Successfully reported this slideshow.
We use your LinkedIn profile and activity data to personalize ads and to show you more relevant ads. You can change your ad preferences anytime.

Max Hamberg: Valtioneuvoston prosessien kehittäminen asianhallinnan kautta

457 views

Published on

Valtiokonttori
Valtioneuvoston prosessien kehittäminen asianhallinnan kautta
toimialajohtaja Max Hamberg, valtioneuvoston kanslia
Valtio Expo 17.5.2016

Published in: Government & Nonprofit
  • Login to see the comments

Max Hamberg: Valtioneuvoston prosessien kehittäminen asianhallinnan kautta

  1. 1. Valtioneuvoston prosessien kehittäminen asianhallinnan kautta 17.5.2016 I Max Hamberg Valtio Expo
  2. 2. I Valtioneuvoston kanslia I vnk.fi2 Valtioneuvosto tiedon käsittelijänä Verkostomainen työskentely Viralliset prosessit Valmistelun ”vuo” Reaaliaikainen, turvallisesti avoin tieto
  3. 3. I Valtioneuvoston kanslia I vnk.fi Valtioneuvosto < 2015 Toimintaa on sähköistetty kolmella tasolla: 1. Koko valtion taso (VM; mm. henkilöstö- ja taloushallinto) 2. Valtioneuvoston taso (VNK; päätöksenteko, EU –asiat, hanketietojen julkaisu, sähköinen säädöskokoelma (OM)) 3. Ministeriötaso (kukin ministeriö; asianhallinta, viestintä) Yhteisiä prosesseja on ovat olleet: • Päätöksentekoprosessi (PTJ 1995) • EU-asiat (EUTORI 2002) • Hanketietojen julkaiseminen (Hare 1999) • Sisäisen viestinnän ja tiedonkulun tietotukijärjestelmä (Senaattori 1998) Ministeriö- / hallinnonalakohtaisia ovat olleet: • Asian- ja asiakirjahallinnon prosessit ja järjestelmät • Ulkoisen viestinnän prosessit ja järjestelmät • Tietotekniikka suurelta osin 3
  4. 4. I Valtioneuvoston kanslia I vnk.fi • 1.3.2015 lähtien valtioneuvoston yhteisten hallinto- ja palvelutoimintojen johtovastuu, voimavarat ja tehtävät on koottu valtioneuvoston kansliaan. • Tämän myötä suurempi osa digitaalisen valtioneuvoston kehittämistä nähdään yhteiseksi 4 Valtioneuvosto 2015 > • Aiemmin nähtiin yhteiseksi: • Päätöksenteko • EU -asiat • Hanketiedot • Sisäinen viestintä (osin) • Nyt nähdään yhteiseksi lisäksi mm. • Asianhallinta • Asiakirjahallinto • Sisäinen viestintä (laajalti) • Tietotekniikka • Korkean turvallisuuden tehtävät
  5. 5. I Valtioneuvoston kanslia I vnk.fi • Tavoitteena on tiedon ja tietovarantojen laaja-alainen, reaaliaikainen hyödyntäminen sekä uudistetut, yhtenäiset ja asiakaslähtöiset toimintatavat, sulavoitetut prosessit ja päällekkäisten työn karsinta. • Yhtenäinen digitaalinen työskentely-ympäristö luo edellytykset toimintakulttuurin yhtenäistämiselle. • Toiminnankehittämislähtöisyys, tekniikka mahdollistajan roolissa. • Paikkariippumattoman ja reaaliaikainen työskentelyn mahdollistaminen, tiedon jakaminen ja löytyminen organisaatiorakenteista riippumatta. • Ajasta ja paikasta riippumattoman työskentelyn edistäminen • Työskentelyn joustavuutta haetaan erilaisin keinoin (toimitilat/henkilöstöpolitiikka/ICT) • Turvallisuuden ja tietoturvallisuuden riittävä huomioiminen (”Turvallisesti avoin”) 5 Valtioneuvoston digitalisoinnin tavoitteita
  6. 6. I Valtioneuvoston kanslia I vnk.fi • Valtioneuvostossa on käytössä noin 15 erillistä asianhallintajärjestelmää, joista osa on ohittanut elinkaarensa pään. • Tämä aiheuttaa järjestelmien ylläpidossa päällekkäisiä kustannuksia. • Asian- ja dokumentinhallinnan käytännön toteutus ei ole yhdenmukaista prosessienkaan tasolla; kaikki toimintatavat eivät tue nykyaikaista käsitystä asianhallinnasta. • Asianhallinnan yhtenäistyessä yhtenäistyvät myös asianhallintaa sivuavat prosessit, kaikissa ministeriöissä – tarkoittaa laajaa muutosta toiminnassa! • Tulevaisuudessa virkamiehet voivat keskittyä substanssiin; asianhallintajärjestelmä tuntee prosessin ja eri vaiheiden tuotokset 6 Asianhallinta valtioneuvostossa
