Archiefbeheer als sleutel van documentbeheer Katlijn Vanhee Archivaris – Informatiebeheerder Vlaamse Overheid – Financiën ...
Inhoud <ul><li>Organisatiestructuur beleidsdomein Financiën en Begroting </li></ul><ul><li>Archiefbeleid binnen de VO </li...
Organisatiestructuur beleidsdomein FB <ul><li>Beleidsdomein FB </li></ul><ul><ul><li>Departement FB </li></ul></ul><ul><ul...
Archiefbeleid binnen de VO <ul><li>IAVA project 2001 – 2006 </li></ul><ul><li>2 september 2005: introductie principe ‘ande...
Archiefbeheer binnen FB en zijn rechtsvoorgangers  -1- <ul><li>Rechtsvoorganger AZF  </li></ul><ul><ul><li>Archivaris in d...
Archiefbeheer binnen FB en zijn rechtsvoorgangers -2- <ul><li>Analyse van die ABP-plannen: conclusie = NOK </li></ul><ul><...
Plan van aanpak <ul><li>Stap voor stap: </li></ul><ul><ul><li>De Vlaamse Belastingdienst = als eerste  </li></ul></ul><ul>...
Stap 1: takenpakket  <ul><li>Analyse takenpakket </li></ul><ul><ul><li>Organisatiebesluiten </li></ul></ul><ul><ul><li>Vis...
Stap 2: analyse analoog klassement  <ul><li>Aftoetsten Archiefbeheersplan </li></ul><ul><ul><li>Inhoud kasten werkvloer co...
Stap 3: Analoog klassement updaten  - 1 - <ul><li>Wat al is opgenomen in APB:  </li></ul><ul><ul><li>Archiveren: </li></ul...
Stap 3: Analoog klassement updaten -2- <ul><li>Wat NOG NIET is opgenomen is APB:  </li></ul><ul><ul><li>Pro forma archiver...
Stap 4: analyse digitaal klassement <ul><li>Analyse van de digitale realiteit: conform ABP?  </li></ul><ul><li>Indien niet...
Stap 5: uitwerken archiefschema  <ul><li>Uitwerken archiefschema/mappenstructuur </li></ul><ul><ul><li>I.s.m. organisatieb...
Stap 6: digitaal klassement uitrollen <ul><li>Systematisch invullen van nieuw klassement – afbouw oude structuur. </li></u...
Stap 7: TO DO <ul><li>Opzetten up-to-date archiefbeheersplan  </li></ul><ul><ul><li>Op punt zetten verzamelde informatie: ...
Upcoming SlideShare
Loading in …5
×

Archiefbeheer als sleutel van documentbeheer

1,953 views

Published on

0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total views
1,953
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
779
Actions
Shares
0
Downloads
15
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Archiefbeheer als sleutel van documentbeheer

