2012 administracion de proyectos 1

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2012 administracion de proyectos 1

  1. 1. La Familiar S. A.Ingenio Isabel María Mayo, 2012
  2. 2. ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS OBJETIVOS  REVISAR ALGUNOS ASPECTOS CONCEPTUALES Y DEFINICIONES RELACIONADAS AL MANEJO DE PROYECTOS  ABORDAR LOS ASPECTOS GERENCIALES, ADMINISTRATIVOS Y FORMALES QUE DEBEN CUMPLIRSE DENTRO DE UN PROYECTO  UTILIZACIÓN DEL PROGRAMA MS PROJECT COMO HERRAMIENTA DE APOYO A LA GESTIÓN DEL PROYECTO  REVISAR UNA METODOLOGÍA PARA LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS
  3. 3. ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS RESULTADOS ESPERADOS  DESPUES DE ESTE TALLER PODREMOS ADOPTAR UNA METODOLOGÍA DE TRABAJO APLICABLE AL MANEJO Y ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS  UTILIZAR LA HERRAMIENTA MS PROJECT COMO AYUDA TÉCNOLÓGICA PARA LA GESTIÓN DE PROYECTOS  MEJORAR LAS FORMAS DE TRABAJO PARA ASEGURAR QUE LOS PROYECTOS QUE EMPRENDEMOS SEAN EXITOSOS MINIMIZANDO LOS RIESGOS DE FRACASO.
  4. 4. Qué es un proyecto? “La búsqueda de una solución inteligente al planteamiento de un problema tendiente a resolver, entre tantas, una necesidad humana.”
  5. 5. Importancia de los proyectosPOR CONSTITUIRSE EN UN ELEMENTO BÁSICO PARA LA TOMA DE DECISIONES La solución a un problema o necesidad no es única, por el contrario, casi siempre se logran encontrar numerosas alternativas que puedan contribuir a resolver las dificultades o a cambiar las condiciones existentes
  6. 6. Importancia de los proyectosPOR CONSTITUIRSE EN UN ELEMENTO BÁSICO PARA LA TOMA DE DECISIONES Los análisis que se realizan a través del proyecto permiten establecer las posibilidades de éxito o las posibilidades de fracaso. Por más completo que sea un estudio no se elimina el riesgo que conlleva la realización de una inversión, debido a que el futuro siempre presenta algún grado de incertidumbre en variables económicas, sociales, tecnológicas, ambientales, legales, etc.
  7. 7. Importancia de los proyectosPOR CONSTITUIRSE EN UN ELEMENTO BÁSICO PARA LA TOMA DE DECISIONES A pesar de esto, un proyecto bien formulado y evaluado se constituye en la base más sólida para el suministro de las pautas necesarias para seleccionar el camino que ha de seguirse.
  8. 8. Importancia de los proyectos POR LAS REPERCUSIONES QUE PUEDA CAUSAR SU EJECUCIÓN Y OPERACIÓN La importancia de un proyecto también se establece por la forma como contribuye a la solución de los problemas existentes, al desarrollo económico y social, y en general por todos los beneficios que pueda producir tanto para los propietarios del proyecto como para la comunidad en la cual tienen influencia sus actividades.
  9. 9. ECONÓMICO - FINANCIERO TÉCNICO – ECONÓMICOECONÓMICO - EMPRESARIAL
  10. 10. El enfoque de un proyectoEl enfoque económico – financiero Es asumido por los establecimientos de crédito como bancos comerciales, corporaciones financieras, corporaciones de ahorro y vivienda, compañías de financiamiento comercial, inversionistas. ESTAS ENTIDADES FACILITAN LOS RECURSOS FINANCIEROS PARA REALIZAR LOS PROYECTOS Se da prioridad a la preparación y al análisis de proyecciones y de la situación financiera, la capacidad de amortización de los créditos y en general de los flujos de fondos.
  11. 11. El enfoque de un proyectoEl enfoque económico – financiero EL DOCUMENTO RESULTANTE DE LOS ESTUDIOS DEBE SERVIR PARA TOMAR DECISIONES RESPECTO A LA INVERSIÓN DE CAPITAL, POR PARTE DE LA MÁXIMA AUTORIDAD JERÁRQUICA DE LA EMPRESA, ASÍ COMO POR LAS INSTITUCIONES FINANCIERAS.
