Proceso de-gestin-de-proyectos

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Proceso de-gestin-de-proyectos

  1. 1. S.G.C.T SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD TOTALDIRECCIÓN DE PROYECTOS PROCESOS
  2. 2. PROYECT O
  3. 3. IntroducciónDefinición de Proyecto Un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único. Temporal Temporal significa que cada proyecto tiene un comienzo definido y un final definido. El final se alcanza cuando se han logrado los objetivos del proyecto o cuando queda claro que los objetivos del proyecto no serán o no podrán ser alcanzados, o cuando la necesidad del proyecto ya no exista y el proyecto sea cancelado. La naturaleza temporal de los proyectos puede aplicarse también a otros aspectos de la empresa: • La oportunidad o ventana de negocio normalmente es temporal: algunos de los proyectos tienen un período limitado para producir sus productos o servicios. • El equipo del proyecto, como unidad de trabajo, pocas veces perdura después del proyecto: un equipo creado con el único fin de llevar a cabo el proyecto lo desarrollará y luego se disolverá, y los miembros del equipo serán reasignados una vez que concluya el proyecto. Elaboración gradual La elaboración gradual es una característica de los proyectos que acompaña a los conceptos de temporal y único. “Elaboración gradual” significa desarrollar en pasos e ir aumentando mediante incrementos. Productos, servicios o resultados únicos Un proyecto crea productos entregables únicos. Productos entregables son : • Un producto o artículo producido, que es cuantificable, y que puede ser un elemento terminado o un componente • La capacidad de prestar un servicio como, por ejemplo, las funciones del negocio que respaldan la producción o la distribución • Un resultado como, por ejemplo, salidas o documentos. Por ejemplo, de un proyecto de investigación se obtienen conocimientos que pueden usarse para determinar si existe o no una tendencia o si un nuevo proceso beneficiará a la sociedad.
  4. 4. IntroducciónP Los proyectos y las operaciones difieren primordialmente en que las operaciones son continuas y repetitivas, mientras que los proyectos son temporales y únicos. Las organizaciones realizan trabajos con el fin de lograr un conjunto de objetivos. Por lo general, los trabajos se clasifican en proyectos y operaciones, aunque en algunos casos estos se superponen. Pueden compartir varias de las siguientes características: • Realizados por personas. • Restringidos por la limitación de los recursos. • Planificados, ejecutados y controlados. Los objetivos de los proyectos y las operaciones son fundamentalmente diferentes. La finalidad de un proyecto es alcanzar su objetivo y luego concluir. Por el contrario, el objetivo de una operación continua es dar respaldo al negocio. Los proyectos son diferentes porque el proyecto concluye cuando se alcanzan sus objetivos específicos, mientras que las operaciones adoptan un nuevo conjunto de objetivos y el trabajo continúa. PROYECTOS Y ORGANIZACIÓN Los proyectos se llevan a cabo en todos los niveles de la organización y pueden involucrar a una sola persona o a varios miles. Pueden durar entre unas pocas semanas y varios años. PROYECTOS Y ESTRATEGIA Los proyectos son una forma de organizar actividades que no pueden ser tratadas dentro de los límites operativos normales de la organización. Por lo tanto, los proyectos se usan a menudo como un medio de lograr el plan estratégico de la organización, ya esté empleado el equipo del proyecto por la organización o sea un proveedor de servicios contratado.
  5. 5. IntroducciónDefinición de Dirección de Proyectos La dirección de proyectos es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades de un proyecto para satisfacer los requisitos del proyecto. La dirección de proyectos se logra mediante la aplicación e integración de los procesos de dirección de proyectos de inicio, planificación, ejecución, seguimiento y control, y cierre. La dirección de un proyecto incluye: • Identificar los requisitos • Establecer unos objetivos claros y posibles de realizar • Equilibrar las demandas concurrentes de calidad, alcance, tiempo y costes • Adaptar las especificaciones, los planes y el enfoque a las diversas inquietudes y expectativas de los diferentes interesados. Los proyectos de alta calidad entregan el producto, servicio o resultado requerido con el alcance solicitado, puntualmente y dentro del presupuesto. La relación entre estos tres factores es tal que si cambia cualquiera de ellos, se ve afectado por lo menos otro de los factores. Los directores de proyectos también gestionan los proyectos en respuesta a la incertidumbre. El riesgo de un proyecto es un evento o condición inciertos que, si ocurre, tiene un efecto positivo o negativo al menos en uno de los objetivos de dicho proyecto.
