belajar dan mengenal microsoft access

1. MODUL MICROSOFT ACCESS 2010
Disusun oleh
Nama: Feny Yuliani
Kelas: XII Multimedia
Nis : 9977976770
DEPARTEMENT PENDIDIKAN NASIONAL
SMK NEGERI 1 KOTA BENGKULU
Jln. Jati No. 41 Kota Bengkulu
Tahun ajaran 2014/2015

2. 2 | microsoftaccess2010
Kata Pengantar
Pertama-tama marilah kita ucapkan puji syukur kehadirat Allah SWT, yang telah
memberikan petunjuk untuk kami dalam pembuatan tutorial Microsoft Office
Access2010 sehingga kami dapat menyelesaikan tugas ini tepat pada waktunya.Tugas
ini disusun agar para siswa dengan mudah mempelajari Microsoft OfficeAccess 2010.
Kami sadar bahwa dalam menyusun tugas ini tidak lepas dari kekurangannya, baik
pengetahuan maupun kemampuan yang dimiliki, namun inilah hasil yang kami buat
semaksimal mungkin. Pada setiap lembar disajikan materi yang merupakan pembahasan
tentang MicrosoftOffice Access 2010. Hal ini dimaksudkan agar para siswa memiliki
pengetahuan dalam pokok bahasa ini secara keseluruhan. Kami ucapkan terima kasih
kepada pihak-pihak di sekitar kami yang telah ikut serta membantu tersusunnya tutorial
ini karena tutorial ini merupakan salah satu kunci referensi pengajaran. Mudah-
mudahan tugas ini ada guna dan manfaatnya bagi penyusun khususnya maupun bagi
pihak-pihak yang berkepentingan pada umumnya.
Bengkulu, Agustus 2014
Penyusun

3. 3 | microsoftaccess2010
DaftarIsi
Kata Pengantar.................................................................;................ 2
Daftar Isi.......................................................................................... 3
I. Microsoft Access .......................................................................... 4
II. Microsoft Access 2010 ................................................................. 4
A. Mengenal Microsoft Access 2010 ............................................... 4
B. Fitur-Fitur Microsoft Acces 2010 ............................................... 5
C. Objek-Objek Database ............................................................... 6
III. Menjalankan Microsoft Access 2010.................................................... 7
A. Membuat File Database.............................................................. 7
B. Membuka File Database....... ...................................................... 8
C. Menutup File Database............................................................... 9
IV. Membuat Tabel.................. ......................................................... 9
1. Membuat tabel dengan datasheet view.......................................... 9
2. Membuat Tabel dengan Design View .......................................... 10
3. Mengolah Desain Tabel............................................................... 10
V. Ekspor Tabel Database Untuk Excel 2010............................................................. 13
A. Memulai Ekspor Tabel ke Excel........................................................ 13
B. Menyimpan Langkah Ekspor...................................................................... 14
VI. Wildcard Pada Access 2010............................................................................. 15
1. Menjalankan Wildcard.................................................................................... 15
2. Menambahkan tabel dalam Query Design...................................................... 16
VII. Membuat Hyperlink Access 2010................................................................... 18
1. Membuat Hyperlink........................................................................................ 19
Daftar Pustaka......................................................................................................... 20