  7. 7. I Valtioneuvoston kanslia I vnk.fi7 Asianhallintaa sivuavat prosessit Reaaliaikainen, turvallisesti avoin tieto Yleinen asianhallinta Istuntoprosessi Säädösvalmisteluprosessi Lausuntoprosessi EU-asianhallinta Hallinnonalan ohjaus Valtionavustus Ym.jne.ym.jne
  8. 8. I Valtioneuvoston kanslia I vnk.fi • Asianhallinta ulottuu jokaisen valtioneuvoston virkamiehen arkeen – sitä riittää kirjaamoista ministeriöiden substanssiprosesseihin • Valtioneuvostossa toimii yhteinen kirjaamo; sen työ tehostuu ja yhdenmukaistuu • Tiedonohjaussuunnitelma antaa selkärangan yhteisille asianhallinnon prosesseille • Jokaisen virkamiehen työ tulee muuttumaan asianhallinnan menettelyjen uudistuessa! 8 Työ uudistuu kaikkialla ministeriöissä!
  9. 9. I Valtioneuvoston kanslia I vnk.fi • Keskiössä tulee olemaan tieto – ei organisaatio, järjestelmä tai yksittäinen virkamies • Yhteiset asianhallinnan menettelyt, toimintatavat ja prosessit • Yksi ja yhteinen, käyttäjälähtöinen asianhallintaratkaisu • Kokonaistaloudellinen ratkaisu 9 Valtioneuvoston uuden asianhallinnan lähtökohtia…
  10. 10. I Valtioneuvoston kanslia I vnk.fi Valtioneuvoston uuden asianhallinnan lähtökohtia… • Uudessa ratkaisussa huomioidaan: • Kokonaisten prosessiketjujen toteuttaminen VAHVAan • Käyttöönottomahdollisuus myös valtioneuvoston ulkopuolella • Rajapinnat ministeriöiden ja hallinnonalan välillä • Käytettävyys eri päätelaitteilla 10
  11. 11. I Valtioneuvoston kanslia I vnk.fi11 Valtioneuvoston asianhallinnan toimintaympäristö Syötteet Tulokset •EU-säädökset, •Kansainväliset suhteet •Politiikka, •Hallintoasiat • Hallintopäätös • Hallituksen esitys • Kansainväliset sopimukset • Valtion tulo- ja menoarvio Henkilöstö n hallinta Talouden hallinta Toimitilojen hallinta Tietotekniikan hallinta Toiminnan kehittäminen Kansainvälinen tilanne Kehys- ja talousarvio- prosessi JohtaminenKv-asiat Säädös- valmistelu Poliittinen ohjaus
  12. 12. I Valtioneuvoston kanslia I vnk.fi VAHVA -hankkeen tehtävät • Toimintatapojen ja prosessien kehittäminen valtioneuvostossa • Yhteisen ja käyttäjälähtöisen asianhallintaratkaisun kehittäminen • Tietojärjestelmän hankinta ja käyttöönotto • Yhtenäisen palvelukokonaisuuden kehittäminen 12
  13. 13. I Valtioneuvoston kanslia I vnk.fi VAHVA -ratkaisun toiminnallisuudet • Perusasianhallinta (sis. sähköinen allekirjoitus) • Välineet prosessien kuvaamiseen ja automatisointiin • Keskeisimmät asianhallintaan liittyvät prosessit (vaiheistetusti): • Yleinen asianhallinta (vaihe 1) • Istuntoprosessi (vaihe 2) • Säädösvalmisteluprosessi (vaihe 2) • Lausuntoprosessi (vaihe 2) • EU-asianhallinta (vaihe 2) • Hallinnonalan ohjaus (vaihe 3) • Valtionavustus (vaihe 3) 13
  14. 14. I Valtioneuvoston kanslia I vnk.fi • Toimintamallia ja prosesseja on määritelty esiselvityksen jälkeen 3 / 2015 alkaen • Tietojärjestelmän hankinta toteutetaan helmikuussa 2016 - tammikuussa 2017 • VAHVA-toteutus tapahtuu kolmessa vaiheessa: • Vaihe 1: Perustoiminnot (2017) • Vaihe 2: Säädösvalmisteluprosessin tukeminen (PTJ, EUTORI) (2018) • Vaihe 3: Hallinnon alan ohjaus, valtionavustukset (2019) • Käyttöönotot: • Toteutetaan organisaatioittain periaatteella ”kiireelliset ensin” • PTJ ja EUTORI korvataan kaikille vaiheen 2 myötä 14 Hankkeen vaiheistus ja aikataulu
