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Jabes 2019 - Session parallèle "Evolution de la fonction de Coordinateur Sudoc"

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Session coordonnée par Françoise Berthomier, responsable du service Accompagnement des Réseaux, dans le cadre des JABES 2019.

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Jabes 2019 - Session parallèle "Evolution de la fonction de Coordinateur Sudoc"

  1. 1. Évolution du rôle du Coordinateur Sudoc Françoise Berthomier / Abes Raphaëlle Povéda / Abes Laurent Piquemal / Abes Session parallèle
  2. 2. Evolution du rôle du Coordinateur Sudoc 2 Plan Le projet L’évolution de la fonction La mise en application L’accompagnement par l’Abes
  3. 3. Evolution du rôle du Coordinateur Sudoc 3 Le projet
  4. 4. Evolution du rôle du Coordinateur Sudoc 4 Faire évoluer le rôle du coordinateur : Pourquoi ? • Réflexions en interne • Fonction fixée depuis le lancement du Sudoc… ayant peu évolué • Beaucoup de mouvement : dans les établissements, dans la pratique du métier, dans les services offerts par l’Abes • Besoin exprimé par le réseau • Personnels de direction : souhait d’avoir un correspondant plus proche, mieux informé • Coordinateurs : souhait d’un meilleur positionnement, d’une plus grande reconnaissance D’où, après prise en compte de ces demandes, lancement d’un « projet » pour le Service Accompagnement des Réseaux
  5. 5. Evolution du rôle du Coordinateur Sudoc 5 Faire évoluer le rôle du coordinateur : quand et avec qui ? • Etapes du projet • Journées Abes 2018 : engagement • Septembre 2018-janvier 2019 : élaboration et proposition de scénarios • Février-mars 2019 : choix d’un scénario privilégié • 26 mars 2019 : présentation à la Journée d’études des coordinateurs • Avril-mai 2019 : approfondissement des choix et validation par la direction de l’Abes • Acteurs du projet • L’Abes • Le Service Accompagnement des Réseaux • La direction et les autres services • Le réseau Sudoc • Les coordinateurs Sudoc • Les personnels de direction des établissements, avec la commission SSI de l’ADBU
  6. 6. Evolution du rôle du Coordinateur Sudoc 6 Faire évoluer le rôle du coordinateur : comment ? • Trois scénarios • Correspondant Abes • Correspondant données • Binôme de coordinateurs Sudoc • Consultation du réseau • Enquête en ligne auprès des coordinateurs • Relais auprès des directeurs par la SSI-ADBU • Présentation à la Journée d’études • Evolution du coordinateur Sudoc vers un profil « données » • Désignation d’un interlocuteur Abes • Approfondissement du scénario • Rédaction de nouvelles fiches de fonction • Accompagnement à la mise en place
  7. 7. Evolution du rôle du Coordinateur Sudoc 7 Faire évoluer sans tout changer • Le correspondant Abes • Proche de la direction • Rôle transversal (tous réseaux Abes) • Chargé de la diffusion d’informations générales et stratégiques et du suivi administratif de la participation de son établissement aux réseaux de l’Abes • Le coordinateur • Est toujours le coordinateur (pas de « nouveau » correspondant ou de correspondant « en plus ») • Reste l’interlocuteur privilégié de l’Abes pour tout ce qui relève du signalement • Voit ses fonctions évoluer vers un profil « données »
  8. 8. Evolution du rôle du Coordinateur Sudoc 8 L’évolution de la fonction
  9. 9. Evolution du rôle du Coordinateur Sudoc 9 Les missions du Coordinateur aujourd’hui Installation Outils Administration RCR & Logins Modifs de masse, Demandes d’exports Statistiques Evolution format Convention Facturation TR Formation Animation équipe Assistance 1er niveau Contrôle qualité Diffusion de l’information Enquête Veille
  10. 10. Evolution du rôle du Coordinateur Sudoc 10 Ce qui disparaît Convention Facturation Formation Animation équipe Assistance 1er niveau
  11. 11. Evolution du rôle du Coordinateur Sudoc 11 Ce qui disparaît Convention Facturation Correspondant Abes • Interlocuteur de la direction • Questions stratégiques • Toutes les conventions
  12. 12. Evolution du rôle du Coordinateur Sudoc 12 Ce qui disparaît Formation Animation équipe Assistance 1er niveau Correspondant Catalogage • Responsabilité de la production catalographique • Suivi de la formation • Animation de l’équipe des catalogueurs • Assistance de 1er niveau
  13. 13. 13 Ce qui est nouveau Installation Outils Modifs de masse, Demandes d’exports Statistiques Evolution format TR Contrôle qualité COORDONNER FLUX ADMINISTRER ENV. TRAVAIL ÊTRE RÉFÉRENT DONNÉES ANALYSER INFORMER VALORISER Diffusion de l’information / Enquête / Veille Administration RCR & Logins
  14. 14. Evolution du rôle du Coordinateur Sudoc 14 Les raisons de cette coloration « données » • L’établissement appartient à d’autres réseaux que le Sudoc • D’autres services ont besoin des données • Services aux chercheurs • Archives institutionnelles • Archives ouvertes • Changement de paradigme HIER AUJOURD’HUI signaler = produire signaler = produire, importer, exporter, exposer, manipuler, convertir, etc. • Plateformes pédagogiques • Référentiels • etc.