4. 4 | microsoftaccess2010
I. MICROSOFT ACCESS
Microsoft Access merupakan salah satu program pengolah database yang canggih
yang digunakan untuk mengolah berbagai jenis data dengan pengoperasian yang mudah.
Banyak kemudahan yang akan diperoleh jika bekerja dengan microsoft Access
diantaranya dapat melakukan proses penyortiran pengaturan data, pembuatan label data
serta laporan pembuatan data kegiatan sehari-hari, misalnya untuk menampung daftar
pelanggan, pendataan data karyawan, dan lain sebagainya. Dalam MS Access 2010,
akan dijumpai tampilan yang berbeda dengan versi sebelumnya, tetapi tidak mengubah
fungsi dari versi sebelumnya.
II. MICROSOFT ACCESS 2010
Memperkenalkan berbagai fitur yang tidak didukung dalam OfficeAccess 2007.
Kantor 2010 rilis Akses menawarkan beberapa perbaikan yang membuataplikasi lebih
bermanfaat, termasuk perangkat tambahan kehandalan. Posting ini akanmemandu Anda
melalui dasar-dasar untuk menciptakan database dan tabel pada Access 2007.
A. Mengenal Microsoft Access 2010
Untuk menjalankan MS Access 2010 dapat dilakukan dengan memilih tombol Start
pada taskbar, pilih All Programs, kemudian pilih Microsoft Access dan klik pilihan
Microsoft Access 2010. Maka akan ditampilkan jendela program MS Access 2010 seperti
berikut : Tombol Office/menu Tittle bar Close Minimize Maximize
Quick Access Toolbar tab ribbon title bar group
Menu file
navigation pane
record aktif jendela datasheet view status bar

5. 5 | microsoftaccess2010
Untuk mempermudah pengoperasian MS Access 2010, kita akan mengenal
komponen-komponennya, yaitu :
1. Title Bar, berfungsi untuk menampilkan nama dari jendela program tersebut.
Berfungsi juga untuk:
a. Memindah posisi jendela, yaitu dengan cara menggeser titlle bar ke posisi yang lain.
b. Mengatur ukuran jendela dari ukuran Maximize ke Restore ataupun sebaliknya,
dengan cara klik 2 kali pada tittle bar.
2. Office Button, merupakan tombol yang menampung perintah-perintah menu yang
sering digunakan dalam Access antara lain perintah New, Open, Save, Save As,
Database, Close, dan perintah lainnya.
3. Quick Access Toolbar merupakan sebuah batang yang berisi kumpulam tombol
untuk melaksanakan sebuah perintah tertentu dalam mengoperasikan Access 2010.
4. Minimize Tool berfungsi untuk meminimalkan ukuran jendela program Access 2010
sehingga tampilannya berubah menjadi sebuah ikon yang diletakkan pada bagian
taskbar Window XP.
5. Maximize Tool berfungsi untuk memaksimalkan ukuran jendela program Access
2010 sehingga tampilannya memenuhi layar monitor.
6. Close Tool berfungsi untuk menutup jendela atau keluar dari program Access 2010.
B. Fitur-Fitur Microsoft Access 2010
Pada Microsoft 2010, di mana terdapat fitur-fitur baru yang tidak terdapat pada versi
Microsoft Access sebelumnya, antara lain :
a. Calculated untuk jenis data (Data Type) pada Table Design. Pada saat pembuatan
tabel, Anda dapat memasukkan rumus (expression) yang pada versi sebelumnya tidak
dapat membuat atau menambahkan rumus dan hanya bisa dilakukan pada Query,
Control, Macro maupun Code VBA misalkan field TOTAL = UNIT * HARGA

