Successfully reported this slideshow.
We use your LinkedIn profile and activity data to personalize ads and to show you more relevant ads. You can change your ad preferences anytime.

Manajemen pengetahuan asep_jalaludin_9&10&11

608 views

Published on

Manajemen Pengetahuan (Knowledge Management)

Published in: Leadership & Management
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

Manajemen pengetahuan asep_jalaludin_9&10&11

  1. 1. TEKNOLOGI DAN BIDANG-BIDANG DALAM MANAJEMEN PENGETAHUAN OLEH : ASEP JALALUDIN,S.T.,M.M. 1 ASEPJALALUDIN,S.T.,M.M.
  2. 2.  Hasil survey 200 perusahaan besar :  82% memiliki KM yg sedang berjalan  50% memiliki staff & aggaran untuk KM  27% memiliki Chief Knowledge Office (CKO) (Conference Board)  Hasil survey dari CEO’s terkemuka : Prioritas kedua tertinggi adalah “Meningkatkan KM” (88%) (Foundation for Malcolm Baldridge Award) 2 ASEPJALALUDIN,S.T.,M.M.
  3. 3. “The basic economic resource is no longer capital, nor natural resources, nor labor. It is and will be knowledge.” (Peter Drucker) 3 ASEPJALALUDIN,S.T.,M.M.
  4. 4.  Data adalah fakta, angka, atau hal/kejadian tanpa konteks dan bersifat objektif.  Informasi adalah data yang telah diorganisasikan/dikelola sehingga mempunyai arti bagi pemakainya (user) :  Biasanya dalam bentuk dokumen, audio, video  Biasanya berupa pesan (ada pengirim dan penerima)  Mempunyai pengaruh DATA DAN INFORMASI 4 ASEPJALALUDIN,S.T.,M.M.
  5. 5. Pengetahuan adalah kapasitas manusia (kemampuan potensial & aktual) untuk mengambil tindakan yang tepat pada situasi yang bervariasi dan tak pasti. Definisi lain : Pengetahuan adalah campuran dari pengalaman, nilai, informasi, dan wawasan, yang merupakan kerangka untuk memahami pengalaman dan informasi baru. Pengetahuan tercipta dalam dan antar manusia, baik dari individu atau kelompok yang mengetahui (knowers). Pengetahuan berasal dari informasi melalui :  Comparison  Connection  Conversation 5 ASEPJALALUDIN,S.T.,M.M.
  6. 6. Wisdom (Kebijaksanaan) adalah karakteristik tahapan pemikiran manusia yang ditimbulkan oleh pengertian dan pemahaman yang dalam. Seringkali, meski tidak harus, diikuti oleh pengetahuan yang banyak. Meeker, Joseph, “What is Wisdom”, LANDSCAPE, Vol. 25, No. 1, Jan 1981. 6 ASEPJALALUDIN,S.T.,M.M.
  7. 7. PIRAMIDA PENGETAHUAN Data & Fakta Informasi Intelligence Pengetahuan Kebijaksanaan • Volume • Kelengkapan • Obyektivitas • Nilai • Struktur • Subyektivitas 7 ASEPJALALUDIN,S.T.,M.M.
  8. 8. BENTUK PENGETAHUAN : Pengetahuan dapat muncul dalam bentuk : • Konsep dan metodologi • Fakta, kepercayaan, kebenaran & hukum • Pengetahuan akan apa, bagaimana dan mengapa • Penilaian & harapan, wawasan • Hubungan, keterkaitan nilai • Intuisi & perasaan & nurani • Pembuatan arti dan rasa 8 ASEPJALALUDIN,S.T.,M.M.
  9. 9. BENTUK PENGETAHUAN Identifikasi Optimisasi Manajemen explicit tacit Iceberg knowledge 9 ASEPJALALUDIN,S.T.,M.M.
  10. 10. TACIT & EKSPLISIT  Tacit  Tersimpan dalam pikiran manusia, sulit diformulasikan (misalnya keahlian sesorang)  Penting untuk kreatifitas dan inovasi  Dikonversikan ke eksplisit dengan eksternalisasi  Misalnya pengalaman bertahun-tahun yang dimiliki oleh ahli  Eksplisit  Dapat dikodifikasi/formulasi  Dikonversikan ke Tacit dengan pemahaman dan penyerapan  Misalnya dokumen, database, materi audio visual dll 10 ASEPJALALUDIN,S.T.,M.M.
