Successfully reported this slideshow.
We use your LinkedIn profile and activity data to personalize ads and to show you more relevant ads. You can change your ad preferences anytime.

Meten is weten

1,163 views

Published on

Een audit toont de waarde van specifieke diensten van de VRT-documentatiedienst aan.

  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

Meten is weten

  1. 1. Meten is weten<br />Een audit toont de waarde van specifieke diensten van de VRT documentatiedienst aan<br />VVBAD Praktijkmiddag werken aan meerwaarde in een veranderende omgeving, Gent, 18 februari<br />Christine Fettweis<br />
  2. 2. VRT documentatiedienst – korte voorstelling<br />VRT documentatiedienst (DD) biedt drie diensten aan<br />Persarchief<br />Bibliotheek/leeszaal<br />Knipselkrant<br />DD maakt sinds 2008 deel uit van een nieuwe afdeling: samen met het beeld-, woord-, fotoarchief en de audiotheek vormen wij Documentatie & Archieven (D&A)<br />
  3. 3. Persarchief<br />Sinds begin jaren tachtig: papieren knipselarchief<br />Persartikels uit binnen- en buitenlandse kranten en tijdschriften<br />Sinds 1998: scanning & elektronische opslag, programmamedewerkers kunnen de databank op hun pc raadplegen<br />Dient vooral als voorbereiding voor radio- en televisieproducties (bel. klant = nieuwsdienst (ND))<br />Meerwaarde t.o.v. alternatieve online persdatabanken:<br />selectie: ‘een teveel aan info doodt de informatie’:<br />aangepast aan de informatiebehoefte van de klant<br />in functie van de inhoudelijke kwaliteit ‘best of’<br />ontsluiting met metadata en thesaurusgecontroleerde trefwoorden (tfw) (uniform met beeld- en woordarchief)<br />persoonlijke en snelle dienstverlening op maat van de klant<br />
  4. 4. Persarchief<br />Enkele cijfers<br />Ca.1,4 miljoen documenten elektronisch opgeslagen<br />Jaarlijkse aangroei met ca. 100.000 documenten<br />Jaarlijks aantal geraadpleegde documenten is vergelijkbaar<br />Daarnaast: 80 strekkende meter papieren archief<br />Twee belangrijke evoluties:<br />Inhoud: verschuiving van louter ernstig politiek, socio-economisch, cultureel en internationaal nieuws naar ook meer luchtige en regionale onderwerpen<br />Dienstverlening: proactief benaderen van (potentiële) klanten<br />
  5. 5. Persarchief <br />Infrastructuur was ernstig verouderd & dringend aan vervanging toe: <br />opslag nauwelijks nog toereikend<br />software invoer- & zoekscherm (BasisDesktop) niet gebruiksvriendelijk<br />geen ocr of tekstherkenning<br />scanning & clipping van kranten & magazines niet meer van deze tijd<br />Aan innovatie hangt een prijskaartje, een investering moet verantwoord zijn: “in hoeverre is een DD voor de openbare omroep nog nuttig en van toegevoegde waarde?”<br />In 2008 werd de DD grondig doorgelicht door een extern adviseur, in nauwe samenwerking met de DD<br />Twee luiken:<br />behoefteonderzoekbij (potentiële) gebruikers van de DD:<br />gebruikersenquête: kwantitatieve peiling<br />diepte-interviews: kwalitatieve peiling<br />telco’s & bedrijfsbezoeken aan vergelijkbare binnen- & buitenlandse DD<br />
  6. 6. Enquête/interviews<br />1.800 formulieren verstuurd<br />1.600 naar productie<br />1.410 naar communicatie<br />190 naar media<br />253 formulieren volledig ingevuld  verwerkt in de resultaten<br />20 % kent DD niet (daarvan wil 80 % deze wel leren kennen)<br />80 % kent DD, daarvan:<br />60 % kwalificeert zijn behoefte als ‘gemiddeld’ of ‘meer’ (= ‘veel’ of ‘onmisbaar’)<br />vooral journalisten noemen DD ‘onmisbaar’<br />Maar: handige zoekfunctie ontbreekt<br />te omslachtig, te traag, ondoorzichtig & ouderwets<br />gebruikers vragen een google-achtige zoek (tekstherkenning)<br />Overwegend zeer tevreden over de persoonlijke dienstverlening, maar: <br />aangeleverde dossiers mogen meer to-the-point (niet te veel artikelen)<br />bereikbaarheid kan beter<br />
