Schaderegistatie met UPLA. Infosessie

643 views

Published on

Welke schadevormen zijn er in uw bibliotheek aanwezig? Dat kunt u nu snel en efficiënt te weten komen. De UPLA-methode is door de Vlaamse Erfgoedbibliotheek ontwikkeld om betrouwbare informatie te verkrijgen over de fysieke staat en de raadpleegbaarheid van bibliotheekcollecties. Dit gebeurt op basis van een systematische steekproef. Met de gegevens kan u vervolgens uw beleid rond het behoud en beheer van uw erfgoed verbeteren.

Het interessante aan UPLA is dat uw eigen medewerkers het kunnen toepassen. Ze volgen daarvoor een speciale, tweedaagse vorming. Daarin leren ze niet alleen om schade te beoordelen volgens de UPLA-methode. Ze doen ook materiaalkennis op en inzicht in de problematiek van preservering en conservering.

U kunt een PDF van deze presentatie downloaden van onze website via http://www.vlaamse-erfgoedbibliotheek.be/bron/3216.

Published in: Government & Nonprofit
0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total views
643
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
192
Actions
Shares
0
Downloads
0
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Schaderegistatie met UPLA. Infosessie

  1. 1. Eva Wuyts Vlaamse Erfgoedbibliotheek Marijn de Valk Boekrestauratie De Valk Antwerpen 2014-07-01 v1.1 - 2014-07-02 Schaderegistratie met UPLA Infosessie
  2. 2. Doel infosessie  UPLA - de methode  UPLA in de praktijk: aanpak & voorwaarden  Luisteren naar vragen  Polsen naar interesse  Verdere afspraken 2014-07-01 2
  3. 3. Agenda 2014-07-01 3 Eigen personeel Vorming Deelnemen UPLA-deskundigen Voorwaarden Trajectverloop Subsidies Logistiek Kosten Registratiebox Collegagroep Collegagroep Schadeatlas Beoordelingswijze Eindrapport Schaderegister UPLAResultaten
  4. 4. Waarom UPLA?  Rapport De wet van de remmende achterstand (2012)  Grote achterstanden  Weinig kennis  Inzetten op schaderegistratie = Eerste stap naar een beter (depot)beleid = Opstap naar behalen van een Kwaliteitslabel 2014-07-01 4
  5. 5. UPLA – De opdracht  Opdracht tot ontwikkeling nieuw model voor erfgoedbibliotheken  Aanstelling Boekrestauratie De Valk i.s.m. Hoogduin Papierrestauratoren  Begeleiding door klankbordgroep met experten uit Vlaanderen en Nederland 2014-07-01 5
  6. 6. UPLA – De opdracht  Doelstellingen:  Kennis van schadebeelden en conserveringsachterstanden  Beleidsinstrument conservering  Instelling  Vlaams beleid  Sensibilisering bibliotheekmedewerkers  Voorwaarden  Met inzet van eigen medewerkers  Op basis van bestaande en beproefde modellen: UPAA 2014-07-01 6
  7. 7. UPLA samengevat Universal Procedure for Library Assessment = Betrouwbare schaderegistratie voor bibliotheken (0p basis van steekproeven)  Pragmatisch  Snel en efficiënt  Eenvoudig  Uniform 2014-07-01 7
  8. 8. UPAA versus UPLA  Aandacht voor papier, leer en perkament, maar ook voor de boekband  Net alleen raadpleegbaarheid  (In)stabiliteit/autonoom verval  Beoordeling genuanceerder  in twee stappen 2014-07-01 8
  9. 9. 2014-07-01 9 UPLA / Universal Procedure for Library Assessment Digitalisering Depot Ontsluiting Werking
  10. 10. 2014-07-01 10 UPLA / Universal Procedure for Library Assessment Digitalisering Depot Ontsluiting Werking
  11. 11. 2014-07-01 11 UPLA / Universal Procedure for Library Assessment Digitalisering Depot Ontsluiting Werking
  12. 12. 2014-07-01 12 UPLA / Universal Procedure for Library Assessment Digitalisering Depot Ontsluiting Werking