  11. 11. HAL YANG MENGUNTUNGKAN  Pondasi utama perusahaan  Tumbuh seiring penggunaan  Semakin bertambah ketika dibagi  Sumber utama nilai-nilai  Satu-satunya cara untuk memahami kompleksitas 11 ASEPJALALUDIN,S.T.,M.M.
  12. 12. HAL YANG TIDAK MENGUNTUNGKAN  Biasanya berada pada pikiran individu  Tersembunyi pada dokumen  “Knowledge is Power” – mendorong adanya penimbunan pengetahuan. (Pengetahuan ditimbun dan tidak ingin dibagi)  Organisasi keterkaitan organisasi akan karyawan (hilangnya pengetahuan organisasi akibat berpindahnya karyawan) 12 ASEPJALALUDIN,S.T.,M.M.
  13. 13. MANAJEMEN PENGETAHUAN ”Proses sistematik untuk membuat, merawat dan mengembangkan organisasi agar dapat menggunakan pengetahuan sebaik-baiknya untuk menciptakan nilai tambah dan meningkatkan keuntungan kompetitif.” 13 ASEPJALALUDIN,S.T.,M.M.
  14. 14. MANAJEMEN PENGETAHUAN Dari sisi pandang yang lebih kritis lagi, Birkinsaw (2001) bahkan mengidentifikasi 3 hal dalam manajemen pengetahuan yang merupakan “kegiatan lama dalam bungkus baru” yaitu: 1. Pengelolaan pengetahuan sudah berlangsung sejak awal berdirinya sebuah organisasi. Cara sebuah organisasi menentukan struktur dan hirarki anggota sudah merupakan upaya mengelola pengetahuan dan menempatkan orang-orang yang berpengetahuan sama di satu tempat. Kelompok-kelompok informal sudah sejak lama ada di berbagai organisasi, dan menjadi tempat bagi petukaran informasi dan pengetahuan yang efektif, persoalannya sekarang adalah mengidentifikasi hal-hal tersebut dan membuatnya lebih efektif lagi. 14 ASEPJALALUDIN,S.T.,M.M.
  15. 15. 15 2. Manajemen pengetahuan merupakan proses panjang dan lama, yang mencakup perubahan perilaku semua anggota sebuah organisasi. Upaya mengubah peilaku ini bukanlah kegiatan masa kini saja, persoalannya sekarang adalah mensinkronkan upaya perubahan ini dengan keseluruhan strategi pelaksanaan organisasi. 3. Beberapa teknik manajemen pengetahuan sudah dilakukan sejak dulu, misalnya pengaktifan komunitas praktisi sudah sejak lama menjadi perhatian dari hubungan masyarakat internal (internal public relations), dan pangkalan data pengetahuan memperlihatkan cirri- ciri yang sama dengan pangkalan data dalam sebuah system informasi, persoalannya sekarang adalah bagaimana teknik-teknik manajemen pengetahuan ini yang mirip dengan teknik-teknik “tradisional” terus relevan dengan perubahan organisasi. MANAJEMEN PENGETAHUAN ASEPJALALUDIN,S.T.,M.M.
  16. 16. PEDEKATAN KM  Kodifikasi  Mefokuskan pada penyimpanan pengetahuan eksplisit  Cocok untuk pemecahan masalah yang sifatnya sama dan terjadi berulang-ulang  Berusaha menformulasikan pengetahuan  Knowledge base, sistem pakar, dll.  Personalisasi  Menfasilitasi komunikasi dan tacit knowledge sharing  Menekankan pada berbagi pengetahuan, tidak berusaha melakukan formalisasi pengetahuan  Konsultasi, kolaborasi, diskusi, dll 16 ASEPJALALUDIN,S.T.,M.M.
  17. 17. KM VS MANAJEMEN DATA  Manajemen data/informasi :  Pemrosesan volume besar fakta/data dengan sedikit interaksi manusia.  Mengatur data pada kerangka yang telah terorganisasi  Knowledge Management (Manajemen Pengetahuan)  Membutuhkan interaksi manusia – material harus terorganisasi untuk dapat diakses  KM menyediakan hubungan antara framework yang terorganisasi 17 ASEPJALALUDIN,S.T.,M.M.
  18. 18. KM VS MANAJEMEN DATA 18 ASEPJALALUDIN,S.T.,M.M.
