Metadata is a messy subject! De ontwikkeling van metadatasets voor een overheidsadministratie

475 views

Published on

0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total views
475
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
153
Actions
Shares
0
Downloads
14
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

No notes for slide
  • Provincie Limburg/Robert Nouwen Informatie aan Zee 2013
  • Provincie Limburg/Robert Nouwen Informatie aan Zee 2013
  • Provincie Limburg/Robert Nouwen Informatie aan Zee 2013
  • Provincie Limburg/Robert Nouwen Informatie aan Zee 2013
  • Provincie Limburg/Robert Nouwen Informatie aan Zee 2013
  • Metadata is a messy subject! De ontwikkeling van metadatasets voor een overheidsadministratie

    1. 1. Metadata is a messy subject!Metadata is a messy subject! Metadatasets voor eenMetadatasets voor een overheidsadministratieoverheidsadministratie.. Robert NouwenRobert Nouwen Informatie aan Zee,Informatie aan Zee, 2013-09-122013-09-12
    2. 2. InleidingInleiding  SituatieSituatie  DefinitieDefinitie  Belang van metadataBelang van metadata  Soorten metadataSoorten metadata  Standaarden en schema’sStandaarden en schema’s  StrategieStrategie  TrajectTraject  ToekomstToekomst Informatie aan Zee 2013
    3. 3. InleidingInleiding ““In de archieven lopen er nogal wat lui rond zoalsIn de archieven lopen er nogal wat lui rond zoals ik, d.w.z. historici die worden geconfronteerdik, d.w.z. historici die worden geconfronteerd met een toenemend aantal digitale dossiers enmet een toenemend aantal digitale dossiers en die nooit kaas hebben gegeten van processen,die nooit kaas hebben gegeten van processen, metadata, en tutti quanti.”metadata, en tutti quanti.” ““Buiten de archieven lopen er nogal wat lui rondBuiten de archieven lopen er nogal wat lui rond die willen digitaliseren, maar geen kaas lusten!”die willen digitaliseren, maar geen kaas lusten!” Informatie aan Zee 2013
    4. 4. 1. Situatie1. Situatie Informatie aan Zee 2013
    5. 5. Informatie aan Zee 2013
    6. 6.  In totaal ca. 150 metatdata  Meestal vrij toe te kennen  Worden amper gebruikt Informatie aan Zee 2013
    7. 7. 2. Definitie2. Definitie De ISO-15489:2001 definieert metadata alsDe ISO-15489:2001 definieert metadata als ““data describing the context, content anddata describing the context, content and structure of records and their managementstructure of records and their management through timethrough time.” Metadata zijn gegevens die.” Metadata zijn gegevens die de karakteristieken van bepaalde gegevensde karakteristieken van bepaalde gegevens beschrijven. Het zijn data over data,beschrijven. Het zijn data over data, informatie over informatie, hier specifiekinformatie over informatie, hier specifiek betrokken op dossiers en documenten.betrokken op dossiers en documenten. Informatie aan Zee 2013
    8. 8. 3. Belang3. Belang  Waarom metadata ?Waarom metadata ?  Metadata beschermen informatieMetadata beschermen informatie  Informatie naast personeel 2Informatie naast personeel 2dede pijler van iederepijler van iedere organisatieorganisatie  Standaardisering van de informatieStandaardisering van de informatie  Noodzakelijk voor beheren en uitwisselenNoodzakelijk voor beheren en uitwisselen  Vindbaarheid van de informatieVindbaarheid van de informatie Informatie aan Zee 2013
    9. 9. 4. Soorten4. Soorten Drie groepen metadata:Drie groepen metadata:  1.Contextuele of beschrijvende metadata1.Contextuele of beschrijvende metadata (identificatie, titel, …. );(identificatie, titel, …. );  2.Administratieve of beheersmetadata2.Administratieve of beheersmetadata (autorisatie, logistieke gegevens, eigendom,(autorisatie, logistieke gegevens, eigendom, formele herkomst, verantwoording vanformele herkomst, verantwoording van beheersactiviteiten);beheersactiviteiten);  3.Technische metadata (software, hardware,3.Technische metadata (software, hardware, opslagformaat).opslagformaat). Informatie aan Zee 2013
    10. 10. 5. Standaarden en schema’s5. Standaarden en schema’s  Eerste hulpmiddelen:Eerste hulpmiddelen:  E-David: http://www.edavid.be/E-David: http://www.edavid.be/  Glossary of Metadata Standards:Glossary of Metadata Standards: http://www.dlib.indiana.edu/~jenlrile/metahttp://www.dlib.indiana.edu/~jenlrile/meta datamap/seeingstandards_glossary_pamphletdatamap/seeingstandards_glossary_pamphlet .pdf.pdf  CEST, de Cultureel Erfgoed StandaardenCEST, de Cultureel Erfgoed Standaarden Toolbox: www.projectCEST.beToolbox: www.projectCEST.be Informatie aan Zee 2013
