Successfully reported this slideshow.
We use your LinkedIn profile and activity data to personalize ads and to show you more relevant ads. You can change your ad preferences anytime.

Presentatie Contractmanagement

1,170 views

Published on

  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

Presentatie Contractmanagement

  1. 1. ContractmanagementContractmanagement bij de gemeentelijkebij de gemeentelijke overheidoverheid Wie heeft de regie?Wie heeft de regie? Walter Hartjes MFMWalter Hartjes MFM
  2. 2. InhoudInhoud • AanleidingAanleiding • Het onderzoekHet onderzoek • Huidige situatieHuidige situatie • BedrijfsvoeringsmodelBedrijfsvoeringsmodel • ConclusiesConclusies • Evaluatie en ReflectieEvaluatie en Reflectie
  3. 3. Besluit Aanbestedingsregels voorBesluit Aanbestedingsregels voor Overheidsopdrachten (‘BAO’)Overheidsopdrachten (‘BAO’) Uitgevaardigd 16 juli 2005Uitgevaardigd 16 juli 2005 A.A. Uniformiteit in uitvoeringUniformiteit in uitvoering B.B. Toetsing integriteitToetsing integriteit C.C. Proportionaliteit in selectiecriteriaProportionaliteit in selectiecriteria Uniform, transparant en non-discriminatoirUniform, transparant en non-discriminatoir
  4. 4. RechtmatigheidscontroleRechtmatigheidscontrole • Nieuw onderdeel Accountantscontrole:Nieuw onderdeel Accountantscontrole: Controleren of gemeenten en provincies zichControleren of gemeenten en provincies zich houden aan wet- en regelgeving.houden aan wet- en regelgeving. • Politieke druk voor een adequate transparantePolitieke druk voor een adequate transparante bedrijfsvoering.bedrijfsvoering.
  5. 5. EC waarschuwt Nederland over ABN AmroEC waarschuwt Nederland over ABN Amro EC waarschuwt Nederland over ABN AmroEC waarschuwt Nederland over ABN Amro BRUSSEL - De Europese Commissie heeft Nederland donderdagBRUSSEL - De Europese Commissie heeft Nederland donderdag gewaarschuwd om open te staan voor alle biedingen op ABN Amro. Dat zeigewaarschuwd om open te staan voor alle biedingen op ABN Amro. Dat zei een woordvoerder van eurocommissaris Charlie McCreevy (Interne Markt)een woordvoerder van eurocommissaris Charlie McCreevy (Interne Markt) donderdag.donderdag. De commissie reageerde op zorgen van De Nederlandsche Bank (DNB)De commissie reageerde op zorgen van De Nederlandsche Bank (DNB) over de interesse van een consortium, bestaand uit Fortis, Santander enover de interesse van een consortium, bestaand uit Fortis, Santander en Royal Bank of Scotland, in ABN Amro. Een bod van deze drie banken zietRoyal Bank of Scotland, in ABN Amro. Een bod van deze drie banken ziet DNB als ''sterk risicoverhogend''. ABN Amro praat overigens ook nog metDNB als ''sterk risicoverhogend''. ABN Amro praat overigens ook nog met de Britse bank Barclays over een samengaan.de Britse bank Barclays over een samengaan. Ieder bod moeten deIeder bod moeten de Nederlandse autoriteitenNederlandse autoriteiten beoordelen opbeoordelen op ''non-discriminatoire wijze'',''non-discriminatoire wijze'', zei de woordvoerder van McCreevy. Dezei de woordvoerder van McCreevy. De eurocommissaris zou teleurgesteld zijn als Nederland overgaat toteurocommissaris zou teleurgesteld zijn als Nederland overgaat tot protectionisme.protectionisme. Het Parool, 20 april 2007Het Parool, 20 april 2007
  6. 6. MKB-NederlandMKB-Nederland • ‘‘70 procent van alle aanbestedingen verloopt70 procent van alle aanbestedingen verloopt onrechtmatig‘onrechtmatig‘ • MKB-Nederland wil een aantal proefprocessenMKB-Nederland wil een aantal proefprocessen beginnen over de misstappen diebeginnen over de misstappen die overheidsorganen begaan bij de aanbestedingoverheidsorganen begaan bij de aanbesteding van werken, leveringen en diensten.van werken, leveringen en diensten. Donderdag 02 augustus 2007, zibb.nl,Donderdag 02 augustus 2007, zibb.nl, Maaike TindemansMaaike Tindemans
