Ejemplo guia general de auditoría

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Ejemplo guia general de auditoría

  1. 1. INSTITUTO DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA DEL DISTRITO FEDERALGUÍA GENERAL DE AUDITORÍA AGOSTO DE 2006
  2. 2. INSTITUTO DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA DEL DISTRITO FEDERAL ÍNDICE PáginasIntroducción 3Disposiciones Generales 3I. Objetivo 3II. Marco Jurídico 3III. Definición 3IV. Programa Anual de Auditoría 4V. Metodología para el Desarrollo del Trabajo de Auditoría 5 1. Planeación 5 1.1 Inicio de la auditoría 5 1.2 Solicitudes de información 5 1.3 Acta de inicio de auditoría 6 1.4 Planeación detallada 7 2. Ejecución de trabajos de auditoría 7 2.1 Papeles de trabajo 9 2.2 Supervisión del trabajo de auditoría 12 3. Informe de Auditoría 13VI. Seguimiento de Observaciones 15VII. Control de Auditoría 16
  3. 3. INSTITUTO DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA DEL DISTRITO FEDERALINTRODUCCIÓNEl documento que se presenta a continuación incluye actividades a desarrollar en el procesode auditoría dentro de la Contraloría del Instituto de Acceso a la Información Pública delDistrito Federal, con la finalidad de agilizar su aplicación.Cabe hacer mención, que para la elaboración de la presente Guía, se tomó como referencialo señalado en las Normas Generales de Auditoría Pública emitidas por la Secretaría deContraloría y Desarrollo Administrativo, ahora Secretaría de la Función Pública, así como enlas normas de observancia obligatoria que rigen la actuación profesional del auditor en susrespectivos ámbitos de competencia, emitidas por el Instituto Mexicano de ContadoresPúblicos, A.C. (IMCP), y el Instituto Mexicano de Auditores Internos, A.C.DISPOSICIONES GENERALESLa Contraloría del Instituto observará las Normas Generales de Auditoría Pública emitidaspor la Secretaría de Contraloría y Desarrollo Administrativo, ahora Secretaría de la FunciónPública, en todo aquello que no se oponga a sus funciones y atribuciones previstas en la Leyde Transparencia y Acceso a la Información Pública del Distrito Federal y el ReglamentoInterior del Instituto.En virtud de lo anterior, los servidores públicos del Instituto de Acceso a la InformaciónPública del Distrito Federal, deberán observar las reglas contenidas en la presente Guía, asícomo a los requerimientos que formule la Contraloría para efectos de cumplir con lasatribuciones que le confiere la Ley de Transparencia y demás normatividad aplicable.I. OBJETIVONormar y estandarizar el trabajo de auditoría desarrollado por el personal de la Contraloríadel Instituto.II. MARCO LEGALLey de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Distrito Federal, artículos 76 y77, publicada en la Gaceta Oficial del Distrito Federal el 8 de mayo de 2003, última reformadel 29 de mayo de 2006.Código Financiero del Distrito Federal, artículos 448 y 514, publicado el 30 de diciembre de2005, en el que se reforma, adiciona y deroga disposiciones del Código Financiero del D.F.Decreto de Presupuesto de Egresos del Distrito Federal para el ejercicio fiscal del año 2006en sus artículos 32 y 67, publicado en la Gaceta Oficial del Distrito Federal el 30 dediciembre de 2005Reglamento Interior del Instituto de Acceso a la Información Pública del Distrito Federal,artículo 29, publicado en la Gaceta Oficial del Distrito Federal el 28 de abril 2006.Ley Federal de Responsabilidades de los Servidores Públicos, última reforma publicada en elDiario Oficial de la Federación el 13 de junio de 2003. 3
  4. 4. INSTITUTO DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA DEL DISTRITO FEDERALIII. DEFINICIÓNLa auditoría pública es una actividad independiente de apoyo a la función directiva, enfocadaal examen objetivo, sistemático y de evaluación de: las operaciones financieras yadministrativas realizadas; de procedimientos implantados; de la estructura orgánica enoperación y de los objetivos y metas alcanzados, con el propósito de determinar el grado deeficacia, eficiencia, efectividad, imparcialidad, y apego a la normatividad con que se hanadministrado los recursos públicos que les fueron suministrados, así como la calidad con quese prestan sus servicios.IV. PROGRAMA ANUAL DE AUDITORÍALa base para la realización de los trabajos en la materia, es el Programa Anual de Auditoría,cuyo objetivo es determinar, de acuerdo a la fuerza de trabajo de la Contraloría, el númerode auditorías, objetivos y tiempo en que se realizarán los trabajos de fiscalización, así comola cantidad de semanas-hombre que se destinarán a las funciones de quejas y denuncias,responsabilidades e inconformidades.Para la elaboración del Programa, la Contraloría realizará una investigación previa a lasáreas del Instituto, seleccionando las operaciones, procesos o recursos donde se considerenecesario llevar a cabo una auditoría, lo cual permitirá identificar los riesgos que podríanimpactar significativamente la capacidad del Instituto para alcanzar sus objetivos.En ese orden de ideas, la evaluación de riesgos deberá considerar los siguientes aspectos: 1. Identificar y documentar en una cédula de trabajo los riesgos principales del Instituto. 2. Calificar los riesgos identificados por su importancia y probabilidad de ocurrencia. 3. Con base en los puntos anteriores, integrar un tablero o mapa de riesgos de las áreas del Instituto, que permita una visualización clara de su impacto y probabilidad de ocurrencia.Tanto la evaluación de la importancia del riesgo como de la probabilidad de ocurrencia, debecalificarse sin considerar los procesos y controles que la institución ya tiene implementadospara administrar dichos riesgos. 4. Una vez terminada la evaluación de riesgos, se procederá a definir el número de auditoría a realizar. 5. Ya definido el número de auditorías se procederá a la distribución de la fuerza de trabajo, en cuanto al número de semanas a invertir en los trabajos de auditoría, juntas, capacitación, vacaciones, etc. 6. Finalmente se procede a la integración del Programa Anual de Auditoría detallado con su respectivo resumen.En el anexo 1 se presentan las herramientas para la elaboración del Programa Anual deAuditoría. 4
  5. 5. INSTITUTO DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA DEL DISTRITO FEDERALV. METODOLOGÍA PARA EL DESARROLLO DEL TRABAJO DE AUDITORÍAEl trabajo de auditoría comprende tres etapas: Planeación, Ejecución y Emisión del Informe.1. Planeación:El auditor llevará a cabo una investigación preliminar del área por auditar, que le permitaconocer los antecedentes y rubro por revisar, con la finalidad de determinar los objetivos yactividades que se efectuarán, estableciendo los tiempos asignados para la revisión. Dichosaspectos se precisaran en la Carta Planeación y en el Cronograma de Actividades aDesarrollar.La base para la elaboración de la Carta Planeación es el Programa Anual de Auditoría y lainvestigación que se realiza sobre el área a auditar, cuyo objetivo del documento es conocerla estructura orgánica del área auditada, los aspectos de control interno, el marco jurídico y laposible problemática que pudiese presentarse en el transcurso de la revisión, lo anteriorservirá de soporte para la planeación de actividades, considerando los aspectos del anexo 2.La Carta Planeación estará respaldada con el Cronograma de Actividades a Desarrollar, enel cual se detallan las actividades que el grupo de auditoría efectuará desde el inicio hasta suconclusión, debiendo considerar los aspectos del anexo 3 para su elaboración.1.1 Inicio de la AuditoríaLa práctica de auditoría invariablemente se lleva a cabo mediante mandato escritodenominado Orden de Auditoría, con las siguientes características: Dirigirse al servidor público de mayor jerarquía responsable del área por auditar. Estar debidamente fundamentada y motivada. Citar al grupo de auditores que practicarán la revisión, incluyendo al responsable de la misma. Describir de manera general los alcances de la auditoría y el período por revisar. Estar firmada por el Contralor, o por quién éste haya designado para tal fin. La orden de auditoría se entregará a quién va dirigida, obteniendo de puño y letra de éste, el acuse de recibo en una copia de la misma (o en su caso se entregará al servidor público designado para tal efecto). Además de turnarse copia a las instancias correspondientes.En el anexo 4 se incluye el modelo de orden de auditoría.1.2 Solicitud de informaciónCuando derivado de la revisión a un área o rubro específico y sea necesario obtenerinformación y documentación vinculada con ésta y obre en poder de otra área a la que no sele está practicando la auditoría; así como cuando sea necesario obtener información del áreaauditada, se procederá a elaborar una solicitud de información, lo anterior con fundamento 5
