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Organización de documentación taller

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Organización de documentación taller

  1. 1. ORGANIZACIÓN DEDOCUMENTACIÓN PRESENTADO POR VICTOR HUGO EUSSE HERNANDEZORGANIZACIÓN DE LA DOCUMENTACION UMB VIRTUAL 2013
  2. 2. ACTIVIDAD Nº 3 A continuación daré respuesta a la actividad nº3 Correspondiente al taller sobre el archivo general de la nación. Sus funciones y otros temas.
  3. 3. Respuesta a la pregunta nº1  Mision:El AGN es un establecimiento público del orden nacional encargado deformular, orientar y controlar la política archivística, coordinar el Sistema Nacionalde Archivos, recuperar, conservar y difundir el acervo documental patrimonial delpaís y el que custodia; y servir a la comunidad fortaleciendo losprincipios, derechos y deberesconstitucionales. Visión:En el 2014 nuestra institución habrá logrado dar las bases paraarticular, asegurar, difundir y ampliar la disponibilidad y acceso a los archivospúblicos, históricos y patrimoniales del país, fortaleciendo las relaciones con laciudadanía y el control social.
  4. 4. Respuesta a la pregunta nº2 Funciones De conformidad con lo establecido en el Artículo Segundo de la Ley 80 de 1989, el Archivo General de la Nación tiene las siguientes funciones: 1. Establecer, organizar y dirigir el Sistema Nacional de Archivos, con el fin de planear y coordinar la función archivística en toda la Nación, salvaguardar el patrimonio documental del país y ponerlo al servicio de la comunidad. 2. Fijar políticas y expedir los reglamentos necesarios para organizar la conservación y uso adecuado del patrimonio documental de la Nación, de conformidad con los planes y programas que sobre la materia adopte la Junta Directiva, hoy Consejo Directivo. 3. Seleccionar, organizar, conservar y divulgar el acervo documental que integra el Archivo de la Nación, así como el que se le confíe en custodia. 4. Formular, orientar, coordinar y controlar la política nacional de archivos acorde con el Plan Nacional de Desarrollo y los aspectos económicos, sociales, culturales, científicos y tecnológicos de los archivos que hagan parte del Sistema Nacional de Archivos. 5. Promover la organización y fortalecimiento de los archivos del orden Nacional, Departamental, Intendencial, Comisarial, Municipal y Distrital para garantizar la eficacia de la gestión del Estado y la conservación del patrimonio documental, así como apoyar a los archivos privados que revistan especial importancia cultural o histórica. 6. Establecer relaciones y acuerdos de cooperación con instituciones educativas, culturales, de investigación y con archivos extranjeros.
  5. 5. Respuesta a la pregunta nº3 En el organigrama de la Institución a que grupo dependen la división de programas especiales? en el organigrama la división de programas especiales pertenece a la junta directiva y al director general, según lo establecido en el articulo 05d e 1991 de junio 04. Capitulo II, de las funciones articulo 8
  6. 6. Respuesta a la pregunta nº4 Pasos a seguir para la transferencia de documentación histórica, al archivo general de la nación.
  7. 7. Respuesta a la pregunta nº5 Tres funciones del consejo del Archivo General de la Nación 1-Aprobar el proyecto del presupuesto anual del la institución 2-Expedir normas y reglamentos generales sobre la organización de los archivos, gestión de documentos, descripción, investigación, consulta, reprografía, certificación, transferencia , selección y conservación de documentos y en general sobre aquellos aspectos que exija la racionalización y normalización del trabajo archivístico a nivel nacional 3-Las demás que señala la ley, el acto de creación y los estatutos internos
  8. 8. Respuesta a la pregunta nº6 Glosario: Colección: artificial de documentos acumulados sobre la base de alguna característica común sin tener en cuenta su procedencia. No debe confundirse con fondo Descripción Archivística: Elaboración de una representación exacta de la unidad de descripción y en su caso de las partes que la componen mediante la recopilación, análisis, organización y registro de la información que sirve para identificar, gestionar, localizar y explicar los documentos de archivo, así como su contexto y el sistema que los ha producido. El termino sirve también para describir los resultados de este proceso( archival description) Documento: información que ha quedado registrada de alguna forma con independencia de su soporte o características. Expediente: Unidad organizada de documentos bien por el productor para uso corriente, bien durante el proceso de organización archivística, porque se refiere al mismo tema, actividad o asunto. El expediente es generalmente la unidad básica de la serie( file) Productor: Entidad, persona o familia que ha producido, acumulado los documentos en el desarrollo de su propia actividad, no debe confundirse con el coleccionista (creator). Serie: Documentos organizados de acuerdo con un sistema de archivos o conservados formando una unidad como resultado de una misma acumulación, de un mismo proceso archivístico, o de la misma actividad que tienen una forma particular o como consecuencia de cualquier otra relación derivada de su producción, recepción o utilización. La serie se denomina también serie documental. (series) Tipo documental: Tipo de documentos que se distingue por la semejanza de su características físicas ( por ejemplo acuarelas, dibujos, etc.) y/o intelectuales (por ejemplo libros, dietarios, libros de actas). (form)
  9. 9. Respuesta a la pregunta nº 7Principios del manual del archivero norma ISO 15489-41-Los documentos se crean, reciben y utilizan durante la realización de las actividades pro- pias de cada organización. Para apoyar la continuidad de dichas actividades, cumplir con el marco reglamentario y facilitar la necesaria rendición de cuentas, las organizaciones deberían crear y mantener documentos auténticos, fiables y utilizables, y proteger la inte- gridad de dichos documentos durante todo el tiempo que sea necesario22;2-las reglas aplicables a la creación y la incorporación de documentos y metadatos relativos a los mismos deberían incluirse en los procedimientos que rigen todos los procesos de negocio en los que se requiere una evidencia de la actividad3-los planes para asegurar la continuidad de las actividades de la organización y las medi- das de emergencia, como parte del análisis de riesgos, deberían garantizar la identifica- ción, protección y recuperación de los documentos que son esenciales para el funciona- miento de la organización
  10. 10. Análisis pregunta 7 Trabajare basándome en una empresa donde laboré, y pienso que la mejor manera de aplicar estos principios, es creando un departamento especial para ello, que se encargue de salvaguardar los documentos de la empresa y que les den el trato correspondiente, no debemos olvidar que el archivo es una de las partes primordiales de una empresa, porque son la memoria de esta y depende de su buen manejo la conservación de los documentos. En muchas empresas se manejan archivos demasiado delicados o confidenciales , es por ello que se debe contratar personal especial para el manejo de dichos documentos.

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