Successfully reported this slideshow.
We use your LinkedIn profile and activity data to personalize ads and to show you more relevant ads. You can change your ad preferences anytime.

Personel,Özlük İşleri ve Bordrolama-1

3,251 views

Published on

Son mevzuat değişiklikleri ışığında örnek uygulamaların da
yer aldığı söz konusu rehber, alışılagelmiş sosyal güvenlik
rehberlerinde rastlanan, daha ziyade mevzuatı özetleyen
klasik anlayışın dışına çıkarak, uygulamada karşılaşılabilecek
özel durumlara ilişkin açıklamalar içermektedir.
İşverenin mali yönden zor duruma düşmesi, afet durumu,
iş kazası meydana gelmesi gibi temenni etmediğimiz
olağandışı hallerde bilinmesi ve yapılması gereken işlemlerin
yanı sıra; olağan bildirimler, primler, teşvikler gibi günlük
işlemler de rehberde yer alan konular arasındadır.

Published in: Business
  • Be the first to comment

Personel,Özlük İşleri ve Bordrolama-1

  1. 1. Univerist® Education Company Pk:34736 Kozyatağı I Kadıköy I İstanbul I Türkiye T: 02167061154 I E-Posta: info@univerist.com
  2. 2. univerist.com İdari Para Cezaları Denetimlerde Özlük Dosyası İle İlgili Neler Sorulur? Dosyalama ve Arşivleme Sistemi Özlük Dosyasındaki Eksikliklerin Doğurabileceği Sonuçlar Puantaj Nedir ? KONULAR
  3. 3. univerist.com • Bölüm Şef/Sorumluları Taleplerini "Personel Talep Formuna" yazarak ilgili bölümün yöneticisinin onayına sunar. Burada aranan adayın profili hakkında kısa bilgilendirme de yapılır • Onaylanan Form İnsan Kaynakları‘ na verilir. • İK tarafından bütçe kontrolü yapılır ve onay alınır. • Sonuç “Evet” ise süreç devam eder, “Hayır” ise iptal edilir ve arayış başlatılmaz.
  4. 4. univerist.com • İnsan Kaynakları önce iç kaynaklardan arar. İç kaynaklarda bulamadığı takdirde dış kaynaklara başvurur. • İlan hazırlanır, Gazete/Internet ilanına başvurulur. Bazı durumlarda ilan çıkmadan veri tabanlarından ya da eski başvurulardan da faydalanılabilir.
  5. 5. univerist.com • İK Departmanı Talep Formunda ve İş tanımında yer alan yetkinliklere göre gelen özgeçmişleri inceler. Uygun olanları listeler ve davet eder. • İKM ile ilgili birim yöneticisi ilk görüşmeyi gerçekleştirir. • İK Bölümü görüşme sonucunu, ilk görüşmede elenenlere bildirir (red mektubu kullanılır). • İlk mülakatta olumlu bulunan adaylar Genel Md. veya Genel Md.Yrd.`na önerilir, 2. görüşmeye davet edilir.
  6. 6. univerist.com • Genel Müdür onayı “hayır” ise iptal edilir. • Genel Md. veya Genel Md.Yrd. tarafından onaylanan adaya teklif yapılır, teklifi kabul ettiği takdirde işe başlayacağı tarih belirlenerek Personel Özlük İşleri Bölümü’ ne bildirilir, adaya evrak listesi teslim edilir. • Personel Özlük İşlemleri Bölümü tarafından kanuni işe alma işlemleri başlatılır. • İK adayın işe başlama ile ilgili olarak Bölüm Yöneticisini ve kurum içindeki diğer gerekli noktaları bilgilendirir. (Bilgi İşlem, İdari İşler, Güvenlik Bölümleri gibi).
  7. 7. univerist.com 4857 sayılı iş kanunun 75. maddesinde düzenlemiştir. • 4857 sayılı yeni İş kanunu ile getirilen önemli düzenlemelerden biri de İşçi özlük dosyasıdır. İşveren çalıştırdığı her işçi için bir özlük dosyası düzenlemek zorundadır. İşveren bu dosyada, işçinin kimlik bilgilerinin yanında, İş Kanunu ve diğer kanunlar uyarınca düzenlemek zorunda olduğu her türlü belge ve kayıtları saklamak ve bunları istendiği zaman yetkili memur ve mercilere göstermek zorundadır. İşveren, işçi hakkında edindiği bilgileri dürüstlük kuralları ve hukuka uygun olarak kullanmak ve gizli kalmasında işçinin haklı çıkarı bulunan bilgileri açıklamamakla yükümlüdür.