6. 6 | microsoftaccess2010
b. Navigation Control. Access 2010 memiliki fitur kontrol navigasi baru, yang
memungkinkan Anda dengan cepat menambahkan navigasi dasar untuk aplikasi
database, dan ini sangat membantu jika Anda membuat database Web. Dengan
menambahkan kontrol Navigasi ke halaman "Home" dari aplikasi Anda, pengguna
dapat dengan cepat beralih antara form dan laporan dengan menggunakan antarmuka,
intuitif tab, seperti yang ditunjukkan pada gambar berikut:
c. Web Database Access 2010 memiliki cara baru untuk menggunakan aplikasi
database ke server SharePoint sebagai database Web. Hal ini memungkinkan Anda dan
rekan kerja Anda untuk menggunakan database dalam browser Web, atau dengan
menggunakan Access 2010 untuk membukanya dari situs SharePoint. Jika Anda
merancang database untuk web-kompatibel, dan memiliki akses ke server yang
menjalankan SharePoint Layanan Access, Anda dapat mengambil keuntungan dari
metode penyebaran baru.
d. Data Macros. Mirip dengan "pemicu" dalam Microsoft SQL Server, macro Data
memungkinkan Anda untuk melaksanakan tugas pemrograman setiap kali data yang
diubah dalam sebuah tabel. Anda dapat melampirkan macro langsung ke event tertentu,
seperti After Insert, After Update, atau Before Change, atau Anda dapat membuat
macro mandiri data yang disebut dari Event.
e. Dan fitur-fitur lainnya.
C. Object Database Access
Terdapat beberapa objek database yang terdapat pada Microsoft Access 2010, antara
lain:
a. Tables, adalah objek database yang digunakan sebagai sarana untuk menyimpan data
yang telah diolah.
b. Queries, adalah objek database yang berfungsi untuk menampilkan, menyunting dan
menyaring suatu data sesuai dengan kriteria yang diinginkan serta dapat memasukkan
suatu expresi.
c. Form, adalah objek database yang digunakan untuk memasukkan dan mengedit data
atau informasi yang ada dalam suatu database dengan menggunakan bentuk tampilan
formulir.
d. Report, adalah objek database yang digunakan untuk menampilkan data atau
informasi dalam bentuk laporan.
e. Macros, adalah rangkaian perintah yang dapat disimpan dan dijalankan secara
otomatis, misalnya membuka form, mencetak laporan di layar, dan lain-lain.
f. Moduls, adalah program kecil atau procedur yang kegunaannya adalah untuk
perancangan modul aplikasi pengolahan database tingkat lanjut.

7. 7 | microsoftaccess2010
III. MenjalankanProgram Microsoft Access 2010
Untuk menjalankan atau mengaktifkan progam Microsoft Access 2010, dapat
dilakukan dengan beberapa cara :
a. Klik tombol Start, All Programs, Microsoft Office, Microsoft Access 2010
b. Atau klik dua kali icon Microsoft Access pada jendela desktop, sehingga muncul
tampilan jendela Microsoft Access 2010.
A. Membuat File Database
Untuk membuat file database baru, dapat dilakukan dengan langkah-langkah sebagai
berikut :
a. Pilih Blank Database
b. Klik tombol Browse, hingga muncul jendela File New Database

8. 8 | microsoftaccess2010
c. Pindahkan letak direktori atau drive-nya ke data kerja Anda di Data D: atau Data E:,
lalu buat folder Nama dan kelas Anda
d. Pada File Name, ketik MODUL-1, higga kembali ke tampilan semula
e. Klik tombol Create
B. Membuka File Database
Untuk membuka atau mengaktikan file database yang telah Anda buat sebelum-nya
pada data kerja, dapat dilakukan dengan langkah berikut :
a. Klik menu File, Open, hingga muncul jendela Open
b. Pindahkan letak direktori di mana data tersebut disimpan, lalu pilih nama filenya
c. Klik tombol Open
d. Atau klik menu File, Recent, untuk membuka file database yang telah dibuka atau
diaktifkan sebelumnya.
e. Kemudian pilih dan klik file mana saja yang akan Anda buka atau aktifkan

9. 9 | microsoftaccess2010
C. Menutup File Database
Untuk menutup atau keluar dari file database yang aktif, dapat dilakukan dengan 2
(dua) cara :
a. Klik menu File, Exit, atau;
b. Klik tombol x (close) pada jendela Microsoft Access
IV. Membuat Tabel
Setelah Anda membuat file Database, tahapan berikutnya adalah membuat file tabel.
Ada 2 (dua) cara untuk membuat file Tabel, antara lain :
1. Membuat Tabel dengan Datasheet View
Dalam keadaan standar, setelah Anda membuat file database, maka yang muncul
pertama kali yang aktif adalah objek tabel sudah tampil dalam jendela Datasheet View
berikut :
Ada beberapa tahapan jika Anda ingin mengisi data pada jendela datasheet view
seperti di atas, yaitu :
a. Mengisi Data/Record : Anda diminta untuk mengisi data atau record terlebih dulu
pada kolom isian Clik to Add, misalnya diisi dengan angka 12345, hingga judul kolom
Click to Add berubah menjadi Field1.
b. Mengganti Nama Field : untuk mengganti nama field, misal Field1 menjadi NIP,
klik dua kali Field1 hingga muncul blok warna hitam, lalu ketikkan NIP lalu Enter atau
dengan cara lain klik mouse kanan lalu pilih Rename Field.