  15. 15. I Valtioneuvoston kanslia I vnk.fi15 2015 2016 2017 2018 2019 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Hankinnan valmistelu ja tekninen vuoropuhelu Toteutus 1 Toteutus 3 V1, Perusversion käyttöönotto Käyttöönotto, 1 Käyttöönotto 3 V2 V3 PLM; OM YM STM PTJ MAHTI-ministeriöt UM OKM SM MMM TPK Integraatiot, Versio 1 Integraatiot, Versio 2 Integraatiot, Versio 3 Eutori Versio 1 Versio 2 + Versionnostot Versio 3 + versionnostot POC Toteutus 2 Käyttöönotto 2 Kilpailutus VAHVA hankkeen kokonaisaikataulu
  16. 16. I Valtioneuvoston kanslia I vnk.fi16 VAHVA:n rajaus
  17. 17. I Valtioneuvoston kanslia I vnk.fi17 VAHVAn vaihe Aikataulu, viimeistään VAHVAn toiminnalli- suudet, vähintään VAHVAn integraatiot, vähintään Käyttöönotto, vähintään Versio 1 Q4/2017 - Perusasianhallinta: TOS, seulonta ja hävitys, perusraportointi ja haku. - Asioiden, asiakirjojen ja dokumenttien käsittely, toimeksiannot, sähköinen allekirjoitus. - ST III ja ST IV sekä julkinen aineisto. - Prosessit: Yleinen asianhallinta Tuotantokäyttö Office, sähköposti, käyttöoikeus- ja käyttäjätiedot, Virtu, JUHO- ontologia PLM, OM, YM Versio 2 Q3/2018- Q1/2019 - Arkistointi (rajapinta) - Prosessimoottori (työnkulkujen hallinta, mallinnus ja automatisointi), automatisoitu jakelu. - Kokoustenhallinta - Mobiilikäyttö - Haku- ja raportointiominaisuudet. - Prosessit: Istuntoprosessi, lainsäädäntöprosessi, lausuntoprosessi Vaski (Eduskunta), EU Council Extranet, eTrustX, Painotalo (Finlex), Kansallinen palveluväylä ja VIA, Pysyväissäilytys (SAPA), Sähköinen työpöytä, YJA, Hanketieto, Buketti, Sähköisen asioinnin palvelut, lausunnot.fi, Kääntäjien työkalut - Eutori-käyttäjät - MAHTI-käyttäjät: VNK, VM, LVM, TEM, OKV - STM - PTJ-käyttäjät Versio 3 Q4/2019 - Sopimustenhallinta - Prosessit: Hallinnonalan ohjaus, Valtionavustus Valtiolle.fi, ulkoiset yhteystietovarannot, ulkoiset ryhmätyöpalvelut, Kieku, Kilpailutusratkaisu, UM AHA UM, SM, TPK, OKM, MMM
  18. 18. I Valtioneuvoston kanslia I vnk.fi • VAHVA hanke kävi läpi tietohallintolain mukaisen lausuntomenettelyn • Valtiovarainministeriö edellytti, että ratkaisua voidaan hyödyntää valtioneuvostoa laajemmin. • Hankinta tullaan toteuttamaan yhteistyössä Valtorin kanssa: • Yksi menettely, yksi hankintapäätös ja kaksi hankintasopimusta • Valtori voi myöhemmin omalla sopimuksellaan tuotteistaa ratkaisun koko valtiolle • Valtioneuvoston osalta toteutusta ohjaa omalla sopimuksellaan valtioneuvoston kanslia • Hankintamalli on haastava; Hansel tukee hankinnassa sekä juridisesti että hankintateknisesti 18 Hankintayhteistyö (VNK/Valtori/Hansel)
  19. 19. I Valtioneuvoston kanslia I vnk.fi • Toiminnan uudistaminen tietojenkäsittelyä hyödyntäen edellyttää aina mittavia, tuottavuutta tehostavia investointeja • Yhteiset tietojärjestelmät hyötyvät yhtenäisestä perustietotekniikasta! • Yhtenäisen valtioneuvoston kehittämisen johtovastuu oltava selkeä • VNHY tehtävänä on keskittyä VN -kokonaisuuden uudistamiseen ja yhtenäistämisen edistämiseen • Olennaista on myös ministeriöiden kyky sopeutua yhteisiin prosesseihin! • Kumppaniyhteistyön onnistuminen korostuu • Valtorin osaamisen ja asiakaslähtöisyyden keskeinen merkitys sekä yhteistyö kilpailutettujen palvelutuottajien kanssa! • Tietoturvan oikean tason tunnistaminen suhteessa toimintaan ja kustannuksiin! 19 Onnistumisen edellytykset
  20. 20. Kiitos! • Lisätietoja: Max.Hamberg@vnk.fi Suvi.Albert@vnk.fi

×