  8. 8. univerist.com • İşverenler çalıştırdıkları tüm işçiler için işyerinde işçi özlük dosyası oluşturması gerekmektedir.Personel özlük dosyaları çalışan personelin takibi açısından önem taşımaktadır. Personelin sicilinin ortaya konması, görevlendirme ve ücretinin belirlenmesinde etkili olacaktır.Dosyada bulunan evrakların zamanla güncelleştirilmesi ile etkinlik daha da artacaktır.
  9. 9. univerist.com • Personel özlük dosyalarının şekli konusunda yasada açıkça bir düzenleme yapılmamış, İş Kanunu ve diğer kanunlar uyarınca düzenlemek zorunda olduğu her türlü belge ve kayıtlar şeklinde genel ifadelere yer verilmiştir.Ancak yasal hükümler ve personel departmanı işlemleri göz önünde bulundurulduğunda bir özlük dosyasında; tüm belge ve bilgiler üçüncü şahıslardan saklı kalmak kaydıyla; bulunması gereken evraklar şunlardır.
  10. 10. univerist.com • Sağlık Raporu (son 6 aylık) • İkametgah İlmühaberi (son 6 aylık) • Nüfus Cüzdanı Fotokopisi • Adli Sicil Kaydı (son 6 aylık, adli sicil kaydı olmadığını mutlaka kontrol ediniz) • Diploma fotokopisi (kontrol ediniz, gerekli durumlarda okulla irtibat kurun)
  11. 11. univerist.com • Yıl içinde ödenen kümülatif Vergi Matrahı ve Gelir Vergisi tutarı (yıl icinde calışmış oldugu işyerlerinden sağlanır) • Vergi kimlik kartı, vergi numarası
  12. 12. univerist.com • Kan Grubunu gösterir belge (Kan grubu kartı ya da ehliyet olabilir) • Evli işcinin evlilik cüzdanı fotokopisi (Eşin ve varsa çocukların nüfus cüzdanı fotokopileri) • AGİ formu (imzalı) • Askerlik yapan personelin terhis belgesi fotokopisi veya askerlik durumu ile ilgili belgeler
  13. 13. univerist.com • İş Başvuru formu,Referansları ve işçinin hazırladığı özgeçmişi • Bazı işkolları için, periyodik olarak sağlık muayenelerinden geçirildiklerine dair rapor. • Özürlü işçi ise Sakatlık Raporu aslı veya fotokopisi, • Sakatlık İndiriminden yararlanabilmesi için ilgili defterdarlıktan indirim uygulanacağına dair yazı,
  14. 14. univerist.com • Sakat işçi için İş Kur müracaat kayıt evrakı, Defterdarlıktan ilgili yazı • Herhangi bir kanuni sebeple ücret kesme cezası uygulanırsa, yapılan kesintilerin sebebinin bildirildiği yazı, • Fazla çalışma için işçinin onayının alındığı yazı, • Şoför işçi için ehliyet fotokopisi (periyodik olarak iscinin ehliyetini kontrol edin)
  15. 15. univerist.com • İşçilerin, iş sağlığı ve güvenliği konusunda ve karşı karşıya bulundukları mesleki riskler, alınması gerekli tedbirler ve yasal hak ve sorumluluklar konusunda bilgilendirildiklerine dair yazı ve bu konularla ilgili iş yerinin vermiş olduğu eğitimlere dair işçinin imzaladığı evraklar
  16. 16. univerist.com • Çalışanlara ait kimlik bildirim belgesi (Form2) (En yakın mülki Amirliğe verilmek üzere) • İşçiye verilen lehte ve aleyhte ihtar yazısı ve tutanaklar, savunma talepleri… • İşçiye işten ayrılırken verilen bonservisin işçi tarafından imzalanmış kopyası • İşin gereklerine göre bulunması gereken diğer evraklar, bulunmalıdır…
  17. 17. univerist.com • İşçinin çıkış bordrosu, varsa kıdem ihbar tazminatı ayrıntılı hesap tablosu, kalan yıllık izinlerinin ödendiğine dair belge, tüm haklarının ödendiğine dair makbuz ve ibraname (bu belgelerin hepsinde işçinin okudum, anladım, kabul ediyorum şeklinde kendi el yazısı ile alınmış onayı ve imzası ile tarih bulunmalıdır.)
