Curso para comerciales: auto-gestión actividad comercial 2014. Para el colegio de agentes comerciales de Alava #comercialesenformacción

1. AUTOGESTIÓN Y
ORGANIZACIÓN DE LA
ACTIVIDAD DE VENTAS
El mayor enemigo de la escasez o
pérdida de tiempo es el propio
comercial. Gestionar el tiempo
implica gestionarse a sí mismo,
gestionar los imprevistos y trabajar
en lo importante.

2. Que los participantes puedan:
• identificar las variables personales que hacen a los
comerciales ser más eficaces en el uso del tiempo y
descubrir un método de auto-organización
• actuando dentro de la ética profesional, operando con la
debida fidelidad y diligencia con la empresa representada,
y contribuyendo al prestigio y buen nombre de la
profesión.
Objetivos
2

3. Pág.
1. Qúe gestionamos realmente
2. Un proceso continuo:
1. Visualizar
2. Planear
3. Priorizar
4. Actuar
5. Evaluar
3. Contacto
.…4
.…7
.…8
…11
…24
…28
…34
…41
Indice de contenidos
3

4. 1.QUÉ GESTIONAMOS REALMENTE
¿En qué invierten el tiempo los
agentes comerciales?
• Una encuesta americana, sobre una base de 2000
vendedores, refiriéndose a una jornada media de trabajo de
casi 9 horas, daba los siguientes porcentajes:
• 41% venta presencial con cliente
• 34% desplazamientos y esperas
• 20% trabajo de despacho, preparación,
reuniones
• 5% varios
Encuesta MacGraw
4

5. 1.QUÉ GESTIONAMOS REALMENTE
• Nuestras
características
personales
• Las reglas básicas del
uso del tiempo
• Un método de
organización
5

6. 1.QUÉ GESTIONAMOS REALMENTE
Un hábito personal que
consiste en identificar qué
es lo que uno quiere
conseguir, establecer un
plan y llevar a cabo las
acciones adecuadas para
alcanzarlo.
Organizarse
6

7. 2.UN PROCESO CONTINUO
Tener una
visión del
conjunto
de
nuestra
actividad
1.VISUALIZAR
2.PLANEAR
Establecer el
plan de trabajo
5.EVALUAR
Al final del día
Al final de la
semana
3.PRIORIZAR
4.ACTUAR
Realizar el programa
previendo y
defendiendo
Organizarse: un
proceso continuo
Establecer la
secuencia
temporal
7

8. 1.VISUALIZAR
Realizar tareas innecesarias:
• Repetir un trabajo realizado por otros
• Hacer de modo manual un trabajo ya automatizado
Realizar un trabajo que le corresponde a otra persona
• Caer en la tentación de hacer el trabajo de otros
• No delegar
Realizar tareas durante más tiempo de lo esperado debido a..
• …la inexperiencia
• …no cortar interrupciones
• …no gestionar o prever los cambios de de opinión de cliente,
• …plazos no realistas
• …realizar reuniones sin agenda ni objetivo
Principales causas de la pérdida de tiempo 8
en comerciales…

9. 1.VISUALIZAR
Hacer perder tiempo los demás:
• Cambiando de idea en el último momento
• Incumpliendo normas o procedimientos internos
• No concretando soluciones
• Retrasos en las citas
Trabajar sin objetivos
• por irresponsabilidad
• falta de hábito de programar/planificar
• no definir objetivos o hacerlo inadecuadamente
• no establecer prioridades
• por no diferenciar lo que te gusta hacer con lo que se debe
hacer
Principales causas de la pérdida de tiempo 9
en comerciales…

10. 1.VISUALIZAR
• Reuniones inesperadas
• Compañeros, colaboradores o superiores
insuficientemente preparados
• Incidencias en visitas, viajes, comidas…
• Actos de relaciones públicas
• Papeleo…
Principales causas de la pérdida de tiempo 10
en comerciales…

11. 2. PLANEAR
¿Qué puede ocurrir si una persona no consigue acertar
correctamente al priorizar sus actividades como agente
comercial?
Perder el tiempo no sólo significa perder dinero,
sino también dejar de ganarlo
Consecuencias de la pérdida de
tiempo en comerciales
11

12. 2. PLANEAR
¿PARA QUÉ
ESTOY AQUÍ?
La misión
Lo que nos va a permitir empezar a
organizarnos es tener claro NUESTRA
MISIÓN: Para qué estamos en la
organización, cuál es el sentido de nuestro
puesto como comerciales, su esencia.
Esta misión, que recoge el fin último de
que existe nuestro puesto, esto es, su
valor añadido, ha de estar alineado,
necesariamente, con la Misión de la
organización y la del departamento.
12

13. 2. PLANEAR
C Hacer hincapié en dónde está
nuestro verdadero valor añadido.
C Clarificar el direccionamiento:
sabemos adónde vamos.
C Clarificar el ámbito de actuación.
¿Qué beneficios te aporta 13
tener una misión?