  13. 13. 2014-07-01 13 UPLA / Universal Procedure for Library Assessment Digitalisering Depot Ontsluiting Werking
  14. 14. Testfase 2014-07-01 14
  15. 15. 2014-07-01 15 Testfase
  16. 16. 2014-07-01 16 Testfase “Een UPLA-onderzoek is een enorme meerwaarde en vormt de sleutel tot inzicht op de lange termijn” Erna Van Looveren Bibliothecaris van het Ruusbroecgenootschap
  17. 17. Werkwijze UPLA-onderzoek  Registratie bewaaromstandigheden: invullen checklist  Steekproef uitzetten: 300 monsters selecteren uit de collectie  Schaderegistratie: visueel beoordelen van de boeken met behulp van de schadeatlas  Analyse: verwerken van de resultaten 2014-07-01 17
  18. 18. Checklist bewaaromstandigheden  Opzet: bijkomende informatie inwinnen door omgeving(sfactoren) in kaart te brengen  Klimaat, plaatsing van de boeken, verpakking, ….  In te vullen door collectieverantwoordelijken vóór de schaderegistratie  Eventueel aan te vullen door de UPLA-deskundige  Verwerking in het eindrapport 2014-07-01 18
  19. 19. 2014-07-01 19 Checklist bewaaromstandigheden
  20. 20. 2014-07-01 20 Checklist bewaaromstandigheden Digitalisering Depot Ontsluiting Werking
  21. 21. 2014-07-01 21 UPLA / Universal Procedure for Library Assessment Digitalisering Depot Ontsluiting Werking
  22. 22. Nemen van de steekproef  Aselecte steekproef  300 items per collectie  Betrouwbaarheid van 95%  Meten van totale planklengte (gevuld met boeken)  Bepalen van het gemiddelde aantal boeken per plank  Rekenen  Uitzetten en markeren 2014-07-01 22
  23. 23. 2014-07-01 23 UPLA / Universal Procedure for Library Assessment Digitalisering Depot Ontsluiting Werking
  24. 24. 2014-07-01 24 UPLA / Universal Procedure for Library Assessment Digitalisering Depot Ontsluiting Werking
  25. 25. 2014-07-01 25 UPLA / Universal Procedure for Library Assessment Digitalisering Depot Ontsluiting Werking
  26. 26. 2014-07-01 26 UPLA / Universal Procedure for Library Assessment Digitalisering Depot Ontsluiting Werking
  27. 27. 2014-07-01 27 UPLA / Universal Procedure for Library Assessment Digitalisering Depot Ontsluiting Werking
  28. 28. 2014-07-01 28 UPLA / Universal Procedure for Library Assessment Digitalisering Depot Ontsluiting Werking
  29. 29. Autonoom verval 2014-07-01 29 Digitalisering Depot Ontsluiting Werking
  30. 30. Beoordelingscriteria  Een boek is een bewegend object 2014-07-01 30
  31. 31. 2014-07-01 31 Beoordelingscriteria  Schade band  Schade constructie  Schade boekblok  Algemeen (biologische schade, overige)
  32. 32. 2014-07-01 32 Beoordelingscriteria Schade band:  Stof en oppervlaktevuil  Conditie bekleding  Rode rot  Tapes en schadelijke reparaties  Losse delen bekleding, lacunes, scheuren, vouwen  Ontbrekende delen en onderdelen  Beschadigde platkernen/hoeken/platkanten  Beschadigde sluitingen/beschadigd beslag
  33. 33. 2014-07-01 33 Beoordelingscriteria Schade constructie:  Vervorming band / boekblok / boekblok te klein  Schade bindingen en hechting platten  Schade hechting bladen en / of katernen
  34. 34. 2014-07-01 34 Beoordelingscriteria Schade boekblok:  Stof en oppervlaktevuil  Tapes en schadelijke reparaties  Lacunes / scheuren / vouwen  Vervilt papier  Aan elkaar klevende bladen  Verzuring schutbladen  Verzuring boekblok  Foxing  Inktvraat/kopervraat
  35. 35. 2014-07-01 35 Beoordelingscriteria Schade algemeen:  Schimmelschade  Plaagdierschade  Overige schades
