Project paper OUM

1. 1
Meeting skills
‫مهارات‬‫التجتماعات‬
NAME: Ahlam Mohammed Abass
Open University Malaysia
EDHRM
‫عباس‬ ‫محمد‬ ‫المسم:أحل م‬
‫الماليزيا‬ ‫المفتوحة‬ ‫:الجامعه‬ ‫الجامعه‬ ‫امسم‬
‫البشرية‬ ‫التنمية‬ ‫إدارة‬ :‫الدرامسه‬ ‫مجال‬

2. ‫البداية‬ ‫قبل‬
‫قصيرة‬ ‫تدريبة‬ ‫دورة‬ ‫من‬ ‫تجزء‬ ‫هو‬ ‫العرض‬ ‫هذا‬
‫مشروع‬ ‫في‬ ‫اقدمها‬ ‫دراسة‬ ‫عن‬ ‫عبارة‬ ‫التدريبة‬ ‫الدورة‬ ‫هذ‬
‫في‬ ‫التدريبة‬ ‫الدورات‬ ‫اثر‬ ” ‫بعنوان‬ ‫بي‬ ‫الخاص‬ ‫التخرج‬
”‫الجنجاز‬
‫تعليق‬ ‫واضافه‬ ‫للجميع‬ ‫الستفاده‬ ‫تتم‬ ‫ان‬ ‫ارتجو‬

3. 3
We will discuss
‫عن‬ ‫جنتحدث‬ ‫سوف‬
 General Definition
‫عام‬ ‫تعريف‬
 Basic Facilitation Skills
‫المسامسية‬ ‫المهارات‬
 Good Meeting Beginning
‫الجيدة‬ ‫التجتماع‬ ‫بداية‬
 Discussion
‫مناقشة‬

4. We will discuss
‫عن‬ ‫جنتحدث‬ ‫سوف‬
 End of the Meeting
‫التجتماع‬ ‫جنهاية‬
 General Guideline
‫العامة‬ ‫التوتجيهات‬
 Signs of Successful meeting
‫الناتجح‬ ‫التجتماع‬ ‫علمات‬

5. 5
Most of us
‫الموظفين‬ ‫معظم‬
 Bad experience of meeting?
‫سيئة‬ ‫إتجتماعات‬ ‫خبرة‬
 Good experience of meeting?
‫تجيدة‬ ‫إتجتماعات‬ ‫خبرة‬

6. 6
General Definition
‫عام‬ ‫تعريف‬
 The art and science of managing
meetings and group processes is
named “Facilitation”
‫يدعى‬‫وفن‬ ‫علم‬‫إدارة‬‫التجتماعات‬. ‫الجماعي‬ ‫والعمل‬

7. 7
Facilitation ‫تسهيلت‬
 Facilitator guide the group members in meeting
to share ideas, opinions, experiences, and
expertise in order to achieve a common goal
and agreeable action plan.
‫ل‬ ‫العمل‬ ‫فريق‬ ‫بتوتجيه‬ ‫يقوم‬‫والخبرات‬ ‫والتجارب‬ ‫والراء‬ ‫الفكار‬ ‫لتبادل‬ ‫اتجتماع‬
.‫مقبولة‬ ‫عمل‬ ‫وخطة‬ ‫مشترك‬ ‫هدف‬ ‫تحقيق‬ ‫أتجل‬ ‫من‬

8. 8
Team Development
‫الفريق‬ ‫تنمية‬
 Building on each others’ ideas
‫البعض‬ ‫أفكار‬ ‫علي‬ ‫الفكار‬ ‫بناء‬
 Different perspectives
‫النظر‬ ‫وجهات‬ ‫إختل ف‬
 Better conclusion
‫نتيجة‬‫أفضل‬
 Fun
‫المرح‬
 Sharing the load
‫العباء‬ ‫تقسيم‬
Potential Advantages ‫المحتملة‬ ‫المزايا‬

9. 9
Team Development
‫الفريق‬ ‫تنمية‬
 Potential Disadvantages ‫المحتملة‬ ‫العيوب‬
 Confusion
‫الرتباك‬
 No agreement
‫التفاق‬ ‫عدم‬
 Conflict
‫الصراعات‬
 No time for individual thinking
‫الفردي‬ ‫للتفكير‬ ‫وقت‬ ‫ل‬
 Can avoid responsibilities
‫تجنب‬ ‫المسؤوليات‬

10. 10
Basic Facilitation Skills
‫المهارات‬‫الساسية‬
 Making everyone feel comfortable and
valued
‫والتقدير‬ ‫بالرتياح‬ ‫يشعرون‬ ‫الجميع‬ ‫جعل‬
 Increase understanding
‫الفهم‬ ‫زيادة‬
 Listening and observing
‫الملظحظة‬ ‫و‬ ‫الستماع‬
 Guiding the group
‫الفريق‬ ‫توجيه‬
 Ensure Commitment to Action
‫بالعمل‬ ‫اللتزام‬ ‫ضمان‬