    11. 11. 5. Standaarden en schema’s5. Standaarden en schema’s  Algemene standaarden:Algemene standaarden:  Open Archival Information System (OAIS)Open Archival Information System (OAIS)  Dublin Core Metadata Element SetDublin Core Metadata Element Set  Specifieke standaarden:Specifieke standaarden:  Archivering: EAD: Encoded Archival Description ;Archivering: EAD: Encoded Archival Description ; ISAD(G): General International Standard ArchivalISAD(G): General International Standard Archival DescriptionDescription  Recordmanagement: ISO 15489-1:2001, InformationRecordmanagement: ISO 15489-1:2001, Information and documentation - Records management;and documentation - Records management; MoReq2:MoReq2: Model Requirements for the Management ofModel Requirements for the Management of Electronic RecordsElectronic Records Informatie aan Zee 2013
    12. 12. 5. Standaarden en schema’s5. Standaarden en schema’s  Metadataschema van de Vlaamse overheid,Metadataschema van de Vlaamse overheid, 2009-20112009-2011  ReMANO 2004 (Records Management ApplicatiesReMANO 2004 (Records Management Applicaties voor de Nederlandse Overheid) + Overheid.nlvoor de Nederlandse Overheid) + Overheid.nl Web Metadata Standaard (OWMS)Web Metadata Standaard (OWMS)  Australian Standard on Records Management (ASAustralian Standard on Records Management (AS ISO 115489)ISO 115489)  Standaard metadata voor digitaalStandaard metadata voor digitaal informatiebeheer, StadsArchief Amsterdaminformatiebeheer, StadsArchief Amsterdam (SAA)(SAA) Informatie aan Zee 2013
    13. 13. 6. Strategie6. Strategie  Voor het opstellen van een metadataschemaVoor het opstellen van een metadataschema voor de eigen organisatie stellen zich devoor de eigen organisatie stellen zich de volgende vragen:volgende vragen:  welke standaard willen wij gebruiken?welke standaard willen wij gebruiken?  welke metadata, welke kern-metadata weerhoudenwelke metadata, welke kern-metadata weerhouden wij?wij?  hoe gebeurt de invulling? Trefwoordenlijsten,hoe gebeurt de invulling? Trefwoordenlijsten, taxonomieën, thesauri, richtlijnentaxonomieën, thesauri, richtlijnen  hoe gebeurt de bewaking van de achterliggendehoe gebeurt de bewaking van de achterliggende metadatasets.metadatasets. Informatie aan Zee 2013
    14. 14. 6. Strategie6. Strategie  CruciaalCruciaal  Draagvlak bijDraagvlak bij leidinggevendenleidinggevenden  Draagvlak bijDraagvlak bij gebruikersgebruikers Informatie aan Zee 2013
    15. 15. 6. Strategie6. Strategie  Basisprincipes:Basisprincipes:  Een organisatiebreed & duurzaamEen organisatiebreed & duurzaam metadatamodelmetadatamodel  Een beperkt aantal metadataEen beperkt aantal metadata  Maximaal streven naar automatiseringMaximaal streven naar automatisering  Duidelijk aangeven : verplicht vs.Duidelijk aangeven : verplicht vs. vrijblijvendvrijblijvend  Quick wins !Quick wins ! Informatie aan Zee 2013
    16. 16. 6. Strategie6. Strategie  Dublin Core:Dublin Core:  Een eenvoudige generieke metadataEen eenvoudige generieke metadata standaardstandaard  Gelimiteerd, maar uitbreidbaar middels DC-Gelimiteerd, maar uitbreidbaar middels DC- qualifiersqualifiers  Toepasbaar op alle soorten digitale objectenToepasbaar op alle soorten digitale objecten  In hoge mate compatibel met ISAD(G) en EADIn hoge mate compatibel met ISAD(G) en EAD Informatie aan Zee 2013
    17. 17. 6. Strategie6. Strategie Informatie aan Zee 2013
    18. 18. 5. Strategie5. Strategie Informatie aan Zee 2013
    19. 19. 6. Strategie6. Strategie  OfficedocumentenOfficedocumenten  Sharepoint als samenwerkingsplatformSharepoint als samenwerkingsplatform Informatie aan Zee 2013
    20. 20. 6. Strategie6. Strategie Informatie aan Zee 2013
    21. 21. 7.Traject7.Traject  Opstellen van een metadataschemaOpstellen van een metadataschema  Quick Wins (Office, Sharepoint, beeldbank)Quick Wins (Office, Sharepoint, beeldbank)  DMS, personeelsbeheer, enz… o.m. Ariadne,DMS, personeelsbeheer, enz… o.m. Ariadne, Aphrodite, enz.Aphrodite, enz.  Ontwikkeling van trefwoordenlijstenOntwikkeling van trefwoordenlijsten  E-depot: toevoeging van specifieke metadata inE-depot: toevoeging van specifieke metadata in functie van ISAD(G), EAD en ISAAR(CPF)functie van ISAD(G), EAD en ISAAR(CPF) Informatie aan Zee 2013