  12. 12. El enfoque de un proyectoEl enfoque técnico - económico Es adoptado por las empresas encargadas de la ingeniería y de la construcción, que consideran al proyecto como una obra física a ejecutar o construir. El objetivo de estas organizaciones se orienta hacia diseños, cálculos, especificaciones, adquisición y montaje de equipos y materiales, así como al ensamblaje total y puesta a punto de la oba hasta dejarla lista para iniciar la operación.
  13. 13. El enfoque de un proyectoEl enfoque técnico - económico EN ESTE CASO LOS PROYECTOS DEBEN CONTAR CON LA PRESENCIA DE ELEMENTOS QUE PERMITAN SU EJECUCIÓN EFICAZ, EFICIENTE Y ECONÓMICA . Y SE HACE ÉNFASIS EN CALIDAD TÉCNICA, CAPACIDAD, RENDIMIENTO, GARANTÍA Y TIEMPO DE EJECUCIÓN DE LAS OBRAS
  14. 14. El enfoque de un proyectoEl enfoque económico – empresarial Es asumido por las empresas propietarias del proyecto y por tanto responsable de su operación, o sea, la producción y comercialización de los bienes y servicios que permitan recuperar los capitales invertidos y generar los excedentes económicos esperados. EL ENFASIS SE DA EN LA OPERACIÓN EFICAZ Y EFICIENTE DEL PROYECTO, EN LA PRODUCCIÓN DE LOS BIENES O DE LOS SERVICIOS, EN LOS VOLÚMENES Y CALIDAD REQUERIDOS Y EN LA MAXIMIZACIÓN DE LA RENTABILIDAD DEL CAPITAL INVERTIDO.
  15. 15. El enfoque de un proyecto LA VISIÓN INTEGRADA DEL CONCEPTO DEL PROYECTO EXIGE UNA SÓLIDA PROYECCIÓN HACIA EL FUTURO, ASÍ COMO TAMBIÉN CRITERIOS ECONÓMICOS, FINANCIEROS, ADMIN ISTRATIVOS Y TÉCNICOS.
  16. 16. TIPOS DE PROYECTOS CLASIFICACION DE LOS PROYECTOS CARÁCTER CATEGORÍA ACTIVIDAD Producción de bienes AGROPECUARIOSECONÓMICOS INDUSTRIALES Prestación de servicios DE SERVICIOS SOCIALES DE INFRAESTRUTURA Infraestructura
  17. 17. EL CICLO DEL PROYECTO EVALUACIÓNPREINVERSIÓN INVERSIÓN EVALUACIÓN EX - POST• Identificación • Gerencia del • Administración• Selección Proyecto de la operación• Formulación• Evaluación Ex – Ante• Negociación
  18. 18. PREINVERSIÓNIdentificación del proyecto. Se fundamenta en la explicación de los aspectos principales del problema o necesidad y el planteamiento de las posibles alternativas de solución, o la forma como se puede aprovechar una oportunidad. La solución consiste en descubrir alternativas para aprovechar dichas oportunidades, o el estudio de variantes para incrementar la producción, o el mejoramiento en calidad de los bienes y servicios ya producidos o la reposición de infraestructura que ya ha cumplido su período de vida útil.
  19. 19. PREINVERSIÓNSelección del proyecto. El criterio que guía al empresario privado está orientado a seleccionar el o los proyectos que maximicen su beneficio, teniendo en cuenta las restricciones de capital , desde luego la magnitud del riesgo. El empresario privado estudiará las diferentes alternativas que compitan por la asignación de su capital; utilizará indicadores de rentabilidad basados en el principio de COSTO – BENEFICIO para cada opción viable. En términos más simples, se trata de determinar y medir el impacto del proyecto sobre el patrimonio del inversionista.