10. 10 | microsoftaccess2010
c. Menyimpan Tabel
Ada beberapa cara untuk menyimpan tabel :
 Klik tombol Save pada Quick Access Toolbar
 Klik tombol Office Button (Office 2007) atau menu File (Office 2010) lalu pilih
Save
 Tekan tombol Ctrl+S
 Jika Anda memilih salah satu perintah di atas, maka akan muncul kotak dialog
Save As :
 Pada Table Name, ketik nama filenya, misal DATA PEGAWAI
o Klik tombol OK
2. Membuat Tabel dengan Design View
Untuk membuat Tabel dengan menggunakan Design View, dapat dilakukan dengan
langkah sebagai berikut :
a. Klik tab Create
b. Pada kelompok Table, pilih dan klik Table Design, hingga muncul jendela Disain
tabel (struktur tabel) berikut :
c. Pada jendela disain tabel, Anda diminta terlebih dulu untuk membuat struktur tabel
seperti tampilan di atas :
d. Klik tombol [view] Datasheet View untuk menyimpan dan sekaligus untuk mengisi
data, hingga muncul kotak dialog Save As
e. Simpan nama filenya, lalu klik tombol OK.
f. Pada jendela Datasheet View, silakan Anda isikan data-datanya.

11. 11 | microsoftaccess2010
3. Mengolah Desain Tabel
Pada jendela Design View, Anda dapat membuat nama field (Field Name), memilih
jenis data (Data Type), mengisi keterangan (Description), menetapkan field kunci
pengurutan data (Primary Key) dan mengatur data dengan Field Properties.
1. Nama Field (Field Name)
Field Name digunakan untuk memasukkan nama field yang akan dibuat. Syarat
pembuatan Nama Field (Field Name) :
a. Nama field tidak boleh ada yang sama dalam satu tabel.
b. Maksimum nama field 64 karakter, dapat berupa kombinanasi huruf, angka, spasi
atau karakter khusus, kecuali tanda titik (.), tanda seru (!), tanda petik atas (‘) dan tanda
kurung siku ([ ]).
2. Tipe Data (Data Type)
Data Type untuk menentukan jenis data. Anda dapat memilih salah satu jenis data yang
mana pilihannya tergantung dari isi data tersebut. Ada beberapa jenis data (Data Type)
pada Access 2010 :
Tipe Ketarangan
Text Jenis data yang berisi teks atau angka atau
karakter lainnya yang tidak digunakan
untuk operasi logika dan matematika. Jenis
data ini dapat menampung data sampai 255
karakter.
Memo Jenis data yang berisi teks atau angka atau
karakter lainnya dan dapat menampung
data sampai 65,536 karakter.
Number Jenis data berupa angka yang dapat
digunakan untuk operasi logika dan
matematika. Ada beberapa pilihan ukuran
bilangan dan jumlah digit tertentu.
Date/Time Jenis data yang dapat menyimpan format
tanggal dan waktu
Currency Jenis data yang dapat menyimpan format
mata uang dan tingkat ketelitiannya
mencapai 4 decimal
AutoNumber Jenis data yang dapat membuat penomoran
secara otomatis, dengan syarat field
tersebut harus menggunakan Primary Key
Yes/No Jenis data yang dapat menampung salah
satu data dari dua pilihan yaitu Yes/No,
True/False atau On/Off
OLE Object Jenis data yang dapat menampung objek
berupa gambar, grafik, suara, video atau
data yang dapat diambol dari aplikasi lain.
Ukuran maksimum adalah 2 GB
Hyperlink Jenis data yang berisi khusus untuk
mengkoneksikan antar data dengan
interface luar. Anda dapat koneksi sesuai
dengan alamat yang dituju, seperti alamat
email, website, dan lain sebagainya

