimiento y Herramientas a Utilizar Construcción del Diagrama de Bloques Uso del símbolo Símbolo Rectángulo: es un “bloque” que registra una actividad específica del procedimiento. Símbolo que se utiliza para graficar el inicio y el fin del procedimiento. Rombo: se utiliza para ilustrar una decisión, la misma que puede llevar el flujo en dos direcciones diferentes. Flecha: muestra el flujo lógico del procedimiento.
  18. 18. “Juntos por un Huánuco Productivo, Competitivo y Exportador” Etapas de la Simplificación Administrativa Etapa de Diagnóstico Fase: Diagnóstico Legal • Número, descripción, fecha y artículo de las principales normas que regulan el procedimiento. • TUPA, Reglamento de Organización y Funciones (ROF), MAPRO vigentes. • Registro sobre la existencia de propuestas de modificación de cada una de las normas descritas y descripción del estado de las propuestas de modificación. Nombre del procedimiento: Normas Fecha Modificaciones Ley/ordenanza Nº que regula el procedimiento Decreto Supremo Nº que regula el procedimiento Otros: Texto Único de Procedimientos Administrativos – TUPA, aprobado por Reglamento de Organización y Funciones de la entidad, aprobado por… Nº . FUNCIONARIO RESPONSABLE DEL PROCEDIMIENTO:
  19. 19. “Juntos por un Huánuco Productivo, Competitivo y Exportador” Etapas de la Simplificación Administrativa Etapa de Diagnóstico Fase: Diagnóstico de Equipamiento e Infraestructura • Armar un Checklist para el diagnóstico de equipamiento e infraestructura. Información relevante Persona de Contacto/Responsable de la Oficina de Sistemas Número de computadoras Personal de desarrollo Personal de soporte Estado de la red Estado general de los sistemas Estado del Módulo de Trámite Documentario Estado del Módulo que gestiona el procedimiento Manejador de Base de Datos Lenguaje de Programación
  20. 20. “Juntos por un Huánuco Productivo, Competitivo y Exportador” Etapas de la Simplificación Administrativa Etapa de Diagnóstico Fase: Mapeo de las Capacidades de los Recursos Humanos • Identificar las habilidades y destrezas del personal. • Contar con información veraz sobre el nivel de asimilación por parte de los funcionarios del proceso de simplificación, con el fin de reforzar los puntos débiles y aclarar las dudas en futuros talleres y en el posterior monitoreo del proceso. • Detectar futuras necesidades de capacitación. • Identificar personas que puedan ejercer las funciones de orientadores o gestores del procedimiento. Intrapersonal Interpersonal Capacidad de adaptarse al cambio Manejo del estrés Comprensión de sí mismo: La persona conoce y entiende sus sentimientos y emociones Empatía: La persona es consciente de los sentimientos y necesidades de los otros Solución de problemas: La persona tiene la habilidad de reconocer y definir problemas, así como para generar e implementar soluciones potencialmente efectivas Tolerancia al estrés: La persona enfrenta situaciones estresantes de manera activa y positiva Asertividad: La persona es capaz de expresar sus sentimientos, pensamientos y creencias abiertamente Relaciones interpersonales: La persona es capaz de establecer y mantener relaciones mutuamente satisfactorias Prueba de realidad: La persona es realista y “con los pies en la tierra” Control de impulsos: La persona rara vez se impacienta o sobresalta Autorrealización: La persona está comprometida en proyectos que le dan significado a su vida Responsabilidad social: La persona es colaboradora y miembros constructivos de grupos sociales Flexibilidad: La persona es capaz de adecuar sus emociones, sentimientos, pensamientos y comportamiento a situaciones y condiciones cambiantes Independencia: La persona es autónoma y confía en sí misma. No dependen de los demás para tomar decisiones
  21. 21. “Juntos por un Huánuco Productivo, Competitivo y Exportador” Etapas de la Simplificación Administrativa Etapa de Diagnóstico Fase: Mapeo de las Capacidades de los Recursos Humanos
  22. 22. “Juntos por un Huánuco Productivo, Competitivo y Exportador” Etapas de la Simplificación Administrativa Etapa de Diagnóstico Fase: Presentación de Resultados al Comité de Dirección del Proceso de Simplificación Administrativa
  23. 23. “Juntos por un Huánuco Productivo, Competitivo y Exportador” Etapas de la Simplificación Administrativa Etapa de Re Diseño Fase: Análisis del Procedimiento • ¿Es necesaria esta actividad? • ¿No es redundante con una anterior y no lo será con una subsiguiente? • ¿Cuál será lo lógica más eficiente que deba seguir el procedimiento para que éste sea seguro y eficiente a la vez? Tabla ASME-VM Diagrama de Bloques ¿Hay demasiadas etapas de revisión? ¿Hay demasiadas etapas de traslado? ¿Hay demasiadas etapas de espera? ¿Demora demasiado esta operación? ¿Es excesivo el tiempo de espera? ¿Hay actividades que se repiten? ¿Participa demasiado personal en la actividad? ¿Participan demasiados recursos de tecnología? ¿Las actividades de control son repetidas? ¿Hay actividades sin valor añadido? ¿Es necesaria la participación de estas áreas? ¿Hay retroceso en el flujo del procedimiento? ¿El flujo del procedimiento regresa sobre áreas que ya pasó? ¿Se están repitiendo actividades? ¿Deben pasar tantas actividades para llenar el formulario?