  20. 20. PREINVERSIÓNFormulación del proyecto. Esta etapa permite clarificar los objetivos del proyecto y analizar en detalle las partes que lo componen.Requiere de algunas acciones preliminares: Viabilidad. El proyecto es viable cuando existen las condiciones y recursos para su ejecución. La viabilidad está relacionada con la posibilidad de implementación y operación del proyecto. Factibilidad. El proyecto es factible cuando se demuestra que además de que se puede realizar su implementación y operación , es recomendable desde los puntos de vista de mercado, técnico, financiero y social.
  21. 21. PREINVERSIÓNFormulación del proyecto. La VIABILIDAD de un proyecto está relacionada con la posibilidad de implementación y operación del proyecto, en tanto que su FACTIBILIDAD debe recomendarse desde los puntos de vista de mercado, técnico, financiero, económico y social; y, en los casos que lo amerite ambiental y de género.
  22. 22. EL HORIZONTE DEL PROYECTO HORIZONTE DEL PROYECTO EJECUCIÓN ESTUDIO DEPREINVERSION OPERACIÓN LIQUIDACIÓN
  23. 23. PROCESO DE LA EVALUACIÓN DE PROYECTOS Idea del proyecto Análisis del entorno Perfil o gran visión Detección de necesidades Análisis de oportunidades Definición conceptual Estudio del proyecto Factibilidad o Evaluación del proyecto anteproyecto Decisión sobre el proyecto Realización del proyecto Proyecto definitivo
  24. 24. EL PRIMER PRODUCTO:LA DEFINICIÓN DEL PROYECTO
  25. 25. DEFINICIÓN DEL PROYECTO El contenido de una Definición del Proyecto Objetivos Alcance y supuestos Propuesta de cambio – Modelo Conceptual Metodología Organigrama Cronograma Identificación de riesgos Justificación económica (business case) Acciones de rápida implementación Cierre
  26. 26. EL PRIMER PRODUCTO:LA DEFINICIÓN DEL PROYECTO
  27. 27. DEFINICIÓN DEL PROYECTO El contenido de una Definición del Proyecto Objetivos Alcance y supuestos Propuesta de cambio – Modelo Conceptual Metodología Organigrama Cronograma Identificación de riesgos Justificación económica (business case) Acciones de rápida implementación Cierre
  28. 28. EL ÉXITO DE UN PROYECTO TIENEQUE VER TANTO CON EL DISEÑO Y EL VALOR DE SU CONTENIDO, COMO CON EL PROCESO QUE SEHA SEGUIDO PARA SU EJECUCIÓN E IMPLEMENTACIÓN
  29. 29. EL PUNTO DE PARTIDA:“ME HAN ASIGNADO UN PROYECTO”
  30. 30. “ME HAN ASIGNADO UN PROYECTO”La búsqueda de experiencias previas Gerentes de otras áreas que hayan tenido que enfrentar situaciones similares Recurrir a su red de colegas que trabajan en otras empresas u organizaciones Proveedores, consultores, etc.
  31. 31. “ME HAN ASIGNADO UN PROYECTO” El mapa político del proyecto Gerentes que controlan recursos Otro altos Promotores ejecutivos y Gerentes Gerente del Proyecto Otros Resto de la proyectos organización
  32. 32. “ME HAN ASIGNADO UN PROYECTO” El ciclo de vida de un proyecto VISION DEL PROYECTO A TRAVÉS DE SUS ETAPASDEFINICIÓN DEL PROYECO Productos, hitos o CONSTRUCCIÓN milestones del proyecto IMPLEMENTACIÓN TUNNING GESTIÓN DEL CAMBIO
  33. 33. “ME HAN ASIGNADO UN PROYECTO” Definición del Proyecto  Qué objetivos estamos persiguiendo con el proyecto?  Qué alcance tendrá?  Cómo se va a utilizar?  Con qué recursos económicos se cuenta?  Cuál es el cronograma de entrega (tiempo)?  Cuál es la justificación económica?
  34. 34. “ME HAN ASIGNADO UN PROYECTO” Definición del Proyecto  Subestimar la importancia de la Definición del Proyecto y obviar esta etapa aclaratoria es un error muy grande, cuyas consecuencias afectarán seriamente el resultado final.  El gerente de proyecto no debe esperar que le pidan la Definición del Proyecto. Proactivamente debe proponerla él mismo e impulsar en consecuencia el proceso de toma de decisiones de los promotores sobre bases comprendidas y consensuadas.