  19. 19. BIDANG-BIDANG KM Intellectual Property Communities of Practice Teaming – Particularly Cross-Functional Teams Facilitation, Groupware, etc. Subject Matter Expert Identification and Use Knowledge Capture Processes Knowledge Brokering Lessons Learned, Best Practices, Proven Practice Use Change Agent Strategic Planning Workflow, Data Warehousing, Secure Messaging Processes & Reengineering of Such When Appropriate Knowledge Engineering, Taxonomies, Library Science, Mapping Story Telling, Peer-to-Peer, Mentor Programs Incentives, Leadership, etc. 19 ASEPJALALUDIN,S.T.,M.M.
  20. 20. BIDANG-BIDANG KM Kekayaan Intelektual Masyarakat Praktis Kerjasama Tim- Terutama Tim Lintas Fungsional Fasilitasi, Groupware, dll Subjek Matter Expert Identifikasi dan Penggunaan Proses pengetahuan Tangkap pengetahuan brokering Bahan Ajar/Pelajaran, Best Practices Agen Perubahan Perencanaan strategis Workflow, Data Warehousing, Keamanan Pesan Proses & Reengineering Teknik/Pengetahuan, Taksonomi, Ilmu Perpustakaan, Pemetaan Story Telling, Peer-to-Peer, Program Mentor Insentif, Kepemimpinan, dll 20 ASEPJALALUDIN,S.T.,M.M.
  21. 21. BIDANG UTAMA KM  Penangkapan pengetahuan  Penyimpanan pengetahuan  Pembuatan pengetahuan  Pendistribusian pengetahuan  Pembagian pengetahuan  Penggunaan pengetahuan (transfer pengetahuan dari individu menjadi pengetahuan kelompok) 21 ASEPJALALUDIN,S.T.,M.M.
  22. 22. INTERAKSI PENGETAHUAN  Sosialisasi  Eksternalisasi  Kombinasi  Internalisasi 22 ASEPJALALUDIN,S.T.,M.M.
  23. 23. PROSES KONVERSI PENGETAHUAN 23 ASEPJALALUDIN,S.T.,M.M.
  24. 24. DUA DIMENSI KENDALA 24 ASEPJALALUDIN,S.T.,M.M.
  25. 25. TEKNOLOGI KM  Gudang pengetahuan (Knowledge Repository)  Sistem Neural (Neural System)  Alat penambangan data (Data-Mining Tools)  Contact Software  Intranet / Portal  Ekstranet  Lainnya: Teknologi “Warung Kopi”  dll 25 ASEPJALALUDIN,S.T.,M.M.
  26. 26. ENTERPRISE KM NETWORK Enterprise KM Network Knowledge Flows Web sites, pointers Databases Messaging File systems Workflow Collaborative tools Discussions Information Mapping Repository Models Distribution Channles Enterprise data Metadata Informal conversations Check in/out External networks Information Sources Distributed search Distributed retrieval Multimedia content Versioning controls Bulletin boards PM Tools Operational data Transaction reports Information and Knowledge Exchange Viewing tools Collaborative annotation Context addition Messaging integration Legacy integration Threading Platform independence Intelligent Agents and Network Mining Push agents Pull agents Data and text mining Web farming technologies Information indexing and classification Information clustering and lumping 26 ASEPJALALUDIN,S.T.,M.M.
  27. 27. GUDANG PENGETAHUAN  Alat yang digunakanan penyimpanan pengetahuan  Juga dikenal sebagai gudang data (data warehouse)  Contoh :  Basisdata diskusi  Best Practice  Lesson Learned  Learning Histories 27 ASEPJALALUDIN,S.T.,M.M.
  28. 28. SISTEM NEURAL  Alat pendukung kinerja untuk pekerja yang membutuhkan informasi secepatnya  Contoh : penalaran berbasis kasus.  Karakteristik masalah dimasukkan dalam sistem, diklasifikasikan berdasar statistik database kasus. Kemudian dicari solusi terhadap kasus tersebut  Kasus ini dan solusinya kemudian dimasukkan kembali ke dalam database.  Helpdesk 28 ASEPJALALUDIN,S.T.,M.M.
