Manual de premium hotel

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Manual de premium hotel

  1. 1. Elaborado por: José Alemán
  2. 2. INDICEIntroducciónCAPITULO 1 Requisitos del sistema Instalación de la aplicación Configuración generalCAPITULO 2 - Opciones del menú archivos: Tipos de habitación Habitaciones Tipos de tarifa Planes de tarifa Motivos de visita Motivos de anulación Grupos de personas Tipos de reservaCAPITULO 3 - Opciones del menú procesos: Reservación Check in / Recepción Cambio de habitación Check out / Facturación Alertas y avisos Auditoria nocturna Planning de ocupación Ama de llaves Configurar promociones 1
  3. 3. CAPITULO 4 - Opciones del menú informes: Lista de ocupación Lista de reservaciones Libro de reservación Reporte policial Relación de cargos Evaluación de visitas Evaluación de anulaciones Lista de precios Lista de mensajes Lista negra Lista de habitacionesGlosario de términosAnexos 2
  4. 4. INTRODUCCIÓN En Enero del 2.010 nace el software Premium Hoteles, en vista a laoportunidad de negocio que representa este tipo de aplicación. Premium Hoteles es un producto versátil orientado inicialmente a cubrir lasnecesidades esenciales de los pequeños negocios del ramo hotelero, quefunciona como modulo complementario integrado al Back Office Premium, lo cualle permite aprovechar sus fortalezas y ventajas. Entre las características del software podemos destacar las siguientes: • Planificación gráfica e interactiva. • Configuración de temporadas y tarifas ilimitadas. • Configuración de precios y promociones. Cálculo de aplicación automático. • Reservas y estadías a grupos y particulares. Impide los overbooking. • Base de datos de huéspedes, y consultas de preferencias e historial de visitas. • Control completo sobre la cuenta del cliente con unificación y separación de cuentas. • Facturación en controlador fiscal. • Consultas sobre ocupación histórica y libro policial. • Control de alertas y avisos. • Reporte de auditoria nocturna. • Libro de reservación. • Lista negra. • Análisis de datos y estadísticas. • Motor de base de datos cliente-servidor (Windows / Linux). • Permite procesos e informes adicionales. 3
  5. 5. REQUISITOS DEL SISTEMA CAPITULO - Windows XP o superior. 1 - 512MB de RAM. - Monitor resolución 1024 x 768. - MySQL Connector/ODBC 3.51INSTALACIÓN DE LA APLICACIÓN Para poder instalar el módulo de Administración de Hoteles es necesario quese encuentre instalado el sistema Administrativo Premium-Soft y que éste tengalas estructuras de todas sus tablas actualizadas. (Versión 01-08-2010 o posterior),luego de haber realizado dicha operación proceda con los pasos que se indican acontinuación. Acceda al sistema Administrativo y ejecute la opción“Administración/Misceláneos/Actualizar estructuras de datos” cuando el sistemasolicite la “ubicación del archivo Script Sql” seleccione el archivo“premiumhotelstruc.dbf” y ejecute una actualización completa con dicho archivo, alconcluir esta actualización de estructuras salga del sistema Administrativo. Ejecute el programa “Hoteles.Exe” que se encuentra en la carpeta dondeinstaló el sistema Administrativo Premium-Soft. 4
  6. 6. Al iniciar el programa por primera vez le aparecerá la imagen que se muestraa continuación: Haga clic en el botón “Aceptar” En la siguiente ventana de acceso al sistema, seleccione la “EmpresaModelo”, “Oficina Principal”, usuario “Premium”, clave “premium” y presione latecla [Enter] 5
  7. 7. Le aparecerá el mensaje Haga clic en el botón “Aceptar”, le aparecerá la siguiente ventana Haga clic en el botón […], le aparecerá la ventana para seleccionar la carpetaque contiene los scripts, 6
  8. 8. Sombree la carpeta “tablescripthotel” y haga clic en el botón Seleccionar,aparecerá la ventana que se muestra a continuación: Haga clic en el botón Validar Aparecerá el siguiente mensaje Haga clic en el botón Aceptar Le aparecerá el siguiente mensaje 7
  9. 9. Haga clic en el botón Aceptar. Le aparecerá la siguiente ventana: Una vez seleccionado el usuario, expanda la lista de Tipos de usuarios talcomo se muestra a continuación 8
