Parcours Thèses - Le coordinateur Thèses : un rôle à géométrie variable

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Présentation par Aude Henry (ENS Lyon) et Adeline Rege (Université de Strasbourg) - Journées ABES 2013

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Parcours Thèses - Le coordinateur Thèses : un rôle à géométrie variable

  1. 1. Le coordinateurthèses : un rôle àgéométrie variableAude Henry – Bibliothèque Diderot de Lyon, Service des thèsesAdeline Rege – SCD Université de Strasbourg, responsable duDépartement des CollectionsParcours Thèses – Journées ABES – 15 mai 2013
  2. 2. Le coordinateur thèsesA. Henry/A. Rege – Journées ABES15/05/20131. Présentation des établissements
  3. 3. L’Université de StrasbourgLe coordinateur thèsesA. Henry/A. Rege – Journées ABES15/05/2013Université unique et pluridisciplinaire depuis 2009.LUniversité de Strasbourg est issue de la fusion des trois ex-universitésstrasbourgeoises : l’Université Louis Pasteur, l’Université Marc Bloch etl’Université Robert SchumanLe Service Commun de la Documentation gère le réseau des bibliothèques delUniversité de Strasbourg. Ce réseau compte 32 bibliothèques réparties surles différents campus qui couvrent lensemble des disciplines de lUniversité.Elles offrent laccès à de très nombreux documents imprimés ou électroniquesainsi quà de multiples services.
  4. 4. L’Ecole normale supérieure de LyonLe coordinateur thèsesA. Henry/A. Rege – Journées ABES15/05/2013L’ENS de Lyon est membre fondateur de l’Université de Lyon.Elle résulte de la réunion en 2010 de l’ENS Sciences et l’Ecole normalesupérieure Lettres et sciences humaines.Depuis septembre 2012, lENS de Lyon exerce la tutelle dela Bibliothèque Diderot de Lyon, qui fusionne de 3 établissements :Bibliothèque de lENS de LyonBibliothèque Inter Universitaire Lyon 2 Lyon 3Bibliothèque de lInstitut français de lÉducation
  5. 5. Unistra – ENSL - en chiffresLe coordinateur thèsesA. Henry/A. Rege – Journées ABES15/05/2013Université de Strasbourg :42 000 étudiants2700 doctorants10 écoles doctoralesEnviron 450 thèses soutenueschaque annéeENS de Lyon :2000 étudiants430 doctorants100 post-doctorants10 écoles doctoralesEnviron 90 thèses par an
  6. 6. Le coordinateur thèsesA. Henry/A. Rege – Journées ABES15/05/20132. Projet et mise en place du dépôtdes thèses électroniques
  7. 7. Thèses électroniques à l’Unistra 1/2Le coordinateur thèsesA. Henry/A. Rege – Journées ABES15/05/2013Un projet inscrit dans la politique de l’Université :La mise en œuvre du projet de dépôt légal électronique des thèses s’inscrit dans le Schéma directeur duNumérique.Vote du Conseil d’Administration en 2010Dépôt électronique des thèses au 1er janvier 2012Création du service des thèse au sein du SCD, en septembre 2009.Le projet est piloté par :- deux chefs de projets côté maîtrise douvrage : DIRE et SCD, à égalité- un chef de projet côté maîtrise doeuvre : DI
  8. 8. Thèses électroniques à l’Unistra 2/2Le coordinateur thèsesA. Henry/A. Rege – Journées ABES15/05/2013Les étapes du projet :Un état des lieux du traitement des thèses imprimées et électroniquesL’expression des besoins :- une plateforme pour diffuser les thèses sur Internet et en Intranet,qui puisse diffuser les thèses issues du dépôt légal électronique et les thèses issues du dépôt volontaire(2006-2011),qui soit compatible avec STAR- un workflow qui évite la double saisie et partage le travail entre la DIRE et le SCD- une procédure de dépôt dématérialiséeMise en œuvre de la solution retenue avec la DIOuverture des nouvelles plateformes en mai 2012
  9. 9. Thèses électroniques à la BDLLe coordinateur thèsesA. Henry/A. Rege – Journées ABES15/05/2013Lancement de la réflexion en 2008, réalisation en 2011 :Les étapes du projet :Avis du Conseil Scientifique daté du 02 décembre 2010Le dépôt électronique des thèses est effectif au 1er janvier 2011Passage en production dans STAR en mars 2011Les grands axes du projet :Le projet sappuie sur les propositions de létude de Mme Nelly Kabac, Mise en place à l’École normale supérieurede Lyon du dépôt électronique et du circuit de traitement et de diffusion des thèses avec l’application STAR :gestion de projet, octobre 2008Ces propositions visaient :- lexhaustivité du signalement- la visibilité de la production scientifiqueCollaboration entre le pôle administratif de la Direction des Etudes et la BibliothèqueFormation aux applications de gestion du signalement des thèses