  7. 7. Ministeries besteden voor 168 miljoenMinisteries besteden voor 168 miljoen verkeerd aanverkeerd aan • Ministeries hebben vorig jaar voor in totaal 167,8Ministeries hebben vorig jaar voor in totaal 167,8 miljoen euro aan opdrachten aanbesteed diemiljoen euro aan opdrachten aanbesteed die niet voldeden aan de Europese regels. Dat blijktniet voldeden aan de Europese regels. Dat blijkt uit een inventarisatie van de Algemeneuit een inventarisatie van de Algemene Rekenkamer, die woensdag naar de TweedeRekenkamer, die woensdag naar de Tweede Kamer is gestuurd.Kamer is gestuurd. 13 SEP 200713 SEP 2007 http://www.gemeente.nuhttp://www.gemeente.nu
  8. 8. NARNAR • Nederlands Adviesbureau voorNederlands Adviesbureau voor Risicomanagement: Onafhankelijk adviesbureauRisicomanagement: Onafhankelijk adviesbureau gespecialiseerd in dienstverlening op het gebiedgespecialiseerd in dienstverlening op het gebied van risicomanagement.van risicomanagement. • Wettelijke verplichting voor gemeenten omWettelijke verplichting voor gemeenten om jaarlijks inzicht te geven in de risico’s (Besluitjaarlijks inzicht te geven in de risico’s (Besluit Begroting en Verantwoording 2004; BBV 2004).Begroting en Verantwoording 2004; BBV 2004). • Stelt de organisatie in staat om zelfstandig haarStelt de organisatie in staat om zelfstandig haar risico's te managen en afwegingen te makenrisico's te managen en afwegingen te maken rond investeringsbeslissingen.rond investeringsbeslissingen.
  9. 9. Probleemstelling onderzoekProbleemstelling onderzoek DoelDoel Inzicht geven in de mogelijkheden voorInzicht geven in de mogelijkheden voor contractmanagement binnen het inkoopproces van decontractmanagement binnen het inkoopproces van de gemeentelijke organisatie.gemeentelijke organisatie. OnderzoeksvraagOnderzoeksvraag Welke eisen worden door het Besluit AanbestedingsregelsWelke eisen worden door het Besluit Aanbestedingsregels voor Overheidsopdrachten (voor Overheidsopdrachten (‘‘BAOBAO’’) gesteld aan) gesteld aan contractmanagement?contractmanagement?
  10. 10. Het onderzoekHet onderzoek • Praktijkgericht onderzoekPraktijkgericht onderzoek • Gemeente Haaksbergen als casusGemeente Haaksbergen als casus • DOV-model van prof. Ton de LeeuwDOV-model van prof. Ton de Leeuw • Semi-gestructureerde interviewtechniekSemi-gestructureerde interviewtechniek • ‘‘Face to face’-benaderingFace to face’-benadering
  11. 11. OpbouwOpbouw Inkoopproces Besturing Contractmanagement Toepassing ‘BAO’ Uitgangspunten Hb.
  12. 12. Het inkoopproces Klant Specificeren 1 (wat) Selecteren 2 (wie) Contracteren 3 (hoe) Bestellen 4 Bewaken 5 Nazorg 6 Leve- rancier Tactische inkoopproces Operationele inkoopproces Het inkoopproces volgens Van Weele, e.a.
  13. 13. Besturing inkoopproces Input Invoer Middelen Throughput Doorvoer Transformatie proces Feedback Besturing Organisatie Output Uitvoer Producten Outcome Effecten Resultaten Omgeving Externe Invloed Invoer-doorvoer-uitvoermodel (De Leeuw 2002) + outcome (Mol 1991)
  14. 14. Inkoopproces als systeem Organisatie Specificeren 1 (wat) Selecteren 2 (wie) Contracteren 3 (hoe) Bestellen 4 Bewaken 5 Nazorg 6
  15. 15. ContractmanagementContractmanagement • Managen van contractenManagen van contracten • Diverse definitiesDiverse definities • Verschillende kijk op contractmanagementVerschillende kijk op contractmanagement Contractmanagement:Contractmanagement: het begeleiden, bewaken en monitoren van het contracthet begeleiden, bewaken en monitoren van het contract vanaf de totstandbrenging (tactische fase), gedurendevanaf de totstandbrenging (tactische fase), gedurende de gehele looptijd van het contract (operationele fase) ende gehele looptijd van het contract (operationele fase) en de nazorg tot en met het einde van het contract.de nazorg tot en met het einde van het contract.