  10. 10. Seleccione el tipo de usuario y marque las opciones a las cuales tiene acceso Una vez realizados estos pasos el sistema estará inicialmente preparado parafuncionar. 9
  11. 11. Configuración General Los parámetros de funcionamiento del sistema están agrupados en cinco (5)secciones: datos generales, colores de estatus, notificación de reserva, correoelectrónico y denominaciones.Pestaña de configuración de datos generales. En esta sección podrá establecer el comportamiento del sistema, y adaptarlo adistintos negocios relacionados con hospedajes (Véase las distintas formas deconfigurar el sistema). Además podrá indicar la hora de salida, la hora de cambioa estatus sucia y los minutos entre avisos recordatorios.Nota: Para que los cambios o modificaciones en la configuración tengan efecto,debe pulsar en la opción de Grabar. 10
  12. 12. Pestaña de configuración de colores de estatus. El sistema trae por defecto colores preestablecidos para cada evento. Sidesea adaptarlos a sus requerimientos, pulse en la opción Definir color del estatusde su preferencia 11
  13. 13. Pestaña de configuración de notificación de reserva. En esta sección se define el texto del mensaje electrónico que se envía alcorreo del huésped, al momento de procesar una reservación. A dicho mensaje lepuede adjuntar un archivo; y podrá enviar fotos de las habitaciones o cualquierotro archivo de imagen. En la siguiente imagen puede ver un ejemplo de un mensaje: Las variables a referenciar en el texto comienzan y finalizan con el carácter“%”, a continuación se describen las mismas:%huesped% Nombre del huésped%localizador% Número de localizador%entrada% Fecha de entrada%salida% Fecha de salida%unidades% Tipo de unidades 12
  14. 14. Pestaña de configuración del correo electrónico. Aquí indique los datos del correo saliente 13
  15. 15. Distintas formas de configurar el sistema de hotel:1) Configuración tradicional. - Check-in. Se ocupa la unidad al ingreso del huésped. - Check-out. A la salida del huésped genera la factura y libera la unidad. 14
  16. 16. 2) Configuración sin generar operaciones en transito y sin cargos automáticos. Ideal para negocios relacionados con la venta de paquetes turísticos, donde su facturación no se rija por check-in y check-out obligatorios. - Check-in. Se ocupa la unidad al ingreso del huésped. - Check-out. Libera la unidad de forma manual. Haciendo doble clic en la celda del planning estilo 2. No genera factura ya que no existe la operación. - Factura. Podrá emitir factura desde el sistema administrativo Importando para ello la reservación realizada con el sistema de hotel, es decir que el usuario puede preparar dicho documento con antelación, inclusive mucho antes de la llegada del huésped. 15
  17. 17. 3) Configuración para moteles. - Check-in. Se ocupa la unidad al ingreso del huésped. - Check-out. Se factura pero se mantiene la unidad ocupada, La liberación se realiza de forma manual. El bloqueo de unidades sucias le permitirá controlar la facturación, ya que podrá comparar la cantidad de limpiezas con la cantidad de facturas. 16
  18. 18. MENÚ LATERALLas opciones del menú de Premium Hoteles seencuentran ubicada en la parte lateral izquierda delescritorio. Están ordenadas de acuerdo a suimportancia y agrupadas por categoría.Para acceder a una opción en particular haga clicen la misma.Todas las opciones del sistema son asignable porusuario, y va a depender de las actividades queéste realice dentro de la organización. 17
  19. 19. BOTONES GENERALESAlmacena los datos de la ventana activaBorra los datos de la ventana activaPermite visualizar o imprimir los datosCierra la ventana activaPermite incluir nuevos registros en la ventana activaPermite buscar registro 18
  20. 20. OPCIONES DEL MENÚ ARCHIVOS CAPITULOTipos de Habitación 2 Pulsando sobre esta opción en el menú de archivos, se tiene acceso a la fichaen donde se ingresarán y actualizarán los datos relacionados a los tipos dehabitación. Dichos datos son requeridos para poder crear las habitaciones yposterior definición de sus precios. La ventana de tipos de habitación lucirá como la siguiente: Para agregar un nuevo registro ingrese un código inexistente. Es obligatorio elingreso del código, descripción y la capacidad. Puede realizar búsqueda mediantela opción buscar. Además tiene la posibilidad de asociar hasta 3 imágenes por tipo. 19
