El documento describe un sistema de gestión documental implementado en una empresa estatal dedicada al negocio del petróleo. El sistema utiliza el software ALEPH 500 para gestionar la documentación técnica de la empresa, incluyendo planos, equipos, dossieres e información relacionada con la industria petrolera. El sistema permite catalogar, buscar, prestar y consultar la información de manera segura y controlada para el personal autorizado.

1. GESTION DOCUMENTAL II
GRUPO 04
INTEGRANTES
LUZ HELENA PEDROZO MEJIA
VÍCTOR MANUEL SARMIENTO TORRES
DOCENTE
LUZ MARINA ARIAS GONZALEZ
SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN,
BIBLIOTECOLOGÍA Y
ARCHIVÍSTICA
BARRANCABERMEJA
2013

2. INTRODUCCIÓN
El sistema de gestión documental es primordial para la
administración de los documentos de una organización ya que con
ellos optimizamos el flujo de la información, utilizando los programas
de bases de datos que disponen de una tecnología idónea para el
tratamiento de documentos científicos, culturales y técnicos.

3. OBJETIVO
El objetivo de un sistema de gestión documental es
optimizar el flujo de la documentación para
identificar el nivel de confidencialidad de los
documentos generados con el fin de garantizar que
solo el personal autorizado tenga acceso a ellos.

4. PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Conjunto de instrucciones en las que se detallan las operaciones para
el desarrollo de los procesos de la gestión documental al interior de
una empresa. Estas operaciones son:
1. Producción
2. Recepción
3. Distribución
4. Trámite
5. Organización
6. Consulta
7. Conservación
8. Disposición final de los documentos

5. SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Según el archivo general de la nación la gestión documental es el
conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar
el flujo de documentos de todo tipo en una organización, permitir
la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo
de los documentos que deben guardarse, eliminar los que ya no
sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos
más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía.
La AGN también destaca la definición de sistema de gestión
documental como una base de datos que disponen de una
tecnología idónea para el tratamiento de documentos científicos
culturales y técnicos.

6. SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Veamos otra definición de sistemas de gestión documental la cual
está de acuerdo con los lineamientos emitidos por la AGN. Son
programas de gestión de bases de datos que disponen de una
tecnología idónea para el tratamiento de documentos científicos,
culturales y técnicos. La industria informática, por marketing o
simplemente por mal conocimiento del sector ofrece como
documentales soluciones que sirven perfectamente para gestionar
documentos administrativos, pero no gestionar documentación
científico-técnica. Es normal que el personal informático desconozca
el hecho que existen programas especialmente diseñados para este
tipo de documentos y normalmente, tienden a imponer aquellas
soluciones que conocen bien, pero que no proporcionan a los
documentalistas las herramientas adecuadas para su trabajo.
Existe una constante información en el terreno de los sistemas de
información, incluso entre profesionales, ya que” documental”,
aplicado a las bases de datos puede referirse a tecnologías de
información y que se aplican a la gestión de documentos
administrativos, o puede referirse a tecnologías especializadas en el
almacenamiento y la recuperación de información documental
científico- técnica.

7. El presente trabajo lo hemos desarrollado en una empresa
estatal dedicada al negocio del petróleo, por motivos de
confidencialidad nos reservamos el nombre de dicha empresa.
Estudiaremos un sistema de gestión documental y más
exactamente un centro de información técnica - CIT, el cual
administra toda la información técnica de la empresa, es decir,
todo aquello que tiene que ver con planos de tuberías,
equipos para el proceso del petróleo como son
intercambiadores de calor, torres enfriadoras, torres de
proceso, calderas, teas, etc y por consiguiente dossieres,
carpetas de inspección de los equipos, CD, DVD y libros
técnicos relacionados con la industria del petróleo.
El sistema de gestión documental utilizado por esta empresa
estatal es el ALEPH 500, versión 18.1.
SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

8. SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
El ALEPH es un aplicativo para la administración integrada de
bibliotecas y consta de dos plataformas, una para cliente
servidor y otra para la red o www. Consta de los siguientes
módulos:
Adquisiciones
Manejo del efectivo
Administración
Catalogación
Ítems
OPAC (catálogo público en línea)
Préstamo a domicilio
Préstamo interbibliotecario
Administración de tareas.

9. SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
En esta empresa estatal se da aplicación a los siguientes
módulos del ALEPH:
Adquisiciones
Catalogación
Ítems
OPAC
Préstamo a domicilio
Préstamo interbibliotecario
Consulta en sitio.

10. SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
La confidencialidad de los documentos es la premisa más
importante por la cual se cuenta con este sistema de gestión
documental –ALEPH, ya que cuenta con un buen sistema de
seguridad y solo el personal autorizado tiene acceso a los
documentos lo cual reduce el riesgo de fuga o pérdida de los
mismos. Con el ALEPH 500 podemos crear registros,
consultar los archivos de descriptores, hacer búsqueda con el
catálogo en línea, importar y exportar registros desde las
bases de datos externas, editar registros múltiples, utilizar
técnicas de copiado y pegado, e indexar cualquier etiqueta del
registro bibliográfico.
La confidencialidad según la ISO/ 27001-2005 nos dice que la
información debe ser accedida por aquellos funcionarios y/o
personas que lo requieran para la realización de sus funciones
por lo que la fuga de información confidencial se puede
traducir en un impacto grave en términos económicos e
imagen para la empresa.

11. SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Describimos cada uno de los módulos que se utilizan del
ALEPH 500 en esta empresa.
Adquisiciones: Consiste en la compra de libros técnicos,
normas técnicas, revistas científicas, revistas de la industria
del petróleo, memorias en DVD de libros técnicos y congresos
relacionados con la industria.
El proceso para las adquisiciones es el siguiente: la necesidad
de la adquisición de información técnica se puede dar en
cualquier funcionario quien comunica al jefe de departamento
que clase de publicación requiere para el buen desarrollo de
sus funciones. Una vez aprobado por parte del jefe del
departamento el material a adquirir este por medio de un
formato se pasa al funcionario encargado de las compras de
publicaciones, las compras se hacen prácticamente por
medio de internet ya que al ser información técnica
especializada debe ser adquirida en países donde por su

12. SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
demás publicaciones son importadas y casi toda viene en
inglés. Una vez recepcionada la información comprada es
entregada al CIT- centro de información técnica respectivo,
este material bibliográfico se cataloga en ALEPH, por lo
cual queda como propiedad de la empresa y al funcionario
se le cede en calidad de préstamo que puede ser a
domicilio o interbibliotecario.

13. SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Catalogación: Una vez recepcionada en el CIT la información
bibliográfica adquirida, se somete al proceso de catalogación
dándole un código de clasificación y un código de barras el
cual se va a convertir para ese documento en único y lo
identificará mientras tenga su vigencia y nos indicará donde
quedará almacenado.

14. SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Ítems: Los ítems se utilizan para mirar la información que está
ligada a un volumen o barcode, es decir, un volumen o dossier
técnico puede contener planos o manuales además de la
información pertinente tratada, el barcode tendrá un código de
barras y cada plano o manual inserto tiene su propio código
de barras y estos están ligados al del volumen el cual se
convierte en el padre.

15. SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
OPAC (catálogo público en línea): Este catálogo es una
interfase gráfica, y se logra utilizando la tecla f5, la función del
OPAC es la de ser amigable con el usuario, es decir, le
despliega o le muestra la información de cada registro en
forma más clara y gráfica. En el OPAC tenemos la opción de la
búsqueda avanzada y la búsqueda básica. En la básica como
su nombre lo indica solo se utiliza un criterio de búsqueda
mientras que en la avanzada podemos utilizar hasta tres
criterios de búsqueda, de tal manera que si cruzamos esos
tres criterios la información será filtrada, lo que permitirá que
el usuario obtenga una información puntual. El OPAC nos
permite hacer búsquedas especializadas de tal maneras que
podemos utilizar nombres de etiquetas como el título, número
de contrato, empresa que ejecutó la obra la identificación o
Tag del equipo , número de radicado del contrato.

16. SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

17. SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Préstamo a domicilio: Este se realiza en las mismas
instalaciones del CIT y el funcionario puede llevarse la
documentación referente a revistas, libros técnicos, dossieres,
carpetas de inspección, pero no los planos originales de
tuberías, plantas y demás equipos. Si el funcionario quiere la
copia ya sea física o digital de un plano debe autorizar con su
firma el respectivo copiado y se le implantará un sello de
copia al plano que se duplicó, y se le comunica al funcionario
que él es el único responsable de esa información. El
préstamo de la MTD se le hace al funcionario por 15 días
calendario el cual puede extenderse con una renovación dada
por el mismo, en forma personal o vía e-mail a otros 15 días al
responsable de préstamos en el CIT.

18. SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
El cargue del préstamo se hace por el módulo de circulación
en ALEPH, donde se digitará el registro del empleado y se
pistoleará con un lector los códigos de barras de cada uno
de los préstamos realizados, inmediatamente se genera un
listado por dicho préstamo donde aparece los datos del
empleado con los códigos de barras prestados con su
respectiva descripción el cual se le hará firmar para
oficializar el préstamo.

19. SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Préstamo Interbibliotecario: Este se realiza entre los otros CIT
que tiene la empresa en las diferentes ciudades del país y
consiste en prestar al funcionario la MTD que no esté
disponible en el CIT correspondiente. El préstamo se hace
igualmente por 15 días calendario y extensible a otros 15
días previa solicitud de renovación. Al funcionario se le
hace énfasis sobre todo cuando ha prestado normas
técnicas sobre los derechos de autor para evitar el plagio
de la información. La solicitud del préstamo
interbibliotecario se hace por medio del módulo de ALEPH,
préstamo interbibliotecario donde se consignan los datos
del empleado y la información requerida la cual será
enviada al respectivo CIT donde la MTD esté localizada. El
CIT enviará vía correo certificado la MTD solicitada para
que sea entregada al respectivo funcionario, quien tendrá
que firmar el impreso de préstamo.

20. SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Consulta en Sitio: La consulta se realiza dentro de las mismas
instalaciones del CIT, cuando ALEPH se encuentra fuera de
línea allí el funcionario solicita la información la cual le es
entregada con el respectivo impreso de la documentación
solicitada donde se encuentran relacionados los ítems para
firmarla y legalizarla . Si el funcionario decide llevarse la MTD
ya se convierte en un préstamo a domicilio.

21. SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Conclusiones
Conocer un Sistema de Gestión Documental y los procesos
que se dan en su interior.
En los Sistemas de Gestión Documental se aplican un
conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para
administrar el flujo de documentos de todo tipo en una
organización.
Los Sistemas de gestión Documental son programas de
gestión de bases de datos que disponen de una tecnología
idónea para el tratamiento de documentos científicos,
culturales y técnicos

22. SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Webgrafía
http://www.elprofesionaldelainformacion.com/contenidos/1993/ma
yo/qu_es_un_sistema_de_gestin_documental.html
http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=1264
http://www.scarchivistas.org/sistema-de-gestion-documental/
http://www.unal.edu.co/una/sigd.html
http://www.tbs-telecon.es/que-es-gestion-documental
http://electivaiigroupsgd.blogspot.com/2011/11/definicion-de-
gestion-documental.html