Die Vorteile einer Cloud-Telefonanlage für die Umsetzung von Homeoffice-Arbeitsplätzen für KMUs erklärt. Diese Präsentation erklärt die wichtigsten Punkte im Hinblick auf Technik, externe und interne Kommunikation.

1. Vorteile einer
Cloud-Telefonanlage für
Home-Office und Remote Working
03.2020

2. Inhalt - Vorteile einer Cloud-Telefonanlage
für Home-Office und Remote Working
• Warum Homeoffice Sinn macht
• Organisatorische und juristische Fragen – Was zu tun ist
• Interne Kommunikation im Home-Office
• Externe Kommunikation im Home-Office
• Anforderungen an Geschäftstelefonie
• Was sind Cloud- Telefonanlagen?
• Cloud-Telefonanlagen – Konkrete Lösungen für Anforderungen
• Die Telefonanlage aus der Cloud von VoIPstudio

3. Warum Homeoffice Sinn
macht
• Neue Arbeitsmodelle für Mitarbeiter
• Kostensenkungen durch Verschlankung
und Flexibilisierung der Büroräume
möglich
• Flexibilisierung des Personals (geografisch
und zeitlich)
• Produktivität in Ausnahme- und Notfällen
aufrechterhalten (Corona o.ä.)

4. Organisatorische und juristische Fragen - Was zu tun ist
• Büro-Laptops zur Verfügung stellen
• Digitale Kommunikationstools einheitlich strukturiert einrichten
• Datenzugriff, schriftliche und Telekommunikation sichern
• Arbeitszeiterfassung regeln
• Arbeitsschutzregelungen für langfristiges Homeoffice klären

5. Interne und Externe Kommunikation im Home-Office
• Anwesenheitsstatus kommunizieren
• Regelmäßige interne Besprechungen auch bei klarer Aufgabenteilung
• Bei externer Kommunikation trotz der geänderten Situation einen
professionellen Auftritt wahren
• Gegebenenfalls die Gesprächspartner über die Homeoffice-Tätigkeit
informieren, um plötzliche Hintergrundgeräusche oder fehlende
Unterlagen/Mitarbeiter zu kontextualisieren

6. Anforderungen an Geschäftstelefonie
Allgemeine Anforderungen für Homeoffice-Nutzung:
• Niedrige Kosten bei hohem Gesprächsvolumen
• Gute Funktionalität (Verbindungssicherheit, Einbindung in bestehende
Geschäftsinfrastruktur)
Anforderung an Geschäftstelefonie:
• Allgemeine Telefonfunktionen (z.B. Telefonieren, Anrufbeantworter,
Makeln, Weiterleiten)
• Spezialfunktionen (automatische Weiterleitung (ACD), Warteschleifen,
Telefonkonferenzen, Anbindung an CRM-Systeme, Kontaktcenter, IVR-
Funktionen)

7. Was sind Cloud-Telefonanlagen?
• Cloud- Telefonanlagen nutzen VoIP-Technologie
(Voice over Internet Protocol)
• Anstatt den Ton aufzunehmen und direkt über eine Leitung im Telefonnetz zu
schicken, wird der Ton in Datenpakete umgewandelt und über das Internet
verschickt.
• Das Gespräch läuft also nicht über eine bestimmte Telefonleitung, sondern über
das WWW.
• VoIP-Telefongespräche können über Smartphones, PCs, Laptops oder spezielle
VoIP-Tischtelefone geführt werden.
• Nach All-IP Umstellung Standard

8. Infrastruktur bei ISDN-Telefonie
TAE
Splitter
Router
NTBA Anlage
DSL
ISDN
Infrastruktur bei VoIP
TAE Router
Anlage
(physisch)
DSL
Cloud
Telefonanlage
Auslagerung

9. Cloud-Telefonanlagen – Konkrete Lösungen für
Anforderungen (1)
• Niedrige Kosten: Es gelten i.d.R. niedrigere Tarife als mit
herkömmlicher Telefonie, auch bei internationalen Gesprächen.
• Gespräche von VoIP zu VoIP sind
kostenfrei, interne Kommunikation
wird also bedeutend günstiger.

10. Cloud-Telefonanlagen – Konkrete Lösungen für
Anforderungen (2)
• Nutzung mit bestehender Geschäftsinfrastruktur: VoIP-
Telefongespräche können über Smartphones, PCs, Laptops oder
spezielle VoIP-Tischtelefone geführt werden.
• Virtuelle Rufnummern erlauben eine Anlaufstelle für Kunden, je nach
Bedarf mit automatischer Weiterleitung an Nebenstellen oder
Mobilgeräte.
• Anbindung an CRM-Systeme (Kundendatenbank) für mehr Übersicht
über Anrufe z.B. bei aktuellen Systemen einfach möglich.
• Genauso weitere moderne, fortgeschrittene Features

11. Cloud-Telefonanlagen – Konkrete Lösungen für
Anforderungen (3)
• Anrufe können auch nach bestimmten Regeln automatisch
weitergeleitet werden (Uhrzeit, Anrufort, Verfügbarkeit von
Mitarbeitern)
• Zeiteinsparung durch die Automatisierung von Back-Office-Tätigkeiten
(Anrufweiterleitungen, Anrufbenachrichtigungen)
• Ansagefunktionen, eine automatische Sprachsteuerung und
Warteschleifenmusik.
• Möglichkeit, z.B. einen Chat zu integrieren.

12. 15 Minuten
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Der Zeitaufwand von VoIP-Einrichtung
€
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Internettelefonie
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Interaktive
Sprachdialogsysteme
Rufnummer
auf dem Festnetz, online
und mobil nutzbar
Der Business-Nutzen von VoIP

13. Die Cloud-Telefonanlage von VoIPstudio
• Telefonanlage mit aktuellsten Features und Funktionen
• Digitale Monitoringfunktionen erlauben die Übersicht, Verwaltung
und das Management eingehender und ausgehender Anrufe.
• Für KMUs im Wachstum oder mit wechselndem Mitarbeiterstab
können Nebenstellen schnell hinzugefügt oder entfernt werden; die
Kosten richten sich dabei immer nach der Zahl von Nebenstellen
• Beispiel modernes Feature: die Möglichkeit von Audioaufnahmen (oft
auch unter dem englischen Begriff Voice Recording aufgeführt) z.B.
von dem Moment der Vertragsabschlüsse oder zur Qualitätskontrolle
des Gesprächs, sind mit der Cloud-Telefonanlage möglich.

15. Die Cloud-Telefonanlage ausprobieren
Testen Sie die Cloud-Telefonanlage von VoIPstudio
einfach 30 Tage kostenlos.

16. Vorteile einer Cloud-Telefonanlage für KMUs
03.2020