  21. 21. Habitaciones Esta opción del menú de archivos permite crear, actualizar, eliminar, buscar yconsultar los datos relacionados a las habitaciones. El software requiere para sufuncionamiento los datos aquí señalados. A continuación se muestra la ventana de habitaciones: Antes de ingresar las habitaciones debe definir en el sistema administrativoPremium, el producto (servicio) que estará relacionado a la misma, de allí se tomala alícuota y otros atributos requeridos por el modulo de hotel. Para agregar una habitación solo tiene que especificar el código, nombre,ubicación, articulo de referencia y tipo de habitación. Puede realizar búsquedamediante la opción buscar. 20
  22. 22. Si coloca una habitación con estatus inhabilitado no podrá realizar ningunaoperación con la misma. En la opción de dotación podrá registrar el inventario de cada habitación, biensea de tipo fijo, consumible o de rotación. 21
  23. 23. Tipos de Tarifa Esta opción del menú de archivos, permite definir las distintas configuracionesde tarifas a utilizar. Podrá establecer tarifas por temporadas, asociadas a un tipoprecio o número de personas, complementarias y especiales. Si no existen tarifasno podrá ingresar los precios de hospedaje. El instalador crea por defecto unatarifa mostrador. A continuación se muestra la ventana de tipos de tarifa: Para crear una tarifa es obligatorio especificar el código, descripción, y lavigencia de la misma. Si la registra como inactiva el sistema la obviara. Al estarmarcado el campo “actualizar año al cambiar”, le indica al sistema que actualiceautomáticamente la fecha de vigencia cuando comience un nuevo año. La opción de orden de evaluación permite establecer la secuencia aconsiderar para que el sistema asigne las tarifas. Recomendamos que las tarifaspor número de personas y de temporada estén al inicio. 22
  24. 24. Planes de Tarifa Esta opción del menú de archivos, permite ingresar y actualizar los precios delalojamiento para cada tipo de habitación. Dichos precios se asocia a un tipo detarifa y desglosan por días de la semana, ya que en algunos hoteles, paraestimular sus ventas se tienen tarifas distintas en los días de baja ocupación. La ventana de planes de tarifa lucirá como la siguiente: Haga clic en la opción de agregar para ingresar los precios en el tipo dehabitación seleccionado. Para actualizarlos haga clic en la opción de modificar. Podrá emitir una lista de precios selectiva mediante la opción imprimir. 23
  25. 25. La opción de reajustar tarifas, permite a través de un porcentaje aumentar odisminuir los precios de hospedaje. En el caso de disminución utilice el signonegativo. Ejemplo: -10,00%. Se puede realizar dicho reajuste por tipo dehabitación y por tipo de tarifa. 24
  26. 26. Motivos de Visita Esta opción del menú de archivos, permite definir en una tabla los motivos porel cual los clientes se alojan en el hotel. Este dato es relacionado a su vez encada proceso de recepción de huésped. El uso del mismo le permitirá evaluargráficamente la rotación del hotel. 25
  27. 27. Motivos de Anulación Esta opción del menú de archivos, permite definir en una tabla los motivos porel cual los clientes cancelan las reservaciones. Este dato es solicitado a su vezcuando se anula una reservación. El uso del mismo le permitirá evaluargráficamente dichas anulaciones. 26
  28. 28. Grupos de personas En Premium Hoteles la figura de grupo se utiliza para representar aquellasorganizaciones con volumen de reserva alto, estos cuentan con tarifas atractivasacordadas previamente. Pulsando sobre esta opción en el menú de archivos, se tiene acceso a crear,actualizar, eliminar y consultar los datos relacionados a los grupos. En la siguiente imagen se muestra la ventana de grupos de personas: Para crear un grupo es obligatorio registrar el código, descripción, cantidad depersonas, cliente a facturar y la tarifa otorgada. Puede realizar búsqueda mediante la opción buscar. 27
