Successfully reported this slideshow.
We use your LinkedIn profile and activity data to personalize ads and to show you more relevant ads. You can change your ad preferences anytime.

Tema 4 sistema de gestion documental

3,709 views

Published on

Elaborado por: Leonor Sandoval Gómez.
Grupo: 04

Published in: Education
  • Be the first to comment

Tema 4 sistema de gestion documental

  1. 1. SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL
  2. 2. TEMA 4 SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL Leonor Sandoval Gómez Luz Marina Arias Docente Universidad del Quindío Programa Ciencias de la Información, Documentación, Bibliotecología y Archivística Septiembre de 2015
  3. 3. INTRODUCCION El trabajo que se presenta a continuación es el fruto de investigación de la fuentes bibliográficas suministradas por la ´Docente y otras, así como un trabajo por fuera del campo académico; un escenario laboral. El trabajo realizado pone de manifiesto que ya tenemos unas bases sólidas para formular un proyecto de gestión documental, y de igual manera, monitorear la implementación de una sistema de gestión documental. Se amplia nuestro accionar académico con la salida a la “vida real”, en donde interactuamos el material didáctico con una situación real, y recogemos los frutos de la formación impartida por el Programa CIDBA.
  4. 4. 1. Investigue y defina que es un SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL y que requisitos se deben de tener en cuenta para su implementación. Antecedentes Un sistema en un conjunto de elementos que interactúan entre si, con el fin de apoyar las actividades de una empresa o negocio. Componentes Equipo computacional, recurso humano, datos, información, fuente, programas ejecutados por las computadores, las telecomunicaciones, procedimientos, políticas y reglas de operación
  5. 5. SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL Es un sistema que permite la automatización, la creación, el mantenimiento y la consulta de fuentes de información constituidas por documentos, y por lo tanto sirven para explotar el conocimiento que contienen los documentos, con el fin de ponerlos al alcance de los usuarios del sistema (Codina 1994) Se utilizan en el seno de las organizaciones públicas y privadas con el objetivo de controlar e incrementar la eficiencia del flujo de documentos que soportan sus negocios o actividades. Un sistema de gestión documental permite tener una visión exacta y completa de las políticas, funciones , programas y servicios de una entidad, lo cual se ve reflejado en un sistema institucional de archivos plenamente organizados y definidos que garantizan el flujo y disposición de la información en forma ágil y oportuna.
  6. 6. BENEFICIOS DE UN SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL  Normalización o estandarización de la documentación desde su producción hasta su destino final  Normalización acertada en los procedimientos para la producción, radicación y distribución de los documentos mediante la utilización de sistemas eficientes.  Organizar el sistema de administración de documentos y archivos a partir de la noción deArchivoTotal y los enunciados de finalidad, responsabilidad, confidencialidad, seguridad y accesibilidad.  Definición e implementación de los procesos para la aplicación de la tabla de retención documental, transferencia primarias, recuperaciones, preservación, conservación y disposición final de los documentos  Recuperación rápida y oportuna de la información para lograr mejores tiempos de respuestas y calidad del servicio.  Los archivos se convierten en centros de información, útiles para la administración y toma de decisiones.  Evaluación y valoración de la documentación para evitar la acumulación innecesaria de información y reducción de costos en la producción y conservación.  Mejora la comunicación entre los elementos que interviene en el proceso.
  7. 7. REQUISITOS DE UN SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL La norma ISO 15489-1 Información y documentación. Gestión de documentos. Parte 1: Generalidades, publicada en 2001 y considerada la norma internacional relativa a la gestión de documentos más influyente en este ámbito de actuación, establece una relación de requisitos generales que afecta a la gestión de documentos: Determinar los documentos que deberían ser creados en cada proceso de negocio y la información que necesario incluir en dichos documentos Decidir la forma y la estructura en que los documentos se deberían crear e incorporar al sistema, y las tecnologías que tienen que usarse Determinar los metadatos que deberían crearse junto al documento y a lo largo de los procesos relacionados con el mismo, y como se vincularán y gestionarán dichos metadatos a lo largo del tiempo Determinar los requisitos para recuperar, usar y trasmitir documentos durante los procesos de negocio o por otros posibles usuarios y los plazos de conservación