Efficient berichten in Outlook verwerken

4,627 views

Published on

Door efficiënt je berichten te verwerken in Outlook is het mogelijk om elke dag je Postvak IN leeg te maken en alle taken
overzichterlijk te ordenen.

Published in: Education
  • Be the first to comment

Efficient berichten in Outlook verwerken

  1. 1. Efficiënt berichten in Outlook verwerken<br />Raymond Vermeulen<br />
  2. 2. Waarschuwing op bureaublad uit<br />1<br />2<br />3<br />4<br />5<br />
  3. 3. Postvak IN – ook ongelezen berichten<br />1<br />2<br />Rechtermuisknop<br />3<br />
  4. 4. Waarom alles in mappen?Tijdwinst:alles in één map: KortArchief<br />Archiveren<br />Men besteedt veel tijd aan archiveren. Meestal heeft men<br />10% van het archief ooit nog eens nodig.Daarom alles in één map. Razend snel zoeken met CTRL+SHIFT+F<br />Terugzoeken<br />10% ?<br />Archief<br />LangArchief<br />
  5. 5. “POSTVAK IN” leeg, Hoofd leeg<br />In Stuff-bakjes<br />1. Verzamelen<br />Prullenbak<br />Wat is dit?<br />2. Beslissen<br />Wil ik hier deze week<br />iets mee doen?<br />Later / Misschien<br />NEE<br />JA<br />Wat is mijn<br />gewenste uitkomst?<br />Archief<br />Project<br />Wat is mijn<br />eerstvolgende actie?<br />3. Organiseren<br />Doe het meteen<br />Wachten op<br />In Agenda<br />Eerstvolgende acties<br />Alleen als het<br />kan in minder<br />dan 2 minuten.<br />In Agenda, maar<br />alleen als het<br />een specifieke<br />datum of tijd betreft.<br />Alles wat ik heb<br />gedelegeerd, besteld of gevraagd.<br />Dit ga ik zelf doen<br />zodra ik kan.<br />
  6. 6. Mogelijke berichten: Actie “NEE”<br />1. SPAM<br />Toets “Delete”<br />Eventuele mogelijkheid. Geblokkeerde afzenders<br />Ga op het bericht staan<br />Rechtermuisknop<br />Selecteer “Ongewenste mail”<br />Afzender toevoegen aan lijst<br /> geblokkeerde afzenders<br />
  7. 7. Mappen maken-Rood/Geel (1)Elke map kan één type item bevatten!!!<br />Kort Archief <br /> CTRL + SHIFT + E (maak nieuwe map aan)<br /> Naam map “Kort Archief”<br /> Selecteer “E-mail en postitems”<br /> Kies bovenste/hoofdmap <br />(Postvak-jouw naam)<br />
  8. 8. Mappen maken Rood/Geel (2)<br />Later / Misschien<br /> CTRL + SHIFT + E (maak nieuwe map aan)<br /> Naam map “Later/Misschien”<br /> Selecteer “Taakitems”<br /> Kies bovenste/hoofdmap <br />(Postvak-jouw naam)<br />
  9. 9. Mappen maken Rood/Geel(3)<br />Wachten Op<br /> CTRL + SHIFT + E (maak nieuwe map aan)<br /> Naam map “Wachten Op”<br /> Selecteer “Taakitems”<br /> Kies bovenste/hoofdmap <br />(Postvak-jouw naam)<br />
  10. 10. Mappen maken Rood/Geel (4)<br />Projecten<br /> CTRL + SHIFT + E (maak nieuwe map aan)<br /> Naam map “Projecten”<br /> Selecteer “Taakitems”<br /> Kies bovenste/hoofdmap <br />(Postvak-jouw naam)<br />
  11. 11. Controle nieuwe mappen<br />Weergeven Mappenlijst CTRL + 6<br />Let op de iconen van<br />taakitems en postitems<br />
  12. 12. Snelkoppelingen naar mappen (1)<br />Navigeren door Outlook<br />Alleen mappen type E-mail: CTRL +1<br />Alleen mappen type Taakitems: CTRL + 4<br />Alle typen: CTRL + 6<br />Wat willen we: weergave van bepaaldemappen<br />Daarom gaan we een snelkoppeling maken<br />
