Successfully reported this slideshow.
We use your LinkedIn profile and activity data to personalize ads and to show you more relevant ads. You can change your ad preferences anytime.

Asian- ja aiheidenhallinnan tietojärjestelmä Valda – helpotusta valtionhallinnon dokumenttien hallintaan

1,774 views

Published on

Valda esittely Valtiokonttorin Valtion IT-palvelukeskuksen asiakaspäivässä 26.10.2011. Puhujana Sari Stenman, Valtion IT-palvelukeskus (VIP).

Published in: Technology
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

Asian- ja aiheidenhallinnan tietojärjestelmä Valda – helpotusta valtionhallinnon dokumenttien hallintaan

  1. 1. Asian- ja aiheidenhallinnantietojärjestelmä Valda- helpotusta valtionhallinnondokumenttien hallintaanHankepäällikkö Sari StenmanValtiokonttori, Valtion IT-palvelukeskusValtion IT-palvelukeskuksen asiakaspäivä,Sari Stenman 26.10.2011
  2. 2. Esityksen sisältö• VALDA-palvelu ja sen tavoitteet• Palvelun tuottamat edut• Valmistautuminen sähköiseen asianhallintaan asiakasorganisaatiossa• VALDA-palvelu ja tietoturva• Versiot ja sisältö• Ydinpalvelut• Arkkitehtuuri ja tekniset vaatimukset• Palvelun käyttöönottoValtion IT-palvelukeskuksen asiakaspäivä,Sari Stenman 26.10.2011
  3. 3. VALDA-palvelu on• Valtioneuvoston Yhteiset tietojärjestelmät -kehittämisohjelmaan kuuluva kärkihanke• VALDA on dokumenttien, viranomaisen asiakirjojen ja asianhallinnan yhteiskäyttöinen kokonaisratkaisu yksittäisen valtionhallinnon organisaation asiakirjallisen tiedon ja dokumenttien käsittelyyn, hallintaan, väliaikaiseen arkistointiin sekä siirtoon pysyväissäilytykseen• Keskitetty sisällönhallintaratkaisuValtion IT-palvelukeskuksen asiakaspäivä,Sari Stenman 26.10.2011
  4. 4. VALDA-palvelun tavoitteet VALDA-palvelun päätavoitteina on: • asiankäsittelyprosessien ja toimintatapojen tehostaminen • asianhallinnan toiminnallinen kehittäminen • sähköisten prosessien yhtenäistäminen - yhteinen arkkitehtuuri • asiakirjojen sähköinen siirto organisaatioiden välillä • metatietojen tekninen yhteensopivuus  mm. yhteinen tehtäväluokitus • dokumenttienhallinnan yhtenäistäminen • sähköinen arkistointi KansallisarkistoonValtion IT-palvelukeskuksen asiakaspäivä,Sari Stenman 26.10.2011
  5. 5. VALDA-palvelun tavoitteet • Kustannussäästöt - asian- ja dokumenttienkäsittelyssä • yhtenäisen arkkitehtuurin, • yhtenäistettyjen tietojärjestelmien, • yhteen toimivien prosessien ja • yhtenäisten metatietojen avulla - laitteisto- ja ohjelmistolisenssihankinnoissa - järjestelmien ylläpidossa - yhteisesti käytettävä järjestelmä valtionhallinnossaValtion IT-palvelukeskuksen asiakaspäivä,Sari Stenman 26.10.2011
  6. 6. VALDA-palvelun tuottamat edutasiakkaalle• Ei kilpailutusta, hankintaa, määrittelyä, suunnittelua tai toteutusta• Valmis, testattu sisällönhallintapalvelu• Ei teknologia-alustan hankintaa tai ylläpitoa• Valmis käyttöönottokonsepti• Ympärivuorokautinen VALDA-palvelu• Keskitetty tuki• Palvelun jatkuva kehittäminen ja uudet ominaisuudet• Prosessien ja toiminnan tehostuminen asiakasorganisaatiossa• Tiedon keskitetty sijainti• Integraatiomahdollisuus asiakasorganisaation järjestelmiinValtion IT-palvelukeskuksen asiakaspäivä,Sari Stenman 26.10.2011
