documentos de contabilidad sistematizada

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documentos de contabilidad sistematizada

  1. 1. La trascendencia de la información contable dentro de la organización ANDRES ACEVEDO P
  2. 2. TABLA DE CONTENIDO INTRODUCCIÓN Definición de contabilidad Sistemas de información contable Estructura de información contable LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN CONTABLE EN LA TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS ELEMENTOS DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE LOS ELEMENTOS DE ENTRADA LOS ELEMENTOS DE SALIDA LA VISIÓN Y MISION LA SINERGÍA. LA ENTROPÍA LA NEGENTROPÍA LAS ENTIDADES LOS PROCEDIMIENTOS CONCLUSIONES BIBLIOGRAFÍA
  3. 3. INTRODUCCIÓN Los sistemas de información contable han trascendido la función financieratradicional enmarcada por la normatividad de tipo legal y tributaria que el entornoeconómico necesitó y es que el mundo a cambiado notablemente las últimas dosdécadas, y en nuestro medio (Colombia), en la ultima década (los noventa) escuando más se han sentido estos cambios. Motivo, por el cual, estamos hoyinmersos en un mundo abierto, de mercados globalizados, cuya premisa es laconstrucción de mercados de competencia perfecta, donde la palabra“competencia”, adquiere un nuevo significado para las organizaciones, y es en lainformación que generaran, la clave de la competitividad que pueden lograrmomento de la historia, El objetivo del presente trabajo es identificar losconceptos que se han definido desde la Teoría General de Sistemas, tales como:el sistema, los elementos de entrada, los elementos de conversión, los elementosde salida, el medio, la visión, la misión, los objetivos, la sinergia, la entropía y lanegentropía.
  4. 4. Definición de contabilidad La contabilidad es el lenguaje que utilizan los empresarios para poder medir y presentar los resultados obtenidos en el ejercicio económico, la situación financiera de las empresas, los cambios en la posición financiera y/o en el flujo de efectivo.
  5. 5. Sistemas de informacion contables Un sistema de información contable comprende los métodos, procedimientos y recursos utilizados por una entidad para llevar un control de las actividades financieras y resumirlas en forma útil para la toma de decisiones y se basa en 2 grandes categorias.
  6. 6. Estructura de informacion contableEstá compuesta en 3 pasos Registro de la actividad financiera: en un sistema contable se debe llevar un registro sistemático de la actividad comercial diaria en términos económicos. En una empresa se llevan a cabo todo tipo de transacciones que se pueden expresar en términos monetarios y que se deben registrar en los libros de contabilidad Clasificación de la información: un registro completo de todas las actividades comerciales implica comúnmente un gran volumen de datos, demasiado grande y diverso para que pueda ser útil para las personas encargadas de tomar decisiones. Resumen de la información: para que la información contable utilizada por quienes toman decisiones, esta debe ser resumida.
  7. 7. LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN CONTABLE EN LA TEORÍA GENERAL DE SISTEMASEn el siglo XVII la ciencia deja bastante atrás a la filosofía en el propósito deexplicar la naturaleza que nos rodea. Al filósofo alemán George Wilhelm FriedrichHegel (1770-1831) se le atribuyen las siguientes ideas: El todo es más que la suma de sus partes (Sinergia). El todo determina lanaturaleza de las partes, Las partes no pueden comprenderse si se consideranen forma aislada del todo. Las partes están dinámicamente interrelacionadas oson independientes.A finales del siglo XIX los biólogos vitalistas trataban de explicar muchascaracterísticas de los procesos vivientes que los científicos físicos no podíanexplicar.En el siglo XIX los físicos y matemáticos estudiaron la eficiencia de los motorestérmicos para explicar porque estos no se podían aprovechar al 100% y surgió elconcepto de energía útil. Aparece el concepto de entropía derivado de las leyesde la termodinámicaEn 1928 Koehler hace los primeros intentos de explicar porque manera laspropiedades de los sistemas regulan las conductas de sus componentes.