12. 12 | microsoftaccess2010
Attachment Jenis data yang dapat menyimpan objek
attachment, misal file Word, Excel, MP3,
Zip dan lainnya. Anda dapat mengedit
maupun menyimpannya kembali ke bentuk
semula
Calculated Jenis data ini terdapat pada versi Access
2010 (versi sebelumnya tidak ada),
tujuannya Anda dapat menghitung operasi
matematika, misal TOTAL sama dengan
GAJI POKOK ditambah TUNJANGAN,
maka pada field TOTAL dan pada jendela
Expression Builder diisi [GAJI
POKOK]+[TUNJANGAN]
Lookup Wizard Jenis data yang digunakan untuk membuat
sebuah daftar pilihan dalam bentuk list box
atau combo box.
3. Keterangan (Description)
Description untuk menampilkan teks keterangan pada bagian status bar dalam jendela
datasheet sebuah tabel atau query. Dalam hal ini, Anda boleh dikosongkan atau diisi
keterangannya. Jumlah teks yang dapat diisi maksimum 255 karakter.
4. Primary Key
Primary Key adalah field yang digunakan sebagai field indeks utama atau field kunci
pengurutan data dari sebuah tabel.
Untuk menetapkan field misal NIM dibuatkan Primary Key, maka lakukan langkah
berikut ini :
a. Aktifkan jendela Design View
b. Pilih field yang akan dijadikan sebagai Primary Key
c. Lalu Klik tombol Primary Key pada group Tools

13. 13 | microsoftaccess2010
Apabila Anda menetapkan field NIM dengan menggunakan Primary Key, maka
secara otomatis pada Jendela Field Properties, baris Indexed yang semula No akan
berubah menjadi Yes (No Duplicate). Ada 3 pilihan pada baris Indexed di jendela Field
Properties :
o No artinya field tersebut tidak di indeks (diurutkan)
o Yes (Duplicate OK) artinya field tersebut secara otomatis di indeks (di-
urutkan), dan membolehkan Anda memasukkan data yang sama.
o Yes (No Duplicate) artinya field tersebut secara otomatis di indeks (di-
urutkan), namun tidak diperbolehkan memasukkan data yang sama.
V. Ekspor Tabel Database Untuk Excel2010
Melaksanakan operasi yang berbeda dalam Access tidak mudah, sebagai RDBMS
(RelationalDatabase Management System) membutuhkan sintaks khusus & kendala
yang harus diikuti.Jadi, mengekspor sebuah tabel database Access ke spreadsheet Excel
niscaya membuka lebih banyak pilihan untuk melakukan operasi yang berbeda atas
data. Access 2010 memungkinkan pengguna tabel ekspor database ke spreadsheet Excel
segera untuk menganalisis databasedengan fitur &fungsi yang berisi Excel.
A. Memulai Ekspor Tabel ke Excel
Untuk mulai meluncurkan Access 2010 tabel database yang Anda butuhkan
untuk ekspor.Pilih tab External Data dan grup Export, klik Excel.
Ini akan memulai wizard Ekspor-ExcelSpreadsheet.
Dari nama File, pilih lokasi di manaAnda harus mengekspor dan tentukan nama file
Excel. Dalam format file, pilih format yangsesuai. Sekarang di bawah Specify export
options ,pilih first two options, which will; ensureexporting of data formatting & layout
dan open exported file after export operation iscompleted. Klik OK untuk melanjutkan.