  7. 7. Valda-kokonaisuus Asiakkaat Valdaa käyttävät virastot Valda-kehittämishanke Jatkuva palvelu Versioiden hallinta Palvelun tuottaminen Vaatimusmäärittely Käyttöönotto Mittaaminen • Palvelun uudet ominaisuudet Toteutus ja testaus • Uudet asiakkaat Raportoiminen Arkkitehtuurin Sopimusten hallinta suunnittelu ToimittajatValtion IT-palvelukeskuksen asiakaspäivä,Sari Stenman 26.10.2011
  8. 8. Valmistautuminen sähköiseenasianhallintaan / VALDA-käyttöönottoon• Asiakkaan ensisijaisena tehtävänä on miettiä oman organisaation nyky- ja tavoitetilaa sisällönhallinnan ja sähköisen asianhallinnan prosessien näkökulmasta hyvissä ajoin• Esitutkimus-projekti - Siirtyykö organisaatio sähköiseen asianhallintaan kerralla vai prosesseittain? - Mitä muutos sähköiseen asianhallintaan tarkoittaa organisaation prosessien ja toiminnan kannalta? - Käytetäänkö yhtä vai useaa asianhallintajärjestelmää? - Mikä on VALDAn rooli suhteessa muihin järjestelmiin organisaatiossa? - Kartoitetaan AMS/eAMS nykytila - Muutosjohtaminen, johdon sitoutuminen  Strateginen päätös sähköiseen asianhallintaan siirtymisestäValtion IT-palvelukeskuksen asiakaspäivä,Sari Stenman 26.10.2011
  9. 9. Esimerkki etenemisestä• Esitutkimus - Nykytilan kartoitus (AMS/eAMS-kypsyys, sähköinen asianhallinta jne.) - Tavoitetila (kaikki prosessit? osa prosesseista? koko organisaatio?) • VALDA-esittely • Kokonais- ja tietoarkkitehtuurin suunnittelu? - Strateginen päätös sähköiseen asianhallintaan siirtymisestä ja vaiheista - Päätös VALDA-käyttöönotosta - VALDA-käyttöönoton projektointi sisäisesti asiakasorganisaatiossaValtion IT-palvelukeskuksen asiakaspäivä,Sari Stenman 26.10.2011
  10. 10. • Yhteys VIPin asiakaspalveluun - Hinnat - Sopimukset VIPin kanssa• Käyttöönottoprojektin aloitus• Käyttöönotto• Jatkuvaan palveluun siirtyminenValtion IT-palvelukeskuksen asiakaspäivä,Sari Stenman 26.10.2011
  11. 11. VALDA-palvelu• VALDA jatkuva palvelu koostuu seuraavista kaikille palvelun asiakkaille yhteiskäyttöisistä palvelukomponenteista: - VALDA–järjestelmä - koko toiminnallisuus mm: • Asioidenhallinta (asiat, toimenpiteet, asiakirjat) • eAMS-komponentti (ohjaa tiedon käsittelyä VALDAssa) • Toimijarekisteri • Raportointi • Aiheidenhallinta (dokumenttienhallinta) • VALDA integraatio (1. vaiheessa hakupalvelu) • VALDAn käyttövaltuushallinta• Pääkäyttäjien tukipalvelut• VALDA ylläpito ja kehittämisen koordinointi• Tarvittavat kapasiteetti- ja käyttöpalvelutValtion IT-palvelukeskuksen asiakaspäivä,Sari Stenman 26.10.2011