  8. 8. LOS ELEMENTOS DE ENTRADA Un sistema de información contable que trascienda a la toma dedecisiones, es decir, un sistema de información gerencial tienecomo elementos de entrada la tecnología (hardware, software ycomunicaciones), los datos contables, los principios decontabilidad generalmente aceptados, las normas internacionalesde contabilidad, los procedimientos establecidos por losorganismos de control autorizados para expedir normatividadcontable, los procedimientos propios de la unidad económica, elpersonal y los recursos económicos, materiales, maquinaria,medios logísticos, organización y métodos, sistemas, datos nofinancieros y datos del entorno.
  9. 9. LOS ELEMENTOS DE SALIDASon los informes financieros (estados financieros) y nofinancieros que cumplen con los objetivos y cualidadesque las normas exigen para la información contable queproduce el sistema de información gerencial, la cualpermite controlar el proceso del registro contable (desde latransacción hasta el informe – estado financiero en queaparece), el proceso administrativo (planear, hacer,controlar y actuar) y las operaciones de la empresa (lasactividades relacionadas con la obtención de losproductos que permitirán el cumplimiento de los objetivosde la organización).
  10. 10. LA VISIÓN y LA MISIÓN Visión: Propósito imaginado, criterio inusual o pronóstico, donde se visualiza la organización en el futuro, es una meta ambiciosa pero verosímil y asequible. El sistema de información debe permitir medir si la organización se está dirigiendo al logro de la visión. Misión: Tarea específica que se encarga a una persona o a un grupo. Es la razón de ser, el deber ser de la organización. Evalúa directamente la forma como la empresa realizará su visión.
  11. 11. LA SINERGIA Entendida esta así: “el todo es más que las partes que loconforman”, esto significa que el todo adquiere unanaturaleza diferente a la de sus elementos componentes,aplicado este concepto al sistema e información de laorganización, significa que el sistema de informaciónadquiere una dimensión diferente al integrar como suselementos componentes al sistema de informaciónfinanciera contable (tradicional) y al sistema de informacióngerencial (toma de decisiones), de esta forma se hacefrente a la entropía (desorden) generando la informaciónpara lo toma de decisiones cumpliendo con los objetivos ycualidades que la información contable debe tener.
  12. 12. LA ENTROPÍA Entendida como el desorden, contraria al orden (orden =información = negentropía), este concepto ha sido trabajado por los termodinámicos y se fundamenta en la segunda ley de la termodinámica que establece: existe flujo de calor (por la tanto actividad) entre dos objetos cuando sus temperaturas son diferentes, el calor se transfiere del objeto con temperatura más alta al de temperatura más baja, hasta que las temperaturas de ambos objetos son iguales, momento en que cesa el flujo del calor (por lo tanto cesa la actividad). Se establece que cuando existe actividad (flujo de calor) hay un alto contenido de información, y por el contrario, cuando no hay actividad (cesa el flujo de calor) hay bajo contenido de información.
  13. 13. LA NEGENTROPÍA(Orden = información = negentropía), entendidacomo el orden (Información).La negentropía la genera la organización con una actualización constante dela normatividad, el uso de tecnologías adecuadas, personal capacitado,procedimientos adecuados a las funciones que realiza organización, de talforma que sé de armonía a todos los elementos involucrados en lapreparación de la información y monitoreo constante del medio.Son los departamentos de control de las organizaciones los encargadas deevaluar la información y retroalimentar el sistema, de tal forma que el sistemasé autorregule, y que la información que suministre siempre cumpla con losobjetivos y cualidades que el medio le exige.
  14. 14. LAS ENTIDADES En un sistema de información contable tradicional, las entidades están conformadas por las organizaciones que realizan las diferentes transacciones existentes en el universo económico, estas transacciones se configuran en registros contables, y es en esta forma de registros contables que los datos entran al sistema de información contable. En el sistema de información gerencial las entidades van a estar formadas por todos los organizaciones y personas identificables con sus propias características, que se relacionan con la organización ya sea enviando flujos de dados o recibiéndolos en forma de información, es importante resaltar que datos necesitamos del entorno y cuales son las entidades que nos lo pueden suministrar.