  6. 6. INSTITUTO DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA DEL DISTRITO FEDERALen el artículo 47 fracciones XIX y XXIV de la Ley Federal de Responsabilidades de losServidores Públicos y articulo 29, fracción VIII, del Reglamento Interior del Instituto deAcceso a la Información Pública del Distrito Federal, debiendo entregar, el área auditada, ladocumentación y/o información en la fecha señalada en la solicitud. En el anexo 5 se incluyeel modelo de solicitud de información.1.3 Acta de Inicio de AuditoríaEn todas las revisiones que practique la Contraloría invariablemente se levantará Acta deInicio de Auditoría o bien Acta Complementaria por Ampliación o Sustitución de personal,ampliación de alcance y/o del período, y en su caso, por la verificación de documentación,elaboración de información, o cualquier otra eventualidad (pues cabe la posibilidad dedeterminar irregularidades con presunta responsabilidad), en las que se harán constar lossiguientes aspectos: Lugar, hora y fecha del acto. Nombre de todos los participantes, número de identificación oficial y/o institucional, así como el nombre de la unidad administrativa de adscripción. Número de orden de auditoría, fecha, nombre de la persona a quién va dirigida y quién la emitió. El apartado de hechos del acta, que describirá la forma en que se presentaron los auditores actuantes, con quién se presentaron y el documento con el que se identificaron los que intervienen en el acta. Asimismo, se hará constar la entrega de la orden de auditoría a quién va dirigida o a la persona designada para atenderla, de la que se obtendrá el acuse de recibo de su puño y letra así como el sello oficial del área auditada en una copia de la orden de auditoría. En el levantamiento del acta se requerirá a la persona con quien se entiende la diligencia, el nombramiento de dos testigos de asistencia; en caso de negativa, los auditores actuantes nombrarán a dichos testigos, hecho que quedará asentado en el acta.También deberán incluirse los siguientes datos de los testigos: a) Nombre completo. b) Nacionalidad. c) Domicilio oficial o particular. d) Número de identificación con que acrediten su personalidad. e) Registro Federal de Contribuyentes con homoclave. f) Señalamiento de que los testigos aceptaron el nombramiento. 6
  7. 7. INSTITUTO DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA DEL DISTRITO FEDERAL Posteriormente, los auditores actuantes solicitarán a la persona con que se entiende la diligencia, si desea agregar algún otro hecho.En caso positivo se le otorgará la palabra y, en caso negativo, se procederá al cierre ytérmino del acta.En el anexo 6 se incluyen las especificaciones para el levantamiento del acta y el modelopara su elaboración.I.4 Planeación detalladaEsta actividad deberá realizarse previo a la ejecución de la auditoría por el auditor encargadodel grupo y será sobre el área o rubro asignado para su análisis. Esta planeación sedocumentará en el formato denominado Marco Conceptual, considerando los siguientesaspectos: Identificación de la auditoría. Aspectos por revisar. Objetivo que se persigue. Universo y muestra por revisar. Procedimientos que se desahogarán durante el desarrollo del trabajo. Conclusiones.La información anterior se obtiene del análisis al sistema de control interno (a través de laaplicación del cuestionario de control interno, al titular del área por auditar), que le permite alauditor comprender el ambiente de control y el grado de confianza que debe tener sobre lasoperaciones por analizar.Con la planeación detallada, el auditor podrá identificar el trabajo que ejecutará, además depermitirle el seguimiento de los avances que éste va obteniendo para el establecimiento delos procedimientos por desahogar; delimita las responsabilidades y evita duplicidad defunciones en la auditoría.En el marco conceptual se deberá especificar cada partida, rubro o actividad por auditar,para que con base en lo anterior, se revise y, en su caso, se adecue el cronograma deactividades por realizar, mismo que contendrá el programa detallado de la revisión.Considerar el modelo del anexo 7 para su elaboración.2. Ejecución del trabajo de AuditoríaEn la etapa de ejecución, el auditor deberá obtener evidencia suficiente del área o rubro quese analiza para contar con elementos de juicio suficientes que le permitan determinar el 7
  8. 8. INSTITUTO DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA DEL DISTRITO FEDERALgrado de veracidad de la documentación revisada, así como la confiabilidad de los sistemasy registros examinados, para con ello, estar en posibilidades de emitir una opinión.La ejecución del trabajo de auditoría se aplica de manera lógica y sistemática para que elauditor reúna elementos informativos suficientes y necesarios para cubrir sus pruebasselectivas, a través de cuatro fases: Recopilación de datos: El auditor se allega de información y documentación necesaria para su revisión, la cual deberá estar relacionada con el área, programa o rubro que se analiza a fin de alcanzar el objetivo planteado. Registro de datos: Se lleva a cabo en los documentos denominados Papeles de Trabajo, en los cuales se incluyen los datos referentes al análisis, comprobación y conclusión de las operaciones examinadas. Análisis de la información: Consiste en desagregar los elementos de un todo para ser examinados en detalle y obtener un juicio sobre el todo o sobre cada una de sus partes. Cabe señalar que la profundidad del análisis estará en función del objetivo planteado en relación directa con la problemática determinada. Evaluación de los Resultados: Sólo es posible si se consideran los elementos de juicio suficientes para emitir una opinión, lo cual deberá reflejarse en cédulas de observaciones donde se describirán las irregularidades detectadas, sus causas y efectos, el fundamento legal transgredido y las recomendaciones que el auditor proponga para resolver la problemática.Para poder efectuar las fases antes mencionadas, deben aplicarse técnicas y procedimientosde auditoría, mismos que a continuación se mencionan: 1. Estudio General: Características generales del área, tales como programas, objetivos, conceptos, rubros a revisar, presupuesto, estados financieros, etc. 2. Análisis: Clasificación de los distintos elementos individuales que forman una cuenta, rubro o concepto, saldos, movimientos contables, etc. 3. Inspección: Examen físico de bienes materiales o documentos, con la finalidad de verificar la autenticidad de un activo o de una operación registrada en la contabilidad financiera, presupuestal, según sea el caso. 4. Confirmación: Obtención de comunicación escrita, y puede ser aplicada de diferentes formas: • Positiva: se envían datos a la persona y se le solicita que confirme la información y que emita sus comentarios, en su caso. • Negativa: se envían datos al confirmante y se le solicita de respuesta solo si está en desacuerdo con la información presentada. • Nula: No se envían datos y se solicita información sobre saldos, movimientos o cualquier otro dato necesario para la auditoría. 8
  9. 9. INSTITUTO DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA DEL DISTRITO FEDERAL 5. Investigación: Obtención de información, datos y comentarios de los servidores públicos del área auditada, lo que permitirá al auditor formarse un juicio sobre algunos saldos u operaciones realizadas por el área auditada. 6. Declaración: Manifestación por escrito por escrito, con la firma del servidor público que emite la declaratoria sobre la información o datos solicitados por el auditor. Esta técnica debe ser aplicada a las personas que directamente conocen de la situación que se analiza y puede realizarse mediante una solicitud de información o una comparecencia donde la declaratoria de la persona queda asentada en un acta. 7. Certificación: Obtención de un documento en el que se asegure la verdad de un hecho o documento legalizado con la firma de una autoridad que cuente con tal atribución. 8. Observación: Presencia física del auditor para verificar como se realiza una operación o hecho. 9. Cálculo: Verificación matemática de las operaciones contables, presupuestales, etc. 10. Compulsa: Consiste en la visita domiciliaria a proveedores, contratistas y prestadores de servicio para solicitarles documentación y compararla con la presentada por el área auditada. En este caso, el auditor asiste directamente al domicilio del tercero y levanta un acta de la visita (consultar la Guía para la solicitud de documentos y datos a proveedores, contratista y prestadores de servicio en forma personal).2.1 Papeles de trabajoLa aplicación de los procedimientos de auditoría se hace constar en cédulas de trabajo, lascuales deben contener evidencia de la planeación, ejecución, conclusión y supervisión deltrabajo y de los informes que se generen. Cabe señalar que para la elaboración eintegración de los papeles de trabajo el auditor deberá considerar lo señalado en la Guíapara la Elaboración de Papeles de Trabajo.Las cédulas de trabajo se clasifican en: Sumarias: Son el resumen de los procedimientos aplicados a un grupo homogéneo de conceptos o datos que están analizados en otras cédulas (concentrados de información). Analíticas: Son el desarrollo de un procedimiento sobre un concepto u operación específico, contenido en las cédulas sumarias.Cédula de observaciones: Es el documento en el que se concentrarán las observacionesdeterminadas por el auditor y contendrá un apartado donde los responsables del áreaauditada registrarán la fecha compromiso para atender las recomendaciones y, en su caso,las acciones que ejecutarán para lograrlo. En este mismo apartado se anotará el nombre y 9
