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Admon proyectos-tenologicos msp07-parte1

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Admon proyectos-tenologicos msp07-parte1

  1. 1. Administración de proyectos Tecnológicos (Microsoft Project Parte 1) Objetivo : Realizar el proceso de administración de proyectos tecnológicos a través de la observación de las etapas y la realización de un ejercicio práctico de forma sistemática. Administración de Proyectos Tecnológicos
  2. 2. Por: Adolfo José Araujo Jaimes [email_address] www.ingwebsu.wordpress.com www.linkedin.com/in/ajaraujo Administración de Proyectos Tecnológicos
  3. 3. Conceptos <ul><li>Proyecto </li></ul><ul><ul><li>Plan para la ejecución de un objetivo </li></ul></ul><ul><li>Administración </li></ul><ul><ul><li>Manejo o gestión eficiente de los recursos </li></ul></ul><ul><li>Administración de Proyecto </li></ul><ul><ul><li>Gestión eficiente de los recursos involucrados en un plan de ejecución </li></ul></ul><ul><li>Recursos: </li></ul><ul><ul><li>Tiempo, dinero, personas, materiales, energías, espacios </li></ul></ul>
  4. 4. Fases de un Proyecto <ul><li>Anteproyecto: </li></ul><ul><ul><li>Idea preliminar del proyecto </li></ul></ul><ul><li>Diseño: </li></ul><ul><ul><li>Representación objetivas de ideas </li></ul></ul><ul><li>Elaboración de Documentos: </li></ul><ul><ul><li>Información detallada del proyecto </li></ul></ul><ul><li>Ejecución </li></ul><ul><ul><li>Inicio de la elaboración de los componentes del aparato o sistema </li></ul></ul><ul><li>Supervisión </li></ul><ul><ul><li>Control de la ejecución del sistema, para tomar decisiones </li></ul></ul>
  5. 5. MS Project <ul><ul><li>Parte de la Microsoft Office System (Cliente) </li></ul></ul><ul><ul><li>Microsoft Office Server </li></ul></ul><ul><ul><li>Aplicación para administrar proyectos a través de tablas, gráficos y formularios </li></ul></ul><ul><ul><li>Tablas similares a Excel </li></ul></ul><ul><ul><li>Gráficos : Grantt, PERT, Calendario (similar a Outlook) </li></ul></ul><ul><ul><li>Formularios : Solicitan o proveen información </li></ul></ul>http://office.microsoft.com/es-hn/projectserver/ http://office.microsoft.com/es-hn/project/ Alternativa Gratuita http://www.project-open.com
  6. 6. Interfaz de Usuario 2007
  7. 7. Tipo de Vistas <ul><li>Barra o Menú Vista </li></ul><ul><ul><li>Calendario </li></ul></ul><ul><ul><li>Gráfico Gantt </li></ul></ul><ul><ul><li>Gráfico de PERT (Programa de Evaluación y Técnica de Revisión) </li></ul></ul><ul><ul><li>Panel de Tareas </li></ul></ul><ul><ul><li>Barra Guía </li></ul></ul>
  8. 8. Creación Nuevo Proyecto <ul><li>Proyecto / Información del Proyecto </li></ul><ul><ul><li>Se tiene establecido la fecha de inicio o de finalización (restricción) </li></ul></ul>
  9. 9. Definir el Calendario Laboral <ul><li>Herramientas / Cambiar Calendario de Trabajo </li></ul><ul><ul><li>Tipo de calendario : Estándar, 24 horas, Nocturno </li></ul></ul><ul><ul><li>Días de trabajo y feriados (ej.:Día del maestro) </li></ul></ul><ul><ul><li>Horas de entrada y salida </li></ul></ul>
  10. 10. Definir el Calendario Laboral <ul><li>Herramientas / Cambiar Calendario de Trabajo </li></ul><ul><li>/ Opciones / Calendario </li></ul><ul><ul><li>Opciones : </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Día (dom, lun) y mes inicio fiscal, hrs/día o semana, dias/mes trabajados (Concordar información) </li></ul></ul></ul>
  11. 11. Tipos de Calendarios
  12. 12. Guardar el Proyecto <ul><li>Archivo / Guardar o Guardar como </li></ul><ul><ul><li>Preguntará si desea guardar una línea de base, si no ha establecido un plan previsto para el Proyecto </li></ul></ul>
  13. 13. PLANIFICACIÓN DE TAREAS
