Trabajo de gestión documental.1

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Trabajo de gestión documental.1

  1. 1. TRABAJO PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PRESENTADO POR YARLENIS CISNEROS DE LA ROSA NIDYA ELIZABETH RIVERA ALVAREZ YINETH BALANTA MINNA PRESENTADO A LUZ MARINA ARIAS GONZALEZ PROFESIONAL EN CIENCIA DE LA INFORMACIÓN FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA GESTIÓN DOCUMENTAL 2013
  2. 2. VISITA AL ARCHIVO PÚBLICO: 1. ARCHIVO CENTRAL DE LA ALCALDIA MUNICIPAL DE MACARAVITA (SANTANDER) UBICADO: carrera 3 # 3 -38 LA DOCTORA MARGGY ZULAY PEREZ LIZARAZO (SECRETARIA DE GOBIERNO) TELEFONO: 318040599
  3. 3. ELABORE UN COMENTARIO COMO SE ENCUENTRA ORGANIZADA SU DOCUMENTACIÓN EL archivo central se encuentra ubicado en el segundo piso de la Alcaldía Municipal de Macaravita (Santander), sus archivos se encuentran en cajas y carpetas de archivo, que ubicados en estanterías, separadas por oficinas productoras, organizadas por asuntos y fechas de las más antiguas a las más recientes, según las Tablas de Valoración Documental, aprobadas en el año del 2005. REALICE COMO MÍNIMO 10 PREGUNTAS EN CADA UNO DE LOS ARCHIVOS, LAS CUALES LE PERMITAN ACLARAR LAS DUDAS QUE TENGA RESPECTO A LA GESTIÓN DOCUMENTAL 1. ¿cuál es la función del archivo? Cumplir y hacer cumplir en la jurisdicción, las pautas y normas existentes en materia archivística y en los lineamientos que expida el Archivo General de la Nación
  4. 4. b.) Seleccionar, organizar conservar y divulgar el acervo documental que integra el Archivo del ente territorial. c.) Recibir las transferencias documentales que se efectúen bajo la responsabilidad de los Secretarios Generales o los Funcionarios administrativos de igual o superior jerarquía a cuyo cargo estén los archivos, de conformidad con el plan de transferencias documentales que se elabore conjuntamente con los organismos de la Administración del nivel territorial respectivo y de acuerdo con los procedimientos y regulaciones establecidos por el Archivo General de la Nación. d.) Apoyar la organización de los Archivos especializados en las distintas disciplinas, tanto públicos como privados en el respectivo ente territorial 2. ¿A qué le llaman fondo documental? Es la acumulación de todos los documentos que ha generado la entidad durante mucho tiempo y que nunca habían sido intervenidos es decir no se habían organizado
  5. 5. 3. ¿Cómo organizan la información de la entidad en el archivo? Por fechas cronológicas, años, dentro del archivo se organizan por oficina de procedencia identificando la Serie y Subserie como por ejemplo Resoluciones, Los libros Contables, Actas y otros 4. ¿A qué le llaman series documentales? ¿Qué series identifican? Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: Hojas de Vida o Historias Laborales, Contratos, Actas, Informes, Resoluciones, Acuerdos
  6. 6. ¿Cómo se almacena la información en el archivo? 5. La información esta almacenadas por oficina productora en cada carpeta y las carpetas dentro de una caja y las cajas están ubicadas en estantes y dentro de nuestro archivo central encontramos 6 estante marcado por el número de estante y cada uno de a 6 bandejas marcado por número de cada bandeja de arriba abajo. ¿Qué medidas de control se tienen en cuenta para garantizar la seguridad e integridad de la información? 6. El archivo central es manejado por una persona, la secretaria de gobierno, la solicitud de la información, sin importar si es para empleados o particulares, es a través de un formato donde especifica la series o subserie, fechas, motivo de consulta y fechas de entrega del documento
