1. UNIVERSITAS GADJAH MADA
Bulaksumur, Yoqyakarta s5281, Telp- (0274) 5aa6aa. 562011, Fax. (O274) 565223
Website : ]gtg!!.!g!0.er.!d, E-mail : setr@uom.ac.id
Nomor : o42/PIV/PSDIv{/2014
Lampiran
Hal
:
:
20 Ianuai 2014
1(satu) set
Bantuan Dana Presentasi
Yrh.
1. Dekan Fakultas
2. Direktur Sekolah Pascasarjana
3. Direktur Sekolah Vokasi
Universitas Gadjah Mada
ini
diberitahukan bahwa dalam rangka mewujudkan visi Universitas Gadjah Mada
sebagai pelopor perguruan tinggi nasional berkelas dunia yang unggul dan inovatif, Universitas
menyediakan dana bantuan presentasi (oral presentation) hasil penelitian4<arya ilmiah bagi dosen
tetap UGM (PNS dan Non PNS) pada seminar intemasional yang diselenggarakan di dalam dan
Dengan
luar negeri.
Sehubungan jumlah dana yang tersedia terbatas, pengusulan agar dapat dilalekan secara selektif
dan memenuhi ketentuan yang telah ditetapkan (terlampir). Mohon dapat diinformasikan kepada
para dosen di lingkungan unit kerja Saudara.
Pedoman selengkapnya dapat diunduh melalui laman: http://sdr&ugm.ac.id
Atas perhatian dan kerja sama yang baik, kami mengucapkan terima kasih.
a.n. Rektor
Manusia dan Aset,
Tembusan:
Rektor (sebagai laporan)

2. Lampiran Edaran Rektor Nomor 042lPlylSDW2014 tanggal 20 Januai 2014
PEDOMAN PEMBERIAN BANTUAN DANA PRESENTASI
HASIL PENELITIAN/KARYA ILMIAH DALAM SEMINAR INTERNASIONAL
DI DALAM DAN LUAR NEGERI TAHUN ANGGARAN 2014
KETENTUAN
1.
Bantuan dana presentasi seminar internasional diberikan kepada Dosen Tetap
UGM (PNS dan
Non-PNS) untuk mempresentasikan hasil penelitian/karya ilmiahnya dalam seminar
intemasional (oral presentation) di dalam dan luar negeri selama dana masih tersedia.
bersangkutan adalah sebagai penulis utama, tidak mendapatkan bantuan dari
penyelenggara semina/pihak lain, dan tidak sedang berada di luar negeri dalam rangka tugas
belajar/tugas lain/keperluan lain.
Seminar dimaksud adalah seminar yang diselenggarakan oleh asosiasi'profesi yang mempunyai
reputasi tinggi secara internasional di bidangnya, dan ada proses peer review terhadap full
2. Yang
3.
papemya.
4.
Bantuan biaya seminar intemasional diberikan hanya kepada 1 (satu) orang dosen
Fakultas unruk satu kegiatan seminar yang sama.
5.
Paper yang diajukan:
a.
b.
c.
d.
II.
di
setiap
Merupakan hasil penelitian berbasis Indonesia;
Belum pemah dipublikasikan atau dipresentasikan di seminar atau konferensi lain;
Telah direview oleh Pimpinan Fakultas/Sekolah Jurusan dan di-upload di Web Fakultas/
Sekolah;
Mencantumkan institusi UGM sebagai identitas di dalam paper/prosiding.
PROSEDUR,
l.
Sebelum pelaksanaan seminar, pemohon bantuan dana seminar wajib:
a.
Mengajukan surat permohonan bantuan dana seminar sebelum pelaksanaan kegiatan
seminar.
Surat permohonan ditujukan kepada Wakil Rektor Bidang Sumber Daya Manusia dan Aset,
tembusan kepada Direktur Sumber Daya Manusia dengan lampiran:
b.
Formulir permohonan bantuan dana seminar intemasional yang sudah ditandatangani
Pimpinan Fakultasi Sekolah dan diberi stempel.