  6. 6. IntroducciónFases de un ProyectoEl ciclo de vida del proyecto definelas fases que conectan el inicio deun proyecto con su fin.La transición de una fase a otra dentrodel ciclo de vida de un proyectogeneralmente implica y, por lo general,está definida por alguna forma deentregable o transferencia técnica (Un producto entregable es un productode trabajo que se puede medir yverificar, tal como una especificación, uninforme del estudio de viabilidad, undocumento de diseño detallado o unprototipo de trabajo). Los ciclos de vida del proyecto generalmente definen:Generalmente, los productos entregablesde una fase se revisan para verificar si • Qué trabajo técnico se debe realizar en cada fase (por ejemplo, ¿en qué faseestán completos, si son exactos y se se debe realizar el trabajo del arquitecto?)aprueban antes de iniciar el trabajo de la • Cuándo se deben generar los productos entregables en cada fase y cómo sesiguiente fase. No obstante, no es revisa, verifica y valida cada producto entregableinusual que una fase comience antes dela aprobación de los productos • Quién está involucrado en cada fase (por ejemplo, la ingeniería concurrenteentregables de la fase previa, cuando los requiere que los implementadores estén involucrados en las fases deriesgos involucrados se consideran requisitos y de diseño)aceptables (Ejecución rápida). • Cómo controlar y aprobar cada fase.
  7. 7. IntroducciónProcesos de la Dirección de Proyectos Definición: Un proceso es un conjunto de acciones y actividades interrelacionadas que se llevan a cabo para alcanzar un conjunto previamente especificado de productos, resultados o servicios. El equipo del proyecto es quien está a cargo de ejecutar los procesos de dirección de proyectos, que por lo general pertenecen a una de estas dos categorías principales: •Los procesos de la dirección de proyectos comunes a la mayoría de los proyectos por lo general están relacionados entre sí por el hecho de que se llevan a cabo para un propósito integrado. El propósito es iniciar, planificar, ejecutar, supervisar y controlar, y cerrar un proyecto . •Los procesos orientados al producto especifican y crean el producto del proyecto. Los procesos orientados al producto se definen normalmente por el ciclo de vida del proyecto y varían según el área de aplicación.
  8. 8. PROCESO S
  9. 9. Procesos ANTES DEL COMIENZO JUN PROPUESTAS DE PROYECTOS • TEMA: Alineado con las necesidades estrategicas (pedagógicas y tecnológicas) y vision de SD • ¿Cuando? Antes de 30 de JUNIO • ¿Cómo? Según plantilla (descargar modelo de la INTRANET) • ¿Quien? Cualquier docente y miembros del Equipo Directivo ENTREGABLE Propueta de Proyecto SEP ACEPTACIÓN DEL PROYECTO • ¿Cuando? SEPTIEMBRE • ¿Cómo? Notificación por e-mail y en claustro (públicamente). • En este claustro se hará una presentación pública del proyecto para dar a conocer los objetivos y alcance del mismo • ¿Quien? Representante Equipo Directivo y promotor del proyecto SEP DETERMINACIÓN DEL EQUIPO DE PROYECTO INICIAL • ¿Cuando? Antes de finales de SEPTIEMBRE • ¿Cómo? Por adhesión de docentes a propuesta de promotor del proyecto (leader) • ¿Quien? Leader + Jefe de Departamento/Jefe de Estudios OCT REUNIÓN DE LANZAMIENTO • ¿Cuando? Primera semana de OCTUBRE • ¿Cómo? Mediante convocatoria previa (1 semana) del leader a los miembros del equipo, indicando el lugar, hora y asistentes. • ¿Quien? Leader + equipo de proyecto + Representante Equipo Directivo ENTREGABLE Acta de Lanzamiento del proyecto (descargar modelo de la INTRANET)