  35. 35. “ME HAN ASIGNADO UN PROYECTO”La validación de los primeros pasos con el promotor Para obtener los documentos de Definición del Proyecto se deben tener en claro tres aspectos:  Cómo va a enfocar la tarea  Ha entendido el mapa político (interrelaciones)  Su primer trabajo será obtener la APROBACIÓN de la Definición del Proyecto por parte de los promotores La claridad de los conceptos permitirá al promotor ver que el gerente de proyecto está trabajando con criterio, y seguramente lo ayudará con sus requerimientos
  36. 36. “ME HAN ASIGNADO UN PROYECTO” La búsqueda de experiencias previas El mapa político del proyecto El ciclo de vida de un proyecto La validación de los primeros pasos con el promotor Cierre  A esta altura, el gerente del proyecto ya ha logrado responder a la primera pregunta que se hizo cuando le asignaron el proyecto: “POR DÓNDE COMIENZO?”  Con estas ideas claras, el siguiente hito es “La definición del proyecto”
  37. 37. EL PRIMER PRODUCTO:LA DEFINICIÓN DEL PROYECTO
  38. 38. DEFINICIÓN DEL PROYECTO El contenido de una Definición del Proyecto Objetivos Alcance y supuestos Propuesta de cambio – Modelo Conceptual Metodología Organigrama Cronograma Identificación de riesgos Justificación económica (business case) Acciones de rápida implementación Cierre
  39. 39. DEFINICIÓN DEL PROYECTO El contenido de una Definición del Proyecto  Es una versión ejecutiva, es un documento que no debiera tener mas de 10 o 15 transparencias y que, como hemos señalado, servirá para obtener la aprobación del diseño de la forma de trabajar, de los plazos y de los presupuestos
  40. 40. DEFINICIÓN DEL PROYECTO El contenido de una Definición del Proyecto Objetivos  El primer punto a consignar son los objetivos del proyecto.  Deben ser c, sin ambiguedades, y en lo posible referirse tanto a los aspectos cuantitativos como a los cualitativos  Los objetivos no solo expresan la voluntad de alcanzar resultados cualitativos sino también tratan de manifestar de alguna forma los logros cuantitativos que se pretende lograr.  Estos últimos, deberán ser demostrados en la justificación económica de la Definición del Proyecto
  41. 41. DEFINICIÓN DEL PROYECTO El contenido de una Definición del Proyecto Objetivos Alcance y supuestos  Este punto es absolutamente relevante para manejar las expectativas de todos los interesados (stakeholders)  El alcance de un proyecto debe definirse con un alto nivel de precisión, para no crear expectativas equivocadas en cuanto a los aspectos que abordará  Aunque un proyecto sea exitoso, puede suceder que los interesados no lo perciban así
  42. 42. DEFINICIÓN DEL PROYECTO El contenido de una Definición del Proyecto Objetivos Alcance y supuestos  Los supuestos tienen que ver con determinados condicionantes del proyecto identificados a priori y que sirven para amplia el concepto de alcane.  Expresan que el proyecto va a poder ejecutarse en los términos de las definiciones siempre que se cumplan determinadas premisas de trabajo.  Los supuestos sirven también para alinear expectativas.
  43. 43. DEFINICIÓN DEL PROYECTO El contenido de una Definición del Proyecto Objetivos Alcance y supuestos Propuesta de cambio – Modelo Conceptual  Este punto de la Definición del Proyecto se refiere concretamente al DISEÑO  Se dirige a describir la nueva solución que propone el proyecto para alcanzar los objetivos enunciados, y es el contenido que va a ser objeto del trabajo en caso de aprobación.