  10. 10. INSTITUTO DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA DEL DISTRITO FEDERALcargo de los servidores públicos responsables del área u operación donde surgieron lasobservaciones, obteniéndose las respectivas firmas.El Contralor y los auditores comentarán las cédulas de observaciones con los responsablesde la operación revisada y del área auditada, hasta dos días antes de su presentación formalen el informe de auditoría. De esa reunión podrán obtenerse elementos adicionales queratifiquen la irregularidad, así como las causas que las provocan. En cualquiera de loscasos, la discusión permite al auditor tener plena confianza y solidez en los planteamientosdetallados en la cédula de observaciones. Asimismo, concertará con los servidores públicoslas recomendaciones que incluyan aquellas acciones que permitan dar solución, no solo a ladesviación detectada, sino a la problemática esencial que ocasionan las irregularidades.Es importante señalar, que si derivado de la investigación se determinan irregularidades queconlleven responsabilidades o daño patrimonial, el auditor encargado informará al Contralor,anexando la documentación que la sustenta y elaborará el informe correspondiente, deacuerdo con lo señalado en la Guía para la Elaboración e Integración de Expedientes deCasos con presunta Responsabilidad de Servidores Públicos del Instituto.Para que las recomendaciones incidan favorablemente en la mejora de las actividades yoperaciones y elimine la recurrencia en las desviaciones, en la elaboración de las cédulas deobservaciones deban considerarse los siguientes aspectos: Definir la problemática observada. Identificar las causas reales que provocaron las desviaciones. Visualizar las repercusiones a corto y mediano plazo que ocasionan las desviaciones en procesos, actividades o unidades responsables que se interrelacionan con el aspecto auditado. Plantear recomendaciones concertadas con el área auditada, que solucionen en un tiempo razonable las causas reales de las irregularidades y eviten la incidencia en otras unidades relacionadas con el área, proceso o aspecto auditado.Cédulas de seguimiento: Manifiestan el avance en la atención de irregularidadesdetectadas durante la auditoría, en ellas se verifica que las recomendaciones hechas por elauditor y las acciones implantadas por el área revisada, hayan sido aplicadas y que permitanla solución de la problemática o, en su caso, el avance en su solución. Asimismo, lascédulas deben contener, además de la identificación de la auditoría, los siguientes datos: La observación a la cual se da seguimiento. Las acciones realizadas por el área operativa para dar solución a la problemática planteada. El juicio u opinión del auditor para considerar solventada o no la irregularidad. En caso de no estar solventada la observación, el replanteamiento que propone el auditor, mediante medidas correctivas y/o preventivas para solventarlas. 10
  11. 11. INSTITUTO DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA DEL DISTRITO FEDERAL La fecha compromiso en la que el área auditada considera resolver las irregularidades. Nombre del titular del área auditada y su firma.Al igual que las cédulas de observaciones, las de seguimiento deben ser comentadas con elresponsable del área auditada, hasta dos días antes de quedar plasmadas en el informe deauditoría.De manera general en el anexo 8 y 9 se mencionan las especificaciones que debencontener las cédulas.Nota: Debe evitarse obtener fotocopia de todos los documentos analizados, si se llegan a utilizar reportes yresúmenes elaborados por las áreas revisadas, a esos documentos se les deberá dar el mismo tratamiento comosi fuera un papel de trabajo elaborado por el auditor, siempre y cuando lleve la anotación de donde se obtuvo ycomo se verificó la veracidad de la información; basta con dejar marcas en las cédulas correspondientes comoevidencia del procedimiento aplicado o de que fueron analizados, a excepción de aquellos que sustentan unapresunta responsabilidad, en cuyo caso se obtendrá toda la documentación que soporte la irregularidad y nodeberán contener ninguna anotación realizada por el auditor, ya que deberán integrarse al expediente que seenvíe al área de responsabilidad o la autoridad competente.Los papeles de trabajo contienen claves que permiten enlazar datos y localizar el análisis deesos datos en otras cédulas. Estas claves se conocen como índices, referencias y marcasde auditoría. Índice: Son claves que permiten localizar el lugar exacto de una cédula en el o los legajos de papeles de trabajo (deberán anotarse en la esquina superior derecha de cada foja). Referencias: Son el enlace entre cifras o información que aparece en las diferentes cédulas, que se anotan para cruzar los datos. Marcas: Son señales que se anotan junto a la información plasmada por el auditor para evidenciar las investigaciones realizadas.Nota: La Contraloría deberá contar con los sistemas de índices alfanuméricos que consideren más adecuados,siendo de uso obligatorio y homogéneo para los auditores.Para efectos de esta Guía, en el anexo 10 se relacionan las marcas más comunes en eltrabajo de auditoría.Las reglas generales para la elaboración de los papeles de trabajo son: Identificar el área o rubro revisado, la fecha de elaboración de la cédula, nombre y firma del auditor que la elaboró y firma del responsable del grupo de auditoría como evidencia de la supervisión que realizó. Deben ser completos y suficientemente detallados de tal manera que permita su inmediata comprensión sin dificultad alguna y sin perder claridad. 11
  12. 12. INSTITUTO DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA DEL DISTRITO FEDERAL Contener fuentes de información, índices, cruces, marcas, referencias, conclusión y notas. Ser pulcros, legibles y ordenados lógicamente. Ser elaborados con bolígrafo de tinta negra o mediante impresiones claras de computadora, con el fin de asegurar su contenido. La información contenida en los expedientes de auditoría es de carácter confidencial y exclusiva de la instancia fiscalizadora; no obstante el auditor podrá proporcionarlos cuando reciba un requerimiento judicial para brindar información contenida en ellos.Al concluir la revisión, los papeles de trabajo formarán parte del expediente de auditoría, porlo que deben integrarse en legajos ordenados de manera lógica y ser resguardados en elarchivo documental del Instituto.2.1.1 Supervisión del Trabajo de AuditoríaLa supervisión persigue los siguientes objetivos: Incrementar la calidad de las auditorías, a través de la revisión constante del trabajo del auditor, en función de los objetivos planeados. Buscar que el desarrollo de las revisiones se logre con la máxima eficiencia, eficacia y economía, con apego a las Normas Generales de Auditoría, Normas y procedimientos de auditoría y Normas para atestiguar y demás normatividad aplicable. Lograr que los auditores desarrollen la capacidad necesaria para la práctica de la auditoría pública. Elaborar los papeles de trabajo de tal forma que éstos apoyen adecuadamente los objetivos y proporcionen información objetiva, además de obtener evidencia suficiente, competente, relevante y pertinente. Conocer de inmediato y en cualquier momento el avance de la auditoría. Determinar si se han aplicado íntegramente los procedimientos y técnicas específicos de auditoría.La intensidad de la supervisión que se ejerce sobre los auditores es inversamenteproporcional al nivel de experiencia, conocimientos y capacidad profesional del auditor; entremenores sean estos atributos mayor será la supervisión. También influye en el grado desupervisión la dificultad y especialidad del aspecto que se audita; más no se debe coartar lalibertad y se debe ser flexible al aplicar la supervisión. En cualquier caso debe abarcar laverificación de: La correcta planeación de los trabajos. 12