  36. 36. Beoordeling in twee stappen  Schade matig / ernstig  Raadpleegbaar / niet raadpleegbaar 2014-07-01 36
  37. 37. 2014-07-01 37 Beoordeling in twee stappen Digitalisering Depot Ontsluiting Werking Matige schade Ernstige schade OpmerkingenGebruik geen probleem Gebruik verergert schade Gebruik geen probleem Gebruik verergert schade Schade band 1. Stof en oppervlaktevuil op de band en de boeksneden 2. Rode rot 3. Conditie bekleding 4. Tapes en schadelijke reparaties 5. Losse delen rug en bekleding 6. Ontbrekende delen 7. Beschadigde platkernen/hoeken/platkanten 8. Beschadigde sluitingen/beschadigd beslag
  38. 38. Schadeatlas 2014-07-01 38 Digitalisering Depot Ontsluiting Werking
  39. 39. Schadeatlas  Publicatie van de Vlaamse Erfgoedbibliotheek i.s.m. Bureau Metamorfoze (NL)  Zusje van Schadeatlas Archieven (UPAA)  Toelichting in woord en beeld van alle UPLA- schadebeelden  Verschijnt najaar 2014  Wordt gratis verspreid  Dankzij Prijs voor Cultureel Erfgoed 2012-2013 2014-07-01 39
  40. 40. 2014-07-01 40 Screening Digitalisering Depot Ontsluiting Werking
  41. 41. 2014-07-01 41 UPLA / Universal Procedure for Library Assessment Digitalisering Depot Ontsluiting Werking
  42. 42. 2014-07-01 42 UPLA / Universal Procedure for Library Assessment Digitalisering Depot Ontsluiting Werking
  43. 43. 2014-07-01 43 UPLA / Universal Procedure for Library Assessment Digitalisering Depot Ontsluiting Werking
  44. 44. Eindrapport  Wat is het niet?  Conserveringsadvies per boek  Praktisch conserveringsplan  Gedetailleerde kostenraming  Statisch document 2014-07-01 44
  45. 45. Eindrapport  Wat is het wel?  Beleidsinstrument  Betrouwbare analyse van de staat van de collectie  Aanduiding van de problemen en pijnpunten  Algemene adviezen die een eerste stap zijn naar:  Beter conserveringsbeleid  Verbetering/aanpassing depot  Conserveringsacties per type schade of collectie 2014-07-01 45
  46. 46. Resultaten 2014-07-01 46 Digitalisering Depot Ontsluiting Werking
  47. 47. 2014-07-01 47 Resultaten Digitalisering Depot Ontsluiting Werking
  48. 48. 2014-07-01 48 Resultaten Digitalisering Depot Ontsluiting Werking
  49. 49. 2014-07-01 49 Resultaten Digitalisering Depot Ontsluiting Werking
  50. 50. 2014-07-01 50 Resultaten Digitalisering Depot Ontsluiting Werking
  51. 51. Schaderegister  Opzet: alle data van alle UPLA-trajecten in één databank  Weergave: anoniem  Nut:  Bibliotheek: benchmarking  Vlaamse Erfgoedbibliotheek: beleidsinstrument  Nog niet operationeel 2014-07-01 51
  52. 52. Aan de slag! 2014-07-01 52
  53. 53. Algemene voorwaarden  Erfgoedbibliotheekcollectie  Intentie tot verbetering bewaaromstandigheden/depot  Engagement  Middelen vrijmaken  Mensen  Logistiek  Planning maken  tijd  Formele afspraken 2014-07-01 53
  54. 54. Collectie  Omvang speelt geen rol  Ouderdom speelt geen rol  Inhoud: typerende bibliotheekmaterialen  Boeken  Banden  Eenbladdrukken  Periodieken  Gehele collectie of deelcollectie 2014-07-01 54
  55. 55. Inzet eigen personeel 1. Meerwaarde? 2. Wie? 3. Wat? 4. Hoe? 5. Vorming? 2014-07-01 55
  56. 56. Meerwaarde?  Hernieuwde kennismaking met de eigen collectie en magazijnen  een andere blik  Expertise verhoogt én blijft in huis  Sensibilisering van eigen medewerkers  Kostenbesparend  Teambuilding 2014-07-01 56
  57. 57. Wie?  Geen specifieke voorkennis vereist  Gewenst profiel:  Affiniteit met behoud en beheer  Routinematig werken  Nauwkeurig werken  Plichtsbewust  Opmerkzaam  Fit  Niet noodzakelijk magazijnmedewerkers 2014-07-01 57
