[SharePoint Online / OneDrive for Business] 効果的なファイル共有

1. Last Modified : 26 March 2018 @office_ i_ corp https://www.facebook.com/officei.corp [Blog] http://shanqiai.weblogs.jp/ [Official Site] http://www.office-i-corp.jp/ SharePoint 2013 / 2016 対応製品 SharePoint Online

4.  適切なツールを使って情報を共有していく (Word, Excel, PowerPoint などしかり、、、)  情報を素早く保存、共有できる  場所を問わず素早く共同作業ができ、コミュニケーションが図れる  欲しい情報(ファイル)を素早く見つけ、次のアクションにつなげる Copyright©2017 オフィスアイ株式会社 [無断複製および転載を禁じます] 4 生産性を向上させるカギモバイルファースト、クラウドファーストインテリジェントクラウド、インテリジェントエッジ

5.  Excel を方眼紙的に使い、全ての用途に Excel を使わない ◦ たとえば、音声認識のアドインは Word, PowerPoint, OneNote のみ  Excel は表形式でのデータ管理とデータ分析 ◦ Excel REST API との組み合わせ利用など考えるといろいろな可能性が広がる  議事録やちょっとしたメモには OneNote がお勧め  Word もきちんと使いこなす ◦ SharePoint のバージョン管理機能と組み合わせて過去の履歴と並べて比較できる ◦ 目次作成などは Word の方が優れているため報告書などのドキュメントも Wordで Copyright©2017 オフィスアイ株式会社 [無断複製および転載を禁じます] 5 各アプリケーションの使い方を見直す

7.  OneDrive for Business の活用 ◦ まずはクラウド上にファイルを素早く上げるには OneDrive の活用がスムーズ ◦ OneDrive for Business 同期クライアントを組み合わせて効率よくクラウドへ Copyright©2017 オフィスアイ株式会社 [無断複製および転載を禁じます] 7 素早く共有する (1) OneDrive for Business 同期 OneDrive for Business 同期クライアントクラウドを意識せずローカル PC内のファイルとしてファイルの新規作成、編集ができますオンライン時は自動的にクラウド上の OneDrive for Business と同期されます ✔ ✔

10.  “豆知識” ◦ コンシューマー向けの OneDrive には、2016年6月に “ポケモンGO” で捕まえたモンスターの画像を自動認識し、分類し、自動でタグ付けする機能が追加 (#ポケモン名で検索できる) Copyright©2017 オフィスアイ株式会社 [無断複製および転載を禁じます] 10 [参考] OneDrive にも AI が、、、エンタープライズ向けでは “お遊び” 要素はもちろん封印されているが、 2017年7月～8月までに業務で使える自動認識機能が、、、 OneDrive for Business では次の画像を自動判別し、検索で絞り込めるようになる• ホワイトボード、領収書、スクリーンショット、x線写真フィルムなど年末までには電子データから、文字情報を抽出する機能を追加する予定だそう (日本語対応については不明)。ゆくゆくは手書きも認識させたいとか。。。

11.  モバイル端末で下記の内容撮影して SharePoint や OneDrive , OneNote に保存する ◦ ホワイトボード、領収書など ◦ 自動的に分類してくれる。OCR 機能搭載 (ドキュメントモードでスキャンし、 Wordで保存といったことが可能)。検索に便利。 Copyright©2017 オフィスアイ株式会社 [無断複製および転載を禁じます] 11 [参考] Office Lens を使ってみる ? 領収書について (電子帳簿保存法の改正) 2017年1月より規制緩和され、スマートフォン等で撮影した領収書やレシートの電子保存が機能になり、これまでスキャンデータ保存に義務付けされていた原則7年の原本保存も撤廃されたその他、下記のものも電子データとして保存可能に! 契約書、預り証、借用証書、預金通帳、約束手形、有価証券受渡計算書、社債申込書、定型的約款のない契約申込書、請求書、納品書、送り状、輸出証明書及びこれらの写し、検収書、入庫報告書、貸物受領書、見積書、注文書、契約申込書及びこれらの写しなど [参考] https://keiridriven.mjs.co.jp/accounting/255/ 課題はタイムスタンプ?

12.  OneDrive は特定の比較的少数のメンバーに共有する分には、素早く共有できるが、メタデータ管理は不向き ◦ 厳密には OneDrive for Business の中身は SharePoint であり、ドキュメントライブラリを使っているのでメタデータ (列) は追加できるが、UI からは列を手軽に追加できないように制限されている Copyright©2017 オフィスアイ株式会社 [無断複製および転載を禁じます] 12 SharePoint で公開するメリット OneDrive for Business SharePoint 管理者エンドユーザー (SharePointの管理知識がない) サイト管理者 (SharePointの管理知識がある) 重視されるポイント素早くファイルを格納できること広くユーザーにファイルを参照してもらえるよう細かな設定が可能であること