  7. 7. 7. ¿Cuáles son sus funciones de la persona que maneja el archivo?  Custodiar el Patrimonio Documental del Municipio  Buscar la ubicación del documento.  Registrar en listado de carpetas en préstamo, para revisión del funcionario y fotocopiado del mismo dentro de la entidad.  Relaciona en formato el préstamo de documentos.  Guarda el documento en forma cronológica dentro de la unidad archivística 8. ¿Con qué software y hardware cuenta el archivo? En estos momentos contamos con el software de digitalización y hardware es un escáner
  8. 8. 9. ¿Con qué mobiliario cuenta el archivo? Describa Cuenta con 6 estantes y cada uno tiene de a 6 bandejas 10. ¿Cuántas veces han realizado trasferencias al archivo histórico? En el tiempo que llevo manejando el archivo, que es solo un año no se han hecho ninguna transferencia, pero si existe un archivo histórico que se realizó en el 2005 cuando se organizó el fondo acumulado de la entidad
  9. 9. IDENTIFIQUE EN DICHOS ARCHIVOS LAS ETAPAS O FASES DEL CIC LO VITAL DE LOS DOCUMENTOS. UBICACION VALORACION ARCHIVO DE GESTION PRIMARIA: ARCHIVO CENTRAL ADMINISTRATIVO LEGAL CONTABLE FISCAL TECNICO JURIDICO ESTADO ACTIVO SEMIACTIVO PROCEDIMIENTO ASOCIADO CONSERVACION TEMPORAL TRANSFERENCIA ELIMINACION DIGITALIZACION CONSERVACION SELECCIÓN TRANSFERENCIA ELIMINCION DIGITALIZACION SECUNDARIA: ARCHIVO HISTORICO HISTORICO CIENTIFICO CULTURAL INACTIVO CONSERVACION TOTAL DIGITALIZACION
  10. 10. 2) IDENTIFIQUE EN EL ARCHIVO VISITADO LOS SIGUIENTES CONCEPTOS Y LUEGO EXPLIQUE CON SUS PROPIAS PALABRAS QUE ENTIENDE POR: ARCHIVO TOTAL: los documentos que han completado todo el proceso desde la creación hasta la conservación total o digitalización CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS: es como la vida del documento que está en etapas desde su producción hasta el proceso final, pasando por el archivo de gestión, archivo central y si finalmente llega al archivo histórico o eliminación. PRINCIPIO DE PROCEDENCIA: se ordenan los documentos de acuerdo de donde provienen y se tiene en cuenta el orden cronológico de creación PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL: es la secuencia del cual fueron creados los documentos que se llevan en un orden secuencial, lógico y natural
  11. 11. FOLIO: son cada hoja que se encuentran en una serie o subserie documental. LEGAJO: son la unión de varios documentos que tratan el mismo asunto. FONDO: es la agrupación de diversos documentos producidos por personas naturales o jurídicas en el desarrollo de sus actividades. SUBFONDO: es el conjunto de documentos dentro de un fondo, producido por una unidad administrativa subordinada que posee cierto grado de autonomía. SERIE: son los documentos que se adquieren en el proceso administrativo de las oficinas que forman las unidades documentales que corresponden a los asuntos que son el resultado de una información seriada SUBSERIE: forman parte de una serie y son jerarquizados y se identifican en forma separada de la serie por los tipos documentales dependiendo del trámite de cada uno
  12. 12. TIPO DOCUMENTAL: se dividen en: • Documentos simples: Es la que conformada por una sola tipología ya que su función es la misma • Documentos compuestos: posee variedad de tipologías documentales que van relacionadas con algo en común, formando un expediente TABLAS DE VALORACIÓN: un listado de series o asuntos a los cuales se asigna tanto el tiempo de permanencia en el Archivo Central, como su disposición final. TABLAS DE RETENCIÓN: un listado de series y subseries que están de forma jerárquica y se identifican en forma separada en conjunto con los tipos documentales que varían de acuerdo con el trámite de cada asunto VALOR PRIMARIO: son los documentos que encontramos en el archivo de las oficinas, es decir, en la etapa de gestión y central. VALOR SECUNDARIO: son los documentos que se registran en el archivo histórico y están ligados a la importancia de los documentos, tales como: actas, resoluciones, acuerdos
