Redução de Custos Através de Automatização

1. Izaias.miguel@visagio.com Webinar Redução de Custos Através de Automatização

2. Visagio | 2 Funcionamento do Webinar Dúvidas? suporte.webinar@visagio.com

3. Visagio | 3 Agenda Apresentação Institucional da Visagio (10 min) O caso da empresa Star (40 min) Perguntas & Respostas (10 min)

4. Visagio | 4 Ser o principal parceiro de nossos clientes em seus desafios de gestão NOSSA MISSÃO

5. Visagio | 5 Visagio | Apresentação Institucional Para concretizar nossa missão, atuamos desde o Diagnóstico até a Operação DIAGNÓSTICO DESENHO IMPLANTAÇÃO OPERAÇÃO IMPLEMENTANDO ENTREGANDO ESTRATÉGIAS RESULTADOS

6. Visagio | 6 Visagio | Apresentação Institucional Nosso modelo de negócios é baseado no conceito de Engenharia de Gestão, tangibilizando nossas competências centrais em serviços de excelência Gestão & Operação Tecnologia Projeto & Implantação Base Metodológica Supply Chain & Operações Adm-Financeiro & Finanças Gente & Gestão Engenharia de Gestão

7. Visagio | 7 Visagio | Apresentação Institucional ...suportados por soluções de tecnologia customizadas e direcionadas para o negócio BI & BIaaS Big Data & Analytics Ferramentas de Planejamento & Otimização Operacional BPM Portais Aplicações Customizadas

8. Visagio | 8 Visagio | Apresentação Institucional A Visagio já realizou mais de 600 projetos em cerca de 150 clientes de diversos setores, sendo 60 deles entre as 500 maiores empresas do Brasil... Alguns de nossos clientes no último ano

9. Visagio | 9 Visagio | Apresentação Institucional Atuamos em mais de 25 países através das unidades globais de negócio com sedes em São Paulo, Rio de Janeiro, Londres, Moscou e Perth

10. Visagio | 10 Visagio | Apresentação Institucional As práticas de gestão da Visagio se baseiam em um forte modelo de atração, desenvolvimento, engajamento e retenção de talentos Great Place to Work Institute Melhores Empresas para se Trabalhar na América Latina Associação Brasileira de Recursos Humanos RJ Prêmio Ser Humano ABRH-RJ

12. Visagio | 12 O CASO DA EMPRESA STAR

13. Visagio | 13 Caso da empresa Star Introdução 2010 2011 2012 2013 2014 2015 Faturamento A empresa Star, uma grande empresa industrial nacional, vem crescendo nos últimos anos tanto organicamente quanto por meio de aquisições.

14. Visagio | 14 Caso da empresa Star Introdução 2010 2011 2012 2013 2014 2015 Faturamento A empresa Star, uma grande empresa industrial nacional, vem crescendo nos últimos anos tanto organicamente quanto por meio de aquisições. Aquisição Concorrentes

15. Visagio | 15 Caso da empresa Star Introdução 2010 Criação do CSC (Financeiro) 2011 Absorção Outros Processos (Fiscal, Suprimentos) 2012 2013 Absorção Outros Processos (TI, RH) 2014 2015 180 320 480 620 780 920 Número FTEs CSC Faturamento Para sustentar esse crescimento, a empresa centralizou diversos processos administrativos em um Centro de Serviços Compartilhados, de forma a ganhar escala e reduzir custos

16. Visagio | 16 Caso da empresa Star Introdução 2010 2011 2012 2013 2014 2015 180 320 480 620 780 920 - 200 400 600 800 1,000 0.00% 2.00% 4.00% 6.00% 8.00% 10.00% 12.00% SG&A / ROL A implantação do CSC reduziu o patamar de despesas da companhia em função da centralização e adequação de perfis dos colaboradores...