  13. 13. INSTITUTO DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA DEL DISTRITO FEDERAL La ejecución del trabajo conforme a la Carta Planeación y la verificación de su cumplimiento; el Marco Conceptual y las modificaciones autorizadas a los mismos, el cumplimiento de los tiempos establecidos en el Cronograma de Actividades a Desarrollar y en su caso, explicar las variaciones, observando que el resultado de la aplicación de procedimientos y técnicas sea congruente con los alcances previstos. La correcta formulación de los papeles de trabajo. El debido respaldo de las observaciones y conclusiones. El adecuado cumplimiento de los objetivos de la auditoría. Los requisitos de calidad de los informes de auditoría en cuanto al alcance de la revisión, precisión, claridad y objetividad y que se formulen en términos constructivos y convincentes. El cumplimiento de los procedimientos de auditoría de aplicación general. La correcta determinación, redacción y clasificación de las observaciones, así como la congruencia y calidad de las acciones correctivas y preventivas recomendadas.Por lo anterior, la función de supervisión de los trabajos de auditoría debe ser aplicada en lasetapas de inicio, de ejecución del trabajo y conclusión de la auditoría y dejar evidencia de lasupervisión realizada en los papeles de trabajo.3. Informe de AuditoríaConcluida la etapa de ejecución, el Contralor debe comunicar al Presidente del Instituto deAcceso a la Información Pública del Distrito Federal y al titular del área auditada, losresultados determinados durante su intervención, a través del documento denominadoInforme de Auditoría.El informe de auditoría debe contener la declaración formal del auditor de haber desarrolladosu trabajo de conformidad con los procedimientos de auditoría de aplicación general o hacerconstar que así está reflejado en papeles de trabajo. El informe consta de cinco elementos: A) Oficio de Envío (informe ejecutivo)Es el documento mediante el cual se hace oficial el envío del informe al Presidente delInstituto y al titular del área auditada. El objetivo principal de este informe es que de formaresumida se den a conocer las observaciones determinadas, describiendo de manera clara yprecisa los principales problemas que enfrenta el área auditada, así como los rubros oconceptos analizados, con base en las desviaciones determinadas, su origen, repercusionesy efectos, tal como se estableció en las cédulas de observaciones.El informe ejecutivo tiene dos modalidades: Informe ejecutivo de una auditoría. 13
  14. 14. INSTITUTO DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA DEL DISTRITO FEDERAL Informe ejecutivo de una auditoría de seguimiento.En los anexos 11 y 12 se presentan las especificaciones, características y modelosrespectivos. B) Carátula del InformePresenta un resumen de los datos más importantes de la auditoría para su fácilidentificación; contiene entre otros aspectos, el nombre del área auditada, tipo de auditoría,período auditado, número de control de la auditoría, fechas de inicio y término, fecha dediscusión de observaciones y nombre de los responsables de la auditoría. C) ÍndiceSe numeran los capítulos que integran el informe, señalando el número de la página dondese localiza cada apartado. D) Cuerpo del InformeSe dan a conocer los resultados de los trabajos realizados de manera resumida; y seestructura de la siguiente manera: Antecedentes: Se anotarán las causas que originaron la revisión, las principales funciones u operaciones del área evaluada y cualquier otro elemento que sea necesario mencionar. Período: Indica el lapso en que se realizaron los trabajos de auditoría. Objetivo: Los logros que se propusieron alcanzar con la revisión. Alcances: Señala las áreas evaluadas, cantidad e importe de las actividades u operaciones revisadas y su proporción porcentual respecto a sus universos particulares. Resultados del trabajo desarrollado: En este apartado se describen los aspectos relevantes identificados durante la auditoría, pero no como una transcripción o síntesis de las observaciones determinadas ni la mención de desviaciones específicas o particulares. Los resultados incluidos en el informe deben corresponder a problemas definidos con precisión y que sean el origen de las desviaciones, tal y como fueron plasmados en las cédulas de observaciones, haciendo hincapié en las repercusiones dentro de procesos, actividades o áreas auditadas. Además, los resultados deben proporcionar información valiosa para la toma de decisiones por parte de los servidores públicos responsables de atenderlas; por ello, el auditor vinculará las diferentes desviaciones para mostrar cómo, en su conjunto, repercuten y afectan la planeación, programación y ejecución de los programas y consecuentemente el logro de los objetivos. 14
  15. 15. INSTITUTO DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA DEL DISTRITO FEDERAL El objetivo del informe va más allá de evidenciar los errores o deficiencias, también destaca los aciertos que fueron identificados. En este sentido, debe hacerse referencia a los elementos de éxito que permitieron el logro de los objetivos. Conclusión y recomendaciones: Como importante es señalar las deficiencias más significativas, también lo es promover acciones que conlleven su solución; por ello, dentro del informe de auditoría se incluirán las conclusiones y recomendaciones generales. Debido a que en las cédulas de observaciones quedaron escritas recomendaciones específicas concertadas con los servidores públicos responsables de atenderlas, la recomendación general debe estar planteada de tal manera que aporte elementos para la toma de decisiones en la planeación, programación, organización, ejecución, control y evaluación de los programas asignados al área auditada. E) ObservacionesSe incluyen todas las cédulas de observaciones comentadas y firmadas por los servidorespúblicos responsables de las áreas donde surgieron, también deben estar firmadas por elresponsable del área de auditoría como evidencia de la supervisión que realizó y de laformalización de su envío al área auditada.VI. Seguimiento de ObservacionesA través de las auditorías de seguimiento se verifican las acciones realizadas por el áreaauditada para atender las recomendaciones preventivas y correctivas sugeridas enauditorías anteriores, a fin de que se corrija la problemática detectada y se evite surecurrencia.Con la finalidad de dar cumplimiento al artículo 77, fracción VII de la Ley de Transparencia yAcceso a la Información Pública del Distrito Federal, y artículo 29 fracción IV del ReglamentoInterior del Instituto de Acceso a la Información Pública del Distrito Federal, se establececomo plazo máximo para la atención de observaciones y/o recomendaciones, 30 díashábiles contados a partir de la entrega del informe de auditoría al titular del área auditada.Dentro del plazo de los 30 días hábiles, la Contraloría, podrá ordenar una auditoría deseguimiento al área correspondiente para verificar la atención de las observaciones.Para que la Contraloría pueda dar por atendidas las observaciones, requerirá al áreaauditada presentar, dentro del plazo establecido, la documentación y argumentos que estimenecesarios para su solventación, si transcurrido el plazo, el área no presenta ladocumentación suficiente para su atención, la Contraloría procederá de conformidad con laLey Federal de Responsabilidades de los Servidores Públicos, llevando a cabo lasinvestigaciones correspondientes y, en su caso, imponer las sanciones administrativas a quehubiere lugar. 15