  24. 24. “Juntos por un Huánuco Productivo, Competitivo y Exportador” Etapas de la Simplificación Administrativa Etapa de Re Diseño Fase: Rediseño del Procedimiento • Eliminar actividades innecesarias y/o modificar la secuencia correspondiente.
  25. 25. “Juntos por un Huánuco Productivo, Competitivo y Exportador” Etapas de la Simplificación Administrativa Etapa de Re Diseño Fase: Rediseño del Procedimiento • Generación de la Nueva Tabla ASME-VM y del Nuevo Diagrama del Rediseño del Proceso Mejorado. Actual Propuesto Diferencia Actividades 10 7 -3 Con valor añadido 7 6 -1 De control 2 1 -1 Sin valor añadido 1 0 -1 Tiempo 49 minutos 37 minutos -12 minutos Número de Requisitos Costo Cantidad de áreas participantes 2 1 -1 Recursos R1 0 0 0 R2 5 3 -2 R3 5 4 -1 R4 0 0 0 R5 1 1 0 R6 4 3 -1 R7 3 2 -1
  26. 26. “Juntos por un Huánuco Productivo, Competitivo y Exportador” Etapas de la Simplificación Administrativa Etapa de Re Diseño Fase: Modificación o Elaboración del Marco Normativo que Regule el Procedimiento Rediseñado • Elaboración de Propuesta de Directiva / Normativa. COD CA. CENTRO ACTIVIDAD COD ACT. ACTIVIDAD COD. RECURSO RECURSO CANTIDAD COSTO UNITARIO COSTO TOTAL CA017.1 TRÁMITE DOCUMENTARIO ACT003 REGISTRAR EN EL VISUAL TRÁMITE Y EN LA NOTA DE ENVIO B71720005.0001 PAPELES BOND 1.0 0.0470 0.0470 CA028 GERENCIA REGIONAL DE DESARROLLO SOCIAL ACT202 EFECTUAR EL REGISTRO EN FORMATO DIGITAL Y FÍSICO PRE ESTABLECIDO. B71720005.0001 PAPELES BOND 3.0 0.0470 0.1410 CA028 GERENCIA REGIONAL DE DESARROLLO SOCIAL ACT205 ELABORAR LAS FICHAS DE ORGANIZACIONES, INFORME TÉCNICO Y EL OFICIO. B71720005.0001 PAPELES BOND 8.0 0.0470 0.3760 CA028 GERENCIA REGIONAL DE DESARROLLO SOCIAL ACT205 ELABORAR LAS FICHAS DE ORGANIZACIONES, INFORME TÉCNICO Y EL OFICIO. B71850008.0002 GRAPAS 4.0 0.0010 0.0040 Costo de material fungible por prestación 0.6 anexo nro. 2
  27. 27. “Juntos por un Huánuco Productivo, Competitivo y Exportador” Etapas de la Simplificación Administrativa Etapa de Re Diseño Fase: Propuesta de Acondicionamiento de la Infraestructura y el Equipamiento • Elaboración de Propuesta de Infraestructura y Equipamiento.