necesarios para cumplirlos Decidir cómo organizar los documentos de manera que se cumplan los requisitos necesarios para su uso Evaluar los riesgos que se derivan de la ausencia de documentos que testimonien las actividades realizadas Conservar los documentos y permitir el acceso a los mismos a lo largo del tiempo, con objeto de satisfacer las necesidades de la organización y las expectativas de la sociedad Cumplir los requisitos legales y reglamentarios, las normas aplicables y la política de la organización Garantizar que los documentos se conserven en un entorno seguro Garantizar que los documentos sólo se conserven durante el periodo de tiempo necesario o requerido, e Identificar y evaluar las oportunidades para mejorar la eficacia, eficiencia o calidad de los procesos, las decisiones y las acciones que puedan derivarse de una mejor creación o gestión de los documentos.
  8. 8. 2. Indague y explique cada una de las generalidades del sistema de Gestión Documental de acuerdo con el Decreto 1080 de 2015 en su PARTEVIII.TÍTUTO II, capítuloVI. Antecedentes Así como el cuerpo humano requiere de una sincronización de todos sus órganos, para un perfecto funcionamiento, de igual manera un sistema de gestión documental, requiere de una generalidades para ser efectivo.
  9. 9. GENERALIDADES DE UN SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL Según el Decreto 1080 de mayo de 2015, artículo 2.8.2.6.1 a) Organizar los documentos físicos y electrónicos, incluyendo sus metadatos a través de cuadros de clasificación documental. Lo anterior, es aplicar en el amplio sentido la organización de documentos, que esta englobada en: clasificar, ordenar y describir, lo que nos llega a la construcción de la elaboración de los cuadros de clasificación documental (esquemas que reflejan la jerarquización y clasificación de los documentos producidos por una institución
  10. 10. GENERALIDADES DE UN SISTEMA DE GESTION DOCUMENTOS b) Establecer plazos de conservación y eliminación para la información y los documentos electrónicos de archivo en tablas de retención documental (TRD) y tablas de valoración documental (TVD). Con base a que una gestión documental administra el flujo de documentación, permitiendo la recuperación, y determinación del tiempo en que los documentos deben guardarse, eliminarse, asegurando la conservación permanente de los más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía. d) Garantizar la autenticidad de los documentos de archivo y la información conexa (metadatos) a lo largo del ciclo de vida del documento Con esto se logra que los documentos de acuerdo con sus valores, pueden conservarse y consultarse durante las etapas de los archivos
  11. 11. GENERALIDADES DE UN SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL e) Mantener la integridad de los documentos, mediante agrupaciones documentales, en series y subseries. Con la aplicación de los Cuadros de Clasificación documental, se garantiza la integridad de la jerarquía de un fondo documental f) Permitir y facilitar el acceso y disponibilidad de los documentos de archivo por parte de la ciudadanía y de la propia entidad, cuando sean requeridos Este el fin de una eficaz gestión documental y por ende de un sistema de gestión, el que los archivos de constituyan en fuentes de información y conocimiento
  12. 12. Las mínimas características que deben disponer un Sistema de Gestión Documental, las expongo en la tabla que despliego en la siguiente diapositiva: 3. Usted está en una entidad en la cual se va a implementar un Sistema de Gestión Documental, y es llamado(a) a dar su opinión sobre cuáles son las características que debe reunir dicho Sistema. Indague y elabore una tabla en la cual incluya las características mínimas que debe reunir el sistema y explique en qué consiste cada una de ellas.
  13. 13. Característica Explicación Seguridad En cualquier circunstancia de la vida, se apunta al aseguramiento del éxito, de igual manera en un sistema de gestión documental, debe apuntar que la información requerida este asegurada para su consulta en cualquier momento. Metadescripción Se entiende que un sistema es la articulación de un conjunto de elementos para producir un fin esperados, así con la metadescripción normalizamos la búsqueda y contribuimos a la integridad de la información a consultar para una toma de decisión. Interoperabilidad La búsqueda de mejoras de los sistemas de gestión documental, radica en que estos se integren u operen con los demás sistemas de información de las instituciones, como por ejemplo el Sistema del Conocimiento, y que no existan barreras de tipo tecnológico para su interoperabilidad.
  14. 14. Característica Explicación Disponibilidad y Acceso Es el gran reto y la máxima seguridad que debe tener un sistema de gestión documental, que garantice con el paso del tiempo la autenticidad, integridad, inalterabilidad y accesibilidd en la información. Diseño y funcionamiento Los procesos y la interface con los usuarios, deben ser en ambientes interactivos y amigables.