  16. 16. INSTITUTO DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA DEL DISTRITO FEDERALEn caso de presentarse circunstancias que desfasen los períodos de atención de lasobservaciones derivados de la ejecución de auditoría y seguimientos, será necesario que losresponsables de las áreas auditadas avisen sobre tal situación de manera inmediata y porescrito a la Contraloría, la cual podrá autorizar una prórroga en casos debidamentejustificados y por única vez.La solicitud de prórroga deberá ser solicitada por escrito, por el responsable del áreaauditada, con cinco días hábiles de anticipación a la fecha límite para la atención deobservaciones, siendo necesario que se expliquen claramente las razones por las cuales seretrasará la entrega de información de que se trate y el tiempo que se requerirá para suatención. El Contralor será el responsable de analizar si cada solicitud está debidamentemotivada, y si procede otorgar la prórroga solicitada. Las solicitudes de prórroga que setramiten con posterioridad al plazo establecido en este párrafo no surtirán efecto alguno.VII. Control de AuditoríaPara llevar a cabo el control de las auditorías se emplearan dos formatos: Cédula Única deAuditoría y Evaluación de la Auditoría.a) Cédula Única de AuditoríaEste documento concentra la información general que se derivó de la revisión: datos deidentificación, cantidad de observaciones, personal participante e importes fiscalizados.La cédula será firmada por el jefe de grupo de auditoría y avalada por el responsable delárea de auditoría o, en su caso, por quien haya designado el Contralor.El anexo 13 incluye el modelo y las especificaciones para el llenado de la Cédula Única deAuditoría.b) Evaluación de la AuditoríaParte importante de la ejecución del trabajo de auditoría es alcanzar los objetivos planteadospara la revisión, por ello es conveniente evaluar la auditoría como tal, mediante uncuestionario sencillo, el cual debe elaborar el jefe de grupo de la auditoría, de acuerdo conlas especificaciones del anexo 14.En este cuestionario se destaca la planeación de la auditoría, la elaboración de papeles detrabajo, y la ejecución de los trabajos. 16
  17. 17. INSTITUTO DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA DEL DISTRITO FEDERALPROGRAMA ANUAL DE AUDITORÍA ANEXO 1
  18. 18. anexo 1 herraminetas-elaboracion PAAI.xls CONTRALORÍA MODELO DE ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS TEORÍA Identifica y Mide Riesgos: a) Permite comparar graficamente los 1.- Identificar riesgos que impacten B E N E F I C I O Modelo de Administración Área, operación,función,programa o riesgos detectados. la capacidad de la institución para alcan P R O P O S I T O de reisgos. (MAR) proceso b) Se miden por su impacto total sobre zar sus objetivos. los objetivos de la Institución. 2.- Proporcionar información para focaliINSTRUMENTO c) Es utilizado por varios Directores, zación del PAT. Visualiza los riesgo. Gerentes, Supervisores y estrategas. 3.- Evaluar y fortalecer los sistemas de Mapa de Riesgo. Valora su impacto. d) Herramienta útil que permite una control existentes. (MR) Planea revisión de controles. adecuada Planeación anual de las Acti 4.- Asegurar el cumplimiento de los vidadesde control y auditoría en los pro objetivos. cesos y áreas de mayor riesgo. 5.- Confiabilidad de información financiera cumplimiento de normatividad; Salvaguarda de activos fijos. T I P O S I.- DE ATENCIÓN INMEDIATA.- Es necesario la evaluación de los sistemas o procesos. (de prioridad alta) M E T O D O L O G I A (CÉDULAS) II.- DE ATENCIÓN PERIÓDICA.-Significativo, probabilidad de ocurrencia menor, evaluar dos veces al año dependiendo la 1 Identificar los riesgos principales de la institución. confianza y el grado de razonabilidad. (de prioridad alta) 2 Asignar nivel de importancia III.- DE SEGUIMIENTO.- Menos significativos con alta probabilidad 10 al valor de mayor jerarquia de ocurrencia. (revisar por lo menos una vez al año). 1 al valor de menor jerarquia IV.- CONTROLADOS.- De baja importancia, seguimiento y control 3 Use cada número sólo una vez. mínimo, salvo cambios sustanciales. 4 Calificar las probabilidad de ocurrencia 5 riesgo que seguramente ocurrirá 1 representa riego improbable 5 Al final de la cédula enliste otros riesgos significativos
  19. 19. CONTRALORíA CÉDULA DE EVALUACIÓN DE RIESGOSCÉDULA DE EVALUACIÓN DE RIESGOS (Anexo 1) Importancia Probabilidad de ocurrencia(Califique de 1 al 10, siendo (Califique de 1 al 5, siendo 5 10 el riesgo más el de ocurrencia mas significativo) probable) Clase de Riesgo Definición del RiesgoRiesgos de Incumplimiento Normativo Normatividad 1. Falta de un marco normativo específico para el Instituto (manuales, linemaientos, reglas, políticas) Normatividad 2. Que los cambios normativos y las iniciativas por parte de las instancias reguladoras puedan generar mayores presiones competitivas y afectar significativamente a la institución para conducir la operación de manera eficiente. Normatividad 3. Bajo desempeño en el cumplimiento de los programas, derivado de procedimientos y normas desactualizadas y mal difundidas. Cumplimiento de la 4. Falta de atención oportuna a las solicitudes de información requeridas por la ciudadanía. LTAIPDFRiesgos de Adquisiciones Adquisiciones 5. Riesgo de que las bases de licitación no estén adecuadamente diseñadas y motiven posibles inconformidades e incumplimientos con la Ley y su Reglamento. Adquisiciones 6. Que en los contratos de adquisiciones, arrendamientos y prestación de servicios no se presenten fianzas de garantía decumplimiento y no se apliquen sanciones por incumplimientos. Adquisiciones 7. Que en el caso de adjudicaciones directas, no se encuentren apropiadamente justificadas.Riesgos de Incumplimiento de Programas Programas 8. Cambios en las reglas de operación que rigen los programas, los cuales no puedan ser aplicados Gubernamentales adecuadamente o que se hagan fuera de tiempo. Programas 9. Que la institución no tenga la capacidad de implementar adecuadamente las disposiciones de los Gubernamentales programas, debido a la falta de procedimientos idóneos, supervisión apropiada y capacitación oportuna.Riesgos de Obra Pública Contratación de Obra 10. Que en los contratos de obra no se presenten fianzas de garantía de cumplimiento y no se apliquen Pública sanciones por incumplimientos. Obra Pública 11. Aplicación extemporánea de sanciones.
  20. 20. CONTRALORíA CÉDULA DE EVALUACIÓN DE RIESGOSCÉDULA DE EVALUACIÓN DE RIESGOS (Anexo 1) Importancia Probabilidad de ocurrencia(Califique de 1 al 10, siendo (Califique de 1 al 5, siendo 5 10 el riesgo más el de ocurrencia mas significativo) probable) Clase de Riesgo Definición del Riesgo Obra Pública 12. Pagos en exceso por obra sobreestimada, por ajustes en costos o precios unitarios. Obra Pública 13. Supervisión deficiente de obra. Obra Pública 14. Pago de obra no ejecutada o fuera de contrato.Riesgos Presupuestales Control Presupuestal 15. Incumplimiento en el ejercicio del presupuesto, derivado de transferencias incorrectamente aplicadas. Control Presupuestal 16. Incumplimiento en la comprobación oportuna de erogaciones. Control Presupuestal 17. Sobre ejercicio en partidas sujetas a racionalidad, derivado de la falta de información confiable y oportuna.Riesgos de Información Tecnología de 18. Baja efectividad y eficiencia de los sistemas de información, debido a la atención parcial de los Información requerimientos de los usuarios responsables.. Tecnología de 19. Pérdida o degradación de la información contenida en las bases de datos institucionales, por falta de Información mecanismos de seguridad física y lógica.Riesgos de Desempeño Medición del Desempeño 20. Ausencia de indicadores que muestren el comportamiento del desempeño institucional en las áreas clave de resultados. Medición del Desempeño 21. Inadecuada aplicación de los recursos, provocada por la falta de normas y estándares de desempeño. Medición del Desempeño 22. Falta de oportunidad en la aplicación de medidas correctivas derivadas de la actualización periódica de las normas de desempeño establecidas para los indicadores.Riesgos de Revelación financiera Reporte financiero 23. El riesgo de que los informes financieros destinados a diversas instancias incluyan errores significativos u omitan hechos importantes, haciéndolos por lo tanto inexactos. Reporte financiero 24. Información financiera con errores u omisiones significativas, que impidan el cabal cumplimiento de las obligaciones a que está sujeta la institución, ante sus órganos de gobierno y otras instancias que regulan su operación.
  21. 21. CONTRALORíA CÉDULA DE EVALUACIÓN DE RIESGOSCÉDULA DE EVALUACIÓN DE RIESGOS (Anexo 1) Importancia Probabilidad de ocurrencia(Califique de 1 al 10, siendo (Califique de 1 al 5, siendo 5 10 el riesgo más el de ocurrencia mas significativo) probable) Clase de Riesgo Definición del RiesgoRiesgos de Incumplimiento de Obligaciones Fiscales y de Seguridad Social Impuestos 25. Incumplimiento de obligaciones ante terceros (fiscales y sociales), como resultado de información errónea e inoportuna. Ingresos 26. Disminución en los ingresos de la institución, debido a gestiones inadecuadas en la cobranza o en el control de cartera.Riesgos de pérdida o mal uso Salvaguarda de Activos 27. Desperdicio o daño de los activos provocado por la falta de mecanismos de salvaguarda y protección.
