Successfully reported this slideshow.
We use your LinkedIn profile and activity data to personalize ads and to show you more relevant ads. You can change your ad preferences anytime.

20080428 Vandaele

1,680 views

Published on

Studiedag "Hoe kies/koos ik software voor het beschrijven van mijn archieven"

Published in: Technology
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

20080428 Vandaele

  1. 1. Hoe kies/koos ik software voor het beschrijven van mijn archieven? Casus: VRT – Archief- en Documentbeheer 25 april 2008 / Dries Vandaele
  2. 2. Inhoud van de presentatie 1 Korte voorstelling 2 V óó r 1998 3 Innovatie 4 Versie 1 - 1998 5 Versie 2 - 2007 6 Toekomst
  3. 3. Korte voorstelling <ul><li>Staat in voor bewaring “papieren archief” </li></ul><ul><li>5 voltijdse medewerkers </li></ul><ul><li>3,8 strekkende kilometer archief, deel reeds naar ARA </li></ul><ul><li>Ongeveer 3.000 microfilms </li></ul><ul><li>Jaarlijkse aangroei 140 m </li></ul><ul><li>Actief interne bruikleenbeleid </li></ul><ul><li>Groot percentage semi-dynamisch en – statisch archief => Regelmatige selectie </li></ul><ul><li>Continue berging </li></ul>
  4. 4. Vóór 1998 <ul><li>Depot: </li></ul><ul><ul><li>Dozen worden gestempeld met KC en doosnummer </li></ul></ul><ul><ul><li>Jaarlijks dichtschuiven Gevolg: gaten in de nummering </li></ul></ul><ul><li>Archiefbeschrijving: </li></ul><ul><ul><li>Getypte steekkaarten </li></ul></ul><ul><ul><li>Beschrijving per doos </li></ul></ul><ul><ul><li>Op KC-nummer </li></ul></ul>
  5. 5. Vóór 1998
  6. 6. Innovatie <ul><li>Opstart van eerste centrale databank </li></ul><ul><li>Slechts beperkte ondersteuning van ICT </li></ul><ul><li>Geen budget voor aankoop archiefbeheerssysteem </li></ul><ul><li>Geen pc-infrastructuur (netwerk pas in 2000) </li></ul><ul><li>Keuze viel op Filemaker Pro en aanmaak in eigen beheer </li></ul>
  7. 7. Innovatie <ul><li>Voordelen eigen beheer: </li></ul><ul><ul><li>Zeer eenvoudig af te stemmen op lokale situatie </li></ul></ul><ul><ul><li>Extra functionaliteit later toe te voegen </li></ul></ul><ul><ul><li>Pragmatische oplossing </li></ul></ul><ul><ul><li>Relatief lage kostprijs </li></ul></ul><ul><ul><li>Continuïteit met voorgaande systemen </li></ul></ul><ul><ul><li>Geleidelijke implementatie </li></ul></ul><ul><ul><li>… </li></ul></ul>
  8. 8. Innovatie <ul><li>Nadelen eigen beheer: </li></ul><ul><ul><li>Continuïteit met voorgaande systemen </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Eventuele tekortkomingen worden meegenomen </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Pragmatische oplossing is niet altijd archivistisch gezien de meest ideale oplossing </li></ul></ul></ul><ul><ul><li>Beperking functionaliteit </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Door Filemaker Pro </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Door de ontwikkelaar </li></ul></ul></ul><ul><ul><li>Warm water telkens opnieuw uitvinden </li></ul></ul><ul><ul><li>… </li></ul></ul>
  9. 9. Versie 1 - 1998 <ul><li>Input gebaseerd op informatie steekkaart </li></ul><ul><li>Dienst ipv KC-nr. </li></ul><ul><li>Efficiënter beheer continue berging </li></ul><ul><li>Implementatie etiketten op dozen </li></ul><ul><li>Zoekmogelijkheden op alle velden </li></ul><ul><li>Invoeren in aparte werkbladen, dan import in centrale databank </li></ul><ul><li>Bruikleenadministratie </li></ul>
  10. 10. Versie 1 - 1998
  11. 11. Versie 1 - 1998
  12. 12. Versie 2 - 2007 <ul><li>Door de jaren aanmaak nieuwe databanken </li></ul><ul><ul><li>Microfilm </li></ul></ul><ul><ul><li>Werkbladen </li></ul></ul><ul><li>Gebruiksvriendelijkheid en overzicht </li></ul><ul><li>Problemen blijven echter </li></ul><ul><ul><li>Budget </li></ul></ul><ul><ul><li>Beperkte ondersteuning ICT </li></ul></ul><ul><li>Gevolg: Databankontwikkeling blijft in eigen beheer en in Filemaker Pro </li></ul>
  13. 13. Versie 2 - 2007 <ul><li>Centrale interface </li></ul><ul><li>Digitaal klassement, cfr. DAVID </li></ul><ul><li>Beschrijvingsdatabank </li></ul><ul><ul><li>De datering wordt gesplitst </li></ul></ul><ul><ul><li>Archiefvormer </li></ul></ul><ul><ul><li>Meer gestandaardiseerde invoer </li></ul></ul><ul><ul><li>Oud nummer </li></ul></ul><ul><ul><li>Nummer toegekend door archiefvormer </li></ul></ul>
  14. 14. Versie 2 - 2007 <ul><li>Register van overdrachten </li></ul><ul><ul><li>Koppeling archiefdozen met overdrachtsdossier </li></ul></ul><ul><li>Register van vernietiging </li></ul><ul><li>Bezoekersregistratie </li></ul><ul><ul><li>Bezoekdata </li></ul></ul><ul><ul><li>Geconsulteerde archiefstukken </li></ul></ul><ul><li>Bruikleenadministratie verder uitgewerkt </li></ul>
  15. 15. Versie 2 - 2007
  16. 16. Versie 2 - 2007
  17. 17. Versie 2 - 2007
  18. 18. Versie 2 - 2007
  19. 19. Versie 2 - 2007
  20. 20. Toekomst <ul><li>Verder uitwerken concept “archiefblok/archiefbestand” </li></ul><ul><li>Nazicht bestaande beschrijvingen </li></ul><ul><li>Meer gestandaardiseerde invoer </li></ul><ul><li>Gedetailleerde fiche archiefvormer </li></ul><ul><li>Algemene werking en mogelijkheden wat verfijnen </li></ul><ul><li>Lange termijn: alle mogelijkheden staan open </li></ul>

×