  15. 15. 4.Visite una entidad que tenga implementado un Sistema de Gestión Documental e investigue todo lo relacionado con dicho sistema. Visité la entidad: Servicio Nacional deAprendizaje Sena, RegionalAntioquia Centro deTecnología de la ManufacturaAvanzada Barrio Pedregal, Medellìn Atendió la visita;Ana SantiagoCastañeda,Tecnóloga en Admon. Documental
  16. 16. Sistema de Gestión Documental del SENA El SENA, tiene implementado el Sistema de Gestión Documental llamado ONBASE, de la empresaTecnoimagenes S.A. El Sistema Onbase es una herramienta que sirve para la administración de documentos, permite digitalizar, indexar y consultar documentos, también controla el proceso del documento desde el momento que ingresa al sistema y todas las actividades realizadas tales como: traslado a dependencias o funcionarios, creación de respuestas electrónicas, archivo. A través de este sistema se puede llevar un control de los documentos que tiene relación entre sí, es decir el antecedente con la respuesta, el expediente de un derecho de petición, una tutela o una queja
  17. 17. SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL DEL SENA Con base a la estructura de la radicación de la correspondencia interna y externa, se realiza todos los procesos con que cuenta el software: Modulos Pantalla de recuperación de documentos Esta compuesta por: Grupo de tipos de documentos Tipos de Documentos Descripción de la estructura de los documento Índice o campo de consulta Calendario
  18. 18. SISTEMA GESTION DOCUMENTAL DEL SENA Modulo Visualización de Documentos Compuesto por Lista de Documentos Formularios o formas electrónicas Documentos relacionados Generación de respuestas electrónicas Radicación electrónica Envíos a través de correo electrónico
  19. 19. 5. indague en la misma entidad lo siguiente: ¿Cuáles son los criterios que se han tenido en cuenta para la selección del sistema de Gestión de documentos? Los criterios para la selección del Sistema Onbase en el SENA, se establecieron en el diseño del mismo sistema: Identificación de las necesidades de información orientadas a determinar una adecuada mejora del sistema de comunicación que incluyera formatos, los navegadores o interfaces amigables Permitir la interactividad usuario sistema Definición de los documentos a gestionar Definición de tipos documentales Ciclos de vida, estructura, formato, medio físico Presentación de documentos Producción de documentos
  20. 20. 5. indague en la misma entidad lo siguiente: ¿De qué manera logran garantizar la integridad de la información en el sistema? Tomaron de referente la norma ISO 15489-1-2001, y utilizan : La conversión, proceso que consiste en hacer un cambio de formato del documento, pero se garantiza que el documento mantenga la mismo información primario (contenido). Ejemplo: la conversión en microfilm de documentos en papel, el escaneado, o el cambio de los juegos de caracteres. La migración, empaque un conjunto de tareas organizadas concebidas para transferir periódicamente material digital de una configuración de hardware / software a otras, o de una generación tecnológica a otra. El objetivo de la migración consiste en preservar la integridad de los documentos y mantener la recuperación, visualización y cualquier otro uso. La migración puede darse cuando el hardware o software caen en desuso, o bien para trasladar los documentos electrónicos de un formato a otro.
  21. 21. BIBLIOGRAFIA Los Sistemas de Gestión Documental en el ámbito del trabajo. Consultado en sept. 05 de 2015. Disponible en: revistas.ucm.es/index.php/RGID/article/viewFile/.../10920 COLOMBIA. MINISTERIO DE CULTURA. DECRETO 1080 DE 2015. "Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura”. Bogotá D.C., 26 de mayo de 2015 [En línea]. [Citado julio 15 de 2015]. Disponible en http://www.archivogeneral.gov.co/sites/all/themes/nevia/PDF/Transparencia/DECRETO_10802015.pdf Norma ISO 15489-1-2001 Gestión Documental http://es.slideshare.net/josealbalat/gestion-documental-14736045?related=1 Metodología para implantar un sistema de Gestión Documental en una organización http://www.revistasbolivianas.org.bo/pdf/rb/v10n15/v10n15a11.pdf
  22. 22. SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL DEL SENA Modulos Iconos de consulta Listado de Resultados Búsqueda pesonalizadas Están compuestas por: Ayuda de códigos de dependencias Cobro documentos por dependencias Creación de reportes Consulta de campos Consulta de documentos producidos Correspondencia recibida externa Correspondencia recibida interna
  23. 23. SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL DEL SENA Modulo de Ingreso alWorkflow o proceso del documento Compuesto por: Bandeja o carpeta de recepción de documentos Correspondencia recibida externa Correspondencia recibida interna Correspondencia trámite respuesta electrónica Quejas y reclamos

×