  18. 18. univerist.com • İş Başvurusu Formu • Hizmet Akdi • Çalışanın Görev Tanımı • İşyerinde uyulması gereken kurallara ilişkin belge ve yönetmelikler: a) İşyeri Yönetmeliği b) Personel Yönetmeliği c) İşçi Sağlığı ve İşyeri Yönetmeliği d) ….
  19. 19. univerist.com • Çalışana imzalattırılacak zimmet tutanağı • Çalışanın işe devamsızlığına ve sağlık durumuna ilişkin belgeler • Varsa verilen ihtar ve çalışandan alınan savunma • Çalışana yapılmış başka görev teklifleri • Çalışana teklif edilen eğitimlerle ilgili yazışmalar • Çalışanın katıldığı eğitim sonuçları
  20. 20. univerist.com • Özlük dosyasının en üst sayfası kapak sayfası olmalıdır ve burada isçinin özet bilgileri ve fotoğrafı bulunmalıdır. Ayrıca kısa bir liste ile dosya içinde bulunması gereken evrakların varlığı kontrol edilebilir (işe giriş tarihi, şirketi, departmanı, görevi, TC Kimlik No, SSK No, Vergi No, vb. bilgiler kapak sayfasında bulunabilir ve hazırladığınız kapak sayfaları herhangi bir bilgiye ihtiyaç duyduğunuzda size hız kazandıracaktır. Kontrol listesi ile de eksik evrakı olan personelin tespiti kolaylaşacaktır) • Dosyaya en son giren belge en üstte olmalıdır. Belgeler kronolojik sıraya göre dizilmelidir.
  21. 21. univerist.com • Ay içinde girenler ve ay içinde çıkanlar şeklinde 2 ana klasör açılmalı ve giren çıkan işçilerin dosyaları işlem gördükten sonra bu klasörlerde tutulmalıdır. (Bu işlem ay içinde ilgili personele geri dönüşlerde ve ayın bitiminden sonra yasal bildirimleri hazırlarken dosyalara hızlı ulaşmanızı sağlayacaktır.)
  22. 22. univerist.com • Cari ay bitip, yasal bildirimler yapıldıktan sonra çıkan işçilerin dosyaları şirketlerine göre dizilerek arsivlenmelidir.(Sirketlere göre ayrım yapılmalıdır, çünkü denetimler şirket adına gelmektedir.) • Klasörler şirket şirket hazırlanmalı ve dosya sırtlıklarında dosyanın icinde bulunan personelin, dosya icindeki sırasina göre ad soyad bilgisi bulunmalıdır.
  23. 23. univerist.com • Tüm dosya dolaplarında bulunan dosyalar excelde hazırlanacak bir kroki şeklinde tutulmalı ve bu belge periyodik olarak güncellenmelidir. (Bu işlem sadece bir defa sizi yoracaktır fakat aradığınız dosyayı hızlı bulmanızı sağlayacak ve size zaman kazandıracaktır.) • Unutmayınız ki bir denetimde müfettişlerin ilk isteyeceği belgeler arasında işçi özlük dosyası bulunmaktadır.
  24. 24. univerist.com • 10.06.2003 tarih ve 25134 No’lu Resmi Gazete’ de yayımlanan 4857 Sayılı İş Kanunu‘ nun 75. maddesinde;“İşveren çalıştırdığı her işçi için bir özlük dosyası düzenler. İşveren bu dosyada, işçinin kimlik bilgilerinin yanında, bu kanun ve diğer kanunlar uyarınca düzenlemek zorunda olduğu her türlü belge ve kayıtları saklamak ve bunları istendiği zaman yetkili memur ve mercilere göstermek zorundadır.” hükmü yer almaktadır.
  25. 25. univerist.com • Kanun maddesinden de anlaşılacağı üzere işçi özlük dosyalarının düzenlenip düzenlenmeyeceği konusunda işverenin keyfi bir uygulamaya gidemeyeceği açıkça belirtilmiş, yine aynı kanunun 104. maddesi ile de özlük dosyalarını düzenlemeyen işveren veya işveren vekiline, İPC 2013 için 1.293 TL’ dir. 2013’ de yeniden değerleme oranında arttırılacaktır. Bir defaya mahsus kesilir, her dosya için ayrı ayrı kesilmez.