13.  主なライブラリ ◦ ドキュメントライブラリ ◦ Wikiページライブラリ ◦ メディアライブラリ ◦ 画像ライブラリ Copyright©2017 オフィスアイ株式会社 [無断複製および転載を禁じます] 13 SharePoint で最終的に残るライブラリ  主なライブラリ ◦ ドキュメントライブラリ ◦ Wikiページライブラリ ◦ メディアライブラリ ◦ 画像ライブラリモダン UI になるとドキュメントライブラリで事足りるビデオコンテンツに関して・SharePoint サイトのドキュメントライブラリ・Microsoft Stream + Office 365 グループ格納場所将来的には機能が充実してくるため、 Stream のメリットは将来的には拡大する

14. Copyright©2017 オフィスアイ株式会社 [無断複製および転載を禁じます] 14 ファイル共有場所の整理 OneDrive for Business (個人) 共有範囲小大 SharePoint (Office 365 グループ) 業務チームやプロジェクト単位 SharePoint 全社レベルでのファイル共有 OneDrive がベースであるため、通常の SharePoint サイトと比べると機能が限定的 Microsoft Teams や Yammer グループは Office 365 グループに紐づくため、ファイル共有のストレージは SharePoint

16.  リストとライブラリ Copyright©2017 オフィスアイ株式会社 [無断複製および転載を禁じます] 16 ファイルの分類 (2) 要件リストライブラリ複数ファイルをまとめて扱いたい添付ファイルとして利用 • プロパティを共通にする • ドキュメントセットを使う後から検索したい添付ファイルは検索のチューニングに限界があり不利検索に強いバージョン管理したい添付ファイルはバージョン管理できないバージョン管理できるファイルを主体に管理したいのであれば、ライブラリを使うことを検討した方がよい。ワークフローなどで申請内容に関して補足説明するような添付資料してファイルを利用し、あとから検索することは殆どないという場合はリストが適している

17. Copyright©2015-2017 オフィスアイ株式会社 [無断複製および転載を禁じます] 17 サイト列設計書 2014年度-契約書プロジェクト名文書の概要説明契約書の種類顧客名 … サイト列プロジェクト名契約書の種類顧客名文書の概要説明 2015年度-契約書契約書の種類顧客名営業日報顧客名ライブラリに追加サイト列はサイト管理者が一元管理ライブラリ(またはリスト)に追加されたサイト列はリスト固有列としてコピーされるが、内部的にはサイト列へのリンクが保持されている。コピーされたサイト列は、各ライブラリの管理者が設定を上書きできる(表示名の変更など) ライブラリ群

18. Copyright©2015-2017 オフィスアイ株式会社 [無断複製および転載を禁じます] 18 コンテンツタイププロジェクト名文書の概要説明契約書の種類顧客名 … サイト列サイトコンテンツタイプ … 契約書設計書顧客名契約書の種類プロジェクト名文書の概要説明設計書ライブラリ群 2014年度契約書 2015年度契約書設計書コンテンツタイプ契約書コンテンツタイプ契約書コンテンツタイプリストコンテンツタイプとしてコピー

19.  ライブラリ内でフォルダーを無視して関連のあるファイルを一覧できる  検索の際に絞り込み条件として利用できる (管理プロパティ)  物理的な構造を変更しなくても、仕分けの切り口を手軽に変更できるため、アクセス権限がふいに変更されるといった影響がない  1つのファイルに複数のメタデータを持たせられるため、複数のフォルダーに格納しているのと同じような効果が手軽に期待できる Copyright©2017 オフィスアイ株式会社 [無断複製および転載を禁じます] 19 メタデータを使う利点

20.  いかに自動的にタグ付けするか ◦ 既定の列  https://officeilearning.sharepoint.com/Lists/SharePoint%20Tips/DispForm.aspx?ID=102 ◦ Excel のセルとの連携、Wordのクイックパーツ連携 ◦ ワークフローを使って自動的に列を設定する  ファイルを探す ◦ ビューの工夫  「最近更新されたドキュメントを表示する[上級編]」  https://officeilearning.sharepoint.com/Lists/SharePoint%20Tips/DispForm.aspx?ID=79  「最近更新されたドキュメントを表示する[初級編] 」  https://officeilearning.sharepoint.com/Lists/SharePoint%20Tips/DispForm.aspx?ID=78 ◦ 検索による横断的なファイルの取得 Copyright©2017 オフィスアイ株式会社 [無断複製および転載を禁じます] 20 メタデータの利用テクニック

25. メタデータを使った仕分け (コンテンツオーガナイザー) Copyright©2015-2017 オフィスアイ株式会社 [無断複製および転載を禁じます] 25 自動仕分けライブラリ FY2013 FY2014 ユーザー自動仕分けライブラリから、直接契約書ライブラリに送信する 1.契約書のアップロード (契約日を指定) SharePoint サイトコンテンツオーガナイザー [契約書コンテンツタイプ] サイト列 : 契約日 FY2015 契約書ライブラリ 2.契約日の日付を基に契約書ライブラリのフォルダーに仕分け (転送)