  12. 12. VALDA-tietoturva• VALDAn tekninen ympäristö on rakennettu korkeaa käytettävyyttä varten• VALDA mahdollistaa SuojausTason III ja IV -tietoaineistojen käsittelyn• VALDA on tietoturva-auditoitu palvelu korotettua tietoturvatasoa vastaan• uusi versio auditoidaan tänä syksynä palvelun laajentumisen vuoksi• Teetämme kaikille VALDAan liittyville asiakkaille tietoturva- auditoinnin (jos ei ole jo tehty esimerkiksi VY-verkkoon liittymisen osalta)• Tarvittaessa myös SÄHKE2-auditointi erillisenä palvelunaValtion IT-palvelukeskuksen asiakaspäivä,Sari Stenman 26.10.2011
  13. 13. VALDA tietoturva• Asiakkaan tulee saavuttaa tietoturvallisuuden perustaso tietoturvallisuusasetuksen mukaisesti 30.9.2013 mennessä ja korotettu taso 30.9.2015 mennessä• VALDA täyttää - tietoturvatasojen perustason 30.9.2012 mennessä (tavoite) - tietoturvatasojen korotetun tason 30.9.2013 mennessä (tavoite) - ICT-varautumisen korotetun tason tulevien vaatimusten mukaisestiValtion IT-palvelukeskuksen asiakaspäivä,Sari Stenman 26.10.2011
  14. 14. VALDA 1.0• VALDA versiossa 1.0 toteutettiin seuraavat toiminnallisuudet: - eAMS-komponentti - asianhallinnan komponentti - sähköisen asianhallinnan perustoiminnot, ohjaa SÄHKE2 mukaiseen toimintaan - työjonot - perushaut - toimijarekisteri - asian suojaus käyttäjäryhmäkohtaisesti - liittymä VALDAn käyttövaltuushallintaanValtion IT-palvelukeskuksen asiakaspäivä,Sari Stenman 26.10.2011
  15. 15. VALDA 1.2 versio julkaistaan v. 2011 lopussaVALDA 1.0 toiminnallisuuksien lisäksi: - Asianhallinta (asia, toimenpide, asiakirja) • SÄHKE2-mukainen toiminnallisuus ja metatiedot + organisaatiokohtaisia metatietoja • Office-integraatio • hälytysten seuranta • hakujen täydennys • raportointi • sähköinen allekirjoitus • toimijarekisterin parannukset • hävitys- ja säilytysprosessit - Aiheidenhallinta (dokumenttienhallinta) - VALDA eAMS Designer (VeD) eAMS-mallinnukseen ja hallintaan - VALDA integraatio (hakupalvelu)Valtion IT-palvelukeskuksen asiakaspäivä,Sari Stenman 26.10.2011
  16. 16. VALDA integraatio• VALDA –integraatiopalvelun hakutoiminnallisuus on toteutuksessa• Projekti on vaiheistettu kahteen osaan: 1. Hakupalvelu (haetaan tietoa VALDAsta) (toteutuksessa) 2. Päivityspalvelu (päivitetään tietoa VALDAan) ( ei aloitettu) - Mukana VALDA-integraatioprojektissa mm. • VALVIRA • Maistraatit - VALDA-integraatiopalvelun valmistumisen jälkeen asiakkaat voivat toteuttaa integraation esim. omista substanssijärjestelmistään VALDA-integraatiopalveluun • 1. vaiheessa voidaan hakea tietoa VALDAsta asiakkaan substanssijärjestelmiin - VALDA-integraation päivityspalvelun aikataulu on avoinValtion IT-palvelukeskuksen asiakaspäivä,Sari Stenman 26.10.2011
  17. 17. VALDA integraatioValtion IT-palvelukeskuksen asiakaspäivä,Sari Stenman 26.10.2011
  18. 18. VALDA komponenttiarkkitehtuuriValtion IT-palvelukeskuksen asiakaspäivä,Sari Stenman 26.10.2011
  19. 19. VALDA käyttöönottoKäyttöönottoprojekti • Käyttöönoton tuki • Käyttöönottoprojektin aikana tehdään mm. • Virastokohtaiset konfiguraatiot VALDAan • Käyttövaltuushallinnan määrittely yhdessä asiakkaan kanssa • Tietoliikenneavaukset • Organisaation eAMSin vienti VALDAn eAMS komponenttiin • Pääkäyttäjien koulutus • Käyttöönottotestaus • KäyttöohjeetValtion IT-palvelukeskuksen asiakaspäivä,Sari Stenman 26.10.2011