  14. 14. Definir Tareas en Project <ul><li>Enumerar los pasos necesarios para lograr los objetivos del Proyecto. Formas de definirlo: </li></ul><ul><ul><li>- Lluvia de Ideas : introducir las tareas directamente. </li></ul></ul><ul><ul><li>- Secuencial : pensar desde el principio del proyecto hacia el final, e introducir las tareas. </li></ul></ul><ul><ul><li>- Fases : en base a las fases del proyecto. </li></ul></ul><ul><ul><li>- Hitos y Entregables : en base a los Hitos y entregables del Proyecto. </li></ul></ul><ul><ul><li>- Colaboración de Equipo : cada equipo define una lista de tareas para las áreas bajo su responsabilidad. </li></ul></ul><ul><ul><li>- Histórico de Proyecto: revisar los proyectos similares anteriormente realizados. </li></ul></ul>
  15. 15. Crear la Lista de Tareas <ul><li>Digitar directamente en las celdas de la Columna “Nombre de la Tarea” de la tabla del la Vista “Diagrama de Gantt” </li></ul>
  16. 16. Enlistar las Tareas Necesarias (Planificación) <ul><li>Ej.: Producto Multimedia (Lluvia de ideas) </li></ul>Diseño Elaborar Contenido Realizar Pruebas Selección Herramientas Autoría Multimedia Definir Audiencia Finalidad del Producto Delimitación Justificación Perfil de la audiencia Medio predominante Tipo de Interacción Tiempo de actualización Mapa secuencial (Storyboard) Distribución pantalla (lay-out) Tipografía Paleta de colores Barra de Navegación Herramienta de ayuda Escritos del audio Bosquejos imágenes Sketch (animaciones o video) Plataforma de trabajo Hardware Software Disp Entrada o Salida Disp. almacenamiento Editor de texto Editor de Audio Diseño Grafico Animador Editor de Video Programador Script Ensamblar texto Audio Imágenes Animaciones Video Interacción Prueba con un usuario Ortografía y gramática Antivirus Dispositivo de almacenamiento Resolución Computadoras
  17. 17. Importar desde Excel <ul><li>Archivo / Abrir / archivo.xls </li></ul><ul><li>Seguir el Asistente </li></ul><ul><ul><li>Respetar formato de tablas </li></ul></ul><ul><ul><li>Plantilla-online (editGrid) </li></ul></ul><ul><ul><li>Producto-multimedia.xls (box.net) </li></ul></ul><ul><li>Si hay problemas de compatibilidad, será necesario configurar: </li></ul><ul><ul><li>Menú Herramientas / Opciones / Seguridad / Formato Heredado </li></ul></ul>
  18. 18. Enlistar las Tareas Necesarias <ul><li>Al Digitar o importar las tareas, por defecto asigna la duración de un día y la fecha de inicio del proyecto o la actual </li></ul>
  19. 19. Editar las Tareas <ul><li>Todo proyecto solo tiene un inicio y un final </li></ul><ul><li>Insertar </li></ul><ul><ul><li>una tarea o fila  Insertar </li></ul></ul><ul><li>Eliminar </li></ul><ul><ul><li>una tarea:  Suprimir (Delete)/ Limpiar o eliminar </li></ul></ul><ul><li>Mover Tareas </li></ul><ul><ul><li> Arrastrándola desde Identificador de la fila </li></ul></ul><ul><li>Personalizar Columnas: </li></ul><ul><ul><li> Doble Clic nombre de columna </li></ul></ul><ul><li>Insertar </li></ul><ul><ul><li>Clic derecho / Insertar Columna </li></ul></ul><ul><ul><li>EDT (Estruc. Descomp. Trab.)o WBS </li></ul></ul>
  20. 20. Programar las Tareas <ul><li>Microsoft Project usa Método Camino Critico (CPM) para hacer la programación, Se puede programar: </li></ul><ul><ul><li>— Desde el inicio (Forward pass) </li></ul></ul><ul><ul><li>— Desde el final (Backward pass) </li></ul></ul><ul><li>Tarea Crítica: no tienen margen de demora, no se pueden posponer sin que ello suponga un retraso para otra tarea. Por tanto condicionan la fecha de fin del Proyecto. </li></ul><ul><li>Ruta Crítica: serie o conjunto de tareas criticas, que deben completarse según la programación para que un proyecto finalice a tiempo. </li></ul>
  21. 21. Determinar Duración (Programar tiempo) <ul><li>Establecer duración (unidad de tiempo) </li></ul><ul><ul><li>Automáticamente calculan las fechas de inicio y fin de cada una de las tareas de acuerdo con la cantidad de horas de trabajo establecidas anteriormente </li></ul></ul><ul><li>Hito (Milestone): </li></ul><ul><ul><li>Representa un hecho importante del Proyecto (fin o inicio de una tarea) no consumir recursos (0 día o mín.) </li></ul></ul>Unidad de Tempo Inglés Espanol Hito 0 Minutos #m Horas #h Dias # o #d Semanas #w #s