  10. 10. Procesos1 Plan de GESTIÓN DEL PROYECTO del Proyecto incluye los procesos necesarios para asegurarse que el proyecto incluya todo el trabajo requerido, y La Gestión del Alcance sólo el trabajo requerido, para completar el proyecto satisfactoriamente. La Gestión del Tiempo del Proyecto incluye los procesos necesarios para lograr la conclusión del proyecto a tiempo: Definición de las Actividades, Establecimiento de la Secuencia de las Actividades, Estimación de Recursos de las Actividades, Estimación de la Duración de las Actividades, Desarrollo del Cronograma, Control del Cronograma. La Gestión de los Costes del Proyecto incluye los procesos involucrados en la planificación, estimación, preparación del presupuesto y control de costes de forma que el proyecto se pueda completar dentro del presupuesto aprobado. La Gestión de los Costes del Proyecto se ocupa principalmente del coste de los recursos necesarios para completar las actividades del cronograma. Sin embargo, la Gestión de los Costes del Proyecto también debería considerar el efecto de las decisiones del proyecto sobre los costes del uso, mantenimiento y soporte del producto, servicio o resultado del proyecto. Los procesos de Gestión de la Calidad del Proyecto incluyen todas las actividades de la organización ejecutante que determinan las políticas, los objetivos y las responsabilidades relativos a la calidad de modo que el proyecto satisfaga las necesidades por las cuales se emprendió. Implementa el sistema de gestión de calidad a través de la política, los procedimientos y los procesos de planificación de calidad, aseguramiento de calidad y control de calidad, con actividades de mejora continua de los procesos que se realizan durante todo el proyecto, según corresponda. La Gestión de los Recursos Humanos del Proyecto incluye los procesos que organizan y dirigen el equipo del proyecto. El equipo del proyecto está compuesto por las personas a quienes se les han asignado roles y responsabilidades para concluir el proyecto. Si bien es común hablar de asignación de roles y responsabilidades, los miembros del equipo deberían participar en gran parte de la planificación y toma de decisiones del proyecto. La Gestión de las Comunicaciones del Proyecto es el Área de Conocimiento que incluye los procesos necesarios para asegurar la generación, recogida, distribución, almacenamiento, recuperación y destino final de la información del proyecto en tiempo y forma. Los procesos de Gestión de las Comunicaciones del Proyecto proporcionan los enlaces cruciales entre las personas y la información, necesarios para unas comunicaciones exitosas. La Gestión de los Riesgos del Proyecto incluye los procesos relacionados con la planificación de la gestión de riesgos, la identificación y el análisis de riesgos, las respuestas a los riesgos, y el seguimiento y control de riesgos de un proyecto. Los objetivos de la Gestión de los Riesgos del Proyecto son aumentar la probabilidad y el impacto de los eventos positivos, y disminuir la probabilidad y el impacto de los eventos adversos para el proyecto. La Gestión de las Adquisiciones del Proyecto incluye los procesos para comprar o adquirir los productos, servicios o resultados necesarios fuera del equipo del proyecto para realizar el trabajo.
  11. 11. Procesos PLANIFICACIÓN DEL PROYECTO1.1 Alcance La preparación de un enunciado del alcance del proyecto detallado es crítica para el éxito del proyecto y se construye sobre la base de los principales productos entregables, asunciones y restricciones que se documentan durante la iniciación del proyecto en el enunciado del alcance del proyecto preliminar. Durante la planificación, el alcance del proyecto se define y describe con mayor especificidad porque se conoce más información acerca del proyecto. Las necesidades, deseos y expectativas de los interesados se analizan y convierten en requisitos. Las asunciones y restricciones se analizan para verificar si están completas y, de ser necesario, se agregan asunciones y restricciones adicionales. La EDT es una descomposición jerárquica, orientada al producto entregable, del trabajo que será ejecutado por el equipo del proyecto, para lograr los objetivos del proyecto y crear los productos entregables requeridos. La EDT organiza y define el alcance total del proyecto. La EDT subdivide el trabajo del proyecto en porciones de trabajo más pequeñas y fáciles de manejar, donde cada nivel descendente de la EDT representa una definición cada vez más detallada del trabajo del proyecto. El trabajo planificado comprendido dentro de los componentes de la EDT del nivel más bajo, denominados paquetes de trabajo, puede programarse, supervisarse, controlarse y estimarse sus costes.
