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Compliance & Unternehmensführung für KMU & EPU

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Prof. DDr. Alexander Petsche, Baker McKenzie

Published in: Leadership & Management
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Compliance & Unternehmensführung für KMU & EPU

  1. 1. Compliance - Ein Buch mit sieben Siegel? | 13. November 2019 Compliance & Unternehmensführung
  2. 2. Compliance & Corporate Governance 01
  3. 3. Corporate Governance Board of Directors and Committees Legal and Regulatory Framework Organisational Hierarchy Monitoring and Internal Control Transparency and Accountability Policies and Procedures Mission Strategy Objectives Smart Goals Vision
  4. 4. Interne Revision Corporate Governance Compliance- Management Internes Kontrollsystem Risiko- Management Aufsichtsgremium Leitungsgremium Ziele festlegen Risiken beurteilen Maßnahmen umsetzen System überwachen
  5. 5. ON-Regel 192050: Für Groß und Klein 02
  6. 6. Rolle der Leitung der Organisation Das Verhalten der Leitung der Organisation muss im Einklang mit dem CMS stehen. Die Leitung der Organisation muss  sicherstellen, dass das CMS entwickelt, eingeführt, aufrechterhalten, regelmäßig überprüft, dokumentiert und bei Bedarf verbessert wird;  sicherstellen, dass die erforderlichen Voraussetzungen für das CMS, im Rahmen sowohl der Aufbau- als auch der Ablauforganisation, geschaffen werden;  sicherstellen, dass die erforderlichen Ressourcen für das CMS in Abhängigkeit von den Ergebnissen der Compliance-Risiko-Bewertung zur Verfügung stehen;
  7. 7. Rolle der Leitung der Organisation  sicherstellen, dass auf Basis der Ergebnisse der Compliance-Risiko-Bewertung Maßnahmen zur Verminderung der Compliance-Risiken getroffen und umgesetzt werden;  das CMS und dessen Inhalte den Organisationsmitgliedern im erforderlichen Umfang nachweislich zur Kenntnis bringen. Hierzu müssen den Organisationsmitgliedern die relevanten Unterlagen und Dokumente zugänglich gemacht werden.
  8. 8. Compliance Officer (CO) Die Aufgaben eines CO müssen entweder von einem Mitglied der Leitung der Organisation oder von einem anderen Organisationsmitglied bzw. mehreren anderen Organisationsmitgliedern wahrgenommen werden. Der CO muss  die Leitung der Organisation bei der Entwicklung, der Einführung, der Aufrechterhaltung, der regelmäßigen Überprüfung und bei der Verbesserung des CMS beraten und unterstützen;  schriftlich durch die Leitung der Organisation berufen werden und seiner Berufung zustimmen. (Die Berufung hat eine Beschreibung seiner Aufgaben zu enthalten.);  mit den Befugnissen ausgestattet sein, die er für die Erfüllung seiner Aufgaben benötigt;
  9. 9. Compliance Officer (CO)  in Bezug auf seine Aufgaben weisungsfrei sein;  die Möglichkeit zur direkten Kommunikation mit der Leitung der Organisation haben;  über die für seine Tätigkeit erforderlichen Kenntnisse verfügen und mit den Tätigkeiten der Organisation grundsätzlich vertraut sein;  auf die Organisation bezogene Kenntnisse über Compliance-relevante Vorgänge, Regeln, Compliance- Risiko-Bewertung, Monitoring und Auditing haben;  regelmäßig – mindestens einmal jährlich – einen Compliance-Report erstellen. Dieser Report muss der Leitung der Organisation zur Kenntnis gebracht werden.
  10. 10. Compliance-Risiko-Bewertung und Maßnahmen Im Rahmen des CMS muss eine Compliance-Risiko-Bewertung nach einem festgelegten Verfahren erfolgen und dokumentiert werden. Dieses Verfahren muss zumindest folgende Schritte enthalten:  die Identifikation der Compliance-relevanten Vorgänge im Hinblick auf die Regeln;  die Identifikation von Compliance-Risiken und Bewertung nach ihrer Eintrittswahrscheinlichkeit und ihren Konsequenzen;  die Priorisierung und daraus abgeleitet das Treffen von Maßnahmen. Die Compliance-Risiko-Bewertung muss sich auf alle Organisationsmitglieder erstrecken. Die Ergebnisse der Compliance-Risiko-Bewertung müssen dokumentiert und der Leitung der Organisation zur Kenntnis gebracht werden. Die Compliance-Risiko-Bewertung muss regelmäßig – mindestens einmal jährlich – erfolgen.