  22. 22. Aplicación Complementaria <ul><li>TaskCoach </li></ul><ul><ul><li>Administrador de Tareas </li></ul></ul>
  23. 23. Tareas Resumen o Fases <ul><li>Crear una estructura jerárquica, mostrando Tareas Resumen que están formada por un grupo de subtareas </li></ul><ul><li>Añadir Tarea Resumen </li></ul><ul><ul><li>Presionar el botón “Sangría” (Indent) Vincular la ultima subtarea con la tarea resumen sucesora </li></ul></ul><ul><li>Convertir Subtarea en Tarea </li></ul><ul><ul><li>Presionar el botón “Anular Sangría” </li></ul></ul><ul><ul><li>(Outdent) Vincular la ultima subtarea </li></ul></ul><ul><ul><li>con la tarea resumen sucesora </li></ul></ul>
  24. 24. Cambiar Apariencia de la Tareas Resumen <ul><li>Las tareas resumen hacen una sumatorias de las duraciones de las subtareas Utilizar la barra de formato, Seleccionar las subtareas </li></ul><ul><li>Cambiar Apariencia de Tareas Resumen </li></ul><ul><ul><li>Herramientas /Opciones Vista /Opciones Fuera de línea </li></ul></ul>
  25. 25. Convertir a Normal la Tarea Resumen <ul><li>Eliminar una Tarea Resumen </li></ul><ul><ul><li>Seleccionar la tarea resumen </li></ul></ul><ul><ul><li>Presionar la tecla suprimir (delete) </li></ul></ul><ul><ul><li>Aceptar el aviso que Cuando se suprime o se mueve una tarea resumen se suprimen todas las sub-tareas </li></ul></ul><ul><li>Convertir una Tarea Resumen a Normal </li></ul><ul><ul><li>Seleccionar la tarea resumen </li></ul></ul><ul><ul><li>Presionar el icono para disminuir sangría </li></ul></ul><ul><ul><li>Ahora se puede eliminar si afectar a las demás tareas </li></ul></ul>
  26. 26. Dividir una Tarea <ul><ul><li>Dividir una tarea </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Seleccionar tarea Sucesora y presionar el botón “Dividir tarea” luego arrastrar parte de la tarea </li></ul></ul></ul>
  27. 27. Secuencia de las Tareas <ul><li>De acuerdo a los recursos con que se cuenta, algunas tareas se podrán realizar paralelamente y otras tendrán que esperar a sus predecesoras para iniciar </li></ul>Tarea Predecesora 1 Tarea Sucesora Tarea Predecesora 2
  28. 28. Forma de Vincular las Tareas <ul><li>Formas de enlazar tareas </li></ul><ul><ul><li>Colocando el los IDs separadas por “,” (comas) de las tareas predecesoras en la fila de la tarea sucesora </li></ul></ul><ul><ul><li>Arrastrando desde la tarea predecesora en el diagrama de Gantt (puntero cruz de 4 puntas hasta tarea predecesora (puntero eslabones ) </li></ul></ul><ul><ul><li>Seleccionar Varias tareas (secuenciales) y presionando el botón Vincular Tareas </li></ul></ul>
  29. 29. Desvincular las Tareas <ul><ul><li>Romper un vinculo de tareas </li></ul></ul><ul><ul><li>Seleccionar tarea Sucesora y presionar el botón “Desvincular tarea” </li></ul></ul><ul><li>Ver el vinculo de las tareas seleccionadas </li></ul><ul><ul><li>Presionar el botón “Ir a tarea seleccionada” en el Gráfico de Gantt </li></ul></ul>
  30. 30. Tipo de Dependencias <ul><li>Determinar Dependencias entre tareas: </li></ul><ul><li>cómo se relacionan las tareas entre sí y con fechas concretas </li></ul><ul><li>4 tipos de dependencias: </li></ul>
  31. 31. Tipo de Dependencias <ul><li>Menú Proyecto / Información de la Tarea </li></ul><ul><ul><li>Doble Clic sobre la tarea </li></ul></ul><ul><ul><li>Clic Derecho / Menú Emergente / Información de Tarea </li></ul></ul><ul><ul><li>Mayus + F2 </li></ul></ul>
  32. 32. Superponer y Posponer Tareas <ul><li>• Tiempo de Adelanto: superposición entre tareas que tienen una dependencia, se representa con un valor negativo (-). </li></ul><ul><ul><li>Mostrar los adelantos entre las tareas, se superponen </li></ul></ul><ul><li>• Tiempo de Posposición: retraso entre tareas que tienen una dependencia, se representa con un valor positivo (+). </li></ul><ul><ul><li>Mostrar los retrasos entre las tareas, se posponen </li></ul></ul>
  33. 33. Superponer y Posponer Tareas <ul><li>Información de la Tarea / Predecesoras / Pos </li></ul>