14. 14 | microsoftaccess2010
B. Menyimpan Langkah Ekspor
Pada langkah ini, Anda dapat menyimpan langkah-langkah ekspor, aktifkan opsi Save
exportsteps dan klik Close untuk mengakhiri wizard.
Segera akan membuka file Excel diekspor sebagaimana ditentukan. Sekarang Anda
dapatmemanipulasi dataset dengan cara yang diinginkan menggunakan fitur, fungsi,
formula &fungsi yang Excel tawarkan.

15. 15 | microsoftaccess2010
VI. Wildcard Pada Access 2010
WHERE adalah perintah yang paling banyak digunakan dalam SQL, memberikan
caratermudah untuk menarik keluar data tertentu dari tabel. Meskipun Anda dapat
menggunakan perintah SQL pada Access 2010, tetapi CLI (Command Line Interface)
membawa monotonsepanjang jalan dan novis database biasanya memberikan bantuan
pada alat yangmenawarkan tata letak sederhana GUI. Jadi alternatif terbaik di dalam
Access adalahmenggunakan wildcard entries, alias, Like/Unlike conditions, yang
menawarkan cara yangtak terhitung jumlahnya menarik info yang diinginkan dari tabel,
query, dll.
1. Menjalankan Wildcard
Untuk memulai, arahkan ke tab Create dan klik Query Design
Untuk ilustrasi biasa menggunakan Wildcard di access, kami telah menciptakan
StudentGrading database yang memiliki berbagai tabel.

16. 16 | microsoftaccess2010
2. Menambahkan tabel dalam Query Design
Sekarang kita akan menambahkan tabel ini dalam Query Design. Setelah klik Query
Design,Tampilkan dialog Tabel akan muncul, daftar tabel yang terdapat pada database.
Klik dua kalitabel (s) yang Anda ingin memasukkan dan klik Close.
Ini akan memasukkan table dengan objeknya di dalam box, sekarang mulai
menambahkanfield tabel dalam pane bawah desain Query dengan mengklik ganda field
tabel yangdiinginkan di kotak tabel masing-masing.
Sekarang kita ingin melihat semua informasi yang relevan tentang siswa yang
dijamin gradeA. Untuk ini, kita akan menggunakan wildcard entry. Kita akan menulis
berturut-turut sepertidi criteria.

17. 17 | microsoftaccess2010
Di bawah tab Query Design Tools, klik RUN untuk mengeksekusi query.
Ini akan menampilkan semua siswa yang dijamin grade A
VII. Membuat Hyperlink Access 2010
Kadang-kadang ada kebutuhan panik untuk membuat link dalam tabel database ke
halamanweb, file, folder, gambar, dll Access 2010 menyediakan cara yang mudah
untuk menghubungkan nilai-nilai data field dengan apa pun untuk melengkapi database
dengan carayang lebih baik. Dalam posting ini kami akan memandu Anda untuk
menciptakan lapangantabel yang memiliki tipe data Hyperlink.

18. 18 | microsoftaccess2010
1. Membuat Hyperlink
Untuk memulai, arahkan ke tab Create dan klik Table.
Ini akan membuat tabel baru yaitu Table1. Klik kanan tabel yang baru dibuat dan pilih
Design View untuk menambahkan field dengan tipe data tertentu.
Kami akan memasukkan beberapa field tabel dengan tipe data generik mereka seperti,
ID, Nama, Nomer Telpon, Email dan Link lainnya.
Pilih Email table field dan Data Type, pilih Hyperlink.

19. 19 | microsoftaccess2010
Ulangi cara yang tadi untuk menugaskan Hyperlink untuk field yang lainnya.

20. 20 | microsoftaccess2010
DAFTAR PUSTAKA
 Memulai Microsoft Access 2010 oleh ndah Ulfah
Wellyanti
 Belajar menggunakan Microsoft Access 2010 oleh Master Free
 MODUL BELAJAR MS. ACCESM oleh
Rohmat Wahyudi
 MICROSOFT ACCESS oleh
ummikha@uny.ac.id
 Microsoft Access 2010 plus SQL
 PENGENALAN MICROSOFT ACCESS