Formulir dapat diunduh melalui website: http://sdm.uem.ac.id
Paper lengkap;
Fotokopi acceptance letter for oral presentation (dapat dalam bentuk email notification):
Srirat keterangan dari Pimpinan Fakultas yang menyatakan bahwa Pimpinan
Fakultas/Sekolah telah mereview usulan (mengenai paper, lembaga penyelenggara'/
forum) dimaksud;
Surat keterangan Pimpinan Fakultrs/Sekolah bahwa paper telah di-upload di Web
Fakultas/Sekolah;
Surat pemyataan bahwa paper belum pemah diseminarkan dan kesanggupan untuk
mempublikasikan paper pada jumal intemasional yang terakreditasi (format terlampir).
Mengajukan permohonan Surat Izin dan penerbitan Surat Persetujuan (SP) Penugasan
Perjalanan Dinas Luar Negeri dari Seketariat Negara RI melalui Wakil Rektor Bidang
Sumber Daya Manusia dan Aset, tembusan kepada Direktur Sumber Daya Manusia dan
Kasubdit Urusan Intemasional, paling lambat I (satu) bulan sebelum pelaksanaan kegiatan
dengan lampiran:
- Daftar Riwayat Hidup;
-
Surat Sponsor (Pendanaan);
Letter of Acceptance (Undangan).

3. Setelah pelaksanaan seminar, penerima bantuan dana seminar wajib:
a,
b.
Menyerahkan laporan kegiatan seminar.
Menyerahkan bukli-bukti SPJ berupa:
-
3.
Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) yang telah ditandatangani pihak panitia/I(BRl
(apabila memungkinkan) atau fotokopi paspor;
Bukti asli pembayaran registrasi;
Tikel dan Airport Tax (asll);
Boarding pass (asli);
Fotokopi Sertifikat atau Sumt Keterangan sebagai presenter;
Fotokopi Surat Persetujuan Penugasan dari Sekrctariat Negara RI;
Fotokopi Surat Tugas dari KPA;
Fotokopi undangan /leaflet/bro sur
Laporan dan buktibukti SPJ disampaikan melalui Direktorat Sumber Daya Manusia paling
lambat 5 hari setelah kembali ke Indonesia/kegiatan seminar selesai.
Penyerahan laporan dan bukti-bukti pengeluaran dana kegiatan seminar intemasional unfuk
tahun anggaran 2014 paling lambat tanggal 15 November 2014.
III.BANTUAN SEMINAR
1.
Bantuan seminar intemasional di luar negeri
Besar bantuan yang dapat diberikan maksimal sebesar Rp30.000.000,00 per orang meliputi:
a. Bantuan biaya registrasi maksimal sebesar Rp7 .500.000,00 (at cost)
b. Bantuan biaya transportasi (at cost) dari Yogyakarta ke Negara tujuan pp. untuk wilayah:
Asia Tenggara
: maks. Rp 5.000.000,00
Afrika.rTimur Tengai/Asia Tengah & Timur/Asia Pasific : maks. Rp 12.500.000,00
Eropa,/Amerika
: maks. Rp 17.500.000,00
(penginapan, makan. ffansport lokal, dan uang saku) sesuai peraturan Menteri
Uang Harian
Keuangan yang berlaku, selamajumlah hari dalam undangan dan maksimal untuk wilayah:
-
-
c.
-
Asia Tenggara
Afrika/Timur Tengah/Asia Tengah & Timur/Asia
Eropa./Amerika
.. maks. 2 hari
Pasific : maks. 3 hari
: maks. 4 hari
2.
Bantuan seminar intemasional di dalam negeri
Besar bantuan yang dapat diberikan maksimal sebesar Rp4.000.000,00 per orang meliputi:
a. Bantuan biaya registrasi maksimal Rp1.000.000,00 (at cosl)
b. Bantuan biaya transportasi maksimal Rp1.500.000,00 (at cost)
c. Airport tat maksimal sebesar Rp7 5.000,00 (at cost)
d. Bantuan biaya penginapan (at cost)
e. Banflran uang harian sesuai Peratuan Menteri Keuangan yang berlaku maksimal 2 hari
3.