  7. 7. Enquête/conclusies<br />Nut & meerwaarde van de DD voor de VRT en haar programmamedewerkers werd bewezen:<br />DD maakt het mogelijk snel & efficiënt informatie terug te vinden<br />DD verhoogt de kwaliteit van programma's <br />DD moet beter communiceren<br />DD moet steeds mee evolueren & de service afstemmen aan de behoeften van de gebruikers<br />
  8. 8. Enquête/acties<br />In 2008 is DD begonnen met een vernieuwingstraject<br />Betere communicatie:<br />DD publiceert een geactualiseerde lijst van alle abonnementen (ca. 220) op Insite<br />DD publiceert nieuw aangekochte boeken op Insite<br />Aangepaste dienstverlening & betere bereikbaarheid:<br />DD pikt berichten met mogelijke reportageonderwerpen uit kranten & tijdschriften op, publiceert dit lijstje dagelijks op Insite en mailt het naar programmamakers via een soort ‘nieuwsbrief’<br />DD heeft een eigen werkpost (twee documentalisten) op ND (ma-vr,9-19 u)<br />één documentalist neemt deel aan de dagelijkse vergadering/brainstormsessie van de researchploeg van ND:<br />Research overloopt de onderwerpen die zij onderzoeken, DD speelt daarop in (via de selectie voor de databank, door infobundeltjes samen te stellen,…)<br />DD geeft zélf onderwerpen aan<br />ND is voor DD een belangrijke partner geworden voor realisatie vernieuwingstraject<br />
  9. 9. Hefbomen tot innovatie<br />DD is samensteller van een Knipselkrant KK):<br />Een dagelijkse selectie van kranten- en tijdschriftenartikels over VRT & media in binnen- en buitenland<br />Belangrijkste doelgroepen<br />Beleidsmakers (management)<br />Producers<br />Communicatie<br />Media<br />Uitgave op papier<br />Enquête: KK lezers vragen:<br />elektronische knipselkrant<br />ruimere selectie<br />
  10. 10. Hefbomen tot innovatie<br />KK op papier = duur!<br />KK elektronisch = zuivere besparing<br />De wens van onze stakeholders om de KK elektronisch aan te bieden was (naast efficiëntiewinst, zie hierna) een belangrijke hefboom om het innovatietraject goed te keuren<br />
  11. 11. Innovatie<br />In 2010 wordt de investering goedgekeurd<br />DD krijgt een performant Document Management System (DMS) met:<br />rechtstreekse elektronische aanvoer van documenten (voorlopig is dit beperkt tot Mediargus)<br />ontsluiting via ocr of text search, naast trefwoorden uit de thesaurus<br />gedetailleerde statistieken (opmaak profielen)<br />elektronische KK<br />
  12. 12. Toekomstplannen <br />DD zal een belangrijke efficiëntiewinst realiseren:<br />70 % van onze content moet niet meer gescand & geclipt worden<br />ontsluiting wordt sneller (minder beschrijvingen adhv tfw)<br />KK moet niet meer samengesteld, gekopieerd, rondgedragen/verstuurd worden<br />4 van de 11,8 FTE’s moeten/kunnen anders ingezet worden<br />DD heeft twee nieuwe projecten voorgesteld:<br />digitaliseren van het oude papieren knipselarchief (biografieën, nog hangende justitiële zaken…)<br />bibliotheek & leeszaal:<br />boekencollectie (naslagwerken, non-fictie) ontsluiten binnen het nieuwe DMS<br />inhoud van de databank verruimen met artikels uit de gespecialiseerde pers & vaktijdschriften (bel. voor cultuur- en wetenschapsredacties)<br />Hierbij kan DD rekenen op: <br />ND, wil deze projecten (vooral de digitalisering van het oude archief) steunen<br />goede verstandhouding met productie: programmamakers krijgen hun zeg in de ontwikkeling van een interface voor de nieuwe zoekmachine<br />
  13. 13. Besluit<br />DD bouwt op kwaliteit en service<br />Kwaliteit:<br />Goede en betrouwbare informatie<br />Adequate persdatabank<br />Service:<br />Opslag van info is geen doel op zich, de DD ontleend zijn bestaansrecht aan zijn gebruikers<br />Deze zijn ook de levensverzekering van de DD. De DD moet blijvend investeren in een dienstverlening op maat van zijn gebruikers<br />

×