  34. 34. Tipo de Delimitaciones <ul><li>Delimitación: restricción establecida en la fecha de comienzo o fin de una tarea. </li></ul><ul><li>Pueden ser: </li></ul><ul><ul><li>Flexible : no ligada a una fecha concreta. </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Lo más tarde posible (LMTP) : delimitación flexible, permite programar una tarea tan tarde como sea posible siempre que se finalice antes del término del proyecto y sin retrasar las tareas siguientes </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Lo Antes Posible (LAP) : delimitación flexible, permite programar el comienzo de una tarea tan pronto como sea posible. </li></ul></ul></ul><ul><ul><li>Inflexible : ligada a una fecha concreta. </li></ul></ul>
  35. 35. Delimitaciones Inflexibles <ul><ul><ul><li>No Finalizar Antes Del (NFAD) : programar la finalización de una tarea en una fecha concreta o después de ella. </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>No Finalizar Después Del (NFDD) : programar la finalización de una tarea en una fecha concreta o antes </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Debe Finalizar El (DFE) : programar la finalización de una tarea en una fecha concreta </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Debe Comenzar El (DCE) : programar la tarea para que comience en una fecha concreta </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>No Comenzar Antes Del (NCAD) : programar la tarea para que comience en una fecha concreta o después de ella </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>No Comenzar Después Del (NCDD) : programar la tarea para que comience en una fecha concreta o antes de ella </li></ul></ul></ul>
  36. 36. Delimitaciones Flexcibes Delimitación Abr. Programar Fecha No Finalizar Antes de NFAD Finalización Concreta Después Después de NFDD Antes Debe Finalizar el DFE --- Comenzar el DCE Comienzo --- No Comenzar Antes de NCAD Después Después de NCDD Antes
  37. 37. Tipo de Delimitaciones <ul><li>Información de la Tarea / Avanzado / Tipo de Delimitación </li></ul>
  38. 38. Ejercicios Planificación de las Tareas Objetivo: crear tareas e hitos asociados así como la creación de un nuevo calendario y establecer diferentes dependencias entre tareas.
  39. 39. 1- Configurar Proyecto y Calendario de Proyecto <ul><ul><li>Configurar el proyecto para que inicie el segundo viernes del próximo año </li></ul></ul><ul><ul><li>Configurar el calendario de trabajo de 5.5 días/ sem., incluyendo hasta el medio día de los sábados </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Horario diario: de a las 8:00 a 17:00. </li></ul></ul></ul>
  40. 40. 2- Insertar Tareas y Duración <ul><ul><li>Digitar todas las tareas con sus respectivas duraciones </li></ul></ul>
  41. 41. 3- Tareas Resumen e Hitos fin de Fase <ul><li>Crear tareas resumen e Hitos </li></ul><ul><ul><li>Análisis del proyecto ” engloba las tareas T1, T2 y T3. </li></ul></ul><ul><ul><li>El hito que marca el final del “Análisis del proyecto” es “Entrega Análisis Funcional” (H1) </li></ul></ul><ul><ul><li>“ Diseño del proyecto ” cuyas tareas son T4, T5 y T6. </li></ul></ul><ul><ul><li>Hito: “Entrega Documento Diseño” (H2). </li></ul></ul><ul><ul><li>“ Implementación ”: tareas T7 y T8. </li></ul></ul><ul><ul><li>Hito: “Entrega Codificación”(H3). </li></ul></ul><ul><ul><li>“ Pruebas ”: tareas T9 y T10. </li></ul></ul><ul><ul><li>Hito: “Entrega Documento Pruebas”(H4) </li></ul></ul>
  42. 42. Proyecto Con Tareas Resumen e Hitos
  43. 43. 4- Insertar las Relaciones <ul><li>Realizar la vinculación y desde la ventana “Información de la tarea” establecer el tipo de dependencia </li></ul>
  44. 44. Proyecto con Vínculos entre Tareas
  45. 45. Rúbrica de Calificación Elemento % Nota Inicio del Proy. 4 15/ene Semana 6 5.5 d Horario 12 8-17 Duración tareas 42 14 tareas Tareas Resumen 12 4 Hitos 12 4 Dependencias 12 4 100

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