14. 2. PLANEAR
MISIÓN:
Contribuir a la consecución de los objetivos comerciales de ventas de la empresa a través de la venta de ….
con el mayor beneficio posible para la empresa y satisfaciendo las necesidades de clientes
ÁMBITOS DE RESPONSABILIDAD
(Funciones):
-----------------
-----------------
-----------------
CONTRIBUCIONES
(Actuaciones):
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
14

15. 2. PLANEAR
¿Quién
es
y
qué
hace
UN
AGENTE
COMERCIAL?
iden%dad,
legi%midad;
¿CÓMO?
(gerundios)
¿PARA
QUIENES
TRABAJA?
beneficiarios
15

16. 2. PLANEAR
UNO TIENE QUE
REGAR LAS
FLORES QUE
PRETENDE QUE
CREZCAN
16

17. 2. PLANEAR
• Alcanzar sus objetivos y metas de ventas en cuanto a volumen y
actividad.
• Vender todos los productos/servicios de la gama y adecuarse al plan
de la empresa
• Cubrir la zona con eficacia, visitando a los clientes con la frecuencia
programada según tipo de clientes
• Hacer demostraciones de los productos siempre que sea posible, a
fin de destacar las ventajas y beneficios para el cliente
• Informar sobre sus actividades con regularidad y a través de los
formularios previstos por la empresa
• Llevar fichero adecuado y completo en el que se reflejen sus
actividades con los clientes actuales y potenciales de forma individual
• Conocer producto/servicio y sus aplicaciones, dominando precios y
carácterísticas
• Participar de las acciones de formación y desarrollo que la empresa
le brinde
Algunas contribuciones
17

18. 2. PLANEAR
MISIÓN:
Contribuir a la consecución de los objetivos comerciales de ventas de la empresa a través de la venta de ….
con el mayor beneficio posible para la empresa y satisfaciendo las necesidades de clientes
ÁMBITOS DE RESPONSABILIDAD
(Funciones):
Atención/
Servicio al
cliente
Trabajo en
equipo
Gestión de
ventas
CONTRIBUCIONES
(Actuaciones):
Contestar al 90% de las consultas en 48
horas
Informar a clientes del estado de sus
pedidos ante incumplimientos, dando
nueva fecha 24 horas antes en el 100% de
los casos
100 visitas anuales en los clientes más
importantes según procedimiento
50 visitas anuales en nuevos clientes
según procedimiento
Planificar y gestionar el plan de visitas
programado
Asistir al 100% de las reuniones
cuatrimestrales lideradas por los
delegados comerciales
Presentar en reunión de equipo una
propuesta novedosa al año
Tutorizar a un comercial novato al año
Participar en 21 proyecto horizontal
por año
Analizar y gestionar una cuenta
clave a la semana
Redactar informes de visitas según
procedimiento
Informar semanalmente a delegado
el listado de impagados
Control semanal de venta por
cliente y los pedidos pendientes y
reporte a delegado
18

19. 2. PLANEAR
ESPECIFICO
MEDIBLE
AMBICIOSO
REALISTA
TEMPORAL
Los objetivos
19

20. 2. PLANEAR
•
•
Proporcionan oportunidades para el
estímulo.
Procedimiento para el progreso
continuo: los objetivos no se utilizan
solamente para alcanzar los
criterios, sino para explorar formas
de exceder y establecer nuevos
niveles de rendimiento.
Objetivos, buenas razones
20

21. 2. PLANEAR
1. Partir del feedback
sobre las
contribuciones del
puesto
2. ¿Qué conviene a la
organización?
3. Medibles
Objetivos, identificar
21

22. 2. PLANEAR
FORMATO DE PREPARACIÓN PARA LA
ENTREVISTA DE NEGOCIACIÓN DE OBJETIVOS
Ámbito de responsabilidad:
Contribución
Rendimiento actual
Objetivo sugerido
Plan de acción (¿sí-no?)
Límite de fechas
Ámbito de responsabilidad:
Contribución
Rendimiento actual
Objetivo sugerido
Plan de acción (¿sí-no?)
Límite de fechas
Objetivos, negociar
22

23. 2. PLANEAR
• No demorar la
planificación
• Dividir en etapas
• Asignar tiempos
• Pensar en recursos
• Clarificar el reto o la
viabilidad
Objetivos, plan de acción
23

24. 3. PRIORIZAR
Saber medir y distinguir:
LO IMPORTANTE
Y
LO URGENTE
24

25. 3. PRIORIZAR
Importancia
ALTA
B
Necesario
A
Imprescindible
C
BAJA
Irrelevante
BAJA
Conveniente
ALTA
Las prioridades
Urgencia
25