  44. 44. DEFINICIÓN DEL PROYECTO El contenido de una Definición del Proyecto Objetivos Alcance y supuestos Propuesta de cambio – Modelo Conceptual  La forma de presentar la “solución” o el nuevo modelo conceptual propuesto depende mucho de la naturaleza del proyecto. Lo importante es no extenderse
  45. 45. DEFINICIÓN DEL PROYECTO El contenido de una Definición del Proyecto Objetivos Alcance y supuestos Propuesta de cambio – Modelo Conceptual Metodología  La metodología explica cómo se piensa elaborar la solución propuesta en el proyecto.  La descripción incluirá las principales etapas del proyecto, dentro de ellas, las actividades a realizar, los hitos, los productos intermedios a entregar y la forma como se evaluará y controlará el avance, así como los informes.
  46. 46. DEFINICIÓN DEL PROYECTO El contenido de una Definición del Proyecto Objetivos Alcance y supuestos Propuesta de cambio – Modelo Conceptual Metodología Organigrama  Un organigrama del proyecto tiene básicamente tres niveles: El de comité de dirección, el de gerenciamiento del proyecto y el de equipos de trabajo  Debe reflejar los conocimientos y habilidades requeridas para cada integrante delos equipos para poder realizar el proyecto  El compromiso de todos los sectores relacionados
  47. 47. DEFINICIÓN DEL PROYECTO El contenido de una Definición del Proyecto Objetivos Alcance y supuestos Propuesta de cambio – Modelo Conceptual Metodología Organigrama Cronograma  El Cronograma permite establecer, a partir del inicio del proyecto, los plazos en que se cumplirán las distintas etapas de la metodología. Asimismo, se registran allí los puntos o hitos de control del proyecto.  Comprometer plazos significa garantizar que se va a cumplir con ellos.
  48. 48. DEFINICIÓN DEL PROYECTO El contenido de una Definición del Proyecto Objetivos Alcance y supuestos Propuesta de cambio – Modelo Conceptual Metodología Organigrama Cronograma Identificación de riesgos  La matriz de riesgos tiene como objetivo reflejar las distintas contingencias a las que un proyecto puede estar sujeto, y la forma en que se ha previsto enrentarlas.  Es una alerta temprana de aspectos críticos cuya presencia en la agenda del comité de dirección contribuye a crear un sentido de urgencia de estos temas y ganar la atención de los promotores del proyecto y de la dirección misma.
  49. 49. DEFINICIÓN DEL PROYECTO El contenido de una Definición del Proyecto Objetivos Alcance y supuestos Propuesta de cambio – Modelo Conceptual Metodología Organigrama Cronograma Identificación de riesgos  TODO PROYECTO IMPLICA UNA INVERSIÓN EN LA COMPAÑÍA, Y TODA INVERSIÓN DEBE TENER UN RETORNO O BENEFICIO QUE JUSTIFIQUE EL PROYECTO  Un proyecto siempre está asociado a un FLUJO DE FONDOS, constituido por los egresos en que se tiene que incurrir y por los ingresos netos o los ahorros netos de costos que éste permitirá cuando se implemente.
  50. 50. DEFINICIÓN DEL PROYECTO El contenido de una Definición del Proyecto Objetivos Alcance y supuestos Propuesta de cambio – Modelo Conceptual Metodología Organigrama Cronograma Identificación de riesgos Justificación económica (business case) Acciones de rápida implementación  Es frencuente que durante el desarrollo de la definición del proyecto se identifiquen acciones de aplicación inmediata y de alto impacto y que no requieren el desarrollo del proyecto pero que si están en esa dirección.
  51. 51. DEFINICIÓN DEL PROYECTO El contenido de una Definición del Proyecto Objetivos Alcance y supuestos Propuesta de cambio – Modelo Conceptual Metodología Organigrama Cronograma Identificación de riesgos Justificación económica (business case) Acciones de rápida implementación Cierre  Es el momento de presentar las definiciones del proyecto al Comité de dirección y conseguir su aprobación como requisito previo para empezar a desarrollar la solución proppuesta.