  12. 12. Procesos PLANIFICACIÓN DEL PROYECTO1.2 Planificación TEMPORAL SECUENCIACIÓN DE LAS TAREAS El establecimiento de la secuencia de las actividades implica identificar y documentar las relaciones lógicas entre las actividades del cronograma. Las actividades del cronograma pueden estar ordenadas de forma lógica con relaciones de precedencia adecuadas, así como también adelantos y retrasos, para respaldar el desarrollo posterior de un cronograma del proyecto realista y factible. 1 Lista de Actividades La lista de actividades es una lista completa que incluye todas las actividades del cronograma planificadas para ser realizadas en el proyecto. 2 Atributos de la Actividad Los atributos de la actividad para cada actividad del cronograma incluyen el identificador de la actividad, los códigos de la actividad, la descripción de la actividad, las actividades predecesoras, las actividades sucesoras, las relaciones lógicas, los adelantos y los retrasos, los requisitos de recursos, las fechas impuestas, las restricciones y las asunciones. Los atributos de la actividad también pueden incluir a la persona responsable de la ejecución del trabajo. 3 Lista de Hitos La lista de hitos del cronograma identifica todos los hitos e indica si el hito es obligatorio u opcional
  13. 13. Procesos PLANIFICACIÓN DEL PROYECTO1.2 Planificación TEMPORAL DURACIÓN DE LAS TAREAS El proceso de estimar las duraciones de las actividades del cronograma utiliza información sobre el alcance del trabajo de la actividad del cronograma, los tipos de recursos necesarios, las cantidades de recursos estimadas y los calendarios de recursos con su disponibilidad. Las entradas para las estimaciones de la duración de las actividades del cronograma surgen de la persona o grupo del equipo del proyecto que esté más familiarizado con la naturaleza del contenido del trabajo de la actividad del cronograma específica. La estimación de la duración se desarrolla de forma gradual, y el proceso evalúa la calidad y disponibilidad de los datos de entrada. CRONOGRAMA El desarrollo del cronograma del proyecto, un proceso iterativo, determina las fechas de inicio y finalización planificadas para las actividades del proyecto. El desarrollo del cronograma exige que se revisen y se corrijan las estimaciones de duración y las estimaciones de los recursos para crear un cronograma del proyecto aprobado que pueda servir como línea base con respecto a la cual poder medir el avance. El desarrollo del cronograma continúa a lo largo del proyecto, a medida que el trabajo avanza, el plan de gestión del proyecto cambia, y los eventos de riesgo anticipados ocurren o desaparecen al tiempo que se identifican nuevos riesgos.
  14. 14. Procesos PLANIFICACIÓN DEL PROYECTO1.3 Costes La estimación de costes de las actividades del cronograma implica desarrollar una aproximación de los costes de los recursos necesarios para completar cada actividad del cronograma. Al hacer una aproximación de los costes, el estimador debe considerar las posibles causas de variación de las estimaciones de costes, incluyendo los riesgos. Las estimaciones de costes generalmente se expresan en unidades monetarias (dólares, euros, yen, etc.) para facilitar las comparaciones tanto dentro de los proyectos como entre los proyectos. En algunos casos, el estimador puede utilizar unidades de medida para estimar los costes, tales como horas de trabajo o días de trabajo, junto con sus estimaciones de costes, para facilitar un adecuado control de gestión. Los costes de las actividades del cronograma se estiman para todos los recursos que se cargarán al proyecto. Esto incluye, entre otros, la mano de obra, los materiales, los equipos, los servicios y las instalaciones, así como categorías especiales tales como una asignación por inflación o un coste por contingencia. La estimación de costes de una actividad del cronograma es una evaluación cuantitativa de los costes probables de los recursos necesarios para completar la actividad del cronograma. PRESUPUESTO La preparación del presupuesto de costes implica sumar los costes estimados de las actividades del cronograma o paquetes de trabajo individuales para establecer una línea base de coste total, a fin de medir el rendimiento del proyecto. El enunciado del alcance del proyecto proporciona el presupuesto resumen. Sin embargo, las estimaciones de costes de las actividades del cronograma o de los paquetes de trabajo se preparan con anterioridad a las solicitudes de presupuesto detallado y la autorización de trabajo.
  15. 15. Procesos PLANIFICACIÓN DEL PROYECTO1.4 Calidad
  16. 16. Procesos PLANIFICACIÓN DEL PROYECTO1.5 Recursos humanos La Planificación de los Recursos Humanos determina los roles del proyecto, las responsabilidades y las relaciones de informe, y crea el plan de gestión de personal. El plan de gestión de personal puede incluir cómo y cuándo se adquirirán los miembros del equipo del proyecto, los criterios para eximirlos del proyecto, la identificación de las necesidades de formación, los planes relativos a recompensas y reconocimiento, consideraciones sobre cumplimiento, Gestionar el Equipo del Proyecto implica polémicas de seguridad y el impacto del plan de gestión de hacer un seguimiento del rendimiento de los personal sobre la organización. miembros del equipo, proporcionar retroalimentación, resolver polémicas y coordinar cambios a fin de mejorar el rendimiento del proyecto. El equipo de dirección del proyecto observa el comportamiento del equipo, gestiona los conflictos, resuelve las polémicas y evalúa el rendimiento de los miembros del equipo. Como consecuencia de gestionar el equipo del proyecto, se actualiza el plan de gestión de personal, se presentan solicitudes de cambio, se resuelven polémicas, se proporciona una entrada a las evaluaciones de rendimiento de la organización y las lecciones aprendidas se añaden a la base de datos de la organización.