  29. 29. Tipos de reserva Esta opción del menú de archivos, permite definir en una tabla los tipos dereserva. Este dato es relacionado a su vez en cada proceso de reservación. 28
  30. 30. Huéspedes Pulsando sobre esta opción en el menú de archivos, se tiene acceso a la fichaen donde se actualizarán y consultarán los datos relacionados a los huéspedes. La ventana de huéspedes lucirá como la siguiente: Podrá bloquear al huésped pasándolo a lista negra, para ello utilice el campode Status y el de observaciones, este último para describir el motivo por el cual nose le permite la entrada al hotel. Como podrá observar en la figura, la ventana cuenta con dos secciones: unapara los datos generales y la otra para el historial de alojamiento, donde se reflejade forma descendente las fechas en que el huésped se ha hospedado en el hotel,además de las habitaciones que ocupo en ese momento. 29
  31. 31. OPCIONES DEL MENÚ PROCESOS CAPITULOReservación 3 Pulsando sobre esta opción en el menú de procesos, se tiene acceso a laficha en donde se ingresarán y actualizarán los datos relacionados a lareservación. Una reservación puede ser garantizada o no. Se garantiza a través de unpago o abono que podrá ingresar desde este modulo. El sistema no dispondrá delas habitaciones con reservaciones de este tipo. En la siguiente imagen se muestra la ventana de reservaciones: 30
  32. 32. Para realizar una reservación normal se requiere del nombre del huésped,número telefónico, fecha de entrada, fecha de salida, tipo y cantidad dehabitaciones. Desde la misma ventana de centro de reservas el usuario podráescoger los números de habitación requeridos por el huésped. Luego de almacenada la reservación se envía un mensaje con los datos de lamisma al e-mail del huésped, claro si se señala la dirección de correo. El texto delmensaje de notificación de reserva es configurable. Véase la opción deconfiguración general. El número de localizador es un identificador único que genera la aplicación. Podrá emitir una reservación mediante la opción imprimir. Recuerdo que labúsqueda por diversos criterios la obtiene en la opción buscar. La opción borrar solamente permite anular la reservación, debe señalarademás el motivo de la anulación. 31
  33. 33. Pasos para garantizar una reservación: 1. Primero seleccione la reservación a garantizar. 2. Marque o pulse en la casilla correspondiente a dicha operación. 3. En la próxima ventana ingrese los datos del cliente y los datos del abono. 32
  34. 34. Check in / Recepción A esta opción accedemos desde el menú de procesos. Pulsando sobre lamisma tenemos acceso a la ficha donde se ingresarán y actualizarán los datosrelacionados a la recepción de huéspedes. Como podrá observar en la siguiente imagen, la vista esta compuesta por tressecciones: la primera para el registro de los datos, la segunda para consulta ybúsqueda de reservaciones pendientes, y la última para consultar la lista dehuéspedes en casa. Todo desde un mismo sitio, pensado en la rapidez delproceso check in. 33
  35. 35. Para realizar una recepción sin reservación, ingrese el tipo y número dehabitación, número de cédula o pasaporte, nombre del huésped, dirección,teléfonos, nacionalidad, datos del vehiculo si posee, cliente a facturar, fecha desalida, los nombres de los acompañantes, los demás datos son opcionales. Con respecto a la recepción con reservación, primero vaya a la segundapestaña, ubique la reserva a través del número localizador o nombre del huésped,luego pulse en la opción check-in reservación y por último pulse en la opción sí. Elresto del procedimiento es ingresar o actualizar los datos señaladosanteriormente. Véase el siguiente ejemplo: La tarifa sugerida la preasigna el sistema de acuerdo a la temporada yatributos de las mismas, aunque existe la posibilidad de que los usuarios la 34