  13. 13. Maken snelkoppeling<br />Snelkoppeling menu: CTRL + 7<br />Klik op “Nieuwe snelkoppeling <br /> toevoegen”<br />Voeg de volgende mappen toe:<br />Postvak IN<br />Kort Archief<br />Taken (eerstvolgende actie)<br />Later/Misschien<br />Wachten Op<br />Projecten<br />Verzonden items<br />Postvak UIT<br />Notities<br />
  14. 14. Nieuwe groepen toevoegen en indelen<br />Klik op “Nieuwe groep <br /> toevoegen”<br />Maak de volgende groepen aan:<br /><ul><li>E-mail
  15. 15. Acties
  16. 16. Diversen</li></ul>Sleep elke snelkoppeling naar de<br />juiste groep.<br /> Resultaat<br />
  17. 17. Verwijderen snelkoppelingen<br />Eventueel te verwijderen<br />CTRL + Y =<br />Springt van map naar map<br />
  18. 18. Alle items in Inbox laten zien<br />Standaard op aantal ongelezen items<br />Doel: alle items laten zien<br />Klik op snelkoppeling Postvak IN<br />Rechtermuisknop >> <br />Eigenschappen<br />Aanvinken: “Totaal aantal items”<br />
  19. 19. Werkbalk voor meer productiviteit (1)<br />Twee knoppen om binnengekomen berichten in de <br />Inboxsnel in de aangemaakte mappen onder te <br />brengen<br />Ga op Standaardwerkbalk staan<br />Klik op rechtermuisknop<br />Kies “Aanpassen” >><br />
  20. 20. Werkbalk voor meer productiviteit (2)<br />Kies tabblad “Werkbalken”<br />Kies “Nieuw”<br />Geef naam “Inbox leeg”<br />Klik op ‘OK”<br />Sluit venster <br /> “Aanpassen”niet !!!<br />
  21. 21. Werkbalk voor meer productiviteit (3)<br />Sleep de nieuwe werkbalk naar de bovenkant van het Outlookvenster.<br />Resultaat<br />
  22. 22. Werkbalk voor meer productiviteit (4)<br />Toevoegen van twee knoppen op werkbalk<br />Tabblad “Opdrachten”<br />Bewerken - Naar map kopiëren<br />Sleep naar nieuwe werkbalk<br />Sluit venster “Aanpassen”<br />nog niet !!<br />
  23. 23. Werkbalk voor meer productiviteit (5)<br />Tabblad “Opdrachten”<br />Bewerken - Naar map verplaatsen<br />Sleep naar nieuwe werkbalk<br />Sluit venster “Aanpassen”<br />nog niet !!<br />
  24. 24. Werkbalk voor meer productiviteit (6)<br />Werkbalk. <br />De eerste knop bevat alleen tekst. De tweede knop is<br /> een afbeelding<br />Ga met de muis op afbeelding staan<br />Rechtermuisknop<br />Selecteer “Alleen tekst (altijd)<br />
  25. 25. Werkbalk voor meer productiviteit (7)<br />Naam wijzigen<br />Klik met rechtermuisknop op “Naar map kopiëren”<br />Wijzig naam in : &1. Kopiëren (let op spatie)<br />Klik met rechtermuisknop op “Naar map verplaatsen”<br />Wijzig naam in : &2. Verplaatsen (let op spatie)<br />ampersand teken “&” belangrijk <br />voor toetsenbordcombinatie<br />Sluit venster “Aanpassen”<br />
  26. 26. E-mails terugzoeken Rangschikken op Afzender en In groepen<br />
  27. 27. Zoeken<br />Zoeken in de huidige map: CTRL + E<br />Zoeken naar contactpersonen: F11<br />Geavanceerd zoeken: CTRL+SHIFT+F<br />TIP<br />Zoek-software:<br />http://desktop.google.com<br />
  28. 28. Extra: ontvangst/lees-bevestiging<br />Nieuw bericht<br />
  29. 29. Extra: Ander kleur als je alleen ge-CC’d bent<br />1<br />Huidige weergave>.huidige weergave aanpassen<br />2<br />3<br />4<br />7<br />5<br />6<br />
  30. 30. Extra: Phraseexpress.com<br />Acronym: ppp<br />

×