17. Visagio | 17 Caso da empresa Star Introdução 2010 2011 2012 2013 2014 2015 180 320 480 620 780 920 - 200 400 600 800 1,000 0.00% 2.00% 4.00% 6.00% 8.00% 10.00% 12.00% SG&A / ROL A implantação do CSC reduziu o patamar de despesas da companhia em função da centralização e adequação de perfis dos colaboradores... ... Porém, o efeito escala com a implantação do CSC se estabilizou e o SG&A / ROL cresceu no último ano, mesmo com a receita da empresa crescendo a dois dígitos

18. Visagio | 18 QUAL O PRINCIPAL OFENSOR DO CRESCIMENTO DAS DESPESAS ADMINISTRATIVAS?

19. Visagio | 19 Caso da empresa Star Diagnóstico A partir do diagnóstico das despesas, foi identificado o processo do CSC cujo ganho de escala em função do número de transações não era o esperado 2010 2011 2012 2013 2014 2015 Custos por transação (normalizados em base 100 em função do patamar do volume) Fechamento Fiscal Fechamento Contábil Folha de Pagto Emissão NF

20. Visagio | 20 Caso da empresa Star Diagnóstico A partir do diagnóstico das despesas, foi identificado o processo do CSC cujo ganho de escala em função do número de transações não era o esperado 2010 2011 2012 2013 2014 2015 Custos por transação (normalizados em base 100 em função do patamar do volume) Fechamento Fiscal Fechamento Contábil Folha de Pagto Emissão NF

21. Visagio | 21 Tecnologia Analisando de forma mais detalhada o processo de fechamento fiscal... Extrai relatório do ERP e outros sistemas “Trata” as informações (geralmente no Excel) e dá seguimento nas aprovações / ações por e-mail Realiza o cadastros / alterações necessárias nos sistemas corporativos

22. Visagio | 22 Caso da empresa Star Diagnóstico ...Foram identificadas as principais causas do comportamento não escalável Curta janela de processamento Fechamento individual por unidade Complexidade das regras, análise custosa em Excel Correção de discrepâncias descentralizada

23. Visagio | 23 Caso da empresa Star Plano de Ação A partir do cenário descrito, foi identificada uma oportunidade de melhoria de produtividade (e custos) através da automatização do processo Curta janela de processamento Fechamento individual por unidade Complexidade das regras, análise custosa em Excel Correção de discrepâncias descentralizadaVelocidade para atendimento aos prazos Fechamento em paralelo das unidades Análise mais inteligente, por exceções Tratamento pelas unidades mais cedo

24. Visagio | 24 Caso da empresa Star Plano de Ação Porém, a iniciativa de automatização foi vista com descrença por boa parte da companhia Outros projetos “milagrosos” já tentaram e fracassaram! A integração com todos esses sistemas é demorada e cara! Muitas fontes de dados!

25. Visagio | 25 Como automatizar o processo garantindo o ROI?

26. Visagio | 26 Implementação O sucesso do projeto se baseou em alguns pilares essenciais Direcionamento Metodologia Tecnologia Gestão do Projeto / Mudança

27. Visagio | 27 Implementação O sucesso do projeto se baseou em alguns pilares essenciais Resultados desde o primeiro dia! Direcionamento Metodologia Tecnologia Gestão do Projeto / Mudança

28. Visagio | 28 Metodologia A metodologia de automatização da Visagio Tecnologia, baseada em metodologias ágeis de desenvolvimento, garantia o foco na entrega de valor para o processo em detrimento do “nice to have” Entendimento do Processo End-to-End Priorização das Automatizações Desenvolvimento Ágil, Focado no Valor Gerado Implantação em Produção, Gerando Valor Rápido

29. Visagio | 29 Metodologia Além de focar na velocidade para a geração de valor, a metodologia permite a interrupção do projeto assim que todo o valor pretendido for capturado Backlog de Automatizações Priorizadas Implantação Iterativa de Automatizações Backlog de Automatizações / Melhorias Projeto interrompido sem custos, assim que o resultado de produtividade / custos é alcançado

30. Visagio | 30 Tecnologia Geralmente, um projeto de automatização envolve a integração com diversos sistemas, além da construção dos fluxos de automatização propriamente ditos... Enterprise Service Bus BPMS BI

31. Visagio | 31 Enterprise Service Bus BPMS BI Tecnologia ...Porém, embora seja uma visão de futuro a ser perseguida, essa arquitetura tem uma alta complexidade de implementação - com projetos em geral de mais de 12 meses de duração e raramente com ROI

32. Visagio | 32 Tecnologia Assim como a metodologia utilizada, a tecnologia implementada também deve ser focada em agilidade e geração de valor, permitindo melhorias incrementais conforme a necessidade

33. Visagio | 33 Tecnologia Assim como a metodologia utilizada, a tecnologia implementada também deve ser focada em agilidade e geração de valor, permitindo melhorias incrementais conforme a necessidade ETL