  22. 22. "PROGRAMA ANUAL DE AUDITORÍA"CONCENTRADO DE CÉDULA DE EVALUACIÓN DE RIESGOS MAPA DE RIESGOS 10 (II) (I) 9 8 ATENCIÓN PERIÓDICA ATENCIÓN INMEDIATA 7 IMPORTANCIA 6 5 (IV) (III) 4 3 CONTROLADO DE SEGUIMIENTO 2 1 0 0 1 2 3 4 5 PROBABILIDAD DE OCURRENCIA I.- DE ATENCIÓN INMEDIATA.- Es necesario la evaluación de los sistemas o procesos. (de prioridad alta) II.- DE ATENCIÓN PERIÓDICA.-Significativo, probabilidad de ocurrencia menor, evaluar dos veces al año dependiendo la confianza y el grado de razonabilidad. (de prioridad alta) III.- DE SEGUIMIENTO.- Menos significativos con alta probabilidad de ocurrencia. (revisar por lo menos una vez al año). IV.- CONTROLADOS.- De baja importancia, seguimiento y control mínimo, salvo cambios sustanciales.
  23. 23. PROGRAMA ANUAL DE TRABAJO DETALLAD HOJA 1/1 UNIDAD O ÁREA ADMINISTRATIVA: AÑO : DÍA MES AÑONo. PROGRE- SEMANA DE TOTAL DE SEMANAS SIVO CLASIFICACIÓN ÁREAS INVOLUCRADAS DESCRIPCIÓN DE LA AUDITORÍA Y/O REVISIÓN OBJETIVO DE LA REVISIÓN Y/O AUDITORÍA INICIO TÉRMINO REVISIÓN HOMBRE
  24. 24. INSTITUTO DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA DEL DISTRITO FEDERAL CONTRALORÍA PROGRAMA DE TRABAJO 20XX 1% AUDITORÍA CONTROL Y SEGUIMIENTO ASESORIA, CONSULTORÍA Y ACT. BUEN GOBIERNO QUEJAS, DENUNCIAS, RESPONSABILIDADES E INCONFORMIDADES PLANEACIÓN, DIRECCIÓN Y SUPERVISIÓN INFORMES A CONSEJEROS Y OTRAS INSTANCIAS JUNTAS Y CONSEJOS ACTIVIDADES ADMINISTRATIVAS CAPACITACIÓN VACACIONES E INCAPACIDADES
  25. 25. CONTRALORÍA DISTRIBUCIÓN DE LA FUERZA DE TRABAJO PARA 20XX ASESORIA, INFORMES A QUEJAS, DENUNCIAS, PLANEACIÓN, NOMBRE DEL PERSONAL CONTROL Y CONSULTORÍA Y CONSEJEROS Y JUNTAS Y ACTIVIDADES VACACIONES E TOTAL AUDITORÍA RESPONSABILIDADES E DIRECCIÓN Y CAPACITACIÓNADSCRITO A LA CONTRALORÍA SEGUIMIENTO ACT. BUEN OTRAS CONSEJOS ADMINISTRATIVAS INCAPACIDADES SEMANAS INCONFORMIDADES SUPERVISIÓN GOBIERNO INSTANCIASHéctor Luis Hernández Hidalgo 0Román Ignacio Toledo Robles 0Liz Ariadna Becerra Montalvo 0 TOTALES 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 PORCENTAJES #¡DIV/0! #¡DIV/0! #¡DIV/0! #¡DIV/0! #¡DIV/0! #¡DIV/0! #¡DIV/0! #¡DIV/0! #¡DIV/0! #¡DIV/0! #¡DIV/0! #¡DIV/0!
  26. 26. PROGRAMA ANUAL DE TRABAJO HOJA 1/1 UNIDAD O ÁREA ADMINISTRATIVA: CONTRALORÍA AÑO : DÌA MES AÑO RESUMEN PROGRAMACIÓN PRIMER TRIMESTRE TOTAL TOTALNo. PROG. DE AUDITORÍA / REVISIÓN / DEPARTAMENTO O ÁREA A SEGUNDO TRIMESTRE TERCER TRIMESTRE CUARTO TRIMESTRE SEMANAS AUD. SEMANAS AUD/ REV. SEGUIMIENTO REVISAR 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 5 5 5 / REV. HOMBRE 1 2 3 4 5 6 7 8 9 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 0 1 2 AUDITORÍA 0 CONTROL 0 ASESORÍA, CONSULTORÍA Y ACTIVIDADES DE APOYO AL BUEN GOBIERNO 0 QUEJAS, DENUNCIAS, RESPONSABILIADES E INCONFORMIDADES 0 PLANTILLA FUNCIONAL DE LA CONTRALORÍA 4 PLANEACIÓN, DIRECCIÓN Y SUPERVICIÓN 0 INFORMES A CONSEJEROS Y OTRAS INSTANCIAS 0 JUNTAS Y CONSEJOS 0 ACTIVIDADES ADMINISTRATIVAS 0 CAPACITACIÓN 0 VACACIONES E INCAPACIDADES 0 TOTAL DE LA FUERZA DE TRABAJO DE LA CONTRALORÍA INTERNA 0
  27. 27. INSTITUTO DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA DEL DISTRITO FEDERALCARTA PLANEACIÓN ANEXO 2
  28. 28. CARTA PLANEACIÓN CONTRLORÍANo. de Revisión (1) Área a Revisar (2) Fecha: (3)Tipo de Revisión: (4) Trimestre (5)I. Antecedentes (6)II. Objetivo (7)III. Alcances (8)IV. Problemática (9)V. Estrategia (10)VI. Personal Comisionado (11) Nombre Iniciales Firma Rúbrica ELABORÓ (12) SUPERVISÓ (13) Nombre y firma Nombre y firma
  29. 29. Instructivo de llenado del modelo de Carta de PlaneaciónIdentificador Descripción 1. Asentar el número de la auditoría que se practica, de acuerdo con el Programa Anual de Auditoría Interna. 2. Anotar el nombre del área sujeta a revisión. 3. Citar la fecha de elaboración de la Carta de Planeación. 4. Inidcar el tipo de auditoría que se practica. 5. Anotar el trimestre en el que se llevará a cabo la auditoría. 6. En este apartado se hará mención a los antecedentes del área, programa o rubro por auditar, describiendo su estructura, marco legal aplicable, principales políticas y funciones, actividades que realiza, distribución física de las áreas de trabajo, resultados más importantes en auditorías anteriores, información financiera y presupuestaria, así como los demás elementos que permitan al auditor tener un conocimiento general antes de iniciar la auditoría. 7. Describir el objetivo de la auditoría, el que deberá ser congruente con lo establecido en el Programa Anual de Auditoría. Este objetivo debe caracterizarse por ser claro, preciso, medible y alcanzable. 8. Citar de manera general cuáles serán los alcances de la revisión, mismos que pueden referirse a ejercicios, períodos, programas o proyectos, rubros, partidas o cuentas específicas, señalando sus cifras, importes y datos. 9. En este apartado se describen los problemas a los que pueden enfrentarse los auditores para el desahogo de la auditoría como pueden ser: especialidad de las operaciones, atraso en el registro o desarrollo de funciones, actitud del personal auditado, antigüedad de las operaciones. 10. En este punto se indican las acciones que el auditor promueve para reducir el efecto de la problemática que pudiese incidir en los resultados de la auditoría. La estrategia debe considerar el tiempo asignado a la revisión y el personal con que se cuenta, debe ser viable y canalizarse a la solución inmediata de los problemas que presenta la revisión, inclusive puede ser una justificación a la modificación del tiempo asignado a la revisión o en la cantidad o perfil de los auditores. 11. Se anotará el nombre completo del personal asignado a la auditoría, y las iniciales de su nombre, rúbrica y firma corta para identificar sus papeles de trabajo; además, estará relacionado en el cronograma de las actividades a desarrollar, en el cual se describirán las actividades específicas de cada auditor, de acuerdo con las instrucciones del anexo 3. 12. Anotar el nombre y firma de la persona que elaboró la carta (corresponderá al jefe del grupo comisionado). 13. Anotar el nombre y firma de la persona que da el visto bueno a la carta.