  36. 36. cambien. En cuanto al descuento, se aplica si existe alguna promoción para eltipo de habitación a la fecha. Los números de habitaciones a seleccionar están ordenados por su rotación,con el fin de que la asignación sea equilibrada. El campo de observaciones puede ser trasladado a avisos recordatorios almomento de grabar. Véase la opción de alertas y avisos. Podrá emitir una recepción mediante la opción imprimir. La búsqueda pordiversos criterios la obtiene en la opción buscar. A continuación se muestra la ventana de ocupación actual. Tiene la opción dever sólo las salidas pendientes pulsando en la casilla respectiva. 35
  37. 37. Cambio de Habitación El huésped podría solicitar un cambio de habitación cuando no se sienta agusto por diferentes motivos, tales como: incomodidad, calor, desperfecto del TV,bullicio y otros. Pulsando sobre esta opción en el menú de procesos, se tiene acceso a laficha donde se realizarán los cambios de habitación. En la siguiente imagen se muestra la ventana de cambio de habitación: Para realizar un cambio especifique primero el número de habitación acambiar, luego seleccione la habitación sustitutiva. En el campo de observacionespuede señalar los motivos que generaron dicha operación. Como podrá observaren la figura se cambia de la 201 a la 203. 36
  38. 38. Check out / Facturación En Premium Hoteles las cuentas abiertas de habitación se manejan a travésde operaciones en tránsito, para permitir de esta forma la integración con nuestrosoftware administrativo. Esta opción del menú de procesos, le permite al usuario consultar y actualizarlos cargos asociados a las habitaciones, registrar abonos y generar la factura delcliente al momento de la salida del huésped. A continuación se muestra la ventana de Check Out: Inicialmente debe indicar en el renglón “Oper. en transito” el número de lahabitación a manipular, recuerde colocar antes de dicho número las letras “EH”,que identifican el tipo de operación (“E” = espera, “H” = hotel). 37
  39. 39. Para realizar el Check out de la habitación y generar la factura, totalice el documento, pulsando en la opción “F10-Totaliza Documento” de la figura anterior y luego pulse en la opción “F10-Totalizar e imprimir” en la siguiente figura: Realizado el paso anterior se desplegara a continuación la ventanatotalizadora, indique aquí el monto a cancelar y luego pulse en la opción “F11-Procesar”, para registrar el pago o abono. 38
  40. 40. Si el monto a cancelar es mayor que cero se mostrará la siguiente ventana,para que el usuario ingrese la forma de pago del cliente y descuente las notas decrédito respectivas, bien sea por reserva garantizada y otras. Para finalizar el check out y emitir la factura, pulse en la opción “F11-Procesar”. A partir de este momento el documento en espera se convierte enfactura, la habitación se libera y se marca su limpieza. 39
  41. 41. Para registrar los abonos a la cuenta de la habitación, pulse en la opción “F3-Saldo Actual” de la ventana principal de check-out, posteriormente en la siguiente forma pulse en la opción de “Abonar” Desde aquí podrá ver de forma detallada o resumida el saldo deudor delcliente, y emitirle su estado de cuenta a través de la opción de “Imprimir”. El saldo aparece resaltado en la parte superior de la imagen anterior. 40
  42. 42. Ingrese aquí el monto abonado, los datos del cliente y la forma de pago, y porúltimo pulse en la opción de “Grabar” para almacenar dicha operación. 41
  43. 43. Alertas y Avisos Pulsando sobre esta opción en el menú de procesos, se tiene acceso a laficha donde podrá controlar los mensajes del hotel. Existen dos tipos demensajes: los internos y los de huéspedes. Los que son de huésped sediferencian porque tienen asociado un número de habitación. La ventana de alertas y avisos lucirá como la siguiente: La opción “Nuevo” permite agregar un mensaje. La opción “Borrar” permite anular el mensaje seleccionado. La opción “Imprimir” permite emitir una lista selectiva de mensajes. 42
  44. 44. Los mensajes pueden ir dirigidos a un tipo usuario en particular (Para:),pueden mostrarse a una hora específica (Hora Alerta:) con sonido de alerta. Acontinuación se muestra la ventana donde se incluyen los mismos: 43