11. 11
1-Making everyone feel comfortable and valued
‫والتقدير‬ ‫بالرتياح‬ ‫يشعرون‬ ‫الجميع‬ ‫جعل‬
 Get to know them
‫منهم‬ ‫للتقرب‬ ‫اسعى‬
 Use body language
‫الجسد‬ ‫لغة‬ ‫استخدام‬
 Thank participants
‫المشاركين‬ ‫أشكر‬

12. 12
2-Increase Understanding
‫الفهم‬ ‫زيادة‬
 Use team-building activities.
‫العمل‬ ‫فريق‬ ‫أستخدام‬
 Set ground rules.
‫القواعد‬ ‫تحديد‬
 Search for agreement.
‫الموافقة‬ ‫عن‬ ‫البحث‬

13. 13
3-Listen and observe
‫الملظحظة‬ ‫و‬ ‫الستماع‬
 Listen actively.
.‫بتمعن‬ ‫الستماع‬
 Scan the room.
.‫الغرفة‬ ‫تفحص‬
 Do not make assumption
‫تفترض‬ ‫ل‬
 Check for understanding
‫تفاهم‬ ‫وجود‬ ‫من‬ ‫التحقق‬
 Rephrase their responses
‫الردود‬ ‫صياغة‬ ‫إعادة‬
 Summary
‫نبذة‬
 Recap
‫الخلصة‬
 Write it down
‫التدوين‬

14. 14
4-Guide the group
‫الفريق‬ ‫توجيه‬
 Refer back to the meeting objectives and
agenda
.‫العمال‬ ‫وجدول‬ ‫الجتماع‬ ‫أهدا ف‬ ‫إلى‬ ‫الرجوع‬
 Stray from the agenda when necessary.
.‫الضرورة‬ ‫عند‬ ‫العمال‬ ‫جدول‬ ‫من‬ ‫ابتعد‬
 Challenge their assumption
‫افتراضهم‬ ‫تحدي‬
 Encourage them to go beyond (creative tension)
(‫البداعي‬ ‫)التفكير‬ ‫أبعد‬ ‫الذهاب‬ ‫على‬ ‫تشجيعهم‬

15. 15
4-Guide the group
‫الفريق‬ ‫توجيه‬
 Instill the concept of Effectiveness
‫الفعالية‬ ‫مفهوم‬ ‫غرس‬
 Instill the concept of Initiative
‫المبادرة‬ ‫مفهوم‬ ‫غرس‬
 Ask about Plan B and even Plan C
(‫البديلة‬ ‫)الخطط‬ ‫ج‬ ‫الخطة‬ ‫وحتى‬ (‫)ب‬ ‫الخطة‬ ‫عن‬ ‫أسأل‬
 Ask them about short term, long term, milestone
and continuity plan
‫استمرارية‬ ‫وخطة‬ ‫ومعلما‬ ، ‫اللجل‬ ‫طويلة‬ ، ‫قصيرة‬ ‫مصطلح‬ ‫حول‬ ‫منهم‬ ‫نطلب‬

16. 16
5-Ensure Commitment to Action
‫العمل‬ ‫الى‬ ‫اللتزام‬ ‫من‬ ‫التاكد‬
Review objectives for each agenda item.
‫العمال‬ ‫لجدول‬ ‫بنود‬ ‫من‬ ‫بند‬ ‫كل‬ ‫مع‬ ‫الدهداف‬ ‫مرالجعة‬
 Record decisions.
‫القرارات‬ ‫تسجل‬
 Develop an action plan.
‫العمل‬ ‫خطة‬ ‫وضع‬
 Ensure the team leader follow up ..
‫فريق‬ ‫قائد‬ ‫متابعة‬ ‫ضمان‬

17. 17
Good Meeting Beginning
‫للجتماع‬ ‫جيدة‬ ‫بداية‬
1-Welcome participant:
‫بالمشاركين‬ ‫ترحب‬
 Formally start the meeting.
‫رسميا‬ ‫الجتماع‬ ‫بدء‬
 Welcome everyone officially.
.‫رسميا‬ ‫بالجميع‬ ‫الترحيب‬
 Use body language
‫الجسد‬ ‫لغة‬ ‫.استخدام‬

18. 18
2-Go over and approve meeting objectives and agenda
‫المعمال‬ ‫وجدول‬ ‫الجتماع‬ ‫أهداف‬ ‫معلى‬ ‫الموافقة‬
 Post meeting objectives
‫اللجتماع‬ ‫أدهداف‬ ‫في‬ ‫التشتراك‬
 Ask for input on the objectives and agenda.
‫ألعمال‬ ‫ولجدول‬ ‫الدهداف‬ ‫على‬ ‫المدخلت‬ ‫عن‬ ‫اسأل‬
 Point out any changes to the agenda.
‫العمال‬ ‫لجدول‬ ‫في‬ ‫تغييرات‬ ‫أي‬ ‫إلى‬ ‫.التشارة‬