  10. 10. Le coordinateur thèsesA. Henry/A. Rege – Journées ABES15/05/20133. Le circuit de dépôt et de traitement desthèses
  11. 11. Le circuit de dépôt et de traitementdes thèses 1/5Le coordinateur thèsesA. Henry/A. Rege – Journées ABES15/05/2013Le signalement des thèses en préparationA l’ENS Lyon comme à l’Université de Strasbourg, la question du signalement des thèses en préparation n’a pasété incluse dans le projet de dépôt électronique des thèses.STEP à l’ENS LyonParticipation à STEP depuis le printemps 2012 : signalement de toutes les thèses 445 thèses signalées (15/04/13)Activation de la passerelle STEP-STAR au printemps 2013 : éviter la double saisie.Le signalement dans STEP est effectué par le B3CCorrespondant STEP : A. Henry, service des thèses de la BDLSTEP à l’Université de StrasbourgParticipation à STEP depuis le printemps 2012 : signalement de toutes les thèses 2818 thèses signalées (25/04/13)La passerelle STEP-STAR n’a pas été activée car STAR est alimenté par un import des données d’Apogée (pluscomplètes que les données de STEP)Le signalement dans STEP est effectué par le Département Formation doctoraleCorrespondant STEP : J. Hubé, département Formation doctorale (Direction de la Recherche)
  12. 12. Le circuit de dépôt et de traitementdes thèses 2/5Le coordinateur thèsesA. Henry/A. Rege – Journées ABES15/05/2013Le dépôt électronique : un processus collaboratifA l’ENS LyonIntervention dans STAR en rôles séparésB3C : saisie des métadonnées administratives (rôle SCOL)BDL : dépôt du fichier, saisie des métadonnées bibliographiques, et validation (rôles FICH, BIBL, et VALID)Les métadonnées administratives saisies dans les logiciels de la scolarité (Scolarix et Physalis) ne sont pasimportées dans STAR.Le circuit des thèses à l’ENS LyonLe dépôt avant soutenanceIntervention restreinte du doctorantDépôt à la bibliothèque sur rendez-vous
  13. 13. Période Doctorant Directeur de thèse Bureau du 3ème cycle Bibliothèque Diderot de Lyon3 ans avant3 mois avant lasoutenanceDépôt du résumé de thèseavec liste des publicationsProposition de jury de thèseTransmission du dossier de projetde soutenance à la commissiondu 3ème cycle pour avis sur lechoix des rapporteurs et membresdu jury4 semainesRetour des rapports au B3CSignale la date de soutenanceprévue3 semainesSaisie de la date prévisionnelle desoutenance dans STEPRéception de la thèse électronique, delautorisation et du contrat de diffusionAttestation de dépôt au B3CAprès lasoutenanceRemise au B3C du Procès verbal+ lavis du jury sur la reproductionde la thèse soutenueSaisie de la date réelle desoutenance dans STEP>STAREnvoi lAvis du jury à la BDLEnregistrement des métadonnées, NNT,mots-clés, classification lien SUDOC(rôle dans STAR : BIBL)1 mois siaucunecorrection ou 3mois sicorrectionsAttestation validant lescorrections si nécessaireEnvoi de la copie du rapport desoutenance + attestation réussiteau docteurComplète et valide la ficherôle SCOL dans STARRéception du 2nd dépôt si nécessaireEnregistrement des fichiers et scénariode diffusion (rôle dans STAR : FICH)Si les correctionsdemandées par le jury aumoment de la soutenancenont pas été effectuées,arrêt du processusdenregistrement de la thèseet retour vers le docteurContrôle de conformité dans STARDemande de vérifications au rôle SCOLsi nécessaire (rôle dans STAR : VALID)Validation finale dans STARBordereau Star signéÉmission du diplômeRenvoi du contrat de diffusion audocteur avec le message de validationfinaleSOUTENANCEAccords pour la publication du sujet sur theses.fr Inscription en doctoratCréation fiche STEPChoix dune Date de soutenance