  13. 13. DE EJEMPLOS DE DOCUMENTOS QUE SE CONSERVAN EN DICHOS ARCHIVOS POR SUS VALORES PRIMARIOS Y SECUNDARIOS ( MÍNIMO 4 DOCUMENTOS) VALOR PRIMARIO: OFICINA DE GESTION CONTRATOS DE OBRA 2010-1013 ORDENES DE TRABAJO, 2010-2013 RESOLUCIONES, 2010-2013 PLAN DE DESARROLLO MUNICIPAL 2012-2015 VALOR SECUNDARIO: ARCHIVO HISTORICO: DECRETOS RESOLUCIONES CONTRATOS ACTAS DE REUNION DE TRABAJO
  14. 14. 4) REALICE 3 EJEMPLOS DONDE SE EVIDENCIA LA SERIE, SUBSERIE Y TIPO DOCUMENTAL  SECRETARIA DE HACIENDA: SERIE SUBSERIE TIPOS DOCUMENTAL COMPROBANTES CONTABLES Comprobantes de Egreso  Facturas  Soportes  SECRETARIA DE SALUD Y DESARROLLO SOCIAL SERIE SUBSERIE TIPOS DOCUMENTAL PLANES Plan de Atención Básica PAB  Programa  Cronograma de Trabajo  Acta Evaluación, Seguimiento y Control de Recursos  Plan Obligatoria de Salud  Banco de Datos de los Afiliados  Acta de Reunión  Convenio  Correspondencia  CDP  Proyectos  Plan Operativo  Actas de cumplimiento  SECRETARIA DE GOBIERNO: SERIE SUBSERIE TIPOS DOCUMENTAL CERTIFICACIONES Certificaciones de registro de marca  Solicitudes  Registros
  15. 15. 5) INDAGUE CUÁLES DOCUMENTOS SE DEBEN ELIMINAR EN LAS OFICINAS, ES DECIR, NO SON ARCHIVADOS Los siguientes documentos se eliminan del archivo de gestión porque según las TABLAS DE RETENCION han cumplido con el tiempo de retención • • • • • • • Registro de radicación de correspondencia sea enviada o recibida Permisos Certificaciones Circulares informativas Inventarios documentales Autorizaciones de eventos Autorizaciones de trasteos
  16. 16. 6) OBSERVE Y EXPLIQUE EN FORMA RESUMIDA COMO SE LLEVA A CABO LA FOLIACIÓN DE LOS DOCUMENTOS. 1 La documentación que va a ser objeto de foliación debe estar previamente clasificada. La de las oficinas se encontrará relacionada en la Tabla de Retención Documental (TRD). Y en el archivo central se folio según la relación con las Tabla de Valoración Documental (TVD). 2. La documentación que va a ser foliada debe estar previamente ordenada, es decir, que esté de acuerdo con los trámites que dieron lugar a su producción. El orden original más común es el orden cronológico. El número uno (1) corresponde al primer folio del documento que dio inicio al trámite en consecuencia corresponde a la fecha más antigua. 3. La documentación que va a ser objeto de foliación esta depurada. La depuración consiste en el retiro de duplicados idénticos, folios en blanco y documentos de apoyo en los archivos de gestión o de oficina. En fondos acumulados, se hará igualmente depuración. 4. Se deben foliar todas y cada una de las unidades documentales de una serie. En el caso de series documentales simples (acuerdos, decretos, circulares, resoluciones) la foliación se ejecuta de manera independiente por carpeta, tomo o legajo. En el caso de series documentales complejas (contratos, historias laborales, investigaciones disciplinarias, procesos jurídicos), cada uno de sus expedientes tiene una sola foliación de manera continua y si tal expediente se encuentra repartido en más de una unidad de conservación (carpeta), la foliación se ejecutará de forma tal que la segunda será la continuación de la primera.
  17. 17. 5. Se escribir el número en la esquina superior derecha de la cara recta del folio en el mismo sentido del texto del documento. 6. La foliación se efectúa con lápiz de mina negra y blanda, tipo HB ó B FOLIADO
  18. 18. 7) INDIQUE COMO SE ORGANIZAN LOS DOCUMENTOS DENTRO DE LAS CARPETAS Después de depurar y limpiar la documentación se llevan a las carpetas donde el primer folio queda de frente o inicialmente y el último folio queda de último 8) MENCIONE LOS DATOS QUE DEBEN TENER LAS ETIQUETAS DE LAS CARPETAS .