  15. 15. Evolution du rôle du Coordinateur Sudoc 15 Évolution qui répond aux besoins des établissements • MISE EN PLACE D’UNE POLITIQUE GLOBALE DES DONNÉES « S'organiser en fonction d'une vision d'ensemble sur les données aiderait en interne la direction à prioriser des projets (ou des chantiers) sur les données, selon une stratégie cohérente. VALORISATION DU ROLE DE COORDINATEUR « Ce scénario rassemble des fonctions actuellement dispersées entre différentes personnes. Il structure et clarifie les activités. » Bibliothèque de Clermont Université « Une personne dédiée à l'évolution des formats de données, la politique de signalement des données de l'établissement et surtout la mise en place de relations avec les services aux chercheurs, Hal, l'archive institutionnelle, ISTEX... Un véritable atout pour notre fonctionnement ! » SCD Université Technologique de Belfort-Montbelliard
  16. 16. Evolution du rôle du Coordinateur Sudoc 16 Évolution qui répond aux besoins de l’Abes • CONTRIBUER À LA MISE EN PLACE DE CETTE POLITIQUE GLOBALE • COMMUNIQUER AVEC DES SERVICES AVEC LESQUELS L’ABES N’EST PAS EN CONTACT DIRECT : • Les services d’informatique documentaire • Les services aux chercheurs • Les services de documentation électronique
  17. 17. Evolution du rôle du Coordinateur Sudoc 17 Les missions du Coordinateur demain COORDONNER FLUX ADMINISTRER ENV. TRAVAIL ÊTRE RÉFÉRENT DONNÉES ANALYSER INFORMER VALORISER
  18. 18. Evolution du rôle du Coordinateur Sudoc 18 Administrer l’environnement de travail • Installer et maintenir des outils de production WinIBW :: Colodus :: IdRef :: Cidemis • Administrer les RCR de l’ILN • Administrer les logins • Administrer les données (traitements par lots) • Taux de recouvrement • Exemplarisations automatiques • Modifications par lots • Demander des exports bibliographiques
  19. 19. Evolution du rôle du Coordinateur Sudoc 19 S’informer et informer • Pratiquer une veille sur les actualités de l’Abes Blogs :: L’actu des réseaux :: Arabesques :: JABES :: Journée d’étude :: Listes • Coordonner les réponses aux enquêtes de l’Abes • Transmettre des informations aux services qui ne sont pas en contact direct avec l’Abes • Administrateur SIGB • Responsable des achats ressources électroniques • Responsable des formations aux usagers • Responsables des services aux publics
  20. 20. Evolution du rôle du Coordinateur Sudoc 20 Être le référent sur les données • Coordonner l’application des évolutions de formats, avec les experts Unimarc :: TEF :: EAD :: DublinCore • Faire remonter les besoins sur les évolutions de formats, émanant d’autres services • Etre le référent des données de l’établissement • Évaluer l’activité de l’établissement (statistiques) Ex : NumaHOP NOUVEAU
  21. 21. Evolution du rôle du Coordinateur Sudoc 21 Coordonner les fluxNOUVEAU • Mettre en place et suivre les TR • Collaborer à la mise en place des flux entre les différents réservoirs • Participer aux opérations de signalement et de gestion des accès aux ressources électroniques Exemples : lien entre HAL et IdRef lien avec les AO Exemples : lien avec ISTEX lien avec informatique lien avec DocElec
  22. 22. Evolution du rôle du Coordinateur Sudoc 22 Coordonner les flux (verbatim)NOUVEAU • « Ce 2ème scénario nous semble le plus intéressant car il met en avant la production de métadonnées provenant de différentes sources (Sudoc, Star, archives ouvertes dont HAL) et la nécessité de coordonner tous ces flux. » SCD Université Polytechnique Hauts-de-France • « Par son expertise et sa technicité sur les formats de données, [le coordinateur] permettrait de gérer les échanges de données entre réservoirs, et ainsi d'éviter les écueils actuels : doublons, résultats opaques ou manquants dans des outils de découverte par exemple... » BU Sorbonne Université • « Cela permettrait d'avoir une personne spécialiste de tous les formats, de leurs échanges. J'ai le sentiment que cette fonction est entre le catalogueur et l'informaticien. Cela va certainement dans le sens de l'évolution du métier. » SCD Université Cergy Pontoise