  11. 11. Handlungsanweisungen Das CMS muss schriftlich dokumentierte und verbindliche Handlungsanweisungen umfassen mit dem Zweck, Regel-Verstöße zu verhindern beziehungsweise gegebenenfalls aufzudecken. Die Handlungsanweisungen müssen aus den Ergebnissen der Compliance-Risiko-Bewertung abgeleitet werden. Die Handlungsanweisungen müssen regeln, wie mit Compliance-relevanten Vorgängen umgegangen wird. Vor der Besetzung von Schlüssel-Positionen, die auf Basis der Compliance-Risiko-Bewertung identifiziert wurden, müssen die Kandidaten in Hinblick auf Compliance überprüft werden.
  12. 12. Training Im Rahmen des CMS muss sichergestellt werden, dass die Organisationsmitglieder auf Basis der Ergebnisse der Compliance-Risiko-Bewertung regelmäßig trainiert werden. Die Methode, der Umfang und die Intensität des Trainings müssen dem Aufgabenbereich der jeweiligen Organisationsmitglieder angepasst sein. Organisationsmitglieder in Schlüsselposition müssen im Rahmen von Präsenzschulungen trainiert werden. Das Training muss dokumentiert werden. Diese Dokumentation muss zumindest beinhalten: Teilnehmer, Zeitpunkt, Dauer und Inhalt der Trainingsmaßnahmen.
  13. 13. Wirksamkeit des CMS Das CMS muss die Überwachung der Einhaltung von Handlungsanweisungen in der jeweils erforderlichen Frequenz beinhalten. Das CMS muss stichprobenartige oder anlassbezogene Überprüfungen von Compliance- relevanten Vorgängen beinhalten. Die Angemessenheit, Eignung und Wirksamkeit des CMS müssen regelmäßig überprüft werden, unter anderem durch Überprüfung der Einhaltung von Handlungsanweisungen und durch Überprüfung der Durchführung von Trainings. Die Überprüfung muss objektiv und unparteilich erfolgen.
  14. 14. Wirksamkeit des CMS Es muss für Organisationsmitglieder die Möglichkeit zur Meldung von Regel-Verstößen geben. Die Identität des Meldenden muss auf dessen Wunsch vertraulich behandelt werden, mit Ausnahme von gesetzlichen Offenlegungspflichten. Die Meldung muss auch anonym erfolgen können. Sanktionen gegen gutgläubig Meldende müssen ausgeschlossen werden, sofern sie nicht am Regel- Verstoß beteiligt waren. Die Möglichkeit der Meldung muss den Organisationsmitgliedern zur Kenntnis gebracht werden. Alle Meldungen müssen behandelt werden.
  15. 15. Kommunikation Die Leitung der Organisation muss regelmäßig ihr Engagement für Compliance bekunden und dieses über die für die Organisation adäquaten Kanäle kommunizieren. Die Organisationsmitglieder müssen regelmäßig über die für sie relevanten Änderungen im CMS informiert werden.
  16. 16. WERTE? Wer tut sich leichter: KMU oder Großkonzern?
  17. 17. bakermckenzie.com Diwok Hermann Petsche Rechtsanwälte LLP & Co KG ist ein Mitglied von Baker & McKenzie International, einem Verein nach dem Recht der Schweiz mit weltweiten Baker & McKenzie-Anwaltsgesellschaften und kooperiert mit Baker & McKenzie Rechtsanwaltsgesellschaft mbH, Düsseldorf. Der allgemeinen Übung von Beratungsunternehmen folgend, bezeichnen wir als "Partner" einen Freiberufler, der als Gesellschafter oder in vergleichbarer Funktion für ein Mitglied von Baker & McKenzie International tätig ist. Als "Büros" bezeichnen wir die Kanzleistandorte der Mitglieder von Baker & McKenzie International. © 2019 Diwok Hermann Petsche Rechtsanwälte LLP & Co KG Baker McKenzie Schottenring 25 1010 Wien Prof. DDr. Alexander Petsche +43 1 24 250 571 alexander.petsche@bakermckenzie.com

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