  19. 19. CAJAS
  20. 20. Cuáles son los procesos del Programa de Gestión Documental que se desarrollan en el Archivo de Gestión en la entidad visitada y en qué consiste cada uno de ellos  PRODUCCIÓN: Generación de documentos de las instituciones en cumplimiento de sus funciones y se utilizan los formatos facilitados por el AGN. (Estos formatos fueron diseñados teniendo en cuenta la norma NTC 3393, vigente a 29 de junio de 2005) Ejemplo.
  21. 21.  RECEPCIÓN: Radicación: Procedimiento por el cual, se asigna un número consecutivo, a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío PROCESO DE RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS Registro : Procedimiento por el cual, las entidades ingresan en sus sistemas datos como: Remitente o destinatario, Nombre o código de la dependencia competente, Nombre del funcionario responsable del trámite, anexos y tiempo de respuesta PROCESO DE RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS
  22. 22.  DISTRIBUCIÓN Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario. Identificación de dependencias y determinación de competencia Enrutamiento de documentos a dependencia competente Registro de control de entrega de documentos recibidos Correspondencia personal, fax, correo tradicional, correo electrónico, apartado aéreo, trámite en línea, página web, otros Control y firma de guías y planillas de entrega Organización mensajería externa
  23. 23.  TRÁMITE Trayectoria del documento desde su producción o recepción hasta el cumplimiento de su función administrativa y se tiene en cuenta lo siguiente: • Respuesta a una solicitud o requerimiento • Confrontación y diligenciamiento de planilla de control y ruta del trámite • Determinación de competencia Preparación y proyección de respuesta
  24. 24.  ORGANIZACIÓN Es la forma como clasificamos, ordenamos y describimos los documentos.
  25. 25.  CONSULTA Acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la información que contienen  CONSERVACIÓN Conjunto de medidas preventivas o correctivas, adoptadas para garantizar la integridad física y funcional de los documentos de archivo, sin alterar su contenido
  26. 26.  DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS Decisión resultante de la valoración en cualquier etapa del ciclo vital del documento proceso de disposición final de documentos eliminación de documentos conservación total dependiendo del tiempo que estén asignado en las Tablas de Retención Documental
  27. 27. b) Cuáles son los procesos del Programa de Gestión Documental que se desarrollan en la entidad visitada en el Archivo Central y en qué consiste cada uno de ellos ORGANIZACIÓN: 1. Las oficinas productoras deben tener en cuenta las fechas del calendario de transferencia. 2. Se verificara que las cajas vengan marcadas y las carpetas con depuración, limpieza y foliados los documentos. 3. Ordenación documental: Ubicación física de las cajas en estanterías dentro de las respectivas oficina productora llevando la secuencia del numero de cajas. CONSULTA: La consulta de documentos en los archivos central, por parte de funcionarios de otras dependencias o de los ciudadanos, se debe facilitar con los controles correspondientes. Si el interesado desea que se le expidan copias o fotocopias, éstas deberán ser autorizadas por el jefe del archivo y sólo se permitirá cuando la información no tenga carácter de reservado conforme a la Constitución y a las leyes. La consulta se puede hacer mediante solicitud verbal o escrita dirigida al jefe del área, o al funcionario responsable del Archivo de Gestión, Archivo Central o Histórico
  28. 28. CONSERVACIÓN: En este proceso se deben garantizar las condiciones mínimas encaminadas a la protección de los documentos, el establecimiento y suministro de equipos adecuados para el archivo, sistemas de almacenamiento de información en sus distintos soportes. Como las cajas, carpetas y los estantes DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS: La disposición final de los documentos del archivo central depende de las Tablas de Valoración donde habiendo cumplido su tiempo de retención se analizara si se elimina el documento, y se conserva totalmente y se digitaliza
  29. 29. c) cuáles son los procesos del Programa de Gestión Documental que se desarrollan en esa entidad en el Archivo Histórico (Si lo tiene la entidad) y en qué consiste cada uno de ellos (Organización, Consulta, Conservación, y Disposición final de documentos) Pues realmente hasta ahora no tenemos un programa de gestión documental del archivo histórico. 10) Cada integrante del equipo debe tomar un documento que se produzca en alguna dependencia de una entidad visitada y explicar el proceso que se lleva a cabo con ese documento desde que se origina hasta su etapa final de conservación o eliminación SECRETARIA DE PLANEACION SERIE: LICENCIAS Subseries: Licencias de Construcción