  28. 28. “Juntos por un Huánuco Productivo, Competitivo y Exportador” Etapas de la Simplificación Administrativa Etapa de Re Diseño Fase: Propuesta de Rediseño de Costos (http://sgp.pcm.gob.pe/) • Elaboración y comparación de Costos del Proceso Actual versus el Proceso Rediseñado Mejorado. 2 3 ANEXOS COSTO POR PRESTACIÓN S/. Anexo 1 40.1 Anexo 2 0.7 Anexo 3 0.0 Anexo 4 0.2 Anexo 5 0.0 Anexo 6 5.2 Anexo 7 1.9 48.1 MATERIAL FUNGIBLE D. COSTO DEL PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO 1 Pautas Metodológicas a seguir para la determinación del costo del Procedimiento Administrativo: Se seguirán los procedimientos establecidos en el Decreto Supremo N° 064-2010-PCM "determinación de costos de los procedimientos administrativos y servicios prestados en exclusividad y su guia metodológica. Declaración de la Entidad: Se declara haber seguido los pasos establecidos en el D.S. 064-2010-PCM Registro de los costos parciales del Procedimiento Administrativo que se sustentan en Anexos N°s 1 al 7 CLASIFICACIÓN POR ELEMENTO DE COSTO COSTOS IDENTIFICABLES PERSONAL COSTO TOTAL DEL PROCED. ADMINISTRATIVO gratutito SERVICIOS DIRECTOS COSTOS NO IDENTIFICABLES MATERIAL NO FUNGIBLE SERVICIOS DE TERCEROS DEPRECIACIÓN Y AMORTIZACIÓN FIJOS
  29. 29. “Juntos por un Huánuco Productivo, Competitivo y Exportador” Etapas de la Simplificación Administrativa Etapa de Re Diseño Fase: Propuesta de Fortalecimiento de Capacidades • Elaboración de Propuesta de Directiva / Normativa.
  30. 30. “Juntos por un Huánuco Productivo, Competitivo y Exportador” Etapas de la Simplificación Administrativa Etapa de Re Diseño Fase: Presentación al Comité de Dirección del Proceso de Simplificación • Presentación de la Propuesta Integral (Interfaces de Usuario).
  31. 31. “Juntos por un Huánuco Productivo, Competitivo y Exportador” Etapas de la Simplificación Administrativa Etapa de Re Diseño Fase: Elaboración de la Propuesta Final • Elaboración de Propuesta de Directiva / Normativa.
  32. 32. “Juntos por un Huánuco Productivo, Competitivo y Exportador” Etapas de la Simplificación Administrativa Etapa de Implementación Fase: Capacitación Específica y Sensibilización Específica a Todas las Áreas Involucradas • Taller de Capacitación y Sensibilización.
  33. 33. “Juntos por un Huánuco Productivo, Competitivo y Exportador” Etapas de la Simplificación Administrativa Etapa de Implementación Fase: Aprobación del Marco Normativo que Fundamente el Nuevo Procedimiento Rediseñado • Instrumentos de gestión: muchas veces el ROF y el MOF tendrán que modificarse; en casos más específicos, habrá que modificar el CAP. • Norma que regula el trámite: la que corresponda. • Texto Único de Procedimientos Administrativos. • Manual de Procedimientos. • Norma que aprobó los derechos de tramitación.