  14. 14. Le circuit de dépôt et de traitementdes thèses 4/5Le coordinateur thèsesA. Henry/A. Rege – Journées ABES15/05/2013Le dépôt électronique : un processus collaboratifA l’Université de StrasbourgIntervention dans STAR en rôles séparésDpt Formation doctorale : saisie des métadonnées administratives et dépôt du fichier (rôles SCOL et FICH)SCD : saisie des métadonnées bibliographiques et validation (rôles BIBL, et VALID)Les métadonnées administratives saisies dans le logiciel de la scolarité (Apogée) sont importées dans STAR. Un partage des tâches entre la DIRE et le SCD : le travail dans STAR des gestionnaires de la DIRE estsupervisé par le SCDLe circuit des thèses à l’Université de StrasbourgDépôt après soutenanceIntervention restreinte du doctorantDépôt en ligne, via une application accessible dans l’ENT étudiant
  15. 15. Période Doctorant Directeur de thèseDpt Formation Doctorale(FD)Ecole Doctorale RapporteursService Commun deDocumentation2 mois avant lasoutenanceDépôt du résumé de thèseavec liste des publicationsProposition de jury de thèseCommission de validation dejury de thèseEnvoi des courriers aux membresdu jury validé par lED - Demandedes rapports aux rapporteurs6 semainesavant lasoutenanceEnvoi des exemplaires dethèse aux membres du juryet au Dpt FDCourrier au Dpt FD attestant delenvoi du manuscrit aux membresdu jury + indications date, heureet lieu de soutenance.Envoi du lien relatif auxformulaires denregistrement dethèse et au contrat de diffusion audoctorant2 semainesavant lasoutenanceValidation des rapports etautorisation soutenanceEnvoi des rapports au Dpt FDau plus tard 2 semainesavant soutenanceValidation des rapports par VPrecherche et préparation registrede soutenance. Envoi desconvocations et des copies derapports à tous les membres dujury et au candidat.Enregistrement des données dansAPOGEEQuelques joursavant lasoutenanceAprès lasoutenanceRenvoi du registre de soutenanceavec le rapport et lavis du juryEnregistrement des résultatsdans APOGEE et import dansSTAR (import fait par DI). Puismise à jour du dossier dans STAR(rôle dans STAR : SCOL)1 mois siaucunecorrection ou 3mois sicorrectionsDépôt de la thèse et de tousles documentsdaccompagnement sur leguichet dépôt-thèses, danslENTAttestation validant lescorrections si nécessaireVérification du fichier thèse :version diffusion, versionarchivage, existence table desmatières, titre, résumés françaiset anglais, etc.Enregistrement des métadonnées, N°national thèse, indexation, autorités,exemplarisation SUDOC (rôle dansSTAR : BIBL)Si les corrections demandées parle jury au moment de lasoutenance nont pas étéeffectuées, arrêt du processus demise en ligne de la thèse et retourvers le doctorant.Vérification et contrôle de conformitédans STAR-Validation finale dansSTAR. (rôle dans STAR : VALID)Si corrections demandées ont étéeffectuées ou sil ny a pas decorrections : Dépôt manuel dansSTAR du fichier de la thèse (rôledans STAR : FICH)Moissonnage de STAR par laplateforme locale de diffusion Thèses-Unistra (ORI-OAI)Envoi de la copie du rapport desoutenance + attestation réussiteRenvoi du contrat de diffusion audocteur avec le message de validationfinale.Choix dune Date de soutenanceRécupération du registre de soutenance au Dpt FDSOUTENANCE
  16. 16. Le coordinateur thèsesA. Henry/A. Rege – Journées ABES15/05/20134. La diffusion des thèses
  17. 17. La diffusion à l’ENS Lyon 1/2Le coordinateur thèsesA. Henry/A. Rege – Journées ABES15/05/2013La diffusion au sein de l’établissementLa situation actuellePas de diffusion électronique au sein de l’établissementLes doctorants continuent à fournir une version imprimée pour consultation dans les locaux de la BDLEn projet : une diffusion sur le réseau informatique de la BDLLes outils techniques : DigiTool (ExLibris), reconnaissance IP des postes de la BDL et accès authentifiéDes mesures pour assurer la bonne consultation des documents :- l’acceptation des conditions de consultation par le lecteur ;- un filigrane « ENS de Lyon » sur toutes les pages de la thèse ;- verrouillage du copier-coller ; impression autorisée.