  30. 30. Para generar la licencia se deben tener en cuenta los siguientes Tipos documentales:  Planos  Memorias de diseño  Certificado de tradición y libertad  recibo de pago  Norma urbanística  Licencia de aprobación Esta subserie documental se conserva 2 años en el archivo de gestión y después se transfiere al archivo central para conservar un periodo de 10 años y finalmente se selecciona un 10% para conservación total y digitalización
  31. 31. Visita a un archivo privado Nombre de la entidad SERVIENTREGA Dirección CALLE 119 No 2-545 Nombre de la persona que les ofrece la información Luis E Jiménez Teléfono 3711900
  32. 32. ELABORE UN COMENTARIO COMO SE ENCUENTRA ORGANIZADA SU DOCUMENTACIÓN El archivo visitado es un archivo de gestión que se conoce con el nombre de CMI Centro de memoria institucional, al cual llega la documentación de varias sucursales , luego de transcurrido un tiempo esta documentación es trasladada al archivo centralizado que se encuentra ubicado en la ciudad de Bogotá.
  33. 33. PREGUNTAS RESPECTO A LA GESTIÓN DOCUMENTAL EN LA ENTIDAD PRIVADA. ¿De dónde viene la documentación que llega a este archivo? Proviene de todos los procesos de la institución algunos de ellos son: Servicio al cliente. Logística. Comercial. ¿En la actualidad la institución cuenta con un manual de procedimiento?. Sí, el manual de procedimiento es redactado y modificado por el archivo centralizado, luego es distribuido a los diferentes CMI con el fin que tengan conocimiento y se pueda aplicar.
  34. 34. ¿Actualmente la empresa cuenta con proceso de digitalización? Sí, se está tratando de incorporar la digitalización en todos los procesos de la empresa, actualmente lo estamos haciendo con los comprobantes, facturas etc, pero la idea es que todos los procesos cuenten con este apoyo digital. ¿ La empresa tiene estipulado las tablas de retención documental? En la actualidad se está contemplando la posibilidad de una asesoría profesional con el fin que estudien toda la documentación de la empresa con el fin de realizar las tablas de retención.
  35. 35. ¿Dónde guardan la documentación en el archivo de gestión?. La información es dispuesta físicamente en un archivo rodante, donde se encuentra cada carpeta debidamente señalizada. ¿Cómo se realiza el proceso de transferencia al archivo centralizado? La documentación es debidamente empacada en cajas, mediante un adecuado proceso de embalaje, se le realiza su respectiva marcación a caja con el propósito de identificar de que CMI proviene.
  36. 36. 2. IDENTIFIQUE EN DICHOS ARCHIVOS LAS ETAPAS O FASES DEL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS. En este archivo visitado el tiempo de conservación de la documentación inicialmente estaba siendo de 4 a 5 meses, pero debido al flujo documental que se encuentra en el archivo centralizado este se extendió a anual, es decir, una vez se termine este período en el archivo de gestión, la documentación es trasladada a al archivo centralizado en Bogotá (Bodega Castilla), allí los documentos tienen un tiempo de conservación de 5 a 6 años. Archivo de gestión Archivo centralizado Archivo histórico
  37. 37. 3. IDENTIFIQUE EN EL ARCHIVO VISITADO LOS SIGUIENTES CONCEPTOS Y LUEGO EXPLIQUE CON SUS PROPIAS PALABRAS QUE ENTIENDE POR: ARCHIVO TOTAL. Es la integración de los documentos en su ciclo vital. CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS. Son las diferentes etapas por las que pasan los documentos desde que permanece en el archivo de gestión y es conservado temporalmente hasta su disposición final es decir eliminación o conservación permanente. PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL. Es respetar la organización que se le dio a los documentos en su primera fase de formación. FOLIO. Es la numeración individual de cada documento, es el número consecutivo que se le asigna a un documento. LEGAJO. Conjunto de documentos reunidos y que tratan de un mismo tema
  38. 38. FONDO. Es el total de la documentación producida institución o persona en ejercicio de sus actividades. y recibida por una SUBFONDO. Subdivisión de un fondo. SERIE. Es el testimonio documental de una actividad ejercida por un organismo a lo largo de un período de tiempo. SUBSERIE. Es la subdivisión de una serie documental. TIPO DOCUMENTAL. Es la unidad documental producida por un organismo en el desarrollo de una competencia concreta.