  26. 26. univerist.com Personel • Vizite Kağıdı (Sigortalının kendisinin SGK nın sağlık hizmetlerinden faydalanabilmesi için düzenlenen bir belgedir. Sigortalının bu hizmetlerden faydalanabilmesi için vizite tarihinden itibaren son bir yıl içinde 30 gün sigortalı gözükmüş olması gerekir. Kaldırılması SGK tarafından gündeme alındı,01.04.2010 da kaldırılması için tebliğ yayınlandı, uygulamada bazı yerlerde halen soruluyor) • Sağlık Belgesi (Sigortalının eş, çocuk, anne ve babasını SGK nın sağlık hizmetlerinden faydalandırabilmesi için düzenlenen bir belgedir. Sigortalının bu hizmetlerden faydalanabilmesi için vizite tarihinden itibaren son bir yıl içinde 30 gün sigortalı gözükmüş olması gerekir. ) • Maaş Yazısı Personel banka kredisi alabilmek için bankanın talep ettiği aylık ücretini gösterir yazıyı kaşeli ve yetkili tarafından imzalanmış şekilde talep edebilir.
  27. 27. univerist.com
  28. 28. univerist.com
  29. 29. univerist.com
  30. 30. univerist.com Bölümler • Personel Listesi (Excel ya da program çıkıtısı ortamında güncel personel listeleri Genel Müdürlük tarafından periyodik olarak talep edilecektir.) • Terfi / tayin / ücret bilgileri Her birimin yöneticisi kendi birimine ait ücret bilgilerini isteyebilir. Genel Müdürlük veya Bütçe Bölümü tüm ücret bilgilerini terfi ve tayinlerin listesini talep edebilir. (yazılı talep olmadan ve üst makamdan onay alınmadan kesinlikle paylaşmayınız !) • İzin Bakiyeleri (Yıllık izin bakiyelerinin kaç gün olduğu departman yöneticileri ya da genel müdürlük tarafından sizden talep edilecektir. Düzenli olarak departman kurulumunda bu bakiyeleri güncellemeniz faydanıza olacaktır.)
  31. 31. univerist.com Bölümler • Aylık İşveren Maliyetleri (Genel Müdürlük, Bütçeleme ile ilgili departman ya da direkt olarak işverenin kendisi ay sonlarında önceki aya ait işveren maliyetlerini şirket ya da departman kurulumunda isteyecektir.) • Kıdem Tazminatı Yükü (Muhasebe departmanı yıllık kıdem tazminatı karşılığı ayırabilmek için yıl sonuna ait kıdem tazminatı toplamlarını talep edecektir.)
  32. 32. univerist.com • Puantaj; bir şeyin denetlendiğini ya da görüldüğünü belirtmek için işaretleme, işaret koymadır. • Neyi denetliyoruz ? İş yerinde calismakta olan tüm işcilerin n iş yerine giriş ve çıkış saatlerini ve gelmediği günler olursa bu günlere ilişkin izin mazeret vb. bilgilerini. • Ne kadar süre denetliyoruz ? Cari ay boyunca hergün • Neden denetliyoruz ? Hak ettiği maaş tutarını hesap edebilmek için. • Nasıl denetliyoruz? Personel devam kontrol sistemi ile ya da excel.
  33. 33. univerist.com
  34. 34. univerist.com • Herşey yazılı olmalı, yazılı evrak olmadan işlem yapmama hakkına sahipsiniz. • Bilgi isteyen Genel Müdür bile olsa yazılı isteyin, sizin işinize verdiğiniz önemi ve gösterdiğiniz özeni gösterir, yöneticilerinizin hoşuna gidecektir. • Yazılı olarak almadan yaptığınız işlemlerden siz sorumlu olursunuz ve zaman geçtikçe unutacağınız için cok zor durumlarda kalabilirsiniz!
  35. 35. univerist.com Univerist® Education Company Pk:34736 Kozyatağı I Kadıköy I İstanbul I Türkiye T: 02167061154 I E-Posta: info@univerist.com Teşekkürler
  36. 36. univerist.com • https://www.peryon.org.tr/wp- content/uploads/2014/01/Ozluk_Isleri_Personeli_Seviye5.pdf • https://www.google.com.tr/url?sa=t&rct=j&q=&esrc=s&source=web&cd=2&ved=0C CMQFjABahUKEwiX1sv7_YnHAhUknnIKHYcwClM&url=http%3A%2F%2Fwww.ktu .edu.tr%2Fdosyalar%2F17_00_00_58064.pdf&ei=RNW9VZekGKS8ygOH4aiYBQ& usg=AFQjCNE36GbRSa9HC_Cd7DV6F- IVR580mA&sig2=12OYeCxO4czFvCfsLMBcdA&bvm=bv.99261572,d.bGQ&cad=rj a • http://archive.ismmmo.org.tr/docs/yayinlar/kitaplar/ozluk_dosyasi.pdf • http://www.ikkh.gov.tr/userfiles/files/5.pdf • http://www.asristanbul.com.tr/Files/PDF/27R6WWJF4CJ2.pdf • http://www.muhasebenet.net/2010_isci%20ozluk%20dosyasi.pdf

×