  16. 16. Uitgangspunten ondernemingsplanUitgangspunten ondernemingsplan gemeente Haaksbergengemeente Haaksbergen • Professionaliseren dienstverleningProfessionaliseren dienstverlening **** • Terugdringen regelgevingTerugdringen regelgeving • Ontwikkelen websiteOntwikkelen website **** • Digitalisering van de werkprocessenDigitalisering van de werkprocessen • Flexible inzet personele formatieFlexible inzet personele formatie • Planning & ControlcyclusPlanning & Controlcyclus ****
  17. 17. Conceptuele model van het onderzoek Planning & Controlcyclus PDCA Specificaties contracten Contractmanagement BAO Klant Specificeren 1 (wat) Selecteren 2 (wie) Contracteren 3 (hoe) Bestellen 4 Bewaken 5 Nazorg 6 Leve- rancier Tactische inkoopproces Operationele inkoopproces Contractbeheer & Leveranciersmanagement
  18. 18. Onderzoeksmodel Contractmanagement Koninklijk Besluit BAO Interviews respondenten Contractmanagement Overwegingen Externe Inkopers Conclusies Inzicht Analyse Resultaten Overwegingen Sleutelfiguren Overwegingen Controllers Analyse Resultaten Analyse Resultaten B C DA Literatuur Contract Management Overwegingen Managers Gemeente Analyse Resultaten Analyse ResultatenUitgangspunten Gemeente Haaksbergen H 3 H 5 + 6H 4 Literatuur Theorie Inkoop Literatuur Besturing Processen H 2
  19. 19. Organisatie inkoopprocesOrganisatie inkoopproces • OrganisatorischOrganisatorisch • Structuur rondom inkoopprocesStructuur rondom inkoopproces • Coördinatie en uniforme werkwijzeCoördinatie en uniforme werkwijze • Gedecentraliseerde inkoopGedecentraliseerde inkoop • TekenbevoegdheidTekenbevoegdheid • Te breed; te veel budgethoudersTe breed; te veel budgethouders • Informatievoorziening & ToegankelijkheidInformatievoorziening & Toegankelijkheid • BeperktBeperkt • Kennis van PrivaatrechtKennis van Privaatrecht • Nota (intern) als enige leidraadNota (intern) als enige leidraad
  20. 20. Besturing van het inkoopprocesBesturing van het inkoopproces • OrganisatorischOrganisatorisch • Expliciete inkoopexpertiseExpliciete inkoopexpertise • Niet ingebed als structureel procesNiet ingebed als structureel proces • Centrale sturing ontbreektCentrale sturing ontbreekt • Externe invloedExterne invloed • Plaatselijke bedrijvenPlaatselijke bedrijven • Politiek bestuurlijke dimensiePolitiek bestuurlijke dimensie • Eindverantwoordelijke bestuurdersEindverantwoordelijke bestuurders • AccountantsverklaringAccountantsverklaring
  21. 21. Managen van contractenManagen van contracten • ContractbeheerContractbeheer • DecentraalDecentraal • Diversiteit in totstandkoming, vorm en archiveringDiversiteit in totstandkoming, vorm en archivering • Totaalbeeld van alle contractenTotaalbeeld van alle contracten • RandvoorwaardenRandvoorwaarden • Expertise contractvoorwaardenExpertise contractvoorwaarden • VerantwoordelijkhedenVerantwoordelijkheden • Afhandeling contractafsprakenAfhandeling contractafspraken • Planning & ControlcyclusPlanning & Controlcyclus • Sturing op concernniveauSturing op concernniveau • Overzicht jaarlijkse financiële verplichtingen cq uitgavenOverzicht jaarlijkse financiële verplichtingen cq uitgaven ((Gemeentewet; 2002)Gemeentewet; 2002)
  22. 22. Toepassing ‘BAO’Toepassing ‘BAO’ • Geen gemeengoedGeen gemeengoed • Besef aanwezigBesef aanwezig • Richtlijnen ‘BAO’Richtlijnen ‘BAO’ – Niet in (hele) organisatie bekendNiet in (hele) organisatie bekend • BewakingBewaking • Risico van claimgedragRisico van claimgedrag • Bundeling van gelijksoortige inkopen ofBundeling van gelijksoortige inkopen of aanbestedingenaanbestedingen