  30. 30. INSTITUTO DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA DEL DISTRITO FEDERALCRONOGRAMA DE ACTIVIDADES ANEXO 3
  31. 31. CONTRALORÍA INSTITUTO DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA DEL DISTRITO FEDERAL CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES A DESARROLLAR HOJA:(1)ÁREA POR AUDITAR: (2) No. DE REVISIÓN: (3) TIPO DE REVISIÓN: (4) No. ACTIVIDAD % AUD. T MES: (5) DÍAS 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31PLANEACIÓN DE LA AUDITORÍA E (10) (11) (6) (7) (8) (9) R (10) (11) E R E R E RINICIO DE LA AUDITORÍA E REJECUCIÓN DE LA AUDITORÍA E R E R E R E R E RRESULTADOS DE AUDITORÍA E R E R E R SABADO/DOMINGO Estimado (14) PERSONAL (12) (13) Real (15) ASUETO PARTICIPANTE ESTIMADO. REAL T: TIEMPO. % PORCENTAJE E: ESTIMADO. DEL ALCANCE R: REAL (16) (17) Elaboró Vo. Bo. FECHA: FECHA:
  32. 32. Instructivo de llenado del Cronograma de Actividades a DesarrollarIdentificador Anotar: 1. Número consecutivo de la hoja. 2. Nombre del área sujeta a revisión. 3. Número de la auditoría asignado de acuerdo con el Programa Anual Auditoría Interna o el número consecutivo que le corresponda tratándose de una auditoría no programada. 4. Tipo de auditoría que se va a ejecutar de acuerdo con el Programa Anual de Auditoría o el número consecutivo que le corresponda tratándose de auditorías no programadas. 5. Mes en el que se desarrollarán las actividades de auditoría. 6. Número consecutivo de las actividades. 7. Descripción de cada una de las actividades que se van a realizar durante la auditoría. 8. Porcentaje susceptible de revisar en cada una de las actividades o rubros, cuando proceda. 9. Iniciales del o los auditores a los que se les asignó la actividad. 10. Estos renglones se refieren en primera instancia al tiempo estimado en que se considera llevar a cabo una actividad y la segunda al tiempo en que se realizó. La forma de llenarlo es sombreando los recuadros de los días que dura una actividad, según los sombreados de la esquina inferior izquierda del formato. 11. Cantidad de días programados y utilizados en el desarrollo de la actividad. 12. Iniciales de los auditores comisionados, mismas que sirven de referencia para identificar quién realiza la actividad, de acuerdo con el numeral 11 anterior. 13. En seguida de las iniciales de cada auditor se anota el nombre completo del mismo. 14. Totalizar la cantidad de días estimados en la revisión por el auditor. 15. Totalizar la cantidad de días reales invertidos en la revisión por el auditor. 16. Nombre y firma de la persona que elaboró el cronograma, así como fecha de elaboración. 17. Nombre y firma de la persona que da el visto bueno al cronograma, así como fecha de supervisión.
  33. 33. INSTITUTO DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA DEL DISTRITO FEDERALORDEN DE AUDITORÍA ANEXO 4
  34. 34. INSTITUTO DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA DEL DISTRITO FEDERAL CONTRALORÍA OFICIO No. INFODF/C/ /2006 México, D.F., a de de 2006 (3) Asunto: Se ordena la práctica de auditoría.(4)P r e s e n t eCon objeto de verificar y promover en esa Unidad Administrativa el cumplimiento de susprogramas sustantivos, y con fundamento en lo dispuesto por los artículos 76 y 77 de laLey de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Distrito Federal, reformada elvigente; artículo 29 del Reglamento Interior del Instituto de Acceso a la InformaciónPública del Distrito Federal, publicado en la Gaceta Oficial del Distrito Federal el 28 deabril de 2006; artículos 32 y 67 (5) del Decreto de Presupuesto de Egresos del DistritoFederal para el ejercicio fiscal 2006, publicado en la Gaceta Oficial del Distrito Federal el30 de diciembre de 2005; y artículos 448 y 514 del Código Financiero del Distrito Federalvigente, se le notifica que a partir de la fecha de recepción del presente, se llevará a cabola revisión No. (6) , a esa unidad administrativa.Para tal efecto, se servirá proporcionar a los CC. Servidores Públicos: (7) , losregistros, reportes, informes, correspondencia y demás efectos relativos a susoperaciones financieras, presupuestales y de consecución de metas que estimennecesarios, así como suministrarles todos los datos e información que soliciten para laejecución de la auditoría.Comunico a usted que la auditoría tiene como objetivo(s) (8) se practicará al (a los)concepto (s) de_________________correspondiente al periodo_______________.Asimismo, le agradeceré girar sus instrucciones a quien corresponda a efecto de que elpersonal comisionado tenga acceso a las instalaciones de esa Unidad y se le brinden lasfacilidades necesarias para la realización de su cometido. Y queda apercibido que de nodar las facilidades necesarias, oponerse a la práctica de la auditoría o no proporcionar enforma completa y oportuna los informes, datos y documentos a los auditorescomisionados, se procederá de conformidad con lo dispuesto por la Ley Federal deResponsabilidades de los Servidores Públicos.A T E N T A M E N T E(9)(10)C.c.p. (11)
  35. 35. Instructivo de llenado del modelo de Orden de AuditoríaIdentificador Descripción 1. Anotar el nombre de la Contraloría. 2. Anotar el número de oficio que corresponda. 3. Citar la localidad y fecha de elaboración de la orden de auditoría. La fecha debe corresponder al inicio efectivo de la auditoría, de acuerdo con la programación inicial. 4. Mencionar el nombre y cargo de la persona a la cual se dirige la orden. 5. Actualizar de forma anual los artículos del Decreto de Presupuesto de Egresos del Distrito Federal, del ejercicio fiscal correspondiente y del Código Financiero del Distrito Federal vigente. 6. Anotar el número de auditoría y tipo, de acuerdo con el asignado en el Programa Anual de Auditoría o el número consecutivo que le corresponda tratándose de auditorías no programadas. 7. Relacionar al personal comisionado, incluyendo al responsable del área de auditoría. 8. Citar de manera general los objetivos y alcances de los conceptos a revisar y el periodo por revisar, para el caso de las auditorías de seguimiento especificar los antecedentes de las revisiones donde se determinaron las observaciones. 9. Anotar el cargo del Contralor. 10. Citar el nombre del Contralor. 11. Citar los nombres, cargos y adscripción de los servidores públicos a los que se enviará copia de la orden.