Apabila dari poin di atas ada pos yang dibiayai oleh pihak penyelenggara seminar/sponsor lain,
maka untuk pos tersebut tidak dapat dibiayai oleh UGM.
4.
Dengan mempertimbangkan pemerataan kesempatan dan ketersediaan anggarar., setiap dosen
hanya berhak mengajukan permohonan bantuan seminar intemasional satu kali dalam satu
tahun anggaran. Pengajuan berikutnya dalam tahun anggaran yang sama tidak diprioritaskan dan
tergantung ketersediaan dana.
dan Aset,
1
+L
Prof. Dr. Ir.

4. FORMULIR PERMOHONAN BANTUAN DANA SEMINAR INTERNASIONAL
DI LUAR NEGERI TAHUN 2014
ini
Saya yang bertanda tangan di bawah
Nama
NIP
Unit Kerja
:
:
_
:
:
Mengajukan permohonan bantuan dana untuk keperluan presentasi paper/karya ilmiah di konferensi/ semrnar
intemasional di luar negeri. Adapun informasi lengkap mengenai paper/karya ilmiah tersebut adalah:
Judul
:
Negara
s.d.
Tanggal Pelaksanaan
Permohonan ini merupakan pengajuan yang ke
TunggaYUtama.
Nama penulis lain
:
_
dalam tahun 2014, dan saya sebagai penulis
L
2.
Adapun unsur-unsur yang saya ajukan untuk mendapatkan dara bantuan dari UGM adalah:
Jumlah Biaya*)
Jenis Biaya
Diusulkan
Dibiayai Sponsor
Dibiavai Fakultas
Disetujui
Universitas
o Pendaftaran
o Transportasi
o Uang harian **)
Jumlah total bantuan dana
*
**
Untuk mempercepat proses evaluasi, mohon agar biaya bcntuan ycng diajukan ditulis dalam mata ucng aslinya
Termasuk biaya hotel, makan, dan transport lokal, sesuai Peratura Menteri Keuangan.
PERNYATAAN:
l.
2.
Saya sudah membaca dan memahami poin-poin yang ada di form ini, serta mengisi sendiri form ini dengan
benar.
Saya juga menyatakan bahwa bantuan pembiayaan presentasi konferensi/seminar intemasional ini selain
3.
dikemudian hari diketahui bahwa terdapat sumber dana lain yang saya terima dalam kaitannya dengan
kegiatan ini, saya bersedia mengerrbalikan dana bantuan yang diterima dari UGM.
Saya sanggup menyerahkan kelengkapan SPJ ke Direktorat SDM paling lambat 5 hari setelah tanggal
dari UGM juga mendapatkan bantuan dari institusi lain/hanya dari UGM *x*). Jika ternyata
kepulangan saya di Indonesia.
coret yang tidqk perlu
***)
Yogyakarta, ......................,....,.......... 2014
Tanda tangan pemohon dan nama terang
Persetujuan Dekan
Catatan dari Direktorat SDM
Persetujuan WR SDMA
Disetujui/Tidak Disetujui
Dibiayai dengan Dana Masyarakat Direktorat
SDM sebesar Rp ...........,...................

5. FORMULIR PERMOHONAN BANTUAN DANA SEMINAR INTERNASIONAL
DI DALAM NEGERI TAHUN 2OI4
Saya yang bertanda tangan di bawah ini
Nama
NIP
Unit Kerja
Telp/email
:
:
:
:
:
Mengajukan permohonan bantuan dana untuk keperluan presentasi paperkNya ilmiah di konferensi/ seminar
internasional di dalam negeri. Adapun informasi lengkap mengenai paper/karya ilmiah tersebut adalah:
Judul
Nama
:
konferensi/seminar
:
Tempat Pelaksanaan
Tanggal Pelaksanaan
s.d.
Permohonan ini merupakan pengajuan yang ke
tunggaUutama.
Nama penulis lain
:
_
dalam tahun 2014, dan saya sebagai penulis
l.
2.