  34. 34. “Juntos por un Huánuco Productivo, Competitivo y Exportador” Etapas de la Simplificación Administrativa Etapa de Implementación Fase: Adecuación de Ambientes, Difusión de Características del Procedimiento Simplificado y su aplicativo TIC
  35. 35. “Juntos por un Huánuco Productivo, Competitivo y Exportador” Etapas de la Simplificación Administrativa Etapa de Implementación Fase: Difusión Masiva de la Reforma Emprendida
  36. 36. “Juntos por un Huánuco Productivo, Competitivo y Exportador” Etapas de la Simplificación Administrativa Etapa de Monitoreo y Evaluación Fase: Monitoreo • La gestión del proyecto, es decir si se están cumpliendo las actividades, los plazos, y los objetivos y metas planteados. • Cuál es el avance del trámite rediseñado en términos de reducción de pasos, requisitos, tiempos, costos, recu rsos empleados, etc., respecto de los indicadores trazados como línea de base en la etapa de diagnóstico. Indicadores Ejemplos de indicadores Indicadores sobre el avance de la gestión del proyecto de simplificación: - % de avance de actividades realizadas de acuerdo con el plan. - Número de metas cumplidas - % de presupuesto ejecutado Indicadores sobre los logros de la simplificación en términos del trámite resideñado - Número de pasos simplificados - Número de requisitos - Número de rechazos de solicitudes presentadas. - Costo del trámite - Plazo para el pronunciamiento de la entidad
  37. 37. “Juntos por un Huánuco Productivo, Competitivo y Exportador” Etapas de la Simplificación Administrativa Etapa de Monitoreo y Evaluación Fase: Evaluación • Evaluación Ex-Ante. • Evaluación. • Evaluación ExPost. • Evaluación de Impacto. Evaluación del Impacto de la Simplificación Administrativa
  38. 38. “Juntos por un Huánuco Productivo, Competitivo y Exportador” Etapas de la Simplificación Administrativa Etapa de Mejoramiento Continuo y Sostenibilidad Fase: Mejora Continua • Planear. • Hacer. • Verificar. • Actuar. Tipos de indicadores Indicadores de economía: expresan la relación entre los costos reales frente a los costos previstos. Indicadores de eficiencia: expresan si es adecuada la relación entre la prestación de los servicios y los recursos utilizados para su producción. Indicadores de eficacia: Expresan la relación entre los resultados obtenidos y los resultados previstos. Indicadores de efectividad: Miden el impacto final en el conjunto de la población frente al impacto previsto.
  39. 39. “Juntos por un Huánuco Productivo, Competitivo y Exportador” Etapas de la Simplificación Administrativa Etapa de Mejoramiento Continuo y Sostenibilidad Fase: Sostenibilidad • Documentar el Proyecto. • Difusión. • Reglamentar el Procedimiento. • Acceder a Certificaciones. • Cartas de Compromiso al Ciudadano.
  40. 40. “Juntos por un Huánuco Productivo, Competitivo y Exportador” Agenda de Trabajo Marco Normativo Objetivos de la Simplificación Administrativa Recomendaciones Finales Anexos Etapas de la Simplificación Administrativa
  41. 41. “Juntos por un Huánuco Productivo, Competitivo y Exportador” Recomendaciones Finales • Las diferentes etapas del proyecto de simplificación no son necesariamente consecutivas, sino que más bien se entrelazan y en algunos momentos se desarrollan de manera paralela, por ejemplo alguna fase de la etapa de diseño como el mapeo de actores se continuará realizando mientras se realiza la etapa de implementación. • El proceso de cambio es continuo, en tal sentido culminado el proyecto de simplificación de acuerdo con las fases antes descritas se debe seguir evaluando si los procedimientos pueden seguirse mejorando. Para ello se sugiere utilizar las herramientas descritas en la etapa de mejora continua. • Las fases de presentación a las instancias políticas son importantes y deben realizarse por mas tortuoso que fuese; ello por cuanto es la forma de asegurar el proyecto de simplificación. • No son indispensables ingentes recursos para desarrollar proyectos de simplificación administrativa. Los elementos más importantes son la voluntad política de las autoridades y el empuje de los funcionarios y el personal. • La comunicación interna y externa masiva para informar al público usuario es importante para asegurar la sostenibilidad de los proyectos, por cuanto de esta manera se contará con una ciudadanía informada que apoya la simplificación.
  42. 42. “Juntos por un Huánuco Productivo, Competitivo y Exportador” Agenda de Trabajo Marco Normativo Objetivos de la Simplificación Administrativa Recomendaciones Finales Anexos Etapas de la Simplificación Administrativa
  43. 43. “Juntos por un Huánuco Productivo, Competitivo y Exportador” Anexos • Formato de Tabla ASME-VM. • Formato de Diagrama de Bloques. • Formato de Estructura de Datos. • Formato de Interface Gráfica de Usuario. • Formato de Reunión de Trabajo PMBOOK-PMI. • Formato de Plan de Trabajo con Línea de Tiempo en Open Project.
  44. 44. “Juntos por un Huánuco Productivo, Competitivo y Exportador”“Juntos por un Huánuco Productivo, Competitivo y Exportador” Gerencia Regional de Planeamiento, Presupuesto y Acondicionamiento Territorial UNIDAD DE DESARROLLO INSTITUCIONAL

×