  29. 29. DATA MINING  Sistem menterjemahkan data dalam jumlah besar menjadi pengetahuan  Pencarian pola yang ada dalam data  Contoh  Pencarian pola karakteristik pembelanjaan di supermarket  Pola pembayaran rekening listrik  Pendeteksian transaksi yang tidak wajar (mis. pada Bank)  dll 29 ASEPJALALUDIN,S.T.,M.M.
  30. 30. CONTACT SOFTWARE Fasilitas interaksi antar individu untuk mendorong kegiatan berbagi pengetahuan  Email  Chatting/Messenger  Groupware, mis. Mailing list  Whiteboard 30 ASEPJALALUDIN,S.T.,M.M.
  31. 31. INTRANET  Biasanya tahap pertama dari implementasi KM pada kebanyakan perusahaan adalah membuat Intranet atau Portal  Menyediakan berbagai informasi: Sumberdaya, Status hasil kerja, Kepegawaian, dll  Rencanakan dengan mengutamakan pengguna: akses, fleksibilitas dan navigasi  Pilihlah informasi yang sesuai 31 ASEPJALALUDIN,S.T.,M.M.
  32. 32. EXTRANET  Tempat penyimpanan informasi secara elektronik dan terpusat  Dapat diakses klien (eksternal perusahaan)  Iklan, surat kabar, informasi untuk klien yang spesifik, status order, dll  Alat Interaktif untuk kolaborasi (email, CRM, dll) 32 ASEPJALALUDIN,S.T.,M.M.
  33. 33. TEKNOLOGI “WARUNG KOPI”  Sebagian besar pengetahuan akan dibagi pada percakapan informal di sekitar tempat informal misal. “warung kopi”, kantin, dll  Kebanyakan pengetahuan dibagi secara informal jadi buat sebanyak mungkin tempat/event informal untuk berbagi pengetahuan 33 ASEPJALALUDIN,S.T.,M.M.
  34. 34. YANG DIPERLUKAN DALAM KM  20% Teknologi yang tepat guna  80% Perubahan budaya  Sikap pimpinan  Apa tipe pembelajaran yang diminati  Struktur informal dari perusahaan  Bagaimana kesalahan ditangani  Apa yang dihargai dan apa yang dihukum  Bagaimana pengetahuan dibagi 34 ASEPJALALUDIN,S.T.,M.M.
  35. 35. FASE PEMBELAJARAN DARI ORGANISASI  Pelatihan  Instruktur memimpin training  Belajar  Pembelajaran secara langsung, self-paced learning (tahapan ditentukan sendiri)  Double loop learning  Kinerja  Belajar menjadi bagian dari hasil kinerja / performansi  Knowledge Management  Fokus pada penggunaan pengetahuan untuk profit dan kinerja. 35 ASEPJALALUDIN,S.T.,M.M.
  36. 36. ORGANISASI PEMBELAJAR • Kebutuhan untuk belajar secara mandiri muncul langsung dari karyawan mereka • Menawarkan mentoring, pelatihan, fasilitas, dan role-modeling untuk karyawannya • Memperluas pengertian kinerja agar lebih fokus pada keluaran/dampak daripada input. 36 ASEPJALALUDIN,S.T.,M.M.
  37. 37. FAKTOR SUKSES  Dukungan dari top management  Paduan antara budaya dan sistem penghargaan  Teknologi dan alat yang tepat untuk fasilitas berbagi pengetahuan  Waktu dan sumberdaya yang cukup untuk melakukan pembelajaran  Keterlibatan semua orang 37 ASEPJALALUDIN,S.T.,M.M.
  38. 38. TIPS Untuk mememulai diperlukan:  Identifikasikan pengetahuan apa perusahaan anda yang paling berharga  Identifikasikan dimana anda menyimpannya  Buatlah peta pengetahuan (keterampilan, keahlian dan pengalaman)  Kelola pengetahuan yang ada dengan tekologi dan infrastruktur yang tersedia  Bangunlah intranet, gunakan groupware  Buat lebih banyak fasilitas berbagi pengetahuan secara informal  Doronglah terbentuknya Community of Practice 38 ASEPJALALUDIN,S.T.,M.M.
  39. 39. KESIMPULAN  Pengetahuan adalah hal penting dan perlu dikelola  Pengetahuan dapat berbentuk tacit dan eksplisit  Pengelolaan pengetahuan bertujuan untuk memberi nilai tambah baik untuk perusahaan maupun individu 39 ASEPJALALUDIN,S.T.,M.M.

×