  23. 23. Invloed op het inkoopproces binnen de gemeentelijke organisatie Inkoopplan Inkoopverslag Politieke Invloed Raad Bedrijfsvoering Externe Invloed Organisatie
  24. 24. Ontwerp BedrijfsvoeringmodelOntwerp Bedrijfsvoeringmodel Inkoopproces Besturing Contractmanagement Kernelementen BAO Kenmerken Implicaties BAO Contractmanagement
  25. 25. Inkoopproces en de PDCA-cyclus met Borging-’loop’ en Verbeter-’loop’ Tactische inkoopproces Operationele inkoopproces Planning & Controlcyclus PDCA Specificaties contracten Contractmanagement BAO Bestellen 4 Bewaken 5 Nazorg 6 Leve- rancier Contractbeheer & Leveranciersmanagement Borging Loop Borging Loop Verbete r Loop Verbeter Loop P P D D A A C C
  26. 26. Contractmanagementmodel Tactische inkoopproces Operationele inkoopproces Planning & Controlcyclus PDCA Specificaties contracten Contractmanagement Afsluiten van contracten Beheren van contracten BAO
  27. 27. Invloedscurve van het ‘BAO’ in het Contractmanagementmodel Tactische inkoopproces Operationele inkoopproces Planning & Controlcyclus PDCA Specificaties contracten Contractmanagement BAO Afsluiten van contracten Beheren van contracten
  28. 28. Implicaties van het ‘BAO’ voor contractmanagement Kenmerken BAO Implicaties BAO voor Contractmanagement A Uniformiteit in uitvoering 1 eenduidige manier •Contracteringsbeleid. •Beschrijven van risicovolle processen. •Standaardisatie in contracten. 2 professionaliseren (vorm, inhoud en uitvoering van de inkoop) •Toets van contractuele afspraken op vastgelegde contractspecificaties. B Toetsing integriteit 1 transparante manier •Formuleren heldere prestaties en voorwaarden •Inzicht in financiële aspecten, •Ontwikkelen van de interne controle 2 bestuurlijke risico’s •Toetsing Rechtmatigheid (inbedding in de bedrijfsvoering) •Verplichting tot aggregatie[ binnen de gemeente. •Niet uit de balans blijkende verplichtingen (jaarlijks overzicht meerjarige contracten) •het inventariseren van risico’s 3 inachtneming van wet- en regelgeving •Juridische aspecten (Privaat Recht) •Eindverantwoordelijkheid bestuurders (de juiste naleving). C Proportionaliteit selectiecriteria •Reduceren complexiteit van aanbestedingsregelgeving. complexiteit van aanbestedingsregelgeving •Non-discriminatie
  29. 29. Verankering van het ‘BAO’ in deVerankering van het ‘BAO’ in de bedrijfsvoeringbedrijfsvoering • Implicatie ‘BAO’ zijn elementen van P&C-cyclusImplicatie ‘BAO’ zijn elementen van P&C-cyclus • Contractmanagement als onderdeel van sturingsmodelContractmanagement als onderdeel van sturingsmodel • Periodieke Rapportage & Evaluatie (PDCA)Periodieke Rapportage & Evaluatie (PDCA) • Coördinatie in de raakvlakkenCoördinatie in de raakvlakken • Sturing door raakvlakbeheersingSturing door raakvlakbeheersing • Borgen ‘BAO’ in MaRap (afd.) en BeRap (org.)Borgen ‘BAO’ in MaRap (afd.) en BeRap (org.) • Contractmanagement verankert in bedrijfsvoeringContractmanagement verankert in bedrijfsvoering • Bestuurlijke eis ingewilligdBestuurlijke eis ingewilligd • Voldoet aan rechtmatigheid en transparantieVoldoet aan rechtmatigheid en transparantie
  30. 30. Borging implicaties van het ‘BAO’ in contractmanagement Tactische inkoopproces Operationele inkoopproces Planning & Controlcyclus PDCA Specificaties contracten Contractmanagement BAO Bestellen 4 Bewaken 5 Nazorg 6 Leve- rancier Contractbeheer & Leveranciersmanagement Borging Loop Borging Loop Verbete r Loop Verbeter Loop P P D D A A C C
  31. 31. Ontwerp Bedrijfsvoeringmodel Inkoopproces Besturing Contractmanagement Kernelementen BAO Kenmerken Implicaties BAO Contractmanagement