34. Visagio | 34 Tecnologia Assim como a metodologia utilizada, a tecnologia implementada também deve ser focada em agilidade e geração de valor, permitindo melhorias incrementais conforme a necessidade ETLRápido de ser criado e executa exetamente os passos de um usuário humano na navegação no sistema, facilitando a prototipação e validação do processo Pode utilizar diferentes tecnologias, dependendo do front-end do sistema (web, desktop, SAP etc)

35. Visagio | 35 Tecnologia Assim como a metodologia utilizada, a tecnologia implementada também deve ser focada em agilidade e geração de valor, permitindo melhorias incrementais conforme a necessidade ETLDados coletados pelos robôs / integrações são tratados por ferramentas especializadas (ETL) Em alguns casos, quando o tratamento é muito complexo e já há um tratamento robusto em Excel, este pode até mesmo ser reaproveitado No caso de haver necessidade de input complementar de dados / aprovação humana, uma ferramenta de workflow dispara automaticamente para os usuários configurados

36. Visagio | 36 Tecnologia Assim como a metodologia utilizada, a tecnologia implementada também deve ser focada em agilidade e geração de valor, permitindo melhorias incrementais conforme a necessidade ETLQuando não houver integração pronta com os sistemas, robô cria / atualiza os dados necessários de volta nos sistemas de acordo com tratamentos realizados Dados inseridos podem ter sido complementados pelos responsáveis via workflow, e eles podem receber um “print” de confirmação da tela com os dados alterados

37. Visagio | 37 Tecnologia Utilizando a metodologia iterativa e as tecnologias descritas, o processo pode ser evoluído continuamente rumo a um processo mais robusto, e parando quando tiver atingido o ROI / nível de automatização desejado

38. Visagio | 38 Tecnologia Utilizando a metodologia iterativa e as tecnologias descritas, o processo pode ser evoluído continuamente rumo a um processo mais robusto, e parando quando tiver atingido o ROI / nível de automatização desejado

39. Visagio | 39 Tecnologia Utilizando a metodologia iterativa e as tecnologias descritas, o processo pode ser evoluído continuamente rumo a um processo mais robusto, e parando quando tiver atingido o ROI / nível de automatização desejado ETL

40. Visagio | 40 Tecnologia Utilizando a metodologia iterativa e as tecnologias descritas, o processo pode ser evoluído continuamente rumo a um processo mais robusto, e parando quando tiver atingido o ROI / nível de automatização desejado ETL BPMS

41. Visagio | 41 Tecnologia Utilizando a metodologia iterativa e as tecnologias descritas, o processo pode ser evoluído continuamente rumo a um processo mais robusto, e parando quando tiver atingido o ROI / nível de automatização desejado ETL BPMS

42. Visagio | 42 Tecnologia Assim como a metodologia, a Visagio criou uma suite para automatizção de processos, baseada em plataformas abertas e na experiência de mais de 10 anos em projetos do tipo Robôs (Web, Desktop, SAP) ETL (View, Arquivo, RFC, Web Service etc) ESB Extração de Dados Tratamento de Dados ETL (View, Arquivo, RFC, Web Service etc) Excel / Access / VBA (Tratamentos Pré-Existentes) Robôs (Web, Desktop, SAP) ETL (SQL / PL-SQL, Arquivo, RFC, Web Service etc) ESB Atualização de Dados BPMS (Input Manual / Aprovações) Orquestração (Agendamento, Disparo dos Processos, Gestão dos Processos, Clustering etc)

43. Visagio | 43 E quais são os resultados obtidos?

44. Visagio | 44 Caso da empresa Star Em busca da eficiência Ainda ao longo de um projeto de automatização de processos como esse, diversos benefícios vão sendo capturados Redução do número de pessoas em atividades operacionais Redução do número de erros por conta de tratamentos manuais Aumento da produtividade Redução de custos

45. Visagio | 45 Caso da empresa Star Em busca da eficiência Esse modelo já foi aplicado a algumas empresas, com grande ganho de produtividade • Automatização de aproximadamente 100 subprocessos em uma empresa do setor industrial • Grande redução no número de FTEs responsáveis por esses subprocessos (15 para 1)

47. Obrigado! izaias.miguel@visagio.com

48. Visagio | 48 Ser o principal parceiro de nossos clientes em seus desafios de gestão

49. Visagio | 49 Comunicamos que todas as informações contidas neste documento são confidenciais. A utilização, cópia, distribuição e divulgação não autorizadas são expressamente proibidas. Agradecemos a colaboração. © 2015 Visagio. Todos os direitos reservados.