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Social networking issues for HR


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Facing up to Facebook and Twitter - Social Networking Issues for HR
Presented by Anna Denton-Jones of at the Yolk HR Insight Sessions.

Published in: Business
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Social networking issues for HR

  1. 1. Achieving fair dismissals and protecting yourselfFacing up to Facebook and Twitter Anna Denton and Jenny Jones Social Networking Issues for HR 27th November 2007 Anna Denton‐Jones employment law & training
  2. 2. Survey: Do you......?• Have a computer use policy? Does it cover  ‘social networking’?• Encourage your staff to use the internet as a  business tool? • Allow staff to access non‐related websites  during their lunch breaks? employment law & training
  3. 3. DISCUSSION: PROS AND CONS employment law & training
  4. 4. Recruitment• Nothing to stop you from checking publicly  available material• Widely considered not to be good practice – Undermines what you say about equal opps monitoring – Exposure to discrimination? employment law & training
  5. 5. Competitors use it to approach your staff?• E.g.‐ manager approached by competitor via  LinkedIn• Recruitment agents ready access• Restrictive covenants employment law & training
  6. 6. Promotion• You can take into account what happens in  the private life of your employees provided it  impinges on what they do for you. employment law & training
  7. 7. What if you discover information which means you don’t want to recruit/promote that person?• You are free to recruit who you like so long as  you don’t discriminate• Human Rights Act 1998 – Article 10 ECHR – freedom of expression – Article 8 – respect for private life?• Discrimination legislation employment law & training
  9. 9. Case study• Dan works for • He describes on his Facebook page and Twitter  accounts that he is working on a new product  and in essence what it does. • In doing so he is inadvertently letting ex‐ colleagues who now work for a competitor about  the thing that will give the company a  competitive edge. employment law & training
  10. 10. Case study ‐ IP• Suzi in HR has trained as an internal workplace  mediator paid for by her employer. She  develops lots of precedent documents  including a mediation checklist and a  mediation agreement.• Suzi is a member of a Forum run by the CIPD  where members chat and share best practice.  She offers her guide to anyone who wants a  copy. employment law & training
  11. 11. Case study – IP continued• Mark works for a small employer. He sees  Suzi’s post and request a copy of her  documents and uses them for the benefit of  his organisation  employment law & training
  12. 12. Case study• Employee who raised a grievance  signed a compromise agreement with  a confidentiality clause in it then  breached it by posting on Facebook  that he had “made the company pay”. employment law & training
  13. 13. Legal protections for confidentiality• Express restrictions in the contract of  employment• Implied duty of fidelity and confidentiality to  the employer• Injunction or action in damages• Disciplinary issue capable of leading to  dismissal• Prevention better than cure: clear rules employment law & training
  14. 14. Confidentiality and contacts lists• You may regard contacts established by your  staff as essential to your business and want  them to be surrendered to you if the  employee leaves employment law & training
  15. 15. REPUTATIONAL ISSUES employment law & training
  16. 16. Case study• A bar man at a hotel in Swansea notices the captain  of a rival team in the hotel. • He posts derogatory comments about this person on  Twitter to his friends. • His comments are then retweeted by his friends to  their friends. A famous commentator with 21,000  followers picks up on the thread and sends this to all  of them too. • From the comment it is clear where he worked. employment law & training
  17. 17. What about our reputation?• Libel and defamation actions open to you just  the same as if the comment was published  eg:‐ in the newspaper• Damage trust and confidence with employee:  discipline and dismissal are open to you• Distinction between defamation and  comments tending to disparage or simply  opinions which you don’t like employment law & training
  18. 18. To what extent can we take action over commentary we don’t like?• Freedom of expression vs confidentiality• Does it impinge on your reputation? – Names the employer – Clear where they work from previous postings employment law & training
  19. 19. End of employment• Rules that people can no longer state that  they are employed by you? employment law & training
  20. 20. Case study• John is on parental leave. He hears from his  colleagues on facebook that there is a  restructuring facing in his department and he  is no really worried he could be made  redundant. employment law & training
  21. 21. POTENTIAL OTHER CONDUCT ISSUES employment law & training
  22. 22. Concerns about use duringworking time• You are entitled to prevent staff  using your equipment for personal  use or set boundaries such as use only in breaks. • If usage is in breach of your policies then you will be able to discipline• Could we monitor what is happening instead?• Increasing use of mobiles employment law & training
  23. 23. Bullying and Harassment issues• Two employees have a friendship/relationship  outside work which turns sour. • They then start using text messages and FB to  send messages outside work. • This outside of work conduct starts to affect  what is going on in work.• How do you deal with this? employment law & training
  24. 24. Bullying and harassment issues• You are liable if the conduct in question takes  place in the course of employment and you  have not take reasonable steps to prevent it• Remember harassment not only outlawed  under Equality Act but also Protection from  Harassment Act 1997 employment law & training
  25. 25. Sickness case studies• The employee called in sick but her Facebook  updates suggested she was having a spray‐tan  and hair done for a big weekend away• Employee on long‐term sick but Facebook  betrays that they are running their own  business sideline employment law & training
  26. 26. What if an employee does something criminal? (even in their own time)• Eg:‐ employee investigated by police for • “grooming” children • downloading terrorist material • football hooliganism • selling forged signatures of pop stars on Ebay employment law & training
  27. 27. Case study• Employee uses bluetooth from his phone to  send inappropriate photos to anyone with  blue‐tooth switched on on their phones in the  vicinity. employment law & training
  28. 28. POLICY DRAFTING employment law & training
  29. 29. Key ingredients for a policy• Having one in the first place!• Reminder that activity is not necessarily  private and that you can discipline just as  much in this area as in others• Sets out that conduct online that is harmful to  the organisation can amount to misconduct  and gross misconduct employment law & training
  30. 30. Key ingredients continued• Appropriate measures regarding:‐ – Use of your IT resources – Your Intellectual Property, confidential and privileged  information – Use of third party’s intellectual property and  protecting their privacy and confidentiality – Prohibiting bullying and harassment and  discrimination – Prohibiting negative comments about the  organisation, staff, business contacts and competitors employment law & training
  31. 31. Key ingredients continued• Consistency with other policies • Requirement to state in postings that views  expressed don’t reflect the views of the  organisation?• Educate employees: – Disclosure or misuse of information could have  various potential consequences – Privacy (or lack of) employment law & training
  32. 32. Key ingredients continued?• Clear rules on offensive and discriminatory  comments and consequences• Make clear extent, reasons and nature of  monitoring ‐ monitor that rules consistently  applied• Guidance on how to use social media for the  organisation’s benefit employment law & training
  33. 33. Guidance for managers?• Setting an example to colleagues• Joining with sub‐ordinates eg:‐ Facebook  friends, being followed by colleagues on  Twitter• Risks associated with posts  employment law & training
  34. 34. Using social media in claims• Check whether the claims are true with a view  to discrediting them eg:‐ – that not working – that so ill they cannot attend an appointment – that they found certain types of conduct  offensive employment law & training
  35. 35. ACAS recommendation “Treat electronic behaviour the same as you would treat non-electronic behaviour” employment law & training
  36. 36. QUESTIONS? employment law & training