  1. 1. Archiefbeheer als sleutel van documentbeheer Katlijn Vanhee Archivaris – Informatiebeheerder Vlaamse Overheid – Financiën en Begroting
  2. 2. Inhoud <ul><li>Organisatiestructuur beleidsdomein Financiën en Begroting </li></ul><ul><li>Archiefbeleid binnen de VO </li></ul><ul><li>Archiefbeheer binnen FB (en zijn rechtsvoorgangers) </li></ul><ul><li>Huidige doelstellingen en projecten </li></ul><ul><li>Toelichting 1 deelproject </li></ul>Informatie aan zee - 16 september 2011
  3. 3. Organisatiestructuur beleidsdomein FB <ul><li>Beleidsdomein FB </li></ul><ul><ul><li>Departement FB </li></ul></ul><ul><ul><li>IVA Vlaamse Belastingdienst </li></ul></ul><ul><ul><li>IVA Centrale Accounting </li></ul></ul><ul><ul><li>Andere rechtspersonen </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>IVA Vlaams Toekomstfonds </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>FFEU (VOI) </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>VFLD (VOI) </li></ul></ul></ul>Informatie aan zee - 16 september 2011
  4. 4. Archiefbeleid binnen de VO <ul><li>IAVA project 2001 – 2006 </li></ul><ul><li>2 september 2005: introductie principe ‘anders werken’ </li></ul><ul><li>Ministerieel Besluit van 14 september 2007 </li></ul><ul><li>Decreet publiekrechtelijk archief van 9 juli 2010 </li></ul>Informatie aan zee - 16 september 2011
  5. 5. Archiefbeheer binnen FB en zijn rechtsvoorgangers -1- <ul><li>Rechtsvoorganger AZF </li></ul><ul><ul><li>Archivaris in dienst </li></ul></ul><ul><ul><li>De eerste ABP-plannen : opgemaakt in 2005 (n.a.v. IAVA-project) </li></ul></ul><ul><li>Financiën Begroting (2006) </li></ul><ul><ul><li>Vernieuwde ABP-plannen in 2007 </li></ul></ul><ul><ul><li>Archivaris in dienst vanaf april 2008 </li></ul></ul>Informatie aan zee - 16 september 2011
  6. 6. Archiefbeheer binnen FB en zijn rechtsvoorgangers -2- <ul><li>Analyse van die ABP-plannen: conclusie = NOK </li></ul><ul><ul><ul><ul><li>Vlaamse belastingdienst / Departement </li></ul></ul></ul></ul><ul><ul><ul><ul><li>Centrale Accounting: niet eens meer opgemaakt </li></ul></ul></ul></ul><ul><li>Doelstelling </li></ul><ul><ul><li>Efficiënt analoog en digitaal klassement </li></ul></ul><ul><ul><li>Op basis van een functioneel ABP-plan </li></ul></ul><ul><ul><li>Maar : visie en prioriteiten verschillen! </li></ul></ul>Informatie aan zee - 16 september 2011
  7. 7. Plan van aanpak <ul><li>Stap voor stap: </li></ul><ul><ul><li>De Vlaamse Belastingdienst = als eerste </li></ul></ul><ul><ul><li>Departement FB </li></ul></ul><ul><li>Case VLABEL: stappenplan </li></ul><ul><ul><li>Analyse takenpakket </li></ul></ul><ul><ul><li>Analyse analoge & digitale realiteit </li></ul></ul><ul><ul><li>Uitbouw efficiënt analoog & digitaal klassement </li></ul></ul><ul><ul><li>Afwerken ABP = sluitstuk </li></ul></ul>Informatie aan zee - 16 september 2011
  8. 8. Stap 1: takenpakket <ul><li>Analyse takenpakket </li></ul><ul><ul><li>Organisatiebesluiten </li></ul></ul><ul><ul><li>Visie, doelstellingen </li></ul></ul><ul><ul><li>Regelgeving </li></ul></ul><ul><ul><li>Interne handleidingen </li></ul></ul><ul><ul><li>Meest waardevol: stage op de diensten zelf </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Aftoetsen theoretisch beeld </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Start koppeling met digitale en analoge klassementen </li></ul></ul></ul>Informatie aan zee - 16 september 2011
  9. 9. Stap 2: analyse analoog klassement <ul><li>Aftoetsten Archiefbeheersplan </li></ul><ul><ul><li>Inhoud kasten werkvloer conform ABP?  Analyse kasten </li></ul></ul><ul><li>Indien niet in APB: analyse! </li></ul><ul><ul><li>Vloeit administratie voort uit takenpakket? </li></ul></ul><ul><ul><li>Taak gerelateerde administratie: </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Bewaarniveau/dossierbeheerder? </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Bewaartermijn? </li></ul></ul></ul><ul><ul><li>… </li></ul></ul>Informatie aan zee - 16 september 2011
  10. 10. Stap 3: Analoog klassement updaten - 1 - <ul><li>Wat al is opgenomen in APB: </li></ul><ul><ul><li>Archiveren: </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Verpakken & etiketteren </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Opname in inventaris </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Opname in archiefmagazijn en bijhouden depotlijst </li></ul></ul></ul><ul><ul><li>Dynamisch administratie op punt zetten: </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Gestandaardiseerde ordening, verpakking en etikettering </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Classificatiecode cf. ABP </li></ul></ul></ul>Informatie aan zee - 16 september 2011
  11. 11. Stap 3: Analoog klassement updaten -2- <ul><li>Wat NOG NIET is opgenomen is APB: </li></ul><ul><ul><li>Pro forma archiveren </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Met aangepaste registratie in inventaris en depotlijst. </li></ul></ul></ul><ul><ul><li>Dynamisch administratie: </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Uniforme ordening, verpakking en etikettering </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Zonder definitieve link naar classificatie </li></ul></ul></ul>Informatie aan zee - 16 september 2011
  12. 12. Stap 4: analyse digitaal klassement <ul><li>Analyse van de digitale realiteit: conform ABP? </li></ul><ul><li>Indien niet in APB: </li></ul><ul><ul><li>Inhoud te koppelen aan kerntaken / ondersteunende taken? </li></ul></ul><ul><ul><li>Taak gerelateerde administratie: </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Bewaarniveau? </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Bewaartermijn? </li></ul></ul></ul>Informatie aan zee - 16 september 2011
  13. 13. Stap 5: uitwerken archiefschema <ul><li>Uitwerken archiefschema/mappenstructuur </li></ul><ul><ul><li>I.s.m. organisatiebeheersing </li></ul></ul><ul><ul><li>Continue aftoetsen met directie, afdelings-hoofden, kerngebruikers </li></ul></ul><ul><li>Opzetten digitaal klassement </li></ul><ul><li>Opzetten rechtenstructuur </li></ul><ul><ul><li>Op basis van de functieprofielen van de personeelsleden </li></ul></ul>Informatie aan zee - 16 september 2011
  14. 14. Stap 6: digitaal klassement uitrollen <ul><li>Systematisch invullen van nieuw klassement – afbouw oude structuur. </li></ul><ul><ul><li>Dynamische administratie = overzetten </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Met aandacht voor naamgeving, bestandsformaten </li></ul></ul></ul><ul><ul><li>Semistatische administratie </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>OF opnemen in archiefklassement </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>OF vernietigen </li></ul></ul></ul>Informatie aan zee - 16 september 2011
  15. 15. Stap 7: TO DO <ul><li>Opzetten up-to-date archiefbeheersplan </li></ul><ul><ul><li>Op punt zetten verzamelde informatie: hiaten wegwerken </li></ul></ul><ul><ul><li>Verwerken in een geactualiseerd ABP </li></ul></ul><ul><li>Formaliseren en opleiden netwerk van informatiebeheerders </li></ul><ul><ul><li>Afronden selectie </li></ul></ul><ul><ul><li>Voordracht aan directiecomité </li></ul></ul>Informatie aan zee - 16 september 2011

×