Aula aux. administrativo 7.

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CURSO DE AUXILIAR ADMINISTRATIVO COM INFORMÁTICA - MARANHÃO PROFISSIONAL-C E EDISON LOBÃO - SÃO JOÃO DOS PATOS/MA - COORDENAÇÃO REGIONAL: WALTER ALENCAR DE SOUSA - www.professorwalteralencar.com

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Aula aux. administrativo 7.

  1. 1. CURSO DE AUXILIAR ADMINISTRATIVO COMINFORMÁTICAProfº FABRÍZIO BARONICOORDENADOR REGIONAL– Prof. Walter Alencar www.professorwalteralencar.com
  2. 2. Profº Fabrizio BaroniAux. Adm. 8ADMINISTRAÇÃO DO TEMPOCOORDENADOR REGIONAL– Prof. Walter Alencar www.professorwalteralencar.com
  3. 3. Conteúdos AbordadosADMINISTRAÇÃO DO TEMPOO que pode atrapalhar uma boa organização do tempoOutras situações que também podem atrapalhar sua gestão do tempoTipos de atividadesA organização das atividadesCOORDENADOR REGIONAL– Prof. Walter Alencar www.professorwalteralencar.com
  4. 4. ficamos tanto tempo ocupados com umatarefa que acabamos esquecendo algumcompromisso ou trabalho.Nestas horas nos perguntamos comopodemos dar conta de tantas obrigaçõesou porque o dia não tem mais horas alémdaquelas vinte quatro normais?COORDENADOR REGIONAL– Prof. Walter Alencar www.professorwalteralencar.com
  5. 5. Todas estas perguntas tem uma resposta direcionada para agestão do tempo, uma forma de organização do tempo ondevocê descreve suas atividades do dia a dia e depois criaprioridades para cada uma.COORDENADOR REGIONAL– Prof. Walter Alencar www.professorwalteralencar.com
  6. 6. O que pode atrapalhar uma boaorganização do tempo?O que pode atrapalhar uma boaorganização do tempo?Muitos dos papéis guardados sãodesnecessários. O truque para se livrar deles éobservá-los cuidadosamente e escolher entretratar do assunto, transferi-lo, arquivá-lo oujogá-lo fora.COORDENADOR REGIONAL– Prof. Walter Alencar www.professorwalteralencar.com
  7. 7. Além dos papéis que se utiliza, na mesadeverá estar apenas o indispensável:monitor, teclado, mouse, telefone ematerial em uso. Todos os outros objetosdeverão ser arrumados em gavetas ouprateleirasCOORDENADOR REGIONAL– Prof. Walter Alencar www.professorwalteralencar.com
  8. 8. Depressão e ansiedadeUma pessoa depressiva não consegueadministrar o tempo de forma eficienteela terá dificuldade de concentração,por outro lado a ansiedade prejudica,pois a pessoa quer fazer tudo ao mesmotempo, acreditar dar conta de váriastarefas e pode não conseguir realizá-las.COORDENADOR REGIONAL– Prof. Walter Alencar www.professorwalteralencar.com
  9. 9. Dificuldade de delegaçãoUma pessoa com dificuldade de delegar tentafazer tudo sozinha e pode acabar não tendotempo pra realizar tudo.COORDENADOR REGIONAL– Prof. Walter Alencar www.professorwalteralencar.com
  10. 10. DistraçãoAs distrações podem ser internas eexternas. As internas têm por base apreocupação exagerada e o sonharacordado e as externas têm por base osbarulhos intensos, a desarrumação, adesordem do material, a televisão, ainternet, etc.COORDENADOR REGIONAL– Prof. Walter Alencar www.professorwalteralencar.com
  11. 11. CansaçoO cansaço desconcentra as pessoas, as torna menos eficientes.Falta de flexibilidadeSurge quando um problema inesperado perturba o calendáriocuidadosamente organizado e não há capacidade para resolveresse problema.• Falta de objetivosNão definição de objetivos/metas e nem de prioridades.COORDENADOR REGIONAL– Prof. Walter Alencar www.professorwalteralencar.com
  12. 12. Perfeccionismo exageradoO perfeccionismo é um obstáculo àgestão do tempo porque existempessoas que estabelecem objetivospouco realistas.COORDENADOR REGIONAL– Prof. Walter Alencar www.professorwalteralencar.com
  13. 13. AdiantamentoProcrastinar é adiar sucessivamente o que se tem para fazer,sentindo-se simultaneamente culpado pelo adiamento, havendotambém uma incorreta ordenação de prioridades, colocando em1º lugar aquela de menor importância. Quando a adiantamentosurge com intensidade e frequência perde-se energia e tempo.COORDENADOR REGIONAL– Prof. Walter Alencar www.professorwalteralencar.com
  14. 14. A decisão de adiar leva a um alívio temporário imediato, mas amédio ou longo prazo conduz a uma baixa sensação de autoeficácia, sentimentos de culpa, inadequação, depressão eansiedade.COORDENADOR REGIONAL– Prof. Walter Alencar www.professorwalteralencar.com