  36. 36. INSTITUTO DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA DEL DISTRITO FEDERALSOLICITUD DE INFORMACIÓN ANEXO 5
  37. 37. CONTRALORÍA SOLICITUD DE DOCUMENTACIÓN E INFORMACIÓN No. de solicitud:_____Unidad Administrativa:La presente solicitud de información se hace con fundamento en los artículos 47fracciones XIX y XXIV de la Ley Federal de Responsabilidades de los ServidoresPúblicos; artículo 29 fracción VIII, del Reglamento Interior del Instituto de Acceso a laInformación Pública del Distrito Federal, y al amparo de la Orden de Auditoría No._____. 1. (indicar la información solicitada al área). 2. (relacionar la información que ya fue proporcionada), pero que se enumera en este documento para darle formalidad. 3. (listar la documentación que deberá ser remitida a esta Contraloría)Nota:En caso de no contar con la documentación requerida, favor de notificarlo por escrito.Fecha de solicitud: Solicitante: Puesto: Firma:Solicitado a:Cargo:Fecha límite para la entrega:
  38. 38. INSTITUTO DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA DEL DISTRITO FEDERALACTA DE INICIO ANEXO 6
  39. 39. 01704001En la Ciudad de México, Distrito Federal, siendo las (indicar la hora del inicio del acto)horas, del día (indicar el día, mes y año correspondiente), por los CC. (mencionar elnombre completo de los auditores comisionados), adscritos a la Contraloría delInstituto de Acceso a la Información Pública del Distrito Federal, hace constar que seconstituyó legalmente en las oficinas que ocupa (indicar el nombre del área auditada),ubicadas en la calle La Morena 865, Local 1, Col. Narvarte Poniente, Delegación BenitoJuárez, C.P. 03020, México, Distrito Federal, a efecto de hacer constar los siguientes: -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------HECHOS---------------------------------------------------En la hora y fecha mencionada el auditor actuante se presenta en la oficina citada y antela presencia del (indicar el nombre del titular del área auditada, así como el cargoque desempeña), del Instituto de Acceso a la Información Pública del Distrito Federal,procede a identificarse con credencial (indicar tipo y número de la identificación)expedida por (mencionar el área que expide la credencial). Acto seguido, hace entregaformal del original de la orden de auditoría número, (anotar el número y fecha de laorden de auditoría) , emitida por el Contralor del Instituto de Acceso a la InformaciónPública del Distrito Federal, al C. (citar el nombre de la persona que atiende ladiligencia), quien firma para constancia de su puño y letra en una copia de la mismaorden, en la cual también se estampó el sello oficial del área visitada, acto con el que setiene por formalmente notificada la orden de auditoría que nos ocupa. Para los efectos deldesahogo de los trabajos a que la misma se contrae, se solicita al (indicar el cargo de lapersona que recibe el documento) que la recibe se identifique, exhibiendo, (anotar eltipo y número de la identificación que presente), expedida a su favor por (indicar lainstancia que la expide), documento que se tiene a la vista y en el que se aprecia en sumargen derecho una fotografía cuyos rasgos fisonómicos corresponden a su portador aquien en este acto se le devuelve por así haberlo solicitado.-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Los auditores públicos exponen al titular de la Unidad Administrativa visitada el alcance delos trabajos a desarrollar, los cuales se ejecutarán al amparo y en cumplimiento de laorden de auditoría citada, mismos que estarán enfocados a: (mencionar los alcances dela revisión, período por auditar y tiempo en el que se practicarán los procedimientosde auditoría) -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------El tiempo estimado para realizar los procedimientos de auditoría necesarios, será del(indicar el período de la revisión), en la inteligencia de que en el desarrollo de laauditoría se podrá solicitar y analizar alguna otra reglamentación que se considerenecesaria.----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Acto seguido se solicita al C. (nombre de la persona con quién se atiende ladiligencia), designe dos testigos de asistencia advertido de que en su negativa seránnombrados por los auditores actuantes. A esta solicitud el visitado designa a los CC.(mencionar los nombre completos de las personas designadas como testigos,domicilios oficiales o particulares, documento con que se identifican, RFC ynacionalidad), quienes aceptan la designación.------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------PASA AL FOLIO 01704002 ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
  40. 40. -----------------------------------------------VIENE DEL FOLIO 01704001---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------El C. (nombre de la persona con quien se entiende la diligencia), previoapercibimiento para conducirse con verdad y advertido de las penas en que incurren losque declaran con falsedad ante autoridad distinta a la Judicial, según lo dispone el articulo311 del Código Penal del Distrito Federal, manifiesta llamarse como ha quedadoasentado, tener la edad de (anotar la edad del visitado) años, de estado civil (anotar elestado civil del visitado), originario (anotar la localidad y estado de nacimiento delvisitado), con domicilio en (anotar el domicilio particular u oficial, del visitado), yRegistro Federal de Contribuyentes número (anotar el registro federal decontribuyentes del visitado), dice que en este acto recibe el original de la orden deauditoría número (citar el número y fecha de la orden de auditoría), hecho con el quese da por formalmente notificado y se pone a las ordenes de los auditores actuantes paraatender los requerimientos que le formulen para que cumplan su cometido.--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------No habiendo más hechos que hacer constar se da por concluida la práctica de estadiligencia, siendo las (anotar la hora de conclusión del acto) de la misma fecha en quefue iniciada, asimismo previa lectura de lo asentado, la firman al margen y al calce detodos y cada uno de sus folios los que en ella intervinieron, haciéndose constar que estedocumento fue elaborado en original y cuatro copias, de las cuales se entrega una legibleal servidor público con el que se entendió la diligencia.----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- --------------------------------------------------CONSTE----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Por (Mencionar el nombre del área que intervino en el acta) C. (Nombre y firma de la persona que atendió la diligencia) Por la Contraloría. (Nombre y firma del auditor) (Nombre y firma del auditor) Testigos de Asistencia (Nombre y firma del testigo) (Nombre y firma del testigo)
  41. 41. Aspectos a considerar en la formulación del Acta de Inicio de AuditoríaEl Acta de Inicio es un documento de carácter oficial que narra las circunstanciasespecíficas del inicio de una auditoría, por lo que en su elaboración deben guardarse lasformalidades que se mencionan a continuación:1. Contiene los datos a detalle de las circunstancias, documentos y personas que intervienen en el acto.2. Inicia ubicando el lugar y fecha del acto. Posteriormente menciona quiénes intervienen en el acto y el objetivo del mismo. El apartado de hechos describe las situaciones bajo las cuales se levanta el acta y finalmente incluye una salida.3. El acta se transcribe a renglón continuo y, en caso de que el texto quede a la mitad del renglón, el resto de éste se testa con guiones hasta el margen derecho de la hoja.4. Siempre debe darse un folio a cada foja del acta. Se recomienda un folio de 8 dígitos que identifiquen los siguientes datos de izquierda a derecha: Primeros 3 dígitos: Número de la orden de auditoría. Dos dígitos siguientes: Los dos últimos dígitos del año. Últimos 3 dígitos: un número consecutivo de tres dígitos. Ejemplo Orden Año Consecutivo Folio 017 06 001 017060015. Al finalizar una hoja, el último renglón deberá hacer referencia a la foja que continúa, con la leyenda Pasa al folio..., incluyendo el folio de la foja siguiente. La leyenda quedará al centro del último renglón y, tanto a la izquierda como a la derecha, se utilizarán guiones. Ejemplo:---------------------------------------------Pasa al folio 01706002--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- De la misma manera, el primer renglón del folio siguiente, contendrá la leyenda “Viene del folio”... centrado y, tanto a la izquierda como a la derecha, se utilizarán guiones. Ejemplo:---------------------------------------------Viene del folio 01706001------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
  42. 42. Aspectos a considerar en la formulación del Acta de Inicio de Auditoría6. El acta se levanta en original y cuatro copias, que serán firmadas de forma autógrafa al final y se rubricarán cada una de las fojas que la constituyen, con la siguiente distribución: Original: En el supuesto de existir casos con presunta responsabilidad, se integra en el original del expediente que se envía al área de responsabilidades. Cuando no existan casos con presunta responsabilidad, se integra en el expediente de la auditoría. Primera copia: Se entrega a la persona con quien se entendió la diligencia. Segunda copia: En el supuesto de existir casos con presunta responsabilidad, se integra en la copia del expediente que se envió al área de responsabilidades y queda en los archivos del área de auditoría. Cuando no existen casos con presunta responsabilidad, se integra en el expediente de la auditoría. Tercera copia: Se integra en el expediente de la auditoría. Cuarta Copia: Se integra en el archivo consecutivo de actas de auditoría.7. El formato anexo indica el modelo que se utilizará como acta y los datos que contendrá.8. Con el objeto de hacer más ilustrativa el Acta de Inicio de Auditoría, en el propio modelo de acta se incluyen los aspectos por describir en cada caso.
  43. 43. INSTITUTO DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA DEL DISTRITO FEDERALMARCO CONCEPTUAL ANEXO 7
  44. 44. MARCO CONCEPTUALNo. de Revisión: (1) Área a Revisar: (2) Fecha: (3)Tipo de Auditoría: (4) Auditor: (5)Rubro: (6)Objetivo: (7)Universo: (8)Muestra: (9)Procedimientos: (10)Conclusión: (11)Elaboró: Supervisó:Firma: Firma:Fecha: Fecha:

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