27.  現状ではモダンUIとはうまく連携していない模様 ◦ 将来的な展望は不明だが、保持期限との連携はコンテンツオーガナイザーが今のところは必要となる  そもそもファイルのコピーや移動は Microsoft Flow を使うとフォルダー間やサイト間でも可能になる ◦ 現在はマルチバイト文字がファイル名に含まれていると正常に動作しない Copyright©2017 オフィスアイ株式会社 [無断複製および転載を禁じます] 27 コンテンツオーガナイザーの注意点

28.  従来からあるグループウェアの発想では一方通行  ニュースフィード、ディスカッション、Yammer の利用も考慮する  “記録” について考える ◦ たとえば、”こうした情報はないか” という質問をしたとする。回答時にファイルリンクを共有するが、このやり取りがそのまま検索結果に表示されるため、“どういった経緯で共有されたのか” という文脈が記録される Copyright©2017 オフィスアイ株式会社 [無断複製および転載を禁じます] 28 共有したファイルの告知の仕方を考える

29.  SharePoint もしくは OneDrive for Business にアップロードしている次の Office アプリケーションは複数ユーザーによる同時編集が可能 ◦ Word, Excel, PowerPoint, OneNote ◦ OneNote 以外は 10 ユーザーまで  Word / PowerPoint については Office 2010 以降であれば全てのデバイス/ バージョンで同時編集できる  Excel モバイルアプリと Excel 2016 (Office 365 番) は同時編集できる  対応するファイル形式 : docx, pptx, xlsx (VBAは除く)  参加者は全員 “編集” 権限が必要  同時編集には2種類ある ◦ 単純な同時編集 (ファイル保存時に更新情報を取得) ◦ リアルタイム同時編集  Office 2016 または Office Online Copyright©2017 オフィスアイ株式会社 [無断複製および転載を禁じます] 29 共同編集 (同時編集)

31.  Information Rights Management (IRM) ◦ 情報漏洩はアクセス権限のあるユーザーから発生する ◦ アクセス権限を持っているユーザーに対して Office アプリケーションに対して可能な操作の一部を物理的に制御したい ◦ 本来はファイル単位で指定するが、SharePoint と組み合わせて利用する場合は SharePoint のアクセス権限に従って自動的にセキュリティが設定される  “閲覧のみ” アクセス許可レベルのユーザーに対してはファイルをダウンロードさせないようにするときに有効 Copyright©2017 オフィスアイ株式会社 [無断複製および転載を禁じます] 31 情報漏洩防止を組み合わせた共有 (1)

32.  利用するには、、、  Office 365 Enterprise E3, E5 は標準搭載  Office 365 Enterprise E1, Office 365 Business プラン群では追加購入により利用可能  Azure RMS を利用するための個別プラン ◦ Azure Information Protection Premium P1 ◦ Azure Information Protection Premium P2 Copyright©2017 オフィスアイ株式会社 [無断複製および転載を禁じます] 32 情報漏洩防止を組み合わせた共有 (2)

33.  2015年11月にイスラエルのデータセキュリティ企業 Secure Islands を買収  この企業が持っていたデータ分類とラベル付けに関する技術を Azure Rignts Managemens (Azure RMS) に統合  名称を “Azure Information Protection” として、2016年 10月に一般提供開始  提供される機能 ◦ 文書と電子メールに対して分類し、ラベル付けして、保護する ◦ ラベル  ヘッダー、フッター、透かしなどの視覚的なマーキング ◦ メタデータ  クリアテキストでファイルと電子メールのヘッダーに追加 ◦ データ保護  Azure Rights Management (Azure RMS)  文書 : 編集できる人を限定、読み取り専用、印刷不可  電子メール : 転送不可、[全員に返信]オプションの使用不可  ラベルを適用すると、自動的に保護するといった仕組みも可能 ◦ 既定では Azure RMS を有効にすると 2つのテンプレートが既定で用意されるが、独自テンプレートを用意することも可能 Copyright©2017 オフィスアイ株式会社 [無断複製および転載を禁じます] 33 Azure Information Protection (AIP)

34. ドキュメントライブラリ内部の挙動 Copyright©2017 オフィスアイ株式会社 [無断複製および転載を禁じます] 34 情報漏洩防止を組み合わせた共有 (3) Azure RMS (オンプレの場合はAD RMS) IRM を設定 IRM構成はライブラリ単位セキュリティ情報セキュリティ情報が追加されて、ファイル全体が暗号化ファイルを開くときには、 RMS 認証システムで認証されないと開けないダウンロード

36. Demo 2 Copyright©2017 オフィスアイ株式会社 [無断複製および転載を禁じます] 36 PDF に関しては “閲覧のみ” でもダウンロードはできてしまうが、セキュリティ情報が含まれているため Adobe 社の PDF Reader ツールでは開けない Rights Management 対応の PDF Reader または Azure Information Protection アプリを使う必要がある

37. PDF に関しては互換PDF Reader が必要 Copyright©2017 オフィスアイ株式会社 [無断複製および転載を禁じます] 37 https://support.office.com/ en-us/article/SharePoint- Compatible-PDF-readers- that-support-Microsoft- Information-Rights- Management-services- dd197d58-5bf6-4d18-b9f8- d16db603fae2

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