  15. 15. Receio do insucessoAlgumas pessoas tem tanto medo de errar ou de não sercapaz de realizar uma tarefa que acaba não fazendo-a paranão se frustrar.COORDENADOR REGIONAL– Prof. Walter Alencar www.professorwalteralencar.com
  16. 16. Excesso de InterrupçõesA maior parte das pessoas não consegue trabalhar por umperíodo razoável de tempo sem interrupções de colegas ou deestranhos - exceto, talvez, aquelas pessoas que, pela sua posiçãoe estilo de trabalho, ou por terem uma secretária ciente de seusdeveres, conseguem controlar o acesso à sua sala.COORDENADOR REGIONAL– Prof. Walter Alencar www.professorwalteralencar.com
  17. 17. Outras situações que também podematrapalhar sua gestão do tempo• Interrupções telefônicas constantes;• Reuniões excessivas e inconclusivas;• Visitas “casuais” sistemáticas;• Interrupções frequentes para atender a “urgências”;• Cálculos irrealistas do tempo;• Deficiente triagem da informação recebida e transmitida;Serviços atrasados;COORDENADOR REGIONAL– Prof. Walter Alencar www.professorwalteralencar.com
  18. 18. • Responsabilidade e autoridade confusas;• Dificuldade em dizer não;•Administração Geral Administração Geral• Não existência de estímulo à criatividade;• Trabalhos de qualidade inferior.COORDENADOR REGIONAL– Prof. Walter Alencar www.professorwalteralencar.com
  19. 19. Tipos de atividades• Positivas: Contribuem marcadamente para atingir os objetivos.Geralmente, são importantes.• Reativas: Relacionam-se com a gestão do dia-a-dia. Podem serurgentes, mas muitas vez- es não são importantes.• Importantes: Contribuem eficazmente para os resultados.Tendem a refletir a longo prazo.• Urgentes: Podem ou não relacionar-se com os objetivos.Acarretam consequências a curto prazo.COORDENADOR REGIONAL– Prof. Walter Alencar www.professorwalteralencar.com
  20. 20. Devemos na hora de organizar o tempo e utilizar a classificaçãoacima avaliar os objetivos, para tanto deve-se fazer asseguintes perguntas:1. Para onde quero ir?2. O que quero realizar? O que devo evitar?3. Qual é o resultado final que quero alcançar?4. Em que prazo pretendo atingi-lo?5. Que condições tenho que respeitar?6. De que apoios necessito?COORDENADOR REGIONAL– Prof. Walter Alencar www.professorwalteralencar.com
  21. 21. A organização das atividadesUm dos grandes vilões da improdutividade humana é amania que as pessoas têm de guardar o que deve ser feitona cabeça, pois isso gera esquecimentos e urgências.COORDENADOR REGIONAL– Prof. Walter Alencar www.professorwalteralencar.com
  22. 22. Não se esqueça de que, em relação às coisas que vocêplaneja fazer, há sempre quatro possibilidades:• Elas são importantes e urgentes;• Elas são importantes e não-urgentes;• Elas são não-importantes e urgentes;• Elas são não-importantes e não-urgentes.COORDENADOR REGIONAL– Prof. Walter Alencar www.professorwalteralencar.com
  23. 23. Saiba que o tempo não é um bem material: não pode ser visto,tocado ou apalpado; pode apenas ser sentido. Ele está semprepresente. Não pode ser interrompido e nunca deixa de existir. Otempo é uma das poucas coisas que o homem nunca conseguiucontrolar, e é por isso que ele sempre exerceu tanto fascíniosobre o ser humano.COORDENADOR REGIONAL– Prof. Walter Alencar www.professorwalteralencar.com
  24. 24. Atividade1 – Selecione abaixo o que não caracteriza a gestão do tempo:a)Identificar o que é mais importante.b)Definir objetivosc)Organizar horáriosd)Dar prioridade as tarefas atrasadaCOORDENADOR REGIONAL– Prof. Walter Alencar www.professorwalteralencar.com
  25. 25. 2 - Selecione o que caracteriza receio do insucesso:a)Não definir objetivosb)Medo de errarc)Excesso de atividadesd)Medo de organização3 - Selecione o que caracteriza situações que atrapalham a gestãodo tempo:a)Organizar as tarefasb)Dificuldade em dizer nãoc)Agendar as tarefasd)Utilizar agendaCOORDENADOR REGIONAL– Prof. Walter Alencar www.professorwalteralencar.com
  26. 26. 4 – Ferramenta que pode auxiliar no planejamento do tempo:a)Manualb)Jornalc)Agendad)Dicionário5 – O que não pode fazer parte de uma boa gestão do tempo:a)Desorganizaçãob)Planejamentoc)Objetivosd)FlexibilidadeCOORDENADOR REGIONAL– Prof. Walter Alencar www.professorwalteralencar.com

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