  32. 32. Evaluatie en reflectieEvaluatie en reflectie DoelDoel Inzicht geven in de mogelijkheden voorInzicht geven in de mogelijkheden voor contractmanagement binnen het inkoopproces van decontractmanagement binnen het inkoopproces van de gemeentelijke organisatie.gemeentelijke organisatie. OnderzoeksvraagOnderzoeksvraag Welke eisen worden door het BesluitWelke eisen worden door het Besluit Aanbestedingsregels voor Overheidsopdrachten (Aanbestedingsregels voor Overheidsopdrachten (‘‘BAOBAO’’)) gesteld aan contractmanagement?gesteld aan contractmanagement? Resultaten, conclusies en aanbevelingenResultaten, conclusies en aanbevelingen
  33. 33. Behaalde resultaten onderzoekBehaalde resultaten onderzoek • Creëren van bewustwording voor uitvoering vanCreëren van bewustwording voor uitvoering van wettelijke bepalingen.wettelijke bepalingen. • Verankering van nieuwe regelgeving in gemeentelijkeVerankering van nieuwe regelgeving in gemeentelijke bedrijfsvoering.bedrijfsvoering. • Kenmerken ‘BAO’ (uniformiteit, integriteit,Kenmerken ‘BAO’ (uniformiteit, integriteit, proportionaliteit) zijn vertaald in implicaties voorproportionaliteit) zijn vertaald in implicaties voor Contractmanagement.Contractmanagement. • Handreiking in het ontwerp voor ContractmanagementHandreiking in het ontwerp voor Contractmanagement binnen de gemeentelijke overheid.binnen de gemeentelijke overheid.
  34. 34. ConclusiesConclusies • ‘‘BAO’ oefent invloed uit op gehele inkoopprocesBAO’ oefent invloed uit op gehele inkoopproces • Misvatting over ‘BAO’: alleen toetsing opMisvatting over ‘BAO’: alleen toetsing op drempelbedragendrempelbedragen • Op bestuurlijk niveau rechtmatigheid enOp bestuurlijk niveau rechtmatigheid en transparantie geborgd (eisen ‘BAO’)transparantie geborgd (eisen ‘BAO’) • Contractmanagement is vereist omContractmanagement is vereist om bedrijfsvoeringbedrijfsvoering ‘in control’‘in control’ te krijgente krijgen • Aandacht van de Europese Commissie voorAandacht van de Europese Commissie voor ‘gelijksoortige inkopen’ binnen de bedrijfsvoering‘gelijksoortige inkopen’ binnen de bedrijfsvoering
  35. 35. AanbevelingenAanbevelingen • Borgen op bestuurlijk niveau van rechtmatigheid enBorgen op bestuurlijk niveau van rechtmatigheid en transparantie (accountantsverklaring) door verankerentransparantie (accountantsverklaring) door verankeren van Contractmanagement in het besturingsmodelvan Contractmanagement in het besturingsmodel ‘Planning & Control’.‘Planning & Control’. • Ontwerp benutten voor invoeren van implicaties vanOntwerp benutten voor invoeren van implicaties van nieuwe wetgeving (bv. Nieuwe Aanbestedingswet)nieuwe wetgeving (bv. Nieuwe Aanbestedingswet) • RegiefunctieRegiefunctie voor contracten ligt bij de inkoopfunctievoor contracten ligt bij de inkoopfunctie • Budgethouders blijven verantwoordelijk voor deBudgethouders blijven verantwoordelijk voor de bedrijfsvoering (Contractmanagement).bedrijfsvoering (Contractmanagement).
  36. 36. ……..en tot slot..en tot slot ““Behaalde resultaten inBehaalde resultaten in Contractmanagement gevenContractmanagement geven garantie voor onze toekomst”garantie voor onze toekomst” Walter Hartjes MFMWalter Hartjes MFM
  37. 37. DiscussieDiscussie Stelling 1:Stelling 1: ““Er kan 70 % efficiencywinst behaaldEr kan 70 % efficiencywinst behaald worden op elk inkoopproces.”worden op elk inkoopproces.” Stelling 2:Stelling 2: ““Facility Management is niet facilitairFacility Management is niet facilitair inkopen maar ………..inkopen maar ……….. inkopen is facilitair”inkopen is facilitair”
  38. 38. Walter Hartjes MFMWalter Hartjes MFM 28 september 200728 september 2007

×