  45. 45. Planning de Ocupación / Panel de control Las tablas de planning visualizan instantáneamente el estado actual de cadauna de las habitaciones del hotel, y la previsión para fechas futuras. Suinteractividad le permite al usuario acceder de forma rápida a las operacionesbásicas. Se utilizan colores para representar los diferentes eventos, pueden serdefinidos dichos colores y los nombres utilizados para identificar los tipos dehabitación. Desde esta ventana se podrá realizar reservaciones, check in, cambio dehabitación, check out, control de mensajes y reporte de auditoria nocturna. Actualmente el software cuenta con dos estilos de planning: 1. Planning mensual. 2. Planning diario “rack”. 44
  46. 46. Planning mensual / estilo 1 Es una tabla, que muestra en las filas las habitaciones, y en las columnas losdías del mes comenzando desde la fecha actual. En la parte inferior tienerecuadros de textos informativos para datos de la selección. 45
  47. 47. Planning diario / Estilo 2 (room rack) Es una tabla, que muestra en las filas las ubicaciones, y en las columnas lashabitaciones. En la parte superior tiene botones para filtrar los datos, y en lainferior tiene un Check para cambiar el tamaño de las celdas. Aquí se puede adosar notas o comentarios a cada habitación, y utilizar colorespersonalizados adicionales para las unidades ocupadas, que pudiera por ejemploaplicar para identificar y resaltar las habitaciones con pagos pendientes oadelantados. Cada celda cuenta con un menú emergente que se activa con el botónderecho del ratón, desde aquí tendrá acceso directo a las siguientes opciones:características de la habitación, estado de cuenta, traslado de cuenta, cambio dehabitación, check-out sin factura, historial del huésped y otros. 46
  48. 48. Ama de Llaves Pulsando sobre esta opción en el menú de procesos, se tiene acceso a laficha en donde se controla la limpieza de las habitaciones. La ventana de ama de llaves lucirá como la siguiente: Desde esta ventana el usuario podrá emitir una lista ordenada de lashabitaciones a limpiar, la misma es asignada a las personas encargadas de lalimpieza. Luego de realizado el servicio, debe seleccionar y habilitar lashabitaciones que fueron limpiadas. Como podrá observar se utilizan colores para representar los distintos estatus. 47
  49. 49. Configurar Promociones A esta opción accedemos desde el menú de procesos. Pulsando sobre lamisma tenemos acceso a la ficha donde se ingresarán y actualizarán los datosrelacionados a las promociones y ofertas. La ventana de ama de promociones lucirá como la siguiente: Para agregar una promoción debe especificar el código, descripción, vigencia,días de hospedaje, tipos de habitación y porcentaje de descuento. Puede realizarbúsqueda mediante la opción Buscar. La opción Borrar permite eliminar el registro seleccionado. 48
  50. 50. CAPITULOOPCIONES DEL MENÚ INFORMES 4Lista de Ocupación 49
  51. 51. Lista de Reservaciones 50
  52. 52. Libro de Reservación 51
  53. 53. Reporte PolicialRelación de Cargos 52
  54. 54. Reporte de entradas y salidas de huéspedes 53
  55. 55. Evaluación de visitas 54
  56. 56. Evaluación de anulaciones 55
  57. 57. Lista de Precios 56
  58. 58. Lista de habitaciones 57
  59. 59. Reporte de control de limpiezas 58
  60. 60. 59
  61. 61. GLOSARIO DE TÉRMINOSCheck in: Es el ingreso del huésped al hotel.Check out: Es la salida del huésped del hotel.Reserva Garantizada: Es una reservación respaldada a través de un abono.No Show: Es una reservación que ni se canceló, ni se utilizó por el cliente.Overbooking: Exceso de reservaNúmero de Localizador: Identificador único de la reservación.Lista Negra: Son los huéspedes no aceptados en el hotel.Planning de ocupación: Hoja de planificación, utiliza colores para representar losestatus de las habitaciones.Auditoria Nocturna: Cierre diario del hotel.Reporte policial: Reporte solicitado por los organismos de seguridad pública.Contiene los datos de los huéspedes que han estado en el hotel. 60

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