  39. 39. TABLAS DE VALORACIÓN. Son los documentos que determinan de cada serie documental, su código, denominación, órgano productor, función administrativa que ha dado lugar a su existencia previstos para su transferencia, conservación , eliminación. TABLAS DE RETENCIÓN. Es el listado de series con sus correspondientes tipos documentales, en los que se le dispone el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. VALOR PRIMARIO. Es aquel para el cual nace o para el cual fue producido, son pruebas de las actividades desarrolladas. VALOR SECUNDARIO. Es la que adquiere el documento cuando ha desaparecido la validez con la cual se creó, cuando ya no tiene vigencia administrativa y legal, se convierte en testimonio para la reconstrucción de los hechos.
  40. 40. 3. DE EJEMPLOS DE DOCUMENTOS QUE SE CONSERVAN EN DICHOS ARCHIVOS POR SUS VALORES PRIMARIOS Y SECUNDARIOS ( MÍNIMO 4 DOCUMENTOS) Valor primario. Facturas Contratos Valor secundario. Diplomas Conmemoraciones a la empresa La primera sucursal de servientrega Historia de servientrega.
  41. 41. 4) REALICE 3 EJEMPLOS DONDE SE EVIDENCIA LA SERIE, SUBSERIE Y TIPO DOCUMENTAL Serie. Comprobantes Subserie. Comprobantes de nómina. Serie. Factura. Subserie. Factura de compra Serie. Pago de nómina. Subserie. Pago de nómina funcionarios. Tipología documental. Hojas de vida
  42. 42. 5) INDAGUE CUÁLES DOCUMENTOS SE DEBEN ELIMINAR EN LAS OFICINAS, ES DECIR, NO SON ARCHIVADOS • Las copias y los duplicados • Correspondencia que no forme parte de un expediente • Copias y los duplicados de la documentación contable • Notas interiores • Propaganda y los documentos informativos o impresos diversos, cuya utilidad sea meramente informativa y de referencia. • Catálogos y las publicaciones comerciales. • Dossieres de prensa • Memorias, vídeos, reportajes fotográficos, etc • Los faxes • Recortes de prensa y publicidad. • Borradores.
  43. 43. 6) OBSERVE Y EXPLIQUE EN FORMA RESUMIDA COMO SE LLEVA A CABO LA FOLIACIÓN DE LOS DOCUMENTOS. • La documentación primero es clasificada de tal forma que se sepa en donde vá cada documentación. • Después es debidamente ordenada con el fin que pueda ser guardada de manera adecuada en la carpeta. • Se limpia para que la documentación no contenga duplicados, folios en blanco etc. • Posteriormente se enumera consecutivamente, del número 1 en adelante, sin saltar ningún número, sin tachones ni enmendaduras. • La marcación se debe realizar con lápiz mina negra y blanda, tipo HB ó B.
  44. 44. 7) INDIQUE COMO SE ORGANIZAN LOS DOCUMENTOS DENTRO DE LAS CARPETAS Los documentos son clasificados por asunto, luego al momento de ordenarlos dentro de la carpeta se realiza en forma cronológica colocando el documento más antiguo debajo y el más reciente arriba, posteriormente cuando la carpeta ya llegue al tope de los folios (300) se procede a la marcación de la carpeta colocando la fecha del primer y último documento y el número de total de folios.