  15. 15. LOS PROCEDIMIENTOS Las funciones se apoyan en los procedimientos, cuando unprocedimiento involucra una transacción se produce un flujo dedatos para el sistema de información gerencial.El procedimiento que involucra una transacción no espropiamente un procedimiento contable ejemplo: unprocedimiento para abrir una cuenta de ahorro de una entidadfinanciera no es un procedimiento contable, sino unprocedimiento administrativo que involucra una transaccióncontable, donde se produce un flujo de datos para el sistema deinformación contable tradicional, estos flujos de datos contablesque se originan en las transacciones se deben recopilar en una“guía contable” en donde se puedan consultar. También seproducen flujos de datos que alimentan otros sistemas deinformación que integran el sistema de información gerencial.
  16. 16. CONCLUSIONES Los sistemas de información contable deben entenderse no sólo como aquellos que producen información financiera (la cual fue muy útil en la era industrial), sino como aquellos que producen información: financiara y no financiera, interna y externa, para evaluar la gestión y el control de los procesos oportunamente. Los actores de decisiones (directivos) del entorno colombiano, deben entender que la información contable no sólo sirve para presentar unos resultados a los socios y a las entidades de control y vigilancia del Estado (DIAN, superintendencias, etc.). Que el control de las organizaciones no es el adecuado cuando se utiliza una auditoría financiera limitada a la información de la teneduría de libros, auditando los estados financieros presentados a los socios, el Estado y a la sociedad en general y los procesos que garantizan que se contabilizó aplicando los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados en Colombia los cuales son creados por Ley (así estos estén en contra de las técnicas contables); dictaminando que se han cumplido con las normas tributarias y los., que los activos están debidamente protegidos y que las cifras son razonables. lo anterior se logra con una teneduría de libros orientada a presentar oportunamente Que el control de las organizaciones es el adecuado. La Contaduría Pública como profesión y los contadores públicos como profesionales deben entender su papel en este nuevo orden mundial y asumirlo con responsabilidad, dado que la profesión de la Contaduría Pública en Colombia ha tenido una tendencia hacia el registro contable enmarcado en lo legal, lo tributario, el control presupuestal basado en precios de venta, los costos estándar, la auditoría financiera.
  17. 17. BIBLIOGRAFÍA BARKER, Richard. El Modelo Entidad relación: Case * Method. Massachusetts: Addison – Wesley Publishing, 1990. 241 P. ISBN: 0-201-60111-7. BRIMSON, James A. Contabilidad por Actividades. México: Prentice Hall, 1998. 256 P. ISBN: 970-15-0214-0. DAVIS, Paul. El Universo Desbocado. Barcelona: Salvat Editores, 1985. 204 P. ISBN: 84-345- 8361-5. DE MIGUEL, Adoración y PIATTINI, Mario. Concepción y Diseño de Bases de Datos. Madrid: Ra-Ma, 1993. 989 P. ISBN: 0-201-64497-5. EDWARDS, Chris; WARD, John y BYTHEWAY, Andy. Fundamentos de Sistemas de Información. 2a. ed. Madrid: Ed. Prentice Hall, 1998. 240 P. ISBN: 84-8322-013-X. GÓMEZ CEJA, Guillermo. Sistemas Administrativos: Análisis y Diseño. México: Mc Graw Hill, 1997. 289 P. ISBN: 970-10-1171-6. KAPLAN, Robert S. Y NORTON, David P. El Cuadro de Mando Integral: The Balanced Scorecard. Barcelona: Ediciones Gestión 2000, 1997. 321 P. ISBN: 84-8088-175-5. KLEIN, Mark y MANGANELLI, Raymond. Cómo Hacer Reingeniería. Bogotá: Editorial Norma, 1996. 349 P. ISBN: 958-04-3025-X. LEGIS. Reglamento General de la Contabilidad y PUC para comerciantes. Bogotá: Legis Editores S.A., 1999. 399 P. ISBN: 0124-0315.

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