  58. 58. Wat?  Taken  Invullen checklist (halve dag)  (Hulp bij) uitzetten van steekproef (2 à 3 dagen)  Beoordelen en registreren van de schades (2 à 3 dagen)  Tijdsbesteding  Circa 11 mandagen  Verdeeld over twee personen 2014-07-01 58
  59. 59. Hoe?  In een team van twee personen  Eventueel bijgestaan door UPLA-deskundige  Bij voorkeur:  Vast personeel  Steeds dezelfde personen  Taken gedurende de dag afwisselen  De steekproef: volle dagen  De registratie: halve dagen  Rustdag(en) tussen steekproef en registratie 2014-07-01 59
  60. 60. Vorming?  Inhoud  Materiaalkennis  Terminologie  Schadebeelden herkennen  Gebruik van de schadeatlas en formulieren  Bewaaromstandigheden  Hanteren van boeken 2014-07-01 60
  61. 61. Vorming?  Praktisch  Verplicht: voor alle medewerkers aan het traject  Duur: twee dagen  Locatie en datum: te bepalen in overleg  Vorm: samen met alle bibliotheken die in eenzelfde periode starten  Kost: vriendenprijs 2014-07-01 61
  62. 62. Hulp van UPLA-deskundigen 1. Meerwaarde? 2. Wie? 3. Wat? 4. Hoe? 5. Kost? 6. Verplicht? 2014-07-01 62
  63. 63. Meerwaarde?  Ervaring met uitzetten steekproeven = Tijdsbesparing = Minder risico op fouten  Ervaring met meerdere bibliotheken  Hulplijn en steun tijdens het traject  Uniformiteit = Betere benchmarking = Voorwaarde voor opname resultaten in schaderegister 2014-07-01 63
  64. 64. Wie?  Conserveringsdeskundigen met affiniteit op collectieniveau  Zelfstandigen en werknemers  Geselecteerd door een jury  Deelgenomen aan een vorming en stage  Geaccrediteerd door de Vlaamse Erfgoedbibliotheek voor drie jaar  Gecontroleerd door de Vlaamse Erfgoedbibliotheek = Vaste pool van beperkt aantal mensen 2014-07-01 64
  65. 65. Wat?  Intakegesprek, met o.a. (hulp bij) registratie bewaaromstandigheden (0,5 à 1 dag)  Uitzetten steekproef (2 à 3 dagen)  Begeleiding / feedback tijdens de registratie (0,5 à 3 dagen)  Opmaak eindrapport (1 dag)  Verwerking resultaten schaderegistratie  Verwerking checklist bewaaromstandigheden 2014-07-01 65
  66. 66. Hoe?  Werknemer: moet vorming gevolgd hebben  Zelfstandige: idem  Vlaamse Erfgoedbibliotheek verspreidt namenlijst met geaccrediteerde deskundigen (eind 2014)  Bibliotheek neemt zelf contact op interessante deskundigen  Bibliotheek stelt naar eigen keuzen zelf een deskundige aan volgens hun eigen procedures  Vlaamse Erfgoedbibliotheek komt niet tussen 2014-07-01 66
  67. 67. Kost?  Afhankelijk van  De onderhandelingen tussen opdrachtgever en -nemer  Aantal taken (en dus dagen) = keuze van de opdrachtgever  In principe één deskundige voor hele traject 2014-07-01 67
  68. 68. Verplicht?  Tijdens UPLA: warm aanbevolen  Zie: Meerwaarde?  Na UPLA: geen verdere verplichtingen  Accreditatie geldt enkel voor UPLA-traject!  Bijv. aanpak van schade mag met eigen werknemers of andere opdrachtnemers 2014-07-01 68
  69. 69. Logistiek  Vlaamse Erfgoedbibliotheek: registratiebox  Eigen instelling: beperkte bijdrage  Provincie: uitleendienst 2014-07-01 69
  70. 70. Registratiebox  Kist met materiaal voor  Registratie van de bewaaromstandigheden (checklist)  Uitzetten steekproef  Schaderegistratie  Bevat o.a.  Leeskussens & loodlint  Meetlint en post-its  pH-pen  Broedstoof en schimmelmonsters  … 2014-07-01 70
  71. 71. Registratiebox  Gratis  Wel waarborg  Wel verzendkosten volgens estafettesysteem 2014-07-01 71