26. 3. PRIORIZAR
Importancia
BAJA
ALTA
B
• PLANIFICARLAS
• INCLUIRLAS EN LA
PROGRAMACIÓN DIARIA
• DEDICARLES TIEMPO
D
• HACERLAS YA
• DEDICARLES TIEMPO
A
C
• HACERLAS YA
• DEDICARLES POCO TIEMPO
Qué hacer
ALTA
Urgencia
BAJA
26

27. 3. PRIORIZAR
LUEGO
• Meter en la planificación
• Dividir en subobjetivos
• Ir haciendo por subobjetivos poco a
poco
• Delegar
• ...
B
OLVIDAR
• ¿Se pueden evitar?
• Delegar
• Automatizar
• Dejar para huecos
• Reconvertirlas
• ...
D
AHORA
• Hacerlas cuanto antes
• Controlarlas a fondo si intervienen otros
• Prioridad absoluta sobre el resto
• ...
A
VER
• Dejarlas si es posible
• Delegar
• Buscar caminos rápidos y sencillos
para su ejecución
• Hacerlas por grupos
• Dejar que se resuelvan solas
• ...
Qué hacer
C
27

28. 4. ACTUAR
• No claridad en prioridades
• No planificar por prioridades
• Reuniones
• Interrupciones
• No saber decir no
• Orden /desorden
• Teléfono
• No saber delegar
Ladrones del tiempo
28

29. 4. ACTUAR
ü ESTABLECER “HORA TRANQUILA”
ü PLANIFICAR Y REGISTRAR LAS COMUNICACIONES
ü DECIR “NO”
ü DELEGAR
ü ORDEN
ü SE TU PROPIO SECRETARIO EFICAZ
ü TU PROPIO EJEMPLO
29
Cómo manejar las interrupciones

30. 4. ACTUAR
ü Agrupe
ü Prepare
ü Identifique
ü Controle, instruya
ü Puntualidad
ü No interfiera
ü Máximo 5 minutos
El teléfono
30

31. 4. ACTUAR
1. Empiece por decirlo: “NO”
2. Diga “no” a la propuesta,
sin decir “no” a la persona
3. Ofrezca una alternativa
4. Cállese
31
Cómo decir no

32. 4. ACTUAR
•
Evítelas, si puede
•
Sólo si hay un objetivo
concreto
•
Invite sólo a los necesarios
•
Orden del día, detallado y
anticipado
32
Reuniones: antes

33. 4. ACTUAR
•
Evite interrupciones.
•
Comience a tiempo.
•
Permita asistencias
parciales.
•
Cíñase al objetivo.
•
Organice la toma de acta.
• Aprobación informal del
acta In situ.
• Termine a tiempo, y en
positivo.
33
Reuniones: durante

34. 4. ACTUAR
• Revise el acta.
• Difúndala cuanto antes.
• Seguimiento de los
acuerdos.
34
Reuniones: después

35. 4. ACTUAR
“Cada papel, sólo una
vez”
EL ORDEN
Regla de oro
35

36. 4. ACTUAR
“El uso de la
papelera, el signo
de distinción de las
personas eficaces”
Peter Drucker
36

37. 4. ACTUAR
• Diferenciar lo urgente de lo importante, prestando mayor atención a lo
importante
• Marcar objetivos y establece prioridades
• Delimitar el trabajo: plazos de entrega, contenido…
• Planificar visitas, entrevistas, comidas, etc
• Fijar limites para cada tarea y calcular tiempos
• Empezar por los trabajos importantes pesados, no dejarlos nunca para
mañana
• Evitar interrupciones, manejarlas eficazmente
• Planificar los descansos
• Preparar las reuniones
Técnicas de gestión, planificación
y optimización del tiempo: Acciones
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38. 4. ACTUAR
• Agrupar actividades similares que permitan ahorrar tiempo
• Buscar el equilibrio entre lo que te gustaría hacer y lo que se debe hacer
para no dejar tareas pendientes
• Dividir las tareas grandes en pequeñas tareas, más fáciles de realizar
• Almacenar únicamente documentación necesaria
• Decir “no” a las tareas no críticas
• Conocer las responsabilidades asignadas
• Plantearse objetivos
• Identificar prioridades
• Hacer listas de tareas
• Diferenciar lo urgente de lo importante
• Organizar el tiempo destinado a tareas
• Realizar tareas que, aunque supongan una inversión de tiempo a corto
plazo, a largo conllevan un ahorro.
• Planificar el tiempo semanal, mensual, trimestral y anualmente
Técnicas de gestión, planificación
y optimización del tiempo
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39. 5. EVALUAR
¿El programa
era realista?
a EL PROGRAMA
DIARIO REALIZADO
¿He hecho lo
adecuado?
a PREVER EL
PROGRAMA SIGUIENTE
¿Por qué no?
39

40. El tiempo se rige por sus propias 40
leyes

41. +
(34)
678
492
521
visi.serrano
visi.serrano@gmail.com
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