  45. 45. 8. MENCIONE LOS DATOS QUE DEBEN TENER: ETIQUETAS DE LAS CARPETAS Nombre de la unidad documental.____________________________________ Regional._________________________________________________________ Serie.____________________________________________________________ Subserie._________________________________________________________ Tipología documental.______________________________________________ Fecha de inicio. ___________________________________________________ Fecha de finalización._______________________________________________ No folios. ________________________________________________________ ETIQUETAS DE LAS CAJAS Nombre de la dependencia __________________________________________ Código de la dependencia ___________________________________________ Serie.____________________________________________________________ Subserie._________________________________________________________ Carpeta . _________________________________________________________ No folios._________________________________________________________ No carpeta _______________________________________________________ No caja. __________________________________________________________
  46. 46. 9. Investiguen qué son y para qué sirven los manuales de procedimientos. Es un instrumento administrativo que apoya el quehacer cotidiano de las diferentes áreas de la empresa, allí se consignan metódicamente las acciones y operaciones que deben seguirse para llevar a cabo las funciones generales de la empresa. Sirve para estandarizar los procedimientos dentro de una empresa, de tal forma que a través de esta herramienta se permite que todos los funcionarios realicen sus funciones de acuerdo a como está descrito en el manual.
  47. 47. Procesos del programa de gestión documental Proceso Descripción Archivo Gestión Producción. Generación de los documentos por institución en cumplimiento de sus funciones La producción de los documentos en son generados por las diferentes sucursales de la empresa entre ellas logística, comercial etc Recepción. Conjunto de operaciones de verificación y control que una empresa realiza para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica EL CMI realiza la recepción de los documentos contenidos en tulas con acceso a ellas mediante unas llaves que solo son manejadas por personas autorizadas. Distribución. Es la correspondiente entrega de los documentos a los a quien corresponda Esta distribución es realizada por el CMI de acuerdo a lo contemplado en el manual de procedimiento. Trámite Curso que se le da a un documento desde su producción o recepción hasta el cumplimiento de sus función administrativa. Organización. Archivo central Archivo Histórico SI Conjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación y descripción de los documentos de una institución. SI SI SI
  48. 48. Proceso Procesos del programa de gestión documental en archivo gestión, central e histórico. Consulta Conservación. Disposición final de documentos Descripción Archivo Gestión Archivo centralizado Acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la información que contienen . Para la consulta solo los jefes de áreas pueden tener acceso al documento original y deben llenar previamente una planilla donde solicitan el documento. Para la consulta solo los jefes de áreas pueden tener acceso al documento original y deben llenar previamente una planilla donde solicitan el documento Conjunto de medidas preventivas o correctivas, adoptadas para garantizar la integridad física y funcional de los documentos de archivo, sin alterar su contenido La conservación de los documentos en el CMI es de 1 año, luego son pasados al archivo centralizado en la ciudad de Bogotá La conservación de los documentos en el archivo central es de 4 a 5 años. . Selección de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital con miras a su conservación temporal, permanente o a su eliminación conforme a lo dispuesto en las tablas de retención documental o tablas de valoración documental El criterio del comité de archivo quien realiza una valoración de los documentos determina el destino de cada documento. El criterio del comité de archivo quien realiza una valoración de los documentos determina el destino de cada documento. Archivo Histórico SI SI SI
  49. 49. 11) Lea el Decreto 2609 de 2012 y los Acuerdos 003, 004, 005 del 15 de marzo de 2013 e indague en una ENTIDAD PÚBLICA lo siguiente: - ¿Qué importancia tiene esta norma (Decreto 2609 de 2012) para el país? En el Titulo V en su el artículo 21 de la Ley 594 de 2000, establece que las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos. Basándonos en la norma vemos que tecnología vs archivística, es un proceso integra. Este mismo titulo que hoy reglamentado a través del Decreto 2609 de 2012 nos muestra claramente la aplicación de la norma a cualquier tipo de información analógica o digital recibida o generado por las organizaciones gubernamentales en nuestro país, me parece de suma importancia esta modificación que se le esta haciendo a la Ley, porque siempre veíamos ese vacío en cuanto al tratamiento que se le tenían que dar a los documentos electrónicos, ya hoy la tenemos mas definido.