19. 19
3-Explore the Issues
‫بالجتماع‬ ‫الخاصة‬ ‫المواضيع‬ ‫استكشاف‬
■ Keep the group on task ‫المهمة‬ ‫على‬ ‫الفريق‬ ‫يبقي‬
● Determine if you have enough time to complete
the agenda and the closing tasks.
‫الختامية‬ ‫والمهام‬ ‫العمال‬ ‫لجدول‬ ‫لستكمال‬ ‫الوقت‬ ‫من‬ ‫يكفي‬ ‫ما‬ ‫لديك‬ ‫كان‬ ‫إذا‬ ‫ما‬ ‫تحديد‬
● Extend the meeting.
‫اللجتماع‬ ‫توسيع‬
● Help the group set priorities and decide which
remaining agenda items to address in the time
remaining.
.‫التالي‬ ‫اللجتماع‬ ‫في‬ ‫تناقش‬ ‫سوف‬ ‫البنود‬ ‫من‬ ‫اي‬ ‫تحديد‬ ‫في‬ ‫الفريق‬ ‫مساعدة‬ ●

20. 20
4-Assess the group’s concentration and engagement
‫المجمومعة‬ ‫ومشاركة‬ ‫تركيز‬ ‫تقييم‬
 Read the group’s energy level.
‫الفريق‬ ‫جهد‬ ‫مستوى‬ ‫قراءة‬
 Check involvement.
‫المشاركين‬ ‫اختيار‬
 Avoid presentations after lunch.
.‫الغداء‬ ‫بعد‬ ‫الجتماع‬ ‫في‬ ‫العرض‬ ‫تقديم‬ ‫تجنب‬
 Give them a break.
‫راحة‬ ‫فترة‬ ‫منح‬
 Provide snacks.
‫خفيفة‬ ‫وجبات‬ ‫تقديم‬

21. 21
End of the Meeting
‫اللجتماع‬ ‫نهاية‬ ‫عند‬
1-Identify the next steps
‫التالية‬ ‫الخطوات‬ ‫تحديد‬
 Complete an action plan.
.‫العمل‬ ‫خطة‬ ‫استكمال‬
 Update the Team calendar.
‫الفريق‬ ‫تقويم‬ ‫تحديث‬

22. 22
End of the Meeting
‫التجتماع‬ ‫نهاية‬ ‫عند‬
2-Evaluate the meeting
‫التجتماع‬ ‫تقييم‬
 Do a group evaluation.
‫العمل‬ ‫فرق‬ ‫تقيم‬
 Debrief after the meeting.
‫التجتماع‬ ‫بعد‬ ‫المعلومات‬ ‫استخل ص‬

23. 23
3-Adjourn on a positive note
 Thank members for their perseverance
and hard work.
‫الشاق‬ ‫وعملهم‬ ‫مثابرتهم‬ ‫على‬ ‫العضاء‬ ‫أشكر‬
 Recall agreement.
‫التفاق‬ ‫أذكر‬
 Remind participants of decisions that
received strong support.
.‫قوي‬ ‫بدعم‬ ‫حظيت‬ ‫التي‬ ‫بالقرارات‬ ‫المشاركين‬ ‫تذكير‬
 Make it official...
.‫رسمية‬ ‫تجعلها‬

24. 24
General Guideline
‫عامه‬ ‫ارشادات‬
 Always look for the positive.
‫ا‬ً‫دائم‬ ‫اليجابية‬ ‫عن‬ ‫البحث‬
 Go easy.
.‫مرن‬ ‫كن‬
 Look to the group for support.
.‫لتشجيعهم‬ ‫الفريق‬ ‫علي‬ ‫أطر‬
 Seek outside assistance.
‫الخارتجية‬ ‫المساعدة‬ ‫التماس‬

25. 25
Signs of Successful meeting
‫الناتجح‬ ‫التجتماع‬ ‫علمات‬
 Meetings start on time
.‫له‬ ‫المحدد‬ ‫الوقت‬ ‫في‬ ‫التجتماع‬ ‫بداية‬
 Meetings do not drag on
‫التجتماعات‬ ‫إطالة‬ ‫عدم‬
 Discussions are focused
‫المناقشات‬ ‫في‬ ‫التركيز‬
 Everyone participates
‫الجميع‬ ‫مشاركة‬
 Everyone listens - ideas have a fair hearing
‫بشفافية‬ ‫تسمع‬ ‫الفكار‬ -- ‫يستمع‬ ‫الجميع‬

26. 26
Signs of Successful meeting
‫الناتجح‬ ‫التجتماع‬ ‫علمات‬
 Tasks are clearly understood by all
‫تجميع‬ ‫قبل‬ ‫من‬ ‫بوضوح‬ ‫مفهومة‬ ‫المهام‬
 Changes are developed collaboratively
‫بالتعاون‬ ‫التغييرات‬ ‫تطويرها‬ ‫يتم‬
 Meeting may be informal but
productive
‫فعالة‬ ‫نتيجة‬ ‫ذو‬ ‫ولكن‬ ‫رسمي‬ ‫غير‬ ‫التجتماع‬ ‫يكون‬ ‫قد‬

27. 27
 Thank you all