  20. 20. Käyttöönotto – tarvittaessa tilaus ValtionIT-palvelukeskukseltaKonversio • Esim. vanhan diaarin tai dokumenttiaineiston konvertointi VALDAanVALDA-koulutus loppukäyttäjilleValtion IT-palvelukeskuksen asiakaspäivä,Sari Stenman 26.10.2011
  21. 21. VALDAn käyttöönoton organisointimalli VIPVALDA käyttöönoton Jatkuvat VALDA-hanke Testaukset Testaukset Tietoliikenne projektipäällikkö palvelut tuotannon ohjausryhmä VIP nn VIP nn VIP nn nn VIP nn VALDA käyttöönottoprojekti Projektin KVH ja Ympäristöt, Muut Asiakas eAMS työn ohjaus ja suojausmallit Konversio konfigurointi, relevantit Projekti tukeminen seuranta Accenture – Ixonos – nn testaus hankkeet päällikkö VIP – nn VIP pp nn Tieto – nn VIP – nn Asiakkaan käyttöönottoprojektiAsiakkaan ohry Asiakas projekti- Muutosagentit päällikköeAMS, muut Käyttöönotto- Ylläpidonmetatiedot, KVH Konversiot Koulutus Viestintä testaukset suunnittelu raportit nn nn nn nn nn nn nn
  22. 22. Käyttöönottoprojektin päävaiheistus (noudattaa valtiokonttorin käyttöönottojen vaiheistusta)Suunnitteluvaiheessa sovitaan suuntaviivat ja aikataulut.Päätuotos on hyväksytty projektisuunnitelma jonka pohjaltatehdään käyttöönoton valmistelu- ja toteutustyö. Käyttöönotton Valmisteluvaihe on erittäin tärkeä toteutuksen kannalta – vain hyvin suunniteltu ja valmisteltu työ mahdollistaa suunnittelu tehokkaan ja onnistuneen toteutuksen.  Käyttöönoton Toteutusvaiheessa tehdään mm. projektisuunnitelma Käyttöönotton valmistelu viraston instanssiasennukset, konfiguroinnit sekä  Ylätason aikataulu käyttöönottotestaus – eli toteutetaan käyttöönotto.  Käyttöönoton valmistelun resursointi  Toteutuksen tehtävätasoinen suunnitelma (aikataulutus, Päättämisvaiheessa seurataan  Tehtäväluettelon runko resursointi) Käyttöönoton toteutus tuotantoa tehostetusti ja  Viestintäsuunnitelma tuotetaan projektin loppuraportti.  Asiakaskohtaiset metatietomääritykset, eAMS- mallinnukset VALDA:an, KVH-ja suojausmallien  Toteutusvaiheen tehtävien Käyttöönoton määritykset toteutus ja raportointi  Tarvittavat asiakaskohtaiset perusasennukset ja  VIP as. vastaanottotestaus päättäminen sovelluspakettiasennukset, suunnittelu  Asiakkaan  Pääkäyttäjien koulutuksien suunnittelu ja toteutus käyttöönottotestaus  Tuotantokäytön aloituksen  Konversioiden suunnittelu ja testaus  Koulutukset tehostettu seuranta  Peruskäyttäjien koulutuksen suunnittelu ja toteutus yhteistyössä ylläpidon  Tarvittavien testikierroksien suunnittelu (VIP as. kanssa vastaanottotestaus, käyttöönottotestaus) Konseptipaketin  Käyttöönottotestauksen ja testitapauksien suunnittelu päivittäminen kokemuksien  Asiakkaan tietoturva-auditoinnin suunnittelu ja toteutus perusteella  Tuotantokäytön aloituksen tehostetun seurannan  Loppuraportti suunnittelu ylläpidon ja asiakkaan kanssa  Palvelutoiminnan jatkuvuussuunnitelma (asiakas)  Toteutusvaiheen ohjausmallin suunnittelu Viraston päävastuu VIP päävastuu Valtion IT-palvelukeskuksen asiakaspäivä, Sari Stenman 26.10.2011