  50. 50. Generalmente, la norma iba dirigida a la administración pública, pero no debemos olvidar que el sector privado que cumple funciones públicas como las instituciones privadas y particulares, ya que estos cumplen una función importante en el manejo de la documentación, optimizando los servicios a los ciudadanos y a la consolidación de un estado eficiente y transparente, pero vemos que en capitulo V de este mismo Decreto, ya delegan responsabilidades a los Ministerios y a la superintendencias, para que formulen, establezcan normas, para la implementación y evaluación de los programas de Gestión Documental de las entidades privadas que estén bajo su inspección y vigilancia. Podemos concluir que en este Decreto observamos, el verdadero valor y uso que tiene el uso de las TIC en la disciplina de la archivística, como es la modernización del estado, la optimización de los servicios al ciudadano, la protección del patrimonio documental y disponer de unos archivos bien organizados, actualizados que brinden información de calidad y así evitar la corrupción administrativa
  51. 51. ¿Cuáles son los aspectos más importantes a tener en cuenta según el contenido del mencionado Decreto? Los archivos electrónicos, incluyendo los sistemas electrónicos de información y/o bases de datos, así como su documentación, (cualquiera que sea su soporte), se deben preservar por el periodo de tiempo necesario para las operaciones, por su valor administrativo, fiscal, o legal de acuerdo a los procesos, principios, la valoración y el ciclo vital de los documentos, garantizando el mantenimiento y la conservación de la autenticidad, fiabilidad y accesibilidad y estén disponible para su utilización.
  52. 52. Indague y realice un resumen de los Acuerdos 003, 004 y 005 de marzo 15 de 2013 ACUERDOS 03 DE MARZO 15 DE 2013 - Que es función del archivo general de la nación Jorge palacios preciado reglamentar el procedimiento para la elaboración, evaluación, apropiación e implementación de las tablas de retención documental y las tablas de valoración documental. Que la evaluación de documentos es un proceso de carácter intelectual que se basa en conocimientos especializados y criterios técnicos que permitan determinar los valores de los documentos y fijar los plazos de conservación documental en las diferentes fases del archivo y en especial la conservación permanente con fines históricos, científicos, técnicos y culturales. El representante de los investigadores deberá esta acreditado como tal, en la base de datos que para tal fin establezca la subdirección de gestión del patrimonio cultural.
  53. 53. ACUERDOS 05 DE MARZO 15 DE 2013 CLASIFICACION DOCUMENTAL. Las entidades del estado deben desarrollar procesos de clasificación documental, cuyo resultado es el cuadro de clasificación de documentos, representado en los siguientes niveles y subniveles: fondo, subfondo, sección, subsección, serie, subserie, unidad documental compuesta, unidad documental simple. Las diferentes dependencias de la entidad, con fundamento en el cuadro de clasificación documental y la tabla de retención documental (TRD), deben velar por la clasificación de los documentos que conforman los archivos de gestión, mediante la identificación de los tipos documentales producidos en desarrollo de la gestión administrativa, la agrupación de los mismos en expedientes , subseries y series, atendiendo a los principios de procedencia, orden original y demás requisitos exigidos en la normatividad que sobre esta materia expida el archivo general de la nación.
  54. 54. CONCLUSIÓN Los Archivos de titularidad estatal se constituyen como servicio público cuya principal finalidad es la conservación de los documentos, en aras a determinar los derechos y obligaciones que vinculan a la Administración con el ciudadano. Y no cabe otra posibilidad que su gestión directa por la Administración Pública, estando encomendados a un cuerpo especial de funcionarios: los archiveros del Estado. Los documentos de los archivos públicos son calificados como bienes de dominio público, lo que significa que el Estado no puede disponer libremente de ellos y, en consecuencia, no puede delegar la responsabilidad de la custodia de esa documentación. La organización y la custodia de dicha documentación son las manifestaciones del ejercicio de autoridad de un servicio de archivo y, por lo tanto no pueden ser traspasadas a una empresa privada.

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