    22. 22. 7. Traject7. Traject Toepassing Is het element toepasbaar op dossiers of documenten of beide? Definitie Een formele definitie van het element Belang Het belang van het element: -Verplicht -Voorwaardelijk -Optioneel Doel Toelichting op het doel van het document Toelichting Eventuele opmerkingen ter ondersteuning van het gebruik van het element Type Toelichting op het gebruik van het element ter verduidelijking van het gebruik Voorbeelden Enkele voorbeelden van het element ter verduidelijking van het gebruik Naam De formele naam van het element conform de DC-standaard Compatibel In welke andere standaard komt het element voor? Mapping In welke schema’s van andere overheidsinstellingen komt het element voor? URI De formele identifier van het element conform de DC-standaard XML-syntax Formele syntax van het element weergegeven in XML conform de DC-standaard Toekenningswijze Automatisch; semi-automatisch; handmatig Informatie aan Zee 2013
    23. 23. 7. Traject7. Traject Element Sub-element Verplicht - Optioneel Identifier   Verplicht Titel   Verplicht Onderwerp   Verplicht Beschrijving   Voorwaardelijk Maker   Verplicht   Instantie Verplicht   Herkomst Optioneel Medewerker   Voorwaardelijk Uitgever   Optioneel Datum   Verplicht   Datum wijziging Verplicht   Datum geaccepteerd Voorwaardelijk   Datum voorgelegd Voorwaardelijk   Datum vernietiging Verplicht Dekking   Optioneel   Datum admin. Bewaartermijn Optioneel Documentsoort   Voorwaardelijk Formaat   Verplicht Bron   Optioneel Taal   Optioneel Relatie   Optioneel   Historiek Optioneel Rechten   Voorwaardelijk   Toegangsrechten Verplicht Gerelateerde informatie   Optioneel Informatie aan Zee 2013
    24. 24. 7. Traject7. Traject Naam Onderwerp Toepassing Dossier en document Definitie Het onderwerp van de informatiebron Belang Verplicht Doel Stelt de gebruiker in staat een dossier te vinden op basis van het onderwerp. Toelichting Kenmerkend: het subject wordt gepresenteerd via sleutelbegrippen, omschrijvingen of classificatiecodes. De aanbevolen best practice is het gebruik van een gecontroleerde woordenlijst. Voorbeelden zijn ‘subsidieaanvraag’, ‘weddevaststelling’, enz.   Het veld mag herhaald worden (bv. Beleidsdomein (cluster), beleidsdomein (specifiek), Onderwerp). Specifiek gaat het bijvoorbeeld om het beleidsdomein gekoppeld aan het formele onderwerp van het dossier. Type Tekst Voorbeelden Cultuur – Erfgoed - Restauratie Naam dcterms: subject Compatibel DC Mapping VLOV; OWMS 4.0; SAA URI http://purl.org/dc/terms/subject XML-syntax <dc:subject>Cultuur_Erfgoed_Restauratie </dc:subject> Toekenningswijze Semi-automatisch via uitklaplijst Informatie aan Zee 2013
    25. 25. 7. Traject7. Traject  aan ieder dossier een beperkte en gestructureerde lijstaan ieder dossier een beperkte en gestructureerde lijst van metadata te koppelenvan metadata te koppelen  aan ieder document een beperkte en gestructureerdeaan ieder document een beperkte en gestructureerde lijst van metadata te koppelenlijst van metadata te koppelen  trefwoordenlijsten (bv. beleidsdomeinen)trefwoordenlijsten (bv. beleidsdomeinen)  een meer omvangrijke en niet gestandaardiseerde lijsteen meer omvangrijke en niet gestandaardiseerde lijst van specifieke metadata op niveau van het dossier,van specifieke metadata op niveau van het dossier, naar gelang de noodwendigheden en vragen van denaar gelang de noodwendigheden en vragen van de diensten facultatief ter beschikking te stellen.diensten facultatief ter beschikking te stellen.  in functie van archivering specifieke metadata volgensin functie van archivering specifieke metadata volgens o.m. ISAD(G) en ISAAR(CPF) toe te voegen.o.m. ISAD(G) en ISAAR(CPF) toe te voegen. Informatie aan Zee 2013
    26. 26. 8. Toekomst8. Toekomst  Digitaal depotDigitaal depot  GecertifieerdGecertifieerd archiefarchief  OAIS-compliantOAIS-compliant Informatie aan Zee 2013
    27. 27. V&AV&A  ???????????????????????????????????????????????????????? Informatie aan Zee 2013

    ×