Adapun unsur-unsur yang saya ajukan untuk mendapatkan dana bantuan dari UGM adalah:
Jumlah Biaya
Jerfs Biaya
Diusulkan
Dibiayai Sponsor
Dibiayai Fakultas
Disetujui
Universitas
o Pendaftaran
o Transponasi
o Airpon tax
o Biaya penginapan *)
D Uang harian *)
Jumlah total bantuan dana
Sesuai Peraturan Menleri Keuafigan
*
PERNYATAAN:
l.
2.
Saya sudah membaca dan memahami poin-poin yang ada pada formulir ini, serta mengisi sendiri lormulir
ini dengan benar.
Saya juga menyatakan bahwa bantuan pembiayaan presentasi konferensi/seminar intemasional ini selain
dari UGM juga mendapatkan bantuan dari institusi lain/hanya dari UGM **). Jika
ternyata
3.
dikernudian had diketahui bahwa terdapat sumber dana lain yang saya tedma dalam kaitannya dengan
kegiatan ini, saya bersedia mengembalikan dana bantuan yang diterima dari UGM.
Saya sanggup menyerahkan kelengkapan SPJ ke Direktorat SDM paling lambat 5 hari setelah tanggal
**)
coret yang tidak
kepulangan saya di Indonesia.
perlu
yogyakarta, ................-.................... zor+
Tanda tangan pemohon dan nama terang
Persetujuan Dekan
Catatan dari Direktorat SDM
Persetujuan WRS SDMA
Disetujui/Tidak Disetuiui
Dibiayai dengan Dana Masyarakat Direktorat
SDM sebesar Rp ...............................

6. FORMAT LAPORAN KEGIATAN SEMINAR INTERNASIONAL
1.
Setelah seminar, peserta seminar wajib menyerahkan laporan kegiatan seminar dengan format
laporan sebagai berikut:
a. Sampul (cover)
b. Penjelasan pelaksanaan seminar
c. Jadwal pelaksanaan seminar
d. Rencana publikasi paper yang diseminarkan
e. Lampiran:
-
Foto-foto kegiatan seminar
Sertifrkat (ika ada)
Full paper
Rekapitulasi pengeluaran dana
Laporan dijilid dan diberi sampul wama biru, dengan format sampul:
LAPORAN KEGIATAN SEMINAR INTERNASIONAL
NAMASEMINAR
TEMPAT SEMINAR
TANGGAL PELAKSANAAN
NAMA PESERTA
NIP/NPU
UNIT/T'AKULTAS
UNIVERSITAS GADJAH MADA
TAHUN 2014
2.
Menyerahkan bukti-bukti SPJ (terpisah dari laporan, tidak dijilid), berupa:
a. Surat Perintah Peq'alanan Dinas (SPPD) yang telah ditandatangani pihak panitia/KBRl
b. Bukti asli pembayaran registrasi
c. Tiket dar Airport Tax (asll)
d. Boarding pass (asli)
e. Fotokopi Sertif*at
f.
Fotokopi Surat Persetujuan Penugasan dari Sekretariat Negara
g. Fotokopi Surat Tugas
h. Fotokopi Surat Izin dari KPA
i.
Fotokopi undangaMeafledbrosur

7. SURATPERNYATAAN
Saya yang bertanda tangan di bawah ini, dalam rangka melaksanakan kegiatan Seminar
Internasional di Dalam/Luar Negeri*) yang pendanaannya dibantu oleh Universitas Gadjah
Mada, dengan ini menyatakan dengan sebenarnya:
1.
Judul makalah
2.
Nama Kegiatan :
:
3. Tanggal Penyelenggaraan
4. TempatPenyelenggaraan : .......................
5. Bahwa paper/makalah yang saya presentasikan tersebut
:
belum pemah diseminarkan
sebelumnya.
6.
Bahwa saya sanggup untuk mempublikasikan paper/makalah yang saya presentasikan
tersebut pada jumal intemasional yang terakeditasi.
7.
Apabila saya terbukti tidak memenuhi ketentuan di atas, maka saya bersedia menanggung
resiko dan ditindak sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
Yogyakarta,
Mengetahui
.
Yang menyatakan,
Dekan{Direktr-r
'{etcrri
NIP
NIP
600{)