  23. 23. Evolution du rôle du Coordinateur Sudoc 23 Analyser les donnéesNOUVEAU • Conduire ou participer à des chantiers qualité • Contribuer à la priorisation des chantiers, en fournissant des outils d’aide à la décision • Administrer les données en cas de réinformatisation ou de mise en place d’outils de découverte Exemple : Migration des données (SGBm)
  24. 24. Evolution du rôle du Coordinateur Sudoc 24 Analyser les données (verbatim)NOUVEAU • « Ce scénario met en avant la nécessité de faire très attention à la qualité des métadonnées produites. » SCD Université Polytechnique Hauts-de-France • « S'organiser en fonction d'une vision d'ensemble sur les données aiderait en interne la direction à prioriser des projets (ou des chantiers) sur les données, selon une stratégie cohérente. » SCD de l’Université Panthéon Sorbonne • « Ce scénario permet de valoriser le rôle du coordinateur au sein de l’établissement. Il a en main les éléments d’aide à la décision. » Abes
  25. 25. Evolution du rôle du Coordinateur Sudoc 25 Contribuer à la valorisation des donnéesNOUVEAU • Contribuer à la visibilité de la production scientifique en prenant part à des actions de valorisation des données • Participer à la promotion des données par des actions d’information auprès des publics universitaires • Collaborer à des actions de valorisation des données avec les équipes en charge des outils locaux • Faire connaître les possibilités d’exports des données Sudoc Lien avec les archives institutionnelles Lien avec les données de la recherche Ex : intitulé d’un champ sur une interface publique
  26. 26. Evolution du rôle du Coordinateur Sudoc 26 La mise en application
  27. 27. Evolution du rôle du Coordinateur Sudoc 27 Un exemple d’organisation
  28. 28. Evolution du rôle du Coordinateur Sudoc 28 Un autre exemple d’organisation
  29. 29. Evolution du rôle du Coordinateur Sudoc 29 À adapter au contexte local AU CHOIX Toutes ces missions assurées par le Coordinateur Toutes ces missions réparties entre le Coordinateur & un adjoint Toutes ces missions réparties au sein d’une équipe, portée par le Coordinateur
  30. 30. Evolution du rôle du Coordinateur Sudoc 30 À adapter au contexte local AU CHOIX TRAVAIL INFO FLUX VALORISATIONANALYSE FORMAT Missions pertinentes assurées, Missions non pertinentes laissées de côté.
  31. 31. Evolution du rôle du Coordinateur Sudoc 31 L’accompagnement de l’Abes
  32. 32. Evolution du rôle du Coordinateur Sudoc 32 Une identification renforcée NOM Changement du Qualificatif ? •Coordinateur Sudoc •Coordinateur Données  VOTRE AVIS ? vote en direct
  33. 33. Post session : résultat du vote en direct 33
  34. 34. Evolution du rôle du Coordinateur Sudoc 34 Une communication partagée • Liste de diffusion [SUCOORDI] coordinateurs@listes.abes.fr NOTRE CONSEIL : créer une liste de diffusion interne (adresse collective) pour diffuser plus largement les annonces de la liste « Coordinateurs » à tous les acteurs de l’établissement (administrateur SIGB, responsable documentation électronique, responsable de l’archive ouverte, etc.) Avantages : • Reconnaissance du rôle central du coordinateur • Création d’un esprit d’équipe par le partage des informations • Stimulation autour de solutions communes
  35. 35. Evolution du rôle du Coordinateur Sudoc 35 Une documentation ciblée • Par profil : le Guide méthodologique et ses pages « portail » pour chaque correspondant • Par usage : des documentations « adaptées »
  36. 36. Evolution du rôle du Coordinateur Sudoc 36 Pour une pédagogie « évolutive » • Formation d’adaptation : sessions en ligne • Formation initiale en présentiel : adaptation du programme (2 sessions/an) • Formation continue : J.e-cours
  37. 37. Evolution du rôle du Coordinateur Sudoc 37 Pour une pédagogie « évolutive » • Co-construction : s’appuyer sur votre expertise pour construire la formation « adaptée » au nouveau profil Proposition : organisation d’un COORDIcamp • Oui/Non • À distance / En présentiel  VOTRE AVIS ? vote en direct
  38. 38. 38 Post session : résultat du vote en direct
  39. 39. 39 Post session : résultat du vote en direct
  40. 40. Evolution du rôle du Coordinateur Sudoc 40 Merci de votre attention

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