  72. 72. Andere  Eventueel ondersteuning door de provincie  Aanbod en voorwaarden verschillen per provincie  Beknopt overzicht: zie infomap  Eigen materiaal:  Tafel (op wieltjes) en stoelen  Laptop  Schrijfgerei 2014-07-01 72
  73. 73. 2014-07-01 Kostprijs traject  Gratis  Betalend  Gesubsidieerd? 73
  74. 74. Gratis  Diensten van de Vlaamse Erfgoedbibliotheek  Coördinatie  Gebruik van UPLA-methodiek & -formulieren  Exemplaren van de Schadeatlas Bibliotheken  Gebruik van de registratiebox  Geen factuur, enkel waarborg 2014-07-01 74
  75. 75. Betalend  Vriendenprijs: vorming van bibliotheekmedewerkers  Circa 100 euro / pp voor 2 dagen  Factuur van de Vlaamse Erfgoedbibliotheek  Marktprijs: diensten van de UPLA-deskundige  Optioneel – niet verplicht  Zelf te onderhandelen  Bv. 630 euro (incl. BTW) / dag  Factuur van deskundige 2014-07-01 75
  76. 76. Gesubsidieerd?  Tip: onderzoek (vooraf!) mogelijkheden voor subsidies  Vlaams niveau: geen middelen  Provincie: misschien in het kader van hun depotbeleid  Andere: Lokaal niveau? Erfgoedcel? Boekensteun? …  Opgelet: vaak is een eigen inbreng vereist! 2014-07-01 76
  77. 77. Afspraken  Vóór de start van een UPLA-traject: goedkeuring en ondertekening contracten tussen de partijen 2014-07-01 77 Vlaamse Erfgoedbibliotheek vzw Bibliotheek UPLA-deskundige optioneel
  78. 78. Bibliotheek  Vlaamse Erfgoedbibliotheek  Vorm  Afsprakennota  Te ondertekenen vóór de aanvang van UPLA-traject  Inhoud  Respecteren van methodiek  Aanleveren van de resultaten voor schaderegister  Timing  Gebruik van de registratiekoffer  …  Nog niet beschikbaar 2014-07-01 78
  79. 79. Vlaamse Erfgoedbibliotheek  UPLA-deskundigen  Vorm  Afsprakennota  Te ondertekenen vóór aanvang stage  Inhoud  Respecteren van methodiek  Deontologie  Uitwisselen van ervaringen met collega-deskundigen  Informeren van de Vlaamse Erfgoedbibliotheek  … 2014-07-01 79
  80. 80. UPLA-deskundigen  Bibliotheek  Enkel indien van toepassing  Vorm en inhoud te bepalen door bibliotheek  Vlaamse Erfgoedbibliotheek is geen betrokken partij 2014-07-01 80
  81. 81. Collegagroep  Bundeling van maximaal 5 bibliotheken in één collegagroep  Doorlopen hun traject allemaal in dezelfde periode  Volgen samen op hetzelfde moment dezelfde vorming  Voeren opeenvolgend de registratie uit  Komen na afloop samen om te evalueren 2014-07-01 81
  82. 82. Trajectverloop  UPLA-traject: 1 à 2 weken  Ervoor: enkele maanden voorbereiden  Middelen (geld en personeel) vrijmaken  Afsprakennota ondertekenen met Vlaamse Erfgoedbibliotheek  Eventueel: aanstellen UPLA-deskundige  Deelname aan vorming bibliotheekmedewerkers  Erna  Korte termijn: dringende ingrepen  Langere termijn: uitstippelen / bijstellen conserveringsbeleid 2014-07-01 82
  83. 83. Trajectverloop  Eerste ronde (onder voorbehoud):  Najaar 2014  Publicatie Schadeatlas Bibliotheken  Vorming UPLA-deskundigen  Afsluiten afsprakennota’s  Vorming bibliotheekmedewerkers  Vroege voorjaar 2015  Eerste UPLA-trajecten  Met hulp van stagiairs  Tweede ronde: najaar 2015? 2014-07-01 83
  84. 84. Interesse?  Koppel intern terug over de infosessie  Geef ons een seintje indien u interesse heeft  Laat ons weten in welke periode u van start wil gaan upla@vlaamse-erfgoedbibliotheek.be 2014-07-01 84
  85. 85. Contactgegevens Vlaamse Erfgoedbibliotheek www.vlaamse-erfgoedbibliotheek.be upla@vlaamse-erfgoedbibliotheek.be

×