  52. 52. DEFINICIÓN DEL PROYECTO El contenido de una Definición del Proyecto Objetivos Alcance y supuestos Propuesta de cambio – Modelo Conceptual Metodología Organigrama Cronograma Identificación de riesgos Justificación económica (business case) Acciones de rápida implementación Cierre
  53. 53. EJERCICIO
  54. 54. CONSTRUCCIÓN E IMPLEMENTACIÓN DEL PROYECTO
  55. 55. LA TRIPLE RESTRICCIÓN AlcanceTiempo Recurso
  56. 56. CONSTRUCCIÓN E IMPLEMENTACIÓN DEL PROYECTO Se entiende por restricción algo que nos limita o nos impide realizar ciertas acciones como nosotros quisiéramos. Las restricciones que tiene culquier proyecto son diversas, pero pueden agruparse o reducirse en tres principales:  Los entregables que componen el resultado del proyecto (Alcance);  El Tiempo disponible para realizar el proyecto; y,  Los Recursos (dinero) para llevarlo a cabo.
  57. 57. CONSTRUCCIÓN E IMPLEMENTACIÓN DEL PROYECTO Estas tres restricciones (Alcance, Tiempo y Recursos) siempre están presentes en un proyecto Se representan en un triángulo equilátero Por qué el triángulo equilátero: Porque este triángulo hipotético siempre mantiene su forma equilátera (tres lados iguales, tres ángulos del mismo grado). En otras palabras, si movemos una de las restricciones entonces se moverá o ajustará por lo menos otra, para que el triángulo se recupere su forma de equilátero.
  58. 58. CONSTRUCCIÓN E IMPLEMENTACIÓN DEL PROYECTO Ejemplo: Si se reduce el tiempo disponible para el proyecto (el cliente adelanta la fecha) entonces, o bien reducimos el alcance para salir a tiempo, o bien invertimos más recursos (dinero) para avanzar más rápido, o una combinación de ambas cosas. Lo que no se puede hacer es intentar modificar una de las restricciones y pensar ingenuamente que el proyecto intentará equilibrarse de alguna forma. Hay de aquel líder de proyecto que intente desafiar al poder de la triple restricción, porque su omnipotencia se manifestará sin misericordia, y en su proyecto solamente se escucharán lamentos y rechinar de dientes1 (pm, 5, 13-15)
  59. 59. CONSTRUCCIÓN E IMPLEMENTACIÓN DEL PROYECTOLAS CUATRO RESTRICCIONES Hay algunos Gurús que afirman que el concepto de “La Triple Restricción” ya es obsoleto, indicando que más bien son 4 las restricciones que acotan al proyecto: Alcance, Tiempo, Recursos y Calidad.
  60. 60. CONSTRUCCIÓN E IMPLEMENTACIÓN DEL PROYECTO La reunión “de arranque” (kick-off) Los planes detallados Anticipación: la actitud clave del gerente del proyecto Control y seguimiento del proyecto: un modelo de gestión Fortalecimiento del equipo (team building) La integración de los sectores tiene un premio: la aprobación formal de los diseños Cambios en el entorno del proyecto
  61. 61. CONSTRUCCIÓN E IMPLEMENTACIÓN DEL PROYECTO Contratación de recursos técnicos y humanos Algunas mejores prácticas (best practices) para aplicar en la ejecución del proyecto Métodos de implementación Finalización del proyecto Cierre
  62. 62. LIDERANDO UN PROYECTO
  63. 63. LIDERANDO UN PROYECTODEJAREMOS ESTE TEMA PENDIENTE PARA SERTRATADO EN UNA REUNIÓN ESPECIAL DONDE SEPUEDAN ABORDAR ÉSTE Y OTROS ASPECTOS DELLIDERAZGO.
  64. 64. EL CRONOGRAMA DE TRABAJO
  65. 65. DEFINICIÓN DEL PROYECTOUTILIZAREMOS EL MICROSOFT PROJECT(CUALQUIER VERSIÓN ES VÁLIDA POR AHORA)PARA DEFINIR Y ADMINISTRAR EL PROYECTO ENADELANTE.
  66. 66. EVALUACIÓN Y CONTROL DEL PROYECTO ENFOQUE ECONÓMICO - FINANCIERO ENFOQUE TÉCNICO - ECONÓMICO ENFOQUE ECONÓMICO - EMPRESARIAL

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