  18. 18. La diffusion à l’ENS Lyon 2/2Le coordinateur thèsesA. Henry/A. Rege – Journées ABES15/05/2013La diffusion en dehors de l’établissementLa diffusion sur Internet60% des doctorants choisissent la diffusion sur InternetPlateforme de diffusion : Thèses En Ligne (CCSD)Prêt entre bibliothèquesEn projet : demander au doctorant, en cas de choix de la diffusion restreinte, l’autorisation d’imprimer sa thèse etde l’adresser dans le cadre du PEB pour une consultation sur place dans l’enceinte de l’établissement demandeur
  19. 19. La diffusion à l’Université deStrasbourg 1/2Le coordinateur thèsesA. Henry/A. Rege – Journées ABES15/05/2013La diffusion au sein de l’établissementUne plateforme locale : Thèses-Unistrahttp://theses.unistra.fr/ori-oai-search/index.htmlLogiciel ORI-OAIMoissonnage de STAR et de l’ancien serveur des thèses (Eprints) qui contient les thèses déposées jusqu’en 2011Accès authentifié (CAS) réservé à la communauté universitaire51% des thèses diffusées en Intranet
  20. 20. La diffusion à l’Université deStrasbourg 2/2Le coordinateur thèsesA. Henry/A. Rege – Journées ABES15/05/2013La diffusion en dehors de l’établissementUne plateforme locale : Thèses-Unistrahttp://theses.unistra.fr/ori-oai-search/index.htmlLogiciel ORI-OAIMoissonnage de STAR et de l’ancien serveur des thèses (Eprints) qui contient les thèses déposées jusqu’en 2011Accès libre49% des thèses diffusées sur InternetDiffusion également sur TEL
  21. 21. Le coordinateur thèsesA. Henry/A. Rege – Journées ABES15/05/20135. Formation et information des doctorants
  22. 22. A l’ENS LyonLe coordinateur thèsesA. Henry/A. Rege – Journées ABES15/05/2013Des formations spécifiques mais qui ne concernent pas toutes les disciplinesFormation Isidoc’tMise en place par les bibliothèques des établissements de lettres et sciences humaines du l’Université de Lyon :Lyon 2, Lyon 3, Saint-Etienne, BDLPas d’équivalent pour les sciences et techniquesUn module de formation (21h) comprenant un atelier (6h) dédié à :-la mise en forme de la thèse (feuille de style) ;-au dépôt électronique ;-aux questions de propriété intellectuelleDes sollicitations ponctuellesOrganisation de sessions d’information sur les thèses électroniques pour l’association des doctorants de l’ENSL
  23. 23. A l’Université de StrasbourgLe coordinateur thèsesA. Henry/A. Rege – Journées ABES15/05/2013Pas de formations spécifiques, mais une diffusion d’informations la plus large possibleL’absence de formations spécifiquesEchec du projet d’une journée de formation obligatoire et intégrée au PIF pour les doctorants à partir de la 2eannée (projet proposé par le SCD et par la DIRE au Collège des Ecoles doctorales)Echec des demi-journées de formation facultative (pas d’inscrits)les doctorants sont invités à suivre les formations de l’URFISTUne large diffusion d’informationsDes outils sur le site web du SCD : tutoriels (création des PDF de la thèse), FAQ, liens et contacts utiles (scd-theses@unistra.fr), etc.Les consignes de l’Université pour la mise en forme des thèses ont été intégrées aux formations de l’URFISTPrésentation du dépôt électronique des thèses par le SCD lors de la journée de rentrée des doctorants
  24. 24. Le coordinateur thèsesA. Henry/A. Rege – Journées ABES15/05/20136. Le rôle du coordinateur thèses
  25. 25. Coordinateur thèsesLe coordinateur thèsesA. Henry/A. Rege – Journées ABES15/05/2013Des missions communes :Il est l’interlocuteur privilégié de l’ABES, des doctorants et des services de l’établissementIl est chargé de la collaboration avec les différents servicesIl assure le suivi du conventionnement avec l’ABESIl est chargé de la communication avec le réseau ThèsesDes situations différentes :À l’ENS de LyonLe coordinateur thèses est également correspondant STAR et correspondant STEPÀ l’université de Strasbourg - Des rôles partagés :Correspondant STAR : responsable du service Entrées et traitement du Dpt des Collections du SCDCorrespondant STEP : responsable du Dpt Formation doctorale à la DIRECoordinateur thèses : responsable du Dpt des Collections du SCDIl coordonne l’action des correspondants STEP et STAR pour toute question commune ;Il est la personne-ressource au SCD pour le dépôt et la diffusion des travaux académiques (thèsesd’exercice, HDR, mémoires…).

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