  17. 17. Procesos PLANIFICACIÓN DEL PROYECTO1.6 Comunicaciones El proceso Planificación de las Comunicaciones determina las necesidades de información y comunicación de los interesados; por ejemplo, quién necesita qué información, cuándo la necesitará, cómo le será suministrada y por quién. El proceso Informar del Rendimiento implica la recogida de todos los datos de la línea base y la distribución de la información sobre el rendimiento a los interesados. En general, esta información sobre el rendimiento incluye la forma en que se están utilizando los recursos para lograr los objetivos del proyecto. El proceso Informar el Rendimiento generalmente debe proporcionar información sobre el alcance, el cronograma, los costes y la calidad. Muchos proyectos también requieren información sobre el riesgo y las adquisiciones. Los informes pueden prepararse sobre todo el proyecto o bien sobre aspectos específicos del mismo.
  18. 18. Procesos PLANIFICACIÓN DEL PROYECTO1.7 Riesgo
  19. 19. Procesos PLANIFICACIÓN DEL PROYECTO1.8 Adquisiciones
  20. 20. ENTREGABL ES
  21. 21. PASO 1INICIACIÓN
  22. 22. PROPUESTA DE PROYECTOTítulo: PromotorResumen:ObjetivosContribución a la estrategia RESULTADOSy/o visión SDMetodología a seguirDuración prevista Distrib. CALENDARIO:Personas necesarias (nº y roles/competencias)Presupuesto orientativoForma de evaluaciónForma de difusión de los resultados¿Alumnos implicados? Identificación posibles riesgos
  23. 23. ACTA DE LANZAMIENTO DEL PROYECTOId. PROYECTOLugar:Fecha: Hora:Asistentes Nombre, Apellido, email, Ciclo, CompetenciasComentarios recogidos /Riesgos identificadosCalendario dereunionesIDENTIFICACIÓNProximos pasos a dar PLANIFICACIÓN DEL PROYECTO (Tareas, secuenciación, duración, asignaciones, organización…)
  24. 24. PASO 2PLANIFICACIÓN
  25. 25. PLAN DE GESTIÓN DEL PROYECTO1. LISTA DE TAREAS EDT
  26. 26. PLAN DE GESTIÓN DEL PROYECTO2. CRONOGRAMA HITOS DE ENTREGA
  27. 27. PLAN DE GESTIÓN DEL PROYECTO3. PRESUPUESTO
  28. 28. PLAN DE GESTIÓN DEL PROYECTO4. CALIDAD
  29. 29. PLAN DE GESTIÓN DEL PROYECTO5. RECURSOS HUMANOS
  30. 30. PLAN DE GESTIÓN DEL PROYECTO6. COMUNICACIONES
  31. 31. PLAN DE GESTIÓN DEL PROYECTO7. MATRIZ DE RIESGOS
  32. 32. PLAN DE GESTIÓN DEL PROYECTO8. COMPRAS/CONTRATACIONES A REALIZAR
  33. 33. PASO 3EJECUCIÓN &CONTROL y SUPERVISIÓN
  34. 34. INFORME DE SEGUIMIENTO DEL PROYECTOId. PROYECTOEquipoFecha de entregaIncid. Tareas Completadas Tareas pendientes Razones del retraso Medidas tomadas Presupuesto gastado Desviaciones Razones Aprobación QUÉ, QUIEN LO AUTORIZA, CUANDO QUÉ, QUIEN LO AUTORIZA, CUANDOModificaciones a aprobar Modifif. APROBADASRiesgos identificadosDocumentación/material/producto/ práctica realizada (ANEXO)Resultados parciales frente a objetivosIDENTIFICACIÓNProximos pasos a darVisto Bueno
  35. 35. PASO 4CIERRE
  36. 36. INFORME DE CIERRE DEL PROYECTOId. PROYECTOEquipoFecha de entrega Duración total:LeccionesaprendidasResultados obtenidos COMPARAR CON RESULTADOS INCIALES PREVISTOSBalance de GastosDocumentación generadaLugar donde se encuentra la informaciónSatisfacción del clienteEncuestaVisto Bueno ED

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