Successfully reported this slideshow.
We use your LinkedIn profile and activity data to personalize ads and to show you more relevant ads. You can change your ad preferences anytime.
14.05.2013 Willem VannestePrivacy beperkt openbaarheidcase FelixArchief
• Overheidsarchief => archiefdocumenten zijnopenbaar tenzij …• Cf. uitzonderingsgronden decreet openbaarheid• Privacy is m...
• Raadpleging archiefdocumenten• Enkel door geregistreerd gebruikers• Elke raadpleging wordt geregistreerd• Geautomatiseer...
• Afscherming op basis van veld OpenbaarVanaf• Per inventarisnummer• Datumveld = datum vanaf wanneer documenten openbaar z...
• Invullen OpenbaarVanaf adhv beslissingstabelGlobale regels:• Betrokkenen zijn dood of +100 jaar geleden geboren• Afsluit...
• Complexer• Archiefbeschrijvingen in principe vrij raadpleegbaar• Wat in een ‘papieren’ leeszaal aanvaardbaar lijkt is he...
• Persoonsgegevens in isad-beschrijvingen• In principe vermijden• Indien niet te vermijden, isad-beschrijving niet publice...
• Persoonsgegevens in detailToegangen• detailToegang = zoekfunctie op aparte tabel/index• detailToegang = tabel(len) = inv...
• Problemen• detailToegang is vaak bewerking van oorspronkelijkgegevensbestand van dienst• Mogelijk in strijd met privacyw...
• Openbaarheid geregeld per inventarisnummer• Wetgeving spreekt over individuele documenten of gegevens• Één inventarisnum...
• Uitzonderingsgrond “wetenschappelijkonderzoek” (archiefdecreet)• Maakt het mogelijk om onder bepaalde voorwaardenprivacy...
Upcoming SlideShare
Loading in …5
×

Willem Vanneste, case FelixArchief

1,381 views

Published on

  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

Willem Vanneste, case FelixArchief

  1. 1. 14.05.2013 Willem VannestePrivacy beperkt openbaarheidcase FelixArchief
  2. 2. • Overheidsarchief => archiefdocumenten zijnopenbaar tenzij …• Cf. uitzonderingsgronden decreet openbaarheid• Privacy is meest voorkomendeopenbaarheidsbeperking• Privacy speelt waar• Informatie van persoonlijke aard voorkomt in archiefdossiersof –documenten• Persoonsgegevens in archiefbeschrijvingen en toegangencase FelixArchief
  3. 3. • Raadpleging archiefdocumenten• Enkel door geregistreerd gebruikers• Elke raadpleging wordt geregistreerd• Geautomatiseerd• Reguliere leeszaalmedewerker moet niet nadenken• Archiefbeheerssysteem weet of inventarisnummer openbaar isof niet => opvragen niet openbaar nummer = aanvraag inzageindienen• Beoordeling aanvragen inzage door beperkt aantalmedewerkersConcrete aanpak archiefdocumenten
  4. 4. • Afscherming op basis van veld OpenbaarVanaf• Per inventarisnummer• Datumveld = datum vanaf wanneer documenten openbaar zijn• Zolang datum in veld OpenbaarVanaf niet is verstreken enkelraadpleging mits aanvraag én toelating inzage• In principe geen onderscheid of documentendigitaal zijn of niet• Hoewel gevoeligheid voor privacy groter is als het digitaal is• Hoewel stadsdiensten terughoudender zijn om zakenopenbaar te zetten als het digitaal is• De facto voorzichtiger indien digitaalConcrete aanpak archiefdocumenten
  5. 5. • Invullen OpenbaarVanaf adhv beslissingstabelGlobale regels:• Betrokkenen zijn dood of +100 jaar geleden geboren• Afsluitdatum dossier +75 jaar• Invullen openbaarheid prioriteit• Archieven met openbaarheidsproblemen zijn bij voorrangverwerkt, zo bijv. politie-archieven• 2010-2012: retroactief openbaarheidsinformatie ingevoerd• 477.816 niet openbare inventarisnummers• op in totaal 2.271.204 inventarisnummers (=21%)Concrete aanpak archiefdocumenten
  6. 6. • Complexer• Archiefbeschrijvingen in principe vrij raadpleegbaar• Wat in een ‘papieren’ leeszaal aanvaardbaar lijkt is het nietnoodzakelijk in de digitale• Persoonsgegevens vaak een belangrijk hulpmiddel omarchiefdocumenten terug te vinden• Persoonsgegevens in isad-beschrijvingen• Persoonsgegevens in detailToegangenPersoonsgegevens inarchiefbeschrijvingen
  7. 7. • Persoonsgegevens in isad-beschrijvingen• In principe vermijden• Indien niet te vermijden, isad-beschrijving niet publiceren enniet meer opnemen in algemene zoekfunctie• Jaarlijkse controle niet-gepubliceerde beschrijvingen– Publiceren indien betrokken persoon dood of +100 jaar geboren– Publiceren indien afsluitdatum dossier +75 jaarPersoonsgegevens inarchiefbeschrijvingen
  8. 8. • Persoonsgegevens in detailToegangen• detailToegang = zoekfunctie op aparte tabel/index• detailToegang = tabel(len) = inventarisnummer = integraalopvraagbaar = afschermbaar van openbaarheidIndien persoonsgegevens:• detailToegang op niet-openbaar zetten• Opsplitsen in openbare en niet-openbare detailToegang• Jaarlijks overzetten van records naar openbare detailToegang• Persoonsgegevens verwijderen uit detailToegang• Persoonsgegevens niet opnemen in algemene zoekfunctiePersoonsgegevens inarchiefbeschrijvingen
  9. 9. • Problemen• detailToegang is vaak bewerking van oorspronkelijkgegevensbestand van dienst• Mogelijk in strijd met privacywetgeving• Persoonsgegevens soms onontbeerlijk voor opzoekingen• Afscherming persoonsgegevens belemmert de dienstverlening• Voorbeelden• detailToegang bouwvergunningen• detailToegang personeelsdossiersPersoonsgegevens inarchiefbeschrijvingen
  10. 10. • Openbaarheid geregeld per inventarisnummer• Wetgeving spreekt over individuele documenten of gegevens• Één inventarisnummer bevat meestal meerdere documenten• Documenten soms onterecht afgeschermd• Documenten soms onterecht niet afgeschermd• Weinig weerstand tegen afscherming• Burger vindt het normaal dat hij inzage moet vragenslotbemerkingen
  11. 11. • Uitzonderingsgrond “wetenschappelijkonderzoek” (archiefdecreet)• Maakt het mogelijk om onder bepaalde voorwaardenprivacygevoelige informatie toch ter beschikking te stellen• Zorgt voor een soort getrapte verantwoordelijkheid• Verantwoordelijkheid gebruiker vsverantwoordelijkheid informatieverstrekker• Trend om de verantwoordelijkheid meer bij gebruiker te leggen• Wel afschermen maar inzage onder voorwaarden toelatenslotbemerkingen

×