Successfully reported this slideshow.
We use your LinkedIn profile and activity data to personalize ads and to show you more relevant ads. You can change your ad preferences anytime.

20070914 Verachten Lucie

1,548 views

Published on

Het depotbeheersysteem ABS Archeion

Published in: Technology, Business
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

20070914 Verachten Lucie

  1. 1. Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën Depotbeheersyteem ABS-Archeion Lucie Verachten 14 september 2007
  2. 2. Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën Automatisering in archieven Depotbeheersyteem, leeszaalwerking, … Lucie Verachten 14 september 2007
  3. 3. Softwaretoepassingen voor archieven … Software voor archieven … - Ontsluiting: ‘toegangen on-line’ - Documentbeheerssytemen – beheer van digitaal archief Normen en richtlijnen … -ISAD(G) -ISAAR(CPF) -…
  4. 4. Depotbeheersysteem - Klassiek magazijn - Niet-gedigitaliseerde archiefdocumenten - Leeszaal documenten
  5. 5. Automatisering REGISTRATIE EN IDENTIFICATIE -elk archiefblok krijgt een uniek identificatienummer -elk archiefbestanddeel krijgt een uniek identificatienummer archiefblok <>archiefbestand fysieke eenheid <> intellectuele eenheid UNIFORM – UNIEK – ONVERANDERBAAR
  6. 6. Automatisering MINIMALE GEGEVENS -Naam van het archiefblok -Uiterste data -Omvang (in meters en in aantal verpakkingseenheden) PLAATSING IN HET MAGAZIJN
  7. 7. Automatisering BEHEERSINFORMATIE Wettelijke basis verwerving: neerlegging, aankoop, … Raadpleegbaarheid – openbaarheid Duplicaatcollecties (koppelen aan originelen) - kopies - microfilm - digitale kopies
  8. 8. Automatisering TOEGANGEN unieke identificatie van - overdrachtslijsten - inventarissen - nadere toegangen DOSSIER - verwijzing naar centraal dossier
  9. 9. Automatisering HISTORIEK VAN HET ARCHIEFBLOK - aanwinsten ook registratie van aankopen van archiefdocumenten die in een archiefblok ‘verzameling’ geplaatst worden - verliezen - projecten materiële zorg (ook voorbereiding) - projecten toegankelijk maken (ook voorbereiding)
  10. 10. Automatisering ONDERSTEUNING VAN LEESZAAL - Registratie lezers - Aanvraag – reservering documenten - Doorverwijzing naar duplicaatcollectie - Bestelling reproducties - Ophaling documenten uit magazijn (incl. formulieren) - Ontheffing beperkingen op raadpleging
  11. 11. Automatisering ONDERSTEUNING VAN DAGELIJKSE OPERATIES - Verhuisoperaties - Bestandsopnames - Voorbereiding van toekomstige neerleggingen (omvang elders bewaard)
  12. 12. Automatisering HISTORIEK Alle wijzigingen zijn traceerbaar Gegevens kunnen niet verwijderd worden - Aanwinsten - Verliezen - Uitleningen - Projecten ontsluiting - Projecten materieel beheer
  13. 13. Automatisering STATISTIEK -Omvang archief -Beschikbare ruimte -Neerleggingen -Lezers -Werkbezoeken -Ontleende documenten
  14. 14. Automatisering RICHTLIJNEN VOOR UNIFORME INVOER Voornamelijk bij decentraal invoer en centraal beheer duidelijke afspraken voor uniforme invoer. -Beperkingen in velden -Keuzelijsten -Controlevelden -Afspraken
  15. 15. Automatisering BEVEILIGING VAN DE GEGEVENS - definitie van diverse types van medewerkers met verschillende niveaus van toegangsrechten - beheerder - leeszaalvoorzitter - archivaris (raadplegen van gegevens) evt. verschillend per depot, magazijn
  16. 16. Automatisering GEBRUIKSVRIENDELIJK - Aangepaste invoer- en raadpleegschermen met helpfuncties - Schermen, velden, … in overeenstemming met gebruikte terminologie - Mogelijkheid tot bewerking van grote reeksen - verhuis van een volledig magazijn - openbaarheid controleren
  17. 17. Automatisering STABIELE DATABANK -goede relationele databank -mogelijkheid koppelen aan andere toepassingen exportmogelijkheid - on-line toegangen - gedigitaliseerde documenten -… -beperkt aantal functionaliteiten voor klassieke gebruikers maar veel eigen randapplicaties
  18. 18. Ervaring Rijksarchief ABS-Archeion Sinds 1992 in Algemeen Rijksarchief Sedert enkele jaren in Rijksarchieven in de Provinciën 2006-2007: prioriteit invoer ABS-Archeion -langdurig proces -systematisering, controle, identificatie, … -uniformisering
  19. 19. Ervaring Rijksarchief Waarom ABS-Archeion? Waarom bij ABS-Archeion gebleven? -Stabiele database -Databasestructuur sluit zeer goed aan bij noden Unieke identificatie van archiefblokken, bestanddelen, … -Centraal beheer – decentrale invoer één systeem voor alle rijksarchieven -Meertaligheid: NL, FR, NL/FR,DE
  20. 20. Ervaring Rijksarchief -gebruiksvriendelijkheid van schermen: beperkt nieuwe webversie: installatie najaar - extra mogelijkheid - registratie van archiefvormers (koppeling aan bestanddelen) Archiefblok <> archiefbestand Archievenoverzicht - naast minimale gegevens ook registratie van rubrieken: type archiefblokken, archiefvormers: overheid voor 1795, bedrijven, families, …
  21. 21. Ervaring Rijksarchief -zeer veel gekoppelde eigen applicaties - rapportering (bestandsopname, verhuis, …) - statistieken - export – koppeling aan toegangen (EAD – XML) - controle van retroconversie - koppeling,identificatie van gedigitaliseerde archiefdocumenten ARCHIEFBEHEERSSYSTEEM = KERN DOORVERWIJZING NAAR ANDERE APPLICATIES

×