  23. 23. VALDA-aikajana, viraston käyttöönotto Aikajana kuvastaa päätehtäviä sekä niiden aloituksen ajankohtaa suhteessa tuotantokäytön aloitukseen. HUOM: Riippuen asiakkaasta, aikajanan kesto voi olla lyhyempi tai pidempi – kuva on esimerkki. VIP VALDA-asiakas VALDA toiminnan muutoksenjohtamisentuki ja viestintä virastoissa jatkuvana toimintona• Asioiden- • VALDA • VALDAhallinnan käyttöönotto- koulutus-prosessi projekti suunnittelusekä organisoitu, tehty, eAMS • käyttöönoton • Viraston • viraston • VALDA • VALDA •VALDAmäärittely projekti- tekniset pääkäyttäjä- sovellus- perus- • VALDA käyttöön-SÄHKE2 suunnitelma tiedot • Viraston ja ylläpito- konfigu- käyttäjä- käyttöö- ottohetkitasolle (VIP+vir.) VIP:lle VALDA malli raatiot koulutukset notto- • Käyt- asiakkaalla(työ väh. • Konversio- instanssien eAMS- suunnitelu ja määriteltynä (vir. pää- testaus töön- (tuotanto-käynnissä) työn käynnistys perustamista sisältö läpikäyty (KVH, käyttäjät suunniteltu otto- käytön -8-7 kk (Vir.) varten määritelty (VIP + vir.) metatiedot) kouluttavat) ja resursoitu testaus aloitus) ennenh-hetkeä -7-6 kk -6 -4 kk -4-3 kk -3-1 kk -3-1 kk -3-1 kk -2-1 kk -1-0 kk -1 kk -0,5-0 kk 0 kk + 1 kk • VALDA • VALDA • VALDA • VALDA • VALDA • VALDA • Käyttöön- •Ylläpito •Tehostettu käyttöönotto- infra- koulutus- pää- asiakas- konversio- otto- alkaa, tuotanto- projekti asennukset, suunnittelu käyttäjä- kohtaiset testaus testau- tehostettu käytön organisoitu, tietoliikenne- tehty, koulu- konfigu- konversion ksen tuotanto- seuranta • käyttöönoton asennukset ja • ympäristöt tukset raatiot toteutus tuki käytön projekti- -avaukset valmisteltu, (eAMS, seuranta suunnitelma asiakkaan • tieto- KVH, + tehtävä- tiedoilla liikenne- metatiedot luettelo, avaukset paikoilleen (VIP+vir.) vienti) • Konversio- työn käynnistys VIP
  24. 24. VALDA esittelyt vuonna 2011• Valtion IT-palvelukeskus järjestää asiakkailleen syksyn aikana asian- ja aiheidenhallinnan tietojärjestelmä VALDAn esittelytilaisuuksia Paikka: Siltasaarenkatu 18-20 A, 9. krs. (Ympyrätalo), Helsinki Ajankohdat: • 9.11. klo 13 - 15.30 • 12.12. klo 13 - 15.30Valtion IT-palvelukeskuksen asiakaspäivä,Sari Stenman 26.10.2011
  25. 25. Yhteystiedot:Asiakaspalvelut:AsiakkuusjohtajaJukka Rautanenp. 040 750 0603Asiakkuuspäällikkö Asiakasvastaava AsiakasvastaavaPekka Lahti Heli Parkkonen Risto-Matti Helminen040 7346939 050 375 2249 050 566 2952(VM, VNK) (TPK, OKM, SM, Eduskunta) (LVM, OM, PLM)Asiakasvastaava Asiakasvastaava AsiakasvastaavaLaura Salmi Mika Sormunen Pekka Nykänen050 597 0776 050 410 2281 040 849 2154(MMM, YM, kunnat) (UM, TEM, STM) (VM, VNK, OKV)Valtion IT-palvelukeskuksen asiakaspäivä,Sari Stenman 26.10.2011
  26. 26. Kiitos!Sari Stenmansari.stenman@valtiokonttori.fiValtion IT-palvelukeskuksen asiakaspäivä,Sari Stenman 26.10.2011

×