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  1. 1. La réunion virtuelle Webinar du 16 juillet 2014
  2. 2. SOMMAIRE • Introduction : « Back to basics » : un panorama de l’évolution de la réunion • Etudes de cas : • Cas 1 : Animation d’un groupe de travail de 30 personnes • Cas 2 : Communication institutionnelle auprès de 800 personnes • Questions / Réponses 5’ 15’ 10’
  3. 3. SOMMAIRE • Introduction : « Back to basics » : un panorama de l’évolution de la réunion • Etudes de cas : • Cas 1 : Animation d’un groupe de travail de 30 personnes • Cas 2 : Communication institutionnelle auprès de 800 personnes • Questions / Réponses 5’ 15’ 10’
  4. 4. BACK TO BASICS Une réunion, c’est… Le fait de réunir des personnes… … dans un lieu et à un moment … … à une fin déterminée 1 2 3 Ces 3 piliers évoluent considérablement, changeant notre manière de nous réunir
  5. 5. COLLABORATION Des réunions toujours plus interactives, participatives, collaboratives ? ! … ?! • La notion d’intelligence collaborative s’impose petit à petit dans les entreprises, autour du constat qu’on crée, innove et invente mieux à plusieurs que seul(e) • 3 enjeux découlent de ce principe : • Interactivité : la capacité à laisser chacun s’exprimer et formuler ses idées, et à être entendu • Participation : la capacité à prendre en compte les remarques de chacun et à les intégrer dans la prise de décision • Collaboration : la capacité à élaborer des idées en capitalisant sur toutes les intelligences, à l’issue d’un processus collectif
  6. 6. DIGITALISATION La salle virtuelle devient le lieu privilégié de la réunion • Les raisons à la diminution du nombre de réunions physiques sont multiples : • Réduction des coûts, • Diminution des temps de transport, • Mondialisation des équipes, • Développement du télétravail, … • Elles imposent d’inventer de nouveaux lieux de réunion, où la salle devient virtuelle : facilement accessible et offrant des outils d’interaction quelque soit le nombre de participants • Elles amènent également à repenser le temps de la réunion : • Synchronie : optimisation du temps de participation conjointe de tous les participants • Asynchronie : organisation de la prise de parole selon les rythmes de chacun
  7. 7. EFFICIENCE La réunion doit être productive • 88% des cadres se sentent inutiles en réunion • 75% des cadres font autre chose en réunion • 47% trouvent des excuses pour ne pas aller en réunion • Parce qu’elle mobilise le temps et l’énergie des collaborateurs, la réunion se doit d’être efficace et de produire les résultats attendus : • Information partagée et assimilée • Participants acteurs de la réunion • Production de contenus optimisée • Décisions actées • Prochaines étapes identifiées • Porteur des prochaines étapes informés et impliqués Etude Ifop / Wisembly / MeetingsMag
  8. 8. SOMMAIRE • Introduction : « Back to basics » : un panorama de l’évolution de la réunion • Etudes de cas : • Cas 1 : Animation d’un groupe de travail de 30 personnes • Cas 2 : Communication institutionnelle auprès de 800 personnes • Questions / Réponses 5’ 15’ 10’
  9. 9. Réunion mensuelle 30 personnes Animer une communauté de collaborateurs travaillant sur les mêmes sujets Cas n°1 • Faire vivre une communauté de collaborateurs travaillant sur les mêmes sujets dans différents lieux et entités • Partager les bonnes pratiques et créer une dynamique de collaboration • Prendre des décisions collégiales sur des problématiques communes La confcall mensuelle d’animation de la communauté • Sous un format « confcall » : • Un animateur de communauté centralise le contenu et organise le déroulé • La charge de la présentation principale tourne entre les différents membres • Les questions sont posées en live par message, ce qui favorise la prise de parole par chacun • Le contenu de la réunion suivante est décidé collégialement sur la base des inputs de chacun LA SOLUTION LES ENJEUX • 1 présentation par mois • 1 seule plateforme qui devient le lieu d’échange privilégié • 1 historique des réunions partagé • 1 compte-rendu en temps réel • 1 communauté renforcée LES CHIFFRES CLES
  10. 10. FOCUS Créer une salle de réunion virtuelle, c’est possible REUNION REUNION REUNION SYNCHRONIE – PENDANT LA REUNION • Institutionnaliser des moments d’échange réguliers où on privilégie l’échange en direct • Mettre en place un moment dédié à la prise de décision commune • Laisser une place à l’échange informel ASYNCHRONIE – ENTRE LES REUNIONS • Poursuivre le dialogue : poser des questions, obtenir des réponses, partager des informations • Echanger des documents • Assurer le suivi et préparer les prochaines réunions
  11. 11. Réunion trimestrielle top 800 Aligner et engager les top managers autour de la présentation des résultats financiers Cas n°2 • Présenter au même moment les résultats financiers aux 800 top managers du groupe • Fournir aux managers chargés de cascader l’information des éléments de langage cohérents • Aligner les équipes autour de priorités communes • Ouvrir une voie de communication directe entre le PDG et les managers La confcall trimestrielle de présentation des résultats • Sous un format « émission de radio » : • Un flux audio et des « slides » partagés, au même moment • Une possibilité pour les « auditeurs » d’interagir à tout moment par écrit • 2 moments forts : • Information descendante : présentation des résultats par le PDG, en s’appuyant sur les « slides » partagés • Un moment de Q&A : des questions visibles par tous les participants, sélectionnées et faisant l’objet d’une réponse en directe du PDG LA SOLUTION LES ENJEUX • 60 questions qualifiées, posées en direct par les participants • + de 350 likes, permettant de hiérarchiser les questions posées • 5 questions répondues ‘en live’ par le PDG • + de 50% des participants sont actifs (question ou like) LES CHIFFRES CLES
  12. 12. FOCUS Libérer la parole : jusqu’à quel point ? La liberté… … s’arrête où… Modérer ou ne pas modérer… Préserver l’anonymat ? Les joies du direct • Favorise la participation • Permet l’identification des sujets sensibles et une connaissance des préoccupations réelles des collaborateurs • Humour, quand tu nous tiens… • Interpellation directe parfois peu politiquement correcte • Présente une possibilité de « phagocytage » de la réunion sur des problématiques autres que celles figurant à l’ordre du jour • Crée un lien de communication direct entre la personne en charge de la conférence et les participants • Permet une meilleure réactivité • Anticiper les questions permet de répondre aux points crispants en début de séance • Et de préparer des éléments de langage adaptés • Permet l’instauration d’un climat de confiance • Prône une utilisation responsable de la liberté de parole
  13. 13. SOMMAIRE • Introduction : « Back to basics » : un panorama de l’évolution de la réunion • Etudes de cas : • Cas 1 : Animation d’un groupe de travail de 30 personnes • Cas 2 : Communication institutionnelle auprès de 800 personnes • Questions / Réponses 5’ 15’ 10’
  14. 14. À bientôt sur wisembly.com ! Laura vous donne rendez-vous le 30 juillet à 9h30 pour un webinar consacré au meeting stratégique !

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